PENGELOLAAN ARSIP AKTIF OLEH DRS IDA BAGUS OKA

PENGELOLAAN ARSIP AKTIF OLEH : DRS IDA BAGUS OKA SUARTA, MAP. ARSIPARIS MADYA BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROVINSI BALI

I. DASAR HUKUM MELAKUKAN PENGELOLAAN ARSIP AKTIF : DASAR HUKUM MELAKUKAN PENGELOLAAN ARSIP IN AKTIF ANATARA LAIN : 1. UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN. 2. PERATURAN PEMERINTAH REPULIK INDONESIA NO. 28 TAHUN 2012 TENTANG PELAKSANAAN UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN. 3. PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI NO. 78 TAHUN 2012 TENTANG TATA KEARSIPAN DILINGKUNGAN KEMENDAGRI DAN PEMERINTAH DAERAH. 4. KEPUTUSAN GUBERNUR NO. 33 TAHUN 1998 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP PROVINSI BALI. 5. PERATURAN GUBERNUR BALI NOMOR 13 TAHUN 2014 TENTANG TATA KEARSIPAN PEMERINTAH PROVINSI BALI. 6. PERATURAN GUBERNUR BALI NOMOR 3 TAHUN 2007 TENTANG PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP PEMERINTAH PROVINSI BALI.

II. PENDAHULUAN DAN LATAR BELAKANG PENGELOLAAN ARSIP AKTIF A. PENDHULUAN ARSIP SEBAGAI DATA INFORMASI DAN BUKTI KEPEMILIKAN SERTA LAINNYA DIMILIKI OLEH BERBAGAI ELEMEN BAIK ITU LEMBAGA/BADAN NEGARA/PEMERINTAH/BADAN SWASTA, ORGANISASI POLITIK, ORGANISASI SOSIAL DAN ORGANISASI KEMASYARAKATAN SERTA PERORANGAN. SELAIN SEBAGAI SUMBER DATA DAN INFORMASI ARSIP JUGA MEMPUNYAI PERAN YANG SANGAT PENTING BAGI ELEMEN-ELEMEN ANTARA LAIN :

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. ARSIP SEBAGAI SUMBER INGATAN. BAHAN DASAR PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM PELAKSANAAN PEMBANGUNAN. BUKTI OTENTIK PERTANGGUNGJAWABAN PELAKSANAAN KEGIATAN PEMERINTAHAN. BAROMETER KEGIATAN SUATU ORGANISASI, MENGINGAT SETIAP KEGIATAN PADA UMUMNYA MENGHASILKAN ARSIP. BAHAN INFORMASI KEGIATAN LAINNYA. SEBAGAI BAHAN PERTANGGUNG JAWABAN NASIONAL BAGI GENERASI YANG AKAN DATANG. SEBAGAI MEMORI KOLEKTIF BANGSA.

B. LATAR BELAKANG. SEBAGAI REKAMAN INFORMASI ARSIP DIMILIKI OLEH LEMBAGA/INSTANSI PEMERINTAH, SWASTA MAUPUN ORGANISASI LAINNYA. ARSIP DIMILIKI MELALUI PENCIPTAAN OLEH LEMBAGA/INSTANSI DAN PENERIMAAN DARI INSTANSI LAIN. ARSIP-ARSIP YANG TELAH TERCIPTA MAUPUN YANG DITERIMA DARI INSTANSI/LEMBAGA LAIN AGAR TIDAK HILANG MAUPUN RUSAK (DATA DAN INFORMASINYA SANGAT MENUNJANG DALAM KEGIATAN INSTANSI), MAKA PERLU MENDAPATKAN PERHATIAN YANG KHUSUS YAKNI MELALUI PENGELOLAAN ARSIP YANG BAIK YANG SESUAI DENGAN ATURAN – ATURAN YANG ADA/BERLAKU. DENGAN MELAKUKAN PENGELOLAAN ARSIP YANG BAIK DAN BENAR (SESUAI ATURAN YANG ADA), MAKA TUJUAN DARI LEMBAGA/INSTANSI/ORGANISASI AKAN DAPAT DICAPAI.

III. PENGERTIAN ARSIP MENURUT UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 ADALAH : REKAMAN KEGIATAN ATAU PERISTIWA DALAM BERBAGAI BENTUK DAN MEDIA SESAUAI DENGAN PERKEMBANGAN TEHNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI YANG DIBUAT DAN DITERIMA OLEH LEMBAGA NEGARA, PEMERINTAH DAERAH, LEMBAGA PENDIDIKAN, PERUSAHAAN, ORGANISASI POLITIK, ORGANISASI KEMASYARAKATAN, DAN PERORANGAN DALAM PELAKSANAAN KEHIDUPAN KEMASYARAKATAN, BERBANGSA DAN BERNEGARA

n ARSIP DINAMIS ADALAH ARSIP YANG n ARSIP AKTIF n ARSIP INAKTIF DIGUNAKAN KEGIATAN DISIMPAN TERTENTU SECARA LANGSUNG DALAM PENCIPTAAN ARSIP DAN SELAMA JANGKA WAKTU ADALAH ARSIP YANG FREKWENSI PENGGUNAANNYA TINGGI DAN /ATAU TERUS MENERUS FREKWENSI MENURUN. ADALAH ARSIP YANG PEGUNAANNYA TELAH

ARSIP STATIS ADALAH ARSIP YANG DIHASILKAN OLEH PENCIPTA ARSIP KARENA MEMILIKI NILAI GUNA KESEJARAHAN, TELAH HABIS RETENSINYA, DAN BERKETERANGAN DIPERMANENKAN YANG TELAH DIVERIFIKASI BAIK SECARA LANGSUNG MAUPUN TIDAK LANGSUNG OLEH ANRI DAN / ATAU LEMBAGA KEARSIPAN

IV. AZAS-AZAS PENGELOLAAN ARSIP AKTIF. AZAS INI DIPERGUNAKAN/DILAKSANAKAN DALAM RANGKA PENGURUSAN DAN PENYIMPANAN SURAT DENGAN DITETAPKAN AZAS PENGORGANISIAN DENGAN 2 AZAS ( TERGANTUNG DARI KONDISI DAN KARAKTERISTIK MASING -MASING ORGANISASI ).

A. AZAS SENTARLISASI. PENGORGANISASIAN DILAKUKAN TERPUSAT ATAU SATU PINTU YAITU SELURUH KEGIATAN PENGELOLAAN (PENGURUSAN) SURAT, BAIK ITU SURAT MASUK MAUPUN SURAT KELUAR DIBEBANKAN DIPERTANGGUNG JAWABKAN PADA SUATU UNIT YAITU UNIT KEARSIPAN ( TATA USAHA ).

B. AZAS DESENTRALISASI. KEGIATAN DILAKUKAN OLEH MASING UNIT PENGOLAH/BIDANG DALAM SUATU INSTANSI/ORGANISASI MASING UNIT PENGOLAH / BIDANG MEMPUNYAI TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ATAS PENGELOLAAN DAN PENYIMPANAN ARSIPNYA SESUAI DENGAN TUGAS POKOK DAN FUNGSINYA.

V. UNSUR-UNSUR PENUNJANG DALAM PENGELOLAAN ARSIP AKTIF A. SUMBER DAYA MANUSIA. DIMANA SUMBER DAYA MANUSIA MERUPAKAN UNSUR YANG MUTLAK YANG HARUS ADA DALAM MELAKUKAN PENGELOLAAN ARSIP AKTIF. TANPA ADANYA SUMBER DAYA MANUSIA DIBIDANG KEARSIPAN MAKA PENGELOLAAN ARSIP TIDAK AKAN DAPAT BERJALAN DENGAN BAIK.

B. SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN. SARANA PRASARANA KEARSIPAN MERUPAKAN UNSUR PENUNJANG DALAM MELAKUKAN PENGELOLAAN ARSIP AKTIF DAN TIDAK KALAH PENTINGNYA DENGAN UNSUR SDM. TANPA ADANYA SARANA PRASARANA KEARSIPAN MAKA ARSIP TIDAK AKAN DAPAT TERCATAT DAN TERTATA DENGAN BAIK SEHINGGA DATA DAN INFORMASI AKAN BISA HILANG BEGITU SAJA.

SARANA PENGELOLAAN ARSIP AKTIF DIBAGI MENJADI 2 (DUA) YAITU : 1. PERANGKAT/SARANA KERAS 2. PERANGKAT/SARANA LUNAK,

C. SISTEM KEARSIPAN. DALAM PENGELOLAAN ARSIP, PENGGUNAAN SISTEM SANGAT DIPERLUKAN (HARUS MEMAKAI), KARENA DALAM PENGELOLAAN ARSIP TANPA MEMPERGUNAKAN SISTEM KEARSIPAN BAIK DAN BENAR (SESUAI ATURAN YANG ADA) MAKA PENGELOLAAN AKAN MENJADI KACAU DIMANA TIDAK AKAN DIKETAHUI KEMANA ARAH SURAT, BAGAIMANA SURAT ITU DITINDAK LANJUTI DAN BAGAIMANA CARA MENYIMPANNYA.

PENGELOLAAN ARSIP SESUAI PERGUB NO. 13 TH 2014 MELIPUTI 7 SUB SISTEM AL: 1. KLASIFIKASI. ADALAH PENGELOMPOKAN ARSIP-ARSIP YANG TERCIPTA BERDASARKAN FUNGSI DAN KEGIATAN YANG DIPERGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN / MENATA ARSIP AGAR SERTA MUDAH DITEMUKAN MEMUDAHKAN PEMUSNAHAN ARSIP. KEMBALI DALAM

KLASIFIKASI DILAKUKAN DENGAN MENGELOMPOKKAN 10 (SEPULUH) KELOMPOK MASALAH KEDALAM KODE ANGKA (3 ANGKA DESIMAL) SEPERTI URAIAN DIBAWAH INI : KODE MASALAH 000 UMUM 100 PEMERINTAHAN 200 POLITIK 300 KEAMANAN DAN KETERTIBAN 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 500 PEREKONOMIAN 600 PU DAN TENAGA KERJA 700 PENGAWASAN 800 KEPEGAWAIAN 900 KEUANGAN

RINCIAN BERIKUTNYA : KODE POKOK SUB KODE SUB-SUB KODE POKOK MASALAH. SUB-SUB MASALAH. KODE PEMBANTU. KODE INI DILAKUKAN DAN BERFUNGSI UNTUK PELENGKAP YANG TIDAK BISA DIPAKAI MENYENDIRI, TETAPI DITAMBAHKAN DIBELAKAN KODE (DIGABUNG DENGAN KODE MASALAH DAN TIDAK DAPAT DIPAKAI SENDIRI ).

01 PERENCANAAN 02 PENELITIAN 03 PENDIDIKAN 04 LAPORAN 05 PANITIA 06 SEMINAR, LOKA KARYA, WORK SHOP 07 STATISTIK/DATA 08 PERATURAN PERUNDANGAN 09 KODE WILAYAH DIPAKAI UNTUK WILAYAH PROVINSI SELURUH INDONESIA (JARAK YANG DIPAKAI)

2. INDEK DAN TUNJUK SILANG. INDEK ADALAH PETUNJUK DARI PADA ARSIP BERUPA KATA TANGKAP UNTUK MEMUDAHKAN PENEMUAN ARSIP. KETENTUAN MENGINDEK ADA 5 CARA ANTARA LAIN : a) MENGINDEK NAMA ORANG. CARA MENGINDEK : § § NAMA DIDAHULUI DARI NAMA FAMILI. TITEL (KESARJANAAN) DITULIS PALING BELAKANG. § MENGINDEK NAMA ORANG DITULIS LENGKAP. CONTOH : DRS. I NYOMAN SARJANA DITULIS SARJANA I NYOMAN (DRS)

b) MENGINDEK NAMA LEMBAGA/BADAN. NAMA LEMBAGA DITULIS DI DEPAN CONTOH : DEPARTEMEN HANKAM DITULIS HANKAM DEPARTEMEN RSU WANGAYA DITULIS WANGAYA RSU c) MENGINDEK NAMA BENDA DI INDEK SESUAI ASLINYA (BENDANYA) CONTOH : MEJA MAKAN KURSI TAMU DITULIS MEJA MAKAN KURSI TAMU

d) MENGINDEK NAMA TEMPAT DI INDEK SESUAI ASLINYA (NAMA TEMPAT) CONTOH : DENPASAR DITULIS DENPASAR. e) MENGINDEK NAMA MASALAH DI INDEK SESUAI DENGAN ASLINYA (MASALAHNYA TETAPI TIDAK BOLEH LEBIH DARI 3 KATA) CONTOH : PAJAK KEKAYAAN DITULIS PAJAK KEKAYAAN.

TUNJUK SILANG. SURAT YANG MEMBAHAS 2 MASALAH ATAU LEBIH, SEDANGKAN 2 MASALAH ITU HARUS DISAJIKAN SAMA BERAT, KLASIFIKASIKANLAH DENGAN 2 KODE ATAU LEBIH, CARANYA DENGAN KARTU TUNJUK SILANG. CONTOH : PERSAWAHAN TRANSMIGRASI 521. 51 475. 1 KLASIFIKASIKAN PADA 521. 51 DENGAN TUNJUK SILANG 475. 1

3. PENGENDALIAN DAN PENGURUSAN SURAT. MERUPAKAN KEGIATAN PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN SEMUA JENIS NASKAH DINAS YANG DITERIMA DAN DIKIRIM DARI DAN OLEH SUATU INSTANSI PEMERINTAH / SWASTA.

A. PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN SURAT MASUK MELIPUTI : – – – PENERIMAAN. PENGARAHAN. PENCATATAN. PENGENDALIAN. PENYIMPANAN. SURAT DARI LUAR UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH/ SIMPAN

JENIS-JENIS SURAT (NASKAH) : 1. SURAT (NASKAH) PRIBADI. 2. SURAT (NASKAH) RAHASIA. 3. SURAT (NASKAH) BIASA. 4. SURAT (NASKAH) PENTING.

B. PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN SURAT KELUAR, MELIPUTI : § § § § KONSEP (ACC). PENOMORAN. PENGETIKAN. PENCATATAN. PENGENDALIAN. PENGIRIMAN (CARAKA). PENYIMPANAN

4. PENATAAN BERKAS ADALAH HIMPUNAN SURAT / NASKAH YANG SALING BERHUBUNGAN SATU DENGAN YANG LAIN. PENATAAN BERKAS ADALAH CARA / KEGIATAN MENGATUR DAN MENATA BERKAS DALAM SUATU SUSUNAN YANG SISTEMATIS UNTUK MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI DAN MELANCARKAN JALANNYA ORGANISASI.

JENIS-JENIS PEMBERKASAN. a) SERI ADALAH BERKAS YANG BERDASARKAN KESAMAAN JENIS. DISUSUN CONTOH : SURAT KEPUTUSA/PERATURAN b) RUBRIK ADALAH BERKAS YANG DISUSUN BERDASARKAN KESAMAAN MASALAH. CONTOH : LAPORAN-LAPORAN c) DOSIR ADALAH BERKAS YANG DISUSUN BERDASARKAN KESAMAAN URUSAN ATAU KEGIATAN CONTOH : - BERKAS KEGIATAN HUT PEMDA PROV. BALI - BERKAS PROYEK, DLL.

TUJUAN PEMBERKASAN ADALAH UNTUK MEMUDAHKAN MENEMUKAN KEMBALI ARSIP SECARA CEPAT DAN TEPAT SERTA MEMUDAHKAN DALAM MELAKUKAN PENYUSUTAN ARSIP

5. PENEMUAN KEMBALI ARSIP. ADALAH USAHA / KEGIATAN UNTUK MENDAPATKAN KEMBALI ARSIP YANG DIPERLUKAN

PENEMUAN KEMBALI ARSIP TIMBUL KARENA : 1. ADANYA PERMINTAAN ARSIP. 2. UNTUK KELENGKAPAN BERKAS. 3. ADANYA PERMINTAAN DATA DAN INFORMASI. 4. BAHAN UNTUK PENELITIAN.

SARANA PENEMUAN ARSIP AKTIF : 1. KODE KLASIFIKASI. 2. KARTU KENDALI. 3. LEMBAR DISPOSISI. 4. LEMBAR PENGANTAR. 5. DAFTAR PENGENDALI.

PEMINJAMAN ARSIP. SYARAT-SYARAT PEMINJAMAN ARSIP: 1. PEMINJAMAN DILAKUKAN DENGAN TANDA BUKTI PINJAM (KARTU) DAN TERCATAT DALAM BUKU PINJAMAN. 2. PEMINJAMAN WAJIB MENGEMBALIKAN ARSIP YANG DIPINJAM SESUAI BATAS WAKTU YANG DITENTUKAN (MAKSIMAL DIPINJAM 1 MINGGU). 3. APABILA MASIH DIPERLUKAN AGAR MENGEMBALIKAN TERLEBIH DAHULU DAN MEMINJAM KEMBALI SESUAI PROSES AWAL PEMINJAMAN.

6. PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP. DIDALAM MELAKUKAN PENGELOLAAN ARSIP AKTIF, PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP SANGAT PERLU DILAKUKAN, HAL INI DILAKUKAN UNTUK MENCEGAH TERJADINYA KERUSAKAN PADA ARSIP ITU SENDIRI DAN ARSIP TETAP AWET (BAIK) SEHINGGA DATA DAN INFORMASI YANG ADA PADA ARSIP TIDAK HILANG

FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN ARSIP : a) FAKTOR FISIKA § § b) FAKTOR KIMIA. § c) CAHAYA MATAHARI. SUHU (TINGGI). KELEMBABAN (AIR). DEBU (KERTAS TERNODA) POLUSI UDARA SEHINGGA MEROSOTNYA DERAJAT KIMIA PADA KERTAS. FAKTOR BIOLOGI § § § FUNGI/JAMUR (KERTAS MENJADI RAPUH DAN WARNA BERUBAH). SERANGGA (KECOA, SILVERFISH, RAYAP, KUTU BUKU) BINATANG PENGERAT (TIKUS).

d) FAKTOR MANUSIA § ANTARA LAIN PEMAKAIAN BERLEBIHAN DISEBABKAN KARENA DIBACA, DIPEGANG, DIPINDAH-PINDAHKAN DI PHOTO COPY. e) FAKTOR BENCANA ALAM § BANJIR. § GEMPA BUMI. § KEBAKARAN.

7. PENYUSUTAN ARSIP. ADALAH MERUPAKAN KEGIATAN MENGURANGI VOLUME ARSIP PADA UNIT KERJA / PENGOLAH SEHINGGA MENGURANGI BERTUMPUKNYA ARSIP YANG TIDAK BERNILAI GUNA.

PADA PENGELOLAAN ARSIP AKTIF, PENYUSUTAN DILAKUKAN SAMPAI PADA PEMINDAHAN MEMINDAHKAN INAKTIF ARSIP (SUDAH INAKTIF YAKNI YANG SUDAH TERCATAT PADA PERTELAAN ARSIP SEMENTARA) KE UNIT KEARSIPAN (TATA USAHA) INSTANSI.

KEGIATAN-KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP (PEMINDAHAN) YANG DILAKUKAN SAMPAI ARSIP INAKTIF DIPINDAHKAN KE UNIT KEARSIPAN (TATA USAHA); a. MELAKUKAN SURVEY ARSIP DI UNIT PENGOLAH INSTANSI, DENGAN MAKSUD UNTUK MENGETAHUI : ü ü ü TEMPAT/LOKASI ARSIP DISIMPAN. JENIS-JENIS ARSIP YANG ADA. VOLUME ARSIP YANG ADA.

b) MELAKUKAN PENILAIAN ARSIP YANG DILAKUKAN YAKNI MENILAI DARI ARSIP AKTIF MENJADI INAKTIF. DIMANA PENILAIAN INI DILAKUKAN OLEH FUNGSIONAL ARSIPARIS DAN PEJABAT PEMILIK ARSIP PENGOLAH ) ( UNIT

DALAM MELAKUKAN PENILAIAN INI ADA BEBERAPA PATOKAN/DASAR YANG DIPAKAI ANTARA LAIN : – JADWAL RETENSI ARSIP. – NILAI GUNA/FREKWENSI KEGUNAAN DARI PADA ARSIP TERSEBUT. – NALURI/INSTING YAITU DIMANA SEORANG PENILAI ARSIP TERUTAMA ARSIPARIS HARUS MEMPUNYAI NALURI/INSTING YANG TAJAM SEHINGGA DAPAT MENGETAHUI DAN MENENTUKAN APAKAH ARSIP TERSEBUT SUDAH DAPAT DIKATAKAN ATAU MENJADI ARSIP YANG SUDAH INAKTIF.

c) MELAKUKAN PENCATATAN ARSIP INAKTIF. ARSIP YANG SUDAH DINILAI DAN DIKATAGORIKAN SUDAH INAKTIF DI UNIT PENGOLAH INSTANSI KEMUDIAN DICATAT OLEH PETUGAS PENCATAT ATAU ARSIPARIS DALAM SUATU DAFTAR YANG BERNAMA DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA.

d) PENYIMPANAN ARSIP YANG DIPINDAHKAN. ARSIP YANG TELAH DICATAT DALAM DAFTAR TERSEBUT KEMUDIAN DIPINDAHKAN KE UNIT KEARSIPAN INSTANSI (TATA USAHA/SEKRETARIAT) DILENGKAPI DENGAN BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF. DIUNIT KEARSIPAN INSTANSI (TATA USAHA) ARSIP-ARSIP TERSEBUT DISIMPAN DIRUANGAN KHUSUS PENYIMPAN ARSIP IANKTIF (DEPO TRANSIT) DAN DISIMPAN PER UNIT PENGOLAH.

GAMBAR/FORMAT DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA INSTANSI : NO UNIT KERJA/MASALAH KURUN WAKTU JENIS FISIK VOLUME KET. Denpasar, …………. Pencatat : …………………………………….

6. PENUTUP. KARENA BEGITU PENTING DAN BESARNYA PERANAN ARSIP DALAM KEHIDUPAN SUATU LEMBAGA/INSTANSI, MAKA SEHARUSNYA PULA DIIKUTI DENGAN PENGELOLAAN ARSIP YANG BAIK DAN BENAR SESUAI ATURAN YANG ADA, SEHINGGA ARSIP YANG DIPERLUKAN SEBAGAI DATA DAN INFORMASI DAPAT DIAMBIL DENGAN WAKTU YANG CEPAT SERTA ARSIP YANG DIAMBIL SANGAT TEPAT, DAN TUJUAN LEMBAGA/INSTANSI AKAN TERWUJUD/TERCAPAI.

SUKSMA ……. . !