MANAJEMEN KEUANGAN PROYEK PENGADAAN Pelatihan MANAJEMEN KEUANGAN PROYEK

MANAJEMEN KEUANGAN PROYEK PENGADAAN Pelatihan MANAJEMEN KEUANGAN PROYEK PENGADAAN Rudy Suryanto, SE. , M. Acc. , Ak

Materi Training q Pengadaan dalam perspektif strategis q Konsep Biaya dan Manajemen Biaya q Bagaimana kaitan penganggaran dan proses pengadaan q Pemanfaatan analisa NPV dalam penilaian kelayakan pengadaan barang modal q Pemanfaatan analisa EOQ dalam menentukan jumlah yang harus di order q Menggunakan Activity Based Costing vs Traditional 2

Perubahan Paradigma Procurement Administrasi (1960) vs Strategis (1980) Effisiensi dan value creation tidak hanya dibagian produksi, tetapi juga dibagian lain salah satunya adalah bagian pengadaan Procurement vs Acquisition Manajemen Pengadaan yang baik mendukung tercapainya competitive advantage 3

Analisa Rantai Nilai / Value Chain Analysis Perusahaan perlu melakukan analisa rantai nilai untuk meningkatkan upaya penciptaan nilai (value creation) bagi Customer 4

Procurement vs Acquisition Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi. Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”. Procurement vs Acquisition. the act of acquiring or gaining possession 5

Manejemen Pengadaan vs Manejemen Keuangan Proyek Pengadaan Tujuan Bagian Pengadaan yaitu menyediakan barang maupun jasa dengan harga yang murah, berkualitas, dan terkirim tepat waktu, tugas-tugas bagian pengadaan tidak terbatas hanya pada kegiatan rutin pembelian Secara strategis dapat menciptakan keunggulan dari segi ongkos (dengan mendapatkan sumber-sumber bahan baku, komponen, dll dengan harga yang murah). Bagian pengadaan juga berperan mendapatkan sumber bahan baku dan komponen yang berkualitas dan/atau menjadi jembatan dalam membina supplier yang ada dengan berbagai program peningkatan kualitas. Untuk mendukung keunggulan dari segi waktu, bagian pengadaan tentunya bisa memilih supplier yang memiliki kemampuan untuk mengirim barang dalam waktu yang lebih pendek tanpa harus mengorbankan kualitas dan meningkatkan harga 6

Prinsip Dasar KUALITAS WAKTU BIAYA 7

Peran Manajemen Keuangan, menurut Prof. Dr. Bambang Riyanto manajemen keuangan adalah “ semua aktivitas perusahaan yang bersangkutan dengan usaha mendapatkan dana yang dibutuhkan oleh perusahaan dan usaha untuk menggunakan dana tersebut seefisien mungkin”. 8

Fungsi Manajemen Keuangan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Perencanaan Keuangan, membuat rencana pemasukan dan pengeluaraan serta kegiatan-kegiatan lainnya untuk periode tertentu. Penganggaran Keuangan, tindak lanjut dari perencanaan keuangan dengan membuat detail pengeluaran dan pemasukan. Pengelolaan Keuangan, menggunakan dana perusahaan untuk memaksimalkan dana yang ada dengan berbagai cara. Pencarian Keuangan, mencari dan mengeksploitasi sumber dana yang ada untuk operasional kegiatan perusahaan. Penyimpanan Keuangan, mengumpulkan dana perusahaan serta menyimpan dan mengamankan dana tersebut. Pengendalian Keuangan, melakukan evaluasi serta perbaikan atas keuangan dan sistem keuangan pada perusahaan. Pemeriksaan Keuangan, melakukan audit internal atas keuangan perusahaan yang ada agar tidak terjadi penyimpangan. Pelaporan keuangan, penyediaan informasi tentang kondisi keuangan perusahaan sekaligus sebagai bahan evaluasi 9

KONSEP BIAYA / COST PROSES PENGADAAN Barang/Jasa BEBAN AKTIVA TETAP BEBAN PERSEDIAAN BEBAN Bagian pengadaan sangat relevan terutama di berbagai perusahaan manufaktur dimana persentasi ongkos-ongkos material bisa mencapai antara 40% – 70% dari ongkos sebuah produk akhir. 10

Project Cost Management Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya. Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb Project Cost Manajemen atau Manajemen Biaya Proyek adalah proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati. Informasi manajemen biaya merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola secara efektif perusahaan atau organisasi non laba. Informasi keuangan saja dapat mengakibatkan misleading karena infomasi tersebut cenderung berfokus pada jangka pendek. 11

Tahapan Manajemen Biaya Proyek Perencanaan Sumberdaya Menentukan sumberdaya apa dan berapa banyak yang harus digunakan Cost estimating Membuat sebuah estimasi dari biaya dan sumberdaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek Cost budgeting Mengalokasikan semua estimasi biaya tersebut pada tiap paket kerja untuk membuat baseline, agar dapat diukur kinerjanya Cost control Mengendalikan perubahan dana proyek 12

Perencanaan Sumberdaya Sumber dana modal Sumber dana pinjaman Kedua-duanya perlu analisa kelayakan yang memadai 13

Cost Budgeting 14

Sistem Anggaran 15

Tipe Anggaran Modal (Capital Budgeting) Anggaran Operasional (Operational Budgeting) 16

Anggaran Modal (Capital Budgeting) Penganggaran modal (capital budgeting) adalah anggaran jangka panjang (anggaran strategis) yang biasanya untuk investasi barang modal (aktiva tetap). Aktiva tetap adalah barang modal berupa harta yang dalam operasi normalnya memiliki umur ekonomis lebih dari 1 tahun, sehingga anggaran untuk pembelian aktiva tetap adalah anggaran jangka panjang. Untuk ambil keputusan ditolak atau disetujui, perlu dilakukan penilaian terlebih dahulu apakah rencana investasi barang tersebut layak (favorable) untuk disetujui pelaksanaan nya atau ditolak karena tidak layak (unfavorable). 17

Penilaian Kelayakan Investasi barang modal biasanya meliputi jumlah uang yang relatif besar, Hasil investasi baru diperoleh pada masa yang akan datang, Uang yang keluar akan terikat dalam jangka panjang, Direncanakan pada masa sekarang dalam kondisi yang belum pasti di masa datang, shingga ketepatan dalam penyusunan anggaran sangat diperlukan dalam penilaian rencana investasi, Kesalahan dalam pengambilan keputusan menimbulkan kerugian yang tidak dapat dihindari pada masa yang akan datang. 18

Time Value of Money Nilai Sekarang (present value) Menghitung nilai pada waktu sekarang (awal periode) sejumlah uang yang akan kita miliki beberapa waktu kemudian. Misalnya, kita akan menentukan besarnya nilai sekarang dari uang sebesar Rp. 1. 262 yang akan diterima 4 tahun mendatang atas bunga 6% setahun. 19

Net Present Value (NPV) Adalah membandingkan nilai sekarang arus kas masa depan yang diharapkan berasal dari proyek investasi dengan pengeluaran kas awal untuk investasi tersebut. Arus kas bersih adalah selisih antara perkiraan arus kas masuk yang diperoleh karena adanya investasi tersebut dengan perkiraan arus kas keluar investasi tersebut. Faktor diskonto yang dipakai adalah tingkat suku bunga pinjaman, misalnya 12%. Bechmark yang dipakai adalah bahwa apabila nilai sekarang bersih positif (+) maka usul investasi tersebut dapat diterima, dan jika nilai bersih sekarang adalah negatif (-), investasi ditolak. 20

21

Anggaran Operasional Anggaran Penjualan Anggaran Produksi Anggaran Biaya Umum dan Administrasi 22

Anggaran Penjualan / Pendapatan Anggaran penjualan merupakan langkah awal dalam menyiapkan anggaran induk, karena volume penjualan yang diestimasi mempengaruhi hampir semua item-item lainnya dalam anggaran induk. Anggaran penjualan harus menunjukkan total penjualan dalam jumlah maupun nilainya. Total penjualan dapat berupa penjualan impas, target, laba atau proyeksi penjualan dapat dianalisis lebih jauh lagi berdasarkan produk, wilayah, konsumen, serta pola musiman dari penjualan yang diharapkan. Umumnya, anggaran penjualan meliputi penjualan tunai, penagihan kas yang diharapkan dari penjualan kredit, dan perkiraan kas 23

Faktor-Faktor Anggaran Penjualan Faktor pemasaran, luas pasar apakah lokal, nasional, atau regional; keadaan persaingan, apakah monopoli, oligopoli, dll, dan keadaan konsumen, bagaimana selera konsumen, daya beli, konsumen akhir atau industri, Faktor Keuangan, apakah modal kerja mampu mencapai target penjualan dianggarkan seperti membeli bahan baku, membayar upah, biaya promosi produk, dll, Faktor Ekonomis, apakah kenaikan penjualan meningkatkan laba, Faktor Teknis, apakah kapasitas terpasang seperti mesin dan peralatan mampu memenuhi target penjualan dianggarkan, apakah bahan baku tersedia mudah dan murah, Faktor lainnya, apakah pada musim tertentu anggaran penjualan ditambah, apakah kebijakan pemerintah tdk berubah, dan berapa lama anggaran disusun dapat dipertahankan. 24

Contoh Anggaran Penjualan 25

Anggaran Produksi Anggaran produksi merupakan pernyataan output berdasarkan produk dan biasanya dinyatakan dalam unit. Anggaran ini harus mempertimbangkan anggaran penjualan, kapasitas pabrik, apakah persediaan harus ditingkatkan atau diturunkan, dan pembelian dari luar. Jumlah unit yang diperkirakan diproduksi untuk memenuhi anggaran penjualan dan persyaratan persediaan ditetapkan dalam anggaran tersebut. Volume produksi yang diharapkan ditentukan dengan mengurangi estimasi persediaan pada awal periode dari jumlah unit yang diperkirakan dapat dijual dan persediaan yang diinginkan pada akhir periode. 26

Contoh Anggaran Produksi 27

Anggaran Bahan Langsung Apabila tingkat produksi telah dihitung, maka anggaran bahan langsung harus dibuat untuk menunjukkan seberapa banyak bahan yang akan diperlukan dalam produksi dan berapa banyak bahan yang harus dibeli untuk memenuhi persyaratan ini. Pembelian akan tergantung pada perkiraan penggunaan bahan dan juga tingkat persediaan. Anggaran bahan langsung biasanya disertai dengan penghitungan perkiraan pembayaran kas atas bahan. Rumus untuk penghitungan pembelian ini ialah sebagai berikut: 28

Contoh Anggaran Bahan Langsung 29

EOQ (Economic Order Quantity) 30

EOQ (Economic Order Quantity) 31

32

Anggaran Tenaga Kerja Langsung Persyaratan produksi seperti yang telah ditetapkan dalam anggaran produksi juga merupakan titik awal untuk menyusun anggaran tenaga kerja langsung. Untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja langsung, volume produksi yang diharapkan setiap periode dikalikan dengan jumlah jam tenaga kerja langsung yang diperlukan untuk memproduksi satu unit. Jumlah jam tenaga kerja langsung yang digunakan untuk memenuhi persyaratan produksi kemudian dikalikan dengan biaya tenaga kerja langsung per jam untuk mendapatkan total biaya tenaga kerja langsung yang dianggarkan. 33

Contoh Anggaran Tenaga Kerja Langsung 34

Anggaran Pabrik Overhead Anggaran overhead pabrik harus menyediakan jadwal tentang semua biaya manufaktur selain bahan langsung dan tenaga kerja langsung. Dengan menggunakan pendekatan kontribusi untuk membuat anggaran, kita memerlukan pengembangan tarif overhead yang telah ditentukan terlebih dulu untuk bagian variabel dari overhead pabrik. Dalam mengembangkan anggaran kas, kita harus ingat bahwa penyusutan tidak termasuk pengeluaran (Outlay) kas dan karenanya harus dikurangi dari total overhead pabrik dalam menghitung pengeluaran kas untuk overhead pabrik. 35

Contoh Penyusunan Anggaran Overhead Untuk mengilustrasikan anggaran overhead pabrik, diasumsikan bahwa: Total overhead pabrik yang dianggarkan = 6. 000 tetap (per kuartal), ditambah 2 per jam tenaga kerja langsung. Biaya penyusutan sebesar 3. 250 per kuartal Semua biaya overhead yang melibatkan pengeluaran (outlay) kas dibayarkan dalam kuartal tersebut. 36

Alokasi Biaya PT Urfia memproduksi 3 produk bersama dalam proses produksi secara simultan dengan joint cost Rp 80. 000, -. Ketiga produk ini langsung dijual tanpa diposes lebih lanjut. Data produksi ketiga produk sebagai berikut: 37

Activiy Based Costing/Budgeting Proses penyusunan anggaran yang mengacu pada continuous improvement atas customer value Bedanya dengan yang tradisional, pada ABB digunakan multi cost driver, level unit dan non unit Manfaatnya membantu manajemen dalam activity management (pengelolaan aktivitas) Tujuan activity management (1)meningkatkan efektivitas value added activities (2) mengeliminasi atau mereduksi non value added 38

ACTIVITY BASED COSTING Measurement Systems Two possible measurement systems are actual costing and normal costing. Actual costing assigns the actual costs of direct materials, direct labor, and overhead to products. Normal costing assigns the actual costs of direct materials and direct labor to products; however, overhead cots are assigned to products using predetermined rates. 39

ACTIVITY BASED COSTING Measurement Systems A predetermined overhead rate is a rate based on estimated data. Budgeted (estimated) cost Estimated activity usage

ACTIVITY BASED COSTING Examples of Unit-Level Drivers Units produced Direct labor hours Direct labor dollars Machine-hours Direct material dollars

ACTIVITY BASED COSTING Units (of driver) Theoretical Practical Expected actual Normal Time 42

Functional-Based Costing: Plantwide Rate Overhead Costs Assign Costs Direct Tracing Plantwide Pool Stage One: Pool Formation Assign Costs Unit-Level Driver Products Stage Two: Costs Assigned

Belring, Inc. produces two telephones: a cordless and a regular model. The company has the following actual and budgeted data: . Budgeted overhead Expected activity (DLH) Actual overhead $360, 000 100, 000 $380, 000 44

ACTIVITY BASED COSTING Belring, Inc. Predetermined Overhead Rate = Budgeted (estimated) cost Estimated activity usage Predetermined Overhead Rate = $360, 000 Predetermined Overhead Rate = 100, 000 DLH $3. 60 per DLH 45

ACTIVITY BASED COSTING The total overhead assigned to actual production is called applied overhead. Applied = overhead Overhead rate x Actual activity output

ACTIVITY BASED COSTING Belring, Inc. Applied = Overhead rate x Actual activity output overhead = $3. 60 x 100, 000 DLH = $360, 000

ACTIVITY BASED COSTING Per-Unit Cost Belring, Inc. Cordless Prime costs Regular $ 78, 000 $ 738, 000 Overhead costs: $3. 60 x 10, 000 36, 000 --- $3. 60 x 90, 000 --- 324, 000 Total manufacturing costs$114, 000$1, 062, 000 Units produced 10, 000 100, 000 Unit cost $ 11. 40 $ 10. 62 48

Functional-Based Costing Department Rates Overhead Costs Allocation Direct Tracing Driver Tracing Assign Costs Department A Pool Stage One: Pool Formation Department B Pool Assign Costs Unit-Level Drivers Assign Costs Products Stage Two: Costs Assigned Products 49

Departmental Data ACTIVITY BASED COSTING Belring, Inc. Fabrication Budgeted overhead Assembly $252, 000 $108, 000 Expected and actual usage (dlh): Cordless 7, 000 3, 000 Regular 13, 000 77, 000 20, 000 80, 000 Expected and actual usage (mh. ): Cordless 4, 000 1, 000 Regular 36, 000 9, 000 40, 000 10, 000 50

ACTIVITY BASED COSTING Belring, Inc. Applied = ($6. 30 x actual mh) + ($1. 35 x actual dlh) overhead = ($6. 30 x 40, 000) + ($1. 35 x 80, 000) = $252, 000 + $108, 000 = $360, 000

ACTIVITY BASED COSTING Belring, Inc. Per-Unit Cost: Departmental Rates Cordless Regular $ 78, 000 $ 738, 000 29, 250 --- 330, 750 Total manufacturing costs $107, 250 $1, 068, 750 Units produced 10, 000 100, 000 Unit cost $ 10. 73 $ Prime costs Overhead costs: ($6. 30 x 4, 000) + ($1. 35 x 3, 000) ($6. 30 x 36, 000) + (1. 35 x 77, 000) 10. 69

ACTIVITY BASED COSTING Symptoms of an Outdated Functional Cost System 1. The outcome of bids is difficult to explain. 2. Competitors’ prices appear unrealistically low. 3. Products that are difficult to produce show high profits. 4. Operational managers want to drop products that appear profitable. 5. Profit margins are difficult to explain. Continued

Symptoms of an Outdated Functional Cost System 6. The company has a highly profitable niche all to itself. 7. Customers do not complain about price increases. 8. The accounting department spends a lot of time supplying cost data for special projects. 9. Some departments are using their own accounting system. 10. Product costs change because of changes in financial reporting regulations.

ACTIVITY BASED COSTING Non-unit activity drivers are factors that measure the consumption of non-unit activities by products and other cost objects.

ACTIVITY BASED COSTING Product diversity means that the products consume overhead activities in systematically different proportions.

ACTIVITY BASED COSTING Belring, Inc. Product-Costing Data Cordless Units produced per year 10, 000 Prime costs $78, 000 Direct labor hours 10, 000 Machine hours 5, 000 Production runs 20 Number of moves 60 Regular 100, 000 $738, 000 90, 000 45, 000 10 30 Total 110, 000 $816, 000 100, 000 50, 000 30 90 Activity Usage Measures 57

ACTIVITY BASED COSTING Belring, Inc. Product-Costing Data Activity Cost Setups $120, 000 Material handling 60, 000 Machining 100, 000 Testing 80, 000 Total $360, 000 Overhead Activities 58

ACTIVITY BASED COSTING Belring, Inc. Product Diversity: Consumption Ratios Overhead Cordless Regular Activity Phone Driver Setups 0. 67 a 0. 33 a Material handling 0. 67 b 0. 33 b Number of moves c c Machine hours Direct labor hours Machining Testing a 0. 10 d 0. 10 20/30 (cordless) and 10/30 (regular) 0. 90 d Production runs

ACTIVITY BASED COSTING Belring, Inc. Product Diversity: Consumption Ratios Overhead Cordless Regular Activity Phone Driver Setups 0. 67 a 0. 33 a Material handling 0. 67 b 0. 33 b Number of moves c c Machine hours Direct labor hours Machining Testing 0. 10 d 0. 10 b 60/90 (cordless) and 30/90 (regular) 0. 90 d Production runs

ACTIVITY BASED COSTING Belring, Inc. Product Diversity: Consumption Ratios Overhead Cordless Regular Activity Phone Driver Setups 0. 67 a 0. 33 a Material handling 0. 67 b 0. 33 b Number of moves c c Machine hours Direct labor hours Machining Testing c 0. 10 d 0. 10 0. 90 d 5, 000/50, 000 (cordless) and 45, 000/50, 000 (regular) Production runs

ACTIVITY BASED COSTING Belring, Inc. Product Diversity: Consumption Ratios Overhead Cordless Regular Activity Phone Driver Setups 0. 67 a 0. 33 a Material handling 0. 67 b 0. 33 b Number of moves c c Machine hours Direct labor hours Machining Testing d 0. 10 0. 90 d Production runs 10, 000/100, 000 (cordless) and 90, 000/100, 000 (regular)

ACTIVITY BASED COSTING Belring, Inc. Activity Rates Setup rate: $120, 000/30 =$4, 000 per run Material-handling rate: $60, 000/90 = $666. 67 per move Machining rate: $100, 000/50, 000 = $2 per MH Testing rate: $80, 000/100, 000 = $0. 80 per DLH 63

ACTIVITY BASED COSTING Belring, Inc. Activity Rates $4, 000 x$667 $ 78, 000 20 x$2 60 x$0. 80 5, 000 80, 000 x 10, 000 40, 000 Cordless $4, 000 x$667 $ 738, 000 10 x$2 30 x$0. 80 45, 000 40, 000 x 90, 000 20, 000 10, 000 90, 000 8, 000 72, 000 $216, 000 $ 960, 000 Units produced 10, 000 100, 000 Unit cost (total costs/units) $ $ Regular Prime costs Overhead costs: Setups Material handling Machining Testing Total manufacturing costs 21. 60 9. 60 64

ACTIVITY BASED COSTING Belring, Inc. Comparison of Unit Costs Cordless Regular $11. 40 $10. 62 Departmental rate 10. 73 10. 69 Activity rate 21. 60 9. 60 Plantwide rate 65

ACTIVITY BASED COSTING ABC: Two-Stage Assignment Cost of Resources Driver Tracing Assign Costs Activities Driver Tracing Assign Costs Products Driver Tracing

ACTIVITY BASED COSTING A secondary activity is A primary activity is one that is consumed by a other primary and product or customer. secondary activities.

ACTIVITY BASED COSTING Resource drivers are factors that measure the consumption of resources by activities.

ACTIVITY BASED COSTING Classification of Activities Unit-level activities are those that are performed each time a unit is produced. Examples: Power and machine hours are used each time a unit is produced. Direct materials and direct labor activities are also unitlevel activities, even though they are not overhead costs. 69

ACTIVITY BASED COSTING Classification of Activities Batch-level activities are those that are performed each time a batch of products is produced. Examples: Setups, inspections, production scheduling, and material handling. 70

ACTIVITY BASED COSTING Classification of Activities Product-level (sustaining) activities are those that are performed as needed to support the various products produced by a company. These activities consume inputs that develop products or allow products to be produced and sold. Examples: Engineering changes, process engineering, and expediting. 71

ACTIVITY BASED COSTING Classification of Activities Facility-level activities are those that sustain a factory's general manufacturing processes. Examples: Plant management, landscaping, maintenance, security, property taxes, and plant depreciation. 72

ACTIVITY BASED COSTING A 1 A 2 A A 4 3 A 5 Activity Level Filter Unit Level Batch Level Driver Filter Set 1 Set 2 Driver Filter Set 3 Set 4 Product Level Facility Level Driver Filter Set 5 Set 6 Set 7

ACTIVITY BASED COSTING Customer Costing versus Product Costing

ACTIVITY BASED COSTING Example Large Customer Ten Smaller Customers (50% of sales) Units purchased Orders placed Number of sales calls Manufacturing cost Order-filling costs allocated Sales-force costs allocated 500, 000 2 10 $3, 000 200 210 $3, 000 $202, 000 $110, 000

ACTIVITY BASED COSTING Example The purchasing manager uses two suppliers, Murray Inc. and Plata Associates, as the source of two machine parts: Part A 1 and Part B 2. Activity Costs Repairing products $800, 000 Expending products 200, 000

ACTIVITY BASED COSTING Example Murray Inc. Part A 1 Unit purchase price Units purchased Failed units Late shipments Plata Associates Part B 2 Part A 1 Part B 2 $20 80, 000 $52 40, 000 $24 10, 000 $56 10, 000 1, 600 60 380 40 10 0 Repair rate = $800, 000 ÷ 2, 000 = $400 per failed part Expediting rate = $200, 000 ÷ 100 = $2, 000 per late (1, 600 + 380 + 10) delivery 60 + 40

ACTIVITY BASED COSTING Example Murray Inc. Part A 1 Plata Associates Part B 2 Part A 1 Part B 2 Purchase cost Repairing products $1, 600, 000 640, 000 $2, 080, 000 152, 000 $240, 000 4, 000 $560, 000 4, 000 Expediting products Total costs 120, 000 $2, 360, 000 80, 000 $2, 312, 000 $244, 000 $564, 000 Units ÷ 80, 000 ÷ 40, 000 ÷ 10, 000 Total unit cost $ $ $ 24. 40 $ 56. 40 29. 50 57. 80

ADA PERTANYAAN? 79

TERIMAKASIH ! 80