Manajemen Perangkat Lunak Konsep Manajemen Proyek Oleh Umi

Manajemen Perangkat Lunak Konsep Manajemen Proyek Oleh: Umi Sa’adah Desy Intan Permatasari

Tujuan Perkuliahan • Mahasiswa mampu melakukan mempelajari konsep Proyek dan tahap pengelolaan proyek

PMBOK® GUIDE • Developed by PMI® • By practitioners & academia • The body of knowledge continuously evolving • No single book can contain the entire Project Management Body of Knowledge • PMBOK® Guide identifies a subset of the project recognized as good practices management BOK that is generally

PMBOK® Guide Is Different From A Methodology • This PMBOK® Guide is a foundation upon which organizations can build methodologies, policies, procedures, rules, tools and techniques, and life cycle phases needed to practice project management. AGuide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute Inc. , 2017. Page 2

Manajemen • Dari Kata Manage : Yang Berarti Menata, Merencanakan, Mengatur, Mengendalikan, Mengelola. • Orang yang berkecimpung dalam manajemen disebut sebagai Manager

Proyek Sistem Informasi • Definisi Proyek adalah : Aktivitas/kegiatan yang telah direncanakan untuk diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan didalamnya dialokasikan budgetnya.

Spektrum Manajemen Proyek 1. People (Manusia) 2. Problem (Masalah) 3. Process (Proses)

Spektrum Manajemen Proyek (People/Manusia ) • Peran penting dalam unsur manajemen proyek • Unsur-unsurnya Meliputi 1. Pemain A. Manajer senior Menentukan isu-isu bisnis yang sering memiliki pengaruh penting di dalam proyek. B. Manajer teknik Merencanakan, memotivasi, mengorganisir dan mengontrol sebuah produk atau aplikasi C. Pelaksana Menyampaikan ketrampilan teknik yang diperlukan untuk merekayasa sebuah produk atau aplikasi D. Pelanggan Menentukan jenis kebutuhan bagi perangkat lunak yang akan direkayasa E. Pemakai Akhir Berinteraksi dengan perangkat lunak bila perangkat lunak telah dikeluarkan untuk digunakan

Spektrum Manajemen Proyek (People/Manusia ) 2. Pimpinan Tim A. Mampu melakukan pemecahan masalah B. Mempunyai rasa percaya diri untuk melakukan kontrol terhadap proyek C. Mengoptimasi produktivitas sebuah proyek, Memiliki inisiatif dan prestasi D. Memiliki pengaruh dan mampu membentuk TIM yang solid, serta mampu menguasai diri meskipun berada pada situasi tekanan yang tinggi.

Spektrum Manajemen Proyek (People/Manusia ) 3. Tim Perangkat Lunak Pilihan-pilihan berikut dapat diambil untuk menerapkan sumber daya manusia kepada sebuah proyek yang akan membutuhkan n manusia yang bekerja selama k tahun. A. n Orang mengerjakan tugas-tugas fungsional yang berbeda sebanyak m, yang relatif hanya sedikit saja kombinasi kerja. Koordinasi merupakan tanggung jawab seorang manajer proyek yang mungkin memiliki enam proyek lain yang juga harus dia kerjakan. B. n Orang bertugas mengerjakan tugas-tugas fungsional yang berbeda sebanyak m (m<n) sehingga terbentuk “TIM” informal. Seorang tim ad hoc dapat dipilih. Koordinasi antar tim merupakan tanggung jawab seorang manajer perangkat lunak. C. n Orang diatur didalam t tim, setiap tim bertugas mengerjakan satu tugas fungsional atau lebih, masing-masing tim memiliki sebuah struktur yang spesifik yang ditentukan untuk semua tim yang bekerja dalam sebuah proyek. Koordinasi disini dikontrol baik oleh tim itu sendiri maupun oleh seorang manajer proyek perangkat lunak.

Spektrum Manajemen Proyek (People/Manusia ) • Tiga organisasi tim yang umum A. Demokrasi terdesentralisasi (DD) Tim perekayasa perangkat lunak ini tidak memiliki pemimpin yang permanen. Tetapi koordinator dipilih untuk bertugas didalam durasi waktu yang pendek, yang kemudian diganti oleh yang lain yang mungkin bertugas untuk mengorganisasi tugas-tugas yang berbeda. keputusan terhadap masalah dan pendekatan yang dibuat oleh konsensus kelompok. Komunikasi diantara kelompok bersifat horisontal. B. Terkontrol terdesentralisasi (TD) Tim rekayasa perangkat lunak memiliki pemimpin tertentu yang mengkoordinasi tugas-tugas khusus serta memiliki pemimpin-pemimpin sekunder yang bertanggung jawab atas masalah sub-sub tugas. Pemecahan masalah merupakan aktivitas dari kelompok, tetapi implementasi dari pemecahan masalah dipecah diantara sub-sub kelompok oleh pimpinan tim. Komunikasi antar kelompok dan orang bersifat horisontal, tetapi komunikasi vertikal sepanjang hierarki kontrol juga terjadi disini. C. Terkontrol tersentralisasi (CC) Koordinasi pemecahan masalah tingkat puncak dan internal tim diatur oleh pimpinan tim. Komunikasi antara pimpinan dan anggota tim bersifat vertikal.

Spektrum Manajemen Proyek (People/Manusia ) • 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Tujuh faktor proyek yang harus dipertimbangkan pada saat merencanakan struktur tim perekayasa perangkat lunak, yaitu : Kesulitan masalah yang akan dipecahkan Ukuran program-program resultan pada baris kode atau titik fungsi Waktu tim akan tinggal bersama (umur tim) Tingkat dimana masalah dapat dimodularisasi Kualitas yang diperlukan serta keandalan sistem yang dibangun Kepastian tanggal penyampaian Tingkat sosiabilitas (komunikasi) yang dibutuhkan untuk proyek tersebut

Spektrum Manajemen Proyek (People/Manusia ) • Pengaruh karakteristik proyek pada struktur tim:

Spektrum Manajemen Proyek (People/Manusia ) 4. Masalah koordinasi dan komunikasi • Ada banyak alasan mengapa proyek perangkat lunak menemui kesulitan, yaitu salah satunya usaha pengembangan yang besar, kompleksitas yang besar dan kesulitan dalam mengkoordinasi anggota tim. • Tim perekayasa perangkat lunak harus membangun metode yang efektif untuk mengkoordinasi orang-orang yang mengerjakan pekerjaan tersebut. • Teknik koordinasi proyek yang dikategorikan dalam kelompok berikut. A. Pendekatan impersonal, formal Mencakup penyampaian dokumen rekayasa perangkat lunak (seperti kode sumber), memo-memo teknis, kejadian penting pada proyek, jadwal dan peranti kontrol proyek, kebutuhan akan perubahan dokumentasi yang berhubungan, laporan pelacakan kesalahan, dan data cadangan. B. Prosedur interpersonal, formal Berfokus pada aktivitas jaminan kualitas yang diterapkan kepada produk kerja rekayasa perangkat lunak. Hal ini menyangkut pertemuan status pengkajian serta perancangan dan inspeksi kode. C. Prosedur interpersonal, informal Menyangkut pertemuan kelompok untuk penyebaran informasi dan pemecahan masalah. D. Komunikasi Elektronik Mencakup surat elektronik, papan buletin elektronik, web sites, serta konferensi berbasis video. E. Jaringan interpersonal Diskusi informal dengan orang-orang diluar proyek yang mungkin memiliki pengalaman atau pengetahuan yang dalam yang dapat mendukung anggota tim.

Spektrum Manajemen Proyek (Problem/Masalah ) • Analisis yang mendetail tentang kebutuhan perangkat lunak akan memberikan informasi yang memadai untuk suatu perhitungan, tetapi analisis sering memerlukan waktu berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan, lebih buruk lagi, kebutuhan terkadang berubah-ubah, berubah secara reguler pada saat proyek berjalan, sehingga kita harus memetakan masalah sejak awal dengan detail. • Pemetaan masalah diawali dengan : 1. Ruang Lingkup Ruang lingkup dibatasi dengan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut : A. Konteks : Bagaimana perangkat lunak yang akan dibangun dapat memenuhi sebuah sistem, produk, atau konteks bisnis yang lebih besar, serta batasan apa yang ditentukan sebagai hasil dari konteks tersebut? B. Tujuan informasi : Objek data pelanggan apa yang dihasilkan sebagai data apa yang diperlukan sebagai input? output dari perangkat lunak? Objek C. Fungsi dan unjuk kerja : Fungsi apa yang dilakukan oleh perangkat lunak menjadi ouput? Adakah ciri kerja khusus yang akan ditekankan? untuk mentransformasi input data

Spektrum Manajemen Proyek (Problem/Masalah ) 2. Dekomposisi masalah • Dekomposisi masalah yang sering juga disebut sebagai partitioning(pembagian), merupakan sebuah aktivitas yang mendudukan inti dari analisis kebutuhan perangkat lunak. • Dekomposisi diterapkan pada dua area utama yaitu : A. Fungsionalitas yang harus disampaikan B. Proses yang akan dipakai untuk menyampaikannya. • Manusia cenderung menerapkan sebuah strategi pembagian ketika dihadapkan sebuah masalah yang kompleks. Masalah yang kompleks yang besar, dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil yang dapat dikendalikan. • Sebagai contoh: Anda membuat sebuah software pengolah kata yang baru dengan dilengkapi fasilitas input suara untuk fasilitas edit copy otomatis, maka masalah yang kompleks tersebut harus dibatasi dan diperjelas dengan pertanyaan sebagai berikut, apakah input suara harus dilatih didalam software? , kemampuan khusus apakah yang dipunyai fasilitas edit copy?

Spektrum Manajemen Proyek (Process/Proses) • Fase-fase yang menandai proses perangkat lunak yaitu 1. fase definisi 2. fase pengembangan 3. fase pemeliharaan • Perencanaan proyek dimulai dengan menggabungkan masalah dan proses. Setiap fungsi yang akan direkayasa oleh tim perangkat lunak harus melampaui sejumlah aktivitas kerangka kerja yang telah ditentukan bagi sebuah organisasi perangkat lunak. Misal organisasi sudah mengadopsi serangkaian aktivitas kerangka kerja sebagai berikut : 1. Komunikasi pelanggan : tugas-tugas yang diperlukan untuk membangun komunikasi yang 2. Perencanaan : tugas-tugas yang diperlukan untuk menentukan sumber daya, ketepatan waktu, efektif. dan informasi proyek yang lain. 3. Analisis resiko : tugas-tugas yang diperlukan untuk memperkirakan resiko-resiko manajemen 4. Rekayasa : tugas-tugas yang diperlukan untuk membangun suatu perwakilan aplikasi atau 5. Kontruksi dan rilis : tugas-tugas yang diperlukan untuk membangun, menguji, memasang dan kepada pemakai (seperti dokumentasi dan pelatihan) dan teknis. lebih. memberikan dukungan 6. Evaluasi pelanggan : tugas-tugas yang diperlukan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan dengan didasarkan pada evaluasi representasi perangkat lunak yang diciptakan selama masa rekayasa serta implementasi selama masa instalasi.

Pra Proyek

Pra Proyek èSuatu proyek sistem dimulai dengan adanya masalah atau peluang-peluang untuk meningkatkan bisnis yang sering muncul saat organisasi berdaptasi dengan perubahan. èSemisal pada adaptasi e-commerce, mengharuskan perusahaan untuk mengikuti trend marketing masa kini, dimana bisnis dapat dikembangkan diseluruh dunia. èFasilitas e-banking, persaingan pada dunia perbankan untuk meningkatkan pelayanan jasa untuk nasabahnya. èSekali proyek diajukan, penganalisis sistem bekerja cepat dengan para pembuat keputusan menentukan proyek tersebut layak atau tidak. èJika Proyek disetujui, maka dibuat jadwal kegiatan proyek dengan menggunakan perangkat-perangkat seperti grafik gantt dan diagram Program Evaluation dan Review Techniques (PERT) sehingga proyek tersebut dapat diselesaikan tepat waktu.

Memulai Proyek l Proyek sistem diawali dengan berbagai macam sumber karena beberapa alasan, beberapa proyek yang diajukan akan mengalami beberapa tahap evaluasi. Sedangkan pelaku bisnis mengajukan proyek karena dua alasan utama yaitu : 1. Untuk mengatasi problem. 2. Untuk mengenali peluang bagi peningkatan bisnis melalui upaya peningkatan, perubahan atau penginstalan sistem-sistem baru.

Menyeleksi Proyek • Proyek bisa datang dari berbagai sumber serta untuk berbagai macam alasan. • Kita bisa mengindetifikasi masalah yang dapat memunculkan suatu proyek.

Pertimbangan lain untuk Menyeleksi Proyek 1. Dukungan dari pihak manajemen 2. Penentuan waktu yang tepat 3. Kemungkinan yang besar untuk melakukan upaya-upaya peningkatan guna mencapai tujuan-tujuan organisasional. 4. Sumber dayanya bisa digunakan oleh penganalisis sistem dan organisasi 5. Proyeknya lebih bermanfaat dibandingkan bila organisasi menginvestasikan sumber daya-sumber daya yang dimiliki dengan cara lain.

Pertimbangan lain untuk Menyeleksi Proyek 1. Dukungan dari pihak manajemen Tidak ada satupun yang bisa tercapai tanpa persetujuan dari orang-orang yang membayar segala bentuk pembayaran. Pernyataan ini tidak berarti bahwa anda memiliki sedikit pengaruh secara langsung atas proyek atau orang-orang tertentu dibanding manajemen. Namun dukungan dari pihak manajemen adalah sangat essensial. 2. Penentuan waktu yang tepat Pertanyakan pada diri anda sendiri atau kepada orang lain siapa yang akan terlibat bila bisnis benar mampu membuat komitmen waktu untuk instalasi sistem-sistem baru atau peningkatan bagi sistem yang telah ada. Anda harus mampu mencurahkan semua atau sebagian dari waktu anda. 3. Kemungkinan yang besar untuk melakukan upaya-upaya peningkatan guna mencapai tujuan-tujuan organisasional. Proyek harus menempatkan organisasi sesuai target, tidak justeru menghalanginya dari tujuan-tujuan utama

Pertimbangan lain untuk Menyeleksi Proyek 4. Sumber dayanya bisa digunakan oleh penganalisis sistem dan organisasi. memilih proyek yang bisa dijalankan berkaitan dengan sumber daya yang dimiliki dan kemampuan mereka dalam menjalankan bisnis. Proyek tidak akan gagal karena bidang-bidang keahlian anda, dan anda harus mengenali hal itu. 5. Proyeknya lebih bermanfaat dibandingkan bila organisasi menginvestasikan sumber daya-sumber daya yang dimiliki dengan cara lain. Anda perlu memiliki kesepakatan dasar dengan organisasi mengenai manfaat proyek sistem dalam hubungannya dengan proyek-proyek lain. Ingat bahwa bila suatu bisnis memiliki komitmen terhadap satu proyek, tidak akan ada sumber daya yang tersedia untuk proyek-proyek yang lain. Hal ini sangat berguna untuk mengamati semua proyek yang memungkinkan saat bersaing dalam hal sumber daya waktu, uang dan orang.

Menentukan kelayakan • • 1. 2. 3. • Perlu ditentukan apakah proyek-proyek yang dipilih layak atau tidak. • Biasanya penganalisis mewancarai orang-orang yang meminta bantuan dan orang-orang yang terkait secara langsung dengan proses pembuat keputusan, yakni pihak manajemen. • Meski penting untuk menyelesaikan masalah secara benar, penganalisis tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk melakukan uji kelayakan, karena masih banyak proyek lain yang harus dijalankan. • Studi kelayakan harus efisien dalam hal waktu dan memerlukan pelaksanaan tindakan tertentu dalam waktu singkat. Kelayakan sistem proyek hanya bisa ditetapkan lewat 3 kriteria khusus yaitu : Operasional Teknis Ekonomis Data-data untuk studi kelayakan bisa dikumpulkan melalui wawancara, jenis wawancara yang diperlukan disesuaikan dengan problem dan peluang yang ada.

Menentukan kelayakan 1. • • 2. • • 3. • • • Kelayakan operasional Apakah sistem tersebut bisa beroperasi setelah diinstall Apakah sistem tersebut akan dipergunakan Kelayakan Teknis. Memberi nilai tambah bagi sistem yang ada. Teknologi yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Kelayakan ekonomis Waktu yang dibutuhkan untuk penganalisis sistem. Biaya studi sistem Biaya waktu pekerja untuk studi yang dilakukan Perkiraan biaya perangkat keras. Biaya pengembangan paket perangkat lunak dan perangkat keras.

Menentukan tujuan • Penganalisis sistem bertindak sebagai katalisator dan ahli pendukung. Utamanya ia harus mampu melihat proses-proses apa yang perlu ditingkatkan. Peluang bisa diperoleh saat mengobservasi masalah. Bagi orang-orang tertentu, krisis bisa berarti peluang, bagi seorang penganalisis sistem, problem yang menggangu seorang manajer bisa diubah menjadi peluang untuk kemajuan. • Kemajuan bagi sistem bisa didefinisikan sebagai suatu perubahan yang akan menghasilkan keuntungan yang bermanfaat, kemungkinan-kemungkinan upaya peningkatan diantaranya : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Mempercepat proses Mempersingkat proses dengan mengurangi tahap-tahap yang tidak diperlukan. Menggabungkan lebih dari satu macam proses. Mengurangi kesalahan di dalam input dengan mengubah bentuk dan tampilan layar. Mengurangi penyimpanan yang berlebihan. Mengurangi output yang berlebihan. Meningkatkan integrasi sistem dengan sub sistem.

Menentukan tujuan • 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Tujuan umum dalam suatu proyek bagi perusahaan Upaya meningkatkan keuntungan perusahaan. Mendukung strategi kompetitif organisasi. Meningkatkan kerjasama dengan para vendor dan patner perusahaan. Meningkatkan dukungan operasi-operasi internal sehingga barang dan jasa bisa diproduksi dengan efektif dan efisien. Meningkatkan dukungan keputusan internal sehingga keputusan yang dihasilkan lebih efektif Meningkatkan mutu layanan bagi konsumen. Meningkatkan moral pegawai.

Kegiatan perencanaan dan pengontrolan • Analisis dan perancangan sistem melibatkan berbagai jenis kegiatan yang bersama-sama membentuk suatu proyek. • Penganalisis sistem harus mengelola proyek dengan hati-hati bila proyek tersebut berhasil didapatkan. Manajemen proyek mencakup tugas-tugas perencanaan dan pengontrolan secara umum. • Perencanaan meliputi semua kegiatan yang diperlukan untuk menyeleksi tim, penganalisis sistem, menetapkan anggota tim yang sesuai untuk proyek-proyek tertentu, memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas, dan membuat jadwal proyek sehingga tugas-tugas bisa diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. • Pengontrolan berarti menggunakan umpan balik untuk memonitor proyek, meliputi, membuat perbandingan antara rencana proyek dengan hasil aktual. Selain itu pengontrolan berarti mengambil tindakan yang tepat untuk mempercepat atau membuat jadwal ulang kegiatan-kegiatan yang perlu diselesaikan tepat waktu sekaligus memotivasi anggota tim untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

Memperkirakan waktu yang diperlukan Keputusan pertama penganalisis sistem adalah menentukan jumlah detail-detail yang membentuk aktivitas. • Penganalisis sistem memulai sebuah proyek yang terbagi kedalam tiga fase utama yaitu : 1. Analisis 2. Perancangan 3. Penerapan •

Fase Utama Proyek

Fase Analisis • Dalam langkah-langkah yang berurutan tersebut penganalisis sistem harus mempertimbangkan setiap tugas-tugas ini dan memerinci sedemikian rupa sehingga perencanaan dan penjadwalan bisa dilakukan. • Berikut adalah Detail untuk fase analisis.

Fase Analisis • Kadang-kadang bagian yang paling sulit dari perencanaan proyek adalah langkah memperkirakan waktu yang diambil untuk menyelesaikan setiap tugas atau kegiatan. Saat memeriksa alasan-alasan tentang keterlambatan atas suatu proyek tertentu, anggota tim proyek menyebutkan perkiraan jadwal yang keliru sehingga menghambat keberhasilan dari sebuah proyek. Disini pentingnya pengalaman untuk memperkirakan waktu yang diperlukan, dan penganalisis sistem harus mempunyai pengalaman ini.

Soal Latihan • Jelaskan spectrum manajemen proyek ! • Jelaskan tahap apa saja yang dilakukan untuk menyeleksi proyek !

Referensi • Rifiana Arief, SKom, MMSI • John J. Rakos & Associates Consultants, Ltd, Software Project Management for Small to Medium Sized Projects • David L. Olson, David Olson, Introduction to Information Systems Project Management • James Cadle, Donald Yeates, Project Management for Information Systems (4 th Edition) • John Mc. Manus, Trevor Wood-Harper, Information Systems Project Management: Methods, Tools and Techniques