A Verso lEnterprise Project Management con PMC Valdimiro

A Verso l’Enterprise Project Management con PMC Valdimiro Consani Direttore Project. Net Gioacchino Gaudioso Direttore Commerciale RGM Consultants Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Contenuti Introduzione al Concetto di EPM Che cos’è PMC Architettura del Sistema Integrazione con MS Project Caratteristiche di un sistema di EPM Demo Domande e Risposte Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Le Imprese Oggi - Lo Scenario Adottare criteri di valutazione oggettiva del miglioramento delle performances aziendali I sistemi tradizionali di controllo non permettono la completa comprensione delle cause che originano inefficienza nei processi (effetti rilevati ex-post) perciò la visione per natura e per Unità Organizzativa deve essere integrata da un’analisi per processi, fasi ed attività (vedi anche Activity Based Management e Activity Based Costing). Definire in modo chiaro i processi e gli “obiettivi di processo”. Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Le nuove esigenze q Le nuove esigenze che emergono nell’applicazione del P. M. nelle imprese, rispetto all’approccio classico (un progetto per volta, tempi di realizzazione lunghi e risorse dedicate), sono: ü Coesistenza di un numero elevato di progetti di grandi, medie e piccole dimensioni, ü Ampia gamma di tempistiche di sviluppo, sviluppo ü Risorse coinvolte contemporaneamente su più progetti ü Aumento dei carichi di lavoro e della loro concentrazione nel tempo, tempo ü Risorse specializzate sempre più rare e con rapido turnover Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Gestione Multiprogetto L’approccio classico, applicato al nuovo contesto, richiede un dispendio eccessivo di energie nella definizione dei singoli progetti ed è stato perciò causa di insuccessi. La complessità di gestione che deriva dal dover assegnare tempi, risorse e costi ad un elevato numero di progetti contemporanei, richiede metodologie organizzative e gestionali nonché strumenti adeguati. E’ per questo che si è sviluppata una metodologia di “Gestione Multiprogetto”, basata sulle analogie esistenti tra i processi (cicli) di sviluppo dei progetti e quelle già in uso per la pianificazione della produzione. Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Enterprise Project Management q Abbiamo così introdotto il concetto di Enterprise Project Management, Management almeno da un punto di vista metodologico, e di come il Project Management tradizionale si sia evoluto in un sistema di Pianificazione e Controllo Aziendale, diventando di fatto anche un sistema di Supporto alle Decisioni Direzionale (DSS). Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Relazione tra processi di PM ed altri processi gestionali Project Management tradizionale Processi di Gestione Aziendale Processo di PM Progetto 1 Processo di PM Progetto n Processo di PM Progetto 2 Enterprise Project Management Processo di PM Progetto 3 Relazione difficile: • Reimportazione dei dati spesso manuale • Su diversi progetti, diverse regole e spesso diversi strumenti Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001 Processi di Gestione Aziendale Processo di PM Progetto 1 Processo di PM Progetto n Processo di PM Progetto 2 Processi di EPM

L’integrazione fra il processo di PM e altri processi Gestionali Apertura Commessa Programmazione Budgeting Avanzamento Fisico Impegnato Fatturato Impegnato Contabilizzato Maturato Analisi Earned Value Forecasting Processo di PM Processo Gestionale Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Benefici attesi dal sistema EPM ü ü ü Gestire il portafoglio Progetti/Commesse definendo le priorità Ottimizzare l’organico gestendo i carichi di lavoro Eseguire le attività che servono quando servono e con il giusto numero e tipologia di risorse Gestire i costi di sviluppo dei Progetti quando si generano (impegnato) e non solo quando di contabilizzano Misurare le performance aziendali per migliorarle Definire, condividere e comunicare l’ambiente, le regole, e gli standard comuni. Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Caratteristiche di un Sistema EPM Unico punto di accesso a tutte le informazioni dei progetti Database Enterprise Funzionalità differenziate in base ai diversi ruoli Differenziazione tra utenti di processo ed utenti di analisi Approccio rigoroso nella gestione economica del progetto Piena integrabilità con i sistemi ERP/Gestionali Funzionalità di Portfolio Management Analisi OLAP e DSS Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

L’EPM nel Sistema Informativo Legenda: Da EPM vs Applicativo Da Applicativo vs EPM Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Che cos’è PMC (Project Management Console) è un ambiente integrato di EPM dove si incontrano le avanzate caratteristiche funzionali e l’ineguagliabile flessibilità di MS Project con le metodologie di Project Management più rigorose Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Architettura PMC ha un’architettura modulare basata su un database relazionale strutturato in modo da contenere tutte le informazioni generate dalla gestione dei progetti. Sul database insistono una serie di moduli finalizzati alla gestione ed all’elaborazione delle diverse informazioni, che si innestatano su una piattaforma comune (denominata appunto Console) che è caratterizzata da funzionalità applicative trasversali a tutti i moduli Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Schema Architettura OLAP ANALYSIS SERVER Reporting & Analysis Module Reporting & Analysis Microsoft Project Modules DATABASE SERVER Management Modules Microsoft Project 2000 Portfolio Management Microsoft Project Central System Admin Standard Tables Project’s Library Breakdown Structures COMMON COMPONENTS Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001 Cost Management Progress Tracking

Flusso Operativo di P&C Controllo Pianificazione Scheda Progetto Anagrafica Commessa da ERP Anagrafiche di Progetto Anagrafica Risorse Strutture (PBS, SAB WBS, RBS, CBS) Programma Lavori Allocazione Risorse Consuntivi da ERP Input Automatico Contabilizzato Ordini Emessi da ERP Valori Impegnato Da Acquisti Valorizzazione Risorse Pianificazione CONTROLLO COSTI Avanzamento Fisico Avanzamento. Fisico Convalida Piano Budgeting Consuntivazione Risorse Avanzamento Tempi CONTROLLO AVANZAMENTO Project Reports Reporting Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001 PROJECT COLLABORATION Architettura

Integrazione con MS Project L’integrazione con MS Project e le modalità di attuazione della stessa costituiscono un punto di forza di PMC. L’integrazione è disponibile a partire da MS Project 2000 L’integrazione avviene senza alcuna modifica alla interfaccia standard di MS Project, con grande beneficio per il passaggio alle successive versioni del prodotto L’integrazione è totalmente realizzata a livello di DB con processi che gestiscono le funzioni bi-direzionali di scambio dati tra MS Project e gli altri moduli di PMC Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Livello di Integrazione MSP Apertura del progetto MS Project direttamente dalla Console di PMC Creazione del progetto in PMC: lo stesso viene automaticamente creato in MS Project Creazione del piano in MS Project: in un secondo tempo può essere salvato nel DB e la WBS definita può essere importata automaticamente in PMC Le date pianificate o consuntivate in MS Project possono essere utilizzate per la fasatura dei costi o dell’avanzamento fisico del progetto. Esiste una funzione automatica di allineamento date. La data di Timenow (data corrente) può essere impostata direttamente in PMC Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Integrazione ERP Integrazione già disponibile con ERP Practor 5 prodotto da SMC In fase di studio modulo di connessione standard per SAP e JD Edwards Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Il Portfolio Management PMC dispone di funzionalità di Portfolio Management quali: Strutture di raggruppamento progetti per linea di business, per cliente, per area geografica , per settore, per priorità, ecc. Analisi del carico di lavoro multiprogetto a diversi livelli di dettaglio della RBS (Sede, Dipartimento, Skill, Risorsa) Analisi economica del portafoglio progetti (Budget, Consuntivi e Previsioni a Finire sia in termini di costi che di ricavi) Strutture Multidimensionali per analisi OLAP multiprogetto su tempi, risorse e costi dei progetti gestiti Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Modalità Operative di PT WBS La gestione dell’avanzamento fisico si origina dalla WBS di progetto. I PE rappresentano un dettaglio degli elementi di WBS e possono essere associati, con relazione 1: 1 o n: 1, alle attività pianificate in MP o ad altre strutture gerarchiche Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001 PE 2 PEn OBS Per ogni elemento di WBS si associano uno o più “Progress Element” (PE).

Modalità Operative di CM CBS La gestione dei costi si origina dalla CBS di progetto. I CE rappresentano un dettaglio degli elementi di CBS e possono essere associati, con relazione 1: 1 o n: 1, alle attività pianificate in MP o ad altre strutture gerarchiche (WBS, OBS, ecc. ) Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001 CE 2 CEn WBS Per ogni elemento di CBS si associano uno o più “Cost Element” (CE).

Enterprise Reporting Distribuzione controllata delle informazioni (Cs o Web) Schedulazione dell’elaborazione dei report Analisi mutlidimensionale OLAP Differenziazione utenti di processo da utenti di analisi Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Proactive Reporting System CLIENT INTERFACE APPLICATION SERVER/S PMC DATABASE System Admin Execute SQL PMC System Security Define Analysis Parameters Setup Alarm Thresholds IF. . Setup Analysis Frequency Schedule Reports Traffic Lights Distribute Reports Printed Format e-Mail Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001 Intranet Internet Active/Push Channel

Demo. . . Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001

Domande e Risposte 12/7/2020 Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001