IZVETAVANJE Prof dr Mile Stanii Ciljevi uenja Nakon

IZVEŠTAVANJE Prof. dr Mile Stanišić

Ciljevi učenja Nakon izučavanja ovog poglavlja, trebali bi ste da poznajete: • Vrste revizorskih izveštaja • Strukturu izveštaja • Razvijanje nalaza • Tehnike pisanja izveštaja • Stil pisanja izveštaja • Faze izrade izveštaja 2

PROCES INTERNE REVIZIJE Faze obavljanja interne revizije su: 1. 2. 3. 4. 5. Priprema i planiranje revizije Utvrđivanje i dokumentovanje procesa/sistema Identifikovanje i ocenjivanje sistema internih kontrola Testiranje kontrola Ocena sistema kroz formulisanje nalaza, stručnog revizorskog mišljenja i preporuka 6. Izveštavanje i 7. Praćenje realizacije preporuka Faze ne treba posmatrati kao apsolutno razdvojene komponente, nego kao jedinstven kontinuiran proces koji je usmeren na ciljeve revizije od početne etape. 3

Internal Audit Methodology http: //www. jhu. edu/ohia/am. html Planning Fieldwork Reporting Follow-Up Audit Sampling Draft Matrix of Issues Semi-Annual Client Updates on Issues Pulling of Documentation Management Responses Semi-Annual Open Issue Update to Trustees Preliminary Scope Testing of Controls Draft Executive Summary (ES) Follow-Up Review Interviews with Staff Review of Issues/Concerns Notification Letter Entrance Conference Flowcharting Finalization of Issues Closing Conference Follow-Up Report Issued on Status of Issues Final Draft ES and Matrix Prepared Risk and Control Matrices Final ES and Matrix Issued Confirmation of Final Scope Client Survey Testing Strategy Audit Program 4

Vrste revizorskih izveštaja Standardni izveštaj Privremeni izveštaj Memorandum revizije Follow up izveštaj Specijalni izveštaj (istrage) Izveštaj o poslovanju interne revizije 5

Struktura revizorskog izveštaja I • Naslovna strana izveštaja II • Sadržaj III • Izvršni rezime IV • Detaljan izveštaj V • Aneksi (dodaci) 6

Sadržaj izvršnog rezimea Uvod • Ciljevi revizije, obuhvat i obim • Detalji o oblasti revizije Glavne zaključke • Najznačajniji nalazi i zaključci (mišljenje o rizicima i kontrolama) Glavne preporuke • Ključne (visokoprioritetne) preporuke Akcioni plan • Sadrži sve preporuke sadržane u detaljnom izveštaju 7

Kriterijumi izveštavanja Standard 2410 • Kriterijumi saopštavanja moraju da sadrže ciljeve i obim angažovanja, kao i primjenljive zaključke, i obim zaključke preporuke i preporuke akcione planove • Mišljenje ili zaključak mora uzeti u obzir očekivanja višeg rukovodstva, odbora i drugih interesnih strana i mora biti potkrepljeno dovoljnim, pouzdanim, relevantnim i korisnim informacijama. 8

Mišljenje revizije Pojedinačno - Makro nivo mišljenja interne revizije • mišljenje o celokupnom sistemu internih kontrola nad finansijskim izveštavanjem poslovnog subjekta (makro) • mišljenje o kontrolama i procedurama koje su uspostavljene unutar organizacije kao celine radi postizanja usklađenosti poslovanja sa zakonima i regulativom, posebno ako se te kontrole i procedure sprovode u više zemalja i podružnica (makro) • mišljenje o efikasnoti kontrola kao što su planiranje i upravljanje uspehom, kada se takve kontrole sprovode u više podružnica ili pokrivaju većinu imovine, resursa, prihoda poslovnog subjekta (makro) Sveobuhvatno - Mikro nivo mišljenja interne revizije • mišljenje o pojedinačnom poslovnom procesu ili aktivnosti unutar jedne organizacije, odeljenja ili lokacije (mikro) • mišljenje o sistemu internih kontrola podružnice ili izveštajne jedinice, kada su sve revizijske aktivnosti obavljene u okviru pojedinačne revizije (mikro) • mišljenje o usklađenosti organizacije s politikama, zakonima i regulativom u pogledu privatnosti podataka kada se obavljeni delokrug rada odnosi na jednu ili nekoliko poslovnih jedinica (mikro) 9

Mišljenja pozitivnog i negativnog uveravanja Pozitivno uveravanje (Positive assurance) Negativno uveravanje (Negative assurance) 10

Pozitivno vs negativno uverenje Pozitivno uveravanj e Negativno uveravanj e Postoji dovoljno odgovarajućih revizijskih dokaza Ne postoji dovoljno odgovarajućih revizijskih dokaza Binarne prirode (postoji/ne postoji, efikasno/neefikasno+ Sistem rangiranja 11

Rangiranje nalaza Klasa nalaza odnosi se na rezidualni rizik koji se određuje na osnovu uticaja i verovatnoće, putem matrice rizika 3 x 3 Klasa značaja A Visok značaj Vrednst rizika Klasa nalaza Visok rezidualni rizik: 7, 8 i 9 Klasa značaja A Sredni rezidualni rizik: 4, 5, 6 Klasa značaja B Nizak rezidualni rizik: 1, 2, 3 Klasa značaja C Opis Ovaj nalaz sprečava proces/sistem da dostigne glavni cilj. On nosi značajne posledice/efekat za proces. B Nalaz koji nosi umren efekat i treba ga uneti u izveštaj, Srednji značaj kako ne bi ostvario nepovoljan efekat na proces. C Unošenje ovog nalaza u izveštaj se ne preporučuje, jer je njegov značaj mali i nezahteva trenutnu akciju. Nizak značaj

Mišljenje revizije Dobro Zadovoljavajuće Potrebno je izvršiti manje korekcije za poboljšanje Potrebno je izvršiti značajne korekcije za poboljšanje Nezadovoljavajuće 13

KVALITET IZVEŠTAJA - Izveštaji moraju da budu tačni, objektivni, jasni, koncizni, konstruktivni, potpuni i blagovremeni. Tačni • Tačni izveštaji ne sadrže greške i iskrivljene informacije i dosledno odražavaju činjenice na kojima se zasnivaju. Objektivni • Objektivni izveštaji su realni, nepristrasni, bez predrasuda i proizvod su korektne i uravnotežene ocene svih relevantnih činjenica i okolnosti. Jasni • Jasni izveštaji su laki za razumevanje i logični, uz izbegavanje nepotrebne tehničke terminologije, a sadrže sve značajne i relevantne informacije. Koncizni • Koncizni izveštaji usmereni su na suštinu, uz izbegavanje nepotrebne razrade, suvišnih detalja, ponavljanja i obilja reči. 14

Konstruktivni • Konstruktivni izveštaji pomažu klijentu angažmana i organizaciji i vode unapređenjima tamo gde je to potrebno. Potpuni • Potpunim izveštajima ne nedostaje ništa što je od suštinske važnosti za ciljane primaoce, oni uključuju sve relevantne informacije i zapažanja koja su osnov za preporuke i zaključke. Blagovremeni • Blagovremeni izveštaji dati su u pravom trenutku i celishodni su, u skladu sa značajem obuhvaćene problematike, i omogućuju rukovodstvu da preduzme odgovarajuće korektivne aktivnosti. 15

Detaljan izveštaj (Nalazi i preporuke) • • • Sadrži sve nalaze Struktura prema oblasti reviziranja Rangiranje nalaza prema riziku Svaki nalaz se razvija po istom pravilu Obaveza usaglašavanja nalaza 16

Razvijanje nalaza STANJE KRITERIJUM • (Šta jeste? Šta je problem? ) Činjenični dokazi koje je interni revizor otkrio tokom ispitivanja. • (Šta treba da bude? Kako bi trebalo da bude? ) Standardi, mere ili očekivanja koja se koriste u sprovođenju vrednovanja. EFEKAT • (Koje su posledice? ) Rizik od izlaganja preduzeća i/ili drugih zato što stanje nije isto kao i kriterij. UZROK • (Zašto se desilo? Zbog čega postoji razlika? ) Razlog razlike između očekivanog i stvarnog stanja. PREPORUKA • “Šta treba da se uradi? ” Ko treba to da uradi? Kada to treba da bude urađeno? 17

1 • Stanje 2 • Kriterijum 3 • Uzrok 4 • Posledica 5 • Preporuka 6 • Mišljenje i komentare oditovanog 7 • Korektivne akcije koje treba preduzeti 8 • Rok za izvršenje korektivnih aktivnosti 9 • Odgovorno lice za izvršenje korektivnih aktivnosti 18

Nalazi trebaju da budu dovoljni, pouzdani i relevantni Dovoljnost • Dovoljnost - podrazumeva postojanje dovoljno faktičkih, adekvatnih i uverljivih materijala da bi revidirani subjekti došli do istih zaključaka kao i revizor Pouzdanost • Pouzdanost - revizor mora biti zadovoljan sa izvorom dokaza i njegovom nedvosmislenošću (da je tačan i da ne može da bude različito protumačen) Relevatntost • Relevantnost - dokazi moraju pružati logičku vezu sa utvrđenim problemom i efektom na ciljeve revizije, dokaz ne bi smeo izazvati reakciju sa pitanjem: „Pa što onda? ” 19

Preporuke treba razviti na sledećim principima: • Da budu zasnovane na pouzdanim informacijama; • Da se bave osnovnim uzrokom problema, a ne samo sa simptomima; • Da precizno opišu šta treba da se uradi; • Da budu jasne, precizne i jednostavne; • Da budu nedvosmislene; • Da budu ostvarive; • Da se odnose se na određene akcije – tj. svaka preporuka se bavi jednom stavkom. 20

Rangiranje preporuka Prioritet preporuke Značenje. . . Visok prioritet Preporuke koje se daju zbog značajnih slabosti u kontrolama. Preporuka mora biti hitno realizovana jer efekat njenog ne provođenja može imati značajne štetne posledice po poslovanje Srednji prioritet Preporuke koje nastaju zbog slabosti u kontrolama, nisu ključne, ali imaju uticaj na značajna poboljšanja te zahtevaju skoriju realizaciju Nizak prioritet Preporuke koje su manje značajne, ali ipak trebaju biti realizovane u razumnom roku 21

Potpisivanje izveštaja • Potpisani izveštaj izdaje se po završetku angažmana. Sažeti izveštaj ističe rezultat angažmana i odgovarajući je za nivo rukovodstva iznad nivoa klijenta angažmana i može biti izdat odvojeno od ili zajedno s konačnim izveštajem. Termin „potpisan“ znači da je ime ovlašćenog internog revizora ručno ili elektronski potpisano u izveštaju ili propratnom pismu. Izvršni rukovodilac revizije određuje koji interni revizor je ovlašćen da potpiše rezultat. Ako se izveštaji angažmana šalju elektronskim putem, potpisana verzija se drži u datotekama funkcije interne revizije. 22

Distribucija izveštaja • • • Kome – odlučuje direktor interne revizije Dva nivoa iznad odgovornog reviziranog lica Kako – u papirnoj i ekektronskoj formi Dostavljanje osetljivih informacija Dostavljanje izvan organizacije (oceniti potencijalni rizik i ograničiti njihovu upotrebu – konsultovati više rukovodstvo i/ili pravnog savetnika) 23

PROCES INTERNE REVIZIJE Faze obavljanja interne revizije su: 1. 2. 3. 4. 5. Priprema i planiranje revizije Utvrđivanje i dokumentovanje sistema/procesa Udentifikovanje i ocjene sistema internih kontrola Testiranje kontrola Ocena sistema kroz formulisanje nalaza, stručnog revizorskog mišljenja i preporuka 6. Izveštavanje i 7. Praćenje realizacije preporuka Faze ne treba posmatrati kao apsolutno razdvojene komponente, nego kao jedinstven kontinuiran proces koji je usmeren na ciljeve revizije od početne etape. 24

PROCES INTERNE REVIZIJE Ocena sistema kroz formulisanje nalaza, stručnog revizorovog mišljenja i preporuka: Obuhvata: 1. Formulisanje i procena nalaza 2. Stručno revizorsko mišljenje 3. Davanje preporuka 25

PROCES INTERNE REVIZIJE Formulisanje i procena nalaza Ø Ovo je faza u kojoj revizor razmatra rezultate svog prethodnog rada pre podnošenja izveštaja o revidiranom području i procenjuje kvalitet dokaza Ø Revizor u ovoj fazi potvrđuje ili prerađuje svoje početne procene kontrola i donosi zaključke koji će mu omogućiti formiranje mišljenja o adekvatnosti, primenu i efektivnosti sistema internih kontrola u konkretnom sistemu Ø Zaključci trebaju ostvariti vezu između svih nedostataka utvrđenih tokom faze testiranja s kontrolnim ciljevima i stvoriti osnovu za davanje preporuka za otklanjanje nedostataka 26

PROCES INTERNE REVIZIJE Formulisanje i procena nalaza Ø Zapažanja i preporuke angažovanja proizilaze iz procesa poređenja kriterijuma (ispravnog stanja) sa uzrokom (aktuelnim stanjem) Ø Zapažanja i preporuke zasnovane su na sledećim karakteristikama: • Kriterijum: standardi, mere ili očekivanja korišćena pri vrednovanju i/ili verifikaciji (ispravno stanje) • Stanje: činjenični dokazi koje je interni revizor pronašao tokom ispitivanja (aktuelno stanje) • Uzrok: razlog postojanja razlike između očekivanog i aktuelnog stanja • Posljedica: rizik sa kojim se susreće budžetski korisnik i/ili drugi zbog toga što stanje nije u skladu sa kriterijem (uticaj razlike) kao i efekti koje njihova zapažanja i preporuke mogu imati na poslovanje i finansijske izveštaje budžetskog korisnika 27

PROCES INTERNE REVIZIJE Formulisanje i procena nalaza Ø Nalazi trebaju biti dovoljni, pouzdani i relevantni: • Dovoljnost - podrazumijeva postojanje dovoljno faktičkih, adekvatnih i uvjerljivih materijala da bi revidirani subjekti došli do istih zaključaka kao i revizor • Pouzdanost - revizor mora biti zadovoljan sa izvorom dokaza i njegovom nedvosmislenošću (da je tačan i da ne može biti različito protumačen) • Relevantnost - dokazi moraju pružati logičku vezu sa utvrđenim problemom i efektom na ciljeve revizije, dokaz ne bi smeo izazvati reakciju sa pitanjem: „Pa što onda? ” 28

PROCES INTERNE REVIZIJE Formulisanje i procena nalaza Ø Interni revizori trebaju izveštavati rukovodstvo institucije o nalazima koji su: • dovoljno značajni da se o njima izveštava • potvrđeni činjenicama i dokazima koji su dovoljni, pouzdani i relevantni, a ne mišljenjima • objektivno formulisani bez polaznih pretpostavki • relevantni za stvari na koje se odnose • dovoljno uverljivi da primoraju na preduzimanje mera radi ispravljanja nepravilnosti 29

PROCES INTERNE REVIZIJE Formulisanje i procena nalaza Ø Da bi smo nalaze u revizorskom izveštaju formulisali ispravno, potrebno je uzeti u obzir rezultate revizorskog rada iz svih prethodnih faza obavljanja pojedinačne revizije Ø Obrazloženje svakog pojedinačnog dijela nalaza i njegove veze s pojedinim fazama u obavljanju pojedinačne revizije: • Na osnovu informacija prikupljenih tokom preliminarnog istraživanja dolazimo do očekivanog načina odvijanja procesa te očekivanih stanja po pojedinim fazama procesa. Kontrolni ciljevi ukazuju na ciljeve za koje se očekuje da će biti ostvareni u svakoj od faza procesa dok očekivane kontrole ukazuju na očekivani način funkcioniranja sistema internih kontrola u 30 revidiranom procesu

PROCES INTERNE REVIZIJE Formulisanje i procena nalaza • Kroz kriterije/standarde/očekivano stanje opisujemo kako bi se proces trebao odvijati, kako bi interne kontrole trebale funkcionisati, odnosno što bi sve trebalo biti ostvareno kroz pojedine faze procesa kako bi se ostvario poslovni cilj procesa • Na osnovu informacija prikupljenih u prethodnim fazama utvrđuje se koje su kontrole uspostavljene u revidiranom procesu. Kroz testiranje i rezultate testiranja utvrđuje se primjenjuju li se postojeće kontrole, a ako se primjenjuju jesu li djelotvorne, odnosno ostvaruju li cilj radi kog su uspostavljene. Na taj način dolazi se do pregleda stvarnog stanja u revidiranom procesu u smislu primene i delotvornosti postojećih kontrola. • Do odstupanja stvarnog stanja od očekivanog stanja dolazi se provođenjem testiranja kroz koje se nastoji utvrditi i stvarne uzroke postojećih problema i povezati ih sa predviđenim rizicima. Ukoliko se kroz testiranje ne utvrde razlozi odstupanja, može se 31 zaključiti da su mogući razlozi odstupanja u predviđenim rizicima

PROCES INTERNE REVIZIJE Formulisanje i procena nalaza • Na osnovu dobijenih rezultata testiranja može se zaključiti da su negativne posledice odstupanja stvarnog stanja od očekivanog već nastupile (ostvarile su se) ili ukoliko negativne posledice odstupanja još nisu nastupile, na osnovu predviđenih rizika može se ukazati na moguće negativne posledice ako sistem internih kontrola ne funkcioniše na zadovoljavajući način • Na osnovu rezultata testiranja i konačne ocene postojećih kontrola donosi se stručno revizorsko mišljenje o adekvatnosti, primjenjivosti i delotvornosti sistema internih kontrola 32

PROCES INTERNE REVIZIJE Stručno revizorsko mišljenje o internim kontrolama, može biti: • ZADOVOLj. AVAJUĆE – POZITIVNO (kategorija je stručnog mišljenja koja podrazumijeva da je sistem internih kontrola u revidiranom procesu uspostavljen na visokom nivou koji osigurava minimiziranje potencijalnih rizika, čime doprinosi ostvarivanju postavljanih poslovnih ciljeva) • ZADOVOLj. AVAJUĆE UZ MANj. E ZNAČAJNE NEDOSTATKE (podrazumijeva da je rukovodstvo uspostavilo sistem internih kontrola, međutim revizori su tokom obavljanja revizije uočili određene 33 segmente koje je potrebno poboljšati)

PROCES INTERNE REVIZIJE Stručno revizorsko mišljenje o internim kontrolama, može biti: • NEZADOVOLj. AVAJUĆE – NEGATIVNO S DETALj. NIM PREGLEDOM NEDOSTATAKA (podrazumijeva da sistem internih kontrola ima dosta slabosti. U navedenoj situaciji revizori će dati stručno mišljenje da je sistem internih kontrola nezadovoljavajući i navesti nedostatke i njihove posledice na poslovanje subjekta) 34

PROCES INTERNE REVIZIJE Davanje preporuka Ø Prilikom utvrđivanja preporuka treba voditi računa da one treba da naglase sledeće: • uvođenje novih ili alternativnih kontrola za ispravljanje ili ublažavanje nedostataka • usavršavanje ili izmena postojećih kontrola kako bi bile efektivnije • osiguravanje redovne i dosledne primene postojećih kontrola • smanjivanje nepotrebnih kontrola 35

PROCES INTERNE REVIZIJE Davanje preporuka Ø Prilikom davanja preporuka revizor mora imati na umu sljedeće: • ne pisati preporuke bez pravog razloga, odnosno ako ne postoje slabosti u kontrolama • biti spreman objasniti logiku predložene preporuke i za nju imati dokumentovanje nalaze • raspravljati o preporukama na završnim sastancima i argumentovano obrazložiti korist od njihovog prihvatanja i sprovođenja • proveriti sprovođenje preporuka kako bi bio siguran da efekti sprovođenja rezultiraju smanjenjem nedostataka 36

Rangiranje preporuka Prioritet preporuke Značenje. . . Visok prioritet Preporuke koje se daju zbog značajnih slabosti u kontrolama. Preporuka mora biti hitno realizovana jer efekat njenog ne provođenja može imati značajne štetne posljedice po poslovanje Srednji prioritet Preporuke koje nastaju zbog slabosti u kontrolama, nisu ključne, ali imaju uticaj na značajna poboljšanja te zahtjevaju skoriju realizaciju Nizak prioritet Preporuke koje su manje značajne, ali ipak trebaju biti realizovane u razumnom roku 37

PROCES INTERNE REVIZIJE Izveštavanje Obuhvata: 1. Strukturu revizorskog izveštaja 2. Faze u postupku izveštavanja 38

PROCES INTERNE REVIZIJE Struktura revizorskog izveštaja Ø revizorski izvještaj je jedini opipljivi proizvod revizije Ø on predstavlja sumu planiranja, vremena i napora koji su uloženi u jednu reviziju i odražava kvalitet i temeljitost revizije Ø obim i sadržaj izveštaja interne revizije u različitim okolnostima su različiti, odnosno uslovljeni su prirodom revizijskog zadatka, nalazima revizije, interesom i očekivanjima korisnika, raspoloživim vremenom za njegovu pripremu, te resursima kojim raspolažu interni revizori Ø interni revizor mora prilikom sastavljanja izvještaja voditi računa o minimalnom sadržaju koji proizlazi iz odgovarajućih standarda interne revizije 39

PROCES INTERNE REVIZIJE Struktura revizorskog izveštaja Ø Poželjno je da revizorski izveštaji imaju sledeću strukturu: • • Uvod Rezime Detaljni izveštaj Izraz zahvalnosti rukovodstvu zbog pomoći i saradnje • Dodatak – Plan aktivnosti postupanja po preporukama IR 40

PROCES INTERNE REVIZIJE Faze u postupku izveštavanja 1. Izrada nacrta revizorskog izveštaja 2. Pregled i odobravanje Nacrta revizorskog izveštaja (od strane rukovodioca interne revizije) 3. Dostava Nacrta revizorskog izveštaja (osobama nadležnim za revidirani proces) 4. Usaglašavanje s odgovornom osobom revidirane jedinice o zaključcima i preporukama (završni radni sastanak s revidiranim subjektima) 5. Priprema i izrada Konačnog revizorskog izveštaja 6. Dostava Konačnog revizorskog izveštaja 41

PROCES INTERNE REVIZIJE Praćenje realizacije preporuka Ø Plan aktivnosti po preporukama interne revizije je od suštinske važnosti za evidentiranje i praćenje svih mera koje je rukovodstvo preduzelo na osnovu preporuka interne revizije Ø Rukovodstvo ima primarnu odgovornost za praćenje napretka u provođenju preporuka, odnosno da odgovarajući upravljački nivo treba pratiti preduzimaju li se predviđeni koraci u cilju provođenja prihvaćenih preporuka 42

43

Godišnji plan revizije Direktor interne revizije Proces revizije 1 Šalje pismo e-mailom direktorima 2 Kompletiranje radnih papira Priprema finalnog izveštaja Nacrt izveštaja Revizor planira uvodni sastanak Šalje e-mailom poruku za uvodni sastanak Preliminarno istraživanje revizora Revizorske procedure (ciljevi i obim) Distribucija finalnog izveštaja e-mailom Direktor pregleda radne papire i Nacrt izveštaja Komple tan Izveštaj Ne Praćenje sprovođenja preporuka Da Uvodni sastanak Sprovođenje revizije 23. 2. 2021. 1 Oblikovane revizorske primedbe Razgovori sa direktorom i oditovanim Revizor planira završni sastanak Održavanje završnog sastanka 2 Oditovanom se emailom šalje Nacrt izvešaja 44

Proces pisanja izveštaja Obaveštenje o reviziji Korišćenje dogovorenih ciljeva kao glavne teme izveštaja Prikupljanje informacija na lokacijama, Izbor prethodnih radova koji će biti uzor, Revizijski tim. Sastavljanja Sadržaja na osnovu plana revizije Finaliziranje radnih papira i pretvaranje informacija u nalaze Povezivanje nalaza sa zaključcima i pisanje nacrta Konačan pregled za podnošenje na uvid Odgovor rukovodstva Konačna verzija za przentaciju i trajnu evidenciju NE DA Provera i ponovno potvrđivanje podataka Pregled izveštaja Usaglaša vanje i pregled Formalno povezivanje i pripremanje rezimea za rukovodioce Distribucija izveštaja 45

FAZE IZRADE IZVEŠTAJA 46

Proces izveštavanja Pisani ili usmeni preliminarni nalazi i preporuke Diskusija sa menadžmentom o preliminarnim nalazima i preporukama Sačinjavanje prvog nacrta revizijskog izveštaja Završni sastanak sa menadžmentom Finalni nacrt revizorskog izveštaja Pisani odgovori menadžmenta Konačan revizorski izveštaj Distribucija finalnog revizorskog izveštaja 47

Koraci procesa izveštavanja 1. Sačinjavanje nacrta izveštaja 2. Slanje nacrta izveštaja reviziranom subjektu 3. Pisani odgovori menadžmenta 4. Završni sastanak sa menadžmentom 5. Sačinjavanje konačnog izveštaja 6. Distribucija izveštaja 48

Faze u postupku izveštavanja Nacrt izveštaja za potrebe diskusije 5 Završni sastanak 5 Izdavanje nacrta izveštaja 5 Primanje komentara menadžmenta 5 Finaliziranje i distribucija izveštaja 5 49

Nakon sprovedene revizije razgovarati o preliminarnim nalazima revizije. Revizorska razrešenja ili korekcije? Koraci izrade revizijskog izveštaja Prilagođavanje revizijskih nalaza na osnovu zahteva i primedbi sa završnog sastanka. Priprema nacrta revizijskog izveštaja o nalazima. Nacrt revizijskog izveštaja Dostava oditovanom Oditovani rediguje nacrt i plan korektivnih akcija - daje primedbe. Odgovori na revizijski izveštaj Priprema finalnog revizijskog izveštaja, respektujući odgovore oditovanog. Finalni revizijski izveštaj 50

Razvoj konture nalaza 1. Ustanoviti da li postoji dovoljna dokumentaciona podrška za dokazivanje nalaza. 2. Pregledom utvrditi gde može biti potreban dodatni dokazni materijal. 3. Ustanoviti koji su uzroci i posledice razmotrenih nalaza. 4. Ustanoviti način za ispravku nedostataka bilo da se zahtevaju proceduralne promene ili bilo da su nalozi usamljen slučaj. 5. Razmotriti izmenu plana revizijskog budžeta u cilju obezbeđenja adekvatnog razvoja nalaza. 51

Priprema prvog nacrta 1. Prikazati adekvatno razvijene nalaze. 2. Razmotriti formulisanje nalaza za specifične uslove pre nego za opšte. 3. Obezbediti da su podaci i druge činjenice proverene u radnim papirima. 4. Pregledati radne papire i ustanoviti da li daju adekvatnu podršku za sve značajne nalaze. 52

Priprema prvog nacrta 5. Proveriti adekvatnost tona, interpunkciju i pravopis. 6. Konstatovati da li postoji dovoljna podrška za izraženo mišljenje ili kvalifikacija ili da li je poricanje potrebno. 7. Ustanoviti da li su uzroci, posledice i preporuke adekvatno razvijene. 8. Razmotriti načine za poboljšanje sadržaja i stila pisanja sa podređenim 53 licima.

Razgovor sa menadžmentom 1. Ustanoviti da li je menadžer svestan problema i preduzimanja korektivnih akcija. 2. Saznati menadžerske razloge za postojeće stanje. 3. Razjasniti da li postoje činjenice ili olakšavajuće okolnosti kojih revizor nije bio svestan. 54

Razgovor sa menadžmentom 4. Ustanoviti menadžerske ideje kako da se koriguju stanja. 5. Uveriti se da je menadžment svestan svih značajnih stvari koje će biti prezentovane u izveštaju. 6. Učiniti napore da se obezbedi saglasnost za činjenice i stanja. 55

Priprema finalnog nacrta 1. Konstatovati da su sve prethodne preporuke u izveštaju koje je trebalo korigovati i korigovane. 2. Obezbediti da su menadžerska gledišta adekvatno razmotrena. 3. Ustanoviti da je izveštaj dobro napisan i lako razumljiv. 4. Utvrditi da je rezime izveštaja u skladu sa glavnim delom izveštaja. 56

Priprema finalnog nacrta 5. Uveriti se da su preporuke iskazane u nalazima zasnovane na stanju i uzrocima. 6. Pobrinuti se da su gledišta menadžera pošteno iskazana i ako je potrebno adekvatno opovrgnuta. 7. Pregledati izveštaj da bi utvrdili da grafikoni, tabele i pregledi razjašnjavaju prezentovano stanje. 8. Obezbediti da su revizori, koji su napisali nalaze, saglasni sa bilo kojim izvršenim izmenama. 57

Izdavanje konačnog izveštaja 1. Obezbediti da su konačne izmene izvršene u saglasnosti sa završnim sastankom. 2. Proveriti štamparske greške u izveštaju. 3. Razmotriti uravnoteženost izveštaja u pogledu iznošenja pozitivnih komentara uključujući i rezultate revizije kada je primenljivo. 4. Pročitati finalni nacrt izveštaja sa obraćanjem pažnje na sadržaj i 58 usaglašenost sa profesionalnim

Izdavanje konačnog izveštaja 5. Razmotriti uravnoteženost izveštaja u pogledu iznošenja pozitivnih komentara uključujući i rezultate revizije kada je primenljivo. 6. Pročitati finalni nacrt izveštaja sa obraćanjem pažnje na sadržaj i usaglašenost sa profesionalnim standardima. 59

SADRŽAJ REVIZORSKOG IZVEŠTAJA 60

Struktura izveštaja 1. 2. 3. 4. 5. Naslovna strana Sadržaj Uvod Nalazi i preporuke Zključak 61

Atributi dobro razvijenih nalaza: • • • Izveštaj o stanju Kriterijumi Efekat Uzrok Preporuka 62

Razvijanje nalaza revizije NALAZ STANJE (Šta jeste? Šta je problem? ) Činjenični dokazi koje je interni revizor otkrio tokom ispitivanja. KRITERIJUM (Šta treba da bude? Kako bi trebalo da bude? ) Standardi, mere ili očekivanja koja se koriste u sprovođenju vrednovanja. EFEKAT (Koje su posledice? ) Rizik od izlaganja preduzeća i/ili drugih zato što stanje nije isto kao i kriterij. UZROK (Zašto se desilo? Zbog čega postoji razlika? ) Razlog razlike između očekivanog i stvarnog stanja. PREPORUKA “Šta treba da se uradi? ” Ko treba to da uradi? Kada to treba da bude urađeno? 63

Razvijanje nalaza STANJE KRITERIJUM • (Šta jeste? Šta je problem? ) Činjenični dokazi koje je interni revizor otkrio tokom ispitivanja. • (Šta treba da bude? Kako bi trebalo da bude? ) Standardi, mere ili očekivanja koja se koriste u sprovođenju vrednovanja. EFEKAT • (Koje su posledice? ) Rizik od izlaganja preduzeća i/ili drugih zato što stanje nije isto kao i kriterij. UZROK • (Zašto se desilo? Zbog čega postoji razlika? ) Razlog razlike između očekivanog i stvarnog stanja. PREPORUKA • “Šta treba da se uradi? ” Ko treba to da uradi? Kada to treba da bude urađeno? 64

Izveštaj o stanju • • Šta jeste? Šta je problem? Činjenični dokazi koje je interni revizor otkrio tokom ispitivanja. 65

Kriterijum • • Šta treba biti? Kako bi trebalo da bude? Standardi, mere ili očekivanja koja se koriste u sprovođenju vrednovanja. 66

Efekat Koje su posledice? Rizik od izlaganja preduzeća i/ili drugih zato što stanje nije isto kao i kriterij. 67

Uzrok Zašto se desilo? Zbog čega postoji razlika? Razlog razlike između očekivanog i stvarnog stanja. 68

Preporuka Šta treba da se uradi? Ko treba to da uradi? Kada to treba da bude urađeno? 69

Zaključak / Mišljenje Zaključci i mišljenja su ocene internog revizora o efektima zapažanja i preporuka na aktivnosti koja je pregledana. Ti efekti zapažanja i preporuka se obično procenjuju na osnovu njihovih krajnjih implikacija. Mišljenje može obuhvatiti celokupnu procenu kontrola ili sektora čiji se pregled vrši. 70

Primer razvijenog nalaza za putne troškove • Stanje: Akontacije (avansi) za putovanja su prekoračile propisane maksimalne dozvoljene iznose. Utvrdili smo da je 133 od 175 računa prekoračilo maksimalni avans od $2, 500. Ova prekomerna salda su se kretala od $2, 640 do $4, 750. Ukupan iznos prekoračenog salda je iznosio oko $300, 000. 71

Primer razvijenog nalaza za putne troškove • Kriterijumi: Politikom kompanije su obezbeđena novčana sredstva za akontacije za putovanja zaposlenima kojima je odobreno da putuju. Akontacije ne treba da prelaze troškove predviđene za period od 45 dana. Normalne dnevnice iznose $50. Znači, maksimum za 45 dana iznosi $2, 250. Dodatni iznos od $250 se može uključiti za više procenjenu kilometražu kada zaposleni 72 koriste svoje lične automobile.

Primer razvijenog nalaza za putne troškove • Uzrok: Procedure kompanije ne zahtevaju posebna opravdanja za velike akontacije za putovanja. Finansijsko-računovodstveno odeljenje se prvenstveno oslanja na supervizore koji treba da obezbede da ove akontacije ne prekorače potrebe. Međutim, može da dođe do neslaganja zato što zahteve odobravaju različiti supervizori, a niko od njih ne primenjuje ista pravila. 73

Primer razvijenog nalaza za putne troškove • Efekat: Zaposleni mogu i to čine: nagomilavaju velike, nepotrebne akontacije. Ova nagomilavanja mogu negativno da utiču na poziciju gotovine kompanije. Pored toga, naplata stvara poteškoće kada zaposleni koji raspolaže velikim akontacijama, napusti firmu. Finansijsko računovodstvo je sada u procesu pokušaja da naplati preko $15, 000 od zaposlenih koji više nisu u kompaniji. 74

Primer razvijenog nalaza za putne troškove • Efekat: Zaposleni mogu i to čine: nagomilavaju velike, nepotrebne akontacije. Ova nagomilavanja mogu negativno da utiču na poziciju gotovine kompanije. Pored toga, naplata stvara poteškoće kada zaposleni koji raspolaže velikim akontacijama, napusti firmu. Finansijsko računovodstvo je sada u procesu pokušaja da naplati preko $15, 000 od zaposlenih koji više nisu u kompaniji. 75

Primer razvijenog nalaza za putne troškove • Odgovor menadžmenta: Računovodstvo će uporediti potraživanja za putovanja sa akontacijama koje se duguju da bi se identifikovali zaposleni sa akontacijama koje su veće od potreba. Od tih zaposlenih će se tražiti da opravdaju akontacije koje su im date ili da ih smanje na iznose svojih stvarnih troškova. Supervizorima će biti izdato posebno uputstvo koje iznose akontacija (avansa) su ovlašćeni da odobre. 76

TEHNIKE PISANJA IZVEŠTAJA 77

Opšte pravilo • Dobro napisana knjiga sadrži tri osnovna elementa: uvod, razradu i zaključak. Ovi elementi obezbeđuju da informacije budu predstavljene određenim redosledom sa dobro organizovanim i povezanim idejama. U uvodu se koncizno uvodi tema, koja se zatim detaljnije objašnjava u razradi. Zaključak predstavlja preporuke ili opcije koje čitalac treba da razmotri. 78

Mudro birajte reči Efektivni pisci su svesni potreba čitalaca. Težite jednostavnosti i birajte reči koje će čitaocima biti prihvatljive i koje će razumeti. Cilj je da se poruka prenese efektivno i koncizno. Potebno je imati na umu nekoliko ključnih stvari: koristite jednostavne reči, izbegavajte tehnički žargon i nepoznate reči, rečenice treba da budu kratke, objašnjavajte po jednu glavnu ideju u svakom pasusu i koristite što manje reči u objašnjavanju nekog koncepta. 79

Dužina rečenica • Prosečna rečenica u engleskom jeziku ima od 10 do 15 reči. Dobri autori koriste kratke rečenice. Međutim, to ne znači da svaka rečenica treba da bude kratka. Povremeno, zbog raznolikosti, treba ubaciti duže opisne rečenice, posebno kada se objašnjava nešto je samo po sebi komplikovano. Budite koncizni i nemojte pretrpavati rečenice nepotrebnim rečima koje mogu da zamagle smisao. Jedan od načina da se smanji broj reči u izveštaju je izostavljanje nepotrebnih prideva i priloga u rečenici. 80

Pasusi i njihova dužina • Svaki pasus treba da prenese jednu glavnu ideju i može se sastojati od dve ili više rečenica. Pasus obično počinje rečenicom koja nosi temu i saopštava glavnu ideju. Svrha druge rečenice je da objasni prvu rečenicu ili da doda još informacija na rečenicu sa temom. Sve rečenice u pasusu treba da budu međusobno povezane i da se bave glavnom idejom. • Istraživanja pokazuju da prosečan pasus sadrži od pet do sedam rečenica. U zavisnosti od kompleksnosti teme, oni mogu da budu duži ili kraći. Koristite samo one rečenice koje su neophodne da se objasni glavna ideja u tom pasusu. Suviše rečenica može da oteža shvatanje glavne ideje. Kada glavna ideja više nije ona ideja o 81 kojoj je reč, treba započeti novi pasus.

Aktiv i pasiv Uredništvo IIA preporučuje korišćenje aktivnog stanja u pripremi tekstova jer je takav stil dinamičan i živopisan. Njime se povećava sposobnost čitaoca da razume i odaje se priznanje onima koji obavljaju aktivnosti. Samo u retkim slučajevima, po sopstvenom nahođenju, autori treba da koriste pasivno ili trpno stanje. q Primeri rečenice u pasivu: • Pronađena je greška. • Program se razmatra. • Da li će uzrok biti saopšten? q Primeri rečenice u aktivu: • Interni revizori su pronašli grešku. • Glavni revizor razmatra program. • Da li će revizori saopštiti uzrok? 82

Naslovi i podnaslovi • Naslovi i podnaslovi su korisni za organizovanje i klasifikovanje informacija po temi. Kada je to moguće, ukažite na odgovarajući nivo značaja. Kod odabira naslova i podnaslova, odaberite reči koje predstavljaju tačan opis dela koji sledi. Naslov treba da sadrži od jedne do pet reči. 83

Kvalitet izveštaja Izveštaji moraju da budu: Tačni Objektivni Jasni Koncizni Konstruktivni Potpuni Blagovremeni 84

Svi izveštaji treba da imaju sledeće karakteristike: • • • Tačnost Objektivnost Jasnoća Kvantifikovanje Konciznost Konstruktivnost Kompletnost Odlučnost Blagovremenost

Svi izveštaji treba da imaju sledeće karakteristike: • Tačnost – Svi izveštaji moraju biti potkrepljeni činjenicama. Izuzetno je važno da kredibilitet aktivnosti interne revizije i svakog revizora ostane na najvišem nivou zahvaljujući izveštavanju koje je činjenično, bez predrasuda i objektivno.

Svi izveštaji treba da imaju sledeće karakteristike: • Objektivnost – Objektivna komunikacija je činjenična, bez predrasuda i bez prekida. Opservacije, zaključci i preporuke treba da budu uključeni u izveštaj bez predrasuda.

Svi izveštaji treba da imaju sledeće karakteristike: • Jasnoća – Svi izveštaji moraju biti razumljivi i jasni. Jasna komunikacija je lako razumljiva i logična. Jasnoća se poboljšava izbegavanjem nepotrebnog tehničkog jezika i pružanjem dovoljnih informacija koje potkrepljuju izneto.

Svi izveštaji treba da imaju sledeće karakteristike: • Kvantifikovanje – Svi komentari moraju biti kvantifikovani u najvećoj mogućoj meri kako bi se identifikovali ozbiljnost i uticaj navedenih tvrdnji. Pirmer kvantifikovanja su dolarski iznosi, broj izuzetaka kod testiranja i obim testiranja.

Svi izveštaji treba da imaju sledeće karakteristike: • Konciznost – Svi izveštaji moraju biti u vezi sa predmetom. To ne znači da moraju da budu kratki.

Svi izveštaji treba da imaju sledeće karakteristike: • Konstruktivnost – Svi izveštaji moraju biti diplomatski uravnoteženi i moraju voditi računa o senzibilitetu čitalaca. Naglasak treba da bude na poboljšanju, a ne na kritici ljudi ili događaja koji su mu prethodili.

Svi izveštaji treba da imaju sledeće karakteristike: • Kompletnost – Izveštaji o reviziji treba da budu kompletni. Veoma je važno što naši izveštaji ne zahtevaju tumačenje ili usmene komentare kako bi se popunile praznine. Izveštaj treba da bude dorečen.

Svi izveštaji treba da imaju sledeće karakteristike: • Blagovremenost – Svi izveštaji moraju biti sačinjeni blagovremeno po obavljenom poslu. Cilj je da to bude u roku od dve nedelje. Vodič kroz izveštaj o reviziji treba da bude pripremljen za svaki izveštaj o reviziji.

Korisna pravila koja treba slediti pri 1. 2. 3. 4. 5. pisanju izveštaja: Početi sa zaključcima. Staviti važne delove na pravo mesto. Dati direktne izjave o zaključcima i stanjima. Naznačiti zainteresovanost menadžera za poboljšanja. Uključiti informacije koje su potrebne da se dokaže suština. 94

Korisna pravila koja treba slediti pri pisanju izveštaja: 6. Eliminisati nepotrebne informacije ili proceduralne opise. 7. Identifikovati posledice problema koje zaslužuju zabrinutost menadžmenta. 8. Identifikovati uzroke problema koji ga mogu rešiti. 9. Preporučiti akciju koja je direktno povezana sa uzrokom. 10. Naglasiti rešenja i rezultate, ali ne i detaljne procedure. 95

Šta treba raditi pri pisanju izveštaja: 1. 2. 3. 4. Početi od kraja Poslagati sadržaj logično Biti direktan, sažet i koncizan Koristiti aktivni način pisanja glagola, a ne pasive glagola 5. Koristiti jednostavnu reč 6. Izbegavati nepotrebne razmake 96

Šta treba raditi pri pisanju izveštaja: 7. Biti precizan i razuman 8. Izbegavati nepotrebne i nejasne fraze 9. Izbegavati duge reči i rečenice 10. Držati se samo glavnih tema 11. Biti pozitivan i prepoznati probleme sa kojima se suočavaju menadžeri i pohvaliti korake koji preduzimaju menadžeri da bi poboljšali procedure 97

Šta ne treba raditi pri pisanju izveštaja: 1. Ponavljati reč nepotrebno 2. Sakrivati se iza novih fraza i koristiti specifičan jezik 3. Neprestano ići sa jednog dela izveštaja na drugi 4. Koristiti ružne reči 5. Nepotrebno ulepštati izveštaj 6. Bežati od rešenja 98

Šta ne treba raditi pri pisanju izveštaja: 7. Dati jedno rešenje a mogućnosti ima nekoliko 8. Biti suviše prijateljski raspoložen u jednu ruku ili suviše formalan (po tonu izveštaja) 9. Biti tako inspirisan prozom koja je bila uspešna u prethodnim izveštajima da vaši izveštaji postaju stereotipni 99

Provera stila 1. Da li završeni izveštaj reflektuje profesionalni imidž? 2. Da li sama pojava privlači čitaoce ? 3. Da li je sadržaj izrazit? 4. Da li struktura daje čitaocima stalnu jasnoću? 5. Da li su povezane ideje grupisane efektivno? 100

Provera stila 6. Da li je predstavljanje logično? 7. Da li svaki paragraf ima centralnu ideju? 8. Da li su rečenice kratke i jednostavne ili, ako su duge, dovode do zaključka? 9. Da li su ciljevi i sadržaj revizije jasno naznačeni? 10. Da li su uključeni i nalazi, zaključci i preporuke? 101

Provera stila 12. Da li je izveštaj pisan da pomogne primarnom čitaocu da ga razume? 13. Da li poruka i prezentacija opravdavaju napore čitaoca? 14. Da li svi potencijalni korisnici razumeju njegovu poruku? 102

Provera stila 15. Da li je izveštaj fer i objektivan? 16. Da li postoji ravnoteža pozitivnih i negativnih opservacija? 17. Da li je konstruktivan krajnji cilj? 18. Da li izveštaj naglašava glavne nalaze? 103

Provera stila 19. Da li je celi izveštaj jasan i koncizan? 20. Da li je napisan na najlakši mogući način za razumevanje? 104

Provera stila 21. Da li rečenica pokreće ideju lako ili ona predstavlja problem sam po sebi zbog njene strukture? 22. Da li je organizovana tema pod diskusijom naglašena na taj način u rečenici? 23. Da li se rečenice slažu jedna sa drugom lako? 24. Da li reči mogu da budu eliminisane bez menjanja poruke? 105

Provera stila 25. Da li je korišćena pravilna gramatika? 26. Da li je pravilno pisana svaka reč i znakovi interpunktuacije? 106

Jednostavno pisanje podrazumeva: A. Izostavljanje nepotrebnih reči. B. Neuključivanje nekih nepotrebnih ideja, fraza ili reči u rečenicama ili paragrafima. C. Držati se značajnih i povezanih misli. 107

Jednostavno pisanje podrazumeva: D. Iznositi ideje koje slede jedna drugu. Ne terati čitaoca da ih preuređuje da bi ih razumeo. E. Izbegavati protivrečne ideje ili predloge koje narušavaju logiku. Što je rečeno treba da ima smisao. F. Izbegavati počinjanje rečenice glagolom koje zahteva pasivno vreme. 108

Saveti i tehnike za izveštavanje • • Pišite kratke izveštaje, i obavezno uključite rezime. Budite dosledni u terminologiji. Koriste naslove i podnaslove kako bi dokumenti bili razumljiviji. Pri prvom pominjanju neke skračenice, navedite tačno šta ona znači. • Brojeve od jedan do deset pišite slovima. • Koristite tabele i grafikone za saopštavanje složenih podataka. • Pridržavajte se standardnih gramatičnih pravila. 109

Saveti i tehnike redakture • • Izbrojite delove izveštaja i proverite raspored. Proverite da li ste dosledno koristili naslove i nazive tabela. Izbacite priloge i ostale nepotrebne reči. Pročitajte rečenicu zanemarujući reči između dva zareza. Provetite tematske rečenice. Pročitajte tekst naglas i zatražite od nekog drugog da ga pročita. Preporučljivo tri čitanja. Prvi put se gleda samo. . Drugi put. . Treći put. . . 110

Pitanja za proveru znanja nakon pređenog poglavlja: 1. 2. 3. Navedite faze izrade izveštaja. Šta sadrži svaka od faze izrade izveštaja? Formulište strukturu izveštaja, odnosno njene delove. 4. Šta sadrži naslovna strana? 5. Šta se piše u uvodu izveštaja? 6. Navedite pet delova dobro razijenof nalaza? 7. Na koja pitanja odgovoara svaki deo nalaza? 8. Šta sadrži zaključak/mišljenje revizora? 9. Navedite faktore koji čine kvalitet izveštaja? 10. Navedite bar 10 korisnih pravila pri pisanju izveštaja 11. Kako se proverava stil pisanja? 111

112