METODE I TEHNIKE IZVJETAVANJA Ciljevi uenja Nakon izuavanja

METODE I TEHNIKE IZVJEŠTAVANJA

Ciljevi učenja Nakon izučavanja ovog poglavlja, trebali biste da poznajete: • Faze izrade izvještaja • Strukturu izvještaja • Razvijanje nalaza • Tehnike pisanja izvještaja • Stil pisanja izvještaja

Godišnji plan revizije Direktor interne revizije Revizor planira uvodni sastanak Proces revizije 1 Šalje pismo e-mailom direktorima 2 Kompletiranje radnih papira Priprema finalnog izvještaja Nacrt izvještaja Šalje e-mailom poruku za uvodni sastanak Preliminarno istraživanje revizora Distribucija finalnog izvještaja e-mailom Direktor pregleda radne papire i Nacrt izvještaja Praćenje Revizorske procedure (ciljevi i obim) Komple tan Izvještaj Ne sprovođenja preporuka Da Uvodni sastanak SSprovođenje đ j revizije 1 Oblikovane revizorske primjedbe Razgovori sa direktorom i oditovanim Revizor planira završni sastanak Održavanje završnog sastanka 2 Oditovanom se emailom šalje Nacrt izvješaja

Obaveštenje Obavještenjeo o reviziji Korišćenje dogovorenih ciljeva kao glavne teme izvještaja Prikupljanje informacija na lokacijama, Izbor prethodnih radova koji će biti uzor, Revizijski tim. Sastavljanja Sadržaja na osnovul plana revizije Finaliziranje radnih papira i pretvaranje informacija u nalaze Povezivanje nalaza sa zaključcima i pisanje nacrta Konačan pregled za podnošenje na uvid Odgovor rukovodstva Konačna verzija za prezentaciju i trajnu evidenciju NE Provjera i ponovno potvrđivanje podataka Usaglaša vanje i pregled DA Pregled izvještaja Formalno i j ii povezivanje pripremanje rezimea za rukovodioce Distribucija izvještaja

FAZE IZRADE IZVJEŠTAJA

Pisani ili usmeni preliminarni nalazi i preporuke Diskusija sa menadžmentom o preliminarnim nalazima i preporukama Sačinjavanje prvog nacrta revizijskog izvještaja Završni sastanak sa menadžmentom Finalni nacrt revizorskog izvještaja Pisani odgovori menadžmenta Konačan revizorski izvještaj Distribucija finalnog revizorskog izvještaja

Koraci procesa izvještavanja 1. Sačinjavanje nacrta izvještaja 2. Slanje nacrta izvještaja reviziranom subjektu 3. Pisani odgovori menadžmenta 4. Završni sastanak sa menadžmentom 5. Sačinjavanje konačnog izvještaja 6. Distribucija izvještaja

Nakon sprovedene revizije razgovarati o preliminarnim nalazima revizije. Revizorska razrješenja ili korekcije? Prilagođavanje revizijskih nalaza na osnovu zahtjeva i primjedbi sa završnog sastanka. Priprema nacrta revizijskog izvještaja o nalazima. Nacrt revizijskog izvještaja Dostava oditovanom Oditovani rediguje nacrt i plan korektivnih akcija daje primjedbe. Odgovori na revizijski izvještaj Priprema finalnog revizijskog izvještaja, respektujući odgovore oditovanog. Finalni revizijski izvještaj

Razvoj konture nalaza 1. Ustanoviti da li postoji dovoljna dokumentaciona podrška za dokazivanje nalaza. 2. Pregledom utvrditi gdje može biti potreban dodatni dokazni materijal. 3. Ustanoviti koji su uzroci i posljedice razmotrenih nalaza. 4. Ustanoviti način za ispravku nedostataka bilo da se zahtijevaju proceduralne promjene ili bilo da su nalozi usamljen slučaj. 5. Razmotriti izmjenu plana revizijskog budžeta u cilju obezbjeđenja adekvatnog razvoja nalaza.

Priprema prvog nacrta 1. Prikazati adekvatno razvijene nalaze. 2. Razmotriti formulisanje nalaza za specifične uslove prije nego za opšte. 3. Obezbijediti da su podaci i druge činjenice provjerene u radnim papirima. 4. Pregledati radne papire i ustanoviti da li daju adekvatnu podršku za sve značajne nalaze.

Priprema prvog nacrta 5. Provjeriti adekvatnost tona, interpunkciju i pravopis. 6. Konstatovati da li postoji dovoljna podrška za izraženo mišljenje ili kvalifikacija ili da li je poricanje potrebno. 7. Ustanoviti da li su uzroci, posljedice i preporuke adekvatno razvijene. 8. Razmotriti načine za poboljšanje sadržaja i stila pisanja sa podređenim licima.

Razgovor sa menadžmentom 1. Ustanoviti da li je menadžer svjestan problema i preduzimanja korektivnih akcija. 2. Saznati menadžerske razloge za postojeće stanje. 3. Razjasniti da li postoje činjenice ili olakšavajuće okolnosti kojih revizor nije bio svjestan.

Razgovor sa menadžmentom 4. Ustanoviti menadžerske ideje kako da se koriguju stanja. 5. Uvjeriti se da je menadžment svjestan svih značajnih stvari koje će biti prezentovane u izvještaju. 6. Učiniti napore da se obezbijedi saglasnost za činjenice i stanja.

Priprema finalnog nacrta 1. Konstatovati da su sve prethodne preporuke u izvještaju koje je trebalo korigovati i korigovane. 2. Obezbijediti da su menadžerska gledišta adekvatno razmotrena. 3. Ustanoviti da je izvještaj dobro napisan i lako razumljiv. 4. Utvrditi da je rezime izvještaja u skladu sa glavnim dijelom izvještaja.

Priprema finalnog nacrta 5. Uvjeriti se da su preporuke iskazane u nalazima zasnovane na stanju i uzrocima. 6. Pobrinuti se da su gledišta menadžera pošteno iskazana i ako je potrebno adekvatno opovrgnuta. 7. Pregledati izvještaj da bi utvrdili da grafikoni, tabele i pregledi razjašnjavaju prezentovano stanje. 8. Obezbijediti da su revizori, koji su napisali nalaze, saglasni sa bilo kojim izvršenim izmjenama.

Izdavanje konačnog izvještaja 1. Obezbijediti da su konačne izmjene izvršene u saglasnosti sa završnim sastankom. 2. Provjeriti štamparske greške u izvještaju. 3. Razmotriti uravnoteženost izvještaja u pogledu iznošenja pozitivnih komentara uključujući i rezultate revizije kada je primjenljivo. 4. Pročitati finalni nacrt izvještaja sa obraćanjem pažnje na sadržaj i usaglašenost sa profesionalnim standardima.

SADRŽAJ REVIZORSKOG IZVJEŠTAJA

Struktura izvještaja 1. 2. 3. 4. 5. Naslovna strana Sadržaj Uvod Nalazi i preporuke Zaključak

Atributi dobro razvijenih nalaza: • • • Izvještaj o stanju Kriterijumi Efekat Uzrok Preporuka

Izvještaj o stanju NALAZ STANJE (Šta jeste? Šta je problem? ) Činjenični dokazi koje je interni revizor otkrio tokom ispitivanja. KRITERIJUM (Šta treba da bude? Kako bi trebalo da bude? ) Standardi, mjere ili očekivanja koja se koriste u sprovođenju vrednovanja. EFEKAT (Koje su posljedice? ) Rizik od izlaganja preduzeća i/ili drugih zato što stanje nije isto kao i kriterij. UZROK (Zašto se desilo? Zbog čega postoji razlika? ) Razlog razlike između očekivanog i stvarnog stanja. PREPORUKA “Šta treba da se uradi? ” Ko treba to da uradi? Kada to treba da bude urađeno?

Zaključak / Mišljenje Zaključci i mišljenja su ocjene internog revizora o efektima zapažanja i preporuka na aktivnosti koja je pregledana. Ti efekti zapažanja i preporuka se obično procjenjuju na osnovu njihovih krajnjih implikacija. Mišljenje može obuhvatiti cjelokupnu procjenu kontrola ili sektora čiji se pregled vrši.

Primjer razvijenog nalaza za putne troškove • Stanje: Akontacije (avansi) za putovanja su prekoračile propisane maksimalne dozvoljene iznose. Utvrdili smo da je 133 od 175 računa prekoračilo maksimalni avans od $2, 500. Ova prekomerna salda su se kretala od $2, 640 do $4, 750. Ukupan iznos prekoračenog salda je iznosio oko $300, 000.

Primjer razvijenog nalaza za putne troškove • Kriterijumi: Politikom kompanije su obezbjeđena novčana sredstva za akontacije za putovanja zaposlenima kojima je odobreno da putuju. Akontacije ne treba da prelaze troškove predviđene za period od 45 dana. Normalne dnevnice iznose $50. Znači, maksimum za 45 dana iznosi $2, 250. Dodatni iznos od $250 se može uključiti za više procijenjenu kilometražu kada zaposleni koriste svoje lične automobile.

Primjer razvijenog nalaza za putne troškove • Uzrok: Procedure kompanije ne zahtjevaju posebna opravdanja za velike akontacije za putovanja. Finansijsko-računovodstveno odjeljenje se prvenstveno oslanja na supervizore koji treba da obezbijede da ove akontacije ne prekorače potrebe. Međutim, može da dođe do neslaganja zato što zahtjeve odobravaju različiti supervizori, a niko od njih ne primjenjuje ista pravila.

Primjer razvijenog nalaza za putne troškove • Efekat: Zaposleni mogu i to čine: nagomilavaju velike, nepotrebne akontacije. Ova nagomilavanja mogu negativno da utiču na poziciju gotovine kompanije. Pored toga, naplata stvara poteškoće kada zaposleni koji raspolaže velikim akontacijama, napusti firmu. Finansijsko računovodstvo je sada u procesu pokušaja da naplati preko $15, 000 od zaposlenih koji više nisu u kompaniji.

Primjer razvijenog nalaza za putne troškove • Odgovor menadžmenta: Računovodstvo će uporediti potraživanja za putovanja sa akontacijama koje se duguju da bi se identifikovali zaposleni sa akontacijama koje su veće od potreba. Od tih zaposlenih će se tražiti da opravdaju akontacije koje su im date ili da ih smanje na iznose svojih stvarnih troškova. Supervizorima će biti izdato posebno uputstvo koje iznose akontacija (avansa) su ovlašćeni da odobre.

Rangiranje nalaza u izvještaju Svi nalazi se obavezno rangiraju po visini rizika, kao: • Nalazi visokog rizika • Nalzi srednjeg rizika • Nalazi niskog rizika

TEHNIKE PISANJA IZVJEŠTAJA

Opšte pravilo • Dobro napisana knjiga sadrži tri osnovna elementa: uvod, razradu i zaključak. Ovi elementi obezbjeđuju da informacije budu predstavljene određenim redoslijedom sa dobro organizovanim i povezanim idejama. U uvodu se koncizno uvodi tema, koja se zatim detaljnije objašnjava u razradi. Zaključak predstavlja preporuke ili opcije koje čitalac treba da razmotri.

Mudro birajte riječi Efektivni pisci su svjesni potreba čitalaca. Težite jednostavnosti i birajte riječi koje će čitaocima biti prihvatljive i koje će razumjeti. Cilj je da se poruka prenese efektivno i koncizno. Potebno je imati na umu nekoliko ključnih stvari: koristite jednostavne riječi, izbegavajte tehnički žargon i nepoznate riječi, rečenice treba da budu kratke, objašnjavajte po jednu glavnu ideju u svakom pasusu i koristite što manje riječi u objašnjavanju nekog koncepta.

Dužina rečenica • Prosječna rečenica u engleskom jeziku ima od 10 do 15 riječi. Dobri autori koriste kratke rečenice. Međutim, to ne znači da svaka rečenica treba da bude kratka. Povremeno, zbog raznolikosti, treba ubaciti duže opisne rečenice, posebno kada se objašnjava nešto je samo po sebi komplikovano. Budite koncizni i nemojte pretrpavati rečenice neprotrebnim riječima koje mogu da zamagle smisao. Jedan od načina da se smanji broj riječi u izvještaju je izostavljanje nepotrebnih pridjeva i priloga u rečenici. .

Pasusi i njihova dužina • Svaki pasus treba da prenese jednu glavnu ideju i može se sastojati od dvije ili više rečenica. Pasus obično počinje rečenicom koja nosi temu i saopštava glavnu ideju. Svrha druge rečenice je da objasni prvu rečenicu ili da doda još informacija na rečenicu sa temom. Sve rečenice u pasusu treba da budu međusobno povezane i da se bave glavnom idejom. • Istraživanja pokazuju da prosječan pasus sadrži od pet do sedam rečenica. U zavisnosti od kompleksnosti teme, oni mogu da budu duži ili kraći. Koristite samo one rečenice koje su neophodne da se objasni glavna ideja u tom pasusu. Suviše rečenica može da oteža shvatanje glavne ideje. Kada glavna ideja više nije ona ideja o kojoj je rečenica, treba započeti novi pasus.

Aktiv i pasiv Uredništvo IIA preporučuje korišćenje aktivnog stanja u pripremi tekstova jer je takav stil dinamičan i živopisan. Njime se povećava sposobnost čitaoca da razumije i odaje se priznanje onima koji obavljaju aktivnosti. Samo u rijetkim slučajevima, po sopstvenom nahođenju, autori treba da koriste pasivno ili trpno stanje. Primjeri rečenice u pasivu: • Pronađena je greška. • Program se razmatra. • Da li će uzrok biti saopšten? Primjeri rečenice u aktivu: • Interni revizori su pronašli grešku. • Glavni revizor razmatra program. • Da li će revizori saopštiti uzrok?

Naslovi i podnaslovi • Naslovi i podnaslovi su korisni za organizovanje i klasifikovanje informacija po temi. Kada je to moguće, ukažite na odgovarajući nivo značaja. Kod odabira naslova i podnaslova, odaberite riječi koje predstavljaju tačan opis dijela koji slijedi Naslov treba da sadrži od jedne do pet riječi.

Kvalitet izvještaja Izvještaji moraju da budu: Tačni Objektivni Jasni Koncizni Konstruktivni Potpuni Blagovremeni

Svi izvještaji treba da imaju sljedeće karakteristike: • • • Tačnost Objektivnost Jasnoća Kvantifikovanje Konciznost Konstruktivnost Kompletnost Odlučnost Blagovremenost

Svi izvještaji treba da imaju sljedeće karakteristike: • Tačnost – Svi izvještaji moraju biti potkrijepljeni činjenicama. Izuzetno je važno da kredibilitet aktivnosti interne revizije i svakog revizora ostane na najvišem nivou zahvaljujući izvještavanju koje je činjenično, bez predrasuda i objektivno.

Svi izvještaji treba da imaju sljedeće karakteristike: • Objektivnost – Objektivna komunikacija je činjenična, bez predrasuda i bez prekida. Opservacije, zaključci i preporuke treba da budu uključeni u izvještaj bez predrasuda.

Svi izvještaji treba da imaju sljedeće karakteristike: • Jasnoća – Svi izvještaji moraju biti razumljivi i jasni. Jasna komunikacija je lako razumljiva i logična. Jasnoća se poboljšava izbjegavanjem nepotrebnog tehničkog jezika i pružanjem dovoljnih informacija koje potkrepljuju iznijeto.

Svi izvještaji treba da imaju sljedeće karakteristike: • Kvantifikovanje – Svi komentari moraju biti kvantifikovani u najvećoj mogućoj mjeri kako bi se identifikovali ozbiljnost i uticaj navedenih tvrdnji. Primjer kvantifikovanja su dolarski iznosi, broj izuzetaka kod testiranja i obim testiranja.

Svi izvještaji treba da imaju sljedeće karakteristike: • Konciznost – Svi izvještaji moraju biti u vezi sa predmetom. To ne znači da moraju da budu kratki.

Svi izvještaji treba da imaju sljedeće karakteristike: • Konstruktivnost – Svi izvještaji moraju biti diplomatski uravnoteženi i moraju voditi računa o senzibilitetu čitalaca. Naglasak treba da bude na poboljšanju, a ne na kritici ljudi ili događaja koji su mu prethodili.

Svi izvještaji treba da imaju sljedeće karakteristike: • Kompletnost – Izvještaji o reviziji treba da budu kompletni. Veoma je važno što naši izvještaji ne zahtjevaju tumačenje ili usmene komentare kako bi se popunile praznine. Izvještaj treba da bude dorečen.

Svi izvještaji treba da imaju sljedeće karakteristike: • Blagovremenost – Svi izvještaji moraju biti sačinjeni blagovremeno po obavljenom poslu. Cilj je da to bude u roku od dvije nedelje. Vodič kroz izvještaj o reviziji treba da bude pripremljen za svaki izvještaj o reviziji.

Korisna pravila koja treba slijediti pri pisanju izvještaja: 1. Početi sa zaključcima. 2. Staviti važne dijelove na pravo mjesto. 3. Dati direktne izjave o zaključcima i stanjima. 4. Naznačiti zainteresovanost menadžera za poboljšanja. 5. Uključiti informacije koje su potrebne da se dokaže suština.

Korisna pravila koja treba slijediti pri pisanju izvještaja: 6. Eliminisati nepotrebne informacije ili proceduralne opise. 7. Identifikovati posljedice problema koje zaslužuju zabrinutost 8. menadžmenta. Identifikovati uzroke problema koji ga mogu riješiti. 9. Preporučiti akciju koja je direktno povezana sa uzrokom. 10. Naglasiti rješenja i rezultate, ali ne i detaljne procedure.

Šta treba raditi pri pisanju izvještaja: 1. 2. 3. 4. Početi od kraja Poslagati sadržaj logično Biti direktan, sažet i koncizan Koristiti aktivni način pisanja glagola, a ne pasive glagola 5. Koristiti jednostavnu riječ 6. Izbjegavatinepotrebne razmake

Šta treba raditi pri pisanju izvještaja: 7. Biti precizan i razuman 8. Izbjegavati nepotrebne i nejasne fraze 9. Izbjegavati duge riječi i rečenice 10. Držati se samo glavnih tema 11. Biti pozitivan i prepoznati probleme sa kojima se suočavaju menadžeri i pohvaliti korake koji preduzimaju menadžeri da bi poboljšali procedure

Šta NE treba raditi pri pisanju izvještaja: 1. Ponavljati riječ nepotrebno 2. Sakrivati se iza novih fraza i koristiti specifičan jezik 3. Neprestano ići sa jednog dijela izvještaja na drugi 4. Koristiti ružne riječi 5. Nepotrebno uljepštati izvještaj 6. Bježati od rješenja

Šta NE treba raditi pri pisanju izvještaja: 7. Dati jedno rješenje, a mogućnosti ima nekoliko 8. Biti suviše prijateljski raspoložen u jednu ruku ili suviše formalan (po tonu izvještaja) 9. Biti tako inspirisan prozom koja je bila uspješna u prethodnim izvještajima da vaši izvještaji postaju stereotipni

Provjera stila 1. Da li završeni izvještaj reflektuje profesionalni imidž? 2. Da li sama pojava privlači čitaoce ? 3. Da li je sadržaj izrazit? 4. Da li struktura daje čitaocima stalnu jasnoću? 5. Da li su povezane ideje grupisane efektivno?

Provjera stila 6. Da li je predstavljanje logično? 7. Da li svaki paragraf ima centralnu ideju? 8. Da li su rečenice kratke i jednostavne ili, ako su duge, dovode do zaključka? 9. Da li su ciljevi i sadržaj revizije jasno naznačeni? 10. Da li su uključeni i nalazi, zaključci i preporuke? 11. Da li je poruka završena?

Provjera stila 12. Da li je izvještaj pisan da pomogne primarnom čitaocu da ga razumije? 13. Da li poruka i prezentacija opravdavaju napore čitaoca? 14. Da li svi potencijalni korisnici razumiju njegovu poruku?

Provjera stila 15. Da li je izvještaj fer i objektivan? 16. Da li postoji ravnoteža pozitivnih i negativnih opservacija? 17. Da li je konstruktivan krajnji cilj? 18. Da li izvještaj naglašava glavne nalaze?

Provjera stila 19. Da li je cijeli izvještaj jasan i koncizan? 20. Da li je napisan na najlakši mogući način za razumijevanje?

Provjera stila 21. Da li rečenica pokreće ideju lako ili ona predstavlja problem sam po sebi zbog njene strukture? 22. Da li je organizovana tema pod diskusijom naglašena na taj način u rečenici? 23. Da li se rečenice slažu jedna sa drugom lako? 24. Da li riječi mogu da budu eliminisane bez mijenjanja poruke?

Provjera stila 25. Da li je korišćena pravilna gramatika? 26. Da li je pravilno pisana svaka riječ i znakovi interpunktuacije?

Jednostavno pisanje podrazumijeva: A. Izostavljanje nepotrebnih riječi. B. Neuključivanje nekih nepotrebnih ideja, fraza ili riječi u rečenicama ili paragrafima. C. Držati se značajnih i povezanih misli.

Jednostavno pisanje podrazumijeva: D. Iznositi ideje koje slijede jedna drugu. Ne terati čitaoca da ih preuređuje da bi ih razumio. E. Izbjegavati protivrječne ideje ili predloge koje narušavaju logiku. Što je rečeno treba da ima smisao. F. Izbjegavati počinjanje rečenice glagolom koji zahtijeva pasivno vrijeme.

Savjeti i tehnike za izvještavanje • • Pišite kratke izvještaje, i obavezno uključite rezime. Budite dosljedni u terminologiji. Koriste naslove i podnaslove kako bi dokumenti bili razumljiviji. Pri prvom pominjanju neke skraćenice, navedite tačno šta ona znači. • Brojeve od jedan do deset pišite slovima. • Koristite tabele i grafikone za saopštavanje složenih podataka. • Pridržavajte se standardnih gramatičnih pravila.

Savjeti i tehnike redakture • • Izbrojite dijelove izvještaja i provjerite raspored. Provjerite da li ste dosljedno koristili naslove i nazive tabela. Izbacite priloge i ostale nepotrebne riječi. Pročitajte rečenicu zanemarujući riječi između dva zareza. Provjerite tematske rečenice. Pročitajte tekst naglas i zatražite od nekog drugog da ga pročita. Preporučljivo tri čitanja. Prvi put se gleda samo. . Drugi put. . Treći put. . .

Pitanja za provjeru znanja nakon pređenog poglavlja: 1. Navedite faze izrade izvještaja. 2. Šta sadrži svaka od faze izrade izvještaja? 3. Formulište strukturu izvještaja, odnosno njene dijelove. 4. Šta sadrži naslovna strana? 5. Šta se piše u uvodu izvještaja? 6. Navedite pet dijelova dobro razijenog nalaza? 7. Na koja pitanja odgovara svaki dio nalaza? 8. Kako se rangiraju nalazi? 9. Kako se formira zaključak/mišljenje revizora? 10. Navedite faktore koji čine kvalitet izvještaja? 11. Navedite bar 10 korisnih pravila kod pisanja izvještaja 12. Kako se provjerava stil pisanja?