Halkla likiler KISIM 1 Halkla likiler Tanm Bir

Halkla İlişkiler KISIM 1

Halkla İlişkiler : Tanım • Bir kurumun kamu (halk) ile olan ilişkilerinin düzeltilmesine yönelik çalışmalardır. • Kamu ile bir kurum arasındaki iyi niyeti, karşılıklı anlaşmayı geliştiren çabalardır. • Belirlenmiş hedef kitleleri etkilemek için hazırlanmış planlı inandırıcı haberleşme çabasıdır. • Bir kuruluşu halka sevdirme ve saydırma sanatıdır. • Halkın neyi sevdiğini öğrenip onu daha çok yapmak, neden hoşlanmadığını bilip onu yapmamaktır.

Halkla İlişkilerin Amacı • Hizmet verilen kitleyi etkilemek; • Hizmet verilen kitlenin kuruma karşı ilgi, güven ve sempati duymasını sağlamak; • Kurumumuzu halka tanıtmak, onun hakkında halkın bilgilenmesini sağlamak; • Halkın çıkarları ile kurumun çıkarlarını uzlaştırmak; • Halkta kuruma karşı olumlu tutum ve davranışlar geliştirmek; • Halkın yönetimle olan işlerini kolaylaştırmak; • Halkla işbirliği içinde olmak, böylece işleri çabuklaştırmak ve kolaylaştırmak

Halkla İlişkiler: Temel İlkeler • Halkla ilişkiler iki yönlü bir iletişim sürecidir. (İki yönlülük ilkesi) • Halkla ilişkiler gerçekleri yansıtan dürüst bir uygulamadır. (Dürüstlük ilkesi) • Halkla ilişkiler sabır isteyen sürekli bir çalışmadır. (Sabırlılık ilkesi) • Halkla ilişkiler inandırıcı olmayı gerektirir. (İnandırıcılık ilkesi) • Halkla ilişkiler bir uzmanlık işidir. (Uzmanlık ilkesi)

Halkla İlişkilerde Bulunacak Kişinin Taşıması Gereken Özellikler • İnsan ve toplum psikolojisi, sosyoloji, ekonomi, işletme, hukuk ve genel kültür bilgisi olmalıdır. • Dilini iyi kullanmalıdır. • Dış görünümüne dikkat etmelidir. • İnsanları sevmelidir. • İşi ile ev yaşamını karıştırmamalıdır. • Her zaman güler yüzlü olmalıdır. • İçinde bulunduğu ortama göre davranmasını bilmelidir. • Kişilerarası iletişim için önemli olan esneklik, sağduyu, espri ve hayalgücü ile araştırmacı yapıya sahip olmalıdır.

Kurumlarda Halkla İlişkiler Açısından Bulunması Gereken Özellikler Kurum güven verici olmalıdır. Kurum temiz olmalıdır. Kurum iç açıcı olmalıdır. • • • Binanın dış görünüşü sevimli olmalı Salonlar iyi aydınlatılmış ve açık renge boyanmış olmalı. İyi havalandırılmalı ve sıcaklık 20 -22 derece olmalı.

Kurumlarda Halkla İlişkiler Açısından Bulunması Gereken Özellikler (devam) • Kurum düzenli olmalıdır. • Binanın dışı, bahçesi, koridorları ve giriş düzenli olmalı • Salon ve odalardaki eşyalar en uygun ve kullanışlı biçimde yerleştirilmeli • Masaların üstü, raflar dağınık olmamalı, kitaplar düzgün biçimde yerleştirilmelidir. • Bilgisayar ve diğer araçlar en uygun yerlere konulmalıdır.

Halkla İlişkiler Çalışmalarında Aşamalar 1. 2. 3. 4. Bilgi Toplama (Anket vb. ) Araştırma Planlama Uygulama

Halkla İlişkilerde Kullanılan İletişim Araçları 1. Yazılı Araçlar 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Gazeteler Dergiler Broşürler ve el kitapları Afiş, pankart ve el ilanları Mektup, kartvizit, pul vb. Duyuru panosu, ilan tahtası vb. Yer gösteren kütüphane tabelaları, raf yönlendirmeleri 8. İstek-şikayet kutusu

Halkla İlişkilerde Kullanılan İletişim Araçları 2. Sözlü Araçlar 1. Yüzyüze ve telefonla görüşme 2. Toplantı, konferans ve seminerler 3. Görsel ve İşitsel Araçlar 1. 2. 3. 4. 5. Radyo ve televizyon Film ve video kaset Sergi, fuar ve yarışmalar Açılış, yıldönümü vb. törenler İnternet, web

Kullanıcı (Okuyucu) Hizmetlerinde Halkla İlişkiler • İlk gelen kullanıcıya kütüphane kullanım kuralları anlatılmalı • Kullanıcılarla sürekli iletişim içinde olunmalı • Kullanıcılara yardımcı olunmalı • Kullanıcıya karşı hoşgörülü, nazik, yardımsever ve sabırlı olunmalı • Web sayfası olmalı ve güncellenmeli • Kütüphaneci kaynaklara hakim olmalı

Teknik Hizmetlerinde Halkla İlişkiler • Kaynak sağlamada kullanıcıların önerileri alınmalı. • Gelen kaynaklar kullanıcılara duyurulmalı. • Gelen kaynakların teknik işlemleri hemen ve doğru biçimde yapılmalı • Sansür uygulanmamalı

Sonuç • Kütüphane öncelikle temel işlevlerini yerine getirebilir durumda olmalıdır. • Kütüphane toplumsal bir kuruluştur. Toplumla ilişkiler zorunludur. Bunun iyi bir biçimde yapılması gerekir. • Halkla ilişkiler bu konuda hizmet içi eğitim almanın yanı sıra kendini geliştirme ve kişisel yaratıcılığa da bağlıdır. • Halkla ilişkiler sayesinde kuruma ilişkin halkta yaratılacak olumlu duygu ve düşünceler kütüphanenin gelişmesine destek olur.

Sonuç (-devam) • Halkla ilişkiler profesyonel birisinden yardım alarak ve planlı-programlı biçimde yapılmalıdır. • Halkla ilişkiler kullanıcının kütüphane kapısında karşılaştığı görevlinin “Günaydın!” ya da “Merhaba!” sı ile başladığı ve ayrıntıda gizli olduğu unutulmamalıdır.

• Halkın çoğu kamu yönetimleriyle ilişkilerini en ön kademelerdeki görevlilerle yüzyüze kuruyor. Halkın gözünde bu görevliler devletin kendisidir. Bu görevlilerin tutum ve davranışları karşısında halkın duyguları doğrudan devlet için oluşmaktadır. Salt, bu nokta bile kamu kuruluşlarının halkla ilişkilerinin düzenlenmesinin önemini ortaya koyar. • Demokratik ülkelerde kamu kuruluşlarındaki yetkili organların seçilmesiyle halkın görevi bitmemektedir. Türlü sorunların çözümünde, kararların alınmasında, bunların uygulanmasında halkın yardımı, desteği ve katkısı sağlanmalıdır.

• Halk genellikle bütün ülkelerde yönetimden yakınır. Devlet dairelerinde işlerin yürütülmediğinden, gereksiz gecikme ve kırtasiyeden şikayetçidir. Halkın devlet dairelerinde olup bitenlerden habersiz olması da bu yakınmaların nedenlerinden biridir

• Halk, devlet dairelerinde memurların neler yaptığından çoğu zaman habersizdir. Bu nedenle memurların boş oturduğunu tembel olduklarını, sabahtan akşama kadar dairede sohbet edip hiçbir işe yaramadığını düşünür. Bunun nedeni halkın devlet dairelerinde yapılan işlerden haberdar edilmeyişleri, halka bilgi verilmeyişidir.

• Kamu yönetimlerinin halka bilgi vermemelerinin türlü nedenleri vardır. Fazla merkeziyetçi bir yapıya sahip olan kamu yönetimlerindeki yöneticiler, gerekli bilgilerin verilmesini ve zaman açıklamalar yapılmasını daima bir üst yöneticiye bırakırlar ve bu açıklama hiçbir zaman yapılmaz. Çok zaman, yetki ve sorumlulukların belirlenmiş olmaması veya biçimsel olarak verilmiş gibi gözüken yetkilerin kullanılmasının biçimsel olmayan yollarla engellenmesi kamuda çalışan yöneticilerin insiyatif kullanmalarını önler bu durum alışkanlık ve umursamazlık biçimine dönüşür.

• Kamu yönetimleri, bu davranışlarını haklı göstermek için çok zaman gizlilik sözcüğüne sığınırlar. Yönetimin halka güvenmemesi ve onu küçümsemesi kamu işlerinin büyük bir gizlilik içinde yapılmaya çalışılmasının asıl nedenidir. Bu güvensizlikse, yönetenlerin, halktan daha akıllı ve üstün sayıldığı ve kamu görevlisinin sadece az sayıdaki okumuş yazmış memur kitlesine emanet edilebildiği eski devirlere dayanmaktadır.

• Uygulamada kamu yönetiminin halkla ilişkisi geniş ölçüde yüzyüze ilişkiler sonucu yürütülmektedir. Açıklamaların ne olacağı ve nasıl yapılacağı, halkla hergün yüzyüze ilişkide bulunan görevlilere kesin biçimde belirtilmeli ve bu görev bilinci olarak yerleştirilmelidir.

• Kamu yöntemlerinin halka bilgi vermekten kaçınmaları yanlış, eksik haberlerin yayılmasına neden olacak, halkın ve kamu görevlisinin işini de zorlaştıracaktır

• Kamu yönetimleri de halkın gerçek istek ve gereksinmelerinden habersizdir. Demokratik alışkanlıkların yürürlükte olduğu ve yerleştiği ülkelerde halk çeşitli kuruluşlar aracılığı ile (sendikalar, mesleki örgütler, basın gibi) isteklerini yönetime duyurmaya çalışır. Kamu yönetimlerine düşen bu istek ve gereksinmeleri dikkatle izlemek ve zamanında yerine getirmeye çalışmaktır.

• Güçlüklerin ortaya çıkışında yazışma ve haberleşmenin uzmanlık işi olması rol oymamaktadır. Halkın bir bölümü sorunları yönetimin anlayacağı biçimde formüle edememektedir. Gümrük işlerinde, mali konularda, hukuk sorunlarında halkın diliyle görevlilerin dili tümüyle farklıdır.

• Kamu yönetimlerinin halkın isteklerini öğrenip anlayabilmek, tutum ve politikalarını buna göre düzenlemek gereksinimi duymaları eğitim düzeyine ve yöneticilerin halkın isteklerini öğrenerek çalışmalarını buna göre yönlendirmelerinin sağlayacağı yararı kavramış olmalarına bağlıdır.

• Yönetim – Halk İlişkilerinde en dikkat çekici olay uç noktalardaki memurlarla halkın yüzyüze ilişkileridir. Vergi sorunları, askerlik konuları, sağlık problemleri, evin veya işyerinin elektriğinin, suyunun bağlanması ya da kesilmesi, hatta bir ölüm olduğunda, ölünün gömülebilmesi için bile halk, türlü kamu yönetim birimleriyle ve özellikle bu birimlerin uç noktalarında çalışan memurlarla karşıyadır.

• Kamu yöneticilerinin ve memurlarının halkla ilişkiler konusundaki bilgisizlik ve vurdumduymazlıkları sonucu olay bir fasit daire haline gelmekte, yönetim, çalışmalarını ve nedenlerini halka duyurma gereksinimi duymamakta, halk da yönetimden bir şey beklememekte ve giderek kamuyla olan sorunlarını en alt düzeyde tutma alışkanlığını kazanmaktadır.

• Kamu yönetimlerinin halkın istek ve şikayetlerini öğrenme gereksinimi halk-yönetim etkileşmeleri için en uygun yöntemdir. Halkın tepkileri zamanında ve doğru olarak öğrenildikçe yapılacak düzeltmeler ve yeniliklerle yönetim halkın desteğini de sağlayacak ve her iki taraf için de daha mutlu ve rahat bir yaşam sağlanmış olacaktır. Halkla ilişkiler uygulamalarının iki yönlü bir süreç oluşu Besleyici Yankı’nın kendiliğinden sağlanmasıdır. Kamu yönetimlerinin halkla ilişkiler çalışmalarında, üzerinde önemle durulması gereken bir yöntem olarak karşımıza çıkmaktadır. Halkı ve isteklerini iyi tanıyan yönetimler; bu bilgi üstünlükleri nedeniyle başarılı yönetimler olacaklardır.

• Halkın istek ve düşüncelerini iyi bilen yönetim, kendi istekleriyle çevre gerekleri arasında en iyi uyumu sağlayacak ve baskı gruplarıyla çatışmasını en alt düzeye indirecektir.

• Kamu yönetimlerinde halkla ilişkilerde başarı sağlanması öncelikle yönetimin halkla ilişkiler sonucunda elde ettiği tepkilere göre kendisi için sonuçlar çıkarabilme amacında olmasına bağlıdır. Yönetimin bu ilişkilerden gelecekteki eylem ve politikaları için sonuçlar çıkarması olayın en önemli yönünü oluşturmaktadır. • .

• Halkla ilişkiler çalışmalarının başarılı olması kamu yönetimleri için de eğitilmiş ve konunun önemini kavramış kişilerle olanaklıdır. Halkın tepki ve önerilerinin alt basamaklar tarafından algılanması bu önemi artırmaktadır. Alt basamaklara yansıyan bu tepki ve önerilerin orada süzülerek üst basamaklara aktarılması etkin bir örgüt içi haberleşme düzenine bağlıdır. Haberleşme kanallarının üst basamak yöneticileri tarafından bu konu için açık bırakılması da önemlidir. Besleyici yankıdan gerektiği gibi yararlanılması, sadece önceki eylemlerin halkta yarattığı tepkilerinin öğrenilmesinde değil gelecekte uygulanacak politikaların saptanmasında da etkili bir araç olarak kullanılabilir.

• Devletin dış temsilciliklerinde görevlendirilecek olan memurların halkla ilişkiler konusunda eğitilmiş olmaları gerek. Dış temsilciliklerin duyurmada ve sorunları, uygulanan politikaları dünya kamuoyuna anlatmada gösterecekleri başarı ya da başarısızlık devletin dış politikada başarı ya da başarısızlığını çok yakından etkilemektedir

• Kamu yönetimlerinin halkla ilişkilerinde üzerinde durulması gereken önemli noktalar: • – Kurumda çalışanların, gerçekten hizmet etme duygusu taşımaları sağlanmalıdır. Zorluklar yenilmeli ve çalışanların maddi, manevi gereksinimleri karşılanarak onların gerçekten iş görmek isteyen birer memur olmaları sağlanmalıdır. • – Çalışanların ciddi, çabuk ve doğru iş yapan, düzenli kişiler olması sağlanmalıdır. Üstler, uyarıcı ve eğitici davranmalıdırlar.

• – Halkla doğrudan yüzyüze gelen memurların nazik ve hoşgörülü davranmayı öğrenmesi gerekir. Kamu kuruluşlarına işi düşen vatandaşları azarlayan, işlerini yokuşa süren, gerekli açıklamaları kibarca yapmayan memurların, kamu kuruluşlarının çevrede bıraktığı izlenimi kötü etkiler.

• – Kurumu ilgilendiren konularda verilen sözler kesinlikle yerine getirilmelidir. İlişkide bulunulan kişilere, o kurumda işi olan vatandaşlara kolaylıklar sağlanmalıdır. Sağlananlar ilgililere duyurularak uygulamalar titizlikle sürdürülmelidir. Kolaylıkların sudan nedenlerle kaldırılmamalıdır.

• – Söz verilen bir işin sağlanan kolaylıkların zamanında yerine getirilmesi mümkün olmadığı takdirde aksamanın nedenleri ilgili kişilere en açık biçimde açıklanmalıdır. Çalışanları haberleşme ve ikna etme konusunda eğitmek bu önlemin başarısı için gerekli olabilir.

• – Halkla yüzyüze gelerek iş yapan memurlara, hoşgörülü olmanın önemi anlatılmalı, memura kendisini karşısındaki vatandaşın yerine koyarak çalışmasının yararları açıklanmalıdır.

• – Kurum, elden geldiğince düzenli, temiz, sevimli bir yer haline getirilmeli, orada işi olabilecek kişilerin işinin hangi bölümde görüleceğini kolayca anlamasını sağlayan önlemler alınmalıdır