MHENDSLK FAKLTES ENDSTR MHENDSL YNETM VE ORGANZASYON Prof

MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ ENDÜSTRİ MÜHENDİSLİĞİ YÖNETİM VE ORGANİZASYON Prof. Dr. Nuray E. KESKİN

Örgütlenme Temel kavramlar: İşbölümü İşbirliği Otorite Hiyerarşi Yetki Devri Eşgüdüm

Max Weber (1864 -1920) «ideal bürokrasi» � Yönetici ve çalışanlar arasında işlevsel işbölümü yapılmalıdır -uzmanlaşma, � Yukarıdan aşağıya doğru derece azalarak inen hiyerarşik bir yetki ve sorumluluk zinciri kurulmalıdır, � İzlenecek yol ve yöntem, kesin ve açık kurallar şeklinde belirlenmelidir, � Atamalarda liyakat ve bilgiye önem verilmelidir, � Örgüt içinde dostluk, arkadaşlık ve bunların doğurduğu kişiselduygusal ilişkilerden kaçınılmalıdır. � Kişisel inisiyatif en aza indirilmelidir.

işbölümü � Yapılması amaçlanan işin başlıca görev bölümlerine ayrılması mantığına dayanır � Böylece işbölümünün sunduğu uzmanlaşmanın sağlayacağı etkinlik [amaca uygunluk] elde edilecek; � verimlilik [enaz girdi-ençok çıktı] koşulları yaratılabilecek � tasarruf [ekonomiklik] sağlanabilecektir

Tarihi bir uyarı Nizamülmülk’ün 11. yüzyılda söylediğine göre; “padişahların uyanık, vezirlerin akıllı olup asla bir kişiye iki iş emretmemeleri, bir işe de iki kişiyi göndermemeleri gerekir. ”

“Böyle olursa işler daima randımanlı ve düzenli olur. Eğer bir kişiye iki iş ısmarlarsa, o işlerden biri daima hatalı olur. Bu adam işlerden birini ciddiyetle ele alıp çalışsa, öteki iş noksan ve kusurlu olur, o işe baksa bu kusurlu olur. Bakınız, bir adamın iki işi varsa mutlaka ikisi de tam değildir. Bu adam hep kusurlu, kınanan, emredilen ve rahatsız bir kişi olur. Şunu da ilave edelim, her zaman bir iş iki kişiye verilirse bu onun üzerine, o bunun üzerine atar, iş de yapılmadan kalır. . . Amir işin niçin doğru dürüst yapılmadığını sorduğunda kabahat diğeri üzerine atılır. . . Akla ve asla döndüğümüz zaman suç ne onundur ne bunun; tek suçlu bir göreve iki kişi tayin edendir. ”

Görevleri bölmek İşbölümü ya da görevlerin bölünmesi için ölçütler ve geliştirilen sınıflandırmalar; � toplumun ihtiyaçlarına, � kurumun amaçlarına, � bulunulan teknik düzeye göre değişmekte

Faaliyetler nasıl gruplandırılır? Bölümlere ayırma: � İşlevsel bölümlendirme (geleneksel) � Ürün temelli bölümlendirme (Nike) � Müşteri temelli bölümlendirme (bankalar) � Coğrafik temelli bölümlendirme (Coca-Cola) � Süreç temelli bölümlendirme (hastaneler) Çapraz işlevli takımlar

eşgüdüm � Bir örgütte çok sayıda faaliyet gerçekleşmektedir � Örgütün birimlerini ve personelini, amaçlar doğrultusunda işbirliğine-eylem birliğine yönlendirme; çatışmaları önleme çabasıdır

Uyum… Yönetici makamının bir orkestra şefi pozisyonunda olduğunu unutmamalı, «her bir enstrümandan çıkacak sesin ancak kendisinin yönlendirmesiyle mükemmel bir eseri ortaya koyabileceği» bilincinde olmalıdır.

İşe uygun personel seçmek Personel seçiminde uyulacak temel ilke: Liyakat «adama göre iş» yerine «işe göre adam» Personel planlaması

Potansiyeli bilmek � Personelin niteliklerini/potansiyelini biliyor muyuz? � Bu potansiyeli amaca uygun bir şekilde değerlendiriyor muyuz? � Personeli başarılı bir şekilde yönlendirebiliyor muyuz?

Otorite � İnsanlar neden yönetilmeyi kabul ederler? � Yönetim, insanların bir başkasının egemenliğini benimsemelerini, kendileri dışındaki bir iradeye boyun eğmelerini içermektedir

Otorite � Ast açısından bakıldığında kendi özgür iradesinin yadsınarak yabancı bir iradenin buyruğuna girilmesi, üst açısından bakıldığında da üstün birey, görüş ya da örgütün tüm astları üstünde egemenlik kurması anlamına gelir � Böylece otorite, üstlerin hakları astların sorumluluklarıyla özdeşleşir

Otorite türleri � Zorlayıcı güç (korkuya dayalı) � Ödüllendirici güç (değer verilen bir takım şeyleri dağıtma becerisine dayalı güç) � Meşruiyet gücü (kişinin biçimsel yapı içindeki konumuna dayanan güç) � Uzmanlık gücü (Kişinin uzmanlığına, özel becerilerine ve bilgisine dayalı güç) � Gönderge gücü (Arzu edilir kaynaklara veya kişisel özelliklere sahip olan kişiyle özdeşleşmeye dayanan güç)

Hiyerarşik Yapılanma � Hiyerarşi � Bu (sıradüzen), bir örgütlenme sistemidir sistemde görevlerin önem derecelerine göre oluşturulan basamaklarda üst basamağın emir verme yetkisi, alt basamağın emri yerine getirme yükümlülüğü vardır � Hiyerarşik örgütlenmenin özü, kısaca “herkese bir amir” diye dile getirilebilir

hiyerarşi � Hiyerarşik örgütlenme, genel işleyişin yol haritasıdır � İletişim ve yazılı iletişim bu haritaya göre gerçekleştirilir � Karar yetkisinin dağılımı bu haritaya göre belirlenir, bürokratik yazışmanın dili yine bu temele göre geliştirilir

Yetki � Diğer kişilere emir ya da talimat verme ve bunlara uyulmasını bekleme hakkı � Yetki kişiye değil, pozisyona aittir

Yetki devri � Üst yöneticiden başlayarak her kademedeki yönetici, gerektiğinde yetkilerinden bir bölümünü alt kademedekilere –astlarına- devredebilir � Yetkilerle birlikte bunlara denk sorumluluğun da devredilmesi gerekir

Denetim alanı � Bir üst ya da amir, etkin ve etkili biçimde kaç çalışanı yönetebilir? � Çalışanların eğitim ve deneyim düzeyi arttıkça doğrudan gözetim ihtiyacı azalmaktadır

Denetim alanı � Çalışanların görev içeriklerinin benzerliği � Görevlerin karmaşıklık düzeyi � Çalışan ile yönetici arasındaki fiziksel yakınlık � Standart prosedür ve talimatların kullanılma düzeyi � Örgütsel bilgi sistemlerinin yeterliliği � Örgütsel kültürün etki düzeyi � Yöneticilerin liderlik tarzı

Merkezileşme – ademi merkezileşme � Kararlar, hangi örgütsel düzeyde alınacaktır? � Karar alma yetkisi örgütün üst basamaklarında toplanabilir � Alt kademelerdeki yöneticiler karar süreçlerine bilgi sağlayabilir ya da kararları doğrudan kendi alabilir

biçimselleşme � Bağlayıcı � İnisiyatif ve sınırlayıcı kurallar alma, esneklik

Mekanik örgütler � Katı hiyerarşik ilişkiler � Sabit görevler � Çok fazla kural � Biçimlendirilmiş iletişim kanalları � Karar yetkisinin merkezde toplanması � Daha dik bir yapı

Organik örgütler � Yatay ve dikey işbirliği � Uyarlanabilir görevler � Az sayıda kural � Biçimsel olmayan iletişim � Karar yetkisinin dağıtılması � Daha yatay bir yapı

Örgütsel tasarım seçenekleri � Basit yapı (az sayıda bölüm, denetim alanı geniş, yetkiler bir kişide toplanmış, biçimselleşme düşük) � İşlevsel yapı (ürettim-finans-iky-arge) � Bölümlendirilmiş yapı (ilaç, sağlık gereçleri, tüketim ürünleri) � Takım temelli yapı (google, amazon, boeing, motorola) � Matris temelli yapı (bir işlevsel bölümden projeye görev) � Proje temelli yapı

Sınırsız örgüt � Sanal örgüt (proje bazında geçici olarak istihdam edilen çalışanlar, reklamcılık ve film endüstrisi) � Şebeke/modüler örgüt (ürün bileşenlerini elde etmek ya da üretim süreçlerini yürütmek için tedarikçiler ağının kullanılması)

Öğrenen örgüt � Örgüt kültürü (kuvvetli karşılıklı ilişki, birliktelik ruhu, önemseme, güven) � Örgütsel tasarım (sınırsız, takımlar, güçlendirme) � Enformasyon paylaşımı (açık, zamanında, tam) � Liderlik (ortak vizyon, işbirliği)

Esnek tasarım biçimleri � Tele çalışma/evden çalışma � Sıkıştırılmış çalışma haftaları (haftada dört gün, günde on saat) � Esnek çalışma saatleri � İş paylaşımı (tam zamanlı işi iki ya da daha fazla çalışan arasında bölünmesi) � Geçici iş gücü (projeye dayalı)