YNETM VE ORGANZASYON 9 Hafta Prof Dr Hasan

YÖNETİM VE ORGANİZASYON 9. Hafta Prof. Dr. Hasan GÜL Ondokuz Mayıs Üniversitesi İİBF İşletme Bölümü

GİRİŞ § Çağımızda insanlar yaşamlarının önemli bir bölümünü çeşitli örgütlerde geçirmektedirler. § Örgütler, kişilerin yalnız çalışma saatleri ile sınırlı yaşantılarını değil, tüm yaşamlarını etkilemektedir. § Örgütlerin sayısı günden güne artarken, bireysel ve toplumsal yaşantıyı etkilemesi de artmaktadır.

§ Yetişkin nüfusun büyük bir bölümü zamanlarının üçte birinden fazlasını (en az 8 saatini) örgütlerde geçirmektedir. § Toplumsal ve bireysel ihtiyaçların artıp çeşitlenmesi yeni örgütlerin oluşmasına yol açmaktadır. § Modern toplumlar rasyonelliğe, verime ve etkinliğe önem vermektedir. Bu nedenle söz konusu toplumlar örgüte ve örgütlenmeye dayanmaktadır.

§ Araştırma (keşif) örgütleri § C ocuk ve yetis kinlerin sosyalles meşine yönelik örgütler § Yeniden sosyalleşme örgütleri § U ru nlerin u retimi ve dag ıtımına yönelik örgütler § Hizmet örgütleri § Kis isel ve finansal gu venlik sag lama örgütleri § Kültürün korunmasına yönelik örgütler § I letis im örgütleri § Eğlence-dinlence örgütleri

§ İnsanlar bireysel güçlerini aşan amaçlarını gerçekleştirebilmek için işbirliği yapmaktadır. İşbirliği olmaksızın toplumsal yaşamın olamayacağı artık anlaşılmıştır. § Ortak bir çabayı gerektiren bir amacın gerçekleştirilmesinde, birden fazla bireyin güç ve eylemlerini birleştirmesi zorunludur.

ÖRGÜT KAVRAMI § Örgüt sözcüğü hemen herkesin anladığı, ama iki üç cümle içinde kısa veya öz bir tanımını yapmakta zorluk çektiği bir kavramdır. § Çeşitli toplumsal birimler; aile olsun, köy olsun, fabrika olsun, ordu olsun, devlet olsun hepsi birer bireylerarası ilişkiler bütünüdür. Hepsinde, bireyler arasındaki ilişkiler belli davranış kalıpları çerçevesinde cereyan eder ve düzenlilik gösterir. Hepsinde üyelerin uymaları gereken kurallar vardır. Bu şekilde zaman içinde süreklilik gösteren kalıplaşmış ilişkiler düzenine “sosyal yapı” adı verilmektedir.

§ Genel olarak örgüt denildiğinde, iki veya daha fazla insanın, ortak ve belirli bir amacı gerçekleştirmek için davranışlarını biçimsel kurallara göre düzenlediği yapı anlaşılmaktadır. § Örgütleri diğer toplumsal birimlerden ayıran özellik, sosyal yapılarının açık seçik belirlenmiş bir amaca yönelik bir şekilde planlanmış olmasıdır.

§ Örgüt, belirli bir amacı gerçekleştirmek üzere iki veya daha fazla kişinin çabalarını bilinçli olarak birleştirmeleri yolu ile ortaya çıkan işbirliği sistemidir. Örgütleme ise örgüt yapısının oluşturulması ile ilgili eylemler dizisini veya süreci ifade eder. § Örgütün verimli olabilmesi için sahip oldukları fiziksel, mali ve insan kaynaklarını etkili biçimde bir araya getirmeleri gerekir, söz konusu bir araya getirme sürecine örgütleme denir.

PLANLAMA VE ÖRGÜTLEME ARASINDAKİ İLİŞKİ § Yönetim evrensel bir kavramdır, her ortamda ve her tür organizasyonda mevcut bir süreçtir. Yönetim işlevinin başarılı ve sonuç alacak düzeyde yürütülebilmesi temel ilkelere bağlı kalmakla mümkündür. § Bu ilkelerden biri, yönetim ilke ve işlevleri arasında uyum ve bütünlük sağlanmasıdır. İşlevlerin her birinin diğerinden kopuk olarak kendi içinde başarıyla yürütülmesi, yönetsel başarı elde etmek için yeterli değildir. § Buna karşılık yönetim işlevleri arasındaki karşılıklı bağlantı nedeniyle, her işlevin başarısı ya da başarısızlığı diğerlerini etkiler.

§ Örgütleme sürecinin sağlıklı bir şekilde başlatılması için gerekli olan temel unsur planlamadır. § İşletme, planlarda belirlenen amaçlara uygun bir örgütleme ve bir çalışma düzeni oluşturmalıdır. § Planların içeriğine uygun bir çalışma düzeni oluşturulması uygulamada başarılı sonuçlar alınmasında önemli rol oynar.

PLANLAMA SÜRECİ AMAÇLAR NE? NİÇİN? NEREDE? NASIL? KİMLERCE? GERÇEKLEŞMESİ İÇİN GEREKLİ PLANLAR FAALİYET (İş ve Görevler) ORGANİZASYON SÜRECİ İŞGÜCÜ (İnsan Kaynakları-Personel) TEKNİK VE FİZİKSEL DONANIM-YAPI

§ Örgütleme işlevi planlarda belirtilen amaçlara yönelik faaliyetlerin netleştirilmesi, işleri yapacak kişilerin ve aralarındaki ilişkilerin belirlenmesi ve yer, araç ve yöntemlerin hazırlanmasını içerir. § Bu aşamalardan oluşan sürecin etkinlikle sürdürülebilmesi ve yalın bir örgüt yapısı oluşturulması, planların uygulanabilmesinde temel rol oynar.

§ Örgütleme, örgütün sahip olduğu kaynakların (insan kaynağı, finansal kaynaklar ve teknolojik kaynaklar) tasarlanması ve kullanılmasında şu sorulara cevap bulma çabasıdır: – Bu kaynaklar arasındaki ilişkiler nelerdir? – Örgüt amacını gerçekleştirmek için hangi kaynaklara ne miktarda ihtiyaç duyacak? – Hangi işlerin yapılması gerekecek? – Kim hangi işi yapacak? – Kim kime emir verebilecek ve hesap sorabilecek? – Kim hangi kaynaklardan sorumlu olacak? § Bütün bu ve benzeri soruların cevabı yönetimin örgütleme işlevinde yatmaktadır.

§ Örgüt (organizasyon); “yöneticinin kendisine verilen amaçları gerçekleştirdiği ve her türlü bilgi, beceri, yetenek ve kişilik özellikleri ile kendini gösterebileceği bir çeşit oyun alanıdır”. § Organizasyon (örgüt); bir düzeni veya düzenlemeyi ifade eder. Aynı zamanda organizasyon (örgütleme); bir tasarım işlemidir.

ORGANİZASYON ÖRNEĞİ Örneğin; bir orkestra oluşturulurken keman, piyano, üflemeli ve vurgulu sazlar gibi enstrümanlardan hangilerinin yer alacağının belirlenmesi ve bunları çalacak müzisyenlerin tespiti bir organizasyon yani bir tasarım sürecidir. Organizasyon sürecinde tasarımı yapılan düzenlemeler 3 başlık altında toplanmaktadır. Bunlar; insan” ile “İş iş”, ile “İnsan “İş ve ile insan” tasarımıdır.

1. İŞ İLE İŞ ARASINDAKİ DÜZENLEME § Bu düzenleme; organizasyonu amacına ulaştıracak işlerin belirlenmesi, her bir işin kapsamına giren görevlerin tanımlanması ve bunların birbiri ile ilişkilendirilmesini ifade etmektedir. § İlişkilendirmeden kastedilen iş akış şemasının oluşturulmasıdır. İş ile iş arasındaki düzenlemede en önemli husus bu süreçlerin yazılı hale dökülmesidir.

2. İŞ İLE İNSAN ARASINDAKİ DÜZENLEME § Bu düzenleme, tanımlanmış olan işlerin gerektirdiği bilgi, yetenek ve beceriye sahip olan kimselerin seçilmesi ve işlerle uyumlarının sağlanmasını ifade eder. Burada önemli hususlardan birisi iş gerekleri formunun oluşturulmasıdır. Yani her bir işi yapacak elemanda aranacak hususlar yazılı olarak standart hale getirilmelidir. § Böylece çalışanlar niteliklerine uygun işlerde istihdam edilmiş olurlar. Halk diliyle bu düzenlemeyi; “atın önüne ot; itin önüne et koymak” şeklinde ifade etmek mümkündür.

3. İNSAN İLE İNSAN ARASINDAKİ DÜZENLEME § Bu düzenleme ise, çalışanların iş ortamında birbirleri ile olan ilişkileri ve bunları kapsayan davranış süreçlerini ifade eder. § Doğal olarak tüm özellikler itibariyle birbiriyle uyumlu insanların bulunması “eşyanın doğasına” aykırıdır. İnsan ile insan arasındaki düzenlemede mevcut koşullar altında en idealini bulabilmek önemlidir.

ORGANİZASYONDA STATİK YAPI § Organizasyonda; amaçlar, stratejiler, işler, faaliyetler, departmanlar, teknoloji, araçgereç, kurum kültürü, değer yargıları ve kurallar gibi faktörlerin birbirleri ile ilişkilendirilerek tasarlanması ve “organizasyon el kitabında” tanımlanması sonucu “statik” bir yapı oluşur. § Bu yapı organizasyonun “teknik” yönünü oluşturmaktadır.

ORGANİZASYONDA DİNAMİK YAPI § Organizasyon el kitabı ve organizasyon şeması olması arzu edilen bir yapıyı gösterir. Bu yapı içindeki pozisyonlara gerekli atamalarla insanlar yerleştirilip çalışmaya başladıktan sonra “dinamik” bir nitelik kazanacaktır. § Statik yapının bu şekilde canlılık kazanması ile organizasyonun “sosyal” yönü oluşur.

ÖRGÜT (ORGANİZASYON) TÜRLERİ 1. Klasik Organizasyon 2. Proje Tipi Organizasyon 3. Matrix Organizasyon 4. Şebeke Organizasyon 5. Yığışım Organizasyon 6. Sanal Organizasyon

1. KLASİK ORGANİZASYON Klasik organizasyon birkaç şekilde gerçekleşmektedir. 1. Fonksiyonel Esasa Dayanan Organizasyon: Bu yapıda birinci kademede üretim, muhasebe, pazarlama gibi fonksiyonlar yer almaktadır. 2. Mal/Hizmet Esasına Dayanan Organizasyon: Özellikle birkaç çeşit ve birbirinden farklı mallar üreten büyük işletmelerde organizasyon yapısı oluşturulurken birinci kademede bu mallar yer almaktadır. 3. Coğrafik Esasa Dayanan Organizasyon: Coğrafik açıdan çok geniş ve değişik alanlara dağılmış olan işletmelerde belirli bölgelerdeki faaliyetler o bölge yöneticisinin sorumluluğu altına verilmektedir.

2. PROJE TİPİ ORGANİZASYON § Proje organizasyon, farklı, tekdüze olmayan, sıkça değişen ve farklı disiplin (uzmanlık) mensuplarını bir araya getiren bir yapı olarak karşımıza çıkmaktadır. § Bu yapıda göze çarpan husus, bir proje adı altında toplanan tüm işlerin sorumluluğunun ve gerekli tüm kaynakların bir proje yöneticisine verilmiş olmasıdır.

3. MATRİX ORGANİZASYON § Matrix organizasyon yatay ve dikey olmak üzere iki ayrı tür ilişki üzerine kurulmuştur. Bu organizasyonda uzmanlık bölümleri içinde çalışan personel bir yandan uzmanlıkları nedeniyle ilgili bölümün yöneticisine (dikey ilişki); diğer yandan da bu uzmanlıklarını belirli bir projede uyguladıkları için bu projenin yöneticisine (yatay ilişki) karşı sorumlu olacaktır. § Bu yapıda proje yöneticisi emir-komuta yetkisine değil, “proje yetkisine” sahiptir. Proje yetkisinin temelinde ise “ikna etmek” vardır.

4. ŞEBEKE ORGANİZASYON Şebeke organizasyonun temel özelliği, bir mal veya hizmet üretebilmek için yapılması gereken iş ve faaliyetlerin ve bunun için gerekli olan kaynakların tek bir işletme bünyesinde toplanması yerine farklı işletmelere dağıtılmış olmasıdır. Örneğin; satın alma işi bu konuda uzmanlaşmış ayrı bir işletme tarafından, pazarlama işi bu konuda uzmanlaşmış başka bir işletme tarafından gerçekleştirilir.

5. YIĞIŞIM ORGANİZASYON § Yığışım organizasyon bir anlamda “çalışma grupları organizasyonu” ile eş anlamlıdır. Burada değişik disiplinlerden gelen kişilerin bir grup oluşturarak belli işleri gerçekleştirmeleri söz konusudur. § Grup faaliyetleri hiyerarşik kontrol ile değil; grup üyelerinin kendi aralarında gerçekleştirdikleri bir düzen içinde yürütülür. Yığışım organizasyonlarda çalışanların belirli bir üstü bulunmamaktadır.

6. SANAL ORGANİZASYON § Sanal organizasyon, değişik coğrafik bölgelerdeki işletmeleri, belirli ürünlerin üretimi ve/veya satışı amacı ile haberleşme ve bilişim teknolojileri yardımıyla birbirlerine bağlanan, uyumlu hale gelen ve sanki tek bir işletme varmış gibi çalıştıran bir organizasyondur.

YÖNETİM ve ORGANİZASYON İLKELERİ Yönetim ve organizasyon ilkelerinden bazıları şunlardır: 1. Amaç Birliği İlkesi 2. İşbölümü ve Uzmanlaşma İlkesi 3. Hiyerarşik Yapı İlkesi 4. Yetki Devri İlkesi 5. Yetki ve Sorumluluğun Denkliği İlkesi 6. Emir-Komuta Birliği İlkesi 7. Kontrol Alanı İlkesi

1. Amaç Birliği İlkesi § Bir organizasyonda iskeleti oluşturan tüm birimlerin, aynı amacı ya da amaçlar topluluğunu gerçekleştirmek üzere etkili biçimde bir araya getirilmesidir. § Örgütlerde genel olarak bireysel, grup ve örgütsel amaçlar söz konusudur. Amaç birliği bunlar arasında uyumun sağlanmasıdır.

2. İşbölümü ve Uzmanlaşma İlkesi İşbölümü, işlerin küçük parçalara bölünerek, bir kişinin işin bütününü yapması yerine, uzmanlaştığı tek bir parçasını yapmasıdır.

3. Hiyerarşik Yapı İlkesi Yukarıdan aşağıya (yöneticilerden astlara) doğru zincirleme yetki bağlarının kurulmasıdır. Yani yukarıdan aşağıya emirlerin; aşağıdan yukarıya da raporların akmasıdır.

4. Yetki Devri İlkesi § Yetki; bir yöneticiye verilmiş olan ayrıcalıktır. Yöneticinin karar verme, bir şeyin yapılıp yapılmamasını isteme hakkıdır. Organizasyon çapında bütün personelin sahip olduğu yetki ve sorumluluklar açık ve kesin olarak belirlenmelidir. Bu açıklık sözel ve yazılı olarak sağlanmalıdır. § Yetki devri (delegasyon-yetki göçerimi); başkalarını görevlendirmek, başkalarına iş yüklemek, işleri başkalarına emanet etmek demektir.

YETKİ DEVRİNİN YARARLARI 1. Yönetici kapasitesini ve zamanını diğer işlerde kullanmak üzere değerlendirebilir 2. Çalışanın uzmanlık eğitiminden, deneyiminden ve becerilerinden daha iyi yararlanılır 3. Çalışanın yetkinlik düzeyi ve mesleki gelişimi artar 4. Sorun çözen kişilerin sayısı artar 5. Çalışanın sorumluluk duygusu, motivasyonu, örgütsel bağlılığı ve kalite bilinci artar

YETKİ DEVRİNİN ÖNÜNDEKİ ENGELLER 1. Yöneticiden Kaynaklanan Engeller 2. Yetki Devralacak Kişiden Kaynaklanan Engeller 3. Yetki Devretme Durumunun Kendisinden Kaynaklanan Engeller

1. Yöneticiden Kaynaklanan Engeller 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Kontrolü ve gücünü kaybetme korkusu Başkalarının fikirlerinden şüphe duyma Alışkanlıkların belirlediği düşünce tarzı Hangi yetkilerin dağıtılmasının şart olduğu konusunda kararsızlık Kişinin kendi vazgeçilmezliğine olan inancı Kişinin kendi işini gizli tutma arzusu Geçmişteki yetki devri çabalarında kötü deneyim Bir işin başarısını tek başına üstlenme arzusu Çalışanla "rekabet" korkusu

2. Yetki Devralacak Kişiden Kaynaklanan Engeller 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Özgüven ve özdeğer eksikliği Eğitim, tecrübe ve beceri yetersizliği Sorumluluk üstlenme korkusu Eleştiri korkusu İş yükünün artacağı endişesi Tembellik ve atalet duygusu Yöneticiye yönelik güven eksikliği Daha önceki işlerde kötü deneyimler

3. Yetki Devretme Durumunun Kendisinden Kaynaklanan Engeller 1. İş tanımlarının belirsizliği 2. Yetki devredilecek yeterli elemanların bulunmaması 3. Krizler ve çelişkiler 4. Önceliklerin belirlenmemesi 5. Çıkar çatışmaları

5. Yetki-Sorumluluk Denkliği İlkesi § Yetki Ve Sorumluluk Dengesi; her çalışanın sahip olduğu yetki ve sorumluluk alanı birbiriyle dengeli olmalıdır. Yetkinin kullanımı ile ortaya çıkacak sonuçlarla ilgili yetkiyi kullanan kişinin sorumluluğu olmalıdır. Olumsuz sonuçlar nedeniyle kişiden hesap sorulabilmelidir. Buna karşılık çalışanlar sorumlu oldukları konularda yetkisini kullanma ve emir verme hakkına sahip olmalıdır. § Bir kimsenin üstüne karşı taşıdığı sorumluluğun o kimsenin kendi astına karşı sahip olduğu yetkiye eşit olmasıdır. Bu denklik sağlanmaz ise, görevlerin yerine getirilmesi olanaklı değildir.

6. Emir Komuta Birliği İlkesi Her astın sadece bir üste bağlı olması ve bir üstten emir almasıdır. Böylece kargaşa ve çatışma yaratacak durumlar en aza indirilecektir. Kumanda ikiliğine yol açacak şekilde davranan üstlerin yetki çatışmasına neden oldukları sık karşılan konulardandır. Bu tür bir ilke faaliyetlerin sürdürülmesinde belli bir düzen sağlanması ve yetki çatışması gibi sorunların önlenmesini amaçlar.

7. Kontrol Alanı İlkesi § Bir yöneticinin etkili ve verimli bir şekilde idare edebileceği ast sayısını ifade eder. Bu sayının ideali konusunda bir standart bulunmamaktadır. § Denetim alanı Klasik teorilerde sınırlı; Neo -Klasik ve modern teorilerde ise geniş tutulmuştur. İdeal denetim alanının ölçüsü, yöneticinin ve yönetilenin özelliklerine ve şartlara göre değişmektedir.

8. Yönetim Birliği İlkesi § Yönetim Birliği; işletmelerde birbirine benzer işlerin bir araya getirilerek, oluşturulan faaliyet grubunun yetki ve sorumluluğunun tek bir yöneticiye verilmesini ifade eder. § Amaç faaliyetlerde etkinlik ve düzen sağlanması yanında, çalışanların uzmanlıklarından en yüksek oranda yararlanabilmektir.

Ayrıca; §Rasyonellik ilkesi §Genel çıkarların özel çıkarlara üstünlüğü ilkesi §Disiplin ilkesi §Düzen ilkesi §Merkeziyetçilik ilkesi §Basit ve anlaşılırlık ilkesi §Ödül ve ceza ilkesi gibi başka ilkeler de bulunmaktadır.

ÖRGÜTLEME SÜRECİ § Örgütleme süreci; – Bir örgütte ne tür işlere ihtiyaç duyulduğunun (iş tasarımı) belirlenmesi – İşler (pozisyonlar) arasında nasıl bir ilişki (hiyerarşi) olduğunun ortaya konması – İşlerin nasıl gruplandırılacağının belirlenmesi (bölümleme) aşamalarını kapsayan bir süreçtir.

§ Dolayısıyla örgütleme, bir işletmenin amaçlarına ulaşabilmesi için gerekli işlerin tanımlanması ve gruplandırılması, işleri yerine getirecek kişilerin yetki ve sorumluluk ilişkilerinin belirlenmesi, verimli bir faaliyet ortamı oluşturulabilmesi için gerekli fiziksel ortamın hazırlanmasıdır. § Bu tanım genişletildiğinde örgütleme sürecinin aşamaları karşımıza çıkar. Bu aşamalar altı başlık altında incelenebilir.

1. Plan ve Amaçların İncelenmesi § Örgütleme, planlama sürecinin sonuçları ile iç içe ve bu sürecin bir uzantısı gibidir. § Planlar, işletmenin amaç ve hedeflerini kapsar ve faaliyetler için yol göstericidir. § Bu bakımdan örgütleme sürecinin başında planlar ve içeriğindeki amaçlar ortaya konur.

2. Amaçlara Ulaştıracak Faaliyetlerin Belirlenmesi § İşletmelerin faaliyetleri, faaliyet alanı ve amaçlarına bağlı olarak farklılık gösterir. § Örneğin, teknoloji ağırlıklı bir işletmede Ar. Ge faaliyetleri önemli yer tutar. Buna karşılık bir ticaret işletmesinde bu tür faaliyetlere ihtiyaç duyulmaz. § İşletmeler arasında ortak olan faaliyetler ise muhasebe ya da insan kaynakları gibi her işletmede farklı boyutlarda olsa da yürütülmesi gereken faaliyetlerdir.

3. Faaliyetlerin Gruplandırılması § İşletmelerde verimli bir çalışma ortamı oluşturulabilmesi, faaliyetlerin belli bir düzen içinde yürütülmesine bağlıdır. § Bu düzenin sağlanabilmesi koşullarından biri, benzer veya birbirini tamamlayan faaliyetlerin aynı grup içinde toplanabilmesidir. § Bu şekilde oluşturulan her faaliyet grubu bir bölüm olarak organizasyon yapısı içindeki yerini alır ve bölümlendirme işlemi gerçekleştirilmiş olur. § Örgütleme sürecinin bu aşamasında dikkate alınması gereken bir başka ilke, işbölümü ve uzmanlaşmadır.

4. Faaliyetleri Gerçekleştirecek İşgücünün Belirlenmesi § Bu aşamada her faaliyet grubu için işleri yapacak elemanların sayısı ve nitelikleri belirlenir. § İşletmelerde birbirinden farklı boyut ve kapsamdaki işlerin etkinlikle sürdürülmesi için bunlara uygun nitelikte yönetici ve diğer personelin seçimi gerçekleştirilir.

5. Yetki ve Sorumlulukların Düzenlenmesi § Örgütleme sürecinin bu aşamasında, hiyerarşik yapının oluşturulmasına yönelik çalışma ilişkileri düzenlenir. Çalışanların yaptığı işe göre sorumlulukları, sahip olduğu yetkinin sınırları, karşılıklı yetki ve sorumluluk ilişkileri belirgin duruma getirilir.

6. Yer, Araç ve Yöntemlerin Belirlenmesi § Örgütleme sürecinin bu aşamasında işletmenin faaliyete geçmesi için gerekli görülen fiziksel ortam düzenlenir. § Fiziksel ortam; teknolojik düzen, iletişim aygıtları ya da büro yerleşiminin işletmenin amaçlarına uygun ve ergonomik olması gerekir. § Fiziksel yerleşme düzeninin “en az emek ilkesi”ne uygun olması üzerinde durulması gereken bir başka konudur.

ÖRGÜTLEME SÜRECİNİN SONUÇLARI Örgütleme süreci içerisinde gerçekleştirilen faaliyetler işletmelerin başarısında önemli bir etkiye ve role sahiptir. Planların gerçekleştirilmesi bunlara uygun bir organizasyon yapısı içerisinde mümkün olmaktadır. Örgütleme sürecinin işletmelere katkılarını şöyle sıralayabiliriz;

§ İşletmeyi amaçlarına ulaştıracak olan işler ayrıntılı olarak tanımlanmıştır. § İşletmenin temel işlevlerini yürütecek ana bölümler ve bunlara bağlı alt birimler oluşturulmuştur. § İşletmenin bütününde gerçekleştirilen işlerin teknik ve beşeri özellikleri belirlenmiştir. § Özellikleri belirtilen işleri yürütecek yönetici ve diğer çalışanların yapacağı işe göre sahip olması gereken nitelikler belirlenmiştir. § İşler parçalara bölünmüş, işbölümü ve uzmanlaşma sağlanmıştır.

§ Yetki ve sorumluluk ilişkileri belirlenerek hiyerarşik yapı oluşturulmuştur. § Bölümler ve çalışanlar arasındaki dikey ve yatay ilişkiler oluşturulmuştur. § Bu bağlamda karar süresinde izlenecek yol ve iletişim kanallarının yönü şekillendirilmiştir. § Faaliyetlerin amaçlara uygun bir düzende gerçekleştirilmesi için gerekli fiziksel donanımlar hazırlanmıştır § İnsan gücü ve kullandığı fiziksel yerleşimi tamamlamıştır.

ÖRGÜTLERDE BÖLÜMLERE AYIRMA İLKELERİ Örgütlerde bölümlere ayırma ile ilgili bir çok ilke vardır. Bunlardan bazıları şunlardır: §İşbölümünün yararlarını dikkate alma §Kontrolü kolaylaştırma §Benzer faaliyetlerin birleştirilmesi §Fonksiyonel ilişkiyi dikkate alma: İşin niteliği, iş süreçleri vb. açılardan birbirine benzeyen işlerin fonksiyonel ilişki içinde oldukları bölüme bağlanması. Örneğin, pazarlama araştırmaları, talep tahmini, reklam ve satış işlerinin pazarlama bölümüne bağlanması gibi.

ÖRGÜTLERDE BÖLÜMLERE AYIRMA Bölümlere Ayırmada Kullanılan Ölçütler § İşlevlere (Fonksiyonlara) Göre § Bölge Esasına (Coğrafi Temele) Göre § Ürün Esasına Göre § Müşteri Esasına Göre § Üretim İşlemleri Esasına (Sürece) Göre § Sayı Esasına Göre § Zaman Esasına Göre § Karma Yapı § Matrix Örgüt Yapısı

1. Fonksiyonlara (Departmanlara) Göre Bölümlendirme § İşleri gruplandırırken en eski, en yaygın ve en sık olarak kullanılan ölçütlerden bir tanesi yapılan işlerin birbirleriyle benzeşmeleridir. Birbiriyle benzeşen işlerin dikkate alınıp örgütlenmeleri sonucu oluşturulan yapıya Fonksiyonel Yapı denmektedir. § Faaliyetler bu yaklaşımla bölümlendirildiğinde, işletmelerde üretim, pazarlama, finansman, dağıtım ya da satın alma gibi bölümler oluşur. Bu tür bölümlendirme küçük, faaliyetleri dar bir alanda gerçekleştirilen ve tek bir ürün üzerinde yoğunlaşan işletmeler için uygundur.

FONKSİYONEL Örgüt Şemasına Bir Örnek Genel Müdür (CEO) Gnl Md. Yrd. Finans Muhasebe Şefi Bütçe Analisti Gnl Md. Yrd. İmalat Fabrika Müdürü Bakım Müdürü Gnl Md. Yrd. İnsan Kaynakları Eğitim Uzmanı Sosyal Yardım Uzmanı

Fonksiyonlara Göre Bölümleme Aynı veya benzeri faaliyetlere dair işlerin gruplandırılmasıyla oluşan yapıdır. § § Faydaları Her bölüme aynı fonksiyonu gören uzmanlar yerleştirilir. Böylece uzmanlıktan azami faydalanılır. Yönetim sadece dar tanımlanmış uzmanlık bilgisine ihtiyaç duyulduğu için kolaylaşır. Yöneticilerin eğitimi de kolaylaşır. Her bölüm içinde eşgüdüm kolaylaşır. Merkezi denetim kolaylaşır. Sakıncaları § Karar verme zorlaşır ve bürokrasi artar. § Çalışanlar sadece kendi uzmanlıklarına odaklandıklarında işletmenin geneli hakkında yeterince düşünmezler. § Farklı bölümler arasında rekabet ve çatışma ortaya çıkar. § İşin aşırı basitleştirilmesi § Bölüm çıkarlarının işletmenin çıkarlarının önüne geçmesi

2. Ürün Temeline Göre Bölümlendirme § Birden fazla ve birbirinden farklı özelliklere sahip ürün çeşidine sahip işletmelerde uygulanır. Bu yaklaşımla ürün çeşitlerinin her birine ihtiyaç duyulan düzeyde beşeri ve parasal kaynak ayırmak mümkün olur. Bu tür bölümlendirmenin en sık görüldüğü işletmeler büyük ölçekli ve çokuluslu işletmelerdir.

Ürün Temelli Yapı (Sevinç Giyim San. A. Ş. ) Genel Müdür Tasarım Mdr. Y. Çocuk Giyim Mdr. Y. Bayan Giyim Üretim Pazarlama Mdr. Y. Bay Giyim

Ürünlere Göre Bölümleme Faaliyetlerin bir ürün veya ürün grubu etrafında gruplandırılmasıdır. Faydaları Sakıncaları § Bir ürüne ilişkin bütün § Yöneticilerin sadece kendi faaliyetler bir bütün ve ürünlerine odaklanıp koordineli olarak ele diğerlerini ihmal etmeleri alınabilir. muhtemeldir. § Hızlı ve etkili karar § Her ürün veya ürün grubu almak mümkün olur. için ayrı fonksiyonel § Her bir ürün veya ürün bölümleme yapılması grubunun performansını durumunda yönetim değerlendirmek mümkün maliyetleri artar. olur.

3. Müşteri Temeline Göre Bölümlendirme § İşletmelerin birden fazla ve farklı özelliklere sahip müşteri grubuna hizmet etmesi durumunda bu yaklaşımla bölümlendirmeye gidilir. Uygulamada özellikle satış (pazarlama) faaliyetlerinde etkinlik sağlamak amacıyla müşteriye göre bölümlendirmeye gidildiği görülür.

Müşteri Temelli Yapı (Başarı Sigortacılık A. Ş. ) Genel Müdür Mdr. Y. Kamu Kurumları Mdr. Y. Özel Kurumlar Mdr. Y. Bireysel Müşteri

Müşteriye Göre Bölümleme Belli bir müşteri grubunun beklentilerini karşılamak adına işlerin gruplandırılmasıdır. Faydaları Becerili uzmanlar, kendine özgü özellikleri ve beklentileri olan müşterilerle ilgilenebilirler. Sakıncaları Değişik departmanların faaliyetlerinin entegre edilebilmesi için çok sayıda bölüme ve görevliye ihtiyaç duyulur.

4. Coğrafik Temele Göre Bölümlendirme § Faaliyetleri farklı bölgelere yayılmış olan işletmelerde uygulanır. Bu tür işletmelerde üretim ve pazarlama faaliyetlerinin farklı ortamlarda gerçekleştirilmesi nedeniyle tek merkezden yönetilmesi zordur. Bu şekilde farklı bölgelerdeki üretim ya da pazarlama faaliyetlerinin bölgesel özelliklere bağlı olarak yeterli kaynakla gerçekleştirilmesi amaçlanır. Bu tür bölümlendirmenin en sık görüldüğü işletmeler, uluslar arası faaliyetleri olanlardır.

Apple Computer için Coğrafik Yapı CEO Apple Amerika Kanada Latin Amerika ve Karayipler Apple Avrupa Apple Pasifik Asya Avustralya Japonya

Coğrafi Yapı (Sağlam İlaç A. Ş. ) Genel Müdür Mdr. Y. Marmara Bölgesi Mdr. Y. İç Anadolu Böl. Mdr. Y. Karadeniz Böl.

Coğrafyaya Göre Bölümleme İşlerin belli bir coğrafi bölge veya alan dikkate alınarak gruplandırılmasıdır. Faydaları Örgütün bir bölgeye has özelliklere ve beklentilere daha hızlı cevap verebilmesini sağlar. Sakıncaları Farklı yerlerdeki işlerin yürütülmesi için çok sayıda idari görevliye gerek duyulabilir. Aynı görevi yapan birden çok görevli istihdam edilebilir.

5. Zaman Temeline Göre Bölümlendirme § Üretim ve hizmet faaliyetlerinin kesintisiz sürdürülmesi gerektiği işletmelerde uygulanır. Özellikle vardiya yöntemiyle çalışan işletmeler için geçerlidir. Hastane, çimento, petrokimya, demir-çelik, itfaiye, emniyet, posta veya kargo işletmeleri gibi…

6. Karma (Melez) Yapı § Örgütler büyüdükçe, farklı amaçları gerçekleştirmek için farklı örgütlenme yöntemlerine gerek duyarlar. Bunun sonucunda “karma yapı” oluştururlar. Karma yapıda fonksiyonlara göre örgütlenmenin yanında ürünlere göre, coğrafyaya göre, müşteriye göre örgütlenme biçimlerinden bir karma yapılabilir. § Karma yapı örgütün farklı beklentilere cevap vermesini kolaylaştırır ancak emir-komuta ilişkisinin karmaşıklaşmasına sebep olabilir. § Tek bir ürün çeşidi olan küçük işletmeler dışında işletmelerin çoğu birden fazla bölümlendirme yaklaşımını uygulamak zorunda kalmaktadır. Örneğin, birden fazla ürün çeşidine sahip, farklı bölgelerde üretim ve pazarlama faaliyetleri olan farklı müşteri gruplarına ulaşan bir işletmede ürüne, bölgeye ve müşteri gruplarına göre bölümlendirmeye gidilebilir.

KARMA ÖRGÜT YAPISI GENEL MÜDÜR Fonksiyonlara Dayalı Bölümlendirme Gn. Md. Y Finansman Gn. Md. Y Üretim Gn. Md. Y Dış İlişkiler Gn. Md. Y Pazarlama Gn. Md. Y Dağıtım Ürüne Dayalı Bölümlendirme Ev Tekstil Ürünleri Hazır Giyim Kumaş Batı Avrupa Doğu Avrupa Kafkasya Kuzey Afrika Coğrafik Temele Dayalı Bölümlendirme Kadın Müşteriye Dayalı Bölümlendirme Erkek Çocuk Rusya Ukrayna Türk Cumhuriyeti

7. Matrix Yapı Genel Müdür Mdr. Yard. Tasarım Mdr. Yard. Üretim Çalışanlar Proje Yöneticisi A Proje Yöneticisi B Proje Yöneticisi C Mdr. Yard. Finansman Mdr. Yard. Pazarlama

Matrix Yapının Faydaları § Konuya farklı bölümlerin gözüyle bakabilmeyi sağlar § Eş zamanlı farklı işleri yürütebilmeyi kolaylaştırır § Örgütü bir bütün olarak algılayabilme yeteneğini geliştirir § Farklı bölümlerden oluşan proje ekibi arasında işbirliği, mutabakat ve çatışma çözme becerisini geliştirir § Müşteriden gelen istekleri karşılayabilmek için gerekli eşgüdümü sağlar § İnsan kaynaklarını ürünler arasında esnek bir biçimde paylaştırır § Hareketli çevredeki hızlı değişimlere ve karmaşık kararlara uygundur § Gerek ürünsel gerekse işlevsel beceri geliştirmeye olanak sağlar § Çok ürünü olan orta büyüklükteki örgütlerde iyi çalışır.

Matrix Yapının Sakıncaları §Karmaşık bir örgüt yapısına neden olur §İşgören iki farklı üste (bölüm yöneticisi ve proje yöneticisi) karşı sorumlu olduğundan rol çatışması oluşur §Bürokrasiyi artırır §Çalışanların insan ilişkilerinde çok iyi olmaları ve yoğun eğitim görmüş olmaları gerekir §Zaman alıcıdır, sık toplantılara ve çatışma çözücü çalışmalara gereksinme gösterir §Çalışanlar dikey yerine mesleksel ilişkiler kurmadıkça ve yapıyı anlamadıkça çalışmaz §Güç dengelerini sağlamak için yoğun çaba gerektirir.

ÖRGÜT YAPILARI Formel ve İnformel Örgütler Formel Yapı: Belli şekle bağlı olarak belirlenen örgüt yapısıdır. Hiyerarşik düzen, görev, yetki ve sorumluluklar yazılı biçimde tanımlanmıştır. İnformel Yapı: Bilinçli bir dizayn sonucu olmayıp örgütle iş ilişkisinde bulunan kişiler (çalışanlar, diğer örgütlerin çalışanları vb. ) arası ilişkilerin bir sonucu olarak oluşan örgüt yapısıdır. İnformel örgütler, formel örgütsel yapıyı önemli biçimde etkiler.

§ Örgütlerde formel (biçimsel) yapıların yanında, informel (biçimsel olmayan) yapılar da vardır. İnformel yapılar örgüt şemasında görünmez ancak her örgütte bulunurlar. Arkadaşlık grupları, hemşerilik grupları, meslek grupları kendiliğinden ortaya çıkarlar. İnsanlar gerçek hayatta belki yöneticilerine danıştıklarından daha çok bu tür kendiliğinden ortaya çıkan grupların liderlerine danışırlar. Bu biçimsel olmayan yapı yönetimin beklentilerinin tersine işleyebileceği gibi iyi yönetilmesi durumunda yönetimin beklentilerine uygun olarak da işleyebilir. § Yönetimin biçimsel olmayan yapıları örgütün amaçları doğrultusunda harekete geçirebilmek için sahip olduğu en etkili araç Örgüt Kültürüdür. Örgüt kültürü, bir örgütte paylaşılan değerler, inançlar bütünüdür. İnsanlar ortak değerlere ve inançlara sahip olduklarında biçimsel olmayan yapıların da örgüt değerlerine uygun hareket etmesi mümkün olur.

Merkezi ve Ademi Merkezi Örgütler Merkezi Örgüt Yapısı (Dikey Örgütlenme-Merkezden yönetim) Yetki ve kararların sistemli, istekli ve bilinçli bir şekilde tepe yönetimde toplandığı örgüt şeklidir. Formaliteler çok olduğundan işler yavaş yürür, zaman ve emek kaybı olabilir. Ayrıca alt kademelerin yetişmesi zorlaşır.

Ademi Merkezi Örgüt Yapısı (Yatay Örgütlenme-Yerinden Yönetim) § Alt kademelerin kısmen bağımsız hareket edebildiği örgütsel yapıyı ifade eder. § Alt kademelere sorumluluk verildiğinden işlerin daha kolay yürütüleceği düşünülebilir. Nitelikli personele ihtiyaç vardır. § Örgütlenme giderleri fazladır. Hızlı değişim sonucu yönetmelik, tüzük, iş tanımları vb. çalışma sistemini anlatan belgelerin sık değiştirilmesi gerekliliği maliyeti artırır.

TEŞEKKÜRLER…