Manajemen Pengadaan SE 3773 Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Manajemen Pengadaan SE 3773 Manajemen Proyek Teknologi Informasi *Imelda Atastina* *editted by APK* SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 1

Tujuan Paparan • Memahami pentingnya Manajemen Pengadaan dalam Proyek TI • Memahami proses-proses yang dilakukan dalam Manajemen Pengadaan • Memahami alat dan teknik yang dapat digunakan dalam melakukan Manajemen Pengadaan • Memahami gambaran isi dokumen yang diperlukan dalam Manajemen Pengadaan SE 3773 MPTI – Pengadaan -IMD 2

Definisi • Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi • Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya” SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 3

Tahapan Manajemen Pengadaan 1. 2. 3. 4. 5. 6. Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan Perencanaan kontrak kerja sama Permintaan respon dari distributor Memilih Distributor Administrasi kontrak kerja sama Penutupan kontrak SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 4

Tinjauan Umum Manajemen Pengadaan PI 3163 MPTI_D 3 IMD 5

Perencanaan Pengadaan • Berupa identifikasi kebutuhan proyek mana yang dapat dipenuhi oleh produk/ layanan dari luar organisasi. • Meliputi penentuan: – – – whether to procure how to procure what to procure how much to procure when to procure PI 3163 MPTI_D 3 IMD 6

Rencana Manajemen Pengadaan Informasi yang terkandung di dalamnya : • Panduan tipe kontrak • Template dokumen-dokumen manajemen pengadaan ( mis RFP, SOW, dsb) • Panduan struktur WBS bagi supplier • Peran dan tanggung jawab tim proyek • Panduan estimasi independen untuk mengevaluasi penjual/distributor • Saran dalam mengelola multiple providers SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 7

Rencana Manajemen Pengadaan(2) • Proses untuk koordinasi keputusan pengadaan • Hambatan dan asumsi berkaitan dengan pembelanjaan dan pengadaan • Waktu terawal untuk belanja • Strategi menghambat resiko dalam pembelanjaan • Tuntunan untuk mengidentifikasi prequalified supplier • Parameter pengadaan untuk menilai penjual dan pengelolaan kontrak SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 8

Alat dan Teknik dalam Perencanaan Belanja dan Pengadaan • • • Make or Buy Analysis Expert Judgement Types of Contract Procurement Management Plan Contract Statement of Work ( SOW ) SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 9

Make or Buy Analysis • Adalah teknik untuk menentukan apakah produk atau servis tertentu dibuat atau dilakukan dalam organisasi atau dibeli saja dari pihak ketiga. • Seringkali melibatkan analisis keuangan. • Tools lainnya : expert judgement, tipe kontrak , dsb SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 10

Contoh Make-or Buy Analysis • Misalkan anda dapat menyewa sbh benda $150/hari. Untuk membeli benda tsb, diperlukan investasi sebesar $1, 000, dgn biaya harian $50/hari. • Berapa lama anda dapat menyewa jika mengeluarkan dana sebesar biaya jika anda membeli ? • Jk barang yang dimaksud hanya untuk 12 hari apakah memang perlu membeli atau cukup menyewa? SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 11

Solusi Make-or Buy • Mis d adalah jumlah hari penggunaan barang $150 d = $1, 000 + $50 d • Maka: – Kurangi $50 d dari kedua sisi $100 d = $1, 000 – Keduanya bagi dengan $100 d = 10 hari • Biaya yang tersedia hanya cukup untuk menyewa selama 10 hari • Jk barang tsb diperlukan 12 hari maka lebih ekonomis jika barang tsb dibeli SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 12

Pentingnya Outsource • Untuk mereduksi biaya • Agar organisasi dapat tetap fokus pada bisnis utamanya • Mempermudah akses keterampilan dan teknologi • Memberikan fleksibilitas • Meningkatkan akuntabilitas SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 13

Types of Contracts • • Fixed Price ( Lump-sum) contracts Cost-reimbursable contracts (CPIF, CPFF, CPPC) Time and material contracts Unit price contracts Cat : dalam setiap kontrak sebaiknya ada termination clause SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 14

Contract Types Versus Risk SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 15

Statement of Work (SOW) • Adalah deskripsi pekerjaan yang dibutuhkan dalam proses pengadaan • SOW yang baik memberikan kesempatan bagi penawar untuk memahami dengan baik apa harapan dari pembeli (pelaku proyek), shg penawar dapat menilai apakah dirinya mampu memenuhi kebutuhan pembeli/tidak SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 16

Statement of Work (SOW) Template I. III. IV. V. VII. Scope of work: Describe the work to be done to detail. Specify the hw and sw involved and the exact nature of the work. Location of work: Describe where the work must be performed. Specify the location of hw and sw and where the prople must perform the work. Period of performance: Specify when the work is expected to start and end, working hours, number of hours that can be billed per week, where the work must be performed, and related schedule information. Deliverables schedule: List specific deliverables, describe them in detail, and specify when they are due. Applicable standards: Specify any company or industry-specific standards that are relevant to perform the work. Acceptance criteria: Describe how the buyer organization will determine if the work is acceptable Special requirements: Specify any special requirements such as hw or sw certifications, minimum degree or experience level of personnel, travel requirements, and so on. SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 17

RFP & RFQ • Request for Proprosal Dokumen yang digunakan untuk mencari/mendapatkan proposal dari supplier yang prospektif ( berbagai cara untuk melakukan pengadaan) • Request for Quote Dokumen yang digunakan untuk mendapatkan penawaran dari supplier yang prospektif (ketetapan harga) SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 18

RFP Outline SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 19

Proposal Evaluation Sheet SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 20

Detailed Criteria for Selecting Suppliers SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 21

Administrasi Kontrak • Administrasi Kontrak dilakukan dalam rangka penjaminan bahwa kinerja distributor(penjual) akan memenuhi kebutuhan kontrak yang disepakati • Kontrak adalah hubungan legal (formal) yang tertulis • Mengabaikan kontrak akan dapat menyebabkan masalah besar kelak SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 22

Penutupan Kotrak • Yang harus dilakukan saat penutupan kontrak – Verifikasi produk untuk memeriksa apakah semua pekerjaan sudah diselesaikan dengan baik, benar dan memuaskan – Aktivitas administratif untuk memperbaharui catatan yang ada sebagai hasil akhir – Membuat arsip sebagai informasi untuk masa yad • Audit Pengadaan untuk mengidentifikasi pengetahuan bagi proses pengadaan selanjutnya SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 23

Ringkasan Proses Manajemen Pengadaan SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 24

TERIMA KASIH 25