PERTEMUAN 1 PROYEK DAN MANAJEMEN PROYEK 1 PROYEK

PERTEMUAN - 1 PROYEK DAN MANAJEMEN PROYEK 1

PROYEK DAN MANAJEMEN PROYEK 2

TUJUAN KULIAH PROYEK MANAJEMEN PROYEK Peserta memahami PROYEK & LINGKUNGANNYA PMBOK PROFESI MANAJER PROYEK 3

PROYEK EFISIEN ? MANAJEMEN / PENGELOLAAN EFEKTIF SUKSES 4

PROYEK 5

PROYEK § PROYEK: Usaha dalam waktu yang terbatas untuk mencapai tujuan /hasil tertentu (produk/jasa) § Umumnya proyek melibatkan banyak orang seringkali dari berbagai bidang ilmu yang kegiatannya saling terkait 6

JENIS KEGIATAN PROYEK Kegiatan untuk menghasilkan produk proyek Kegiatan yang menjamin produk proyek selesai sesuai persyaratan yang ditetapkan, terutama dalam hal : Cakupan, Waktu, Biaya, Mutu. 7

PRODUK PROYEK Produk antara Diserahkan sesuai jadwal sebelum proyek selesai Contoh: § Hasil survei § Hasil analisis § Rancangan. Produk akhir Diserahkan pada akhir proyek. Contoh: § P/K dan jaringan terpasang § Sistem aplikasi terpasang, § Panduan bagi pengguna § Dokumentasi teknis sistem 8

Kegiatan untuk menghasilkan produk proyek berupa perangkat lunak, dilakukan oleh tim proyek, mengikuti metodologi yang dipakai. Contoh kegiatan: § Survei pendahuluan § Analisis sistem § Desain (perancangan) sistem § Konstruksi (Implementasi dari desain: pemrograman dll) § Pengujian § Implementasi (penggunaan) & pemeliharaan sistem 9

Kegiatan untuk menjamin produk proyek selesai sesuai persyaratan, § Dilakukan dalam manajemen proyek § Produk kegiatan ini misalnya adalah: § Rencana proyek § Laporan Pendahuluan § Laporan kemajuan (progress) proyek § dll 10

SIFAT PROYEK § Sasaran unik. § Berlangsung sementara. § Perlu sumber daya dari berbagai bidang, baik dari dalam maupun dari luar organisasi o Personil, perangkat keras, perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi, dll § Punya sponsor utama / pelanggan, yang: o menjadi penentu sasaran proyek o menjadi penentu dalam hal finansial 11

§ Proyek mengandung ketidakpastian. Lingkungan proyek bisa berubah dan proyek harus merespon perubahan tersebut. o Pergeseran sasaran proyek: misalnya karena waktu penetapan sasaran proyek, pihak yang menetapkan sasaran ini belum secara jelas memahami strategi sistem informasi o Perubahan peraturan yang berasal dari stakeholder organisasi IF 015 – 3 SKS 12

§ Proyek memiliki KENDALA (sesuatu yang berasal dari/ditentukan oleh pihak di luar proyek) o Dana/sumber daya dalam hal jumlah dan ketersediaannya o Waktu pelaksanaan o Cakupan MANAJER PROYEK mengelola proyek dengan 3 kendala tersebut IF 015 – 3 SKS 13

STAKEHOLDER PROYEK (PEMANGKU KEPENTINGAN) Pihak yang terlibat dalam kegiatan proyek atau yang terkena dampak kegiatan ataupun hasil proyek, seperti: --> --> Sponsor --> Tim proyek Calon pengguna hasil proyek --> Pelanggan Staf pendukung --> Pemasok Pihak yg tidak /kurang setuju proyek Manajer proyek perlu menjalin hubungan baik dengan para stakeholder (pemangku kepentingan) IF 015 – 3 SKS 14

PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI FAKTA MASALAH PADA PROYEK T. I. § Anggaran membengkak § Waktu pelaksanaan lewat jadwal Masa pra penggunaan manajemen proyek: § 31 % gagal ditengah jalan § 16, 2 % sukses IF 015 – 3 SKS 15

FAKTOR UTAMA TIMBULNYA MASALAH (Jim Johnson) 1. Kurangnya masukan dari pengguna 2. Kebutuhan dan spesifikasinya tidak lengkap 3. Kebutuhan dan spesifikasinya berubah 4. Kurangnya dukungan eksekutif 5. Kurang kompeten dalam teknologi 6. Kekurangan sumberdaya 7. Harapan terlalu tinggi 8. Sasaran tidak jelas 9. Waktu terlalu singkat 10. Menggunakan teknologi baru IF 015 – 3 SKS 16

MENINGKATKAN MASUKAN DARI PENGGUNA § Seleksi proyek bagus, dan jelas sponsornya, serta sponsor dapat cepat menerima informasi § Pengguna dijadikan anggota tim § Pertemuan reguler proyek dengan pengguna § Pelaporan reguler dan tepat waktu § Lokasi pengembang sistem ‘dekat’ dengan pengguna IF 015 – 3 SKS 17

KEDUDUKAN PROYEK INTERNAL DALAM ORGANISASI IF 015 – 3 SKS 18

ORGANISASI FUNGSIONAL Proyek ditangani lewat koordinasi manajer fungsional DIREKTUR PELAKSANA (CHIEF EXECUTIVE) MANAJER FUNGSIONAL KOORDINASI PROYEK MANAJER FUNGSIONAL STAF STAF STAF IF 015 – 3 SKS 19

ORGANISASI PROYEK Proyek ditangani lewat koordinasi manajer proyek DIREKTUR PELAKSANA (CEO) MANAJER PROYEK KOORDINASI PROYEK MANAJER PROYEK STAF STAF STAF IF 015 – 3 SKS 20

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL STAF STAF STAF IF 015 – 3 SKS KOORDINASI PROYEK 21

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS SEIMBANG DIREKTUR PELAKSANA (CEO) MANAJER FUNGSIONAL STAF STAF MANAJER PROY STAF IF 015 – 3 SKS KOORDI -NASI PROYEK 22

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUAT DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL MANAJER PROYEK -PROYEK STAF MAN. PROYEK STAF MAN. PROYEK KOORDINASI PROYEK B IF 015 – 3 SKS KOORDINASI PROYEK A 23

PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROYEK Karakteristik proyek Otoritas % Personil organisasi yg full time di proyek Tipe organisasi Fungsional Tak ada s. d rendah Matriks lemah Terbatas Matriks seimbang Matriks kuat Proyek Rendah s. d Sedang s. d Tinggi s. d sedang penuh tinggi - 0 – 25 % 15% – 60% 50 % – 95 % 85 % -100 % Peran manajer proyek Tdk penuh Waktu Penuh waktu Sebutan manajer proyek Koord. / Pimpinan proyek Manajer proyek/ program Staf administrasi Tdk penuh waktu IF 015 – 3 SKS Tdk penuh waktu Penuh waktu 24

MANAJEMEN PROYEK IF 015 – 3 SKS 25

HARAPAN: § Hubungan dg pelanggan lebih baik § Selesai lebih cepat § Biaya rendah § Kualitas tinggi PROYEK PERLU DIKELOLA DENGAN BAIK § Produktivitas meningkat § Koordinasi meningkat § Moral tim meningkat IF 015 – 3 SKS BAGAIMANA ? ? ? 26

MANAJEMEN PROYEK PMBOK (2008): Penerapan pengetahuan, ketrampilan, piranti, dan teknik dalam kegiatan proyek untuk memberikan hasil yang memenuhi kebutuhan/ persyaratan stakeholder proyek atau bahkan melampauinya Stakeholder = pemangku kepentingan PMBOK= project management body of knowledge IF 015 – 3 SKS 27

PROYEK vs OPERASI ORGANISASI Persamaan: § Punya sasaran § Sumber daya terbatas § Punya rencana dan anggaran biaya Perbedaan: Proyek Kegiatan Unik, tidak berulang Pola waktu Sementara Fokus Integrasi berbagai kegiatan pelaksanaan dan sumber daya IF 015 – 3 SKS Kegiatan operasi Berulang Terus menerus Sebagai kegiatan sehari-hari 28

BEBERAPA KONSEP MANAJEMEN UMUM IF 015 – 3 SKS 29

PERSONIL ORGANISASI MANAJER: - Manajer puncak - Manajer madya - Manajer bawah PELAKSANA TEKNIS: - Pelaksana Produksi - Pelaksana administratif IF 015 – 3 SKS 30

FUNGSI-FUNGSI MANAJERIAL PERENCANAAN Menyusun kegiatan dengan seluruh kebutuhannya untuk mencapai tujuan tertentu PENGORGANISASIAN Menyusun organisasi dengan tugas, fungsi, dan hubungan antar komponen untuk melaksanakan pencapaian tujuan PENEMPATAN PERSONIL Menetapkan personil yang tepat dalam struktur organisasi PENGARAHAN PENGAWASAN Melakukan kegiatan yang senantiasa memberikan arah bagi organisasi dan komponennya Melakukan monitoring, membandingkan hasil monitoring dg rencana/standar, melakukan tindakan korektif dan preventif 31 IF 015 – 3 SKS

PERAN MANAJERIAL (Mintzberg) 1. Peran interpersonal § Figurehead : kegiatan seremonial § Leader : memotivasi § Liaison : mewakili dalam urusan bisnis 2. Peran informasional § Monitor : memantau kinerja § Disseminator : mendistibusikan informasi § Spokesperson : juru bicara, keluar 3. Peran keputusan § Entrepreneur : peningkatan sesuai kebutuhan § Disturbance handler: menangani gangguan § Resource allocator : mengalokasikan sumberdaya § Negotiator : melakukan negosiasi internal & eksternal IF 015 – 3 SKS 32

Manajemen proyek & disiplin ilmu lain Pengetahuan dan keterampilan manajer proyek PENGETAHUAN & PRAKTEK MANAJEMEN PROYEK LING PRO KUNG YEK AN N A U TAH EK E G PEN PRAKT N DAN AJEME N MA M U UM IF 015 – 3 SKS KSI A R INTE TAR AN NIL O S PER PEN GE S T AT AN TAHU UR DA AN R D AN, BI A AP DANGN LIK AS I 33

PROYEK DAN LINGKUNGANNYA IF 015 – 3 SKS 34

PROYEK SEBAGAI SISTEM § Lingkungan proyek adalah organisasi, sehingga isyu-isyu bisnis dan organisasional perlu diintegrasikan dalam penyusunan rencana proyek § Manajer proyek perlu memahami proyek secara holistik § Proyek punya komponen-komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. § Merupakan sistem yang tidak sepenuhnya tertutup, melakukan pertukaran dengan lingkungannya IF 015 – 3 SKS 35

TIPE ORGANISASI BERDASARKAN PENANGANAN PROYEK 1. Organisasi berbasis proyek § Sebagian besar operasinya dikelola secara proyek § Organisasi menerima penghasilan karena mengerjakan proyek untuk organisasi lain § Organisasi mengadopsi pengelolaan secara proyek bagi sebagian besar operasi internalnya. 2. Organisasi yang tidak berbasis proyek. § Organisasi jarang melaksanakan proyek. Pada tipe ini (misalnya, manufaktur, jasa finansial, dsb), manajemen proyek tidak mudah. IF 015 – 3 SKS 36

PROYEK & PEMBERI PEKERJAAN (sumber dana = pemberi pekerjaan) ORGANISASI PEMBERI PEKERJAAN DANA : d • Kewenangan • Dana • Sumberdaya TIM PROYEK PENGAWASAN LAPORAN ORGANISASI PELAKSANA PEKERJAAN • Kewenangan ORGANISASI PROYEK • Dana: dd < d • SDM • Peralatan • Sumberdaya lain • SDM • Peralatan PEMASOK IF 015 – 3 SKS 37

PROYEK & PEMBERI PEKERJAAN DA dd NA d> : d (sumber dana = bukan pemberi pekerjaan) ORGANISASI PEMBERI PEKERJAAN DANA : d • Kewenangan • Dana • Sumberdaya TIM PROYEK PENGAWASAN LAPORAN ORGANISASI PELAKSANA PEKERJAAN • Kewenangan ORGANISASI PROYEK • Dana: dd < d • SDM • Peralatan • Sumberdaya lain • SDM • Peralatan ORGANISASI SUMBER DANA PEMASOK IF 015 – 3 SKS 38

PROYEK & PEMBERI PEKERJAAN (sumber dana = bukan pemberi pekerjaan, dana disalurkan langsung ke pelaksana) ORGANISASI PEMBERI PEKERJAAN • Kewenangan • Dana • Sumberdaya TIM PROYEK PENGAWASAN LAPORAN ORGANISASI PELAKSANA PEKERJAAN ORGANISASI PROYEK • SDM • Peralatan NA DA N A OR P LA d ORGANISASI SUMBER DANA • Kewenangan • Dana: dd < d • SDM • Peralatan • Sumberdaya lain PEMASOK IF 015 – 3 SKS 39

PMI PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE INSTITUTE (PMBOK) IF 015 – 3 SKS 40

IF 015 – 3 SKS 41

PMBOK § Mencakup 10 bidang pengetahuan (knowledge areas) § Pada masing-masing knowledge area, ada beberapa proses yang perlu dilaksanakan. § Proses-proses tsb dikelompokkan menjadi : 1. 2. 3. 4. 5. Kelompok proses memulai Kelompok proses merencanakan Kelompok proses melaksanakan Kelompok proses memonitor & mengontrol Kelompok proses menutup proyek IF 015 – 3 SKS 42

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK MENUTUP PROYEK MEMONITOR & MENGONTROL PROYEK MELAKSANAAN PROYEK MERENCANAKAN PROYEK MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK WAKTU AWAL PROYEK IF 015 – 3 SKS AKHIR PROYEK 43

Kelompok proses Sumber: A Guide to PMBOK, PMI, 2008 IF 015 – 3 SKS 44

INTENSITAS KEGIATAN KELOMPOK PROSES MELAKSANAKAN INTENSITAS KEGIATAN KELOMPOK PROSES MERENCANAKAN KELOMPOK PROSES MEMULAI KELOMPOK PROSES MENUTUP KELOMPOK PROSES MEMONITOR & MENGONTROL AWAL FASE WAKTU IF 015 – 3 SKS AKHIR FASE 45

PROYEK SEBAGAI RANGKAIAN FASE Manajer proyek dapat memandang proyek sebagai serangkaian fase-fase yang terkait untuk menghasilkan produk proyek. IF 015 – 3 SKS 46

PMI Project Management Institute § Organisasi internasional bagi para manajer proyek § Menerbitkan sertifikat ‘Project Manager Professional’ (PMP). § Mendefinisikan Project Management Body of Knowledge (PMBOK) IF 015 – 3 SKS 47

SIKLUS HIDUP PRODUK § Kegiatan dalam proyek yang terkait dengan produk proyek, mengikuti Siklus Hidup Produk § Sifatnya bervariasi, tergantung produk proyek IF 015 – 3 SKS 48

KONDISI AGAR PROYEK SUKSES (Standish group, 2001) 1. 2. 3. 4. 5. 6. Eksekutif mendukung Pengguna terlibat Manajer proyek berpengalaman Sasaran bisnis jelas Lingkup sempit Infrastruktur perangkat lunak baku (berstandar) 7. Kebutuhan dasar tetap 8. Metodologi formal 9. Estimasi andal. IF 015 – 3 SKS 49

MANAJER PROYEK § Manajer proyek merupakan profesi dalam manajemen proyek § Kemahiran dalam manajemen organisasi tidak lagi mencukupi untuk mengelola proyek yang semakin rumit, dengan jadwal dan sumber daya yang kritis. IF 015 – 3 SKS 50

KARAKTER MANAJER PROYEK YG EFEKTIF (Zimmerman & Yasin) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Menjadi teladan Visionaris Kompeten secara teknis Dapat mengambil keputusan Komunikator yang baik Motivator yang baik Menemui manajemen puncak bila perlu 8. Mendukung anggota tim IF 015 – 3 SKS 9. Mendorong ide baru 51

TUGAS § Buat kelompok tugas, MAKSIMAL 3 ORANG, setidaknya ada 1 laptop (install perangkat lunak yang mendukung manajemen proyek) § Tentukan nama sebuah proyek perangkat lunak untuk tugas sepanjang semester § Duduk berkelompok dalam kuliah selanjutnya sehingga mudah berkomunikasi/ bekerjasama § Diskusikan kenapa proyek tersebut perlu dilaksanakan IF 015 – 3 SKS 52

Akhir Materi Pertemuan ke-1 IF 015 – 3 SKS 53