VICERRECTORA DE DESARROLLO PROVEEDURA INSTITUCIONAL ENERO 2014 MODELO

VICERRECTORÍA DE DESARROLLO PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL ENERO, 2014 MODELO DE JUSTO A TIEMPO EN LA UNA CONTRATO DE SERVICIO INTEGRAL DEL SUMINISTRO DE BIENES DE USO COMÚN EN LA MODALIDAD SUMINISTRO SEGÚN DEMANDA MAP. Nelson Valerio Aguilar

Manejo Integral de Bienes § § § Catálogo integrado de mercancías. Generación de indicadores. Análisis de consumo y tendencias de mercado. Segmentación de bienes. Definición de estrategias de gestión de materiales, modalidades de compra y manejo de contratos.

GESTIÓN DE BIENES Stock de Almacén Precalificación de proveedores Contratos de suministro por demanda Consignación Compra cantidad definida (contra pedido) Etc.

En el año 2011 se inició con la implementación de un modelo de gestión de inventario para el stock del Almacén de la Proveeduría Institucional, basado en la filosofía Justo a Tiempo (JAT), con el objetivo de cumplir la labor de entregar lo justo y necesario en el momento preciso y con ello generar confianza en el servicio que se brinda.

Conceptualización de JAT § “Herramienta importante para rediseñar las organizaciones. § Técnica japonesa, cuyo ideal administrativo es cero inventarios. § Es una técnica económico-financiera que permite disminuir las inversiones y reducir los activos circulantes y fijos que hagan posible que las inversiones sean más rentables en relación con el dinero invertido. § Filosofía en tanto concepto de negocios con respuestas a las demandas del cliente interno y externo, tendente a mejorar los niveles de satisfacción”. Fuente: Introducción a la Administración, Sergio Hernández y Rodríguez, Mc Graw. , Quinta Edición, 2011

Para que la UNA pueda adoptar dicha filosofía, se requiere de al menos: 1 - La implementación de una programación de especifica de pedidos y entrega de bienes de stock 2 - Establecimiento de instrumentos técnicos para la realización de pronósticos de consumo que sirva de insumo para el abastecimiento oportuno del Almacén 3 -Establececimiento una red de proveedores que garantice el abastecimiento permanente de materiales y suministros

1 - LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA PROGRAMACIÓN DE ESPECIFICA DE PEDIDOS Y ENTREGA DE BIENES DE STOCK (PROGRAMACIÓN DE RUTAS VIGENTE DESDE EL 2011) § Permite estabilizar las entregas (confianza) ya que el usuario puede contar con la garantía de: a)Visita fija a su Unidad Ejecutora en periodos previamente establecidos. b) Brindar servicio de forma periódica a la totalidad de las Unidades ejecutoras de la Institución. c)El usuario realiza pedidos en periodos mas cortos (cada mes , mayor frecuencia) , evitando pedidos concentrados en un solo periodo (picos).

Ejemplo de comportamiento de consumo de materiales durante el periodo 2009 – 2011. § Caso 1: Perforadora de 2 huecos. § Caso 2: Bolígrafo negro

CODIGO 2990101001 PERFORADORA 2 HUECOS PARA 20 HOJAS DE CAPACIDAD

CODIGO 2990101001 PERFORADORA 2 HUECOS PARA 20 HOJAS DE CAPACIDAD

CODIGO 2990102002 BOLIGRAFO COLOR NEGRO EN UNIDAD

CODIGO 2990102002 BOLIGRAFO COLOR NEGRO EN UNIDAD

141 CAJAS DE 12 UNDS .

2 - IMPLEMENTACIÓN DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS PARA LA REALIZACIÓN DE PRONÓSTICOS DE CONSUMO. § Procura mantener niveles mínimos de inventario sin afectar el nivel de servicio a los usuarios. § Permite la reducción de pérdidas por obsolescencia y manejo de inventarios excesivos.

TIPOS DE PRONÓSTICOS APLICADOS PARA CÁLCULO DE PEDIDOS 1 -Suavización exponencial doble 2 - Promedio móvil 3 -Suavizacion exponencial simple

3 - ESTABLECER UNA RED DE PROVEEDORES CONTRATOS SUSCRITOS PARA PRODUCTOS ESPECÍFICOS. § Garantiza la disponibilidad de productos condiciones de precio y plazo de entrega previamente pactadas. § Permite el abastecimiento oportuno del Almacén institucional, según las condiciones de tiempo y cantidad definidas en los pronósticos de consumo. § Reduce la cantidad de procesos de compra necesarios para el abastecimiento del Almacén lo que permite mejorar la eficiencia de los procesos sustantivos.

�Con la implementación del Justo a Tiempo en el 2011, se ha logrado un incremento significativo en los niveles de servicio que brinda la Proveeduría Institucional, según se muestra a continuación: Año 2012 Año 2013 Líneas de requisición solicitadas: 12. 594 Líneas de requisición solicitadas: 11. 764 Líneas de requisición entregadas a tiempo: 10. 551 Líneas de requisición entregadas a tiempo: 10952 Nivel de servicio : 84% Nivel de servicio � DATOS AL 30 DE OCTUBRE DE CADA AÑO. : 93%

NO OBSTANTE ESFUERZOS REALIZADOS: § Persiste un alto riesgo de pérdidas por diferencias entre consumo proyectado y consumo real. § La tramitación (plaqueo, despacho y entrega) de bienes de consumo, esta supeditada a las rutas programadas para bienes de stock, lo que resta eficiencia. § Poca flexibilidad para atender situaciones contingentes (incapacidades, averías de vehículos, picos de trabajo, etc. ).

CONTRATO DE SERVICIO INTEGRAL DEL SUMINISTRO DE BIENES DE USO COMÚN EN LA MODALIDAD SUMINISTRO SEGÚN DEMANDA Grupo Bienes 1 Tintas, tóner, cintas, consumibles y repuestos para impresoras, fotocopiadoras, scanner y multifuncionales 2 Suministros de oficina 3 Artículos de limpieza 4 Productos de papel, cartón y formularios

SUSTENTO DE LA CONTRATACIÓN § La contratación tiene su origen el en estudio denominado “INFORME FINAL ESTUDIO DE MEJORES PRÁCTICAS (BENCHMARKING)”, realizado para del Proyecto SIGESAUNA, en el cual, se analiza el modelo de Justo a tiempo utilizada desde el año 2000 en el Banco Nacional.

VENTAJAS DEL MODELO § Disminuye costos de operación al eliminar los costos que generan los inventarios innecesarios, el almacenamiento, la distribución y la contabilización y pagos. § Disminución de Formularios y Procesos, ya que se reduce significativamente la confección de órdenes de compra y permite una comunicación con el proveedor a nivel electrónico, en cuanto a procesos internos no existirá lo relacionado a la recepción, almacenamiento, picking y distribución, para los artículos de uso recurrente.

VENTAJAS DEL MODELO § Liberación de espacio físico, ya que ahora las oficinas no necesitan manejar minibodegas pues mantienen justo lo necesario en sus instalaciones y no se requiere un almacén tan grande ya que los bienes de uso recurrente son administrados por un tercero, se necesitaría únicamente un almacén para bienes en tránsito. § Disciplina de Negocios, ya que pone en orden a cada una de las oficinas en cuanto a los pedidos. § Al ser sólo una empresa adjudicada para la administración de los inventarios, los procesos de contratación y todo lo que genera este tipo de proceso (apelaciones, retrasos en la compra, fraccionamiento, reprocesos, etc. ) disminuyen considerablemente.

VENTAJAS DEL MODELO § Liberación de recursos internos para otros propósitos propios de la institución. § Mejora en la calidad del servicio ofrecido al usuario final. § Trasladar el riesgo de vencimiento al proveedor. § Permite aprovechar aún más la logística de distribución del proveedor, utilizando la misma flotilla con la que se entregan los productos para traer artículos como cajas de archivos y activos en desuso ya programados, con el objetivo de que los camiones no regresen vacíos.

LIMITACIONES DEL MODELO § Resistencia ante el proceso de cambio, inicialmente es difícil que los usuarios acojan el propósito del Justo a Tiempo y debido a la experiencia que han tenido con la recepción de materiales, solicitan más de lo que realmente necesitan previendo atrasos del proveedor, es decir, desconfían de que los artículos les va a llegar de forma oportuna. § Incertidumbre del personal del Almacén en relación con su situación laboral.

RIESGOS DEL MODELO § No negociar el contrato adecuado. § No adecuada selección del contratista generando como consecuencia que el proveedor seleccionado no tenga las capacidades para cumplir con los objetivos y estándares que la Institución requiere. § Puede paralizar a la Institución si falla el contratista. § Incrementa el nivel de dependencia de entes externos. § Inexistente o poco control sobre el personal del contratista. § Incremento en el costo de la negociación y monitoreo del contrato.

PROCESO DE CONTRATACIÓN Publicación del cartel • Publicado en la Gaceta 29/10/2012 • Fe de erratas (consultas y modificaciones del cartel) Gaceta N. 232 30/11/2012 Recepción de ofertas • Originalmente 03/12/2012 • Traslado plazo de apertura para el 10/01/2013 Proveedores participantes • Jiménez y Tanzi • Distribuidora Royal

ASPECTOS VALORADOS PARA LA SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Fuente: cartel licitación pública N. 2012 LN-000013 -SCA. Oferta Jiménez y Tanzi

ANÁLISIS DE PRECIOS § Se ejecutó un análisis para 680 artículos definidos en el cartel de licitación. § Para dicho análisis se procedió de la siguiente manera: – Comparación de los precios ofertados por la empresa y los registrados en el sistema banner para cada código en el 2011 – 2012 (535 códigos que están o han estado en stock del Almacén). – Los restantes 135 artículos corresponden a códigos de consumo y por ende no se tiene registro de precios en Banner, por lo que se procedió con una metodología de revisión de precios consistente en exploración de mercado.

RESULTADOS DE ANÁLISIS DE PRECIOS % Variación % Artículos < -20% 11, 9% ± 20 60, 6% > 20% 27, 5% Total: 100% Variación general promedio 13, 5%

ASPECTOS RELEVANTES PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO § Se crean todos los códigos de materiales como códigos de Almacén, según la descripción del contrato, indicando marca, precio, proveedor, etc. En una familia diferenciada de los códigos existentes. Ejemplo – – 2990307000= CARTONES Y CARTULINAS EN GENERAL 2990398000= PAPEL, CARTON E IMPRESOS (JUSTO A TIEMPO) § Los códigos actuales se mantendrán vigentes hasta tener el stock en 0, en ese momento se inactivarán y se activarán los correspondientes al contrato con J&T. § Los códigos del contrato, mantendrán una existencia ficticia de “una” Unidad para efectos de que el sistema permita hacer requisiciones. § Podría ser que se mantengan otros códigos de stock que no están incorporados en el contrato con J&T, en cuyo caso las requisiciones de estos productos serán atendidas ordinariamente por el Almacén Institucional. § La PI coordina con VDes la asignación de recursos para pagar los “fletes” por entrega a Sedes Regionales

PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO ( 1 DE 3) El usuario elabora requisición en el sistema en la forma de Bienes de Almacén FZAREQN. Debe utilizar el “Formulario para entrega de bienes”, el cual consta de tres tantos (original y dos copias), el original será para tramitar ante la Proveeduría Institucional, junto con la factura para el cobro mensual respectivo, una copia para la Unidad solicitante y la otra para el Contratista. El Almacén Institucional emite reporte FZRPSCP de requisiciones de Almacén pendientes de surtir con presupuesto y lo envía a J&T según programación de rutas. El Contratista procede a realizar la entrega de los bienes solicitados en cada Unidad Usuaria de la Universidad que lo requiera contra pedido según tipo de bien

PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO ( 2 DE 3) El usuario recibe los bienes físicos, y verifica lo siguiente: 1. Que los mismos se ajusten en cantidad Si los puntos anteriores corresponden, deberá indicar “sí” en la casilla de aceptado en el documento suministrado por el Contratista. De lo contrario, indicará “no”, y procederá con la devolución del bien. El espacio de observaciones será utilizado únicamente si no se reciben los bienes o si se recibe una cantidad inferior a la indicada (indicará la cantidad recibida). 2. Que la descripción del bien señalada en el formulario se ajuste a lo que está recibiendo

PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO ( 3 DE 3) La Unidad Usuaria deberá consignar en el documento: Nombre, firma, sello de la Unidad Usuaria y fecha de recibido. Además recibirá las facturas correspondientes a los bienes recibidos y en caso de haber rechazos deberá hacer la anotación en la respectiva factura comercial. Se realiza pago al Proveedor El Contratista en las fechas que indique la Proveeduría Institucional, deberá entregar en la Plataforma de Servicios, cuatro facturas por cada ruta de acuerdo con el objeto de gasto, donde se incorpore la totalidad de los bienes entregados por código de materia La Proveeduría verifica los formularios de entrega, elabora la requisición, orden de compra, ingreso al Almacén y aplica proceso de surtido para liquidar los pendientes en sistema Banner

MULTAS POR INCUMPLIMIENTOS (1 DE 2) En la fecha de inicio de labores • Se aplicará un 2% del monto resultante de multiplicar la demanda promedio por los precios unitarios ofertados, por cada día natural del atraso. • Hasta un máximo del 25%, luego de lo cual se tendrá por incumplido el contrato sin responsabilidad para la Administración. Plazos entrega • Se cobrará una multa del 3% del monto total del pedido por cada día natural de atraso. • El monto de toda suma por cobrar al adjudicatario, será rebajado de las facturas presentadas al cobro, hasta un máximo de un 25% del monto total del pedido. de

MULTAS POR INCUMPLIMIENTOS (1 DE 2) Entregas Incompletas • La Administración cobrará una multa del 2% del monto total del pedido por cada día natural que tarde el adjudicatario en completar la entrega tal y como le fue requerida, hasta un máximo de un 25% del monto total del pedido Incumplimiento de las características técnicas de los suministros entregados • De producirse un incumplimiento en las características técnicas de los bienes suministrados a la Institución, según lo adjudicado, se cobrará una multa del 25% del valor de los bienes entregados, cuyas especificaciones se detectó que no cumplía, sin perjuicio del deber de reposición que tiene el adjudicatario.

OTRAS VENTAJAS IDENTIFICADAS Minimiza pérdidas por causa de suministros obsoletos Se elimina el desperdicio El sistema es más flexible y permite cambios más rápidos La organización se hace más eficiente Se mejora el servicio a los usuarios

EL PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO § Cuenta con 192 actividades: Total de actividades eliminadas: 56, lo que representa un 29% menos de tiempo suministrado, permitiendo dirigir los recursos a un abastecimiento continuo de productos de consumo al usuario institucional, entre otros servicios adicionales (plaqueo de activos, etc. )

OTROS RIESGOS O LIMITACIONES IDENTIFICADOS • Dependiendo del cambio en el consumo puede existir un aumento considerable en el costo total anual • Aumento en los requerimientos de las instancias universitarias FINANCIEROS ORGANIZACIONALE S • Resistencia al cambio • Modificación en la organización actual del trabajo en el Almacén Institucional • Cultura organizacional • Establecimiento de un sistema de control adecuado • Incompatibilidad en los sistemas informáticos • Logística interna del proceso ADMINISTRATIVO S

REQUERIMIENTOS INSTITUCIONALES Requerimientos Ajustes en el Sistema Banner Área Responsable DTIC-PI Coordinación para accesos a parqueos e instancias Sección de Vigilanciauniversitarias PI Eventuales cambios en la organización del trabajo y perfiles de cargos del Almacén Institucional PDRH-PI Divulgación a la Comunidad Universitaria del nuevo proceso VDES-PI

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