Rutinska poslovna pisma Upiti i odgovori Upiti i

Rutinska poslovna pisma Upiti i odgovori

Upiti i odgovori o Upiti kojima se u poslovanju traže informacije o robi ili uslugama neprestano se šalju ili primaju. U rutinskom upitu treba slijedite ove upute: 1. 2. 3. 4. Izrazite jasno i koncizno – opće informacije, katalog, cjenik, uzorak, navedene cijene, itd. Ako postoji granica u cijeni na koju biste pristali, to ne napominjite jer bi dobavljač mogao povisiti navedenu cijenu. Većina dobavljača iznosi svoje uvjete plaćanja ovisno o dogovoru, pa stoga ne treba o tome postavljati pitanja, osim ako se ne nadate posebnim uvjetima. Neka vaš upit bude kratak i koncizan.

o Upiti znače potencijalan posao, stoga ih je potrebno odmah prepoznati. o Ako je riječ o narudžbi etabliranog klijenta, recite koliko to cijenite; ako je riječ o narudžbi potencijalnog klijenta, izrazite zadovoljstvo zbog primitka narudžbe i nadu u dugu i prijateljsku poslovnu suradnju

Zahtjevi za katalozima i cjenicima Rutinski zahtjevi u kojima formalni odgovor nije potreban o Dobavljači primaju mnogo rutinskih zahtjeva za katalozima i cjenicima. Ako autor ne zatraži informacijekoje već nisu navedene, pismeni odgovor neće biti potreban i moguće je poslati dopisnicu tj. pisamce uz pozdrave (manja otisnuta obavijest u kojoj se navodi ime poduzeća, adresa te kontakt brojevi).

Potencijalno veliki posao o Kad se u upitu navodi da su moguće velike ili stalne narudžbe, dopisnica “uz pozdrave” neće biti dovoljna već je potrebno napisati pismo i iskoristiti priliku za oglašavanje svojih proizvoda. Informativni upiti o Pismeni će odgovor biti nužan ako se iz upita može naslutiti da pošiljatelj očekuje savjet ili uputu.

Upiti preko preporuka o U pisanju preporuka dobavljaču koji vam je preporučen, korisno bi bilo to i napomenuti. Zahtjevi za uzorcima o Zahtjev za probnim uzorcima robe omogućuje dobavljaču da predstavi proizvode u najboljem svijetlu. Odgovor bi trebao uvjeriti kupca u kvalitetu proizvoda.

Općeniti upiti i odgovori o U pisanju općenitog upita treba biti određen u navođenju svih potrebnih detalja, npr. cijena, detalja o dostavi, uvjeta plaćanja. o U odgovoru na upit treba pripaziti da se odgovori na svako pitanje. o Kada se traže informacije u vezi više točaka, bilo bi korisno točke numerirati.

Prvi upiti o Kad je upit naslovljen na dobavljača s kojim se prije nije surađivalo, treba napomenuti kako ste za njega saznali te ponuditi informacije o vašem privatnom poslu. o Odgovoru na prvi upit trebalo bi posvetiti posebnu pozornost da bi se ostvarili dobri odnosi.

Zamolba odobrenja pokusne uporabe robe o o o Klijenti čest šalju zamolbe za pokusnom uporabom robe. Takvu bi robu trebalo vratiti u dogovorenom roku jer bi se u suprotnom moglo zaključiti da ju je klijent kupio, nakon čega robu nije moguće vratiti. U odgovoru na ovakve zamolbe isporučitelj se nastoji zaštititi traženjem preporuke. Neki isporučitelji zahtijevaju povratni nalog ili jamstvo treće stranke. n Dok na taj način osiguravate vlastiti interes, važno je ne uvrijediti klijenta sugeriranjem nedostatka povjerenja.

Posjeti trgovačkih putnika o Vrlo često klijenti stvaraju mišljenje o određenom poduzeću na temelju dojmova koje su ostvarili njihovi predstavnici. Time se naglašava potreba pažljivog odabira i odgovarajuće obuke osoblja zaduženog za prodaju. o Osim što su poznati kao stručnjaci u umjetnosti uvjeravanja, takvi bi putnici trebali ispuniti sljedeće kriterije: n Trebali bi odlično poznavati robu koja se prodaje i svrhu/namjenu n Trebali bi biti u stanju naslutiti potreba klijenata n Trebali bi biti sposobni ponuditi klijentima dobre savjete i smjernice

Zahtjevi za koncesijama o Klijenti će ponekad zatražiti robu koja više nije dostupna ili posebne uvjete koje nije moguće odobriti (npr. isključiva prava na distribuciju, smanjenje cijena…) o Takve bi zahtjeve trebalo pažljivo rješavati da se netko ne uvrijedi ili da tvrtka ne izgubi posao.

KORISNI IZRAZI - zahtjevi Početak 1. 2. 3. 4. Zainteresirani smo za … nedavno oglašavan u… Primili smo upit u vezi s Vašim… Sa zanimanjem sam pročitala Vaš oglas za… Obaviješten sam da se Vaše poduzeće bavi proizvodnjom (trgovinom)… i željeli bismo od Vas zatražiti Vaš najnoviji katalog.

KORISNI IZRAZI - zahtjevi Završetak 1. 2. 3. U odgovoru, molimo, navedite potankosti u vezi s isporukom. Molimo, navedite jeste li u mogućnosti isporučiti robu sa zaliha jer nam je hitno potrebna. Ako ste u mogućnosti isporučiti odgovarajuću robu, mogli bismo dati daljnje narudžbe za velike količine.

KORISNI IZRAZI - odgovori na zahtjeve Početak 1. 2. 3. 4. Zahvaljujemo na Vašem pismu od … i kao što ste tražili, priložili smo… U odgovoru na Vaš upit od …šaljemo odvojenom poštom… Drago nam je da ste zainteresirani za naš … Zahvaljujemo na Vašem upitu od … u vezi s …

KORISNI IZRAZI - odgovori na zahtjeve Završetak 1. 2. 3. 4. Veselimo se skorom primitku Vaše probne narudžbe. Rado ćemo Vam ponuditi sve potrebne informacije. Sve Vaše narudžbe bit će riješene u najskorijem roku. Slobodno mi se obratite ako su Vam potrebne dodatne informacije.