KURSUS PENGURUSAN LATIHAN UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA 26 27

KURSUS PENGURUSAN LATIHAN UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA 26 – 27 Februari 2014 Bilik Ibnu Sina, Pusat Islam, UPM Anjuran: Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Pejabat Pendaftar

Getting Started…

OBJEKTIF/HASIL PEMBELAJARAN Pada akhir kursus ini, peserta dapat: • Memahami teori dan asas pengurusan latihan • Memahami kepentingan dan keperluan latihan di UPM • Melaksanakan analisis keperluan latihan dan menyediakan takwim latihan PTJ Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

OBJEKTIF/HASIL PEMBELAJARAN • Mengurus penilaian latihan secara berkesan • Mengurus rekod latihan secara berkesan • Memahami keperluan MS ISO 9001: 2008 berkaitan latihan dan membuat persiapan rasmi menghadapi audit Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

TENTATIF PROGRAM Hari Pertama (26 Februari 2014) Sesi 1: 9. 00 pagi – 10. 30 pagi • Ice-Breaking & Pengenalan Sesi 2: 10. 45 pagi – 12. 45 t/hari • Overview Pengurusan Latihan di UPM Sesi 3: 2. 30 petang – 5. 00 petang • Analisis Keperluan Latihan Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

TENTATIF PROGRAM Hari Kedua (27 Februari 2014) Sesi 1: 8. 30 pagi – 10. 00 pagi • Penilaian Latihan Sesi 2: 10. 15 pagi – 12. 45 t/hari • Rekod Latihan Sesi 3: 2. 30 petang – 5. 00 petang • Keperluan MS ISO dan Persediaan Audit Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Aktiviti 1: ‘Icebreaking, Takeaway & Pre Test’

Pengenalan

Definisi Latihan Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Definisi Latihan Usaha terancang oleh sesebuah organisasi untuk menyelaras pembelajaran staf bagi meningkatkan kompetensi berkaitan kerja Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Definisi Latihan Proses sistematik membangunkan pengetahuan, kemahiran dan sikap bagi membolehkan staf menjalankan tugas pada standard yang diperlukan Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Kepentingan Latihan Kepada Organisasi Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Kepentingan Latihan Kepada Organisasi Produktiviti Pembaziran Prestasi Motivasi Persaingan Kewangan Bakat Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar Kualiti Keuntungan

Faktor Mempengaruhi Prestasi Pembangunan Bakat (Latihan, Laluan Kerjaya, Bimbingan, Maklumbalas) Persekitaran (Komunikasi, Sumber, Persekitaran Fizikal, Kerjasama, Kepimpinan) Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar Manfaat (Gaji, Bonus, Cuti, Kemudahan, Apresiasi)

Domain Pembelajaran Kognitif Knowledge/Pengetahuan Psikomotor Skill/Kemahiran Afektif Attitude/Sikap Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Kompetensi Pengetahuan Kemahiran Kompetensi Sikap Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Kaedah Latihan On The Job Training Off The Job Training ? ? Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Kaedah Latihan On The Job Training • Dalam suasana kerja • Penyelia/Pegawai berpengalaman • Belajar sambil bekerja • Kos efektif Off The Job Training • Di luar suasana kerja • Penceramah/Fasilitator • Pembelajaran yang fokus • Kos tinggi Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Kaedah Latihan • Kandungan latihan ditentukan oleh pelanggan atau peserta berdasarkan keperluan latihan • Peserta bertanggungjawab terhadap latihan yang diikuti, penceramah hanya membantu • Komunikasi pelbagai hala: penceramah – peserta lain • Pelbagai teknik latihan digunakan Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Kaedah Latihan • Peserta dicabar dengan idea-idea, pengetahuan dan kemahiran baharu • Latihan dijalankan dalam kumpulan kecil, dengan persekitaran kurang formal dan dengan kurikulum yang terancang (tetapi fleksibel) Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

ADDIE Model A D D I E Analysis • Ada keperluan? Siapa? Kemahiran yang diperlukan? Jurang kemahiran? • Hasil analisis Design • Objektif latihan • Kandungan Latihan Develop • Bangunkan modul/kaedah pelaksanaan Implement • Jalankan latihan mengikut perancangan Evaluate • Pencapaian objektif latihan • Peningkatan kompetensi Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

ADDIE Model A A E D I I D Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar E D D

Persoalan Dalam Penentuan Latihan • • Adakah latihan perlu dijalankan? Siapa yang perlu dilatih? Apakah objektif latihan berkenaan? Apakah pengetahuan/kemahiran yang diperlukan? Apa kandungan latihan yang akan dijalankan? Apa bentuk latihan yang sesuai? Siapa yang akan melaksanakan latihan? Bagaimana keberkesanan latihan ditentukan? Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar A D D I E

Overview Pengurusan Latihan di UPM

Kategori Latihan Pembelajaran Kendiri Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Aktiviti 2: ‘Kategori Latihan’

Peluang Latihan di UPM Kursus Sambutan Sangkutan Cuti Belajar Bengkel Perjumpaan Mobiliti Latihan Profesional Taklimat Program Kerohanian On The Job Mentor Motivasi Ceramah Kendiri Lawatan Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Struktur Pengurusan Latihan UPM JAWATANKUASA LATIHAN UNIVERSITI • Polisi & Dasar Latihan UPM • Pendaftar (Pengerusi), Pengerusi Jemaah Dekan & Institut, Presiden Persatuan & Kesatuan, Pengarah CADe, Pengarah UCTC, Pengarah BPK, Ketua Bahagian Pembangunan Sumber Manusia PEJABAT PENDAFTAR • Bahagian Pembangunan Sumber Manusia • Penyelaras Latihan Staf UPM • Seksyen Latihan (Akademik/Bukan Akademik) PELAKSANA LATIHAN UNIVERSITI • Pej. Bendahari, CADe, PPKKP, i. DEC, TPU, Pej. TNCPI, PPPA, Fakulti Perubatan SK • TPLS/Staf Pelaksana Latihan PTJ Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar • TPLS/Staf Pelaksana Latihan • Jawatankuasa Latihan PTJ

Peranan TPLS/Staf Pelaksana Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Dokumen Rujukan Latihan Dokumen rujukan latihan utama di UPM: • Pekeliling Perkhidmatan Awam Bil. 6 Tahun 2005 Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam • Program Pembangunan Profesional Staf UPM • Dokumen Kualiti (Prosedur, Garis Panduan, Borang) • Standard MS ISO 9001: 2008 • Garis Panduan (Program Sangkutan, UPMTOP, UPMTACT dll) • Pekeliling (Program Transformasi Minda dll) Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Aktiviti 3: ‘Dokumen Rujukan Latihan’ Pekeliling Perkhidmatan Awam Bil. 6 Tahun 2005 Prosedur Pengurusan Latihan UPM Garis Panduan UPMTOP & UPMTACT Pekeliling Program Transformasi Minda

b. E c. REa. Tive!!!

Analisis Keperluan Latihan (TNA)

Analisis Keperluan Latihan Proses sistematik mengumpul dan menganalisis maklumat bagi menambahbaik prestasi individu atau organisasi. Kaedah untuk menentukan apa latihan yang perlu dilaksanakan dan siapa yang perlu menghadiri latihan. Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Kaedah Pelaksanaan TNA Kaji Selidik Analisis Keperluan Latihan Temubual Perbincangan Pemerhatian Minit Mesyuarat Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar Analisis Laporan Analisis Jurang

Kaedah Pelaksanaan TNA Contoh: Penolong Pegawai Sains Senarai Tugas Menyelenggara peralatan makmal secara dalaman Kemahiran Menjalankan kalibrasi peralatan makmal Desired Level (DL) 5 Current Level (CL) 1 Gap 4 (DL – CL) Importance To Job (ITJ) 3 Training Priority (TP) 12 (Gap x ITJ) Kursus Dicadangkan Kursus Kalibrasi Peralatan Makmal Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Kaedah Pelaksanaan TNA Skala DL/CL 1 Menjalankan kerja dengan tunjuk ajar 2 Menjalankan kerja dengan tunjuk ajar yang minima 3 Berkemahiran tanpa tunjuk ajar 4 Berkemahiran dan boleh memberi tunjuk ajar 5 Kemahiran yang tinggi Skala ITJ 1 Kurang Penting 2 Penting 3 Sangat Penting Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Kaedah Pelaksanaan TNA Contoh: Pegawai Tadbir Senarai Tugas Menjadi setiausaha mesyuarat jawatankuasa Kemahiran Menulis minit mesyuarat Desired Level (DL) 5 Current Level (CL) 2 Gap 3 (DL – CL) Importance To Job (ITJ) 3 Training Priority (TP) 9 (Gap x ITJ) Kursus Dicadangkan Kursus Penulisan Minit Mesyuarat Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Kaedah Pelaksanaan TNA Contoh: Pemandu Senarai Tugas Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM Kemahiran Berbahasa Inggeris Desired Level (DL) 4 Current Level (CL) 1 Gap 3 (DL – CL) Importance To Job (ITJ) 2 Training Priority (TP) 6 (Gap x ITJ) Kursus Dicadangkan Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Kaedah Pelaksanaan TNA Gap Analysis: Individu Senarai Tugas Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM Kemahiran Berbahasa Inggeris DL CL Gap ITJ TP Kursus 4 1 3 2 6 Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Kaedah Pelaksanaan TNA Gap Analysis: Staf (*1) / Penyelia (*2) Senarai Tugas Kemahiran Memberi Berbahasa penerangan Inggeris kepada tetamu luar negara berkenaan UPM DL 4 CL *1 *2 Avg 3 1 2 Gap ITJ TP Kursus 2 2 4 Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Kaedah Pelaksanaan TNA Gap Analysis: Kumpulan Senarai Tugas Kemahiran DL Memberi Berbahasa penerangan Inggeris kepada tetamu luar negara berkenaan UPM 4 CL 1 2 3 4 Avg 1 2 2 1 1. 5 Gap ITJ TP Kursus 2. 5 2 5 Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

TNA Latihan Kursus Bil. Permohonan Peratus Kursus Komunikasi 25 35. 7 Kursus Bahasa Inggeris 49 70. 0 Kursus Penulisan Laporan 55 78. 6 Kursus SPK 21 30. 0 Kursus Pemanduan Berhemah 5 7. 1 Kursus Kepimpinan 17 24. 3 Pembinaan Pasukan 60 85. 7 Kursus Pembedahan Haiwan 6 8. 6 Kursus Fisioterapi Haiwan 5 7. 1 Kursus Pengendalian Aduan 12 17. 1 Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

TNA Latihan Pencadang Latihan Dekan Kursus Motivasi Kursus Perkhidmatan Pelanggan Team Building Timbalan Dekan Akademik Kursus Pengendalian Pelajar Bermasalah Timbalan Dekan Penyelidikan Kursus Penyampaian Berkesan Kursus Pembantu Makmal Ketua Jabatan Kursus Pembantu Makmal Team Building Ketua Pentadbiran Kursus Penulisan Research Proposal Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Penyediaan Takwim Latihan Tarikh Program Tempat Kumpulan Sasaran 1 Februari 2014 Bengkel SKT Staf Dewan Kolej Semua staf 6 Penceramah - Kos RM 5, 000. 00 20 -21 Jun 2014 Bengkel Pemantapan Penulisan Surat Rasmi Bilik Seminar Semua Pensyarah Setiausaha dan FBMK Pemb. Tadbir RM 4, 000. 00 13 -14 Ogos 2014 Kursus Perkhidmatan Pelanggan Bilik Seminar Semua staf kaunter dan pejabat Penceramah luar RM 7, 000. 00 10 Oktober 2014 Ceramah Hari Inovasi Dewan Kuliah Semua staf MPC RM 5, 000. 00 Disahkan Oleh: Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Pemantauan Takwim Latihan Program Tarikh Dirancang Tarikh Dilaksanakan Catatan Bengkel SKT Staf 1 Februari 2014 - Bengkel Pemantapan Penulisan Surat Rasmi 20 -21 Jun 2014 1 -2 Julai 2014 Audit Kendiri pada 2021 Jun 2014 Kursus Perkhidmatan Pelanggan 13 -14 Ogos 2014 - Tidak dilaksanakan kerana kekangan bajet latihan Ceramah Hari Inovasi 10 Oktober 2014 12 Oktober 2014 Pindaan tarikh mengikut tarikh penceramah Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Aktiviti 4: ‘TNA Staf Pelaksana Latihan’

Aktiviti 5: ‘Recap!’

Penilaian Latihan

Model Kirkpatrick Empat Peringkat Penilaian Latihan (Four Levels of Evaluation Model) Reaction/Reaksi Learning/Pembelajaran Behaviour/Tingkah laku Result/Keputusan Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Peringkat 1 Reaction • Pandangan dan perasaan peserta terhadap latihan yang dijalankan • Dijalankan sebaik sahaja latihan tamat • Data mudah diperolehi & dianalisis • Borang maklumbalas/ survey, lisan • Kos rendah Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Peringkat 2 Learning • Peningkatan pengetahuan dan keupayaan peserta setelah menjalani latihan • Dijalankan sebelum dan selepas latihan • Sukar dijalankan bagi latihan kompleks • Ujian sebelum/selepas, temubual Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Peringkat 3 Behaviour • Aplikasi pembelajaran dan kemahiran yang diperolehi selepas latihan dalam tugas • Dijalankan selepas latihan bagi memberi masa bagi proses aplikasi berlaku • Pemerhatian/temubual bagi menilai perubahan • Memerlukan kerjasama penyelia/pegawai • Penilaian selepas latihan Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Peringkat 4 Result • Menilai kesan/impak yang diberikan oleh peserta kepada organisasi (perniagaan/ persekitaran) • Memerlukan usaha dan masa yang banyak untuk dilaksanakan dibuktikan • ROI, produktiviti, masa, aduan, penjimatan Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Penilaian Keberkesanan Latihan Program yang perlu dijalankan penilaian: • Latihan formal: Kursus, Bengkel, Seminar, Forum, Simposium, Kolokium, Konvensyen dll Pengecualian: • Pengurusan universiti, Ketua PTJ, pegawai akademik (bidang kepakaran), bengkel kerja, latihan berbentuk subjektif dan tidak melibatkan tugas hakiki • Rujuk: Garis panduan Penilaian Program & Penilaian Keberkesanan Latihan Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Penilaian Keberkesanan Latihan • Penilaian dijalankan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh latihan • Hasil penilaian keberkesanan latihan dianalisis menggunakan templat MS Excel Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Aktiviti 6: ‘Latihan Yang Perlu Dinilai’

Dokumen & Rekod Latihan

Borang Latihan Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Borang Latihan Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Borang Latihan Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Borang Latihan Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Sistem Pengurusan Latihan Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Aktiviti 7: ‘Fail Latihan’

Keperluan MS ISO Berkaitan Latihan

Aktiviti 8: ‘Keperluan Standard Berkaitan Latihan’

• • Topik 1: 4. 2. 4 Topik 2: 6. 2. 2 Topik 3: 8. 4 Topik 4: 8. 5. 2 • Apakah yang dikehendaki oleh klausa tersebut? • Apakah bukti objektif yang menunjukkan keperluan telah dipatuhi?

Penemuan Audit Analisis keperluan latihan tidak dijalankan Takwim PTJ tidak disediakan/diluluskan Takwim PTJ tidak dimaklumkan kepada staf Latihan tidak dijalankan mengikut takwim Penilaian program tidak dijalankan/dianalisis Penilaian keberkesanan tidak dijalankan/dianalisis • Tiada rekod kehadiran latihan • Aktiviti latihan tidak dimaklumkan kepada TPLS • • • Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Penemuan Audit Staf tidak diberi latihan teknikal/tidak kompeten Staf baharu tidak diberi latihan Staf kurang faham tentang SPK/Prosedur latihan Pelaksanaan latihan tidak mengikut prosedur Tiada pemantauan/tindakan terhadap staf yang tidak cukup 7 hari latihan • Fail tidak diwujudkan/tiada dokumen • Surat tawaran lewat dikeluarkan • • • Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Aktiviti 9: ‘Log Pembelajaran & Post Test’

Congratulations!!! And Thank You For Your Cooperation. .