KAKO NAPISATI POSLOVNO PISMO Osnovni elementi Zaglavljeadresant Datum

KAKO NAPISATI POSLOVNO PISMO

Osnovni elementi: Zaglavlje/adresant Datum Adresat Predmet Uvodni pozdrav Tekst Završni pozdrav Ime i prezime i potpis Prilozi

Poslovno pismo je osnovni vid komunikacije u savremenom poslovanju, čija je svrha da čitaocu pruži određenu informaciju. Iako poslovno pismo po pravilu služi za komunikaciju između dve različite kompanije, kada god želite da imate trajnu zabelešku o tome da ste nekom poslali neku informaciju, odlučite se za pisanje poslovnog pisma.

Ova vrsta dokumenta ima veoma jasno i precizno definisanu strukturu koja ne trpi odstupanja. Prvo, i najvažnije, primaocu poslovnog pisma mora odmah biti jasno, uočljivo, ko mu piše. Dakle, u vrhu stranice, zaglavlju, pišu se osnovni podaci pošiljaoca – adresanta. Preduzeća naravno imaju svoje memorandume u kojima se nalaze ovi podaci. Ukoliko je reč o individualnom poslovnom pismu, u zaglavlju stoje osnovni podaci o pošiljaocu – ime, prezime, adresa, kontakt telefon (pravilo o broju mobilnog telefona primenjuje se i u ovom slučaju), email.

Sledeću celinu predstavljaju podaci o primaocu. Dakle, naziv kompanije, odnosno ime, prezime i adresa primaoca. Ukoliko znate ime i perezime primaoca, pravila lepog ponašanja vezana za ovaj vid poslovne korespondencije nalažu da se uz ime i prezime navedu i podaci o funkciji/zvanju osobe kojoj se obraćate.

Ispod adresnih podataka primaoca navodi se mesto i vreme pisanja pisma. Datum se piše arapskim brojkama, bez nule ispred jednocifrenih brojeva, sa tačkom iza. Nakon datuma piše se puno ime meseca, pa onda godina sa četiri cifre i tačkom. Nakon datuma slanja pisma, navodi se predmet pisma, odnosno kratak i jasan opis sadržaja pisma (npr. Predmet: Ponuda).

Primaoca pisma oslovljavajte u skladu sa pravilom – ako je primalac poznat, pismo započinjete rečima „Poštovani gospodine/gospođo Petrović”. Ukoliko ne znate ime i prezime adresanta, pismo počinjete samo frazom „Poštovani”. Prvi pasus Vašeg poslovnog pisma treba da sadrži jasnu i preciznu informaciju o razlozima Vašeg obraćanja adresatu. Ostali deo teksta treba da se odnosi isključivo na predmet Vašeg pisma. Informacije treba da su kratke, stil pisanja jasan i sažet.

Posebnu pažnju obratite na pravopis !!! Poslednji pasus, pre pozdrava, služi da iznesete svoja očekivanja u vezi sa predmetom Vašeg pisma. Na kraju, naravno, pozdrav. Opet formalan – „S poštovanjem” , „Srdačan pozdrav” i sl. Veoma je važno da ne zaboravite da se na kraju pisma potpišete, ali i da obavezno otkucate svoje ime i prezime.

Na kraju, ukoliko uz Vaše poslovno pismo šaljete i bilo kakvu prateću dokumentaciju, to obavezno i navedite, na kraju pisma, pod stavkom „Prilozi”, taksativno pobrojano.

Što se grafičkog izgleda stranice tiče, u savremenoj poslovnoj komunikaciji postoji više prihvaćenih oblika poslovnog pisma – blok forma, zupčasta, kombinovana, slobodna. . . Bez obzira za koju se formu odlučite, navedeni elementi isti su za sve. Što se tipografskih pravila tiče, i ovde važi preporuka da koristite standardne fontove, dakle, Times New Roman ili Arial, ne veće od 12 tačaka.

Blok forma Pisanje u blok formi prvenstveno podrazumeva da pasusi počinju u istoj ravni i da se između pasusa pravi red razmaka. I podaci primaoca i ostali delovi pisma takođe su poravnati sa osnovnim sadržajem pisma.

Zupčasta forma U zupčastoj formi pasusi se ne razdvajaju redom razmaka, nego se nastavljaju odmah jedan ispod drugog. Pasusi se razlikuju po tome što se početak svakog od njih malo uvlači. Podaci se ovde mogu ispisati u sredini strane, poput naslova. Vaš potpis, odnosno potpis pošiljaoca se stavlja u desnom delu strane.

Kombinovana forma Pismo u ovoj formi se sastavlja isto kao u blok formi, osim što se podaci primaoca, kao i potpis pošiljaoca stavljaju u desni deo strane.

Slobodna forma Generalno nije neophodno da se ‘’u dlaku‘’ pridržavate svih pravila forme pisama. Raspored nekih elemenata malo možete i da menjate, sve dok ne narušavate jasnost odvajanja pasusa, sadržajnost, preglednost i urednost pisma, odnosno dokle god su svi neophodni elementi na broju i dokle god je na prvi pogled uočljivo ko piše kome, koja je osnovna svrha pisma, kada je pisano i da li ga prati dodatna dokumentacija. Ovo su nazvali "slobodna forma".

Kako odabrati formu? Ukoliko pismo šaljete u koverti koja ima prozorčić u desnom delu, obratite pažnju i da su naziv i adresa primaoca otkucani u desnom delu strane (kombinovana forma), kako bi se potpuno videli kroz prozorčić i kako biste omogućili poštaru da Vaše pismo dostavi na pravu adresu. Ukoliko je prozorčić koverte na levoj strani, više će Vam odgovarati blok forma.

Blok forma je i pogodnija za kraća pisma, obzirom na razmake koji se stavljaju, te se vizuelno dobija na dužini teksta. Sa zupčastom formom štedite na prostoru, tako da više teksta može stati na jednu stranu. Zupčasta forma se naziva još i "evropska, svečana" forma, te se može koristiti pri obraćanju značajnim poslovnim partnerima, za pisanje molbi i slično, mada ovo više i nije striktno pravilo. Blok forma je poznata i kao "američka", pa Vam ova određenja možda mogu pomoći da formu pisanja prilagodite geografskom poreklu primaoca.

Adresant – pošiljalac pisma. Podaci pošiljaoca se uvek prvi naznačuju u pismu. Oni mogu biti već biti uneti u zaglavlju, kao memorandum kompanije, ili se mogu otkucati (naziv ili ime pošiljaoca, adresa i mesto, telefon, faks, e-mejl, web adresa ili drugi bitni podaci).

Adresat – primalac pisma (osoba, organizacija, kompanija. . . ). Ispod podataka o pošiljaocu se uvek naznačuju podaci adresata – naziv organizacije i eventualno ime osobe kojoj je pismo upućeno, adresa i mesto.

Mesto i datum pisanja Ovo obavezno naznačite u pismu. U principu se piše u gornjem desnom uglu strane, međutim, ako imate prostora u donjem levom uglu strane, možete i tamo naznačiti mesto i datum.

Oslovljavanje primaoca Ako pišete konkretnoj osobi, pismo započnite sa "Poštovani gospodine XY, " ili "Poštovana gospođo-ice XY, ". Ukoliko ne znate ime osobe kojoj pišete, stavite samo "Poštovani". Ukoliko već poznajete osobu kojoj se obraćate i imate sa njom prisniji odnos, oslovljavanje može biti neformalnije, tipa "Dragi gospodine XY" ili "Draga Sanja" i slično.

Predmet Pismo ne mora da započinje oslovljavanjem adresata, nego da sadrži samo naznaku predmeta pisma, u kratkom i jasnom opisu. Ispod predmeta se pravi jedan red razmaka i počinje prvi pasus pisma. Na primer: " Predmet: Ponuda"

Telo pisma i pozdrav U prvom pasusu kratko i jasno iznesite razlog svog pisanja, a u ostatku pisma dajte relevante informacije o temi Vašeg pisma. U poslednjem pasusu se obično iznose očekivanja za neku dalju akciju po pitanju teme Vašeg pisma. Pismo završite sa prigodnim pozdravima tipa: "Uz poštovanje", "Očekujući Vašu porudžbinu, mi Vas sa poštovanjem pozdravljamo", "Pozdravljam Vas u nadi da ćemo sarađivati na obostrano zadovoljstvo", "Očekujući Vaš odgovor, srdačno Vas pozdravljam" i slično.

Potpis pošiljaoca Na kraju pisma se obavezno potpišite, a uz potpis otkucajte i puno ime i prezime, i ukoliko je potrebno i funkciju ili zvanje.

Prilozi Ako uz pismo šaljete i dodatne dokumente, obavezno to naznačite tako što ćete u donjem levom uglu strane napisati "Prilozi: " i ispod toga ih nabrojati pod crticama.

Dužina pisma Poslovna pisma u principu ne treba da prelaze jednu stranu. Ukoliko imate potrebu da primaocu skrenete pažnju i na podatke kojih ima mnogo, ukratko ih spomenite u pismu, a detaljnije ih predstavite u prilogu koji dostavljate. Poslovna komunikacija treba da bude kratka i jasna, koliko god je to moguće, i da već u početku pisma bude vidljivo koja je svrha pisanja. Ukoliko Vaše pismo ipak ima više strana, a šaljete ga poštom, postarajte se da stranice budu ‘zaheftane’.

Font Koristite standardne fontove, pogotovo ako pismo šaljete e-milom. Ako pošaljete pismo u nekom od nestandardnih fontova, rizikujete mogućnost da primalac neće moći da ga pročita pošto nema taj font. Arial i Times New Roman su možda najprimereniji za ovakva pisma, a maximum veličina fonta je 12.

KAKO PRAVILNO NAPISATI POSLOVNO PISMO

Posebne oznake – ako je pismo poverljivo, uobičajeno je da se to navede kao sastavni deo unutrašnje adrese, iznad čega se stavlja prazan red. Reč “POVERLJIVO” može se napisati velikim slovima ili podvučeno s početnim velikim slovom POVERLJIVO PISMO n Gđa Melanie Jackson Direktor osoblja Soft toys plc 21 Windsor Road Birmingham B 2 5 JT

Nekada su se podaci o primaocu navodili kad je pisac želeo biti siguran da će pismo uistinu završiti na stolu ciljane osobe i tada pismo počinje sa “poštovana gospodo” NA RUKE G. JOHNA TYLERA DIREKTORA PRODAJE Garden Supplies Ltd 24 Amber Street Sheffield S 44 9 DJ Poštovana,

POZDRAVLJANJE Ako se u unutrašnjoj adresi navodi ime primaoca, uobičajeno je korišćenje ličnog pozdrava Dragi g. Leighton Dragi Douglas n Ako je pismo naslovljeno na negu organizciju onda se koristi formalniji oblik pozdravljanja Poštovana gospodo n Ako je pismo naslovljeno na direktora nege organizacije, čije ime nije poznato, onda se koristi Poštovani gospodine ili gospođo n

NASLOVI n Naslovom se ukratko najavljuje sadržaj pisma. Uobičajeno je pozicioniranje naslova, jedan prazan red ispod pozdrava. Koriste se velika slova, mada je dopuštena i upotreba velikih početnih slova, podvučeno MEĐUNARODNA KONFERENCIJA-24. avgust 1999. Draga gđo Jackson,

ULJUDAN ZAVRŠETAK n Uobičajeno je završiti pismo na uljudan način, korišćenjem uljudnog završetka. Najšešći tip zatvaranja je “S poštovanjem” (uz početak – Poštovani godpodine/gospođo, dragi g. Leighton, dragi John i sl. )

IME POŠILJAOCA I OSLOVLJAVANJE Nakon uljudnog završetka potrebno je ostaviti 4 ili 5 praznih mesta za potpis. Nakon toga se navodi ime pošiljaoca velikim slovima ili samo početnim velikim slovom. Adresu i titulu pošiljaoca trbalo bi istaknuti ispred njegovog/njenog imena. Uobičajeno je i dodavanje počasnih naslova za žensku osobu i to u zagradama iza imena S poštovanjem, n GEROGE FREEMAN Predsedavajući gđa SOPHIE BOLAN Izvršni menadžer

n Kada je pismo potrebno potpisati u pošiljaočevo ime, uobičajeno je stavljanje “za” ili “pp” ispred otisnutog imena pošiljaoca. (“pp” je skraćenica za per procurationem, što znači “u ime” S poštovanjem Shirley Johnson za GEORGEA FREEMANA Predsedavajućeg

PRILOZI Postoji mnogo različitih načina kako označiti da pismo sadrži i prilog Ø moguće je staviti obojenu nalepnicu “prilog” obično u donji levi ugao pisma Ø moguće je staviti 3 tačke na levu marginu u onom redu glavnog pisma u kojem se napominje prilog Ø najviše korišćeni način je napisati “prilog” na dnu pisma i ostaviti prazan red iza pošiljaočevog imena S poštovanjem, n SHEILA ROBINSON (gđa) Menadžer marketinga Prilog: -

Pismo sa zaglavljem FINANCIAL TIMES PITMAN PUBLISHING Financial Times Management 128 Long Acre London WC 2 E ) AN Telefon: +44(0)171 447 2240 Faksmil: +44(0)171 240 5771 Oznaka spisa (inicijali autora/taktilogra, ST/PJ a ponekad oznaka 12. oktobar 2005. za arghivu g. Cristopher Long Datum Glavni direktor Long Printing Co. Ltd. Unutrašnja 34 Wood Lane adresa London (ime, naziv Preduzeća, puna POTPUNO PREGLEDAN ISPIS adresa) Naslov (odmah se Naznačava tema)

Pozdravljanje Dragi Christopheru, ovaj tip pisanja (blok forma) postao je najpopularniji način pisanja poslovnih pisama. Glavno obeležje su redovi koji počinju na levoj strani margine. Glavnina pisma (jednostruki prored između redova) Kod ovakvog pisanja obično se koristi slobodna interpunkcija To znači da se u pisanju oznaka, datuma, unutrašnjih adresa, pozdrava i završnog odlomka interpunkcijski znakovi ne koriste. Naravno, potrebna interpunkcija i dalje će se koristiti u tekstu same poruke. Zarezi se danas minimalno koriste, samo onda kada bi njihovo izostavljanje uzrokovalo potpuno nerazumevanje poruke. Kod pisanja i kod određivanja proreda, važna je doslednost. Obično se ostavlja samo jedan red između svake celine. S poštovanjem, Uljudan završetak

Potpis pošiljaoca Ime pošiljaoca Funkcija pošiljaoca ili odeljenje Ako je nešto u prilogu Šhirlez Taylor SHIRLEY TAYLOR Pravni savetnik Prilog

OBLIKOVANJE KOMUNIKACIJE 1. UVOD – Zašto pišete? Pozovite se na predhodno pismo, kontakt ili dokument Zahvaljujemo na Vašem pismu od. . Bilo je ugodno ponovo Vas sresti na. . . 2. DETALJI (činjenice i brojke) n Dajte uputstva n Zatražite informacije n Navedite sve potrebne detalje n Razdvojite odvojene teme u odlomke n Neka se misli logično razvijaju

3. Odgovor? Radnja? n Šta bi primatelj trebao preduzeti? n Šta vi nameravate preduzeti? n Zaključak Molim Vas da me obavestite o detaljima. . U slučaju nepodmirenja uplate u narednih 7 dana 4. Završetak pisma Ponekad je dovoljna jednostavna, relevantna zaljučna rečenica. Veselimo se skorom susretu s Vama. Cenili bismo brzi odgovor.

Marković Boj indexa: 275/III Đure Đakovića 2 24 000 Subotica 14. oktobar 2007 Fakultet za uslužni biznis Vojvode Putnika bb 21022 Sremska Kamenica PREDMET: ZAHTEV ZA UPIS III GODINE STUDIJA Poštovani, na osnovu informatora koji sam dobio putem studentske službe obraćam vam se sa zahtevom da mi omogućite nastavak studiranja na Fakultetu za uslužni biznis.

Razlozi zbog kojih sam se odlučio na nastavak studija su: - želim da positgnem viši nivo obrazovanja - smatram da vaš fakultet ima sve što je meni potrebno da upotpunim svoje znanje - završio sam višu školu sa prosekom 9. 20 - nakon stečenog visokog obrazovanja, želeo bih da nastavim master studije. U nadi da ćete mi izaći u susret i omogućiti nastavak školovanja, Srdačno, Marković MARKOVIĆ Viši organizator rekreacije