KURSUS PEROLEHAN KERAJAAN TATACARA PEROLEHAN SECARA TENDER PROSES

KURSUS PEROLEHAN KERAJAAN TATACARA PEROLEHAN SECARA TENDER

PROSES PEROLEHAN Pelupusan Perancangan Pentadbiran Kontrak Perolehan Peruntukan kewangan (AP 168). Barangan guna sama (AP 178. 1). Kajian pasaran (AP 169. 1). Tentukan jenis perolehan (B/P/K). Pendaftaran Kontraktor (AP 184). Menyediakan carta/jadual proses. Penggunaan mata wang Dasar-dasar khusus: • penggunaan bahan/barangan/perkhidmatan tempatan; • keutamaan kepada syarikat Bumiputera; • perolehan secara Free on Board (FOB) • pemindahan teknologi dan pengembangan industri tempatan • Penggunaan borang-borang piawai • •

PROSES PEROLEHAN TENDER Spesifikasi Penilaian Teknikal & Kewangan Pengiklanan 1 2 Dokumen Tender SULIT 3 4 Penerimaan & Pembukaan Tawaran 5 Lembaga Perolehan 6 Kertas Taklimat 7 8 Surat Tawaran

1. PENYEDIAAN SPESIFIKASI • Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal hendaklah Keperluan sekurang-kurangnya 3 orang pegawai mahir dan berkelayakan. • Dilantik oleh Ketua Agensi. • Masa yang mencukupi. • Butiran spesifikasi yang jelas. Apa yang • Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan perlu SPESIFIKASI diperoleh tertentu. Jika tidak dapat dielakkan, guna ungkapan ‘atau persamaan’. Pegawai • Berasaskan fungsi penggunaan dan sekurang. Perolehan kurangnya memenuhi Standards Malaysia (MS) atau Standards Antarabangsa yang diiktiraf oleh Apa yang diperlukan Kerajaan. (ditandaaraskan dengan barang buatan Pembekal tempatan). • Kelulusan MAMPU bagi perolehan yang melibatkan teknologi maklumat. Pelanggan Standard

1. PENYEDIAAN SPESIFIKASI • Kenderaan yang mampu membawa murid-murid dari sekolah mereka ke rumah mereka dengan selamat dalam tempoh satu jam Lazimnya mempunyai ciri-ciri berikut: • Jenis • Tempoh masa • Warna • Bilangan yang diperlukan • Saiz • Perolehan secara pukal • Berat • Jumlah tenaga manusia • Bentuk/ukuran • Tahap kepakaran/kelulusan • Kualiti • Keupayaan minimum • Pembungkusan • Cara penghantaran • Butir-butir lain yang berkaitan. • Nisbah kandungan Teknikal Mempunyai DUA ciri penting : • Minima 10 tempat duduk, 4 pintu, minima 2900 cc enjin, petrol, putih • Ciri-ciri wajib Fungsi • Kenderaan yang mampu membawa murid-murid dari sekolah mereka ke rumah mereka Prestasi/Keupayaan • Ciri-ciri sampingan

2. PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER Arahan kepada Petender • Tarikh akhir mengemukakan tawaran • Arahan-arahan untuk penyediaan dan penyerahan tawaran • Borang tender Jadual keperluan • Spesifikasi • Senarai • Kuantiti/ringkasan tender • Jadual kadar harga • Lukisan teknikal/pelan • Tempat penghantaran Terma Kontrak (Syarat Am, Syarat Khas, Contoh Kontrak) • dokumen berasingan untuk teknikal dan harga. • nama syarikat dan harga tidak dicatat dalam dokumen tawaran teknikal • Tawaran berasingan bagi lawatan ke luar negara kerana PDI, penilaian tender dan latihan • Tawaran harga perlu secara FOB kecuali bagi perolehan ubat-ubatan dan perolehan perisian ICT yang diimport. • Cadangan pemindahan teknologi bagi membantu industri tempatan mempertingkatkan kepakaran dalam pelbagai bidang terutama yang berteknologi baru dan terkini. • Dalam 2 sampul berlakri berasingan bagi tender bekalan dan perkhidmatan.

2. PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER Bantahan spesifikasi yang menjurus kepada sesuatu jenama boleh dibuat oleh petender dalam tempoh: Agensi perlu menubuhkan satu jawatankuasa untuk menimbang bantahan • 14 hari dari tarikh dokumen tender mula dijual bagi tender tempatan; • 28 hari dari tarikh dokumen tender mula dijual bagi tender antarabangsa. • minimum 90 hari dari tarikh tutup tender • pelanjutan sebelum tarikh tamat sah laku asal (dimaklumkan kepada semua yang membeli dokumen tender) • pelanjutan perlu mendapat kelulusan Pengerusi LPA • pembatalan tender perlu mendapat kelulusan Pengerusi LPA dan dimaklumkan kepada LPA sebab-sebabnya kemudian Tempoh Sah Laku

2. PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER • Semua tawaran harga tender oleh syarikat hendaklah dikemukakan tanpa kenaan GST • Syarikat hendaklah mengisytiharkan status pendaftaran dan mengemukakan nombor pendaftaran GST kepada Agensi; kenaan GST dan syarikat hendaklah: • memaklumkan dengan segera kepada Kementerian/Jabatan berkenaan perubahan status pendaftaran syarikat tersebut di bawah Akta GST; dan • Sekiranya syarikat yang berjaya adalah berdaftar • Syarikat hendaklah membuat permohonan GST dengan JKDM, Kementerian/Jabatan akan untuk pelarasan bagi kenaan GST. mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada syarikat • Pelarasan harga kenaan GST hendaklah dengan tawaran harga termasuk kenaan GST; dimuktamadkan oleh Pegawai Pengawal atau mana • Bagi syarikat yang mengisytiharkan tidak dikenakan mana pegawai yang diturun kuasa oleh Pegawai cukai di bawah Akta GST, tetapi akan menjadi Pengawal. syarikat yang berdaftar GST setelah ditawarkan perolehan tersebut, SST akan dikeluarkan tanpa

3. PENGIKLANAN TEMPATAN ANTARABANGSA • Sekurang-kurangnya 1 akhbar harian utama berbahasa Melayu. • Tempoh tender sekurang-kurangnya 21 hari. (digalakkan lebih lama-mulai tarikh iklan/jual/lawatan /taklimat) • Sesalinan kenyataan tender dalam laman web agensi • Portal My. Government/My. Procurement • Laman web CIDB (www. tender. gov. my) - kerja sahaja • Sekurang-kurangnya 2 akhbar harian tempatan utama (Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris). • Tempoh tender sekurang-kurangnya 56 hari. • Kenyataan tender dihantar kepada Kedutaankedutaan Asing yang mana berkaitan

3. PENGIKLANAN KANDUNGAN PENJUALAN Jabatan yang memanggil tender Tajuk tender Syarat-syarat petender yang layak Tempat, tarikh dan waktu lawatan tapak (jika ada) Tempat, tarikh dan masa dokumen dijual Harga, cara dan kepada siapa bayaran dokumen tender Tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan ditutup. (tarikh tutup 21 dari tarikh jualan dokumen tender atau 21 hari selepas tarikh lawatan tapak yang mana terkemudian) Semak sijil pendaftaran ONLINE (kod/sah laku) Daftar penjualan borang tender Borang tender mempunyai nombor siri (satu petender satu borang sahaja dan boleh hantar satu tawaran sahaja tawaran alternatif tidak dibenarkan) Bayaran mengikut kadar • minimum RM 50 • soft copy RM 10 *(tawaran dalam hard copy sahaja)

4. PENERIMAAN & PEMBUKAAN TENDER • AJ dimasukkan dalam peti tender • Pada tarikh tutup tawaran/sebelum waktu tutup • Di mana sukar masuk harga lampau Peti Tawaran Anggaran Jabatan • Dikunci dengan dua kunci berasingan • Dilabel tajuk, tarikh dan waktu tutup • Semua tender yang diterima hendaklah dimasukkan dalam peti tender Tawaran lewat tidak boleh diterima

4. PENERIMAAN & PEMBUKAAN TENDER • Pembukaan Peti Tawaran • Dibuka secepat mungkin • Oleh Jawatankuasa Pembuka Tender • sekurang-kurangnya 2 pegawai, seorang daripadanya hendaklah pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional; • dilantik oleh Ketua Jabatan secara bertulis; • berlainan daripada Ahli Jawatankuasa Penilaian; • dilantik bila perlu Tugas • Buka peti tender pada tarikh dan waktu yang ditetapkan; • Membuka dan memberi nombor kod bersiri bagi setiap tawaran; • Menyempurnakan borang jadual tender dengan mencatatkan: • nama pretender • amaun yang ditender • tempoh siap/tempoh penyerahan. • Tandatangan ringkas setiap lembaran yang menyatakan harga dan apa-apa pindaan; • Menjadualkan dokumen tawaran harga dengan menggunakan nombor kod; • Memadamkan tanda pengenalan petender pada dokumen tawaran teknikal.

5. PENILAIAN TENDER TEKNIKAL HARGA • Minima 3 orang yang terdiri daripada pegawai mahir, berpengalaman dan berkelayakan (seorang pegawai Kump. P&P) • Minima 2 orang yang terdiri daripada pegawai yang mahir dan pengalaman (seorang pegawai Kump. P&P) • Meliputi syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun dan sebagainya. • Perbandingan di antara satu tender dengan tender yang lain berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama • Harga-harga tender matawang asing hendaklah ditukar kepada nilai Ringgit/gunakan kadar pertukaran pada tarikh tender ditutup. • Dibuat secara mesyuarat • Dalam tempoh 30 hari • Laporan penilaian hendaklah ditandatangani • Berasaskan spesifikasi teknikal yang disediakan dan syarat tender • Dibuat secara mesyuarat • Dalam tempoh 30 hari • Laporan ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa

5. PENILAIAN TENDER KERJA (KONVENSIONAL) • Jawatankuasa Penilaian (minimum 3 orang) sekurang-kurangnya seorang Juruukur Bahan atau pegawai teknikal dalam bidang berkenaan • Dibuat secara mesyuarat • Penilaian dalam 30 hari dari tarikh terima dokumen • Laporan ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa. • • Semua dokumen tender adalah “SULIT” Proses tender perlu dirahsiakan Syarat melarang pengiklanan atau publisiti Penjelasan lanjut daripada petender hanya dengan kebenaran bertulis Pengerusi LPA –Urus Setia • Dilarang mengubah maklumat dalam dokumen tender PERINGATAN

6. PENYEDIAAN KERTAS TAKLIMAT TENDER Perakuan/Taklimat Tender : • Diperakukan oleh Ketua Jabatan berasaskan laporan penilaian tender. iklan tender salinan spesifikasi tender jadual tender diterima salinan sijil pendaftaran (dicetak sendiri) penilaian, syor dengan justifikasi perakuan maklumat lain yang berkaitan • Hendaklah mengambil kira dasar semasa Kerajaan.

7. PERTIMBANGAN LEMBAGA PEROLEHAN • Lembaga Perolehan dilantik oleh YB Menteri Kewangan diwartakan (AP 192); • Keputusan sebulat suara; • Dalam had nilai kuasa yang dibenarkan; • keputusan tidak sebulat suara/melebihi had nilai kuasa, perakuan dirujuk kepada Kementerian Kewangan untuk keputusan muktamad. • Lembaga Perolehan hendaklah bersidang dalam tempoh 3 minggu selepas penilaian selesai

8. PENYEDIAAN SURAT TAWARAN Surat niat (jika perlu) Surat setuju terima Tandatangan kontrak • Ditandatangani oleh Menteri atau mana-mana pegawai yang diberikuasa oleh Menteri secara bertulis (Seksyen 2, Akta Kontrak Kerajaan 1949); • tandatangan hendaklah menggunakan dakwat hitam yang kekal; • Selewat-lewatnya 4 bulan dari tarikh keluar Surat Setujuterima.

TUGAS URUSETIA TENDER • Perancangan awal dan jadual pelaksanaan tender • Menyediakan dokumen tender • Menguruskan iklan/pelawaan tender • Menyediakan kemudahan dan rekod penjualan dokumen tender • Mengatur lawatan tapak/premis (jika berkaitan) • Menjaga keselamatan Peti Tender • Menutup Peti Tender pada tarikh dan waktu ditetapkan • Mengatur pembukaan Peti Tender (Menguruskan pelantikan jawatankuasa pembuka) • Mengatur penilaian tender (Menguruskan pelantikan Jawatankuasa penilaian) • Menyediakan Kertas Taklimat Tender • Mengatur mesyuarat Lembaga Perolehan • Merekod segala keputusan penting seperti nombor tender, tarikh keputusan, nama/kod petender yang dipilih, harga tawaran, tempoh siap • Sebab-sebab penerimaan/penolakan • Mendapatkan tandatangan selepas keputusan

TENDER TERHAD Tender terhad bernilai sehingga RM 5 juta • 10 syarikat/kontraktor Bumiputera tempatan Tender terhad bernilai melebihi RM 5 juta RM 10 juta • 10 syarikat/kontraktor tempatan Tender terhad sehingga RM 10 juta boleh diputuskan oleh Lembaga Perolehan ‘A’ Agensi Pemilihan syarikat berdasarkan: • Kemampuan kewangan dan teknikal • Pengalaman • Prestasi kerja • Lain-lain asas yang berkaitan