Hillerd Provsti KURSUS FOR KASSERER OG REGNSKABSFRERE I

Hillerød Provsti KURSUS FOR KASSERER OG REGNSKABSFØRERE I HILLERØD PROVSTI Tirsdag den 6. januar kl. 19. 00

Hillerød Provsti Kirkeministeriet Den 1. januar 2013 var der 4. 430. 643 medlemmer af folkekirken. Det svarer til 79, 1 % af de i alt 5. 602. 628 indbyggere i Danmark. Stift (10) Provsti (ca. 107) Sogne (2. 100) Menighedsråd (1. 700) 13. 000 menighedsråds medlemmer 2

Hillerød Provsti 3

Hillerød Provsti Det skattemæssige udskrivningsgrundlag i Allerød kommune Andel af folkekirkemedlemmer Statsgaranterede udskrivningsgrundlag: 4. 384. 263. 000 Kirkeskatteprocent: 0, 58% 25. 428. 726 Landskirkeskat: - 6. 700. 155 Andel af Skoletjenesten - 319. 124 Andel af Provstiudvalgskassen - 357. 000 Afsat til 5 % midler - 702. 153 Eventuel afvikling af gæld til Allerød Kommune - 388. 415 Rest: 16. 961. 879 + Hørsholm andel 362. 148 I alt til drift og anlæg i Allerød Kommune 17. 324. 027 4

Hillerød Provsti 5

Hillerød Provsti 6

Hillerød Provsti 7

Hillerød Provsti 8

Hillerød Provsti 9

Hillerød Provsti 10

Kirkekasse Blovstrød Engholm Lillerød Lynge-Uggeløse I alt Driftsramme 1. 860. 235 2. 951. 341 4. 701. 203 3. 603. 623 13. 116. 402 Anlæg Afdrag lån Øvrige anlæg 570. 000 353. 000 977. 515 500. 000 1. 416. 000 3. 246. 515 Ligning 2. 263. 426 3. 928. 856 6. 112. 122 5. 019. 623 17. 324. 027 I det tildelte ligningsbeløb er der taget højde for den kassebeholdning, som kirkekassen gik ind i år 2014 med. Ligningsbeløbet er derfor ikke nødvendigvis lig med summen af driftsrammen og anlægsrammen. Der kan være udsving, enten for at styrke en kirkekasses likviditet, eller for at gøre brug af en større kassebeholdning. Dette tydeliggøres i følgende skema: Kirkekasse Drift og anlægsudgifter Samlet ligning Bevægelse i likviditet Blovstrød 2. 213. 235 2. 263. 426 + 50. 191 Engholm 3. 928. 856 0 Lillerød 5. 771. 203 6. 112. 122 + 340. 919 Lynge-Uggeløse 5. 019. 623 0 11

1. 1 -30. 9 = 75% Hillerød Provsti Styrkelse af likviditet Eget overskud: 234. 433 -50. 687= 183. 746 Anlægsbevilling endnu ikke brugt Afdrag på lån 916. 956 12

Hillerød Provsti Disponible Kassebeholdning = 257. 801+77. 482 = 335. 283 13

Hillerød Provsti Primo Regulering 30. 9 721140 Likviditet PU * -257. 801, 41 -50. 687 -308. 488, 41 721150 Lån 5. 240. 769, 37 -692. 066, 65 4. 548. 702, 72 741110 Frie midler * -77. 482, 71 -189. 180, 18 -266. 662, 89 * =335. 284 931. 933, 83 =575. 151 Overskud jf. kvartalsrapport side 1 Disponibel kassebeholdning pr. 30. 9 dog heraf 30. 000 til endnu ikke udført anlægsarbejde. (308. 488. 41+266. 662, 89) 14

Hillerød Provsti 15

Hillerød Provsti PIVOT-TABELLER i hverdagen EKSEMPLER FRA HVERDAGEN VISES I EXCEL 16

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller INSTALLATION For at installere tillægsprogram til Excel – følg den udleverede vejledning ”Opsætning af Excel til Web. Data” Øvrige gode hjemmesider: http: //vejledninger. brandsoft. dk/Silverlight/BSWVejledninger/Main. htm Vejledninger til regnskabssystemet og dets moduler, herunder også flere vejledninger vedrørende Web. Data og Pivot. www. kirkeportal. dk Link til Brandsoft, bogføringssystemet www. kirkenettet. dk Link til den Digitale Arbejds. Plads 17

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller KOM GODT I GANG Når EG Web. Data er installeret, fås nyt rullegardin og knap til brug for at hente grunddata. Anfør kontonummer, brugernavn samt adgangskode, som på normalt på Kirkeportalen/Brandsoft. Tryk på ”Login”. 18

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller Mærk ”Regnskab- og Budgetposteringer” og angiv efterflg. periode ved ”Fra-dato” og ”Tildato” Hent hellere for meget end for lidt: Det er nemt at sortere i Pivot-tabellerne Vælg ”Hent udtræk” og afvent import. Tryk herefter ”Luk”. 19

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller KOM GODT I GANG Data er en masse oplysninger fra kolonne A til W, som ved hjælp af PIVOT-tabeller bliver pænt præsenteret Stå i en tilfældig celle, evt. tryk på pilen mellem kolonne A og række 1, for at markere data. Tryk så på knappen ”Pivottabel” og svar OK til Excels valg af data i kassen ”Opret pivottabel”. 20

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller SÅ ER VI I GANG!!! 21

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller FILTRE 1 Felt(er) placeres her, hvis der skal ske en filtrering af data. Ex. udvalgte artskonti, kan efterfølgende flyttes ned som rækker. RÆKKER 2 Felt(er) placeres her, hvis man ønsker informationen præsenteret rækkevis, ex. formålskonti. KOLONNER 3 Felt(er) placeres her, hvis data skal vises i efterfølgende kolonner, ex. perioder/regnskabsår. VÆRDIER 1 3 2 4 4 Felt(er) placeres her, når det er den samlede værdi/total af art mv. , man vil se, ex. og typisk: Beløb. Vær op mærksom på, at Pivot’en foreslår ”Sum af” Beløb. Der kan være tilfælde, hvor den gætter på ”Antal af” – og det bliver forkert. Tryk på pil ud for beløb og ret i ”Værdifeltinstillinger” – vælg ”Sum af”. 22

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller ØVELSER 1. Hvor mange lønudgifter (konti, der starter med 18 XXXX) er bogført under kirkegården 4000+4100? 2. Hvad er anvendt på hovedformål 3 og hvor mange formål er det fordelt på? 3. Hvad er total-udgiften til el (konto 225520) fra 2012 - 2014 og hvordan er det fordelt på formål? Eksempler på løsninger fås på næste side. Find selv på flere relevante opstillinger! 23

Hillerød Provsti EKSEMPLER PÅ SVAR Anvendelse af PIVOT-tabeller 1 2 3 Funktioner, som ofte anvendes: 1. Drift/Status er god at have under ”Filtre” og ”Beløb” er god at have under ”Værdier” 2. Slet Hovedtotal, når du sammenligner budget og regnskab (Højreklik på ”Hovedtotal, og vælg ”Fjern hovedtotal”) 3. Formatér celler, så den viser tusindtalspunktum og evt. 2 24 decimaler (Mærk op, højreklik og vælg ”Formatér Celler”)

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller UANEDE MULIGHEDER – kunsten at begrænse sig Total faktiske udgifter 2014 22 Andre ordinære driftsomkostninger 214, 155. 04 185, 978. 33 215, 000. 00 115, 000. 00 85, 189. 04 58, 553. 42 65, 000. 00 2012 15, 000. 00 ru an eb g l æ P r 00 51 db ig ol de år eg irk g 1 n d eg år K 00 00 So gn r o 23 de un er (h e irk , k nt ar 40 g in yg n eb K irk 00 21 rg e. . . 2013 -35, 000. 00 ve 2012 2013 2014 163. 304, 93 167. 769, 68 85. 189, 04 16. 395, 25 29. 372, 60 58. 553, 42 58. 632, 11 53. 536, 07 155. 153, 81 88. 808, 41 115. 651, 08 185. 978, 33 88. 869, 28 51. 068, 29 214. 155, 04 38. 057, 00 416. 009, 98 455. 454, 72 699. 029, 64 155, 153. 81 165, 000. 00 In Kolonnenavne 22 00 Sum af Beløb Rækkenavne 2100 Kirkebygning 2200 Inventar, kirke (herunder orgel og klokker) 2300 Sognegård 4000 Kirkegården 5100 Præstebolig 1 5700 Skov og landbrug Hovedtotal ov o 22 Andre ordinære driftsomkostninger 55% 18 Løn 45% Sk Kolonnenavne Regnskab 1. 072. 754, 09 1. 290. 481, 24 2. 363. 235, 33 00 Sum af Beløb Rækkenavne 18 Løn 22 Andre ordinære driftsomkostninger Hovedtotal st Drift 57 Drift/Status 25 2014

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller Eller forskellige analyse af forskellige projekter: Vigtige forudsætninger – HUSK - at sikre dig, at opstillingen stemmer med formålsbalancens totaler - kun at vise væsentlige informationer, dvs. informationer, der tilfører værdi for læseren. ALLE MULIGHEDER ER ÅBNE, NÅR DU ANVENDER PIVOT-TABELLER 26

Hillerød Provsti KONTAKTOPLYSNINGER Lone Paepke Provstisekretær/Personalekonsulent Hillerød Provsti Mail: lopa@km. dk Telefon: 70 23 03 93 lokal 1 Annette Wilms Kontorleder og regnskabschef Det Fælles Kirke- og Regnskabskontor i Hillerød Mail: awi@km. dk Telefon 70 23 03 93 lokal 3 27