PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORAMENTRIO Prof Sidnei Silva CRASP

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO Prof. Sidnei Silva CRA-SP 125. 622 ADMINSTRAÇÃO Prof. Sidnei Silva CRA-SP 125622 Aula 10 1 1

E-mail: sidnei. silva@oi. com. br GRADUAÇÃO EM PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL Boa Noite!! ENTÃO, VAMOS LÁ. . . Site: www. profsidneisilva. com 2

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO. FLUXO DE CAIXA 3

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO O QUE É O FLUXO DE CAIXA ØToda empresa precisa se programar financeiramente, por isso realiza um controle sobre o capital que entra e sai de seu caixa em determinado período de tempo. ØEle consiste justamente nas expectativas (que são calculadas com base nos resultados de períodos anteriores) de entrada e de saída de dinheiro (em espécie, em pagamentos, em descontos, etc. ) do caixa da empresa. 4

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØO fluxo de caixa nada mais é do que as entradas e saídas de dinheiro da sua empresa em um determinado período de tempo. ØO período para análise e para fazer os controles do negócio podem ser diários, semanais, quinzenais, mensais, anuais etc. 5

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØO mais comum é que o controle de fluxo de caixa seja efetuado mensalmente e que também sejam feitas análises anuais do que de fato foi realizado ano a ano, com intuito de verificar se o ano foi positivo ou negativo em termos de fluxo de caixa (sobrou ou faltou dinheiro). 6

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØDesta forma, sabe-se como foi a saúde financeira da empresa no ano em relação às entradas/receitas X saídas/despesas. ØHavendo mais entradas do que saídas, houve um saldo positivo de dinheiro e uma geração positiva de caixa (sobrou). 7

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØSegundo o artigo sobre fluxo de caixa do SEBRAE: “O objetivo do fluxo de caixa é apurar o saldo disponível para que haja sempre capital de giro na empresa, para aplicação, investimentos ou eventuais gastos” ØOu seja, o fluxo de caixa visa a manutenção adequada das operações financeiras da empresa. 8

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØO Gestor deve saber quanto pode gastar, quanto tem a receber, quais são os valores que se espera para o período seguinte, etc… ØEssas informações subsidiam futuras decisões acerca de empréstimos, investimentos, consignações e distribuição de lucros entre sócios, por essa razão são tão importantes. 9

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO QUAL É A IMPORT NCIA DO FLUXO DE CAIXA PARA UMA EMPRESA ØInicialmente, o padrão das operações de fluxo de caixa fornece as informações mais importantes que um empreendedor pode ter para a manutenção da empresa. ØEle sabe com quanto dinheiro pode contar, qual a tendência do fluxo financeiro da empresa (de crescimento ou de 10

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØO objetivo final do empreendedor é gerar lucro para os sócios da empresa. ØUma visão atualizada sobre o estado das contas empresariais (ativos em circulação, grau de liquidez, etc. ) auxilia a conformação de um planejamento estratégico para a obtenção de mais lucro. 11

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØSe Gestor percebe que o fluxo de caixa tem diminuído, seja em função de gastos excessivos, seja em função de uma redução das vendas, é necessário voltar ao planejamento da empresa e repensar a estratégia para os próximos meses. ØÉ necessário contar com as informações do fluxo de caixa para tomar decisões como a tomada de empréstimos (para cobrir eventuais desfalques financeiros) ou realização de investimentos. 12

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØSe há sobra de dinheiro e não há contingenciamento de verbas, por que não investir em algum setor da empresa? ØO fluxo de caixa é a ferramenta com a qual o Gestor pode contar para fornecer informações objetivas sobre a realidade financeira da empresa. 13

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØA atualização deve ser periódica e bastante frequente, ter sempre mecanismos de gestão financeira a disposição da empresa. ØInformações sobre o capital fixo (máquinas, equipamentos, automóveis, imóveis e outros investimentos de baixa liquidez) são menos voláteis, portanto necessitam de menor frequência de atualização. 14

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO COMO ADMINISTRAR O FLUXO DE CAIXA ØA empresa conta com ferramentas automatizadas de verificação de saldos, despesas, ativos e recebíveis. ØEssas operações são normalmente realizadas por meio de softwares de gestão financeira, que atualizam de forma automática as informações e criam relatórios, gráficos, extratos de informações, etc. 15

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØPara qualquer administrador de empresas, é necessário equilibrar as saídas e entradas de fundos no caixa da empresa. ØIsso pode ser feito por períodos, pois alguns negócios são sazonais (maior movimentação em determinadas épocas do ano), o que exige o contingenciamento de fundos para a manutenção de gastos fixos dos meses seguintes. 16

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØPara empresas com negócios mais regulares, um dos objetivos é diminuir ao máximo o período de compensação de recebíveis (principalmente cheques, títulos de crédito e outras formas de pagamento a prazo aceitas por sua empresa), bem como aumentar o prazo de quitação das despesas da empresa. ØEssa estratégia proporciona maior “folga” financeira e fluxo de caixa para a realização de investimentos. 17

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO FLUXO DE CAIXA E CAPITAL DE GIRO: QUAL A DIFERENÇA ØCapital de giro tem um conceito distinto, porque envolve a liquidez de outros ativos da empresa, como estoques de mercadorias, principalmente aqueles de fácil venda. ØTambém podem ser incluídos nesse capital, bens da empresa que possuam maior liquidez, como matéria-prima e outros produtos de fácil comercialização. ØO fluxo de caixa lida com ativos efetivamente líquidos, como o saldo em contas bancárias, no caixa da empresa, etc. 18

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO PERÍODO DE CONTROLE DO FLUXO DE CAIXA ØPara controlar o fluxo de caixa, é necessário fixar um período de referência para a análise financeira a ser realizada. ØExemplo, a empresa realiza muitas vendas e pagamentos em um espaço de tempo muito curto, a elaboração de relatórios de fluxo de caixa a cada mês pode ser defasada em relação às efetivas necessidades da direção. 19

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØAo contrário, se a maioria das operações for feita mensalmente (no final ou no começo do mês, por exemplo), a elaboração de relatórios diários ou mensais poderá representar trabalho excessivo e desnecessário para o setor contábil da empresa. 20

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO REGISTRAR OPERAÇÕES DO FLUXO DE CAIXA ØPara que o fluxo de caixa seja efetivo e reflita a realidade financeira da empresa, é preciso registrar todas as operações em curso. ØEssa recomendação pode parecer desnecessária, mas muitas empresas deixam de controlar algumas operações de caixa realizadas em espécie (compra e venda em dinheiro), por exemplo. 21

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØLançamento manuais, pode acarretar erros substanciais em relação à efetiva disponibilidade de fundos, bem como à necessidade de readequar certas práticas comerciais. ØPor essa razão, prefira sistemas automatizados de pagamento, controle e recebimento de fundos em benefício da empresa, será mais fácil e eficiente controlar as operações dessa forma. 22

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO COMO EVITAR QUE O CAIXA ENTRE NO VERMELHO ØEvitar a empresa entre no vermelho é uma tarefa difícil, que necessita de análise minuciosa do fluxo de caixa e das operações comerciais em curso no âmbito empresarial. ØO primeiro passo é manter um sistema de controle de informações atualizado sobre o fluxo de caixa da empresa. 23

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØAo perceber oscilações preocupantes, como o aumento de despesas e a redução de rendimentos, é preciso corrigir práticas de gestão eventualmente inadequadas. ØPor exemplo, podem ser feitas reduções de gastos, investimentos em setores mais produtivos, readequação de estratégias de marketing, etc. 24

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO COMO MONTAR O SEU FLUXO DE CAIXA ØPara estruturar o seu fluxo de caixa, deverá pensar na definição do Plano de Contas, organizar um processo simples e fácil para realizar os lançamentos de receitas e despesas, controlar as contas a pagar e a receber e para ter um fluxo de caixa real (o que sua empresa tem em caixa de fato), bem como se preocupar em como vai extrair indicadores e gráficos financeiros para realizar a sua gestão de fluxo de caixa. 25

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØPrimeiro passo seria definir o plano de contas, quanto mais simples, mais fácil, se for criada muitas categorias ficará muito detalhado e chato de realizar os lançamentos no seu sistema ou planilha. 26

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØSegundo, o Gestor deverá pensar em uma forma fácil e simples de realizar os lançamentos financeiros na planilha ou sistema de gestão, nós aconselhamos que seja feito diariamente, para não deixar acumular e dar chance para não realizar os lançamentos. 27

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØTerceiro, o Gestor deverá sempre ter o controle das contas que foram pagas ou recebidas, para que possa transformá-las de conta pendente para realizada, a pagar para paga e a receber para recebida. 28

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØFeito isto por um período determinado, o Gestor deverá realizar as análises e controles necessários com base nos dados reais que foram lançados na sua planilha de fluxo de caixa ou software de gestão, para definição de novas estratégias a serem adotados. 29

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO FAZER O CONTROLE DE FLUXO DE CAIXA ØMuitos Gestores iniciam o controle do seu fluxo de caixa e depois param, mas quais os motivos que os levam a fazer isso? São vários. ØMuitos deles não conseguem definir um processo administrativo e financeiro fácil e que seja suficiente para organizar os lançamentos das contas no sistema escolhido. 30

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØAlém de não terem dados atualizados, ainda acabam perdendo muito tempo em alguns poucos dias da semana realizando lançamentos de longos períodos, o que faz com que eles fiquem frustrados e estressados, largando o controle de fluxo de caixa de mão, muitos pedem para um funcionário realizar os lançamentos, porém, não verificam se os lançamentos estão sendo feitos de fato ou, até mesmo, se estão sendo feitos de forma correta. 31

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØAlém de todo este desperdício de tempo, o custo operacional de ter um funcionário fazendo retrabalho e lançando várias coisas novamente pode causar prejuízos, por isso, defina um processo fácil e que realmente possa ser seguido diariamente para que seu funcionário, ou você mesmo, mantenham o seu fluxo de caixa sempre atualizado. 32

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØAs empresas que deixam para atualizar o fluxo de caixa somente no final da semana (exceto se realmente é muito pequena e tem pouquíssimo movimento) acabam desistindo de realizar tal controle pela complexidade que ela mesma criou. ØLançar diariamente o Gestor verá como é fácil manter tudo atualizado. 33

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØTodo fluxo de caixa, quando bem alimentado, gera uma série de indicadores financeiros interessantes para os gestores. ØSoftwares ou planilhas que dificultam alimentação, ou até mesmo o uso de papel, são os maiores dos entraves. ØO Gestor tem que saber quanto está gastando em cada uma das possíveis categorias de despesa, quanto é o custo fixo, quanto precisa vender para garantir somente o pagamento do seu custo fixo. 34

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO COMO TER UMA BOA GESTÃO DE FLUXO DE CAIXA ØA garantia de sucesso ao realizar um bom controle de fluxo de caixa, é fazer uma gestão com análise dos dados. ØNão adianta nada você colocar um colaborador para lançar tudo que acontece de financeiro na empresa se o Gestor não for para frente do computador e analisar os dados. 35

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØUm bom software de gestão online que seja fácil de usar e também fácil de ler os dados pode ajudar nisso. ØNão basta que este software seja fácil de ser alimentado, ele deve ser fácil de ser lido, entregar as informações que você precisa de uma forma clara e sem enrolações. 36

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØFazer uma gestão baseada nos indicadores e dados que o Gestor consegui coletar do seu fluxo de caixa e garanta que não vai ficar sem dinheiro ou até mesmo ir à falência. ØOrganizar as compras e vendas, pagamentos e recebimentos, tudo para evitar o desgaste financeiro para o negócio. 37

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO TENHA UM PLANO DE CONTAS SIMPLIFICADO ØO plano de contas é uma lista de categorias de receitas e despesas do seu negócio. ØAo planejar quais serão as categorias que você vai definir para o seu fluxo de caixa, o Gestor tem que ter muito cuidado, pois se detalhar demais, perde muito tempo para realizar os lançamentos financeiros na sua planilha ou software. 38

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØO Gestor deve fazer definição de categorias de forma fácil, isso ira ajudar o contador simplificando a vida dele. ØJá pensou ter que analisar 500 categorias de receita e despesa? É muito mais fácil analisar 20, 30 ou 50. ØO maior agrupamento de categorias vai te facilitar a tomada de decisões, pois o Gestor verá onde estão os seus grandes centro de custos ou seus maiores meios de recebimento. 39

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO COMO ORGANIZAR SUAS CATEGORIAS DE RECEBIMENTOS (RECEITAS, ENTRADAS, CONTAS A RECEBER) ØO Gestor poderá dividir em categorias por forma de pagamento, como dinheiro, cheque, cartão, transferência, boletos etc… ou até mesmo pela área de atuação do seu negócio, ou se vende serviços e produtos, poderá dividir venda em serviços, venda em produtos, ou venda mista. 40

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO PENSANDO NAS SUAS CATEGORIAS DE PAGAMENTOS (DESPESAS, SAÍDAS, CONTAS A PAGAR) ØO Gestor poderá dividir o seu fluxo de caixa com categorias de despesas iguais às da receita, caso faça por formas de recebimento/pagamento. ØPorém, é mais inteligente dividir por categoria de custo, como por exemplo, água, aluguel, telefone, luz, matéria prima, compra de mercadorias, pagamento de salários, etc. 41

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØO Gestor pode ser organizar seus pagamentos juntamente com seus fornecedores, definindo sempre datas para realizar o pagamento dos fornecedores, assim você consegue organizar seu fluxo de caixa mais facilmente e sabe quando precisará ter dinheiro em caixa, pois, terá muitas saídas. ØÉ importante definir o que é custo variável e fixo nas suas categorias de despesa. 42

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO OS CUSTOS FIXOS OU VARIÁVEIS DIFERENCIADOS DA SEGUINTE MANEIRA PODEM SER DESPESAS E CUSTOS FIXOS: são aqueles que não sofrem alteração de valor em caso de aumento ou diminuição da produção. Independem portanto, do nível de atividade, conhecidos também como custo de estrutura. 43

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO EXEMPLOS: 1. Limpeza e Conservação. 2. Aluguéis de Equipamentos e Instalações. 3. Salários da Administração. 4. Segurança e Vigilância. 5. Possíveis variações na produção não vão afetar os gastos acima, que já estão com seus valores fixados. 44

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO DESPESAS E CUSTOS VARIÁVEIS: Classificamos como custos ou despesas variáveis aqueles que variam proporcionalmente de acordo com o nível de produção ou atividades, seus valores dependem diretamente do volume produzido ou volume de vendas efetivado num determinado período. 45

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO EXEMPLOS: 1. Matérias-Primas. 2. Comissões de Vendas. 3. Insumos produtivos (Água, Energia). 46

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ANÁLISE DO FLUXO DE CAIXA (RECEBIMENTOS E PAGAMENTOS) ØO fluxo de caixa será o resultado da alimentação das suas contas pagas, a pagar, recebidas e a receber, ele poderá ser feito em uma planilha ou um software de gestão online. ØUm bom fluxo de caixa vai te dar uma visão clara do seu negócio financeiramente e se você terá problemas futuros com falta de dinheiro etc. O Gestor poderá possibilidades de financiamento etc. antecipar necessidades, 47

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO O QUE ANALISAR NO SEU FLUXO DE CAIXA RECEITAS E DESPESAS ØVerificar quanto tem de receita e despesa mês e se tem lucro ou prejuízo nesses períodos. ØÉ muito importante ter estes dados para impedir que você vá a falência e te ajudar a crescer o seu negócio. 48

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØQuanto mais dinheiro em caixa, mais possibilidades de fazer financiamentos ou de negociar boas compras em maior quantidade por menor preço com fornecedores. ØO Gestor pode identificar também alguns padrões, se tem alguns meses que são padronizados ano a ano, por exemplo, todo dezembro você tem pico de receita pelas vendas do natal, ou perto do dia das crianças etc. 49

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØHavendo um histórico maior, o Gestor poderá comparar todos os meses ano a ano, para ver se existe alguma sazonalidade no seu negócio. ØAssim poderá comparar, por exemplo, se todo início de mês você tem algum padrão específico, como grandes despesas com pagamento de funcionários etc. 50

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO SALDO MENSAL E ACUMULADO ØO Gestor tem que acompanhar também se o saldo mensal vai ser lucro ou prejuízo, tem que estar sempre verificando se o saldo acumulado permite que a empresa junte algum dinheiro. ØÉ importante que a empresa possa acumular algum dinheiro para estar sempre preparado para períodos difíceis, como variações de mercado, uma crise, ou meses que são tradicionalmente fracos de movimento em vendas. 51

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO LUCRATIVIDADE DO NEGÓCIO ØO Gestor tem que estar olhando o lucro gerado pelo negócio, se procurar pela internet vai ver que o aconselhável, de uma forma bem genérica e nada específica para o seu tipo de negócio é que a lucratividade seja sempre maior que 10%, . ØPorém, isso varia muito de empresa para empresa, alguns negócios com margens menores ganham dinheiro e geram fluxo de caixa positivo pelas vendas de volume, vendas em larga escala. 52

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO GRÁFICOS E INDICADORES ØAnalisar gráficos de fluxo de caixa é algo de suma importância, pois permitem que o Gestor enxergue tendências de crescimento ou queda no seu negócio em receitas ou despesas, além disso, é possível entender a distribuição das receitas e despesas nas categorias criadas. 53

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØExemplo, o Gestor poderá saber quantos % das suas despesas ou receitas estão em cada categoria. Digamos que você queira reduzir custos, não faz sentido algum trabalhar em cima de despesas que representam apenas 0, 5% dos seus custos, pois mesmo que você diminua em 90% elas, o resultado no final do mês será ínfimo e não vai te ajudar em nada, será um gasto de tempo desnecessário em cima de algo nada produtivo e que não vai te render mais receitas. 54

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØCuidar da gestão de contas da empresa é um passo essencial se deseja prosperar em seu negócio, somente por meio da análise do fluxo de caixa é que você consegue ter, dia após dia, um diagnóstico real de como estão os seus negócios e pode tomar decisões relacionadas a investimentos, contratação de mais pessoas ou, se for o caso, realizar cortes nas despesas e substituir fornecedores. 55

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØSabemos que manter tudo isso em dia não é uma tarefa simples, mas em algum momento o Gestor vai ter que começar a se preocupar com isso. ØEm um cenário ideal, a empresa tem um profissional dedicado para cuidar dessa parte, mas se você atua em uma pequena empresa talvez seja você mesmo o responsável por assumir essa função. 56

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO CONCLUSÃO: ØSimplificar a gestão do seu fluxo de caixa com um sistema fácil de usar e que você tenha controle do quanto quer detalhar. ØUtilizar uma ferramenta para controle que realmente facilite e agilize o seu dia a dia, não só para realizar os lançamentos, mas que também permita realizar análises com facilidade. 57

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØFaça análises regularmente, crie ritos (atividade organizada com hora marcada e que se repita, tornandose um hábito) em sua empresa para análise do seu fluxo de caixa e aproveite muito bem os indicadores e gráficos que o seu software de gestão vai gerar para você de forma automática. 58

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO ØO Gestor que o dinheiro entre rápido e que saia muito lentamente, esta é a premissa básica. ØPara o dinheiro entrar rapidamente, precisa-se que os clientes te paguem o mais rápido possível. ØPara o dinheiro sair lentamente, precisa-se demorar o máximo possível para pagar os seus fornecedores (sem passar dos prazos combinados). ØQuando conseguir isso, a empresa terá o seu fluxo de caixa sob controle. 59

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO Ø. FÁCIL NÉ! ENTÃO, VAMOS TRABALHAR 60

Dúvidas? Então por hoje é só, obrigado. Site: www. profsidneisilva. com