ERP IMPLEMENTACIJSKI CIKLUS ERP sadraj l l Ciljevi

ERP -IMPLEMENTACIJSKI CIKLUS

ERP- sadržaj l l Ciljevi kolegija Upoznati studente sa koncepcijom i izvedbom na kojoj počivaju suvremeni integracijski procesi u poslovnim sustavima i kako su poduprti suvremenim ICT-om u cilju iskorištavanja svih raspoloživih resursa poduzeća. Prikazuje se arhitektura ERP sutava i implementacijski ciklus uz analizu realizacije strateških i operativnih ciljeva koji se uvođenjem ERP-a nastoje realizirati. Posebno se obrađuju pretpostavke uvođenja ERP-a, organizacijska struktura, procesi i događaji u poslovnom sustavu, obuka, analizira trošak-korist, problemi s unosom i migracijom podataka kao i vođenje cjelokupnog ERP projekta. Procjenjuju se čimbenici daljeg razvoja ERP sustava i novi integracijski ciklusi s drugim aplikacijama koje ne pripadaju ERP sustavima l l l l Sadržaj Uvod u ERP Što je ERP i što ERP radi. Zašto ERP i kome treba ERP. Ciljevi i sadržaji. Definicije. ERPplaniranje resursa poduzeća u novom kontekstu. Evolucija ERP-sustava. MRP, MRPII, ERP i nove poslovne filozofije. ERP i paralelni razvoj integriranih poslovnih aplikacija. ERP i SCM. ERP i CRM ERP softver- funkcionalne komponente. Moduli ERP sustava. Poslovni procesi kao osnova za ERP module. Analiza funkcionalnosti. Primjeri ERP sustava i njihovih funkcionalnosti. Izbor ERP sustava Pristup razvoju ERP-a. Polazne pretpostavke. Zašto ERP ? - Analiza zahtjeva. Analiza troškova-koristi. ERP i SWOT analiza. Izbor isporučitelja ERP sustava ERP implementacijski ciklus. . Faze implementacijskog ciklusa.

ERP- sadržaj Snimak i analiza postojećeg stanja. Poslovne funkcije i poslovni procesi. l Dokumenti. Analiza sadržaja i tokova dokumenata. Analiza dokumenata i potrebnih polja. Shema kolanja dokumenata. Analiza šifarskog sustava. l Podatci. Organizacija prikupljanja, unosa, zaštite i održavanja podataka. Priprema i preuzimanje podataka s izvornih dokumenata, datoteka ili baza podataka. Opis sadržaja baza podataka. Opis i nacrti izlaznih izvještaja. Prevođenje podataka iz postojećih aplikacija l Procesi i događaji. Temeljni algoritmi osnovnih programskih modula. Plan uvođenja pojedinih modula. l Arhitektura ERP sustava. l Obuka korisnika. l Organizacija, upravljanje i vođenje projekta ERP-a. Projektni tim. l Daljnji razvoj ERP-a. Povezivanje ERP-a i drugih (vanjskih i unutrašnjih aplikacija). ERP i elektroničko poslovanje Literatura: l Majdandžić, N. , Izgradnja informacijskih sustava proizvodnih poduzeća, Sveučilište J. J. Strossmayera, Slavonski Brod, 2004. l Thomas F. Wallace, Michael H. Kremzar, ERP: Making It Happen, John Wiley & Sons, Inc. 2001. l Stephen Harwood, ERP: The implementation cycle, Butterworth-Heinemann, 2003. l Fiona Fui-Hoon Nah, Enterprise Resource Planning Solutions and Management, IRM Press, 2002. l

ERP PRISTUP RAZVOJU ERP-A (PREDIMPLEMENTACIJSKI CIKLUS)

Zašto ERP Načelni razlozi i aspekti: l Niska produktivnost u izvođenju (na operativnoj razini) poslovnih procesa (aspekt: korisnički) l Nepovezane poslovne aplikacije (aspekt: korisničko upravljački – srednji management l Organizacijska struktura u sukobu s tehnološkim mogućnostima (razvojni aspekt) l Nepovezani poslovni procesi (upravljački aspekt)

Zašto ERP l l Strateška opredjeljenja; u kojem pravcu ide poslovni sustav, kako će i kada stići prema strateškim odrednicama; l uz korištenje tehnoloških rješenja (softvera, hardvera) koji će omogućiti brzu prilagodbu novim uvjetima l uz vještine i znanja kojima se u sustavu na inovativan način koriste nova tehnološka rješenja i ostvaruje posredan utjecaj na kupce i dobavljače Prepoznavanje prilika za kvalitetnije izvođenje tekućih poslovnih procesa l (ako je naglasak na zamijeni postojećeg sustava novim to nije prepoznavanje prilike već kontinuirano poboljšanje) l tko je (na kojoj razini odlučivanja prepoznao priliku) i koliko će utjecaja i organizacijsko-tehnoloških sposobnosti imati za realizaciju

Zašto ERP l l l Postojeći sustav ima mnoštvo aktivnosti koje se obavljaju ručno ili postojeće aplikacije zahtijievaju puno ljudskog rada. l Aplikacije su nepovezane i ne mogu se dobiti sumarni podatci bez dodatnih manipulacija nad postojećim podatcima, l Komunikacija s poslovnim partnerima se odvija na tradicionalni način (telefon, fax) l Komunikacija s kupcima se odvija na tradicionalni način Operacije se odvijaju presporo i potrebno je puno ljudske kontrole Jedan te isti podatak unosi se na više različitih mjesta

Zašto ERP l l Nemogućnost korištenja novih tehnološih rješenja u označavanju proizvoda i njihovom inventuriranju Management se u odlučivanju oslanja pretežno na podatke i informacije koje ima u glavi odnosno na intiuciju u donošenju poslovnih odluka l Povijesne analize su nemoguće bez postavljanja bivših cjelovitih aplikacija i baza, vrlo često neusporedive s postojećim podatcima i zahtjevima l Preobilna i neiskorištena dokumentacija, necjeloviti izvještaji

PRISTUP RAZVOJU ERP-a Nemoguće je izgraditi učinkoviti programski sustav za korisnika koji ne zna što treba; sve što mu napravite nije ono što on “očekuje” (Majdanžić) Ako napravite sustav koji i budala može koristiti, samo budala će ga i koristiti (Shaw) Ako imate računalo pete generacije, softver četvrte, organizaciju treće a kadrove druge generacije sustav će raditi u drugoj generaciji (Srića)

Čimbenici izgradnje i uvođenja ERP sustava Podatci i informacije • Vlastiti razvoj na definiranoj platformi • Vlastita inicijalna analiza i definiranje zahtjeva, vanjska realizacija i impl. • Kupovina “on-the-shelf” i prilagodba • Potpuni outsoursing – nema vlastitog kadra za uvođenje i razvoj • Sustav u cjelosti • Skup procesa • Organizacijska cjelina Ljudski i financijski resursi Obujam projekta • Strateški ciljevi • Sve funkcije • Ključne funkcije • Taktički ciljevi • Operativni ciljevi • Mali broj podataka • Veliki broj podataka • Struktura podataka Veličina PS-a Poslovna djelatnost ERP Organiza cijska struktura Poslovni ciljevi i prioriteti Poslovni procesi • Mali sustav • Srednje veliki sustav • Veliki sustav • Transakcije • Povezanost • Složenost • Industrija • Ind 1 • Ind 2 …. . • Usluge • Ostalo • Poslovne funkcije • Upravljačke funkcije • Prostorna organizacija • Organizacijske cjeline

Pretpostavke za razvoj i implementaciju ERP-a l l Prepoznavanje svih čimbenika izgradnje i uvođenja i njihov utjecaj analize Procjena potreba i zahtjeva analize Procjena vlastitih resursa analize Uvođenje na temeljima najbolje prakse (Proven path)

Situacije l l l ERP zamjenjuje postojeći sustav s ciljem poboljšanja ERP poslovnih procesa U poslovnom sustavu postoje parcijalna rješenja nekih poslovnih procesa (moduli). Uvođenje ERP-a je prioritet U poslovnom sustavu uvedena su nedavno ili se uvode nove komponente poslovnog sustava. Što s ERP-om u kojeg se može integrirati ? ? ? Vremenski i radno scrpljujuće! ERP se uvodi u cjelosti i za sve funkcije i procese ERP se uvodi dio po dio – modul po modul

Uvođenje ERP-a: praktični (pragmatični) put; ERP u cjelosti Izvor: prevedeno i prilagođeno prema Wallace, Kretzmar, str. 34

Pragmatični put – karakteristike i opis faza Pretpostavke: l Nove prilike za poboljšanja l Zajednički ciljevi i integracija poslovnih procesa l Pritisak da se poboljšanja urade brzo i djelotvorno l l Koraci: Analiza i revizija postojeće situacije – da li je vrijeme za ERP, za cijeli ERP odjednom ili u dijelovima Inicijalno obrazovanje menadžera kako ERP funkcionira, što ga čini, što je potrebno za njegovu implementaciju (ovi se koraci prepliću)

Pragmatični put – karakteristike i opis faza Vizija i strategija – kako će poslovni sustav funkicionirati ako se uvede ERP l Analiza trošak – korist (što detaljnije i na temelju ključnih faktora) l Koje će se karakteristike procesa evidentno popraviti l Ići/Ne ići u projekt ERP-a; prethodne grube analize pokazat će da li je vrijeme za ERP Ako DA: l Urediti organizaciju projekta uvođenja ERP-a l Pokrenuti inicijalno obrazovanje i trening svih zaposlenih l Menadžment i srednji menadžment upoznati s modulom za poslovno planiranje i prodajne procese l

Pragmatični put – karakteristike i opis faza l l Upravljanje zahtjevima, planiranje i raspoređivanje procesa, poslova i kapaciteta Stvarati integracije podataka – točnih, pravovremenih, iz različitih područja, cjelovitih i primjereno strukturiranih l l l Povezivanje računovodstva i financija s prethodnim procesima Izbor softverskih rješenja između više ponuđenih alternativa Konfiguriranje i instalacija softverskih rješenja

Pragmatični put – faza II novih analiza, revizija i procjena l l Putevi k novim poboljšanjima Tekuća obrazovanja l Integracija procesa SCM-a – svih poslovnih procesa koji spajaju dobavnu i prodajnu stranu poslovnog sustava uz iskorištenje opcija za e-poslovanje u najširem smislu

Pragmatični put – faza III – proširenja i pojačanja za potporu korporacijskoj strategiji l Proširenje ERP softverskih mogućnosti pojedinih modula i dodavanje novih (Ljudski resursi, održavanje, projektiranje, razvoj proizvoda, sofisticirane financijske analize, napredne tehnike planiranja, poslovne inteligencije itd…. ) l l Iskorištavanje novih infrastrukturnih mogućnosti (mrežni sustavi, jezici i metajezici, web aplikacije…) Poboljšanje funkcionalnosti Proširenja na sve pogone Višestruke poslovne jedinice

Pragmatični put - preporuke l l l Uklopite postojeća dobra rješenja u ERP Upoznajte ERP prije no što ga odlučite implementirati Ne odugovlačite s rješenjem Ne budite pionir za testiranje neprovjerenih rješenja Upravljajte zahtjevima za promjenama l l Vodite računa o zahtjevima za izoliranim promjenama i o njihovom utjecaju na poduzeće u cjelini Zahtjevi se moraju odobriti i biti provjereni

PRISTUP RAZVOJU ERP-a l l Uvođenje ERP-a JE PROJEKT Postoje neke standardizirane faze - procedure u relizaciji takvih projekata koje su rezultat prakse koje su razrađene kroz metodološke okvire (SDLC, ARIS, COBIT, ITIL…) Projektne aktivnosti prilagođavat će se poslovnoj arhitekturi ali će i mijenjati poslovni sustav prilagođavajući ga novim tehnološkim rješenjima Sadašnja ERP rješenja rezultat su kontinuiranih aktivnosti poboljšanja postojećih sustava i zahtjeva poslovnih okruženja

Ciljevi i zadatci projekta uvođenja ERP-a l l Opći ciljevi: Rješavanje problema identificiranih u fazi analize sustava i SWOT analizi Realizacija vizije sustava po načelu najbolje prakse Rješavanje općih i posebnih zahtjeva koji su definirani u analizi zahtjeva l l l Posebni ciljevi: Učinkovit nadzor pojedinih poslovnih funkcija, procesa i zadataka u poslovnom sustavu Puna kontrola i praćenje svih troškova koji se u (pod)sustavu pojavljuju Učinkovito planiranje Eliminacija redundancija poslova i podataka Efektivna razmjena podataka među pojedinim poslovnim procesima i funkcijama i kontrolirani pristup pojedinim grupama podataka

Polazne pretpostavke l l l l l ERP bi trebao biti projektiran u skladu s postojećim organizacijskim sustavom tj. bez većih promjena u organizacijskoj strukturi Troškovi ERP-a moraju biti usklađeni s objektivnim mogućnostima poslovnog sustava ERP svojom arhitekturom i strukturom baze podataka mora predvidjeti budući razvitak poslovnog sustava i tehnoloških rješenja ERP mora biti maksimalno orijentiran korisniku Mora omogućiti brzi unos i kontrolu ispravnosti na mjestu unosa Da ima mogućnosti brzog pretraživanja zahtjevanog podatka (informacije) Pokrivenost svih ključnih poslovnih funkcija i procesa i modularni pristup Mogućnost razmjene podataka s programima opće namjene (uredskog poslovanja, CAD sustava, planera, Ugrađenost i prilagodljivost za opća i zakonska načela u kojima poslovni sustav sudjeluje

ERP SWOT analiza - prilike PRILIKE - interne l l l l poboljšana točnost i pouzdanost podataka, povećanje brzine obrade, kontrole i transparentnosti poslovanja te povećanje učinkovitost poslovnih procesa bolja komunikacija među odjelima i podsustavima planiranje na temelju podataka planska nabava i optimalno korištenje informatičke opreme upravljanje IT troškovima i investicijama upravljivost odnosa s potrošačima upravljivost odnosa s dobavljačima PRILIKE - vanjske l l Povećanje konkurentnih prednosti temeljem ERP-a Stvaranje osnova za eposlovanje l l l Na dobavnoj strani Na strani kupaca Stvaranje i održavanje veza s poslovnim sustavima iz okruženja (banke, institucije, osiguranja. . )

ERP SWOT analiza - prilike l Odnosi s kupcima: l l Planiranje proizvodnje: l l l l povećana sposobnost za vezane narudžbe i planiranje i raspoređivanje dobave a time i smanjenje troškova nabave kao i troškova skladištenja i vezivanja sredstava za skladište sirovina i materijala. Isporuka gotovih proizvoda l l bolji uvid u zahtjeve i potencijalne probleme i smanjenje vjerojatnosti za pogreške Upravljanje tokovima materijala i preciznim planiranjem isporuka Uvid u raspoloživost materijala u realnom vremenu Upravljanje dobavom: l l mogućnost vrednovanja efekata promjena u zahtjevima potrošača i optimizacija proizvodnog plana Mogućnost proizvodnje za narudžbe a ne za skladište (smanjenje zaliha i isključivanje zastarjevanja proizvoda Lakša kontrola proizvodnih tokova i povećana sposobnost praćenja izvršenja planiranih aktivnosti i narudžbi Planiranje zahtjeva za materijalima: l l Bolje planiranje i realizacija narudžbi kupaca Poboljšanja dokumentiranost proizvoda i proizvodnih procesa i udovoljavanje zahtjevima međunarodnog prometa Povećanje kvalitete proizvoda zbog praćenja proizvodnog procesa i evidencije izvora pogrešaka Računovodstveni i financijski tokovi integriraju se s procesima u nabavi, proizvodnji i prodaji i povećanje operativnih performansi poslovnog sustava u cjelosti

ERP SWOT analiza - prijetnje PRIJETNJE VANJSKE l Veća produktivnost konkurenata i niži troškovi l Bolja komunikacija konkurenata s okruženjem l Brži odzivi konkurenata na zahtjeve potrošača PRIJETNJE SPECIFIČNE ZA POSLOVNI SUSTAV l značajan opseg poslova za provođenje inicijativa za poboljšanje l troškovi uvođenja ERP sustava i provođenja razvojnih projekata l promijene u poslovnoj strukturi l potrebna prilagodba poslovnih procesa i modela poslovanja za uspješno uvođenje ERP sustava l gotova rješenja nemaju funkcionalnost “ po mjeri poslovnih procesa tvrtke, već se tvrtka mora prilagoditi”

ERP SWOT analiza - prijetnje PRIJETNJE - TROŠKOVI l l l l INDIREKTNI TROŠKOVI Vrijeme i troškovi zaposlenih uključenih u projekt Troškovi privremeno zaposlenih na mjestima onih koji su uključeni u projekt Troškovi koji se javljaju zato što nisu izvedene aktivnosti koje su zbog ERP-a odgođene Troškovi obuke koji se izvode van poslovnog sustava Troškovi internih resursa (IT odjela) Troškovi administriranja i održavanja sustava i interne tehničke podrške PRIJETNJE - TROŠKOVI DIREKTNI TROŠKOVI l hardware l operacijski sustav l licenca za DBMS l troškovi softwarskih licenci l troškovi dodatnih modula l troškovi lienci trećih strana l integracija troškova sofwtare-a trećih strana l prilagodba (software customization) l konverzija podataka l Upravljanje projektom l Konzultantske usluge l Obuka l troškovi putovanja i boravka ugovornih strana l upgrades

ERP SWOT analiza - SNAGA l l l l aplikacije razvijene “po mjeri” poslovnih procesa kvaliteta tima za razvoj i održavanje sustava, izrazito zadovoljstvo korisnika kvalitetom informatičke podrške prikupljanje informacija na izvoru uvođenje inovativnih rješenja pozitivan odnos menadžmenta i razumijevanje potrebe ulaganja u inovacije i razvoj informacijskog sustava pozitivno raspoloženje korisnika prema uvođenju novih rješenja radi bolje podrške poslovanju entuzijazam i spremnost informatičara na edukaciju i usavršavanje radi uvođenja i održavanja novih rješenja

ERP SWOT analiza - SLABOSTI l l l l ERP nije sastavni dio dugoročne strategije razvoja nema formalne metodologije za razvoj aplikacija i upravljanje projektima slaba koordinacija i kontrola rada informatičkih odjela nedostatak internog znanja, iskustva i resursa za upravljanje projektima razvoja informatički tim nema iskustvo i znanje potrebno za uvođenje i održavanje novih aplikacijskih sustava i tehnologija neadekvatno upravljanje ljudskim resursima ovisnost o ključnim radnicima neadekvatna raspodjela opsega poslova nedokumentiranost informacijskog sustava neadekvatno upravljanje IT troškovima i investicijama neintegrirani aplikacijski sustav koji ne omogućuje brzo dobivanje kritičnih poslovnih informacija nestandardna tehnološka opremljenost nelicencirani software nema ugovorenih očekivanih razina usluga za dobavljače nema plana edukacije korisnika i informatičara investicije u razvoj informacijskog sustava znatno niže od industrijskog prosjeka

ERP SWOT analiza l l l l Neka vam SWOT analizu napravi konzultantska kuća jer sami ćete: Potcijeniti probleme Precijeniti sposobnosti Podilaziti voditeljima Previdjeti nedostatke Biti skloni pojednostavljivati Povlađivati najupornijima koji izbjegavaju promjene

Analiza zahtjeva l l l Načelni zahtjev: što je to što u stvari želimo uraditi i kako; Načelni odgovor; na način “najbolje prakse” u području u kojem poslovni sustav djeluje PROBLEM: može li se to i ostvariti i što je u suglasju s poslom u kojem smo i procesima koji se u njemu dešavaju Definiranje zahtjeva uključuje brojne sudionike i vremenski je zahtjevno; rezultat su brojni dokumenti Analiza postojećih zahtjeva i analiza novih zahtjeva l Ovisno o promjenama koje će se pojaviti, osobama koje će ga iznijeti, poboljšanjima koje će se zahtjevati l Pitanje: što se stvarno zahtjevom želi postići a što je relevantno za posao i izvođenje procesa Obujam zahtjeva – da li je zahtjev lokalni ili utiče i na druge zahtjeve u sustavu i kako.

Utvrđivanje zahtjeva l l Proizlaze iz analize procesa i tokova podataka, iz aktivnosti sudionika analize i ciljeva projekta Pristup: l l l Dekompozicija procesa i funkcija (problem: dokle ići u dekompoziciji – razine) Tko će i kako izvesti dekompoziciju procesa Identifikacija ulaza i izlaza Identifikacija podataka i obrada Primjer: isporuka finalnih proizvoda (IDEF 0 kontekstulani, detaljni, DFD, EPC, workflow)

Utvrđivanje zahtjeva l Ključni zahtjevi i realni zahtjevi l l l Zahtjev po IEEE Prioriteti zahtjeva Problemi s promjenama procesa (npr. pretvorba manuelnog u automatizirani) i promjenama zahtjeva Dinamika promjena u zahtjevima Priroda zahtjeva za: l l Ulaznim podatcima i sučeljima za njihov unos Vrstama obrade i sučeljima za prikaz rezultata obrade Nadzorom nad procesima i sučeljima za nadzor Izlaznim podatcima i sučeljima za prikaz

Analiza troškovi-koristi TROŠKOVI l Kategorije troškova: ABC kategorizacija A = Ljudi, B = Podatci, C – ICT-OPREMA (hardver i softver) l Novi hardver nužan za ERP (računala, periferije, aktivna i pasivna mrežna oprema) l Softver l Operacijski sustavi (na serverima i radnim stanicama), l Programi opće namjene (za uredsko poslovanje), CAD l Programi trećih strana i njihovo povezivanje s ERP-om l DBMS – licenca l Zaštita l Aplikacije za pojedine module l Sučelja za povezivanje aplikacija i programa opće namjene l Uvjetno SCM i/ili CRM l Troškovi instalacije, konfiguriranja, testiranja i debagiranja l Dokumentacija l Održavanje

Analiza troškovi-koristi TROŠKOVI B = Podatci l Obuhvaćaju troškve prikup. Ijanja i održavanja podataka l Oprema za označavanje proizvoda/materijala/dijelova i oprema za smještaj i kretanje u skladištu l Oprema za čitanje i unos podataka o proizvodu (skeneri, RFčitači) l Redizajn pogona i skladišta zbog nove opreme za smještaj podataka/proizvoda l Ciklični troškovi (u toku godine) za unos i održavanje podataka l Novi kadrovi potrebni za unos i održavanje podataka (u pojedinim transakcijskim bazama, u skladištima i pogonima) l Troškovi podatkovnih centara (npr. call centar ili arhiva)

Analiza troškovi-koristi TROŠKOVI A = Ljudi l Projektni tim i ostali posredno i/ili neposredno uključeni u implementaciju ERP-a l Obuka (uključuje putovanja i smještaj) vlastitih kadrova l Troškovi obučavatelja l Profesionalno usmjeravanje (specifična znanja) o poslovnim područjima i ERP-om koji ih podržava l Indirektno povećanje plaća za privremene poslove i poslove koji će doći nakon implementacije ERP-a

Analiza troškovi-koristi KORISTI l Povećana prodaja, kao direktan rezultat poboljšanih usluga prema kupcima. l l Povećanje produktivnosti rada l l Isporuka na vrijeme svo vrijeme Isporuka u kraćem vremenu od konkurencije Vrijeme utrošeno na povećanje prodaje a ne na ispravke krivih isporuka Kroz bolje usklađivanje svih potrebnih komponenata u proizvodnji i smanjenje odgoda i čekanja za pojedinu komponentu Kroz smanjenje necjelovitih isporuka, iznenadnih zamjena i skraćenog vremena za isporuku Kroz smanjenje bespotrebnih prekovremenih sati. Smanjeni troškovi nabave l ERP omogućava ispravno planiranje i raspoređivanje poslova i bolju vidljivost procesa a time i dobavljačima jednostavnije planiranje po nižim troškovima

Analiza troškovi-koristi KORISTI l Smanjenje zaliha Efektivno upravljanje zahtjevima za proizvodima, i planiranje rezultira u vezivanju manjih sredstava na zalihama kako sirovina, materijala, tehnologije, poluproizvoda tako i gotovih prozvoda l Smanjenje zastarijevanja proizvoda u mnogim industrijama proizvodi brzo zastarijevaju (prehrambena, tekstilna, tehnološi brzo promjenjiva. . . ) i izuzetno je važno proizvode isporučiti na tržište u pravo vrijeme; loše isplanirana isporuka rezultirat će značajnim padom prodaje, velikim sniženjima i neplanirano nižim prihodima (to su tzv. skriveni troškovi prodaje koji će zahtjevati nove marketinške akcije i/ili povećane troškove zaliha) l Smanjenje troškova kvalitete Ispravno planiranje, terminiranje i raspoređivanje proizvodnje rezultira u stabilnom proizvodnom okruženju što znači manje škarta i manje nagomilanih isporuka za kraj razdoblja (mjeseca, kvartala. . . ) kao i manje troškove reklamacija i popravka neispravnih proizvoda l Smanjeni troškovi prijevoza Kako unutrašnjeg tako i vanjskog zbog bolje popunjenosti prijevoznih sredstava

Analiza troškovi-koristi KORISTI l Eliminiranje potreba za (fizičkim) godišnjim inventurama Podatci u ERP-u bi trebali biti dovoljno točni za prihvaćanje inventurnih stanja bez potrebe prekida radnih procesa i višednevnog zatvaranja poduzeća. l Smanjene potreba za prostorom Bolje gospodarenje zalihama sirovina, materijala, nedovršene proizvodnje i gotovih proizvoda rezultira smanjenjem veličine skladišnog i pogonskog prostora i troškova s tim u vezi (gradnje, održavanja) l Smanjenje troškova penala u isporuci l Poboljšani tokovi gotovine (cash flow ) Niže zalihe znače bržu konverziju materijala i rada u gotovinu kojom se u pravilu stiču znantne prednosti na tržištu l Povećanje produktivnosti indirektne radne snage ERP-om vođena kompanija omogućit će npr. vanjskim prijevoznicima i špediterima povećanu produktivnost

Analiza troškovi-koristi POSREDNO MJERLJIVE KORISTI l Raspoloživost informacija i mogućnost brzih priprema varijanti za analizu kod donošenja poslovnih odluka l Prenošenje rutinskih i zamornih poslova s čovjeka na računalni sustav l Brža izrada i analiza izvještaja l Bolje korištenje proizvodnih kapaciteta l Poboljšanje tokova sirovina i materijala u proizvodnom procesu

Analiza troškovi-koristi NEMJERLJIVE KORISTI l Bolji imidž poduzeća i veće zadovoljstvo kupaca l Pobošanje ukupne organiziranosti poslovnog sustava l Poboljšanje kvalitete rada pojedinih funkcija l Jasnija podjela odgovornosti i preciznije praćenje izvršenja zadataka l Standardizacija radnih postupaka Wallace, 87 -99, Majdandžić, 125 -128

Analiza troškovi-koristi l Primjer – tablica XLS

Tko će i kada napraviti costbenefit analizu l l l CB analiza mora biti zajednički poduhvat svih koji prepoznaju mjerljive koristi i troškove od uvođenja ERP-a CB analiza trebala bi uslijediti već nakon prvog obrazovnog ciklusa U njoj moraju sudjelovati menadžeri poslovnih funkcija, poslovnih odjela i menadžeri operativnih procesa

ERP IZBOR ISPORUČITELJA ERP - SUSTAVA

Izbor dobavljača ERP- sustava Važan je zbog: l Kvalitete i cijene softvera l Obuhvata i prikladnosti za područje u kojem djelujemo l Kvalitete i cijene edukacijskog procesa l Kvalitete i cijene postimplementacijskih usluga Pristup l Slučajnim (sretnim ? ? ? ) izborom iz ponude na tržištu l Susjed do naših vrata l Poznato ime l Već prisutan u ugovorima l Sistematično i rigorozno vrednovanje

Procjena dobavljača l l Faza 1: pronaći tko je prisutan na tržištu (generiranje inicijalne liste; u pravilu internetskim pretraživanjem; profesionalac 2 -6 tjedana rada) Faza 2: generiranje skraćene liste dobavljača koji bi mogli udovoljiti našim zahtjevima (tabelarni prikazi zahtjeva i mogućnosti različitih dobavljača da ih riješe) Faza 3: reduciranje skraćene liste na one koji se procjenjuju najprikladnijima Faza 4: konačan izbor

Kriteriji za formiranje skraćene liste Faza 2. : kriteriji l Geografski položaj dobavljača; vjerojatno ćete preferirati domaćeg dobavljača odnosno predstavnika stranog dobavljača koji ima sustav prilagođen govornom području i zakonskim okvirima područja u kojem djelujete l Orijentacija aplikacije na zahtjeve; preferirat će se dobavljač čiji sustav funkcionira u području u kojem djelujemo l Specifični funkcionalni zahtjevi; preferirat će se potencijalni dobavljač koji je u stanju udovoljiti specifičnim zahtjevima (softverskim ili hardverskim) l Broj cjelovitih instalacija u ciljanom sektoru u protekle tri godine

Kriteriji za formiranje skraćene liste Faza 2. : kriteriji l Detaljna i potpuna procjena troškova za dati broj korisnika i punu funkcionalnost l Veličina organizacije dobavljača ; (kadrovska i financijska) i procjena njegove sposobnosti da podrži cjelokupni proces uvođenja ERP-a i njegov budući razvoj l Profitabilnost i cijena kretanja dionica; ranjivost dobavljača na nemogućnost budućeg razvoja i proširenja i ispunjavanja ugovornih obveza (upgrade, dodatni moduli, tehnički razvoj) l Inicijalne impresije; intuitivni osjećaj baziran na prvom kontaktu s potencijalnim dobavljačem; vrlo subjektivan kriterij i treba ga svakako nadopuniti s ostalima Izvor: Harwood, 74

Reduciranje skraćene liste na tri-četiri dobavljača; kriteriji Kriterij Zašto Parametar Da li softver radi ono za što je namienjen; Kakvih dodatnih alata ima Ključne funkcionalnosti, moduli/sučelja (ODBC usklađenost), SQL usklađenost, dodatni alati /baza podataka/ platforma Da li je implementacija strukturirana s jasnim uvidom u rizike mogućih pogrešaka Vremenski okvir, politika osuvremenjivanja softvera dobavljača, (partnera ili konzultanta) Troškovi Da li su prihvatljivi, kakvi su u osnosu na predviđene koristi Hardver, baza podataka, aplikacije za dati broj korisnika, implementacijska podrška / obuka/ održavanje/ dodatni alati Organizacijski kredibilitet/ održivost Hoće li dobavljač ostati u poslu za svo vrijeme predviđenog života softvera nakon implementacije Porijeklo /povijest/ financijski rezultati/ kretanje cijena dionica Funkcionalnost Implementacijski pristup

Reduciranje skraćene liste na tri-četiri dobavljača; kriteriji Kriterij Zašto Parametar Iskustva u implementaciji u ciljanom sektoru Da li su aplikacije uspješno primjenjene u zahtjevanom okruženju. Hoće li dobavljač moći osigurati koristi temeljem iskustava u sektoru Implementacijska statistika/ klijenti / web mjesta referenci Potpora za vrijeme i nakon implementacije Da li će ekspertize biti raspoložive kad budu zatjevane Priroda podrške/ lokalna podrška/ web / telefon Reputacija (među klijentima, pregledi i prikazi, specijalizirani tisak) Što se o dobavljaču može saznati od drugih Način na koji dobavljač odgovara na zahtjeve Kako će se dobavljač ponašati nakon potpisa ugovora Da li će ga se morati juriti ? Pravci razvoja u slijedećih pet godina Postoji li vizija gdje će tehnologija biti u slijedećih pet godina i kako će podržavati aplikacije Pravci razvoja i strategije / softver/ sredstva za istraživanje i razvoj Izvor: Harwood, 75

Predstavljanje softvera l l Uspoređuju se zahtjevi kupca i način kako ih ispunjava dobavljač; Nužna pažljiva evidencija funkcionalnosti svakog dijela aplikacije i pravljenje zabilješki prema pojedinim kriterijima

Konačan izbor dobavljača l l l Detaljna analiza i uključivanje korisnika (budućih “vlasnika” aplikacija Ocjena uskog kruga dobavljača prema izabranim kriterijima Izrađuje se lista kriterija i prepušta ocjenjivačima (potencijalnim korisnicima) iz poslovnog sustava da ocjenjuju testirane sustave s naglaskom na isticanju razlikovnosti između potencijalnih sustava Izrađuje se sustav bodovanja (kriterij i težina tog kriterija) Definiranje tima za donošenje odluke

Pregovaranje i ugovaranje l l Što je predmet ugovaranja Kako pregovarati Pregovaranje obuhvaća mnoštvo detalja i treba voditi računa o vremenu Dobavljač će ponuditi “standardni” ugovor kojeg treba pažljivo analizirati

Pregovaranje i ugovaranje Sadržaj ugovora l definiranje sadržaja ugovora l cijena i uvjeti plaćanja l isporuka (kada i gdje i pod kojim uvjetima) l obuka korisnika l prava i vlasništvo nad sfotverom l softverska licenca l softver trećih strana l operacijski sustav l hardware l obveze i odgovornosti l garancijski rokovi l softverske pogreške i uvjeti njihova ispravljanja l softverska podrška u budućnosti l nove verzije programa l istek licencnih prava/obveza

Preporuke kupcima (1) l l l Procjena da li ERP rješenje koji namjeravaju kupiti stvarno odgovara njihovim potrebama Tržišno orjentirane organizacije koje nastoje biti i ostati po nečemu posebne i prepoznatljive te ostvariti ili zadržati kompetitivnu prednost nad konkurencijom, trebale bi prednost dati izgradnji sustava po vlastitoj mjeri. Organizacije koje se bave proizvodnim djelatnostima za koja postoje gotova rješenja pažnju moraju usmjeriti na prikladnost i primjenjivost gotovih rješenja (primjerice diskretna naspram kontinuirane proizvodnje, sastavnice poluproizvoda i proizvoda naspram opisa proizvodnih procesa). Analiza troškova i koristi, s posebnom pažnjom na omjer troška prilagodbe poslovanja rješenju naspram troška prilagodbe rješenja poslovanju. Definiranje vlastite metrike za vanjske suradnike-konzultante, pri čemu bi trebalo vrednovati rezultate njihovog rada, a ne samo nazočnost vanjskih suradnika. Izvor: Fertalj, K. T&all: KOMPARATIVNA ANALIZA PROGRAMSKE POTPORE INFORMACIJSKIM SUSTAVIMA U HRVATSKOJ, str. 19

Preporuke kupcima (2) l l l Dodatni kriterij za uspješnost vanjskih suradnika može biti nezavisni test znanja vlastitih djelatnika koji su trebali biti osposobljeni od strane vanjskih suradnika. Definiranje metrike za vrednovanje i upravljanje vlastitim IT osobljem koje uključuje: l poduku i maksimalno iskori. tenje unutarnjih ljudskih resursa, l nagrađivanje prema uspješnosti realizacije, l spremnost na kadrovske promjene, to jest zamjene precijenjenih djelatnika, l sprječavanje mogućih ucjena i zloporaba do kojih može doći nakon što izvođači kroz informatizaciju postanu svjesni slabosti organizacije. Osiguranje isporuke prihvatljivih rješenja od strane vanjskih ugovaratelja, koje se postiže preciznim ugovaranjem poslova koje treba napraviti, definiranjem testa prihvatljivosti ugrađene programske podrške te ugovaranjem plaćanja po isporuci programske podrške koja ispunjava ugovorene zahtjeve. Izvor: Fertalj, K. T&all: KOMPARATIVNA ANALIZA PROGRAMSKE POTPORE INFORMACIJSKIM SUSTAVIMA U HRVATSKOJ, str. 19

Preporuke kupcima (3) l l l Planiranje izgradnje i održavanja, koje uključuje izradu studije izvedivosti i upravljanja rizicima. Ugovaranje probne instalacije i/ili probnog (pilot) projekta kojim se dokazuje da će ugradnja uspjeti te da će novi sustav raditi barem jednako dobro kao i postojeći sustav. Procjena alternativnih strategija informatizacije: l Frontalno uvođenje u cijeloj organizaciji (takozvani Big Bang), koje prečesto završava neuspjehom zbog velikih napora i utroška resursa te se danas izbjegava. l Strategija koncesija (tzv. Franchise Strategy), to jest instalacija nezavisnih podsustava uz integraciju samo zajedničkih procesa (npr. financijsko knjigovodstvo). l Strategija usmjeravanja na nekoliko ključnih poslovnih procesa (Slamdunk), pogodna za manje tvrtke koje nisu spremne za cjelovita ERP rješenja. Izvor: Fertalj, K. T&all: KOMPARATIVNA ANALIZA PROGRAMSKE POTPORE INFORMACIJSKIM SUSTAVIMA U HRVATSKOJ, str. 19

ERP IMPLEMENTACIJSKI CIKLUS

Faze uvođenja ERP-a l l l l Definiranje ciljeva i zadataka projekta i početnih pretpostavki Snimak i analiza postojećeg stanja (dijelom rješena u SWOT analizi) Analiza sadržaja i tokova dokumenata Analiza šifarskog sustava Organizacija prikupljanja, unosa i zaštite podataka Struktura sustava Opis sadržaja baza podataka

Faze uvođenja ERP-a l l l l l Opis i nacrti izlaznih izvještaja Procesi, događaji i osnovni algoritmi glavnih programa Plan uvođenja podsustava i modula Prijedlog računalne osnove – arhitektura sustava Plan obuke korisnika Prijedlog organizacije i rada na uvođenju ERP-a Implementacija Prijenos podataka Daljnji razvitak ERP-a (Prilagođeno prema: Majdandžić, Izgradnja informacijskih sustava proizvodnih poduzeća, str. 34)

Osnovni podatci o poslovnom sustavu - poduzeću l l l Kratki povjesni razvitak i današnji status Opis proizvodnog/uslužnog programa (kvalitativno i kvantitativno) Organizacijska struktura – shematski prikaz organizacijskih jedinica i veza među njima Upravljačka struktura – upravljačka shema (u opisima se mogu dati prikazi manjkavih stavaka i prve inicijalne ideje za poboljšanje odnosno željeno stanje)

Implementacijski ciklus ANALIZA PROCESA I FUNKCIJA

Snimak i analiza postojećeg stanja Analiziraju se zadatci i način rada org. jedinica s ciljem: l Određivanja osnovnih zadataka org. jedinica u radnim procesima l Određivanje tokova informacija u organizacijskim jedinicama l Veze OJ s drugim OJ na zajedničkim procesima l Potrebe OJ za podatcima u procesu l Vrednovanje ICT infrastrukture l Definiranje promjena i pretpostavki za uspješnu impementaciju ERP-a l Prijedlog poboljšanja učinkovitosti OJ u obavljanju aktivnosti u procesima u kojima sudjeluje l Razmjena podataka OJ i okruženja l Usporediti: kako je i kako bi trebalo biti u budućnosti

Struktura sustava Pristup l Modularno prema funkcijama l Zajednički podsustavi (zajedničke šifre, rječnik podataka i tablice zajedničkih podataka za sve podsustave l Podsustav administratora baze podataka s programima za administriranje baze (dodjeljivanje prava i zaporki, izbor i kreiranje dokumenata, način rada sa skladištem podataka. .

Strukturiranje sustava – funkcijski pristup Modul – određuje funkcije odjela ili zasebnog posla

SNIMKA STANJA – PROCESI ; DT UPRAVLJANJA MATERIJALOM Izvor: Majdandžić, 102

Procesi, događaji i osnovni algoritmi glavnih programa l l l Primjer: PROCESI I DOGAĐAJI U SLUŽBI NABAVE Služba nabave dobiva specifikaciju materijala, opreme ili trgovačke robe u obliku naloga za nabavu. Referenti šalju upite dobavljačima. Za eventualne promjene upita šalju nadopune. Dobavljači vraćaju referentima svoje ponude. Referenti ih uspoređuju i izabiru optimalan s obzirom na cijenu, rokove, kvalitetu i uvjete isporuke. Dobavljaču se šalje narudžba ili ugovor i od njega očekuje potvrda narudžbe. U skladu s dogovorenim načinima plaćanja od dobavljača očekuje se predračun. Za veće iznose sukcesivnih isporuka i odgođena plaćanja dobavljač može tražiti jamstva za plaćanje (zadužnica, bankovna garancija). Isto tako nabava može tražiti kontra garancije za slučajeve većeg avansa. U skladištu dobavljača se pravi otpremnica koja prati robu na putu a u skladištu kupca se pravi primka vezana uz narudžbu. Materijal se kontrolira kvalitativno i količinski. U slučaju manjkavosti pravi se zapisnik i šalje reklamacija dobavljaču. Za otpremnicom se šalje račun, atesti i jamstva. Majdandžić, 113 -121, 333 -343, 349 -353

Poslovni procesi i događaji u nabavi l l l l Preuzimanje naloga za nabavu Otvaranje novog naloga za nabavu Slanje upita dobavljačima Dopuna upita dobavljaču Ponuda dobavljača Dopuna ponude dobavljača Izbor dobavljača Tehnička ovjera ponude Slanje narudžbe dobavljaču Dopuna narudžbe Potvrda narudžbe i evidencija Prijem robe – otpremnica dobavljača Evidencija reklamacija - zapisnik Prijem računa dobavljača l l l l l Ispostava računa u druge službe Traženje jamstava za narudžbu Dobivanje potrebnih jamstava za narudžbu Traženje potrebnih atesta Dobivanje potrebnih atesta Traženje bankovnih jamstava Dobivanje predračuna od dobavljača Plaćanje predračuna dobavljaču Plaćanje po osnovi računa

Poslovni događaji u nabavi Poslovni događaj karakteriziraju: 1. Veza s ugovorom, narudžbom, radnim nalogom – veza na način obračuna u Kn ili drugoj valuti 2. Datum nastanka poslovnog događaja koji određuje tečaj za predračun u Kn ili valuti 3. Vrijednost u Kn se unosi ili preračunava u ovisnosti o točki 1 4. Vrijednost u valuti

Poslovni procesi – nabava - Prikaz pomoću dijagrama toka

Veza na skladišno poslovanje l l l l l Pregled ulaza u zadanom razdoblju Po materijalima Po nalozima Pregled internih narudžbi i evidencija realizacije Obrada prijema materijala, robe, alata Obrada izdavanja materijala, robe, alata Obrada promjene mjesta skladištenja Obrada reversa Upravljanje zalihama uz alarmiranje minimuma Pregled stanja zaliha materijala po skladištima ili pogonima Pregled izlaza po radnim nalozima Pregled izdanih materijala na revers Analitička kartica materijala, robe, dijela Automatsko kreiranje inventurne liste Formiranje početnog stanja nakon inventure Mogućnost korekcijena Mogućnost rezervacije materijala, robe na skladištu Generiranje izvještaja za materijalno i skladišno poslovanje l l l l l Pregled proknjiženih naloga za knjiženje za ulaze i izlaze s kolonama za brojeve i datume knjiženja Pregled inventurnih razlika Dnevnik knjiženja Šifrarnik mjesta i nostielja troškova Promet po mjestima i nositeljima troškova Analitičke kartice konta zaliha l Po ulazima i izlazima l Po materijalima l Nositeljima troškova Pregled ostvarenih troškova po pojedinačnim materijalima l Po nositeljima, mjestima troška i kontima Pregled ostvarenih ukupnih troškova l Po nositeljima, mjestima troška, kontima Dokumentacija za korištenje funkcije nabave i skladišnog poslovanja Ostala izvješća

Implementacijski ciklus DOKUMENTI

Analiza sadržaja i tokova dokumenata Dokumenti predstavljaju nositelje podataka i informacija. Mijenjaju se s promjenom organizacije, kreiraju se “izvana”, zastarjevaju Svrha analize dokumenata l Utvrditi stvarno potreban broj dokumenata tj. izostaviti one koji nose u različitom rasporedu iste podatke l Utvrditi dokumente koji cirkuliraju a koji se mogu definirati kao forme (sučelja) na zaslonu računala l Utvrditi izvješća koja se mogu kreirati na zaslonu računala l Izostavljanje dokumenata koji su kreirani za formatizirani unos podataka l Izostavljanje suvišnih podataka s dokumenata i ergonomičniji raspored rubrika na zaslonu za interaktivni rad l Istraživanje mogućnosti unosa digitaliziranih podataka putem magnetnih i drugih nositelja a ne ručno

Analiza sadržaja i tokova dokumenata Koraci l Popis dokumenata i drugih oblika pismenog i usmneog komuniciranja l Obrada dokumenata po učestalosti zahtjeva, broju polja i vremenu za popunjavanje, l Prijedlog smanjenja broja dokumenata koji kruže u okviru iste funkcije, l Prijedlog smanjenja polja koja predstavljaju redundanciju l Određivanje broja polja koja ostaju neophodna za funkcioniranje erp-A l Određivanje dokumenata i polja koja će biti dobivena u interaktivnom radu

Snimka stanja dokumenata l Obavlja se putem upitnika (tablica); za popunjavanje odgovorni su voditelji odjela (službi ODJEL (SLUŽBA) Šifra: POPIS DOKUMENATA R. br. Naziv dokumenta Šifra odakle dolazi Broj kopija Mjesto odlaganja str. Oblik izvještaja Učestalost D M G P A I M G Učestalost: broj pojavljivanja u danu (D), mjesečno (M), godišnje (G) ili povremeno (P) Oblik izvještaja : A - automatski izlaz iz računala, I - izvještaj izrađen i popunjen u obliku tabela, M - izvještaj u obliku pisanog teksta, G - izvještaj u graf. obliku Izvor: Majdandžić, str. 65

Analiza dokumenata i potrebnih polja l l Obavlja se tabličnim i grafičkim prikazima. Procjenjuje se: Vrijeme potrebno za popunjavanje ili ispis dokumenta Frekvencija pojavljivanja dokumenata i rangiranje po operativnoj važnosti Tablično i grafički prikazuje s cirkulacija dokumenata među organizacijskim jedinicima

Analiza dokumenata i potrebnih polja Šifr. org. jedinice Broj dokumenata Dolazi iz drugih org. jed. Dolazi iz Okruženja Dolazi iz dijelova org. jed. UKUPNO Dostavlja se okolini Broj dokumenata po mjestu prijema Šifr. org. jedinice Broj dokumenata Ostaje u odjelu Dostavlja se drugim odjelima UKUPNO Broj dokumenata po mjestu nastajanja

Analiza dokumenata i potrebnih polja Godišnje ukupno vrijeme za izradu Šifra OJ Broj dokumenata godišnje D I P A G SO IO NO OK UKUPNO Vrsta dokumenata Put dokemanata D – dokument kao postojeći formatizirani nositelj koji se ispunjava u odjelu I – pisani izvještaj nadređenoj funkciji ili okolini P – propis, uputa ili odluka koja se kao dokument daje podređenoj ili paralelnoj funkciji G – grafički oblikovani izvještaj SO – Org. Jed. Šalje podatke sama sebi tj. dokument cirkulira u okviru OJ IO – OJ šalje dokument drugoj OJ ili funkciji NO – OJ šalje dokument nadređenoj OJ ili funkciji OK – OJ šalje dokument okruženju

Shema kolanja dokumenata

Analiza šifarskog sustava i potrebe za prilagođavanje ERP-u l l Šifarski sustav – jedinstveni način označavanja roba, materijala, dokumenata, osoba, imovine… Izrađuje se po posebnim algoritmima Šifra – numerička, znakovna ili kombinirana oznaka onog što se šifrira Zahtijeva vrijeme i sredstva za kreiranje ali značajno ubrzava rad sustava

Implementacijski ciklus PODATCI

Organizacija prikupljanja, unosa i zaštite podataka ERP je korisniku orijentiran i odgovornost za unos, točnost i pravodobnst prenosi se na korisnika Faze: l Priprema i preuzimanje podataka s izvornih dokumenata, datoteka ili baza podataka l Ažuriranje podataka i unos promjena l Obrada podataka l Spremanje i zaštita podataka Izvor: Majdandžić, 84 -94

Priprema i preuzimanje podataka s izvornih dokumenata, datoteka ili baza podataka Oblici l Pripremljeni obrasci na koje se upisuju podatci za unos l l l Obrasci su formatizirani – imaju raspored ulaznih slogova s definiranim poljima Popunjavaju se ručno i podatci se naknadno prepisuju u bazu, potrebni pomoćni dokumenti za ispravan unos; zastarjelo – napušta se (pr. Majdandžić, 86) Dokumenti koji ostaju u svom izvornom obliku; formatiziraju se polja koja se unose uz dodavanje identa ulaznog sloga; u pravilu interni dokumenti poduzeća koji imaju arhivsku važnost (pr. Majdandžić, 87)

Priprema i preuzimanje podataka s izvornih dokumenata, datoteka ili baza podataka l Neposredan interaktivni unos u računalo putem sučelja (forme) za unos s programom logičke kontrole l l l Preptostvaka da unos obavljaju korisnici na mjestu pojave podataka; uvjet-mreža lokalnih radnih stanica s aplikacijama i povezanim s bazom podataka (pr. Majdandžoć, 89) Unos putem laserskih čitača oznaka na dokumentima (štapičasti kod) i prijenos memoriranih podataka u bazu Unos putem RF terminala za čitanje RFID oznaka

Ažuriranje podataka i unos promjena; Obrada podataka l Nakon unosa zajedničkih podataka obavlja se kontrola i testiranje podataka l Podatci: osnovni (matični) podatci l l Podatci koji se unose kontinirano i interaktivno na mjestu nastajanja l l Podatci o radu na gradilištu, smjenskoj nazočnosti radnika, dnevnom učinku, potrošnji materijala i energenata. . . Podatci koji se unose nakon određene pojave l l Podatci o partnerima, zaposlenicima, proizvodima, tehnologiji, kapacitetima, Prijem i izdavanje materijala, evidentiranje ponuda, upita. . . Podatci koji se unose kao priprema za određenu obradbu; podatci u posebnim transakcijskim bazama i datotekama koji se prenose u druge datoteke i baze uz izostavljanje viška polja i dodavanje novih polja l Podatci za obračun plaća, obračun PDV-a. . .

Spremanje i zaštita podataka Problem zaštite: l Zaštita podataka i informacija od gubitka i neovlaštenog korištenja l Zaštita raspoloživih računalnih resursa od krađe, gubitka i neovlaštenog korištenja l Zaštita softvera od krađe i uništenja l Zaštita intelektualnog vlasništva

Opis sadržaja baza podataka l l l Tip baza – pretežito relacijski Entiteti, atributi i relacije Sustavi za upravljanje bazom podataka (DBMS) Funkcije za definiranje baze Funkcije za manipulaciju nad podatcima Upravljačke funkcije l l l Funkcije zaštite Funkcije osiguranja integriteta Funkcije statističkog praćenja rada baze Izvor: Majdandžić, 96 -105

Opis sadržaja baza podataka l Relacijske baze podataka

Entiteti i odnosi

Prevođenje podataka iz postojećih aplikacija l l l Mora se pažljivo planirati jer može rezultirati nepotpunim, netočnim ili neupotrebljivim podatcima U svim poslovnim sustavima postoje aplikacije s unesenim i sređenim podatcima Inicijalno: usporediti nove i stare procese i potrebne podatke; Iskoristiti rječnik podataka i metapodatke ako postoje Procijeniti podatke za koje morati postojati vrlo visoka točnost (95 -100%)i podatke za koje postoji prihvatljiva granica tolerancije (neka je točno npr. 87% podataka)

Prevođenje podataka Pitanja na koja treba imati odgovore: Koji se podatci zahtjevaju u novom sustavu l Mogu li se podatci prenijeti iz starog sustava i kako l Koji se podatci zahtijevaju a koji nisu u starom sustavu l Postoje li ti podatci negdje drugdje i kako se najlakše mogu unijeti l Kako će se podatci pročistiti l Koji (statički) podatci mogu biti prenešeni prije nego se starta s novim sustavom l Koji dinamički (transakcijski) podatci se prenose prije zadnje uporabe starog sustava l Tko će i kada provjeriti podatke l Tko će i kada unijeti podatke l Kako će se upravljati procesom unosa podataka l Kako će točnost podataka biti verificirana Harwood, 154 l

Prevođenje podataka Problemi koji se javljaju pri prevođenju i o kojima trebaju voditi računa i ERP dobavljači i korisnici: l Različita dužina polja (atributa) l Različite šifre (dokumenata, mjera, materijala) l Različita struktura podataka i potrebne dopune nakon prijenosa l Različite razine organizacije podataka (datoteke, baze podataka) l Nedostatak programske dokumentacije kod korisnika l (Ne)mogućnost programske provjere ispravnosti prijenosa

Primjer prevođenja podataka Izvor: http: //www. dbconvert. com/conversion. php

Primjer sinhronizacije podataka Izvor: http: //www. dbconvert. com/conversion. php

Implementacijski ciklus IZVJEŠĆA

Opis i nacrti izlaznih izvještaja Većina se izvješća može brzo generirati iz baza podataka (programi: generatori izvještaja) l Za izvještaje koji zahtijevaju složene algoritme potrebno je izraditi programe za kreiranje izvješća Vrste izvješća: l Standardizirani izvještaji koji se zahtjevaju kao nositelji poslovnih i tehničkih informacija; postojeći koji se zadržavaju, koji se dijelom modificiraju ili potpuno novi l Izvještaji po zahtjevima rukovoditelja l l Dnevno ili po smjenama, tjedno, mjesečno, kvartalno (izgled: pisani, tablični, grafički) Izvještaji prema zahtjevima korisnika Izvještaji – dokumenti koji su definirani tijekom izrade projekta Majdandžić, 105 -112

Opis i nacrti izlaznih izvještaja l Posebna sučelja za izbor izvještaja (u pisanom obliku, na zaslonu ili datoteci) Primjer: Majdandžić, 113 l l l Svi dokumenti na izabranom skladištu ili svi dokumenti na svim skladištima Izabrani dokument na izabranom skladištu ili svim skladištima Izabrani dokument za izabrano razdoblje Izbor iz skupa dokumenata po broju dokumenata Izbor dokumenata po statusu l l l Izbor dokumenata za partnera Izbor dokumenata po mjestu troška Izbor dokumenata za izabrani radni nalog Izbor dokumenata za klasifikacijsku grupu materijala ili proizvoda Izbor dokumenta po kontu Izbor dokumenta po lokaciji u skladištu

Implementacijski ciklus PLAN UVOĐENJA MODULA

Plan uvođenja podsustava i modula Ovisi o: l Prioritetima l Raspoloživim rješenjima i potrebnim doradama l Vremenu za izradu pojedinih modula l Stvorenim pretpostavkama za uvođenje pojedinih modula l Prirodnom slijedu uvođenja pojedinih modula l Obučenosti kadrova l Izboru varijante računalne osnovice l l l Prirodni slijed (može ovisiti o vrsti poslovnog sustava): Unos i primjena zajedničkih podataka i šifri Unos i primjena osnovnih podataka o elementima (proizvodi, materijali, sredstva alati) Sastavnice proizvoda i tehnologije Unos i primjena početnih stanja u skladištima i prometa dokumenata Uvođenje modula (Majdandžić, 122)

Plan uvođenja podsustava i modula l l l l l Nakon uvođenja u funkciju podsustava s temeljnim podatcima uvode se moduli kao: Prodaja, komercijala, kalkulacije Nabava Planiranje i praćenje proizvodnje Osiguranje kvalitete Održavanje kapaciteta Računovodstvo Financije Menadžerski podsustav

Implementacijski ciklus ARHITEKTURA SUSTAVA

Prijedlog računalne osnove – arhitektura sustava l l Definirati tip arhitekture (npr. klijent-poslužitelj, dvoslojna, troslojna) Definirati minimalne zahtjeve na računalnu opremu prema zahtjevima projekta ali i uvažavati tehnološki napredak i dinamiku zamjene opreme, l l Poslužitelja i radnih stanica, aktivne mrežne opreme Raspored po radnim mjestima, pogonima i odjelima, Potrebnu propusnu moć mreže, Računalne periferije (RF terminali, skeneri, ploteri, pisači. . . ) Majdandžić, 123 -129

Primjer arhitekture sustava

Primjer arhitekture sustava

Primjer arhitekture sustava

Implementacijski ciklus OBUKA KORISNIKA

Obuka korisnika l l l Obuka korisnika – često joj se ne pridaje pravi značaj i bude nedostatna Uobičajeno (neformalno) ide bez posebnih priprema i znanja; potrebne vještine se stiču “u hodu” kroz nekoliko sesija o općim ciljevima uvođenja ERP-a, strukturi aplikacijskog softvera općenito te specifičnim kursevima za pojedine aplikacije odnosno korisničke grupe na primjerima. KORISNICI l Operativci na pojedinim radnim mjestima koji će koristiti specifične module ERP-a l Management (srednji, viši, vrhovni) l IT stručnjaci (sistem administrator, administrator baze podataka)

Obuka korisnika l l l l l FORMALNA METODOLOGIJA OBUVAĆA: Definiranje ciljeva učenja – što će “učenik” biti u stanju činiti nakon obuke Određivanje sadržaja – koja znanja i vještine se moraju razviti Utvrđivanje plana obuke – kada i kako će se izvesti obuka; koji resursi, oprema. . . Kako će sadržaj biti strukturiran. Obučavanje – kroz iskustva Kontinuirana provjera stečenih znanja i vještina Procjena obučavatelja – da li su postignuti ciljevi obuke Pregled efektivnosti obuke; što nije bilo dobro i što se može uraditi bolje (Harwood, 114)

Definiranje ciljeva učenja l l l Definirati zahtjeve za pojedine korisnike i njihove odgovornosti Steći uvid u potpunu funkcionalnost modula Steći potrebna znanja iz područja najbolje prakse; primjera gdje sustav u potpunosti funkcionira i primijeniti ga u vlastitom sustavu Osposobiti korisnika da stekne uvid u probleme razvoja i načina njihovog rješenja Osposobiti korisnika da bude u stanju prenijeti znanja na druge korisnike pojedinih specifičnih modula

Određivanje sadržaja – koja znanja i vještine se moraju razviti l l Pregled sustava – fokus je na strukturi aplikacije kao cjelovitom paketu i navigaciji kroz sustav Funkcionalnosti aplikacije – funkcionalni detalji (s aspekta korisnika: kako podržava procese kojima služi) Tehnički aspekt – hardverske kaakteristike i instalacija softvera, administriranje korisničkih ovlasti, zaštita, backup, eventualno oblikovanje sučelja Način unosa podataka i pokretanje obrade, postavljanje upita, kreiranje izvješća, izmjena i ažuriranje podataka, upotreba prečica, razumijevanje ikona i izbornika, veza između sučelja i podataka. . .

Utvrđivanje plana obuke l l Cjelokupna organizacija obuke: Vremenski okvir za izvođenje obuke Obuka projektnog tima (koji će i sami biti obučavatelji), kroz demonstriranje i provjeru softverskih mogućnosti, vježbe, testiranje, podjele uloga a uz prikladan materijal za obuku Resursi/materijali: zasloni – forme aplikacije, prezentacije, priručnici, skripte, cd-i za samoučenje, ; fokus je na razumijevanju poslovnih procesa

Procjena obučavatelja i pregled efektivnosti obuke l l l Provjera usvojenih sposobnosti korisnika Upitnik s pitanjima za kvalitetu obuke i sprovedenim aktivnostima Efektivnost obuke u vremenu sprovedenom na obuci Efektivnost prijenosa znanja na korisnika Pregled obuke u cjelosti; što je bilo dobro a što nije bilo dobro i kako popraviti

Implementacijski ciklus ORGANIZACIJA I VOĐENJE PROJEKTA ERP-A

Organizacija rada i vođenje projetka ERP-a l l Uvođenje ERP-a je kompleksan zadatak koji angažira značajne resurse: ljudske, vremenske, materijalne i financijske Potrebno ga je organizirati kao projekt Mora biti poduprt od strane managementa Mora postojati dobra organizacijska klima i organizacijska kultura za uvođenje

Organizacija rada i vođenje projetka ERP-a l l l l Izbor glavnog voditelja projekta u punom vremenu izabranog s ključne menadžerske funkcije neke od operativnih funkcija Izbor glavnog koordinatora i njegovo formalno postavljanje Formiranje projektnog tima koji se sastoji od operativnih menadžera pojedinih odjela Formiranje izvršnog odbora projekta koji se sastoji glavnog menadžera, članova uprave i voditelja projekta Sastanak projektnog tima najmanje jedamput tjedno Angažiranje po potrebi vanjskih konzultanata s iskustvom i poznavanjem poslovnih procesa Analiza izvršenja ciljeva i njihovo povezivanje s koristima definiranim u cost-benefit analizi

Organizacija rada i vođenje projetka ERP-a Organizacijska arhitektura Glavni voditelj Koordinacijski odbor Voditelj projekta Projektni tim

Projektni tim Voditelj projekta – potrebne (poželjne) karakteristike l Stalno zaposlen u firmi l Poznaje funkcije i procese u firmi l Ima iskustva na operativnim i rukovodnim poslovima l U cjelosti razumije probleme koji se ERP-om žele riješiti l Mora imati komunikacijske vještine, poštovanje i povjerenje suradnika l Mora razumijevati i imati iskustva s poslovnim filozofijama koje idu uz ERP (Lean manufacturing, Quality management, Six sigma. . . ) l Sposoban je davati podršku managementu svih funkcija i razina u implementaciji specifičnih modula ERP-a Izvor: (Wallace, 109 -116)

Projektni tim Zadatci voditelja projekta l Predvodi ERP projektni tim l Član je projektnog odbora l Nadgleda procese obuke (unutrašnje i vanjske) • l Koordinira i priređuje raspored izvršenja zadataka i doprinos svih dijelova l Nadograđuje projektni raspored za svaki tjedan i naznačuje poslove koji se u rasporedu moraju obaviti l Savjetuje se s voditeljima odjela koji su u rasporedu l Izvještava projektni odbor o problemskim situacijama daje preporuke za njihove rješenje l Preraspoređuje projektne zadatke ako je nužno u suglasju s projektnim odborom l Blisko surađuje s vanjskim konzultantima

Projektni tim Zadatci projektnog tima l Utvrđuju slijed projektnih zadataka l Izvještava o izvršenju slijeda projektnih zadataka l Identificira probleme i zapreke uspješnoj implementaciji l Aktivira ad-hoc grupe za rješavanje aktualnih problema l Odlučuje o prioritetima i realokaciji resursa l Daje preporuke izvršnom odboru projekta l Osigurava uvjete za predviđene zadatke i njihovo glatko izvršenje u impementaciji ERP-a na operativnoj razini (Wallace, 116)

Planiranje i praćenje projekta Svrha l Planiranje i praćenje potrebnog vremena i sredstava u fazi uvođenja l Procjena i planiranje aktivnosti po izvršiteljima, vremenu i troškovima l Praćenje prijave problema i njegovog rješavanja l Dobivanje ocjene o rizičnim aktivnostima (na kojima se najviše griješi procjeni njihova trajanja i troškova) Modeli: mrežno planiranje i Pert-metoda, Alati: MS-Project, l

Implementacijski ciklus POSTIMPLEMENTACIJA – ERP KOJI ŽIVI I NJEGOV DALJI RAZVOJ

Životni vijek ERP-a uvođenje razvitak upotrebljivost nove tehnologije eksploatacija 1 2 3 4 5 vrijeme (god)

Daljnji razvoj ERP l l l Implementacija nikad ne završava u potpunosti Promjene u procesima i okolini direktno se manifestiraju u promjenama i prilagodbi ERP-a ERP je promijenio poslovni sustav – organizacija postaje učeća ERP mora biti živ – moraju se održavati i poboljšavati njegove funkcionalnosti Implementacija ERP-a mijenja poslovnu kulturu Tendira k poboljšanjima; poslovne filozofije kao Lean manufacturing (nekada znan po imenu Just in time) će pomoći da se ERP održava na visokim razinama iskoristivosti i unapređuje (Majdandžić 132, Wallace 319, Harwood 160 -166)

Procesi kontinuiranog poboljšanja CILJEVI l Povećavati konkurentne sposobnosti l Raditi s nižim troškovima l Poboljšati zadovoljstvo klijenata PRISTUP l Razumijevanje poslovnih aktivnosti i poslovnih procesa l Orijentacija k promjenama l Planiranje , implementacija i kontrola l Kontinuriano obrazovanje uključujući i management SUDIONICI l Svi zaposleni sa svojim osobnim znanjima, razumijevanjem i odgovornostima za akcije i uspjeh l Opredjeljenost managementa i vodstva za podršku kontinuiranom poboljšanju PREPTOSTAVKE l Potpuno razumijevanje. l “Vlasništvo” nad procesima (nositelji procesa) moraju se jasno utvrditi l Postojanje formalnog tijela (povjerenstva, odbora) i tima koji će razmatrati strateška pitanja i inicirati operativne zadatke l Definiranje pokazatelja kvalitete izvedivosti – performansi sustava i kontinuirano praćenje napretka l Prepoznavanje je nužno obzirom da ne mora biti popraćeno financijskim izdatcima; l Izvor: Harwood, 166