HAYATINDA LKLER hayatnda doas gerei ana temas insan

İŞ HAYATINDA İLİŞKİLER

İş hayatında, doğası gereği “ana teması insan” olan satış, pazarlama, halkla ilişkiler ve insan kaynakları gibi mesleki dallarında çalışan kişiler ve müşteriler ile başarılı ve uzun zamanlı ilişkiler kurabilmenin bir yolu var. Bu yol karşımızdaki insanların gerçek duygu ve düşüncelerini anlayabilme becerisine sahip olmaktan geçiyor.

İŞ HAYATINDA İLİŞKİLER NASIL OLMALIDIR ?

Çalışanlarla iyi geçinmek

Değerli hissetmek

Saygınlık kazanmak ikili ilişkileri her açıdan iyi tutacaktır

Stres ve gerginlik yapmamak

Asık surat ve negatif enerji yaymamak

Organizasyon, belirlenen amaca ulaşmak için en uygun örgüt yapısını kurmak ve yürütmek demektir. Organizasyonda şu aşamalar bulunur: Önce yapılacak işler belirlenir ve gruplanır. Sonra bu işleri yapacak kişiler göreve atanır. Daha sonra da, bu kişilerin yetki ve sorumlulukları belirlenir. Son aşamasında da, çalışma yeri, kullanılacak araç ve yöntemler seçilir.

Bir işletmede organizasyon yapmanın başlıca yararları şunlardır: İşletme çalışmalarının birlik içinde yapılmasını sağlar. Yönetimin işini kolaylaştırır. Yönetici, çalışanların ne iş yapacağını ve sorumluluk derecesini bilir.

YÖNETİM FONKSİYONLARI İşletmelerin amaçlarına ulaşabilmesi için bir takım faaliyetleri yerine getirmesi gerekir. Bu faaliyetler yerine getirilirken yönetim fonksiyonları gerçekleştirilir. Bu yönetim fonksiyonları belli ve ortak bir amaç için çalışan tüm işletmelerde amaçlara ulaşabilmek için yerine getirilmesi gereken fonksiyonlardır. Bu fonksiyonlar yerine getirilerek işletmelerde yönetim süreci gerçekleştirilmektedir.

Yönetim, işletme amaçlarına ulaşabilmek için insan ve diğer işletme kaynaklarının planlanması, örgütlenmesi, yönlendirilmesi ve kontrol edilmesi süreci olarak tanımlanabilir. Tanımdan da anlaşılacağı gibi yönetim fonksiyonları, planlama, örgütleme, yönlendirme ve kontrol olmak üzere dört grupta incelenebilir.

1. Planlama, geleceğin değerlendirilmesi ve ona göre gerekli önlemlerin alınması faaliyetidir. Her yönetim sürecinin çok önemli bir fonksiyonu olan planlama, örgütsel amaçlara ulaşmak için gerekli politika ve yöntemlerin seçimi şeklinde tanımlanabilir.

2. Örgütleme, bir örgütün amaçlarına ulaşabilmesi için çalışanların, faaliyetlerin ve kaynakların düzenlendiği yönetim fonksiyonu olarak tanımlanabilir. Planlar, örgütleme faaliyetleri ile yerine getirilmektedir.

Örgütleme fonksiyonunda yapılması gereken işler, bu işleri yapacak olan kişiler ve işlerin yapılacağı yer arasındaki ilişkilerin kurulması söz konusudur. Bu ilişkilerin kurulmasındaki aşamalar ise:

Yapılacak işlerin belirlenmesi: İşi yapacak olan kişilerin sahip olması gereken özeliklerin belirlenmesi. Benzer ve değişik işleri yapacak olan kişiler arasındaki ilişkilerin, yetki ve sorumluluk yapısının belirlenmesi. Haberleşme kanallarının belirlenmesi, bir başka ifadeyle kimlerin, kimlerle ve hangi kanallar aracılığıyla haberleşeceklerinin belirlenmesi. Fiziki bakımdan kimlerin nerede, ne zaman ve nasıl çalışacaklarının belirlenmesi.

3. Yönlendirme, çalışanların örgütsel amaçlara ulaşılabilmesi için motive edilmesi faaliyetleridir. Burada yöneticiler, çalışanlara liderlik ederek örgüt amaçlarını gerçekleştirme yolunda motive etmeye çalışmaktadırlar. Yönlendirme fonksiyonunun önemi, örgüt üyelerinin işletme amaçlarını tümüyle benimsemeyip bunların yanında kendi bireysel amaçlarına öncelik vermelerinden ileri gelmektedir.

4. Kontrol Yönetim fonksiyonlarının sonuncusu olan kontrol, belirlenen amaçlar, prosedürler, kurallar, politikalar ile gerçekleşen sonuçlar arasındaki farkın izlenmesi olarak tanımlanabilir. Örgüt içerisinde teknolojinin desteğini alarak etkin bir kontrol sisteminin kurulması meydana gelebilecek söz konusu sapmaların erkenfark edilip önlenmesini sağlayacaktır.

Bir Kontrol Sürecinde İzlenmesi Gereken Temel Aşamalar • Amaçların belirlenmesi, • Amaçlara, plan ve politikalara uygun standartların belirlenmesi, • Belirlenen standartlardan kimlerin sorumlu olacağının belirlenmesi, • Kontrol yapılacak noktaların belirlenmesi, • Yapılan faaliyetlerin ölçülmesi,

İŞLETMELERİN YÖNETİMİ Yönetim, insanların iş birliği yapmalarını sağlama ve onları bir amaca doğru yöneltme işlerinin ve faaliyetlerinin tümünü ifade eder. Yönetimde, başkalarına iş yaptırma ve onların yardımını sağlama söz konusudur. Bu durumda iş yaptıranlar yönetici, işleri yapanlar da yönetilenler durumundadır. Yönetim, işletmelerin ömrünü doğrudan etkiler. Aynı zamanda kurulan iki işletmeden birinde yönetim iyi, diğerinde kötü olduğu takdirde görülecektir ki yönetimi iyi olan işletme daha çabuk büyüyecektir. Yönetimin ana fonksiyonları planlama, organizasyon, sevk ve idare, koordinasyon ve denetimdir.

YÖNETİMİN ÖZELLİKLERİ Amaç Özelliği : Yönetim olayı ve olgusunun gerçekleşebilmesi için önceden belirlenmiş amaçlar dizisinin bulunması gereklidir. İşbölümü : İşlerin en iyi yapılabilecek olanlara göre bölümlenmesi gerekir. Bu ilke uzmanlaşmanın gereğidir. İşler çeşitli parçalara göre ayrılacak ve buna göre uzmanlar tayin edilecektir. Yaratıcılık : Yönetimde etkililiği verimliliği sürekli yükseltmek her zaman mümkün olduğuna göre, yöneticilerin yaratıcılığı motive etmeleri gereklidir.

Basamaksal Özellik : Yönetimde birlikte çalışmayı temin etmek amacıyla çalışanların bir kısmının üst, bir kısmının ast konumuna geçerek işletmeyi birlikte yönetmeleri gereklidir. Demokratik Özellik: Yönetimde her durumda demokrasinin temin edilmesi gereklidir. Karar almada, uygulamada, kontrolde birlikte çalışma sağlanmalıdır. Grup Özelliği : Yönetim olayında bahsedebilmek için iki ya da daha fazla kişinin varlığı gereklidir.

İÇ İLİŞKİLER Müşterilerle ve çalışanlarla ilişkilere değer verilmesi ve bu değerin de işletmeye en karlı bir şekilde dönmesini amaçlayan bir fikri ortaya atmaktadır. Yani ilişki yönetimi, işletmenin tüm iletişim kabiliyetlerini kullanarak, çalışanlarını, müşterilerini ve tüm toplumu kendisine bağlamanın sistematik bir yoludur. Bu bağlamda, işletmenin tüm ilişkilerinin gözden geçirilmesi, bu ilişkilere gerekiyorsa yeniden şekil verilmesi gerekmektedir. Bu şekilde, işletme ve müşterileri ile ilişkilerinde bir uyum, bir denge yaratılmış olacak; işletme, insana ve ilişkilerine önem vererek ve onları yöneterek rakiplerine oranla stratejik bir üstünlük elde edebilecektir.

Liderlik “Liderlik”, herhangi bir durumda, hedefe ulaşmak amacıyla, kişinin veya grubun faaliyetlerini etkileme, yönlendirme ve kontrol etme; aynı zamanda da grubun üyelerini bir araya getirerek, grubun devamını sağlama sürecidir. Liderlik bir sosyal etkileşim sürecidir. Sadece formal organizasyonlara has bir süreç değildir. İnsan ilişkilerinin bulunduğu her alanda liderlikten söz edilebilir.

Liderin resmi yetkilerle donatılması şart değildir. Resmi yetkilere sahip olmayan bir lider de kitleleri peşinden sürükleyebilir. Ancak resmi yetkilerle donatılmış olmak yöneticinin kullanabileceği güç kaynaklarını artırabilir. Liderlik sadece örgütün üst basamaklarında yoktur. Liderlik bir güç kullanma sürecidir. Ama sadece güçle başlayan bir süreç değil danışmanlık, güven, sevgi, sabır da isteyen bir durumdur.

Liderin takipçilerini, astlarını etkileyebilmek için kullandığı 5 çeşit güç kaynağı vardır:

Zorlayıcı Güç; ceza ve korkuya dayanır.

Yasal Güç; liderin organizasyon hiyerarşisi içindeki yetkisine dayanır.

Ödüllendirme Gücü; astların liderin isteklerine göre davranırlarsa ödüllendirilecekleri inancına dayanır.

Karizmatik Güç; liderin kişiliği ile ilgilidir. Çekiciliği ifade eder. Liderin astlarına ilham vermesidir.

Uzmanlık Gücü; liderin sahip olduğu bilgi ve tecrübe ilgilidir.

YETKİ VE YETKİ DEVRİ Yetki, sorumluluğun eşi olarak tanımlanan ilkedir. Yani karar alma, çalışanları yönlendirme ve örgütün amaçlarına ulaşması için belli görevleri yerine getirme hakkıdır. Yetki sorumluluk ile bir bütündür, bunun sebebi, bireyin yetkileri dahilinde gerçekleştirdiği tüm faaliyetlerinden, başarılarından, başarısızlıklarından yada eksiklerinden sorumlu olmasıdır.

YETKİ DEVRİNİN İLKELERİ Sorumluluğun Denkliği İlkesi: Yetki verilen kimse ancak yetkisinin yettiği ölçüde aldığı kararlardan sorumludur. Yetkisini suistimal edecek şekilde her şeyi yapmakta serbest değildir. Bunun yanında yetki devredilen birey yetkisinin dışındaki şeylerden sorumlu tutulamaz.

Sorumluluğun Devredilememesi: Yetki devredilebilir. Ancak sorumluluk asla. Üst devrettiği yetkiden birinci dereceden sorumludur. Bu da üste yetkisini devredeceği astını iyi seçme zorunluluğu getirir.

Amaçların Açıkça Belirlenmesi: Yetki devrinde amaçların açıkça belirlenmesi gerekir. Amaçlar doğrultusunda da devredilen yetki ile ilgili sorumluluk bilinci iyice yerleştirilmelidir. Bu sağlanır ise; taraflar arasında birlik sağlanmış olur. Amaçların belirlenmesi astların başarı yolunda gayret göstermesine de neden olur.

Astları İyi Seçmek Gerekir: Yetki devrinde astların seçimi çok önemlidir. İşin gerektirdiği ölçüde bilgi ve tecrübeye sahip astların seçilmesi yetki devrinde önemli bir başarı unsurudur. Bunun yanı sıra yetki devredilen astın işle ilgili arzusu da göze alınmalıdır. Devredilen yetkinin önemsiz bir iş gibi gösterilmesi de motivasyon eksikliği yaratır.

Denetim sistemini kurmak: Yetkiyi devreden yönetici sorumluluğunu devredemediği gibi, yetkisinden de vazgeçmiş sayılmaz. Devrettiği yetkiyi her zaman geri alabilir. Yetki devreden yöneticinin kontrolörlük görevini yerine getirmesi gerekir. Burada; denetimin amacı açık bulmak değil, başarıya yardımcı olmak amacıdır.

DİSİPLİN Disiplin, çalışanların örgütsel kural, düzenleme, politika ve normlardan sapmalarını engelleyen ve düzelten eylemleri kapsar. Disiplin kavramı cezayı çağrıştırmakla birlikte, ceza uygulaması ile sınırlı değildir. Disiplin probleme, işgörene ve duruma göre farklılık gösteren bir olgudur.

ÇALIŞANLARIN EĞİTİMİ İnsan yaptığı şey ne olursa olsun, öğrenmeyi sürdürürse kendisini geliştirebilir. İşletmeler için de benzeri bir durum geçerlidir. Bir işte uzmanlaştığına inanılarak konuyla ilgili her şeyin öğrenildiği sanılıp mücadele bırakıldığı takdirde, rakipler sizin önünüze geçeceklerdir.

Çalışanların eğitimi şu şekillerde gerçekleştirilebilir: Personel giderleri karşılanarak çalışanlar okula, kursa gönderilmelidir. İşletmede bir kütüphane kurularak kütüphane kitaplarla, eğitim ekipmanları ile donatılmalıdır. Bilgisayar kurslarına personel gönderilmeli, onların yaptıkları işi daha ucuz ve daha kaliteli yapmalarında bu teknolojik imkanlardan yararlanılmalıdır.

sorumluluk testinden geçirilmelidir. İnsanlara görev vererek ve projeler hazırlatarak insanlar daha fazla Yararlanabilecek herkese eğitim verilmesi sağlanmalıdır. Eğitici video programları veya kendini yetiştirme kitapları insanların kendilerini geliştirmeleri konusunda faydalı olmaktadır. Japonya’da çalışan nüfusun çoğu sürekli okumaları nedeniyle kendi sanayileri ve rakipleri konusunda bilgiye sahiptirler. İnsanları, kendilerine daha fazla iş vererek müşteri ve bayileri ziyaret ederek ya da işyerinde görev değişiklikleri yaparak daha büyük görevlere hazırlayabiliriz.

TEŞVİK TEDBİRLERİ Çalışanların işe teşvik edilmeleri için ödüllendirilmeleri ve gerektiği zaman disiplin kurallarının işletilmesi, onları verimli çalışmaya itecektir. Başarılı olanların ödüllendirilmesi ile birlikte tüm çalışanların ödüllendirilmesi de kendilerinin önemli olduğu hissini vermek adına gereklidir.

Başarılı olanlara verilecek ödülleri şu şekilde sıralayabiliriz:

Teşekkür, takdir ve başarı belgesi vermek

Para ikramiyesi vermek, ücretine zam yapmak, kardan pay vermek

Masrafları iş yeri tarafından karşılanmak üzere tatile göndermek

Terfi ettirmek, başarılı yöneticileri ortak etmek

Burada dikkat edilmesi gereken en önemli husus gerçek anlamda başarılı olanların ödüllendirilmesidir. Hak etmeyen bir personeli ödüllendirmek teşvik tedbiri olamayacağı gibi iş yerindeki olumlu ilişkileri de zedeler.

ÇALIŞANLARIN BİRBİRİ İLE İLİŞKİLERİ Bir iş yerinde çalışanların birbirleriyle olan olumlu ilişkileri, iş yerinin başarısını etkileyen önemli unsurlardandır. Huzurlu bir ortamda çalışanlar işlerinde beklenen başarıyı gösterebilecekleri için kaynakları daha etkin kullanılacaktır, kalite ve üretim miktarı artacaktır, dolayısıyla kar da artacaktır. İşletme içinde ast ve üst’lerin ilişkileri aşağıdaki hususlarla ilgilidir:

DAYANIŞMA İnsanların, bir amacı gerçekleştirmek için karşılıklı olarak yardımlaşma, duygu, düşünce ve çıkar birliği içinde olmalarına "dayanışma " denir. Yapılan araştırmalar, rekabet yerine iş birliğini tercih eden grupların daha başarılı olduklarını ve daha fazla haz aldıklarını ispatlamıştır. Rekabetçi, diğer bir ifadeyle yarışmacı çalışmaların verimi artırmadığı toplam üretimi azalttığı yapılan uygulamalar sonucunda anlaşılmıştır.

Günümüzde çağdaş işletmelerin üzerinde çok sık durduğu bir terim, Takım Ruhu’dur, bu konuyla ilgili birçok isim kullanılmaktadır. Bunlardan bazıları: Takım çalışması, grup dinamiği, ekip ruhu, kurumdaşlıktır. Adı her ne olursa olsun, hepsinin bir tek amacı ve işlevi vardır: Tüm işletmenin bir bütün olarak çalışması, bütünlüğün oluşması için Etkileşim ve paylaşımdır.

DAVRANIŞ TAHMİNLERİ Davranış, kişinin yaptığı ve herhangi bir yolla ölçülebilen her şeyini kapsar. Üzülmek, düşünmek, sevinmek birer davranıştır. Davranış sözcüğü, bireyin gözle görülebilen eylemlerinin yanı sıra, doğrudan gözlenemeyen içsel olaylarını da kapsar. Örneğin; hatırlamak, unutmak, hayal kurmak gibi zihinsel süreçler de davranış tanımının kapsamı içinde yer alır.

Karşımızdaki bir insanının ne zaman nasıl davranacağını tahmin edebilmek için o insanı çok iyi tanımamız gerekir. Hepimiz anne babalarımızın, kardeşlerimizin ve iyi tanıdığımız arkadaşlarımızın davranışlarını az çok tahmin edebiliriz. Bu davranış tahmini, iş yerinde birbirlerini çok iyi tanıyan çalışanlar arasında da ast’larla üst’ler arasında da olabilmektedir.

İŞE VE ÇEVREYE UYMA Çalışma yaşamına ilk kez başlayanlar için kuruluşun ortaya koyduğu kurallara uygun davranışlar gösterme, diğer çalışanlarla iyi ilişkiler kurabilme; işletmede görev yeri değişikliği yapan personel için bilgi ve beceri eksikliğini giderme, işletmeye bağlılık duygusunu geliştirme, işten ayrılmayı azaltma, yanlış anlamaları önleme amacıyla yapılan faaliyetlerin tümü işe ve çevreye uyum olarak ifade edilir.

ORTAK AMAÇLI KURULUŞLAR Ortak amaçlı kuruluşlar, üyelerinin ortak amaçlarını gerçekleştirmek için faaliyette bulunan kuruluşlardır. Bunlar; yapı kooperatifleri, sendikalar, dernekler ve yardımlaşma sandıkları gibi kuruluşlardır. Ortak amaçlı kuruluşlar, çalışanların iş yeri tarafından karşılanamayan bazı ihtiyaçları için kendi gayret ve harcamalarıyla oluşturdukları kuruluşlardır. Çalışanlar, çalışma saatleri dışında bu kuruluşlarda bir araya gelirler. Ortak amaçlı kuruluşlar, üyelerinin ihtiyaçları dışında, çeşitli sosyal, ekonomik, kültürel, siyasi ve ailevi ilişkilerinin kurulmasını da sağlar.

DIŞ İLİŞKİLER Bir işletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesi için diğer kişi ve kuruluşlara ihtiyaç vardır. İşletmelerin kuruluş amaçları insanların ihtiyaçlarını karşılamaktır. Bu ilişkilerin en önemli kısmını müşterilerle olan ilişkiler oluşturur. Diğeri ise ortaklarla olan ilişkilerdir. Bir çok büyük işletmenin ortakları birbirlerini tanımadıkları gibi, çalışanlarda ortakları tanımayabilir. Böyle işletmelerin ortaklarıyla ilişkileri dış ilişkiler olarak değerlendirilirken ortak sayısı az olan küçük işletmelerin ortaklarıyla ilişkileri, çalışanları daha rahat tanıma imkanı verdiğinden iç ilişkiler olarak kabul edilir.

MÜŞTERİLERLE İLİŞKİLER İşletmelerin ürettikleri mal veya hizmeti satın alan kişilere Müşteri denir. Biz insanlar, tüketiciler olarak satın aldığımız bütün mal ve hizmetlerden dolayı müşteri olarak isimlendiririz. İş hayatı, pazar için bölgeler için, hepsinden çok daha önemlisi müşteri için her zaman rekabete sahne olmaktadır. Artık müşterilerin beklentileri her zamankinden yüksek ve kendilerine sunulan seçenek genişliği her zamankinden fazladır. Yapılan araştırmalar müşterilerin umdukları il buldukları arasında büyük bir uçurum olduğunu göstermiştir.

Müşteri hizmeti bu uçurumu kapatmayı amaçlar. Müşteri sadece bir kere aldatılır. Eğer söz verir de yerine getirmezseniz müşteri size bir daha uğramayacaktır. Birçok iş kolunda müşterilerle en çok teması olanların, en az eğitimli, en düşük ücretli, motivasyonu eksik ve deneyimsiz kimselerden oluşması şaşırtıcı bir durumdur.

ORTAKLARLA İLİŞKİLER Bir işletmenin birden çok sahibi varsa, ortaklar ifadesi kullanılır. Tek kişilik işletmelerde ortaklardan söz edilmez. Ortaklar şirketlerin sahipleridir. Şirket, birden çok sahibi olan işleteme demektir.

Küçük işletmelerde, ortaklarla ilişkiler iç ilişkiler olarak ifade edilirken halka açık bir anonim şirkette ortak sayısı çok olduğundan ortaklarla ilişkiler dış ilişkiler olarak ifade edilir. Birbirlerini ve işletmede çalışanları her zaman tanıma fırsatı bulamayan insanların, aynı amaç doğrultusundaki faaliyetlerini yönlendirmeleri aralarında kurdukları olumlu insan ilişkileri ve istekli çalışmalarıyla mümkün olacaktır.