AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA 4 TH MEETING AUDIT

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA 4 TH MEETING

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA Audit SDM membantu perusahaan kinerja atas pengelolaan SDM degan cara : Menyediakan umpan balik nilai kontibusi fungsi SDM terhadap strategi bisnis dan tujuan perusahaan. Menilai kualitas praktik, kebijakan, dan pengelolaan SDM. Melaporkan keberadaan SDM saat ini dan langkah-langkah perbaikan yang dibutuhkan. Menilai biaya dan manfaat praktik-praktik SDM. Menilai hubungan SDM dengan manajemen lini dan cara meningkatkannya. Merancang panduan untuk menentukan standar kinerja SDM. Mengidentifikasi area yang perlu diubah dan ditingkatkan dengn rekomendasi khusus.

KERANGKA KERJA AUDIT SDM TUJUAN BISNIS PENGELOLAAN SDM • Penentuan prioritas • Pengembangan stategi SDM • Aktivitas program SDM harian EVALUASI PENGARUH PERUBAHAN DARI HASIL AUDIT SDM PENINGKATAN BERKELANJUTAN IDENTIFIKASI DAN IMPLEMENTASI PROGRAM PERBAIKAN

Daftar periksa Sumber Daya Manusia 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Struktur Organisasi Uraian / Deskripsi posisi Rencana keberhasilan manajemen Kebijakan rekruitmen Prosedur rekruitmen Program perkenalan Penilaian kinerja Penilaian potensi individu Perencanaan jenjang karier Program pelatihan Administrasi kompensasi Fungsi departemen SDM Perencanaan manusia 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. Catatan pribadi Relevansi aplikasi komputer Pemahaman iklim organisasi Pembagian informasi dengan karyawan Desain pekerjaan Hubungan industrial Kesehatan karyawan Keamanan karyawan Pelayanan karyawan Pengumpulan angka statistik Praktek pengunduran diri Dokumentasi / formulir Keamanan Interaksi sosial

TUJUAN AUDIT SDM Ada beberapa hal yang ingin dicapai melalui audit SDM yang merupakan tujuan dari dilakukannya audit tersebut, antara lain : • Menilai efektivitas dari fungsi SDM. • Menilai apakah program/aktivitas SDM telah berjalan secara ekonomis, efektif, dan efisien. • Memastikan ketaatan berbagai program/aktivitas SDM terhadap ketentuan hukum, peraturan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan. • Mengidentifikasi berbagai hal yang masih dapat ditingkatkan terhadap aktivitas SDM dalam menunjang kontribusinya terhadap perusahaan. • Merumuskan beberapa langkah perbaikan yang tepat untuk meningkatkan ekonomisasi, efisiensi, dan efektifitas berbagai program/aktivitas SDM.

MANFAAT AUDIT SDM Bebarapa manfaat dari audit SDM antara lain : • Mengidentifikasi kontribusi dari Departemen SDM terhadap organisasi. • Meningkatkan citra profesional Departemen SDM. • Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih tinggi karyawan Departemen SDm. • Memperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab Departemen SDM. • Mendorong terjadinya keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM. • Menemukan masalah-masalah kritis dalam bidang SDM. • Memastikan ketaatan terhadap hukum dan peraturan, dalam praktik SDM. • Menurunkan biaya SDM melalui prosedur SDM yang lebih efektif. • Meningkatkan keinginan untuk berubah dalam Departemen SDM. • Memberikan evaluasi yang cermat terhadap sistem informasi SDM.

PENDEKATAN AUDIT SDM • Menentukan ketaatan pada hukum dan berbagai peraturan yang berlaku • Mengukur kesesuaian program dengan tujuan organisasi • Mengukur kinerja program

Beberapa pendekatan audit SDM • • • Pendekatan Komperatif Tim audit sumber daya manusia membandingkan perusahaan (divisi) dengan perusahaan atau divisi lainnya guna menyingkap bidang-bidang yang berkinerja buruk. Pendekatan lini lazimnya digunakan untuk membandingkan hasil-hasil dari aktivitas atau program sumber daya manusia spesifik. Pendekatan ini membantu mendeteksi bidang-bidang yang membutuhkan pembenaran Pendekatan otoritas pihak luar Tim audit sumber daya manusia bergantung pada keahlian-keahlian konsultan dari luar atau temuan-temuan riset yang dipublikasikan sebagai suatu standar terhadapnya aktivitas-aktivitas atau program sumber daya manusia dievaluasi. Konsultan ataupun temuan-temuan riset dapat membantu mendiagnosis penyebab masalah-masalah yang timbul Pendekatan Statistikal Dari catatan-catatan yang ada, tim audit sumber daya manusia menghasilkan standar statistical terhadapnya aktivitas-aktivitas dan program-program sumber daya manusia dievaluasi. Dengan standar matematis ini, tim audit dapat menemukan kesalahan-kesalahan pada saat kesalahan-kesalahan tersebut masih kecil, berupa Data yang dikumpulkan per tahun, metode kuantitatif seperti : Regresi : memanfaatkan hubungan antara dua atau lebih variabel kuantitatif sehingga satu variabel dapat diprediksikan dari variabel lainnya Korelasi : mengukur tingkat asosiasi yang ada antara dua atau lebih variabel Diskriminan : mengidentifikasi faktor-faktor yang membedakan antara dua atau lebih kelompok dalam suatu populasi

• Pendekatan Kepatuhan • Dengan mengambil sample elemen-elemen system informasi sumber daya manusia, tim audit mencari penyimpangan dari berbagai peraturan, kebijakan, serta prosedur perusahaan, melalui upaya-upaya pencarian fakta, tim audit dapat menemukan apakah terdapat kepatuhan berbagai kebijakan dan peraturan perusahaan • Pendekatan manajemen berdasarkan tujuan • Pada saat pendekatan manajemen berdasarkan tujuan digunakan terhadap bidang-bidang sumber daya manusia, tim audit dapat membandingkan hasil-hasil actual dengan tujuan-tujuan yang dinyatakan. Bidang-bidang berkinerja buruk dapat dideteksi dan dilaporkan.

LANGKAH-LANGKAH AUDIT • Langkah (tahapan)tersebut meliputi : • Audit pendahuluan • Review dan pengujian pengendalian manajemen atas program-program • Audit lanjutan • Pelaporan • Tindak lanjut

Audit Pendahuluan Pada tahap ini, auditor menekankan auditnya pada pencarian informasi latar belakang dan gambaran umum terhadap program/aktivitas SDM yang diaudit. Tujuan audit dalam audit SDM harus dirumuskan terlebih dahulu dan memerlukan survey untuk memahami kondisi yang terjadi berkaitan dengan program/aktivitas yang diaudit. Tujuan audit terdiri dari 3 elemen, yaitu : Kriteria Penyebab Akibat

KRITERIA • KRITERIA merupakan standar (norma) yang menjadi pedoman bertindak bagi setiap individu dan kelompok didalam organisasi. Kriteria dapat berupa: 1. Rencana SDM 2. Kebijakan dan peraturan tentang SDM 3. Tujuan setiap program SDM 4. SOP perusahaan 5. dll

CAUSES • Penyebab atau Causes merupakan pelaksanaan program-program SDM dalam organisasi yang menyebabkan terjadinya kondisi SDM yang ada saat ini. Penyebab ada yang bersifat positif dan ada juga yang bersifat negatif.

AKIBAT • AKIBAT merupakan sesuatu yang harus ditanggung atau diniklmati perusahaan karena terjadinya perbedaan aktivitas yang seharusnya dilakukan (berdasarkan kriteria) dengan aktivitas aktual yang terjadi di lapangan. Akibat ada yang dapat diukur secara finansial maupun non-finansial.

REVIEW TERHADAP SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN • Beberapa hal yang berkaitan dengan Sistem Pengendalian Manajemen di bidang SDM yang perlu dicermati oleh auditor adalah sbb : 1. Tujuan dari program/ aktivitas SDM harus dinyatakan dengan jelas dan tegas 2. Kualitas dan kuantitas dari SDM yang melaksanakan program/aktivitas kualifikasi SDM 3. Anggaran program 4. Pedoman kerja, persyaratan kualifikasi 5. Spesifikasi dan deskripsi pekerjaan 6. Standar kinerja program

AUDIT LANJUTAN • Dari temuan audit yang diperoleh, auditor meringkas dan melakukan pengelompokan terhadap temuan tersebut ke dalam kriteria, penyebab dan akibat. • Berbagai kelompok temuan tersebut kemudianalisis untuk memahami apakah permasalahan tersebut berdiri sendiri atau saling terkait dengan permasalahan yang lain • Dari berabagai kekurangan yang ditemukan auditor kemudian menyusun suatu rekomendasi untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi agar tidak terulang kembali

PELAPORAN • Laporan audit harus berisi tentang informasi latar belakang, kesimpulan audit dan disertai dengan temuan-temuan audit sebagai bukti pendukung kesimpulan tersebut, juga harus memuat rekomendasi serta ruang lingkup audit.

TINDAK LANJUT • Tindak lanjut merupakan implementasi dari rekomendasi yang diberikan auditor. Dalam pelaksanaannya auditor mendampingi agar tindak lanjut tersebut berjalan sesuai dengan rekomendasi yang diberikan.

RUANG LINGKUP AUDIT Ruang lingkup audit SDM dibagi ke dalam tiga kelompok, sesuai dengan adminitrasi aset tetap pada umunya, yaitu perolehan, penggunaan, dan penghentian penggunaan sebagai berikut: • Rekrutmen atau perolehan SDM, mulai dari awal proses perencanaan kebutuhan SDM hingga proses seleksi dan penempatan. • Pengelolaan (pemberdayaan) SDM, meliputi semua aktivitas pengelolaan SDM setelah ada di perusahaan, dimulai dari pelatihan dan pengembangan sampai dengan penilaian kinerja karyawan. • Pemutusan hubungan kerja (PHK) Karena mengundurkan diri maupun pemecatan akibat pelanggaran aturan perusahaan

Bidang-bidang utama yang dicakup oleh audit atas perolehan SDM: • Penyusun Staf dan Pengembangan 1. Rekrutmen : 1. Sumber-sumber rekruitmen 2. Ketersediaan calon pelamar 3. Lamaran-lamaran pekerjaan 2. Seleksi dan penempatan : 1. Rasio-rasio seleksi 2. Prosedur-prosedur seleksi 3. Adanya peluang kerja yang sama 3. Pelatihan dan Orientasi : 1. Program-program orientasi 2. Tujuan-tujuan pelatihan dan prosedur 3. Tingkat proses belajar 4. Pengembangan Karier : 1. Keberhasilan penempatan internal 2. Program perencanaan karier 3. Upaya-upaya pengembagan SDM

AUDIT ATAS PEROLEHAN SDM Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identisifikasitentang kebutuhan dan ketersediaan SDM untuk menyelesaikan berbagai bidang tugas dan tanggung jawab yang harus dikelola perusahaan dalam mencapai tujuan

manfaat perecanaan SDM meliputi: • Perusahaan dapat memanfaatkan secara optimal SDM yang sudah ada di perusahaan. • Meningkatkan efektivitas kerja. • Meningkatkan produktivitas kerja karyawan • Tersedianya SDM yang memenuhi kualifikasi untuk meemgang wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar di masa yang akan datang. • Menyediakan dasar penyusunan program SDM bagi fungsi SDM.

TAHAPAN PROSES PERENCANAAN SDM Review tujuan dan strategi perusahaan serta analisis pekerjaan Analisis lingkungan eksternal Penilaian kondisi internal peramalan Rencana dan program SDM Rekrutmen Pengelolaan SDM PHK

• • Rekrutment Kegiatan kunci dalam pelaksanaan rekrutmen meliputi : Menentukan kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang pada setiap bidang, jenis perkerjaan dan levelnya dalam perusahaan. Terus berupaya mendapatkan informasi tentang perkembangan kondisi pasar tenaga kerja. Menyusun bahan-bahan rekrutmen yang afaktif. Menyusun program rekrutmen yang terpadu berhubungan dengan aktivitas SDM yang lain dan dengan kerja sama antara manajer lini dan karyawan. Mendapatkan pool calon karyawan yang berbobot dan memenuhi syarat. Mencatat jumlah dan kualitas pelamar dari berbagai sumber dan masing-masing metode rekrutmennya. Melakukan tindak lanjut terhadap para karyawan baik yang di tolak maupun yang di terima untuk mengevaluasi efektivitas rekrutmen yang dilakukan

Seleksi dan Penempatan Seleksi adalah proses mendapatkan dan menggunakan informasi mengenai pelamar kerja untuk menentukan siapa yang seharusnya di terima menduduki posisi jangka pendek dan jangka panjang. Sedangkan penempatan (placement) berkaitan dengan pencocokan seseorang dengan jabatan yang akan di pegangnya

Tujuan khusus yang dapat dicapai melalui seleksi adalah sebagai berikut : • Memungkinkan perusahaan menerapkan strategi bisnis khususnya yang telah di tetapkan. • Memastikan bahwa investasi keuangan yang di lakukan pada karyawan (SDM) dapat kembali pada waktu tertentu. • Mengevaluasi, memperkerjakan, dan menempatkan pelamar pada jabatan yang sesuai dengan minat mereka. • Memperlakukan pelamar secara adil (tidak diskriminatif). • Memperkecil kerugian yang akan terjadi sebagai akibat dari kesalahan dalam menerima dan menempatkan karyawan. • Membantu memenuhi tujuan penerimaan karyawan dan jadwal yang telah ditentukan.

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM Tentang ketenagakerjaan 1. Bagaimana mengidentifikasi ketrampilan tenagakerja ? 2. Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga kerja ? 3. Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim berdasarkan umur, jenis kelamin dll ? 4. Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ? 5. Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ? 6. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata dan semua lokasi ? 7. Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten

AUDIT ATAS PENGELOLAAN SDM • PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN • PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN KARIER • PENILAIAN KINERJA • KOMPENSASI DAN BALAS JASA • KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA • KEPUASAN KERJA KARYAWAN

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN • Didalam audit pelatihan dan pengembangan karyawan, auditor harus mengerti benar mengenai : 1. Tujuan pelatihan dan pengembangan 2. Kriteria pelatihan 3. Materi dan prinsip pembelajaran 4. Program aktual 5. Output setelah pelatihan 6. Evaluasi dan timbal balik karyawan

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM Tentang Pelatihan dan Pengembangan 1. Bagaimana pelatihan diberikan ? 2. Bagaimana program pelatihan dikelola ? 3. Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah pelatihan ? 4. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? 5. Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN KARIER Tujuan perencanaan dan pengembangan karier: Menyelaraskan strategi dan SDM yang dimiliki perusahaan Mengembangkan karyawan yang dapat dipromosikan Mendukung keberagaman tenaga kerja Menurunkan perputaran karyawan Mendukung munculnya potensi karyawan Meningkatkan perkembangan pribadi Mengurangi ketergantungan karyawan terhadap pihak lain dalam pengembangan kariernya 8. Memuaskan kebutuhan karyawan 9. Membantu perencanaan tindakan afirmatif • 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

PENILAIAN KINERJA • Penilaian kinerja karyawan pada dasarnya adalah menghubungkan kinerja karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya dengan standar keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. • Dalam program audit, hal-hal sbb harus ada dalam audit penilaian kinerja karyawan: 1. Tujuan penilaian 2. Instrumen penilaian 3. Petugas penilai 4. Siapa yang dinilai 5. Standar penilaian 6. Waktu penilaian 7. Pelatihan bagi penilai 8. Umpan balik dan implikasi

UNSUR-UNSUR KINERJA 1) FAKTOR KEMAMPUAN (ABILITY): KNOWLEDGE + SKILL 2) FAKTOR MOTIVASI (MOTIVATION): ATTITUDE + STITUATION HUMAN PERFORMANCE = ABILITITY + MOTIVATION P (KINERJA) = A (ABILITIY) X E (EFFORT) X S (SUPPORT)

PRODUKTIVITAS KEMAMPUAN BAWAAN -BAKAT - KETERTARIKAN - FAKTOR KEPRIBADIAN - FAKTOR KEJIAWAAN USAHA YG DILAKUKAN -MOTIVASI - ETIKA KERJA -KEHADIRAN WKT KERJA - RANCANGAN -PEKERJAAN DUKUNGAN -PELATIHAN - PERALATAN -MENGETAHUI HARAPAN - REKAN KERJA YANG PRODUKTIF

KOMPENSASI DAN BALAS JASA • Perusahaan harus memiliki manajemen kompensasi yang dapat mendukung peningkatan kinerja. Tujuannya adalah : 1. Menjalin ikatan kerja formal antara perusahaan dan karyawan 2. Mencapai kepuasan kerja karyawan 3. Merekrut karyawan yang berkualitas 4. Eningkatkan motivasi karyawan 5. Meningkatkan disiplin karyawan 6. Mencegah masuknya serikat pekerja ke dalam perusahaan 7. Menghindari intervensi pemerintah

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM Tentang kompensasi dan manfaat 1. Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal manajerial, staff dan pekerja? 2. Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok? 3. Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan? 4. Apakah uraian jabatan selalu diupdate? 5. Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya? 6. Bagaimana penentuan kenaikan gaji? 7. Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ? 8. Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang berlaku ? 9. Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang berlaku ? 10. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? 11. Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA Gangguan keselamatan dan kesehatan kerja dapat berupa : 1. Kecelakaan kerja 2. Penyakit yang diakibatkann oleh pekerjaan 3. Kehidupan kerja berkualitas rendah 4. Stress pekerjaan 5. Kelelahan kerja

Setelah diketahui penyebabnya, perusahaan dapat menjalankan program keselamatan dan kersehatan kerja, diantaranya : 1. Pemantauan tingkat keselamatan dan kesehatan kerja 2. Mengendalikan stress dan kelelahan kerja 3. Mengembangkan kebijakan kesehatan kerja 4. Menciptakan program kebugaran

KEPUASAN KERJA KARYAWAN Teori mengenai kepuasan kerja karyawan : 1. Teori ketidakpuasan 2. Teori keadilan 3. Teori dua faktor Faktor-faktor penyebab kepuasan kerja : 1. Tempat bekerja yang tepat 2. Pembayaran yang sesuai 3. Organisasi dan manajemen 4. Supervisi yang tepat 5. Pekerjaan yang tepat

AUDIT ATAS PENGURANGAN SDM • Beberapa alasan perusahaan dapat melakukan PHK : 1. TK melakukan mangkir, pelanggaran maupun tindak pidana 2. TK mengundurkan diri 3. Terjadi perubahan struktur perusahaan 4. Perusahaan tutup atau pailit 5. Tenaga kerja masuk masa pensiun

Ada beberapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya : • Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik. • Kuisioner • Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.

• Informasi Eksternal • Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas -aktivitas perusahaan dapat dinilai.

• KASUS PT. Indojewel 1. Kriteria • Tujuan pelatihan adalah untuk meningkatkan ketrampilan karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. • Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi sebesar Rp 1, 75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp 500 miliar untuk membeli peranti lunak termasuk system informasi, yang mengitegrasikan seluruh divisi ke dalam satu rangkaian operasi dan system pelaporan • Pelatihan karyawan bersifat situsional, sesuai dengan permintaan manajer lini dan sesuai dengan anggaran yang tersedia. • tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan dengan jelas dan disosialisasikan ke seluruh manajer lini. Tujuan pelatihan ini adalah untuk: – Meningkatkan ketrampilan karyawan. – Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2, 5 %. – Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya – Menurunkan kecelakaan kerja karywan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggaan karyawan terhadap kerjanya. • Program pelatihan dirumuskan berdasarkan karyawan harus diidentifikasi terhadap kebutuhan pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi: • Penentuan jenis dan bentuk ketrampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu berkontribusi maksimal kepada perusahaan • Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topic pelatihan yang tepat. • Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya. • Melakukan benchmarking pada industry yang sama yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan dan pengembangan.

PENYEBAB • Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan tidak disusun secara periodic bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan. • Laporan biaya kualitas tidak terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan.

Tugas • Tentukanlah akibat didalam temuan audit yang sudah ditentukan kriteria dan penyebabnya tadi. • Susunlah laporan auditnya. .