Poslovno odluivanje XIII Informacioni sistemi kao podrka odluivanja

Poslovno odlučivanje XIII Informacioni sistemi kao podrška odlučivanja Predavanja 25. 05. 2020. dr Zvezdan Đurić dr Ivana Erić dr Nina Đurica

Informacioni sistemi kao podrška odlučivanja �Donošenje poslovnih odluka predstavlja važan segment poslovanja koji se odvija svakodnevno na svim organizacionim nivoima i područjima poslovanja. �Da bi se menadžerima olakšalo donošenje poslovnih odluka danas se primenjuju razni informatički sistemi, programi i alati. �Cilj im je pružanje pomoći donošenju kvalitetnih i pravovremenih odluka.

Informacioni sistemi kao podrška odlučivanja �Kvalitetne i pravovremene odluke zasnivaju se na kvalitetnim informacijama te na raznim modelima koji pomažu definisanju alternativa i izboru najbolje alternative, odnosno rešenja. �Zato je primena informacionih sistema i informacione tehnologije vrlo važna u podršci poslovnom odlučivanju. �Uopšteno govoreći, informacioni sistem upravlja tokom podataka i informacija od mesta njihovog nastajanja do menadžera koji će ih koristiti.

Novi uslovi poslovanja �Savremene uslove poslovanja na svetskom tržištu određuju sledeća četiri faktora: �INFORMACIJA KAO RESURS; �GLOBALIZACIJA; �E-POSLOVANJE; �INFORMACIJSKA ZANIMANJA.

Informacija kao resurs �Reč informacija dolazi od latinske reči informare što znači obaveštavati. �Informacija je podatak koji je obrađen tako da ima značenje za korisnika. �Ako je podatak sirovina, informacija je gotov proizvod. �Na primer: sumiranjem prihoda i troškova usluživanja svakog pojedinačnog kupca, kompanija može da vidi koji kupci su joj najprofitabilniji, to predstavlja informaciju.

Informacija kao resurs �Informacije su menadžeru potrebne da bi mogao da donosi odluke i prati njihovo sprovođenje, upozna se sa ciljevima, prati stanje izvršenja tekućih zadataka i prati tok donetih odluka. �Druga strana potrebe menadžera za informacijama vezana je za informisanje o relevantnim pojavama, kao što su praćenje stanja poslovno-proizvodnih elemenata, praćenje kapaciteta, zaliha, proizvodnje i dr. �Takođe, menadžeru su potrebne informacije i o međuljudskim odnosima, kao i stanje u organizaciji i okruženju.

�Karakteristike korisnih (važnih) informacija: 1. Relevantnost – informacija je relevantna ako uklanja neizvesnost, poboljšava sposobnostg donosioca odluka za predviđanje ili potvrđuje, odnosno opovrgava njihova pređašnja očekivanja; 2. Pouzdanost – informacija je pouzdana ako ne sadrži grešku ili pristrasnost i tačno predstavlja događaje ili aktivnost organizacije; 3. Potpunost – informacija je potpuna ako ne izostavlja važne aspekte istaknutih događaja ili aktivnosti koje meri; 4. Pravovremenost – informacija je pravovremena ako je pribavljena na vreme da bi menadžmentu osigurala donošenje ispravnih odluka; 5. Razumljivost – informacija je razumljiva ako je predstavljena u korisnom i razumljivom obliku; 6. Dokazivnost – informacija je dokaziva ako se uvek na isti način može interpretirati, i ako za nju postoji verodostojna isprava.

�Izvori informacija kojima se služi rukovodstvo pri donošenju odluka: 1. Podaci koje je proizveo poslovni informacioni sistem – interni podaci; 2. Podaci dobijeni od višeg ili nižeg nivoa menadžmetna; 3. Podaci doabvljeni iz okoline poslovnog sistema – ekterni podaci.

Globalizacija �Globalizacija je proces koji vodi ka integraciji celog sveta u svim aspektima civilizacije. �Kapital, zemlja, rad, tehnologija i informacije kao osnovni proizvodni faktori u globalizovanom društvu slobodno se kreću svetom. �Globalizacija je sa sobom donela velike promene u procesu odlučivanja u organizacijama. Ove promene se ogledaju u sledećih nekoliko aspekata: novi subjekti odlučivanja, drugačija procedura donošenja odluka, tehničko-tehnološke inovacije i brzine slanja informacija i poruka u procesu odlučivanja i promene u procesu �Globalizacija je podstaknuta naročito razvojem informacionih tehnologija s posebnim naglaskom na internetu.

E-poslovanje �E-poslovanje je rezultat implementacije internetskih tehnologija. �E-poslovanje je savremeni oblik organizacije poslovanja, koji intezivno primenjuje internetske tehnologije za podršku poslovnim procesima. �Prednosti elektronskog poslovanja su: globalna danonoćna dostupnost interneta; širenje na internacionalna tržišta (prostor koji se stalno uvećava); smanjenje troškova poslovanja (manje papirne dokumentacije); povećanje efikasnosti (brži protok informacija i manji obim ljudskog rada); interakcija sa potrošačima.

E-poslovanje Vlada (Goverment) može da: �npr. koordinira sa lokalnim samoupravama (G 2 G) �npr. učestvuje u projektima sa kompanijama (G 2 B) �npr. informiše građane tj. klijente (G 2 C) Kompanija (Business) može da: �npr. sarađuje sa lokalnom samoupravom ili vladom (B 2 G) �npr. investira u zajednička ulaganja sa drugom kompanijom (B 2 B) �npr. omogući elektronske tansakcije ili trgovinu potrošačima (B 2 C) Klijent (Consumer) može da: �npr. plaća obaveze prema državi (C 2 G) �npr. utiče na rad kompanija (C 2 B) �npr. organizuje aukcijsku prodaju (C 2 C)

Informaciona zanimanja �Informaciona zanimanja moguće je podeliti u dve osnovne grupe: 1. Profesionalni informatičari koji se naposredno bave informatičkim tehnologijama i informacionim sistemima, njihovim oblikovanjem, izgradnjom, implementacijom i unapređenjem; 2. Profesionalni različitih struka koji za obavljanje svojih osnovnih poslova obavezno koriste informatičke alate.

Menadžment informacioni sistem q Poslovni informacioni sistem čine sledeći podsistemi: • menadžment informacioni sistem; • računovodstveni informacioni sistem; • marketinški informacioni sistem; • kadrovski informacioni sistem i dr. q Tehnološku komponentu poslovnih informacionih sistema obuhvata informacionokomunikaciona infrastruktura. • Hardver (računarska oprema); • Sistemski softver/Operativni sistem ; • Aplikativni softver (programi, aplikacije); • Sistemi za upravljanje bazama podataka; • Menadžment informacioni sistemi; • Telekomunikacije/Internet; • Ljudski resursi.

Menadžment informacioni sistem �U poslovnom okruženju u kojem se nalazi, preduzeće je suočeno sa dinamičkim uslovima poslovanja, sve je veća potreba za informacionim sistemima koji mogu zadovoljiti neočekivane potrebe menadžera za novim informacijama. �Menadžment informacioni sistemi osiguravaju menadžerima izveštaje i direktan pristup podacima o sadašnjem i prošlom poslovanju preduzeća potrebnim za efikasnije donošenje poslovnih odluka. �Uloga menadžera u preduzeću prema poznatom teoretičaru menadžmenta H. Mintzbergu je višestruka.

Menadžment informacioni sistem �U centru pažnje MIS-a je identifikacija potreba menadžera za informacijama, zbog uloge, sadržaja rada i zadataka menadžera. Informacija je podatak koji je tako organizovan da ima značenje za menadžera, pri čemu treba imati u vidu da je podatak činjenica ili fakt. � Menadžment informacioni sistem predstavlja za preduzeće vrlo veliki kvalitativni napredak; od informacionog sistema u kojem se samo prate poslovni procesi i aktivnosti do sistema koji se orijentiše na povećanje efikasnosti menadžmenta.

Menadžment informacioni sistem �Zbog toga menadžment informacioni sistemi predstavljaju glavnu komunikacionu osnovu koja pomaže smanjenju i neutralizovanju zavisnosti menadžera pojedinih organizacionih celina od informacija iz drugih organizacionih celina u preduzeću. �Informacija postaje svima dostupna i koristi se u svrhu optimalnog poslovanja celokupnog preduzeća, a ne nekih njegovih organizacionih delova.

Menadžment informacioni sistem �Pojam Menadžment informacioni sistem odnosi se na naučnu disciplinu koja se bavi proučavanjem zakonitosti izgradnje i funkcionisanja informacionih sistema na osnovu informacione tehnologije i njihove primene u poslovnim sistemima. �Menadžment informacioni sistem (MIS) je skup postupaka za sakupljanje, obradu, memorisanje i diseminaciju informacija, sa ciljem da omogući menadžerima i analitičarima brz, razumljiv i konzistentan uvid u informacije potrebne za donošenje poslovnih odluka, predviđanja i prognoze.

Menadžment informacioni sistem �Menadžment informacioni sistem predstavlja skup postupaka za sakupljanje, memorisanje, obradu i diseminaciju informacija za potrebe menadžerskih funkcija. �Zadatak ovog sistema je da u okviru celine poslovnog sistema pruži adekvatnu informacionu podršku menadžerima u obavljanju njihove uloge i vršenju funkcije menadžmenta.

Informacione tehnologije �Informatičke ili informacione tehnologije ili informacijske i komunikacijske tehnologije su potrebne za elektronsku obradu podataka. �To je upotreba hardvera i softvera za transformaciju, snabdevanje, zaštitu, obradu i pretraživanje podataka i informacija u svako vreme na bilo kojem mestu. �Hardver je materijalna komponenta informatičkih sistema. �Softver je nematerijalna komponenta računarskih sistema koja sadrži znanje i iskustvo ljudi o načinu rešavanja pojedinih problema. �Baza podataka je uređeni skup podataka koji opisuje stanje realnog sistema na koji se odnosi, koji je snabdeven na spoljašnim memorijama računara i kome je moguće jednostavno pristupiti od strane većeg broja korisnika. �Računarske mreže i mreže za prenos podataka su obavezan deo informatičkih sistema (Internet, lokalne računarske mreže).

Informacioni sistemi �Organizacija informacionih sistema odnosi se na način integracije komponenti informacionih tehnologija. Klijent/server je danas dominantan koncept informacionih sistema. Prednost Klijent/server arhitekture se ogleda u njenoj fleksibilnosti, u tehničkom i organizacijskom smislu. �Aplikacija je komponenta informacionog sistema. �Aplikacija se sastoji: q. Softvera; q. Strukture podataka potrebnih za funkcionisanje aplikacije; q. Organizacijskih uputstava kako je koristiti u sklopu odvijanja poslovnih procesa.

Sistemski pristup �Sistem je skup elemenata koji čine integralnu celinu u sklopu koje se vrše određene funkcije i postoji neka vrsta kontrole. �Sistem sa sastoji od sledećih elemenata: v Struktura sistema; v Komponente sistema; v Okolina sistema; v Granice sistema; v Cilj sistema; v Funkcije sistema; v Veze sistema; v Procesi.

Sistemski pristup �Opšta teorija sistema je nauka koja se bavi izučavanjem sistema prvenstveno analizirajući zakonitosti koje u njima vladaju. �Sistemi mogu biti: § Sistemi bez cilja; § Mehanički i organizmički sistemi; § Apstraktni, materijalni i socijalni sistemi; § Deterministički i stohastički sistemi; § Otvoreni i zatvoreni sistemi; § Statični i dinamični sistemi. �Sistemska analiza je heuristička naučna metoda pomoću koje se prvo istražuju elementi, odnosi i načini ponašanja nekog sistema u smislu postpunog rešavanja problema.

Kibernetika �Kibernetika se može definisati kao nauka o upravljanju i odnosima u sistemima, koja sadrži skup koncepata, modela i metoda promišljanja sistema, s kojima se mogu utvrditi načini optimalnog upravljanja sistemima. �Kibernetika polazi od načela opšte teorije sistema koja sistem predstavlja kao transformaciju ulaznih i izlaznih veličina, pri čemu je presudno svojstvo regulacije sitema. �Prema vrsti upravljačkih aktivnosti razlikuju se dva tipa povratne veze: pozitivna i negativna povratna veza.

ERP sistemi �ERP (Enterprise Resource Planning) označava integrisani, modularni i aplikacijski softverski paket. On je namenjen podršci transakcijskoj obradi podataka (OLTP), a oblikovan je s dva osnovna cilja: q. Podržavanje poslovnih procesa; q. Osiguranje potrebnih informacionih podloga.

EIS sistemi EIS podržavaju sledeće aktivnosti: �Rutinsko izveštavanje; �Priprema i praćenje budžeta; �Analiza konkurencije; �Praćenje važnijih projekata; �Strategijsko planiranje; �Pregled ekonomskih kretanja.

Kancelarijsko poslovanje �Kancelarija u poslovnom sistemu treba ispuniti tri vrlo važne poslovne funkcije: ü Objedinjavanje poslova koji se odvijaju po svim drugim poslovnim funkcijama i nivoima upravljanja; ü Predstavljanje poslovnog sistema prema njegovoj okolini; ü Organizacija i upravljanje radom zaposlenih u kancelarijama. �Automatizacija kancelarijskog poslovanja podrazumeva primenu informatičke tehnologije: faks, elektronska pošta, glasovna pošta, videotekst, audio konferencije, obrada teksta.

Groupware Osnovna područja koja treba podržati groupware su: �Timski rad; �Razvoj aplikacija; �Upravljanje dokumentacijom. Deo za upravljanje dokumentacijom je najsloženija i najvažnija komponenta groupware-a.

OLTP i OLAP sistemi �Za elektronsku obradu podataka (EOP) danas je najvažnija podela načina elektronske podele podataka. Danas se ovi sistemi dele na: • OLTP (On-Line Transaction Processing) i • OLAP (On-Line Analitichal Processing). �OLTP je on-line obrada podataka, a odnosi se na prikupljanje, evidencija, obrada i ažuriranje podataka o poslovnim transakcijama. OLAP je on-line analitička obrada podatakta, a odnosi se na način elektronske obrade podataka s ciljem što bolje podrške poslovnom odlučivanju.

Podrška poslovnom odlučivanju �Podrška poslovnom odlučivanju je potrebna iz najmanje tri razloga: q U skoro svim situacijama odlučivanja postoji velika količina podataka koju treba obraditi; q Vreme za odlučivanje je uvek ograničeno, tj postoji vremenski period u kome je potrebno doneti odluku; q Postoji potreba donosioca odluke da donese ispravnu odluku. �Odluke koje se donose u organizacionom okruženju mogu biti: operativne, taktičke i strateške. �Takođe, odluke koje se donose mogu biti rutinske i strukturirane ili kreativne i nestrukturirane. �Podrška odlučivanju može da se koristi za sve vrste odluka, ali je ona najznačajnija na strateškom i taktičkom nivou donošenja odluka.

Oblici podrške odlučivanju �Postavlja se pitanje zašto koristiti sisteme za podršku odlučivanju? �Zato što oni podržavaju proces donošenja poslovnih odluka na sledeći način: q. Brza obrada podataka i informacija; q. Poboljšanje komunikacije i saradnje; q. Povećanje produktivnosti; q. Bolje upravljanje bazama podataka kao i skladištima podataka; q. Korišćenje web-a; q. Mogućnost korišćenja po principu bilo kada bilo gde u bilo koje vreme.

Sistemi za podršku odlučivanju �Sistemi za podršku odlučivanju su inteligentni sistemi za podršku odlučivanju. �Zašto su inteligentni? Zato što je strategija rešavanja problema (znanje i sposobnost njegovog korišćenja) pretočena u računarski progrm kojim se dati problem rešava na način kako ga rešava čovek koristeći svoju prirodnu inteligenciju.

Pojam i definisanje SPO (DSS) �Ovaj model prvi put upotrebio je Scott-Morton 1970 tih definišući ga kao: interaktivan kompjuretizovani sistemi koji omogućava donosiocima odluka korišćenje podataka i modela radi rešavanja nestrukturiranih problema. �Sistem za podršku odlučivanju je danas jedan od najsloženijih sistema, obuhvata elemente umne inteligencije koristeći baze znanja, mehanizme zaključivanja, neuronske mreže i sl. �Sistem za podršku odlučivanju je skup tehnika i metoda čiji je cilj pružanje pomoći pri donošenju kvalitetnih i pravovremenih odluka.

Pojam i definisanje SPO (DSS) Turban definiše SPO preko većeg broja definicija: �SPO treba da bude pomoć donošenju odluka u smislu povećavanja njihovih sposobnosti, a nikako kao zamena njihovih procena. �SPO je sistem baziran na računaru koji daje podršku rešavanju klase polustrukturiranih ili nestrukturiranih problema u procesu donošenja odluka. Čupić i ostali daju sledeću definiciju SPO: �Sistemi za podršku odlučivanju su informacioni sistemi, koji su slični i komplementarni standardnim informacionim sistemima i imaju za cilj da podržavaju, uglavnom, poslovne procese donošenja odluke. Predstavljaju simbiozu informacionih sistema, primene niza funkcionalnih znanja i tekućeg procesa donošenja odluka.

Komponente SPO �Podaci su neophodni ne samo za rešavanje problema, već i za primenu raznih strategija, tako da se podaci smatraju prvom komponentom SPO arhitekture. �Za obradu i analizu podataka koriste se različiti modeli, koji predstavljaju drugu komponentu SPO arhitekture. Ovi modeli mogu biti: standardni ili specijalizovani. �Neki SPO imaju i “inteligentne” komponente, koje predstavljaju treću komponentu SPO arhitekture. �Četvrta komponenta su korisnici, a korisnički interfejs koji oni koriste u radu sa DSS predstavlja petu komponentu SPO arhitekture.

Podsistemi SPO (DSS) �Svaki sistem za podrški odlučivanju se sastoji iz tri podsistema: Ø Podsistem baze podataka – predstavlja deo SPO u kome se čuvaju ulazni i izlazni podaci organizacije, ova baza se razlikuje od klasičnih relacionih baza podataka. Ø Podsistem baze modela – komponenta SPO koja se sastoji od poslovnih modela odlučivanja, svaki model rešava određeni problem kod određenog poslovnog procesa. Njihov zadatak je da na osnovu ulaznih podataka i modela odlučivanja generišu izlazne podatke na osnovu kojih donosilac odluke donosi odluku. Ø Podsistem korisničkog interfejsa – treba da omogući komunikaciju između SPO i korisnika, i razloga što donosioci odluka nisu specijalisti za određeni model, pa je zato ovaj podsistem i najvažniji.

Prednosti SPO 1. Povećanje broja razmatranih alternativa u procesu donošenja odluka 2. Bolje razumevanje problema koji treba da se reši 3. Brži odgovor na nepredviđene situacije 4. Sposobnost sprovođenja ad-hoc analiza 5. Bolje sagledavanje problema i učenja 6. Poboljšana komunikacija među članovima tima koji učestvuju u donošenju odluke 7. Poboljšana kontrola odlučivanja 8. Ušteda u troškovima 9. Bolje odluke 10. Efikasniji timski rad 11. Ušteda u vremenu 12. Bolje iskorišćenje raspoloživih podataka

Nedostaci SPO 1. Problem izbora i korišćenja modela iz baze modela. 2. Donosilac odluke se često susreće sa sledećim problemima: koji model izabrati, kako koristiti izabrani model, kako kombinovati više modela? 3. Dodatan problem se javlja kod baze modela kada se pojavi novi problem za čije rešavanje ne postoji model u bazi modela.

Šta omogućuje i kako pomaže SPO menadžerima �Sistem za podršku odlučivanju je računarski sistem koji pomaže proces odlučivanja tako što pomaže menadžerima u: q. Organizaciji informacija; q. Identifikaciji i dohvatu potrebnih informacija; q. Analizi i transformaciji tih informacija; q. Izboru odgovarajućih modela potebnih za rešavanje problema odlučivanja; q. Izvođenju tih modela; q. Analizi dobijenih rezultata modeliranje za potrebe donosilaca odluke.

Šta omogućuje i kako pomaže SPO menadžerima Takav sistem treba omogućiti: q. Rešavanje složenih problema odlučivanja; q. Korišćenje različitih stilova i strategija odlučivanja; q. Korišćenje velike količine ažurnih informacija; q. Upotrebu većeg broja metoda rešavanja problema; q. Skraćenje vremena potrebnog za donošenje odluke; q. Sistemi za podršku odlučivanju omogućuju generisanje boljih opcija i uzimanje u obzir većeg broja opcija pri odlučivanju, pa zato i povećanje kvaliteta odluka.

Kakve koristi preduzeće ima od SPO-a? Ø Kvalitetnije planiranje i budžetiranje prognoziranjem prodaje novog proizvoda; Ø Veća stopa povraćaja ostvarena optimizacijom portfolija vrednosnih papira; Ø Dobijanje više vrednosti iz postojećih ERP, CRM i drugih sistema; Ø Uštede ostvarene rešavanjem kompleksnih problema raspoređivanja; Ø Smanjen ukupni rizik poslovanja primenom analize rizika; Ø Povećana proizvodna produktivnost analizom simulacijskog modela proizvodnih procesa; Ø Veći prihod ostvaren optimalnim definisanjem cena.

Menadžerski sistemi za podršku odlučivanju Zašto menadžeri trebaju IT podršku u odlučivanju § Ključno u procesu donošenja odluka je istražiti i uporediti veliki broj alternativa. Što je broj alternativa veći više dolazi do izražaja važnost primene računara u postupku traženja. § Često puta odluke treba doneti u kratkim vremenskim intervalima. § U velikom broju slučajeva nužno je provoditi sofisticirane analize kako bi došli do dobro odluke. § Donosioci odluka mogu biti na različitim lokacijama kao i potrebne informacije. Njihovo povezivanje može biti težak i skup zadatak.

Menadžerski sistemi za podršku odlučivanju �Računarski informacioni sistemi se mogu sistematizovati u sledeće tipove: q Sistemi za transakcijsku obradu podataka (TPS) koji pružaju menadžmentu direktnu podršku; q Sistemi za automatizaciju kancelarijskog poslovanja (OAS) koji takođe pružaju indirektnu podršku; q Menadžerski informacioni sistemi (MIS) koji pružaju direktnu podršku menadžmentu; q Menadžerski sistemi za podršku odlučivanju (MSS) koji pružaju direktnu podršku odlučivanju, a mogu se podeliti na: • Sisteme podrške odlučivanju (DSS); • Sisteme za podršku grupnom odlučivanju (GDSS); • Ekspertne sisteme (ES); • Sisteme za podršku vrhovnom menadžmentu.

Ekspertni sistemi �Ekspertni sistemi je softverski sistem koji oponaša eksperta. Ekspert je osoba koja poseduje specijalističko znanje i iskustvo u određenoj uskoj problematici. �Ekspertni sistemi mogu da se definišu kao programi koji koriste ljudsko znanje radi rešavanja problema koji zahtevaju ljudsku inteligenciju. �Ekspertni sistemi su inteligentni računarski programi koji upotrebljavaju znanje i procedure zaključivanja da bi rešili probleme koji su dovoljno teški te zahtevaju značajnu ljudsku stručnost i veštinu. Znanje sa dodatkom mehanizma zaključivanja za rešavanje tog problema mogu se smatrati modelom koji simulira najboljeg stručnjaka u toj oblasti.

Komponente ekspertnog sistema Osnovni delovi ekspertnog sistema su: �Baza znanja, sadrži znanje eksperta u strukturiranom formatu. Postupak prikupljanja znanja od eksperta, transformacija ekspertskog znanja u formalni oblik i organizacija baze znanje je najbitniji proces razvoja ekspertskog sistema; �Mehanizam za zaključivanje, prestavlja deo ES koji ima zadatak da pronađe odgovarajuće znanje u bazi znanja i da ga primeni za rešavanje problema; �Mehanizam za objašnjavanje; �Korisničko suočavanje; �Sistem za obradu znanja.

Poslovna (biznis) inteligencija �Poslovna inteligencija je najčešće korišćeni termin za označavanje kompjuterske podrške odlučivanju u organizaciji. Poslovna inteligencija je deo informacionog sistema organizacije namenski razvijen da omogući upravljanje performansamsa organizacije. �Larissa T. Moss, Shaku Atre: “Poslovna inteligencija nije ni proizvo niti sistem. Ona predstavlja arhitekturu i kolekciju integrisanih operativnih aplikacija i aplikacija za podršku odlučivanju kao i baze podataka koje poslovnoj organizaciji omogućava lak pristup podacima. “ �Vinod Badami: “Poslovna inteligencija je proces prikupljanja raspoloživih internih i relevantnih ekspertnih podataka i njihova obrada u korisne informacije koje mogu pomoći poslovnim korisnicima pri donošenju odluka. ”