MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI PERTEMUAN

MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

PERTEMUAN - 2 MENYUSUN PROPOSAL PROYEK

BAHASAN § Dasar-dasar penyusunan proposal proyek § Workshop: Menyusun proposal proyek 3

PROYEK INTERNAL: Hasil proyek digunakan perusahaan / organisasi sendiri PROYEK EKSTERNAL: Hasil proyek digunakan perusahaan / organisasi lain 4

PROPOSAL UNTUK PROYEK S. I. INTERNAL § Pengertian: Usulan formal pembangunan S. I untuk memenuhi kebutuhan unit kerja dalam menjalankan fungsinya mendukung tercapainya tujuan organisasi § Proposal mendefinisikan: o Apa yang akan dilakukan o Kebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhi o Bagaimana hasil proyek akan mendukung strategi 5

PROPOSAL UNTUK PROYEK INTERNAL § Proposal memuat business case § Format sebaiknya baku, menggunakan template 6

Contoh Template Usulan Proyek Internal 1. Nama Proyek: 2. Tanggal pengajuan: 3. Pengusul / sponsor dengan cara untuk kontak: 4. Persetujuan: (diisi dg yang menyetujui dan tgl persetujuan) 5. Masalah bisnis atau kebutuhan (diisi dengan 7

Contoh Template Usulan Proyek Internal (lanj) 6. Tujuan dan sasaran proyek serta kaitannya dengan strategi dan sasaran organisasi 7. Solusi yang diusulkan: (alternatif solusi, dan penjelasan dasar pemilihan solusi yang diusulkan untuk dijadikan proyek) 8. Hasil yang diharapkan: (dampak /outcome proyek) 8

Anggaran dan Sumberdaya JENIS BIAYA PEMBANGUNAN BIAYA TAHUNAN CATATAN Perangkat Keras ? ? ? Perangkat Lunak ? ? ? Supplies ? ? ? Pelatihan ? ? ? Konsultansi ? ? ? Lain-lain: ? ? ? JUMLAH Estimasi sumberdaya / personil Analis ? ? ? Jam Programmer Jam Jam SDM lain Jam Layanan konsultan Jam 9

PROYEK EKSTERNAL (dari instansi lain) LEWAT PELELANGAN (TENDER) IF 015 – 3 SKS 10

PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT UNTUK PEKERJAAN TI/SI PEMILIK PEKERJAAN KONSULTAN Menyiapkan dokumen pelelangan (KAK, RKS) dan dasar penilaian harga (HPS) Pengumuman penawaran pekerjaan di media Mendaftarkan sebagai peserta, Menyerahkan Dokumen Prakualifikasi Seleksi Prakualifikasi, menghasilkan Daftar Pendek Konsultan yang berhak mengikuti seleksi proposal Menerima dokumen pelelangan (KAK) dan undangan penjelasan (aanwijzing) Menyelenggarakan penjelasan Penilaian Proposal admin dan teknis; Pembukaan proposal biaya; penentuan pemenang Menyusun dan menyerahkan • Proposal administrasi • Proposal Teknis • Proposal Biaya PENANDATANGANAN KERJA SAMA (KONTRAK) IF 015 PERJANJIAN – 3 SKS 11

MUATAN PROPOSAL/USULAN ADMINISTRASI 1. Surat penawaran (bermaterei), sesuai contoh pada RKS 2. Surat pernyataan IF 015 – 3 SKS 12

Contoh MUATAN USULAN TEKNIS 1. PENDAHULUAN 2. PENGALAMAN PERUSAHAAN 3. PEMAHAMAN KAK 4. TANGGAPAN TERHADAP KAK 9. TENAGA AHLI DAN TANGGUNG JAWABNYA 10. JADUAL PENUGASAN TENAGA AHLI 5. APRESIASI INOVASI 11. ORGANISASI PELAKSANAAN PEKERJAAN 6. PENDEKATAN DAN METODOLOGI 12. LAPORAN 13. STAF PENDUKUNG 7. RENCANA KERJA 8. JADUAL PELAKSANAAN PEKERJAAN IF 015 – 3 SKS 14. FASILITAS PENDUKUNG 15. PENUTUP 13

Lampiran Usulan Teknis 1. Dokumen pendukung. 2. Daftar riwayat hidup & kelengkapannya. 3. Lain-lain sesuai persyaratan yang dimuat di RKS (Rencana Kerja dan Syarat) IF 015 – 3 SKS 14

MUATAN USULAN BIAYA Usulan biaya umumnya terdiri dari 3 komponen: 1. Biaya langsung personil 2. Biaya langsung non personil 3. Rekapitulasi § Format sesuai template yang diberikan dalam file. xls § Nilai total tidak boleh melebihi nilai yang disebutkan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK) IF 015 – 3 SKS 15

CONTOH STRUKTUR PROPOSAL PROYEK EKSTERNAL SEDERHANA 1. Pendahuluan 2. Pengalaman Perusahaan 3. Pemahaman K. A. K 4. Pendekatan dan Metodologi 5. Rencana Kerja 6. Jadual Pelaksanaan 7. Tenaga Ahli dan Tanggung Jawabnya 8. Jadual Penugasan Tenaga Ahli 9. Organisasi Pelaksanaan 10. Laporan 11. Staf Pendukung 12. Fasilitas Pendukung 13. Penutup Lampiran 16

DOKUMEN TERKAIT PENGADAAN § KAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms of Reference) § RKS: Rencana Kerja dan Syarat § HPS: Harga Perkiraan Sendiri IF 015 – 3 SKS 17

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) TERMS OF REFERENCE (TOR) Memuat pedoman untuk menyusun proposal penawaran 1. Latar Belakang 2. Maksud dan Tujuan 3. Sasaran 4. Nama dan organisasi dari pejabat pembuat komitmen 5. Sumber pendanaan 6. Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas penunjang, serta alih pengetahuan 7. Jangka waktu pelaksanaan 8. Tenaga ahli 9. Luaran / Serahan 10. Laporan IF 015 – 3 SKS 18

RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS) 1. Umum 2. Addendum Dokumen Seleksi 3. Penyusunan, Penyampaian, dan Pembukaan Dokumen Penawaran 4. Kriteria dan Tata Cara Penilaian Dokumen Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi , Evaluasi Teknis, ) IF 015 – 3 SKS 19

HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) § Disiapkan instansi pemberi pekerjaan § Merupakan dasar penilaian layak tidaknya biaya yang diusulkan konsultan § Menggunakan patokan biaya (misalnya yang diterbitkan INKINDO atau asosiasi lain), bervariasi sesuai indeks daerah. IF 015 – 3 SKS 20

Tugas (kelompok) § Buatlah usulan (proposal) proyek internal § Gunakan referensi dari internet. Sepakati sub judul yang akan dipakai, dan sepakati juga inti muatan masing-masing sub judul § Untuk usulan biaya, bisa menggunakan template xls yang sudah diberikan. Waspadai nilai totalnya. IF 015 – 3 SKS 21

KE MATERI SELANJUTNYA IF 015 – 3 SKS 22