Frn privat till offentlig upphandling Svenska Spels frndringsresa

Från privat till offentlig upphandling – Svenska Spels förändringsresa SOI: s årskonferens Helsingborg 20 -22 april 2015 Lisa Stålspets, Inköpschef

Innehåll – Kort introduktion av mig, Svenska Spel och spelmarknaden – Omställningsprojektet – Arbetssätt nu och då – Kort framåtblick

Kort om mig - Jurist i botten - 9 år på Svenska Spel (varav 5, 5 år som bolagsjurist och 3, 5 år som inköpschef) - Tidigare bolagsjurist och partneransvarig på Telia/Telia. Sonera (7 år)

Kort om Svenska Spel – – Ägs till 100% av staten Marknadsandel ca 44% Resultat 2014: 4, 8 miljarder 5 400 ombud och 2 000 affärspartners – 1 700 anställda – Kontor i Visby (HK) och Sundbyberg – Kasinon i Malmö, Göteborg, Stockholm och Sundsvall

Vårt uppdrag – Tillgodose konsumenternas efterfrågan på attraktiv spelverksamhet – Tillhandahålla sådana spelformer som kan bedömas medföra risker av social karaktär – Trovärdigt med attraktivt alternativ till okontrollerad spelverksamhet – Beakta sociala skyddshänsyn, bedrägeririsker och konsumentintressen vid utveckling av spel och verksamhet – Väl utbyggd service i storstad och glesbygd – Marknadsföring som är socialt ansvarstagande

Kort om spelmarknaden

Omställningsprojektet

“Inköpsresan” Upphandlingsprojekt genomförs av strategiska inköpare (Inköp = reaktivt stöd) Proaktivt inköpsarbete genom kategorisering av inköpsbehov 2010 2006 16/2 2010 Strategiskt Inköp etableras 2011 2012 15/7 2010 Milstolpe 2014 2015 Projekt Effekt Successiv omställning Det fastslås att Svenska Spel skall tillämpa LOU 2013 Styrelsebeslut: Avsteg från att tillämpa LOU ska godkännas av koncernledning. Omställning ska vara klar till 31 dec 2013. Anskaffning i enlighet med LOU 31/12 2013

Projekt Effekt - införande av LOU och vässat inköpsarbete Effektivt och strategiskt inköpsarbetet Tillämpa LOU Projekt Effektivisera inköpsarbetet Affärsmässighet i balans med regelverket i LOU Tydligare styrning Förändring och utbildning av verksamheten

Projekt Effekt blev flera delprojekt

Arbetssätt nu och då

Organisation Upphandlingsjurist Skillnad mot tidigare - Medarbetarprofiler - Rollerna inom Inköp - Strategisk inköpare = kategoriansvarig Inköpschef Strategiska inköpare (6 st) Inköpsanalytiker (2 st) Största utmaningen - Tid till strategiskt arbete (hittills)

Upphandlingar och planering - 122 avslutade upphandlingar - 27 pågående upphandlingar - Upphandlingsplan för året (+ två-tre år framåt) - Input från affärsplaner, budget, projektplaner m. m. Skillnad mot tidigare - Mer enhetligt arbetssätt (mallar, instruktioner, m. m. ) - Proaktivitet - involveras tidigare i projekt och utvecklingsarbete - Mer strategiskt angreppssätt (dock en bra bit kvar) - Stödjande, styrande och kontrollerande Största utmaningarna - Affärens behov av snabbhet och flexibilitet - Udda upphandlingsobjekt (kravställning och utvärdering samt ovana hos leverantörerna)

Kategoristyrning - 122 avslutade upphandlingar - 27 pågående upphandlingar - Upphandlingsplan för året (+ två-tre år framåt) - Affärsplanering, budget, projektplaner m. m. Skillnad mot tidigare - Kategoriansvarig blir mycket insatt i avtal, behov, utveckling, m. m. - Bättre kunskap om leverantörer, marknadsutveckling, m. m. - Möjliggör strategisk roll gentemot verksamheten - Tolv kategorier - Varje inköpare ansvarar för två kategorier - Kvartalsvisa spendrapporter (analytikerna) - Fördjupade kategorianalyser (kategoriansvariga) Största utmaningarna - Att gå från förändringsstöd till förändringsmotor - Standardiserat arbetssätt (fast olika kategorier) - Många andra förändringsoch verksamhetsprojekt pågår inom koncernen

Mätning och uppföljning (I) Spend - Spend knappt 2 miljarder SEK/år - Spendanalys ger oss information, information och ännu mer information!!! - Samkör information från olika system (affär, faktura, budget, avtal) - Kategorisering av leverantörer utifrån analys av fakturor (inte konton) ger bättre data Skillnad mot tidigare - Bättre kvalitet på data - Rapporteras till ledningen - Avtalstroheten än viktigare (LOU) Största utmaningarna - Inget inköpssystem ger en del manuellt arbete - Upprätthålla kvalitet i metoder och struktur - Bättre presentationsmöjligheter

Mätning och uppföljning (II) Besparingar - Vi mäter möjliggjord och realiserad besparing - Fördelas på kostnadssänkning (cost reduction) och undvikande av kostnadsökning (cost avoidance) - Syftar till att mäta effekt av inköpsarbete men också tydliggöra förbättringar i verksamheten - Beräkningen förankras hos avtalsansvariga - Rapporteras till Controlling och CFO Skillnad mot tidigare - Finns LOU-aspekt (efterlevnad av avtal) - Mer affärsmässigt sätt att mäta – underlättar kommunikationen - Bättre uppföljning av hur inköpsbesparingar omhändertas i organisationen Största utmaningarna - Manuellt arbete (igen!) - Gemensamma besparingsregler

Mätning och uppföljning (III) Årlig enkät (360 grader) - Kostnadsställeansvariga, leverantörer och egenskattning - Fyra dimensioner: inköpsstrategi, resurser och talent management, processer och verktyg samt leverantörrelationer - Syftar till att mäta i vilken utsträckning Inköps arbete skapar mervärde och hur arbetet skattas Utvärdering av upphandling - Varje upphandling utvärderas genom enkät till dem som har deltagit - Årlig sammanställning av resultat Skillnad mot tidigare - Nya mätningar för att följa förändringsarbetet Största utmaningarna - Koppla resultat till utförda aktiviteter

Mätning och uppföljning (IV) Mätetal som vi hade också före LOU-omställning: - Leverantörstrohet (nu kompletterat med avtalstrohet) - Leverantörsbas - Medarbetar- och ledarskap

Effekter av LOU Positiva erfarenheter • Bättre kontroll över avtal och framtida behov • Inköp kommer med tidigt i arbetet (kan inte rundas längre) • Köper mer ”rätt” utifrån behov – utmanar gamla vanor • Samordning av anskaffning -> effektiviseringar och verksamhetsförbättringar • Lägre kostnader och nya leverantörer Negativa erfarenheter • Svårt att vara snabbrörliga och flexibla (vissa delar av verksamheten) • Går inte att skjuta på upphandling för att få strategin klar • Överprövningar tar alltför lång tid • Kravet på inköparna (miljö, sociala krav, säkerhet, ekonomi, juridik, m. m. ) • Offentligheten (vid exempelvis affärsutveckling)

Kort framåtblick

Framtiden då? Genom omställning till LOU har vi fått till stånd arbetssätt, strukturer, styrning och kontroll. Stort värde oavsett marknad och lagkrav.

Tack!