Upphandling Handledning fr personal inom IFO VO och

Upphandling Handledning för personal inom IFO, VO och skola 2018 Kommunförbundet Skåne i samverkan med kommuner i Skåne, Halland och Kronoberg

Frågor?

• Preliminärt upplägg till förfrågningsunderlaget • Powerpointen hittar ni på: https: //kfsk. se/omoss/ekonomi/upphandling/

Förlängning av befintliga avtal Förlängningsperiod: 2018 -10 -01 – 2019 -09 -30

Vad är syftet med informationsmötet? Information om kommande upphandling av handledning

Målet med informationsmötet • Underlätta för anbudsgivarna vid anbudsinlämnandet • Ge information om kommande upphandling • Ge exempel på Tend. Signs funktioner som vi eventuellt kommer att använda oss av

Sekretess och likabehandlingsprincipen • Innan annonsering råder sekretess på förfrågningsunderlaget. • Av likabehandlingsprincipiella skäl kan vi inte svara på detaljerade frågor om upphandlingen under detta informationsmöte.

Kommunförbundet Skåne Länk

Upphandlingsprocessen Planering Avtalsförvaltning och uppföljning Upphandlingsdokument/ förfrågningsunderlag (FFU) Avtalstecknande Annonsering Tilldelningsbeslut Öppna anbud Utvärdering

Upphandlingsprocessen Planering Avtalsförvaltning och uppföljning Upphandlingsdokument/ förfrågningsunderlag (FFU) Avtalstecknande Annonsering Tilldelningsbeslut Öppna anbud Utvärdering

Deltagare i upphandlingen Arbetsgruppen • • • Representanter från kommunerna Henrik Jönsson Sofia Mårtensson Lina Sjöö Jeanette Nilsson Cecilia Winge Upphandlingsansvarig Upphandlare Kvalitetshandläggare

Uppdrag Arbetsgruppen • Ser över kommunernas behov • Sätter krav på tjänsten m. m. Kvalitetshandläggare • Omvärldsbevakning • Utvärdering av tjänsten m. m. Upphandlare • Omvärldsbevakning • Upphandlingsföreskrifter • Leverantörskvalificering • Kommersiella villkor • Tilldelningsbeslut • Avtal m. m.

Ombudsupphandling Skåne Kronoberg Halland Totalt Antal kommuner: 32 4 6 42 Deltagande kommuner i denna upphandling: Alvesta, Bjuv, Bromölla, Burlöv, Båstad, Eslöv, Halmstad, Helsingborg, Hylte, Hässleholm, Höganäs, Hörby, Klippan, Kristianstad, Kävlinge, Laholm, Landskrona, Lomma, Lund, Malmö, Markaryd, Osby, Perstorp, Simrishamn, Sjöbo, Skurup, Staffanstorp, Svalöv, Svedala, Tingsryd, Tomelilla, Trelleborg, Uppvidinge, Varberg, Vellinge, Växjö, Ystad, Åstorp, Älmhult, Ängelholm, Örkelljunga, Östra Göinge.

Upphandlingsprocessen Planering Avtalsförvaltning och uppföljning Upphandlingsdokument/ förfrågningsunderlag (FFU) Avtalstecknande Annonsering Tilldelningsbeslut Öppna anbud Utvärdering

Anbudsgivare = Leverantör = företag

Vad upphandlar vi? Handledningstjänster för personal gällande yrkesroll och för chefer gällande chefsroll.

Vilka verksamhetsområden berörs? • Individ och familjeomsorg (IFO) • Vård och omsorg (VO) • Skolverksamheter

Vilka inriktningar omfattas? • Processhandledning • Metodhandledning • Chefshandledning

Preliminär struktur av förfrågningsunderlaget (FFU) • Upphandlingsföreskrifter • Leverantörskvalificering • Kravspecifikation • Informationskrav • Geografiska delområden (A – K) • Kommersiella villkor • Definitioner • Bilagor

Upphandlingsföreskrifter Avgränsningar: Inom ramen för upphandlingens delområden omfattar inte upphandlingen följande inriktningar: • Utbildning/föreläsning eller utbildning i kombination med handledning • Handledning som är av arbetsledande karaktär • Frågor som gäller organisation eller personalgrupp • Handledning till familjehem/jourhem

Upphandlingsföreskrifter Ett anbud per handledare • Ett anbud får bara avse en handledare, det vill säga ett anbud lämnas per handledare. • En handledare får inte förekomma mer än i ett anbud oavsett företagsform eller anställning.

Upphandlingsföreskrifter Val av handledare • Urvalssökning i databasen/upphandlat • En rangordning utifrån lägsta pris • Uppdragsgivaren inbjuder en eller flera handledare utifrån denna rangordning till intervjuer. • Handledarens kompetens, erfarenhet av handledning och av verksamhetsområdet samt handledningsgruppens bedömning av samarbete/lämplighet/personkemi

Preliminär struktur av förfrågningsunderlaget (FFU) • Upphandlingsföreskrifter • Leverantörskvalificering • Kravspecifikation • Informationskrav • Geografiska delområden (A – K) • Kommersiella villkor • Definitioner • Bilagor

Leverantörskvalificering • Kvalificering av leverantör • Rating om minst 40 i Credit. Safe, vilket motsvarar lägst riskklass 3 hos UC och lägst rating A hos Soliditet • Uppfyller ej ovanstående krav ska Revisorsintyg fyllas i och bifogas anbudet • OBS! Använd bifogad mall som ligger under bifogade filer i Tend. Sign.

Preliminär struktur av förfrågningsunderlaget (FFU) • Upphandlingsföreskrifter • Leverantörskvalificering • Kravspecifikation • Informationskrav • Geografiska delområden (A – K) • Kommersiella villkor • Definitioner • Bilagor

Informationskrav • Besvara endast frågan. • Besvara endast utifrån vad som efterfrågas. • Besvara enbart utifrån den handledning som lämnas anbud på.

Preliminär struktur av förfrågningsunderlaget (FFU) • Upphandlingsföreskrifter • Leverantörskvalificering • Kravspecifikation • Informationskrav • Geografiska delområden (A – K) • Kommersiella villkor • Definitioner • Bilagor

Geografiska delområden • Den/de del/delar som handledaren väljer att lägga anbud på. • Ett eller flera delområden måste väljas. • I samband med val av geografiskt delområde-/n anges pris. • Priser ska lämnas i enlighet med direktiven i förfrågningsunderlaget och omfatta samtliga kostnader för insatserna.

Geografiska delområden (A-K) A - Varberg, Hylte B - Halmstad, Laholm, Båstad C - Markaryd, Älmhult, Osby, Östra Göinge D - Alvesta, Växjö, Tingsryd, Uppvidinge E - Höganäs, Ängelholm, Helsingborg, Landskrona F - Bjuv, Örkelljunga, Perstorp, Åstorp, Klippan G - Hässleholm, Kristianstad, Bromölla H - Svalöv, Eslöv, Hörby I - Skurup, Ystad, Tomelilla, Simrishamn, Sjöbo J - Kävlinge, Lomma, Lund, Burlöv, Staffanstorp, Malmö, Svedala, Trelleborg, Vellinge K - I handledarens lokal

Upphandlingsprocessen Planering Avtalsförvaltning och uppföljning Upphandlingsdokument/ förfrågningsunderlag (FFU) Avtalstecknande Annonsering Tilldelningsbeslut Öppna anbud Utvärdering

Var hittar jag upphandlingen? https: //kfsk. se/om-oss/ekonomi/upphandling/ https: //tendsign. com/

Visma Tend. Sign (elektroniskt) • Anbud ska lämnas elektroniskt i Tend. Sign • Frågor ställs via systemets fråge- och svarsfunktion samt • Svar lämnas samma väg • Kostnadsfritt

Frågor om anbudslämning m. m. • Tekniska frågor om systemet ställs till Visma Tend. Sign support per e-post eller telefon. • För information om kontaktuppgifter och öppettider se www. tendsign. com.

Preliminär tidplan • Annons Efter sommaren 2018 • Annonseringstiden Ca 40 dagar

Ramavtalsperiod 2019 -10 -01 – 2021 -09 -30 + eventuell förlängning

Tips på hur man kan lägga anbud • Ladda ner samtliga dokument och bilagor • Skriv ut ovanstående dokument och bilagor • Läs igenom dokumenten och bilagorna ett flertal gånger • Markera väsentliga delar t. ex. ”här ska jag bifoga utbildningsbeviset” • Samla in alla efterfrågade dokument och uppgifter • Fyll i bilagorna och ladda upp i Tend. Sign • Fyll i alla dokument i Tend. Sign • Läs igenom frågor och svar om det finns • Pausa från anbudet • Läs igenom dokumenten och bilagorna ett flertal gånger till • Kontrollera att ni fyllt i rätt uppgifter i samtliga dokument och bilagor i Tend. Sign • Skicka in anbudet gärna några dagar/veckor innan sista anbudsdag

Hur besvaras frågor i förfrågningsunderlaget (FFU)? Finns olika typer av frågor i förfrågningsunderlaget som besvaras av leverantören på olika sätt, t. ex: • JA/NEJ (Ja krävs) • JA/NEJ • Fritext • Linjär skala 0 – 100 år • Linjär skala 0 – 100 st • Linjär skala 0 – 40 timmar • Linjär skala 0 – 160 timmar • Bifogad fil (krävs) • Bifogad fil -> ej tillämpligt – jag kommer inte ladda upp bilagor • Prisfält

Besvara frågor i förfrågningsunderlaget (FFU) Exempel på symboler i Tend. Sign

Besvara frågor i förfrågningsunderlaget (FFU) Exempel på olika krav i FFU till leverantörerna Exempel på fråga till upphandlaren

Besvara frågor i förfrågningsunderlaget (FFU) Exempel på olika krav i FFU till leverantörerna

Besvara frågor i förfrågningsunderlaget (FFU) Exempel på olika krav i FFU till leverantörerna

Besvara frågor i förfrågningsunderlaget (FFU) Exempel på olika krav i FFU till leverantörerna

Besvara frågor i förfrågningsunderlaget (FFU) Exempel på olika krav i FFU till leverantörerna

När fil ska bifogas anbud tänk på detta • Bifoga rätt fil under rätt fråga • Ange filnamn enligt instruktion • Ange filformat enligt instruktion • Går att bifoga fler filer där det finns en fråga om bifogade filer • Bifoga i anbudet enbart efterfrågade filer

Anbudsinlämning • Kan göra ändringar till sista anbudsdag kl. 23: 59. • Anbud som inkommer efter kl. 00: 00 får inte antas. • Kan återta anbud innan sista anbudsdag och lämna in nytt anbud innan anbudsdag. • Tänk på supporttiderna hos Tend. Sign

Exempel på skillnader från förra upphandlingen • Leverantören måste vara aktiv vid sista anbudsdagen • Leverantören måste uppfylla alla krav vid sista anbudsdagen • Färre JA/NEJ att besvara • Ny funktion i Tend. Sign gällande att bifoga fil, dvs bifogas under specifik fråga • Uppfylls inte krav för finansiell ställning används mall revisorsintyg • Bifogade filer namnges enligt instruktion och skickas in i efterfrågat filformat

Upphandlingsprocessen Planering Avtalsförvaltning och uppföljning Upphandlingsdokument/ förfrågningsunderlag (FFU) Avtalstecknande Annonsering Tilldelningsbeslut Öppna anbud Utvärdering

Öppna anbud och utvärdering • Öppna anbud Minst två tjänstepersoner. • Utvärdering Genomförs av sakkunniga tjänstepersoner.

Upphandlingsprocessen Planering Avtalsförvaltning och uppföljning Upphandlingsdokument/ förfrågningsunderlag (FFU) Avtalstecknande Annonsering Tilldelningsbeslut Öppna anbud Utvärdering

Tilldelning • Tilldelningsbeslut meddelas Leverantören via e-post till den e-postadress som är registrerad i VISMA Tend. Sign för den person som lämnat in anbudet i www. tendsign. com. • Viktigt att rätt e-postadress finns registrerad i VISMA Tend. Sign.

Upphandlingsprocessen Planering Avtalsförvaltning och uppföljning Upphandlingsdokument/ förfrågningsunderlag (FFU) Avtalstecknande Annonsering Tilldelningsbeslut Öppna anbud Utvärdering

Avtalstecknande • Ramavtalet kommer i huvudsak att bestå av kommersiella villkor plus andra väsentliga delar. • Chambersign (Csign) – elektronisk signering https: //www. csign. se/

Ramavtalsperiod 2019 -10 -01 – 2021 -09 -30 + eventuell förlängning

Upphandlingsprocessen Planering Avtalsförvaltning och uppföljning Upphandlingsdokument/ förfrågningsunderlag (FFU) Avtalstecknande Annonsering Tilldelningsbeslut Öppna anbud Utvärdering

Databasen/Upphandlat • Handledarna tilldelas inloggningsuppgifter • Viktigt att handledarna håller sina uppgifter i Databasen/Upphandlat uppdaterade • Handledarna har bara tillgång till sina egna uppgifter

Databasen/Upphandlat • www. upphandlat. kfsk. se • Urvalssökning för kommunerna vid val av handledare • Ramavtal • Mallar för uppdragsavtal • Handledarna uppdaterar informationen från ursprungsanbudet under hela avtalsperioden

Uppföljning under avtalstiden • Kvalitetshandläggarna på Kommunförbundet Skåne kommer att löpande under ramavtalstiden följa upp verksamheterna, att samtliga villkor och krav i avtalet uppfylls. - Genom enkät, telefonsamtal och/eller möte • Information från kommunerna

Tänk på • Alla frågor ska besvaras i upphandlingsföreskrifter, leverantörspecifikation, kravspecifikation, informationskrav och kommersiella villkor. • Skicka in endast information gällande det som ni lägger anbud på. • Ge INTE information om sånt som inte efterfrågas i upphandlingen. • Var noggrann. • Kontakta Tend. Sign vid tekniska problem. • Samtliga ställda krav i förfrågningsunderlaget ska uppfyllas under hela avtalsperioden.

Kommande upphandlingar inom andra områden (ej handledning) • Vård och omsorg (VO) • Individ och familjeomsorg (IFO) • https: //kfsk. se/om-oss/ekonomi/upphandling/ • • LSS Säbo Psyk HVB barn och unga HVB vuxna Öppenvård Konsulentstöd

Kontaktuppgifter till KFSK • När upphandlingen är ute på annons ställs frågor och svar i Tend. Signs frågor och svars funktion. www. tendsign. com • Övriga frågor Support@upphandlat. kfsk. se

Frågor?

Tack!