Kursus Induksi Umum Kumpulan Pengurusan Profesional dan Sokongan

Kursus Induksi Umum Kumpulan Pengurusan & Profesional dan Sokongan 1 Kolej Universiti Kejuruteraan Utara Malaysia (KUKUM) 11 April 2005 – 26 April 2005

Ahli Kumpulan : 1. Muhammad Shahar Jusoh 2. Ir. Anuar Mat Safar 3. Kamal Baharin Baharuddin 4. Khairul Nizar Ismail 5. Jefri Efendi Mohd. Salih 6. Jimirafizi Jamil 7. Jasni Hashim 8. Saifol Nizal Sharif 9. Noor Salwani Hussin 10. Norsyahiza Hamzah 11. Suhaidah Said 12. Ummi Noor Nazahiah Abdullah 13. Norhudi’in Danu

Mesyuarat MESYUARAT Definisi : • Merancang perlaksanaan dasar, program, dapatkan nasihat, selaras dan selesaikan masalah yang timbul. • Diadakan dari masa ke semasa. • Agenda dan jadual perlu dirancang • urusetia dilantik bagi kelancaran dan keberkesanan fungsi jawatankuasa. TANGGUNGJAWAB URUSETIA Tindakan pramesyuarat. Tindakan selepas mesyuarat. Tindakan semasa mesyuarat.

• Cara beri hormat kpd pengerusi. • Tepati masa. • Meminta izin sekiranya ingin tinggalkan mesy. 8. Memberitahu ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat 1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat • Pengerusi & urusetiarancang agenda, tarikh, masa mesyuarat dan peruntukan masa setiap agenda 2. Membuat tempahan bilik mesyuarat • Tempahan-bertulis • Maklumat tambahan – nama, jawatankuasa, pengerusi, s’usaha , tarikh, masa dan butiran lain berkenaan mesyuarat. • Kertas kerja diterima 15 hari sblm mesy. • Urusetia bincang dgn pengerusi utk meneliti dan kenalpasti tindakan yg perlu diambil utk. selesaikan masalah. 7. Perbincangan pra-mesyuarat • Senarai ahli disediakan 2 hari sebelum mesyuarat. Tindakan Sebelum mesyuarat 6. Menentukan kehadiran • Urusetia pastikan bilik dan keperluan mesy. disediakan sebaiknya. 5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat 3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan 4. Menghantar surat jemputan mesyuarat • Tentukan bil. Kertas kerja • penyedian ringkasan eksekutif – sekiranya > 15 m/s • Dihantar 10 hari sblm mesy • mengandungi maklumat asas – nama jawatankuasa, tarikh, tempat masa, agenda, pakaian, pengerusi

v. Minit diluluskan oleh pengerusi v. Diedar tidak lebih 2 minggu v. Maklumbalas melibatkan seluruh agensi v. Disediakan oleh agensi bert/jwab laksana program v. Susun ikut agenda 1. PENYEDIAAN MINIT 8. PENYEDIAAN LAPORAN MAKLUMBALAS OLEH KEMENTERIAN 7. MENENTUKAN FORMAT MAKLUMBALAS DARI KEMENTERIAN TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT v. Cabutan keputusan v. Kedudukan masa kini v. Peringkat perlaksanaan v. Masalah perlaksanaan v. Cadangan menyelesaikan masalah v. Cabutan keputusan v. Ringkasan dan ulasan v. Maklumbalas jabatan v. Senarai jabatan belum beri maklumbalas 2. FORMAT MINIT MESYUARAT 3. SUSUNAN NAMA AHLI MESYUARAT 6. LAPORAN MAKLUMBALAS OLEH URUSETIA 1 v. Bilangan v. Rujukan minit v. Perkara v. Tarikh hantar v. Kekananan ahli yang hadir 4. CATATAN PERBINCANGAN 5. PENGESANAN MAKLUMBALAS PERLAKSANAAN KEPUTUSAN v. Padat, tepat , jelas v. Diikuti nota -Tindakan lanjut atau makluman 2 v. Nama jabatan v. Tarikh maklumbalas patut diterima v. Tarikh maklumbalas dibentang vstatus