Priority Management 2 0 Marcel Van der Avert

Priority Management 2. 0 Marcel Van der Avert

Overzicht 1. Doelstellingen 2. Prioriteiten 3. Kernvragen: de juiste prioriteiten voor je job 4. Weekplanning 5. Agenda en mailbeheer 6. Tijdrovers: hindernissen & valstrikken op het parcours.

Cususboek en Kernvragen X: DocumentatieAlgemeenPersoneelsinformatiePriority workshop

1 Doelstellingen

Doelstellingen ü Het belang van tijd ü Het formuleren van doelstellingen Ø waarom zijn doelstellingen belangrijk ?

SMART Doelstellingen S pecifiek M eetbaar A anvaardbaar - haalbaar R elevant T ijd

Doelstellingen werkmodel 1. GEWENSTE SITUATIE Wat wil ik bereiken? 4. HULP BRONNEN 3. HINDERNISSEN Wat belet mij dit te bereiken? Wat kan ik? Wat heb ik? 2. HUIDIGE SITUATIE Waar sta ik nu?

Sleutelvragen doelstellingen 1. Wat wilt u precies bereiken ? 2. Hoe kan u concreet weten dat uw doelstelling is bereikt ? 3. Waar en wanneer wil u precies uw doel bereiken ? 4. Wat hebt u nodig om uw doel te bereiken ?

Sleutelvragen doelstellingen 5. Wat is de eerste stap die u NU kan zetten ? 6. Wat zou er gebeuren indien u uw doel bereikt ? 7. Wat houdt u tegen om uw doel nu te bereiken ? 8. Waar en hoever staat u nu ?

2 Prioriteiten

“The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities” Stephen Covey

De Pareto-Analyse 20 % 80 % 20 % tijd activiteiten resultaten

Peter Drucker Het is beter het juiste werk te doen (= effectiviteit) dan het werk goed te doen (= efficiëntie)

Het Eisenhower principe BELANGRIJK NIET DRINGEND NIET BELANGRIJK

Eisenhower: het resultaat BELANGRIJK PRO-ACTIEF REACTIEF Evenwicht en beheersing van de situatie Weinig crisissen of stress Crisissen en branden blussen Stress & uitputting Neerwaartse spiraal NIET DRINGEND B D Gebrek aan verantwoordelijkheid Afhankelijke houding Onbekwaam & aan de kant gezet A DRINGEND C Kameleon en veinzer Korte termijn problemen Verstoorde relaties Ongeorganiseerd NIET BELANGRIJK

Hoeveel % per kwadrant ? Maak een schatting… BELANGRIJK NIET DRINGEND NIET BELANGRIJK

Normaal type bedrijf BELANGRIJK 15 % NIET DRINGEND 25 – 30 % B D A C 2– 3% DRINGEND 50 – 60 % NIET BELANGRIJK

‘High-performance’ bedrijf BELANGRIJK 65 – 80 % 20 – 25 % B D NIET DRINGEND A C minder dan 1% NIET BELANGRIJK DRINGEND 15 %

Te weinig tijd bestaat niet! Is het de tijdsinvestering wel waard ? • MOET ik dat nu doen ? • moet IK dat nu doen ? • moet ik DAT nu doen ? • moet ik dat NU doen ?

3 Kernvragen: de juiste prioriteiten voor de job

Missie & Waarden Strategisch Businessplan Gemeenschappelijke Leiderschapsstijl Competentieprofielen & Kernvragen WAT Gewenste competenties Gewenste performantie Individuele prestatiedoelen Follow-up & coaching Performance Management Individuele ontwikkelingsdoelen Follow-up, zelfontwikkeling, coaching & training Competentie Management Evaluatie Model HOE

Eén woord om uw jobomschrijving samen te vatten “ Why are you on the payroll ? “

4 Weekplanning

ALGEMENE STRATEGIE 3 -JAARLIJKS PLAN TRIMESTRIEEL PLAN MAAND PLANNING WEEK PLANNING DAG PLANNING

Een “open” aganda

Een agenda met afspraken én planning

Agenda met ingeplande vaste activiteiten

MAANDAG DINSDAG WOENSDAG DONDERDAG VRIJDAG Vóór 09 u PRIVE PRIORITEITEN a & b 10 u 11 u 12 u 13 u 14 u Vergadering Lunch Open deur Afspraak Lunch PRIVE Afspraak Vergadering Lunch Open deur PRIVE Open deur Afspraak 15 u 16 u PRIVE PRIORITEITEN b & c 17 u PLANNING VAN DE VOLGENDE DAG ZENIT. Training, Consultancy & Coaching nv Afspraak

Doeltreffende weekplanning (1) • Bij voorkeur op een vast en rustig moment (vóór het begin van de week) • Herlees uw jaardoelstellingen • Formuleer uw weekdoelstellingen • Vul de vaste afspraken in (opleiding, vergaderingen, afspraken, …) • Plan eerst de niet afgewerkte taken

Doeltreffende weekplanning (2) • Bepaal de activiteiten, noodzakelijk voor het behalen van de wekelijkse doelstellingen • Doorloop de lijst met oplossingen tijdrovers. Plan uw acties • Plan niet teveel, hou rekening met het onverwachte, plan maximum 60% van uw tijd !

Dagplanning (1) • Maak eerst een TO-DO lijst. • Identificeer uw prioriteiten. • Benut uw prime-time. • Organiseer je om «neen» te kunnen zeggen tegen onderbrekingen in prime time.

Dagplanning (2) • Hou 20% per dag vrij voor onverwachte zaken en collega’s. • Bouw een doe-denk-ritme in. • Cluster wat kan geclusterd worden (telefoon, fax, e-mail) • Creëer NU-momenten en ontspan twee keer 10 minuten.

Bij het invullen van uw dagschema gaat u best als volgt te werk (1) : • Gebruik de «helicoptermethode» en overzie de hele dag, de komende drie dagen en de week. • Associeer snel achter elkaar wat er gedaan moet/kan worden.

Bij het invullen van uw dagschema gaat u best als volgt te werk (2) : • Plan de activiteiten ‘in de tijd’. • Orden volgens belangrijk / dringend.

5 Agenda en mailbeheer

Mail Beheer

Eisenhower BELANGRIJK IMPORTANT Flag / reminder INPLANNEN PROACTIEF DOEN DRINGEND URGENT NIET DRINGEND PAS URGENT AFWACHTEN Delete/ Move to folder Do it /Reply DELEGEREN NIET BELANGRIJK PAS IMPORTANT Forward

Mappen voor mails (1)

Mappen voor mails (2)

Mappen voor mails (3)

Mailbox • Maak logische categoriën • • • ACTIE TE KLASSEREN WACHTEND OP kan maar afgehandeld worden na een antwoord van iemand anders. VERWIJDEREN TE LEZEN

Mailbeheer ü Plan uw mailmomenten in. ü Laat je dag niet geleid worden door mails! ü Pas de 2 minuten regel toe! ü Wees kritisch (Eisenhower).

Mailbeheer • • Hoe meer je stuurt, hoe meer je krijgt. Inbox: max 1 scherm. Vermijd ‘‘reply to all’’!! Personen in ‘‘Aan’’ = actie. Personen in ‘‘cc’’ = ter info Nieuw onderwerp = nieuwe mail Relevante omschrijving in « onderwerp »

Een effectieve mail Thema/Sujet WAAROVER gaat uw mail ? 1 onderwerp ! Onkosten nota Verwachte actie / Action demandée WAT verwacht je van je bestemmeling ? Een antwoord/ goedkeuring /actie/ beslissing / hulp ? Goed te keuren Deadline Tegen WANNEER verwacht je antwoord ? Tegen 1/6

6 Hindernissen & valstrikken op het parcours

Welke zijn uw tijdsrovers?

Wat is de nr 1 tijdsrover? Social media Check smartphone % professionele tijd verspild @ datastroom 1 h 39 min. 85 x 25%

The myth of multitasking

Tips üZet pop-up schermen UIT üZet notificatie ü Kies ZELF wanneer je leest ipv geluiden UIT geleefd te worden door üPlan uw social media anderen momenten in (tijdens pauzes of nà werktijd)

Hindernissen 1. Wet van Parkinson 2. Wet van Murphy 3. Perfectionisme 4. De brandstof ontbreekt 5. Storingen 6. Niet NEEN kunnen zeggen 7. Slechte communicatie 8. Wanorde 9. Delegeren 10. Gebrek aan discipline en persoonlijke organisatie

Hindernissen 1. Wet van Parkinson « Alle activiteit breidt zich uit in functie van de daartoe beschikbare tijd »

Hindernissen 2. Wet van Murphy « Alles wat kan verkeerd lopen, zal vroeg of laat verkeerd lopen »

Hindernissen 3. Perfectionisme

Hindernissen 4. De brandstof ontbreekt

Hindernissen 5. Storingen 35 % van de tijd « verloren » door vnl. door vergaderen en… onderbrekingen.

Hindernissen 6. Niet NEEN kunnen zeggen

Hindernissen 7. Slechte communicatie

Hindernissen 8. Wanorde

Hindernissen 9. Delegeren

Hindernissen 10. Gebrek aan discipline en persoonlijke organisatie

Individueel actieplan

Actieplan 1. 2. 3. 4. 5.

Marcel Van der Avert marcel@zenit. be www. samenresultaten. com + 32 (0)3 236 88 66