PENYUSUTAN ARSIP Oleh Drs Ida Bagus Oka Suarta

PENYUSUTAN ARSIP Oleh Drs. Ida Bagus Oka Suarta, MAP. Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. Bali

BIODATA Nama Jabatan Kantor Alamat : Drs. Ida Bagus Oka Suarta, MAP. : Arsiparis Madya : Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. Bali : Jalan DI. Panjaitan Renon Denpasar No. 4 Denpasar, Telp. 0361223201 10/24/2020 www. brainybetty. com 2

• Arsip terus bertambah, karena bertambahnya penduduk dan bertambahnya kegiatan. • Penggunaan komputer tidak mengurangi pertumbuhan arsip, paperless tidak terjadi • Jika tidak disusutkan akan membebani, baik dari segi biaya, peralatan, tempat dan SDM • Harus ada kegiatan penyusutan arsip

4

Akibat tidak ada penyusutan

arsip kacau 5

PENATAAN ARSIP INAKTIF PADA RAK

PENYUSUTAN ARSIP Fungsi : • Efisiensi & Efektivitas • Menyelamatkan & melestarikan arsip bernilai guna 10/24/2020 www. brainybetty. com 11

PERATURAN YANG MENDUKUNG 1. UU No 43 Th 2009, ttg Kearsipan 2. Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Th 2009 tentang Kearsipan 3. Peraturan Pemerintah No 38 Th 2007, ttg Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, Pemerintahan Daerah & Kabupaten/Kota 10/24/2020 www. brainybetty. com 12

4. Keputusan Presiden No 105 Th 2004 ttg Pengelolaan Arsip statis. 5. Surat Edaran Ketua Badan Pemeriksa Keuangan No 1253/ED/1971 ttg Pemusnahan Dokumen Tata Usaha Keuangan Negara. 6. 02/SE/1983 ttg Pedoman Umum untuk Menentukan Nilaiguna Arsip 10/24/2020 www. brainybetty. com 13

A. PENGERTIAN TEKNIS Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, pelaksanaan lembaga dan organisasi perseorangan kehidupan berbangsa, dan bernegara 10/24/2020 politik, pendidikan, www. brainybetty. com dalam bermasyarakat, 14

Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang 10/24/2020 www. brainybetty. com 15

Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 10/24/2020 www. brainybetty. com 16

Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan 10/24/2020 www. brainybetty. com 17

Lembaga Arsip Lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan dibidang kearsipan pemerintahan daerah Provinsi/kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota Provinsi/kabupaten/kota 10/24/2020 www. brainybetty. com 18

Pencipta Arsip adalah : Pihak yang mempunyai kemandirian dan autoritas dalam pelaksanaan fungsi tugas dan tanggungjawab dibidang pengelolaan arsip dinamis. 10/24/2020 www. brainybetty. com 19

Unit Pengolah adalah: Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang kegiatan berkaitan pencita dengan arsip dilingkungannya 10/24/2020 www. brainybetty. com 20

Unit Kearsipan adalah: Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas tanggungjawab dan dalam penyelenggaraan kearsipan 10/24/2020 www. brainybetty. com 21

Penyusutan Arsip : adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : a. Memiandahkan arsip inaktif dari tempat penyimpanan arsip aktif ke tempat penyimpanan arsip inaktif di unit kearsipan b. Memusnahkan arsip yg tdk bernilai guna sesuai dengan peraturan perundangan kearsipan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis dari instansi ke lembaga kearsipan kabupaten/kota. 10/24/2020 www. brainybetty. com 22

Daftar Arsip adalah daftar yang diperlukan dalam melaksanakan penyusutan arsip, berisi data yang mengidentifikasikan arsip. 10/24/2020 www. brainybetty. com 23

Berita Acara Pemindahan Arsip adl: naskah yang berisi informasi pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan atau pusat arsip, dengan disertai pengesahan oleh pimpinan unit. 10/24/2020 www. brainybetty. com 24

Berita Acara Pemusnahan Arsip adl naskah yang berisi informasi pelaksanaan pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna, dan telah mendapat pengesahan dari pimpinan unit. 10/24/2020 www. brainybetty. com 25

Berita Acara Penyerahan Arsip adl : naskah yang berisi pelaksanaan penyerahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan kabupaten/kota. 10/24/2020 www. brainybetty. com 26

Lembaga Kearsipan Prov. /Kab/Kota adl : lembaga satuan organisasi perangkat daerah kabupaten/kota yang bertanggungjawab dalam urusan pemerintahan daerah Provinsi dan kabupaten/kota di bidang kearsipan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 10/24/2020 www. brainybetty. com 27

B. KETENTUAN UMUM 1. Penyusutan arsip dilaksanakan terhadap arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). 2. JRA merupakan daftar yang berisi sekurang-kurangnya nomor, jenis arsip, jangka simpan dan keterangan Musnah, Permanen dan Dinilai Kembali. 10/24/2020 www. brainybetty. com 28

a. Keterangan musnah, jenis arsip tersebut dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan arsip aktif dan inaktif telah selesai. b. Keterangan Permanen, jenis arsip tersebut dapat disusutkan dengan cara menyerahkan 10/24/2020 kepada Kearsipan Kabupaten. www. brainybetty. com Lembaga 29

c. Keterangan Dinilai Kembali, jenis arsip tersebut belum dapat dimusnahkan atau diserahkan meskipun jangka waktu penyimpanannya telah terpenuhi, karena perlu penilaian kembali terhadap isi informasi arsip tersebut. 10/24/2020 www. brainybetty. com 30

3. Pemusnahan dilaksanakan oleh unit kearsipan 4. Pemusnahan arsip dalam rangka penyusutan arsip dilakukan secara total, sehingga tidak dapat dikenali lagi fisik dan informasinya. 5. Pemusnahan dan penyerahan arsip harus didokumentasikan dengan pembuatan Daftar Arsip dan Berita Acara. 10/24/2020 www. brainybetty. com 31

C. PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP 1. Pemindahan Arsip Inaktif Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan prosedur sbb: a. Memeriksa arsip yg telah habis masa retensi aktifnya, berdasarkan JRA. 10/24/2020 www. brainybetty. com 32

b. Mendata arsip yg sdh dinyatakan inaktif berdasarkan JRA, pd daftar yg memuat kolom nomor, jenis arsip, tahun, jumlah dan keterangan. c. Menata fisik dan informasi arsip ke dlm boks arsip yg telah diberi label. d. Pembuatan Daftar Arsip inaktif tiap unit pengolah e. Memindahkan arsip inaktif dr tempat penyimpanan arsip aktif ke tempat penyimpanan arsip inaktif. 10/24/2020 www. brainybetty. com 33

BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF No ……………. Pada hari ini, tanggal……bulan……. . . tahun……. yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama : …………… Jabatan : …………… Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA 2. Nama : …………… Jabatan : …………… Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, Menyatakan telah mengadakan pemindahan arsip inaktif sebagaimana telah terlampir dalam Daftar Arsip Inaktif. PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA Penanggung Jawab : Arsip Aktif Arsip Inaktif 10/24/2020 (……………………) www. brainybetty. com 34

Contoh Label Boks Pemindahan Arsip Unit Pengolah : Bid pengembangan Nomor Arsip : 1 -10 Kode Klasifikasi : 850, 860, 600 Tahun : 2009 10/24/2020 www. brainybetty. com 35

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF INSTANSI/SKPD Penanggungjawab Arsip Aktif { Unit Pengolah } Pemindahan Arsip Inaktif Penanggungjawab Arsip Inaktif { Unit Kearsipan } Dilengkapi dengan : 1. Berita acara pemindahan arsip inaktif 2. Daftar arsip inaktif 10/24/2020 www. brainybetty. com 36

2. Pemusnahan Arsip dilaksanakan dng prosedur sbb: a. Memeriksa arsip yg telah habis masa retensi inaktifnya, dan dinyatakan musnah berdasarkan JRA b. Mendaftar jenis arsip yang akan dimusnahkan pada formulir Daftar Arsip yang memuat kolom nomor, kode klasifikasi, jenis arsip, tahun, jumlah dan keterangan 10/24/2020 www. brainybetty. com 37

c. Menata fisik dan informasi arsip d. Kepala Instansi/SKPD mengirim surat permohonan persetujuan pemusnahan arsip SKPD Lembaga Kearsipan Kab disertai Daftar Arsip yang akan dimusnahkan. 10/24/2020 www. brainybetty. com 38

e. Membuat Daftar Arsip Usul Musnah dan Berita Acara Pemusnahan Arsip rangkap tiga. 1. Rangkap pertama untuk Sekretaris instansi /SKPD sbg Kepala Unit Kearsipan; 2. Rangkap kedua untuk Lembaga Kearsipan Kabupaten; 3. Rangkap Ketiga untuk Bagian Hukum/ Pengawasan (sbg saksi) 10/24/2020 www. brainybetty. com 39

f. Pemusnahan arsip disaksikan oleh Bagian Hukum dan/atau Pengawasan pada Pemerintah Kabupaten. g. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara membakar/mencacah/mendaur arsip. 10/24/2020 www. brainybetty. com 40

DAFTAR ARSIP YANG DIMUSNAHKAN Instansi Alamat : Badan Kepegawaian daerah kab. Badung : Pusat Pemerintahan Kabupaten Badung No Kode Jenis Tahun Jumlah Ket. Klasifikasi Arsip 1 2 3 4 5 6 1 851 Cuti thn 2000 1 Berkas Boks 1 2 860 Usul Dupak 2000 1 Berkas Boks 1 Mangupura, 20 Desember 2008 Kepala/Sekretaris BKD 10/24/2020 www. brainybetty. com (nama lengkap) 41

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP Nomor : 045/019/BKD Pada hari ini, tanggal dua puluh lima bulan Desember tahun dua ribu delapan yang bertanda tangan di bawah ini berdasarkan surat dari Kepala Lembaga Kearsipan Kabupaten Nomor……. tanggal……dan berdasarkan penilaian kembali arsip, telah melakukan pemusnahan arsip sejumlah ………, tercantum dalam daftar terlampir dengan cara dibakar/dicacah/di daur ulang (pilih salah satu) Lerep, 25 Desember 2008 Kepala BKD Kab Badung (nama lengkap) Saksi : Bagian Hukum (nama lengkap) 10/24/2020 Bagian Pengawasan (nama lengkap) www. brainybetty. com 42

Contoh Label Boks Pemusnahan Arsip Nama Instansi Nomor Arsip Kode Klasifikasi Tahun 10/24/2020 : : BKD Kab. Badung 1 -5 850 2000 www. brainybetty. com 43

PEMUSNAHAN ARSIP BKD Kab Meminta persetujuan pemusnahan arsip secara tertulis Lembaga Kearsipan Kabupaten / Kota -Melakukan penilaian arsip - Memberikan persetujuan pemusnahan arsip Setelah mendapat persetujuan, selanjutnya dilakukan pemusnahan arsip dengan dilengkapi berita acara pemusnahan arsip, dan daftar arsip yang dimusnahkan. 10/24/2020 www. brainybetty. com 44

3. Penyerahan Arsip Statis Penyerahan arsip statis dilaksanakan dengan prosedur sbb : a. Memeriksa arsip statis berdasarkan JRA b. Mendaftar arsip statis pada formulir Daftar Arsip yang terdiri atas kolom nomor urut, kode klasifikasi, jenis arsip, tahun, jumlah dan keterangan. c. Menata arsip ke dlm folder dan boks arsip sesuai dg kode klasifikasi arsip 10/24/2020 www. brainybetty. com 45

d. Memberikan label pada boks arsip dengan data mengenai nama instansi, nomor arsip, dan tahun penciptaan arsip e. Mengatur susunan arsip dalam tiap berkas dan susunan berkas dalam tiap boks f. Kepala instansi mengirim surat permohonan persetujuan penyerahan arsip statis kpd Lembaga Kearsipan Kabupaten disertai Daftar arsip yang akan diserahkan. 10/24/2020 www. brainybetty. com 46

g. Pembuatan Daftar Arsip Serah dan Berita Acara Penyerahan arsip statis, rangkap 2 1. Rangkap pertama untuk Sekretaris instansi sebagai Kepala Unit Kearsipan 2. Rangkap kedua untuk Lembaga Kearsipan Kabupaten. 3. Menyerahkan arsip statis dari kepala instansi kpd Lembaga Kearsipan Kabupaten 10/24/2020 www. brainybetty. com 47

DAFTAR ARSIP STATIS YANG DISERAHKAN Instansi Alamat : BKD Kab. Badung : No Kode Klasifikasi Jenis Arsip Tahun Jumlah Ket. 4 5 6 1 2 3 1 100 Struktur Oganisasi 1980 1 Berkas Boks 1 2 188 Kep Des 1980 1 Berkas Boks 1 Mangupura, 20 Desember 2009 Kepala BKD Kab Badung 10/24/2020 (nama lengkap) www. brainybetty. com 48

BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS Nomor : 045/030/BKD Pada hari ini, tanggal dua puluh bulan Desember tahun dua ribu delapan yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama : …………… Jabatan : …………… Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Desa ……yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA, 2. Nama : …………… Jabatan : …………… Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Lembaga Kearsipan Kabupaten yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, Menyatakan telah melakukan penyerahan arsip statis sejumlah ………sebagaimana daftar terlampir untuk disimpan di Lembaga Kearsipan Kabupaten dan dimanfaatkan seluas-luasnya bagi kepentingan kemasyarakatan, pemerintahan, pembangunan, penelitian, dan kemasyarakatan bangsa sesuai dengan peraturan perundangan dan kaidah kearsipan yang berlaku. Yang menerima : PIHAK KEDUA, 10/24/2020 Yang Menyerahkan : PIHAK PERTAMA, (nama lengkap) www. brainybetty. com 49

Contoh Label Boks Penyerahan Arsip Nama Instansi Nomor Arsip Kode Klasifikasi Tahun 10/24/2020 : BKD Kab Badung : 1 -3 : 100 : 1980 www. brainybetty. com 50

PENYERAHAN ARSIP STATIS SKPD 10/24/2020 Menyerahkan Arsip Statis www. brainybetty. com Lembaga Kearsipan 51

SEKIAN TERIMA KASIH 10/24/2020 www. brainybetty. com 52