MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL DIRECCION TECNICA DE PLANEACION

MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL DIRECCION TECNICA DE PLANEACION

CONTENIDO DEL MAPA DE RIESGOS 1 Introducción 2 Definición del Mapa de Riesgos 3 Política de Administración Del Riesgo CONTENIDO DEL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL 8 Anexo 1 Vigencia 2011 7 Elaboración Del Mapa de Riesgos 6 Definición de Términos 4 Marco Legal 5 Marco Conceptual

DEFINICION DEL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL • Es un instrumento metodológico. * Sirve para identificar un conjunto ordenado y flexible de factores que pueden dar origen a hechos que impiden el cumplimiento de los objetivos institucionales. * se califica la presencia del riesgo y se prevén sus posibles daños, a través del diseño de estrategias y acciones orientadas a evitar, controlar o minimizar la presencia de tales riesgos.

POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO La Contraloría De Bogotá D. C. , en su Plan Estratégico 2008 -20011, definió la política de administración de riesgo como: Establecer la administración del riesgo como un compromiso de todos, garantizando el cumplimiento eficiente de la misión institucional.

MARCO LEGAL Ley 87 de 1993 Decreto 1537 de 2001 Ley 489 de 1998 Decreto 1599 de 2005 Decreto 2145 de 1999 NTCGP 1000: 2009. Directiva presidencial 09 de 1999

MARCO CONCEPTUAL Tomado de la Guía de Administración del Riesgo -Departamento Administrativo de la Función Pública

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Administración de Riesgos Análisis de Riesgos Causa Control Factores de Riesgo Identificación del Riesgo Impacto Mapa de Riesgos Plan de Manejo del Riesgo Plan de Mejoramiento Probabilidad Responsables Riesgo Seguimiento Técnicas para Manejar el Riesgo Valoración del Riesgo

ELABORACION DEL MAPA DE RIESGOS Este mapa se materializa en el Procedimientos Para la Implementación de Acciones Correctivas y Preventivas: Anexo 2 “Reporte de Acciones Preventivas – Plan manejo de riesgos” , Anexo 4 “Determinación factores de riesgos, Contexto estratégico”, Anexo 5 “Identificación, análisis y valoración de riesgos”. CONTRALORIA DE BOGOTA

RIESGOS VIGENCIA 2011 No. 1 Riesgo Causas Posible incumplimiento de la • Desconocimiento de las normatividad interna, en cuanto a circulares emitidas para reporte de la reporte de información y aplicación de el información interna. procedimientos en toda la entidad. • Desconocimiento de los procedimientos. • Falta de programación por parte de las dependencias de actividades adicionales.

RIESGOS VIGENCIA 2011 No Riesgo Causas 1 No atender oportunamente los requerimientos del Inasistencia o incumplimiento de Concejo, en el ejercicio del apoyo técnico al control político. una citación a debate o de la respuesta a un cuestionario por parte del Contralor o alguno de sus delegados 2 Falta de confiabilidad y oportunidad en los reportes sobre trámite de DPC y en los informes de gestión. Falta de apropiación del nuevo aplicativo SIGESPRO PQR, por parte de los funcionarios responsables de su trámite. 3 Dar respuestas superficiales a los DPC, por parte de las dependencias No hacer seguimiento y análisis a las respuestas de los DPC dadas a los peticionarios por parte de las dependencias. 4 No comunicar ni divulgar la información institucional y los resultados de la gestión del Organismo de Control Fiscal, una vez autorizada. Ocurre cuando la información no se envía o no llega en el término establecido (obsoleta) a los clientes internos y externos.

RIESGOS VIGENCIA 2011 No Riesgo Causa 1 Que nuestros estudios no generen un valor agregado para el análisis sobre los temas específicos que son objeto de evaluación y seguimiento, con los cuales se pretende contribuir al mejoramiento de la gestión distrital. Deficiencia en las fuentes de información, lo que puede llevar al uso de datos errados, desactualizados o no pertinentes para los temas propuestos en la vigencia. 2 No disponer de las estadísticas fiscales del distrito en forma oportuna por la falta de un aplicativo que genere confiabilidad y la concentración del manejo de la información en un funcionario. Carencia de una explicación que garantice la confiabilidad de la información procesada. Los informes de balance social y evaluación del plan de desarrollo y de la gestión de la administración pueden convertirse en ejercicios formales sin mayor trascendencia en términos del control fiscal macro. Baja articulación con el proceso micro en materia de la evaluación de los informes de balance social y evaluación del plan de desarrollo y de la gestión de la administración, identificando los beneficios de control fiscal. 3 Falta de personal y concentración de funciones en una persona para procesar la información. Existe desarticulación entre la dirección y el proceso enlace con los clientes acerca de la percepción que tienen los clientes sobre nuestros productos de Macro. Intrascendencia dada por el Cuerpo Directivo a los informes del control fiscal Macro, al priorizar la difusión de artículos y ejercicios periodísticos.

RIESGOS VIGENCIA 2011 No Riesgo Causa 4 Que la información suministrada por parte de los auditores no cumpla con los estándares de calidad exigidos, lo cual conlleva que la avaluación y consolidación de la información, utilizada como insumo para el informe obligatorio sobre el estado de los recursos naturales y medio ambiente, específicamente en el capitulo Gasto Público y Evaluación Ambiental, no refleje verdaderamente el proceso llevado a cabo por cada una de las entidades en relación al tema. Se ha evidenciado que aun teniendo las capacitaciones ys socializaciones respecto a la metodología del proceso de Evaluación al componente de integralidad “Gestión Ambiental”, la información suministrada por parte de los auditores, no es lo suficientemente concreta y precisa, para ser utilizada como insumo del informe obligatorio sobre el estado de los recursos naturales y del medio ambiente, buen sea por no entendimiento de la metodología o porque no se le da la verdadera importancia a la evaluación de este componente. 5 Demandas contra la Entidad por Incurrir en plagio o presentación de información no veraz en alguno de sus informes, pronunciamientos o respuestas a quejas y reclamos generados en el P. P. S. Macro. Desconocimiento de la norma por parte de algunos funcionarios de la entidad, en lo referente a que siempre se debe citar la fuente de las investigaciones, asi como la bibliografía tomada para las mismas. Inexistencia de la asignación de responsabilidad para los responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los informes. 6 Posible incumplimiento de la normatividad interna, en cuanto a reporte de información y aplicación de procedimientos, en toda la entidad. Desconocimiento de las circulares emitidas para el reporte de la información interna. Desconocimiento de los procedimientos.

RIESGOS VIGENCIA 2011 No Riesgo 1 Evaluar inadecuadamente la gestión de los sujetos de control. Causas Procedimientos engorrosos. Falta de idoneidad de los auditores en temas específicos. Desconocimiento del sujeto de control. 2 3 Inoportunidad de la evaluación de la gestión y resultados. Incumplimiento de la programación establecida en el PAD. Posible incumplimiento de la normatividad interna, en cuanto a reporte de información y aplicación de procedimientos. Desconocimiento de las circulares emitidas para el reporte de la información interna. Insuficiencia de recurso humano. Desconocimiento de los procedimientos. Falta de programación de actividades adicionales.

RIESGOS VIGENCIA 2011 No Riesgo Causas 1 No lograr el resarcimiento al patrimonio público Tiene ocurrencia cuando iniciado el proceso de Responsabilidad Fiscal, no se puede establecer la responsabilidad fiscal, derivada del daño causado al patrimonio o por falta de alguno de los otros elementos de la responsabilidad fiscal. Violación del debido proceso.

RIESGOS VIGENCIA 2011 No Riesgo Causa 1 Retirar a un funcionario de la entidad sin que se revisen las circunstancias laborales en que se encuentra al momento de su desvinculación Por desconocimiento de la entidad sobre las circunstancias laborales en que s encuentra el funcionario al momento del retiro. 2 Errores en la liquidación de Sentencias Judiciales Deficiencias en la aplicación de la normatividad laboral al momento de la liquidación de las Sentencias Judiciales. 3 Que los Procesos disciplinarios se desarrollen sin respetar el debido proceso o de conformidad con el marco normativo de la Ley 734 2002 Falta de acciones que permitan prevenir conductas que desencadenen posibles demandas, sentencias desfavorables, conciliaciones o cualquier otro medio de solución de conflictos. Deficiencias en los controles existentes al momento del retiro de un funcionario de la entidad, en lo relacionado con aspectos como: inscrito en carrera administrativa, amparado por fuero sindical o estado de embarazo u otros.

RIESGOS VIGENCIA 2011 No Riesgo Causa 1 No suministrar los recursos necesarios a los procesos de la Entidad para el cumplimiento de los objetivos institucionales. *Deficiencia e imprecisión en la identificación de los recursos necesarios (bienes, servicios y obras) para el cumplimiento de la misión institucional. *Incumplimiento por parte de las dependencias del cronograma definido por la Dirección Administrativa y Financiera para el envío de las necesidades para la consolidación del Plan Anual de Compras. *Demora en la elaboración de los Estudios de Conveniencia y Oportunidad por parte de las dependencias que requieren el recurso. *La adopción de los procedimientos del SGC no es dinámica y oportuna. *No seguimiento a la ejecución del proceso por parte de las dependencias que requieren el recurso en las etapas iniciales. *Falta de personal en el área de contratación. Incumplimiento de los contratos por falta de control y vigilancia por parte de los interventores. *Cambios normativos. 2 No proporcionar eficazmente los recursos tecnológicos (TICs). *Desacertado proceso de diagnóstico y definición de requerimientos tecnológicos en la Entidad. *No asignación de los recursos financieros necesarios para mantener y actualizar la plataforma tecnológica. *Insuficiente número de funcionarios asignados a la Dirección de Informática. *Falta de capacitación. *Falta de disponibilidad y compromiso de los usuarios para participar en la implementación de proyectos tecnológicos. *Acelerado proceso de obsolescencia de equipos de cómputo. Retrasos en procesos contractuales. *Uso inadecuado de los recursos tecnológicos. *Falta de una política de seguridad de la información desarrollada en forma integral. *Carencia de procedimientos y metodologías para la implementación de proyectos informáticos.

RIESGOS VIGENCIA 2011 No Riesgo Causa 3 Posibilidad de acciones de tipo fiscal o civil por el incumplimiento de las obligaciones contractuales en los contratos celebrados por la Entidad. *Imprecisión a la identificación de los recursos necesarios (bienes, servicios y obras) para el cumplimientos de la misión institucional, por parte de las dependencias que requieren el recurso. *Falta de claridad en la redacción del clausulado del contrato. *Incumplimiento en el procedimiento.

RIESGOS VIGENCIA 2011 No Riesgo Causa 1 No realizar oportunamente y con la calidad requerida las evaluaciones independientes a los procesos de la Entidad. • Información inoportuna. • Recurso Humano Insuficiente. • Planeación Sobredimensionada. 2 No atender oportunamente los requerimientos de los entes de control. *Presentación inoportuna de los informes a los entes de control

CONCLUSION PROCESO Orientación Institucional Enlace con Clientes Prestación del Servicio Macro Prestación del Servicio Micro Prestación del Servicio de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Gestión Humana Recursos Físicos y Financieros Evaluación y Control TOTAL No. de RIESGOS 1 4 6 3 1 3 3 2 23

MATRIZ DE EVALUACION DEL RIESGO Probabilidad Valor Alta 3 Media Baja 2 1 15 Zona de riesgo moderado 30 Zona de riesgo importante 60 Zona de riesgo inaceptable Evitar el riesgo Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir Evitar el riesgo Reducir el riesgo Compartir o transferir Macro R 4 Micro R 2 Enlace con Clientes R 1, R 3 y R 4 Macro R 2 y R 3 Micro R 3 10 Zona de riesgo tolerable 20 Zona de riesgo moderado 40 Zona de riesgo importante Asumir el riesgo Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir Macro R 1 y R 5 Micro R 1 Responsabilidad Fiscal R 1 Gestión Humana R 1 Recursos Físicos R 1 y R 2 Evaluación y Control R 1 Orientación Institucional R 1 Enlace con Clientes R 2 Recursos Físicos R 3 Macro R 6 5 Zona de riesgo aceptable 10 Zona de riesgo tolerable 20 Zona de riesgo moderado Asumir el riesgo Reducir el riesgo Compartir o transferir Gestión Humana R 2 y R 3 Evaluación y Control R 2 Impacto Leve Moderado Catastrófico Valor 5 10 20