SOI Upphandlingskonferens 313 09 1 Inkpsprocessen i VGR

SOI Upphandlingskonferens 31/3 -09 1. Inköpsprocessen i VGR 2. Från upphandlare till projektledare 3. Hur styr vi inköp i VGR - Mål och Nyckeltal REGIONSERVICE, INKÖP

INKÖPEN I VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN Totala inköpskostnaden ca 12 miljarder kronor per år Av dessa utgör ca 7 miljarder kronor kostnader för varor och tjänster. (alltså ej köpt vård eller läkemedel) Regionen har ca 13 000 leverantörsid’n INKÖPSRÅDET intra. vgregion. se/inkopsradet

1. Inköpsprocessen REGIONSERVICE, INKÖP

MÅLSÄTTNINGAR I INKÖPSPROCESSEN Regiongemensamma upphandlingar med starkt verksamhetsinflytande har som mål att uppnå: INKÖPSRÅDET Ökade volymer Minskad miljöbelastningen Standardiserat sortiment Minskade totalkostnaderna Färre leverantörer Minskat fakturaflödet intra. vgregion. se/inkopsradet

INKÖPSPROCESSEN Policy Analys Regelverk LOU, EU förordningar mm Portal EH-system Miljö & sociala hänsyn Organisation Upphandling Avtalsvård Leverantörssamverkan INKÖPSRÅDET intra. vgregion. se/inkopsradet Beställning Processorg Roller & ansvar Inköpsorganisation

INKÖPSPROCESS I TRE STEG Analys Bestämmer inköpsstrategi Behovs- och totalkostnads analys INKÖPSRÅDET Leverantörsmarknadsa nalys intra. vgregion. se/inkopsradet Str ategi Avtalsvård Upphandling Anbud sinfordra n Anbuds utvärdering Förlänger värdet Förhandl ing & Avtal Order hanteri ng Leveranshantering Uppfölj ning

BESPARINGAR I ANALYSFASEN Alternativa produkter/tjänster & lösningar Potentiell besparing Omdefiniering av behov Utveckla leverantörsmarknaden/ “Globalisering” Standardisering, samordning av volymer Konkurrensutsätta befintliga leverantörer 10 % e – beställningar, e-fakturering 5% Analys Inköp Tvärfunktionellt Inköparens kompetens samarbete Totalkostnader INKÖPSRÅDET intra. vgregion. se/inkopsradet Pris Avrop Automatisering Transaktionskostnader

AVTALSVÅRD BEHÅLLER VÄRDET I UPPHANDLINGEN Fördjupat samarbete med leverantörer Inköp tillför värde Grundläggande avtalsvård Utan avtalsvård kan 75% av besparingarna försvinna på 18 månader Inget görs Analys- och upphandlingsfasen INKÖPSRÅDET intra. vgregion. se/inkopsradet Avtalsperioden Tid

Västra Götalandsregionens Inköpsorganisation REGIONSERVICE, INKÖP

INKÖPSOMRÅDEN Inköpen är indelade i 22 inköpsområden Ger en regiongemensam struktur Har kopplats till verksamheten Styrgrupper ansvarar INKÖPSRÅDET intra. vgregion. se/inkopsradet

INKÖPSOMRÅDEN INKÖPSRÅDET intra. vgregion. se/inkopsradet

INKÖPSRÅDETS UPPGIFT Leda utvecklingen av inköpsprocessen Införa inköpsprocessens arbetssätt Utse representanter och ordförande till styrgrupper Fastställa nya områden för upphandling och mål Uppdrag från Regiondirektören Rapportera till INKÖPSRÅDET intra. vgregion. se/inkopsradet

STYRGRUPPENS ANSVAR Fastställa målen för upphandlingarna inom sitt inköpsområde Tillsätta erforderliga projektgrupper Initiera och följa upp arbetet i projektgrupperna Fastställa inköps- och kommunikationsstrategi för varje upphandling Ansvara för införingen enligt fastställd kommunikationsstrategi INKÖPSRÅDET intra. vgregion. se/inkopsradet

PROJEKTGRUPPENS ANSVAR Gör allt praktiskt arbete i de tre stegen i inköpsprocessen Skall med sin bakgrund, kompetens och intresse aktivt arbeta för att minska totalkostnaderna, minska sortimentsbredden och antalet leverantörer m m INKÖPSRÅDET intra. vgregion. se/inkopsradet

INKÖPSCONTROLLER Inköpscontroller ingår i ett nätverk tillsammans med områdeschefen för Inköp Uppdraget är att bidra till samverkan mellan verksamheterna, sprida information och utveckla den egna verksamheten Inköpscontrollern svarar för en stor del i uppföljningen av avtalstroheten INKÖPSRÅDET intra. vgregion. se/inkopsradet

2. Från Upphandlare till Projektledare REGIONSERVICE, INKÖP

PROJEKTLEDARENS ANSVAR Projektleda hela upphandlingsprocessen i samverkan med ”sina” verksamhetsrepresentanter Föreslå inköps– och kommunikationsstrategi för styrgruppen Ta fram projekt-, tid– och aktivitetsplan, stämma av med Inköps ledning Ta fram förfrågningsunderlag Rapportera fortlöpande till Inköps ledning Planera införandet Leda dialogen med leverantörerna Statistiska bearbetningar, faktainsamling Göra totalkostnadsanalyser INKÖPSRÅDET intra. vgregion. se/inkopsradet Genomföra upphandling Planera/genomföra uppföljning/ avtalsvård Skriva del- och slutrapport

3. Hur styr vi inköp i VGR, Mål och Nyckeltal REGIONSERVICE, INKÖP

FAKTA, FAKTA –en nödvändig info för att göra bra affärer • Citat ”Eftersom resultatet av offentliga upphandlingar är offentlig information, så tar vi reda på prisnivåer etc. och använder dessa som tak när vi börjar förhandla” • Citat ”Vi har ju alltid möjligheten att ta igen förlorade marginaler i avtalet genom direktförsäljning till verksamheterna. . ” • Citat ”Vi får fråga leverantörerna hur mycket vi köper? ” REGIONSERVICE, INKÖP

Mål och Nyckeltal Vi använder oss av Balanserade styrkort med perspektiven Kund, Process, Ekonomi och Medarbetare. Nedan några exempel på mål vi styr mot: • MÅL: sänka kostnaderna för köpt material och tjänster -Nyckeltal: a)Följ upp avtalseffekter i kronor b)Följ prisutveckling ”varukorg”, som består av depåvaror till ett värde av ca 65% av omsättningen. Följs både som absolutbelopp och jämfört mot ett index c)Benchmarking med kollegor 2. MÅL: öka de regiongemensamma volymerna -Nyckeltal: Ta fram fakta om inköpsmönstret , dvs volymer, vilka leverantörer vi har, volymer från avtalsleverantörer och därmed avtalstrohet. REGIONSERVICE, INKÖP

Mål och Nyckeltal forts. 3. MÅL: Minska miljöbelastningen av inköpta produkter och tjänster Nyckeltal: ex)Andel möbler från ”Gröna Listan” i % Andel ekologiska livsmedel Alla fordon skall vara miljöfordon 4. MÅL: Vi skall göra inköp med socialt ansvar som skapar en hållbar utveckling Uppförandekod framtagen i samarbete med SLL och Region Skåne. Uppföljningsarbetet i fokus REGIONSERVICE, INKÖP

Tack för att ni lyssnat! REGIONSERVICE, INKÖP