DESTO POGLAVLJE 10 INTERNI OBRAUN I UPRAVLJANJE PREDUZEEM

DESTO POGLAVLJE 10. INTERNI OBRAČUN I UPRAVLJANJE PREDUZEĆEM Prof. dr Jovica Lazić, redovni profesor Biljana Lazić, asistent

10. INTERNI OBRAČUN I UPRAVLJANJE PREDUZEĆEM 10. 1. Poslovni informacioni sistem i interni obračun n n U teoriji i praksi postoje različita gledišta kada je u pitanju definisanje poj mova: podatak i informacija. Isto tako, postoje razlike i o odnosu ovih kategorija. [1] Dvadeseti vek je vek informacija. U još većoj meri to se očekuje od dva- desetprvog veka pred čijim se vratima čovečanstvo nalazi. U tim uslovima poslovni informacioni sistemi postaju naša stvarnost i nasušna potreba u svim sferama poslovanja. [1] Dr Milovan Stanišić: Interna ekonomija predizeća – interni obračun - pogonsko računovodstvo, Centar za unapređenje poslovanja u privredi, Beograd, 1991, str. 157.

Računovodstveni je poslovna funkcija koja se bavi produkovanje raznorodnih i raznovrsnih informacija za poslovne namene. n Informačije su produkt rada informacionog sistema. U teoriji ima više različitih definicija i informacionih sistema, ne postoji opštevažeća ili opšteprihvaćena. Navešćemo dve definičije, jednog te istog autora, koje se međusobno dopunjuju i osvetljavaju različite aspekte ovog pojma. n

n n n "Upravljački informacioni sistem je mreža zasnovana na računima koja ima jedan ili više operativnih sistema i koji pružaju odgovarajuće podatke rukovodstvu u svrhu donošenja odluka, a takođe sadrži neophodne mehanizme za uvođenje promena ili odgovora koje rukovodstvo vrši pri donošenju odluka"[1]. "Informacioni sistem je svako uspešno uređivanje ljudi, postupaka, uređa- ja i tehnologije, organizovanih u svrhu pružanja blagovremene, pouzdane informa- čije potrebne za rukovođenje preduzećem radi ostvarivanja dobiti"[2]. [1] Prins T. , Informacioni sistemi za organizovanje planiranja i kontrole, Beograd, 1978, str. 39. [2] Ibidem, str. 78

Prva definicija više je usmerena na tehnologiju na kojoj su zasnovani savremeni informacioni sistemi (kompjuterizacija) a druga o organizacionom aspektu informacionih sistema. Obzirom na sve, nameće se konstatacija da je informacioni sistem, sistem formiranja informacija i istovremeno sistem informisanja upravljačkih struktura. n Strukturu i profil informacija za poslovno odlučivanje nije moguće univerzalno definisati za sve slučajeve. Oni su uslovljeni potrebama i zahtevima organa upravljanja u preduzeću. Bez sumnje je da informacija nije statična. Njihovim konstituisanjem ne završava se njihov razvoj. n

Naprotiv, one evoluiraju tokom celog postojanja i u principu je logično očekivati da se stalno usavršavaju. U stručnoj literaturi poznati su razni modeli informacionih sistema, na primer: n tradicionalni informacioni sistem, n proizvodni i operativni sistemi, n tržišni informacioni sistemi, i n integralni (totalni) informacioni sistemi[3]. n n [3] Prins T. , Informacioni sistemi za organizovanje planiranja i kontrole, Beograd, 1978, str. 89. do 359.

Tradicionalni informacioni sistemi su zasnovani na računovodstvenim principima i računovodstvo predstavlja njihovu metodološku podlogu. Oni su najrašireniji. Ostale vrste informacionih sistema su sistemi za posebne namene obzirom na zahteve koji se postavljaju pred njihove kreatore. n Totalni inforamcioni sistemi nastoje da budu sveobuhvatniji. No, za sada oni su u primeni samo u najrazvijenijim preduzećima i privrednim sistemima. Razlozi za to nalaze se u velikim troškovima njihove eksploatačije, pa je većem broju preduzeća njihova primena nemoguća. n

Upravljački informacioni sistem (UIS) je integralni informacioni sistemi koji generira široku lepezu varijanti informacija koje, najčešće, služe poslovnom odlučivanju. Moćniji, ili, razvijeniji UIS imaju nekoliko podsistema od kojih je računovodsteveni informacioni sistem (RIS) uopšteno najveći i najviše formalizovan. n Ostali podsistemi daju informačije za tržišne aktivnosti, informačije o zaposlenim, informa čije o pravnoj regulativi, i ostale informačije za bazičnu podršku menadžmentu. n

Između različitih definicija UIS najlakše je naći sličnost u delu koji se odnosi na namenu informacija koje produkuje. One su prevashodno namenjene za poslovno odlučivanje. Kroz tu aktivnost se doprinosi organizačiji u celini. Iz tih razloga može da se tvrdi da je informacija resurs koji ima cenu. Informacija nudi velike prednosti. n U narednoj Šemi 1. ukazuje se na strukturu organizacionih aktivnosti da se produkuju zahtevane informačije. Nije funkcija informacionog sistema u tome da produkuje bilo kakve informačije o poslovnim procesima i aktivnostima. [1] Cilj koji opravdava troškove koji se podnose za funkconisanje informacionih sistema je kvalitetna informacija. n

n n n n Kvalitetna informacija je ona informacija koja ispunjava sledeće uslove: da je pribavljena blagovremeno, da je pribavljena tako da održažava na tačan i istinit način stvarnost poslovnog događanja, da je pribalvjena u skladu sa pozitivnim propisima i da je na njima zasnovana, da je u skladu sa računovodstvenim načelima, principima i standardima i da je na njima zasnovana, da je prezentirana na način koji odgovara korisniku informačije, i da doprinosi smanjenju rizika, ili, neizvesnosti u nekom od domena poslovanja. [1] Informacioni sistemi imaju svoj plan rada, svoju metodologiju rada, logiku rada koja podrazumeva sistematičnost u radu i svrsishodnost rada. Sve ove uslove zadovoljava računovodstvo tako da je u računovodstvo sa lako}om ugrađena osnova funkcionisanja informacionih sistema.

Šema 1: Upravljački inforamcioni sistem

Računovodstvo je poslovna funkcija koja se bavi produkovanjem raznorodnih i raznovrsnih informacija za različite nemene. n Kakav je odnos pojmova: računovodstvo, računovodstveni informacioni sistem, poslovni informacioni sistem? n Za odgovor je neophodno prvo razmotriti pojam sistema uopšte. n

10. 1. 1. Definisanje sistema n Od 1960. godine dolazi do burnog razvoja poslovne informatike u predu- zećima uporedo sa razvojem kompjuterske tehnike i njoj svojstvenom poslovnog koncepta i filozofije rada. Kao posledica toga počinje se računovodstevo tretirati kao sistem. Saglasno tome računovodstvo se definiše kao informacioni sistem[1]. O pojmu sistema postoji bezbroj definicija. Mi smo se opredelili za neke od njih koje nam se čine najprikladnije za sistemsko shvatanje računovodstva i računovodstvene funkčije. Russell L. Ackoff, teoretičar sistema nudi sledeću definiciju: [1] Sarasota Fla: A Statement of Basic Accounting Theory,

n "Za početak mi možemo da sistem definišemo kao širok i nedovršen enti- tet, konceptualni, ili, fizički, koji sadrži nezavisne delove"[2]. Naglašava se nezavis- nost konstitutivnih delova sistema što se uočva kroz ponašanje sistema. Sistem čini sistem rada (ponašanje) njegovih elemenata. Samo kroz manifestaciju sistema može da se sagleda stanje u sistemu. n [2] Rusell L. Ackoff: Systems, Organiations, and Interdisciplinary Research, General Systems Yearbook, vol. 5, strana 1, prema F. H. Wu: Accounting information systems, Theory and

Sistem ne mora biti fizički. On, naprotiv, može biti i nefizički, nevidljiv, konceptualan, ili, logički. n M. J. Alexander daje, ipak, najpotpuniju definiciju: "Sistem je grupa fizič- kih, ili, nefizičkih elemenata u prirodi koji čine set međusobno povezanih i uslovljenih elemanta sa jednim, ili, više cljeva, smerova, ili, krjeva. [1]" Alexander koristi termin "element" to upućuje na deo, komponentu, ili, objekt u sistemu. Ova definicija četiri ključne reči: "element", "međuodnos", "međudejstvo" i "cilj". n [1] M. J. Alexander: Information, Systems Analysis - Theory and Applications, Palo Alto, California, Science Research Associates, 1974. god. , str. 4.

Sistem čini elemente koji imaju određenih srodnosti. Oni se nalaze u međusobnoj uslovljenosti. Ali, ono što razlikuje skupinu od sistma je, ponajprije da sistem ima cilj, ili, svrhu postojanja. n Računovodstvo ima svoje gradivne elemente koji se nalaze u odgovarajućim kauzalnim međuvezama i međuodnosima i ima jasan cilj: produkcija poslovnih informacija za različite namene. n

10. 1. 2. Računovodstvo kao sistem n "Računovodstvo je poslovni jezik. "[1] Svakoj organizačiji ljudi usmerenih na stvaranje i realizaciju odgovarajućih učinaka neophodna su odgovarajuća komunikaciona sredstva. Jedno od komunikacionih sredstava je računovodstvo. Ono je podvrgnuto procesu evolučije, ili, stalnih promena i prilagođavanja potrebama vremena i korisnika. [1] Frederick H. Wu: Accounting information systems, Theory and Practice, Mc. Granj-Hill Book Company, Tokio, Japan, 1984, str. 4.

Računovodstvo je u tradicionalnom smislu definisano kao: proces sakupljanja i kompletiranja poslovne dokumentačije, kontrole poslovne dokumentačije, kontiranja, evidencije, klasiranja, sumiranja, i poslovnog izveštavanja o poslvonim transakcijama - finansijsko računovodstvo. n Međutim, uticaj kvantitativnih sredtsava (u prvom redu kompjutera) dovodi do toga da se računovodstvo pojmovno šire definiše uključujući i sredstva za obradu podataka te tako dolazi do pojma upravljačko računovodstvo koje je u sprezi sa upravljačkom kontrolom poslovnih aktivnosti i procesom donošenja poslovnih odluka. n

Kompleksnije sagledavanje računovodstva kao poslovnog informacionog sistema podrazumeva da se ovom prilikom podrobnije definišu kategorijalne komponente računovodstva kao sistema uopšte[1]: n 1. Međusobna povezanost i uslovljenost elemenata sistema - ukazuje na to da sistem ne čine nepovezani i neuslovljeni elementi. Između elemenata postoji odgovarajući odnos koji sve njih zajedno čine isstemskim elementima. n [1] Frederick H. Wu: Accounting Information Systems, Tokio, 1984. godine, str. 6.

Računovodstveni sistem obuhvata čitav niz različitih elemenata koji su u odgovarajućim korespondirajućim relacijama. Slaganje dnevnika, glavne knjige, izrada probnih i zaključnih bilansa, izrada i funkcionisanje kontnog plana, itd. . . n Svi elementi računovodstva moraju uvažavati duh i logiku računovodstva. U suprotnom predstavljaju mehanički zbir nekompatibilnih komponenti što nije dovoljan uslov da budu sistem. n 2. Različitost elemanta koji čine sistem - označava specifičnost i kompleksnost odnosa u sistemu. Svaki od elemenata, ili, skupova od elemenata imaju svoje specifične performanse. Oni mogu da se dele, ili, klasifikuju, čak da se i hijerarhijski određuju. n

Bogatstvo elemenata Računovodstvenog informacionog sistema (RIS) i računovodstva je očigledna. Ta raznolikost je posledica niza faktora. Na prvom emstu su za to zaslužni zahtevan visok nivo kvaliteta produkta računovodstva - informačije, i dugo vreme postojanja računovodstvene delatnosti tokom kojeg su nastali razni oblici i razvojne faze. n Za shvatanje razlika između konstitutivnih elemenata nije potrebno posebno specijalističko znanje iz računovodstva. Nužna je za spoznaju prosta percepcija i logika. n

n n 3. Holizam sistem - sistem čine svi njegovi elementi u kompletu. Nije moguće sagledati sistem na pouzdan način sagledavanjem dela njegovih elemenata, ili, promatranjem samo jednog elementa. Sistem ima svoje performanse na bazi ukupnosti svih elemenata koji ga čine ne u vrednosti prostog zbira svih gradivnih elemenata već uzevši u obzir i sinergiju sistema. Holizam se u računovodstvu jasno sagledava. Nepostojanje kontnog plana, glavne knjige, dokumenta, itd. , ugrožava kvalitetno funkcionisanje računovodstva. Pošto je delatnost računovodstva usmerena više prema vani nego prema unutra (informačije se produkuju za korisnike u okruženju, a podaci se pribavljaju iz okruženja) to je prisutan i uticaj okruženja na razvoj i kmopleksnost RIS kao svojevrsnog sistema.

n 4. Cilj sistema - svaki sistem ima specifičan cilj, ili, set ciljeva. Na primer, radnici u računovodstvu imaju svoje interese, rukovodilac računovodstvene svoje a uprava preduzeća svoje interese u vezi sa svrhom postojanja računovodstvene funkčije u preduzeću. Računovodstvo ne postjoi samo iz razloga što je to propisano zakonima i drugom pozitivnom regulativom. Egzistiranje računovodstvene funkčije, ma u kojoj organizacionoj formi, neminovno je zbog ostvarenja odgovarajućeg cilja, ili ciljeva.

n n n U RIS primarni je clj jasan i javno obelodanjen. CIlj je produkcija kvalitetnih informacija za poslovno odlučivanje. Svi ostali ciljevi imaju drugorazredan značaj. 5. Inputi i outputi sistema - svaki sistem ima ulazne komponente na bazi kojih produkuje izlazne komponente. Ulazni podaci o poslovnim događajima predstavljaju inpute u RIS. Oni su sadržani u poslovnoj dokumentačiji koja je nosilac podataka o poslovnim događajima. Na bazi poslovne dokumentačije i drugih ulaznih elemenata u procesu rada produkuju se računovodstveni outputi. Poslovne informačije za poslovno odlučivanje predstavljaju outpute. Svi ostali inputi u RIS i outputi su manje značajni za namenu i egzistiranje RIS.

n n n 6. Promenjivost sistema - Pretvarajući inpute u outpute sistem se i sam menja. RIS je naglašeno promenjiv sistem. Neprekidno se menja lepeza zahtevanih informacija po sadržaju, roku, ili, formi, menjaju se propisi i unutrašnja regulativa, menjaju se i drugi segmenti, čak ni metodolgoija nije nepromenljiva u dugom roku. 7. Povratna sprega u sistemu - Svim sistemima se upravlja posredstvom informacija o procesiam i stanjiam u sistemu. Kibernetika je nauka o upravljanju sistemom na bazi dejstva mehanizma povratne sprege. U RIS je ugrađena povratna sprega. Obezbeđen je mehanizam permanentne kontrole svih preduzetih aktivnosti. Na taj način sistem može da se nadzire i da se njima manipuliše i upravlja[1]. [1] O povratnoj sprezi i njezinom mehanizmu u računovodstvenoj funkciji biće naknadno izlagano u ovom i drugim poglavljima.

10. 1. 3. Računovodstveni informacioni sistem n Na bazi iznetog možemo, u kibernetskom smislu, računovodstvo definisati kao sistem sastavljen od niza međusobno povzeanih i uslovljenih elemanta usmerenih ka ostvarenju odgovarajućeg cilja. Računovodstveni sistemi su dizajnirani tako da služe organizačiji u kojoj oni treba da se primenjuju. Organizacija zahteva povratnu spregu da bi se obezbedila upravljivost sistemom i njegovim aktivnostima u funkčiji dostizanja postavljenih ciljeva.

n n n Računovodstvena informacija ima mogućnosti da organizačiji pruži povratnu spregu u upravljanju sistemom. Povratna informacija može da se klasifikuje u tri osnovna tipa: održavanje planiranih rezultata poslovanja, direktan nadzor, i donošenje poslovnih odluka. Informačije usmerene na održavanje planiranihi rezultata poslovanja su sve one informačije koje saopštavaju o kvalitetu preduzetih poslovnih aktivnosti u kontekstu efekata koje odražavaju na imovinu i kapital preduzeća. Ove informačije su u najvećoj meri formalizovane i najčešće se prezentiraju u formi bilansa stanja i bilansa uspeha.

n n Informačije u delu direktnog nadzora omogućavaju upravljačkoj strukturi da svakodnevno ima uvid u tok poslovnih aktivnosti. Svakodnevno se prate odstupanja od planova i standarda potrošnje na bazi izabranog i primenjenog metodološkog pristupa. Ove informačije su opredeljene zahtevima korisnika u najvećoj meri. Računovodstvo mora voditi računa o tome da nije bitno proizvesti informaciju. Nju treba prezentovati na korisniku prihvatljiv način. Sfera donošenja poslovnih odluka je okrenuta budućnosti. Informačije koje računovodstvo produkuje za ovu namenu imaju svojstvo predračuna, prognoza, predviđanja, i slično. Najčešće se prezentiraju kroz godišnje planove, stregegijske planove i poslovne alternative.

Računovodstvene informačije su finansijske, ili, naturalne. Sve procese i efekte tih procesa računovodstvo nastoji da obuhvata u monetarnim pokazateljima. To u najvećoj meri uspeva. Svi bilansi i drugi pregledi imaju pretežno finansijski aspekt iskazivanja. n Međutim, ima informacija koje se ne mogu iskazati u finansijskim pokazateljima. U ovome slučaju se radi, najčešće, o informacijama kojima se nešto kvalifikuje, ili predviđa. n

Na temelju prethodnih izlaganja možemo definisati računovodstveni informacioni sistem kao suštinu, ili sadržajnost koja je usmerena na organizaciju procesiranja informacija: n o ostvarenju postavljenih poslovnih rezultata, n ostvarivanju neposrednog nadzora nad tekućim poslovnim aktivnostima, n kojima se servisira i podržava proces donošenja poslovnih odluka. n I ova definicija ima svojih slabosti, kao što ih imaju i sve druge definičije, no ona u najvećoj meri odražava specifičnosti definisanog pojma. n

• Računovodstveni informacioni sistemi imaju cilj da transformišu inpute (saznanja o relevantnim poslovnim događajima) u outpute (poslovne informačije). Postoje parametri na bazi kojih se meri efikasnost rada RIS. Najefikasniji je odnos između vrednosti outputa i nastalih troškova za njihovu produkciju. Šema 2. Računovodstveni informacioni sistemi, njihova organizacija i njihov eksterni ambijent

10. 1. 4. Računovodstvo kao nužnost n n n Istaki smo da je računovodstveni informacioni sistem osnovni, ili glavni deo integralnog informacionog sistema za potrebe poslovnog odlučivanja - UIS. Da bi se adekvatnije shvatila uloga i sadržaj RIS neophodno je podsetiti na klasičnu definiciju računovodstva. "Računovodstvo predstavlja naučni metod kojim se obuhvataju, registruju, kvantitativno odražavaju ekonomske transakčije u cilju označenja ekonomskih zaključaka, kontrole i delovanja na ekonomsku aktivnost"[1]. nezamislivo je postojanje preduzeća u bilo kom od postojećih društveno-ekonomskih sistema bez računovodstva. [1] Nikolajević T. R. , Teorija i metodologija računovodstva, Savremena administra. , Beograd, 1978, str. 3.

Računovodstvena funkcija je jedna od niza funkcija u svakom poslovnom sistemu. Proizvod neke aktivnosti je računovodstvena informacija. Ona je: "Obavest o činjenicama čije je saznanje nužnoda bi se ostvario određeni cilj, jer imaju karakter novosti, zasnovano na skupu uređenih numeričkih podatak, po pravilu, u novčanom izrazu, pri čemu skup numeričkih podataka kvantitativno izražava činenicu, a njegovi su delovi (podskupovi ili elementi) uređeni tako da objašnjavaju činjenicu“ n Bitne razlike između pojma informačije uopšte i računovodstvene informačije u suštini i nema. Razlika je samo u širini oblasti iz koje izveštavaju, ostale karakteristike kao i funkčije su u potpunosti istovetne. n

Po tome bi, računovodstvena informacija, bila svaka ona informacija koja se odnosi na poslovni proces a sastavljena je uz poštovanje računovodstvenih principa. n Računovodstvena funkcija u preduzeću predstavlja informacioni sistem koji obavlja adekvatnu informacionu funkciju zavisnosti od konkretnih okolnosti. U literaturi, vrlo je zastupljeno stanovište, da računovodstvo kao sistem čine sledeći elementi: 1) računovodstvo sa kalkulacijom 2) računovodstveno planiranje, 3) računovodstvena kontrola, i 4) računovodstvena analiza. n

n Ovo ne bi moglo biti univerzalno rešenjem jer važi samo za slučajeve razvijenog nivoa računovodstva. U slučajevima gde je računovodstvo nerazvijeno kao sistem (većina poslova je knjigovodstvene prirode) funkciju računovodstva preuzima računovodstvo. n Računovodstveni informacioni sistem je podsistem integralnog informa cionog sistema. Kao što je istaknuto, njegova funkcija je pribavljanje, obrada i prezentiranje informacija ekonomske sadržine. Računovodstvo nije izbor, ono je nužnost. Iz tih razloga ga je neophodno osmisliti i na savremen sistemski način organizovati da bi ispunio svrhu svoga postojanja na što ekonomičniji način.

10. 2. Organizacija kao sistem n n Računovodstveni informacioni sistem (RIS) je deo organizacije. On za potrebe njenih organa i drugih korisnika produkuje odgovarajući set poslovnih informacija. Da bi se shvatio RIS neophodno je izložiti savremeno pojmovno određenje organizacije. Dominantna filozofija u teoriji organizacije upućuje na to da se organizacija može jedino pravilno shvatiti i pojmovno odrediti ako se posmatra u kontekstu sistema. Ovakva filozofija nastaje sa Herbertom Simonom koji vidi organizaciju kao kompleksan sistem u procesu poslovnog odlučivanja[1]. [1] Herbert A. Simon: Approaching the Theory of management, in Harold Koontz, edicija Tonjard a Unifield Theory of Management, New York, Mc. Granj-Hill, 1964. godine, str. 82 -83.

Organizacija se definiše i klasifikuje u socijalne, ili humano-mašinske sisteme sa kompleksnim međuvezama i međudejstvom gradivnih elemenata. Prihvatajući sistemski pristup, sociolozi i socijalni psiholozi tretiraju organizaciju kao dinamički sistem koji permanentno udovoljava zahtevima internih i eksternih činilaca kroz proces neprekidnih promena. n Sistem može biti otvoren ili zatvoren. Ukoliko postoje odnosi između sistema i njegovog okruženja tada se radi o otvorenom sistemu. U suprotnom slučaju radi se o zatvorenom sistemu. n

Organizacijaj spada u otvorene sisteme jer ima veoma dinamične, svakovrsne i svakodnevne odnose sa svojim ambijentom. Iz svoga poslovnog okruženja organizacija pribavlja repromaterijale, sredstva za rad, energiju, radnu snagu, informačije itd. U to isto poslovno okruženje isporučuje učinke u formi gotovih proizvoda ili usluga. n Kada je vrednost outuputa veća od vrednosti inputa onda taj sistem pozitivno utiče na razvoj države. Vrednost profita kao razlike između vrednosti outputa i inputa direktno uvećava društveno bogatstvo. U suprotnom slučaju organizacija negativno utiče na stanje u državi u segmentu n

Preuzimajući sistemski pristup od fizičkih nauka socijalne (društvene) nauke su dobile na značaju. Primenom sistemskog pristupa u domenu orgnaizačije dobija se na kvalitetu rada. na to se nadovezuje to da sistemski pristup indukuje tehniku modelovanja. n Tehnika modelovanja omogućava sa svoje strane da se metodološki ispravnije i efikasnije obuhvati, modeluje i analizira složeno ponašanje socijlanih organizacija. Sistem modelovanja je značajan u studiju RIS posebno što je sve veći stepen zastupljenosti kompjuterizovanih RIS. n

Model je logičko ili fizičko predstavljanje sistema. za razvoj mnodela neophodno istraživanje i analiza na bazi kojih može da se opiše sistem i da se snimi njegovo ponašanje kako bi se obezbedili preduslovi da sistem bude regulabilan. Regulabilni sistemi mogu da se kontrolišu. n Ako je model konstruisan kao fizički objekt on se tada zove "fizički model". Fizički modeli se koriste u tehničkim naukama. Ako se model radi uformi slike onda se radi o "šematskom modlelu". Njihova namena je opis sistema. Najčešće se radi o dijagramima tokova, organizacionim odnosima i slično. n

Moguće je u računovodstvu aplicirati i druge modele. jedan od njih "matematski model" proističe iz odgovarajućih odnosa aktive i apsive, rashoda i prihoda, a zbira dnevnika i glavne knjieg, jednakosti strana duguje i potražuje, i tome slično. n Kada se generiraju kompjuterski programi za knjiženja, ili druge aktivnosti u računovodstvu matematski modeli služe za izradu "kompjuterskih modela". n Kompjuterski modeli u računovodstvu su u kompjuterski razumljivom programskom jeziku pisane aplikačije za obuhvat i izvršenje odgovarajućih poslova. n

Namena modela je u nakraćem u sledećem: n da se učini jasnijim i shvatljivijim normalno ponašanje sistema u narednom periodu kako bi bilo razumljivo, n da se praćenjem očekivanog i realnog poašanja shvati proces u sistemu i omogući upravljanje sistemom, i n da se predvidi buduće ponašanje sistema. n Ilustračije radi, namena modela može da se izloži na primeru računovodstvenog modela. Računovodstvo je bogato po svojoj unutrašnjoj strukturi zbog velikog broja faktora koji ga čine sistemom. n

Iz tih razloga je moguće generisati ogroman broj različitih varijanti modela organizacije i upravljanja modelom finansijskog računovodstva. Osnovne su, ipak, i nezaobilazne računovodstvene postavke: n aktiva = pasiva, n aktiva = obaveze + kapital (vlastiti), n fiannsijski rezultat = prihodi - rashodi, itd. . . n Nezavisno od drugih elemenata ove osnovne računovodstvene relačije moraju da se inkorporiraju u sve modele finansijskog računovodstva. n Jedna od nezaobilaznih formalnih odrednica su bilansni agregati. Bilansi (stanja, uspeha i novčanih tokova) su strogo formalizovani izveštaji koji imaju upotrebnu vrednost i za eksterne korisnike. n

n n Njihova upotreba se graniči sa makroekonomskim analizama i projekcijama na kojima se kreira politika razvoja nacionalnih ekonomija. U osnovi, kako je na prethodnim stranama istaknuto, može se govoriti o dva zaokružena modela računovodstva: model klasičnog finansijskog računovodstva, i model rukovodstvenog (upravljačkog) računovodstva. Razlika između njih je značajna kako u delokrugu rad, a tako i u funkčiji koje imaju. Model finansijskog računovodstva je zasnovan na neutralnom odnosu prema postavljenim ciljevima i zadacima poslovanja. Okrenut je više ka prošlsoti time što mu je u prvom planu evidencija nastalih, za računovodstvo relevantnih, poslovnih događaja. U narednoj Šemi ovaj model obuhvata područja:

n Sakupljanje podataka - U svakom modelu računovodstva značajan organizacioni aspekt pospešuje se prikupljanju podataka o nastalim poslovnim događajima. Podaci su locirani na raznim nosiocima podataka kao što su: poslovna dokumenta, magnetne trake, diskovi, i drugi nosioci podataka. za ovu fazu, pored problema racionalisanja ulaza podataka raznim tehnikama i metodima, bitno je obezbediti ispravnost podataka. Neispravan podatak dovodi do neispravne informacije tako da se ovome aspektu u svim modelima mora posvetiti dužna pažnja.

n n Obrada prispelih podataka - u klasičnom računovodstvu koincidira sa procesom ručnog, ili, mašinskog knjiženja. U savaremenim uslvoima ovaj posao je vezan za identifikaciju odgovarajuće baze podataka, za ažuriranje stanja i integraciju svih podataka koji su u vezi sa transakcijom. Izrada Outputa - u klasičnom računovodstvu ili modelu finansijskog računovodstva ovaj posao ili faza poklapali bi se sa izradom probnog bilansa, zaključnog lista, bilansa stanja i bilansa uspeha. U modelu upravljačkog računovodstva pored navedenih izveštajnih agregata u ovom segmentu se generiraju i bilansi novčanih tokova i drugi izveštaji po potrebama korisnika. Lepeza izveštaja je mnogo kompleksnija kako po broju tako i po rokovima i formama izveštavana.

Pored područja definisanih modelom finansijskog računovodstva u modelu upravljačkog računovodstva imamo i dodatna četiri područja. Radi se pre svega o: n Identifikačiji cilja poslovanja - Savremeno poslvoanje zahteva kontrolu nad poslovnim tokovima. To model klasične organizacije računovodstva i model finansijskog računovodstva ne mogu da daju. Kontrola podrazumeva saznanje o cilju kojem se teži i pribavljanje relevantnih informacija kojima se nstoji proces voditi ka cilju. Nije bitno i dovoljno naknadno saznanje o postignutom. Veoma je značajno saznanje o odnosu n

Drugim rečima, bitno je imati mogućnost da se nadgledaju tekući procesi pre nego oni postanu prošlost. To je aktivan proces i odnos. On omogućava da se u toku odvijanja poslovnih aktivnosti stiče inforamcija o toku i omogućava korekcija. n Vrednovanje alternativa - neophodno je zbog optimizačije sistema i zbog elastičnosti modela u vremenu. Ako se ne bi razmatrale različite varijante za svaku situaciju mogli bi se ugroziti principi efektivnosti i efikasnosti poslovanja nezavisno od definisanog cilja. Rigidan sistem nije uspešan sistem. Bez alternativa nema ops- tajanja sistema u dugom roku. Sposobnost preživljavanja je uslovljena elastičnošću. n

Ovo područje je bitno kao podrška poslovnom odlčivanju. Bez ovoga segmenta proces poslovnog odlučivanja sa aspekta kompetentnosti bi bio doveden u pitanje. Nije naročita odluka kada nema alternativnih rešenja. n Donošenje odluka - je područje u kojem se do kraja dovodi aktivan odnos upravljačkog modela. I u ovoj fazi su neophodne dodatnen informačije kako u delu inicijalnih poslovnih odluka tako i u delu naknadnih, ili korigujućih poslovnih odluka. Ovaj mehanizam omogćava da se eliminiše razlika između planiranog i stvarnog toka. Može se diskutovati o značaju ovoga mehanizma. Međutim, u tom delu je ostvarena najveća razlika u odnosu na klasične modele. n

Bez korigujuće komponente sistem nije sistem koji se kontroliše. Sistem bez kontrole nema dugoročnost. A svi poslovni sistemi počivaju na načelu kontinuiteta poslovanja na unapred nedefinisano vreme. n Primena koncepta - je pretpostavka funkcionisanja sistema. Ako se ne primeni koncept u praksi ni najbolje ideje nemaju značaja. Tek doslednom primenom i stvaranjem odgovarajućeg odnosa prema koncepčiji obezbeđuje se poželjan nivo pretpostavki za uspešno funkcionisanje. n

Šema 3. : Kontrolne funkčije RIS

n n n Računovodstvena povratna kontrola može da se podeli na: kontrolu resursa, kontrolu plana i primenjenu kontrolu. Svaka od ovih povratnih kontrola ima svoje bitno mesto u obezbeđivanju funkcionisanja RIS. Klasičan model finansijskog računovodstva je usmeren na bazično obuhvatanje efekata poslovnih događaja na preduzeće i njegove poslovne resurse na svojstven način za računovodstvenu metodologiju i logiku. Osnovni poslovni izveštaji su bilansi agregati. Za razliku od klasičnog modela finansijskog računovodstva razvijen je model menadžment računovodstva.

Široko definisanje modela menadžment računovodstva je da je to sistem zasnovan na računovodstvenoj logici i metodologiji koji obuhvata sve neophodne tehnike i postupke da se generiraju relevantni podaci za poslovno odlučivanje. U osnovi postoje dve vrste podataka ili poslovnih informacija koje model menadžment računovodstva generira za korisnike (upravljačku struk- turu). To su: n skupina podataka i informacija koja omogućava kontrolu poslovnih tokova i procesa i n skupina podataka i informacija koja omogućava predviđanja budućih događaja, njihovih tendencija i efekata koje će proizvesti. n

n n U zavisnosti od konkretnih okolnosti model upravljačkog računovodstva može da se generira na bezbroj različitih načina i varijanti. U jednom slučaju može da se naglasi aspekt obuhvata efekata poslovanja po profitnim ili investicionim centrima, u drugom slučaju se prednost može dati posmatranju realizačije ili druge bitne odrednice posmatranja, po teritorijalnom principu. U model može da se inkorporira sistem odgovornosti po adekvatnoj strukturi vlasti u organizačiji poslovnih procesa. Isto tako, može da se koristi koncept budžetinga, za planiranje i kontrolu tekućih troškova i izdataka. odel može da prihvati i ospluži i različite varijante anticipativnog knjiženja na bazi plana i projekčije i svođenja tekućih računovodstvenih aktivnosti na tretman odstupanja od plana, projekčije ili standarda.

Šema 4. : Funkcionisanje povratne kontrole u modelu upravljačkog računovodstva

Bitno je da se sagleda odnos modela menadžment računo- vodstva sa njegovim neposrednim i širim poslovnim okruženjem. Pri koncipiranju idejnih i bazičnih globalnih rešenja neophodnoje implementirati dostignuta znanja i vladajuće relačije u ovoj oblasti. n Svako rešenje koje preferira na upotrebnu valjanost mora da se bazira na postulatima kao što su izlžožena pri kreačiji naredne šeme. n U prezentiranoj šemi jasno je ugrađen mehanizam povratne sprege u toku poslovnih informacija. Bez obezbeđenjaj dejstva mehanizma povratne sprege nije moguće kreirati kvalitetan sistem poslovnog informisanja za potrebe poslovnog odlučivanja. n

Kada se razjasne i rasprave sve relevantgne odrednice budućeg sistema informisanja može da se definiše idejno rešenje modela menadžment računovodstva. n Na bazi idejnog rešenaj modela menadžment računovodstva i odgovarajućih propratnih uputstava i napomena koje se odnose na funkcionisanje pristupa se, po unapred definisanoj metodologiji i hronologiji, pisanju i izradi aplikacija u odgovarajućim kompjuterskim jezicima. n Na taj način stvaraju se kompjuterizovani sistemi i modeli, koji su u stanju da odgovore na sva unapred definisana i zahtevana pitanja, ako su sve faze n

12. 3. Uticaj kompjutera na RIS Pojavi modela upravljačkog računovodstva uvelikoj meri, ako ne u presudnoj, doprineli su kompjuteri. Primena kompjutera u računovodstvu uslovila je određena promene i prilagođavanja. n One su trebale da stvore povoljnije uslove za bolje iskorišćavanje kompjuterskih performansi u obradi podataka u računovodstvu. n U teoriji i praksi postoje različita gledišta kada je u pitanju definisanje pojmova: podatak i informacija. Isto tako, postoje razlike i o odnosu ovih kategorija. n

Podatak možemo definisati kao neutralnu poruku. Iz nje nije moguće sagledati bonitet poslovnog događaja. Za razliku od toga informacija je aktivno orijentisan podatak koji omogućava sagledavanje poslovnog događaja. Podatak da je proizvedeno 100 komada nekog proizvoda nije informacija u upravljačkom smislu sve dotle dok nam ne saopšti kakav je odnos ostvarenog prema planiranom. Tek kad saznamo koliko je trebalo proizvesti, uz koju cenu koštanja itd. , kad ispitamo odstupanja i definišemo ih, tek onda smo došli do problemski orijentisane informačije. n To je, u stvari, informacija prilagođena potrebama poslovnog odlčuivanja kao jedno od faza upravljanja poslovnim procesom. Informacija može da se n

n Pojam podatak, kao skup alfanumeričkih oznaka kojima se saopštava neutralna poruka, se morao razlikovati od pojma informacija. Informacija je određena poruka o nastalim ili očekivanim poslovnim događajima i njihovim reperkusijama na računovodstvene entitete koja u sebi ima i ocenu nastalih ili očekivanih poslovnih događaja. Podatak ima malu ili nikakvu vrednost u poslovnom odlučivanju. Informacija je osnova za poslovno odlučivanje. Za razliku od pojma podatak ona u sebi ima odgovarajuću notu stručnosti i naučnosti.

Primena kompjutera omogućila je razvoj kontrole poslovnih tokova i procesa u preduzeću. Između manuelnog i kompjuterizovanog računovodstva nema bitnih funkcionalnih razlika niti razlika u području dejstva i primenjenih metodoloških postupaka. Razlika je, međutim, velika kada u u pitanju brzina, kvalitet i upotrebljivost informacija. n Manuelno računovodstvo, u principu, ne može da gnerira informačije. Njegov domen se iscrpljuje sa nivoom podataka. n

n Kompjuteri su uneli u računovodstvo sistemski pristup svakoj aktivnosti. Uz to uneli su čitav niz novih pojmova, postupaka i procedura. Svi poslovi finansijskog računovodstva: kontiranje, knjiženje, sabiranje, itd. , u uslovima primene kompjutera mogu da se automatizuju. Neke od operacija, na primer, sabiranje, ili utvrđivanje salda u uslovima kompjuterizačije se autonomno obavljaju. Omogućena je primena odgovarajućih matematičkih modela kojima se znatno olakšava obuhvat poslovnih događaja i produkcija informacija. Sve računovodstevene radnje koje se često ponavljaju i koje mogu da se zaokruže u definisane radno operativne celine mogu da se tipiziraju u uslovima primene kompjutera.

n n n Tipizirane kompjuterske operačije se nazivaju "cikliusi obrade podataka". Ciklus "obrade podataka" može da se podeli u četiri koraka ili faze: sakupljanje podataka, klasiranje podataka, održavanje i sumiranje podataka, i generiranje poslovnih izveštaja. Faza sakupljanja podataka obuhvata prikupljanje pripadajuće poslovne dokumentačije kojima se dokazuje nastanak relevantnih poslovnih događaja za računovodstveni sistem. U nekim slučajevima podaci mogu da se prikupljaju i na druge načine. Tu se, pre svega, misli na učitavanje podataka sa memorijskih medija (trake, diskete, diskovi, itd. ), na mrežni prenos podataka (distribuirana obrada podataka u realnom vremenu po isturenim i decentralizovanim punktovima, poslovi plaćanja mogu da se mrežno obavljaju bez odlaska u banku, takođe korišćenje nekih informacija sa uslužnih poslovnih servisa, itd. ).

n n Faza klasiranja podataka obuhvata verifikovanje i sortiranje podataka. U uslovima batch režima obrade obuhvata i poslove batchinga podataka. Faza verifikačije obuhvata kontrolu ulaza podataka. To je po funkčiji jednako kontroli u klasičnoj obradi (manuelno ili polumehanizovano računovodstvo) koja je usmerena na utvrđivanje formalne, računske i suštinske ispravnosti. Poslovima verifikačije se štite evidencije od kontaminačije. Time se obezbeđuje kvalitet generisanih poslovnih informacija i podiže stepen njihove pouzdanosti. Poslovi sortiranja su sračunati na to da se obavi priprema za automatsko kontiranje i knjiženje. U savremeno dizajniranim sistemima za obradu podataka postoje opcione mogućnosti da se poslovi klasiranja do kraja automatizuju. Na taj način se isključenjem faktora čovek isključuju i proizvoljnost i neodgovornost u radu. Time se u najvećoj mogućoj meri sužava polje za nastanak grešaka u poslovima obrade podataka.

n Jednom klasifikovni podaci spremni su za fazu održavanja i sumiranja podataka. Ova faza obuhvata operačije: kalkulisanja, kompariranja, sumikranja i poslovi memorisanja (drugim rečima knjiženja). Poslovi kalkulisanja obuhvataju računske operačije vezane za agregiranje i dezagregiranje podataka. na primer, utvrđivanje cene koštanja učinaka na bazi poznatih troškova produkčije i mase, ili broja proizvedenih učinaka. Kompariranje je postupak logičkih operacija na bazi kojih se utvrđuju relačije "više od", "jednako sa", "manje od" i slično. Poslovi sumiranja odnose se na utvrđivanje zbireva strana na računima (računovodsteve- nim pozicijama) da bi se utvrdio saldo, promet, ili izvršile računske pripreme za odgovarajuće izveštaje i analize.

Poslovi generisanja poslovnih izveštaja mogu da se obavljaju po unapred definisanim uobičajenim procedurama ili po posebno za to pripremljenim uputstvima. U ovome delu dolazi do izražaja potreba da se izveštaji generiraju u svim kvalitativnim odrednicama prema zahtevima korisnika. Samo tako obavljen posao ima svoju punu svrhu i opravdanost. n Poslovno odlučivanje, organizacija i RIS su u značajnoj meri povezani i uslovljeni. Da to nije tako ne bi mogli da se ostvare postavljeni poslovni zadaci. RIS je sistem koji obavlja poslove sakupljanja poslovnih informacija za poslovno odlučivanje. n

n n n n Organizacja tog posla je odgovarajuća tehnika i veština nastla teorijskim i praktičnim uopštavanjima u cilju da se poslovi obave na racionalan i efikasan način. Nauka o poslovnom odlučivanju zasnovana su prevashodno na disciplinama: ekonomija, nauka o ponašanju (behavioristika), i primenjena matematika. Osnovno je da: svaka poslovna odluka traži racionalnu i kompletnu poslovnu informaciju, jasne kriterijume odlučivanja, kao što su maksimalizacija profita, ili minimalizacija troškova, i sadržajnu analizu pozitivnih i negativnih aspekata svih alternativnih odluka.

Sve odluke mogu da se prema tipu svrstaju u: n strukturisane odluke, n semistrukturisane odluke, i n nesetrukturisane odluke. n Strukturisane odluke se mogu u potpunosti programirati i time se omogućava njihovo automatizovanje u punoj meri. Uslov za racionalnost programiranja je ponovljivost i unapred jasna i retko izmenjiva procedura i struktura. Tipični poslovi fakturisanja, naloga za plaćanje i slično mogu unapred da se sagledaju i programiraju. n

Semistrukturisane odluke su delimično programabilne zbog toga što je deo procedure ponovljiv a deo originalan. Iz tih razloga se u ovim slučajevima pristupa kombinovanjem programiranih i specifičnih procedura. U ovakve slučajeve spadaju izrade godišnjih planova, predviđanje tražnje, predviđanje vrednosti akcija i tako dalje. n Nestrukturisane odluke se uopšte ne programiraju zbog toga što se ne ponavljaju, ili, što zbog strukture nisu podložni programiranju. To su, istina retke, poslovne odluke koje se donose po ukazanoj potrebi. n Sve napred izloženo treba, uz niz drugih odrednica, uzeti u razmatranje kada se projektuje RIS. Ako se to ne uradi mogu nastupiti propusti koji mogu da dovedu u pitanje efikasnost RIS. n

12. 4. Koncipiranje upravljačkog informacionog sistema za potrebe marketinški orijentisanog preduzeća

Šema 5. : Konfiguracija upravljčakog informacionog sistema n Bez obzira na težnju da se u ovom radu odgovori na što više pitanja, mnoga pitanja ostala su netaknuta ili nedovoljno rasvetljena. n

HVLAL NA PAŽNJI