MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI PERTEMUAN

MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

PERTEMUAN - 4 MENYUSUN RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK 2

BAHASAN § Cakupan proyek § Rencana manajemen cakupan proyek § Pernyataan cakupan proyek § Work breakdown structure MPPL IF 015 3 SKS 3

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK MENUTUP PROYEK MEMONITOR DAN MENGAWASI PROYEK MELAKSANAKAN PROYEK MERENCANAKAN PROYEK MEMULAI PROYEK BA HA SA N LAHIRNYA PROYEK MPPL IF 015 WAKTU 3 SKS 4

MPPL IF 015 3 SKS 5

CAKUPAN PROYEK § Dalam konteks proyek, cakupan bisa berarti: a. Cakupan produk: Semua fitur dan fungsi yang menjadi karakter / sifat suatu produk / jasa / hasil proyek b. Cakupan proyek: Semua pekerjaan yang harus diselesaikan dalam menghasilkan produk dengan fitur dan fungsi yang tertentu § Cakupan proyek perlu dikelola dengan baik, untuk itu disusun Rencana Manajemen Cakupan Proyek MPPL IF 015 3 SKS 6

RENCANA CAKUPAN PROYEK § Rencana cakupan proyek dijadikan dasar dalam memutuskan selesainya suatu proyek atau fase proyek § Rencana cakupan proyek meliputi: 1. Rencana manajemen cakupan proyek 2. Pernyataan cakupan proyek 3. Work Breakdown Structure (WBS) dan penjelasannya MPPL IF 015 3 SKS 7

MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK § Mencakup proses-proses yang diperlukan untuk menjamin “ proyek melakukan semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses ” § Berkaitan dengan mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek § Menjamin bahwa stakeholder dan tim proyek memiliki satu pandangan tentang produk dari proyek MPPL IF 015 3 SKS 8

PROSES-PROSES MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK PERENCANAAN 1. Merencanakan manajemen cakupan 2. Mengumpulkan kebutuhan 3. Mendefinisikan cakupan 4. Membuat WBS MONITORING DAN PENGAWASAN 5. Memvalidasi cakupan 6. Mengontrol cakupan MPPL IF 015 3 SKS 9

Proses 1 MERENCANAKAN MANAJEMEN CAKUPAN Kegiatan ini menghasilkan Rencana Manajemen Cakupan, yang merupakan bagian dari Rencana Manajemen Proyek. MPPL IF 015 3 SKS 10

Proses Merencanakan Manajemen Cakupan Proyek 1. 2. 3. 4. 5. INPUT Rencana manajemen cakupan Rencana manajemen kebutuhan Rencana manajemen stakeholder Register stakeholder Project charter OUTPUT 1. Rencana manajemen cakupan 2. Rencana manajemen kebutuhan TOOLS & TECHNIQUES Pertimbangan ahli MPPL IF 015 Pertemuan-pertemuan 3 SKS 11

Proses 1 MERENCANAKAN MANAJEMEN CAKUPAN Rencana Manajemen Cakupan menjelaskan ttg bagaimana cakupan sebuah proyek : § didefinisikan, § divalidasi, dan § dikendalikan. MPPL IF 015 3 SKS 12

Di dalamnya dimuat: § Manajer Proyek sebagai penanggung jawab manajemen cakupan proyek § Dokumen cakupan proyek (Pernyataan cakupan; Work breakdown structure; WBS dictionary) § Bagaimana rencana cakupan disusun § Prosedur untuk mengubah cakupan proyek (bila diperlukan) § Penanggung jawab penerima hasil proyek dan MPPL IF 015 3 SKS prosedur penerimaannya. 13

Proses 2 MENGUMPULKAN KEBUTUHAN Menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan stakeholder dalam memenuhi sasaran proyek MPPL IF 015 3 SKS 14

Proses : Mengumpulkan Kebutuhan INPUT 1. Project charter 2. Register stakeholder OUTPUT 1. Dokumentasi kebutuhan 2. Rencana manajemen kebutuhan 3. Matriks pelacakan kebutuhan TOOLS & TECHNIQUES MPPL IF 015 3 SKS 15

Masukan untuk Proses Mengumpulkan Kebutuhan § Project charter memberikan kewenangan kepada proyek. Memuat kebutuhan proyek dan deskripsi produk proyek secara umum. § Register stakeholder: Memuat catatan penting tentang karakter stakeholder MPPL IF 015 3 SKS 16

Proses 3 MENDEFINISIKAN CAKUPAN PROYEK § Menyusun rincian pernyataan cakupan proyek sebagai dasar untuk pengambilan keputusan selanjutnya MPPL IF 015 3 SKS 17

Keluaran dari Proses Mengumpulkan Kebutuhan § Dokumentasi kebutuhan: Dokumen yang menjelaskan bagaimana masing-masing kebutuhan itu memenuhi kebutuhan bisnis pada proyek § Rencana manajemen kebutuhan: Dokumen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan akan dianalisa, didokumentasikan, dan dikelola selama proyek berlangsung § Matrix ketelusuran kebutuhan: Tabel yang mengaitkan kebutuhan dengan sumbernya dan menelusurinya sepanjang siklus hidup proyek MPPL IF 015 3 SKS 18

Piranti untuk Proses Mengumpulkan Kebutuhan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Wawancara Focus group Workshops berfasilitas (contoh: JAD) Teknik grup kreatif (contoh: brainstorming, teknik Delphi, etc) Teknik pengambilan keputusan oleh grup Kuesioner dan atau survei Observasi Prototipe, ada umpan balik pada tahap awal thd kebutuhan yg disajikan dengan model MPPL IF 015 3 SKS 19

Mendefinisikan Cakupan Proyek (dari PMBOK) INPUT 1. Project charter 2. Dokumentasi kebutuhan 3. Aset proses organisasional OUTPUT 1. Pernyataan cakupan proyek 2. Update dari dokumen proyek TOOLS & TECHNIQUES 1. Pertimbangan ahli 2. Analisa produk 3. Identifikasi alternatif 4. Workshops yg difasilitasi MPPL IF 015 3 SKS 20

Piranti untuk Proses Mendefinisikan Cakupan Proyek Pernyataan Cakupan Proyek (scope statement) mendefinisikan pekerjaan dalam proyek, dan merincinya, untuk dijadikan dasar keputusan proyek selanjutnya. § Pertimbangan dalam penyusunannya sama dengan pada waktu mendefinisikan rencana manajemen kebutuhanan § Analisis produk dapat digunakan untuk mendefinisikan cakupan proyek. § Seringkali dibutuhkan pendapat ahli untuk merumuskan cakupan proyek dengan tepat. MPPL IF 015 3 SKS 21

Keluaran dari Proses Mendefinisikan Cakupan Proyek Da Project scope statement mencakup: § Sasaran proyek, antara lain memuat kriteria untuk mengukur keberhasilan proyek; target-target biaya, jadwal, dan target kualitas § Deskripsi cakupan proyek: harus memiliki keterangan rinci yang cukup lengkap untuk mendukng perencanaan cakupan awal berikutnya § Kebutuhan proyek § Batasan proyek : Menyatakan dengantegas segala sesuatu yang tidak masuk dalam proyek § Serahan proyek § Kriteria penerimaan produk § Kendala dan Asumsi proyek MPPL IF 015 3 SKS 22

Template sederhana PERNYATAAN CAKUPAN PROYEK Proyek: ……. . Tanggal: ………. . Justifikasi Proyek: Disiapkan oleh: ………………… Memuat hal-hal yang membenarkan proyek dilaksanakan Karakteristik Produk dan Persyaratannya Serahan Proyek: 1. Serahan yang terkait manajemen proyek 2. Serahan yang termasuk produk proyek Kriteria Sukses Proyek 23

Proses 4 Menyusun Work Breakdown Structure § Dibuat dengan membagi (dekomposisi) serahan (deliverables) dan pekerjaan proyek kedalam komponen yang lebih kecil yang lebih mudah dikelola. § Dekomposisi diatas dapat digabungkan dengan pendekatan dari bawah ke atas § Dibuat dengan memperhatikan Pernyataan Cakupan, prosedur organisasi, dan rencana manajemen lainnya MPPL IF 015 3 SKS 24

Work Breakdown Structure (WBS) § Bisa menggunakan template dari proyek sebelumnya § WBS disertai kamus (penjelasan) WBS § Perlu mengikuti ketentuan-ketentuan dalam dekomposisi MPPL IF 015 3 SKS 25

PEDOMAN PEMBUATAN WBS 1. Satu unit pekerjaan hanya muncul di satu tempat 2. Jumlah pekerjaan yang dibagi harus habis terbagi 3. Satu satuan pekerjaan hanya punya satu penanggung jawab 4. Harus dapat dilaksanakan secara konsisten 5. Anggota tim proyek teribat dalam pembuatan WBS MPPL IF 015 3 SKS 26

CONTOH WBS dengan bentuk struktur hirarkis kebawah INTRANET DISAIN SITUS WEB DISAIN HOME PAGE ‘PAGE’ PEMASARAN ‘PAGE’ PENJUALAN SITE MAP TEKS DISAIN GRAFIS CITRA PROGRAM HYPERLINK WBS menurut produk Sumber: Schwalbe. , ITPM, 2006 MPPL IF 015 3 SKS 27

CONTOH W. B. S. DENGAN STRUKTUR TABULER (Schwalbe: 2006) 1. 0 Konsep 1. 1 Evaluasi sistem yang ada 1. 2 Pendefinisian kebutuhan 1. 2. 1 Mendefinisikan kebutuhan pengguna 1. 2. 2 Mendefinisikan kebutuhan muatan (isi) 1. 2. 3 Mendefinisikan kebutuhan sistem 1. 2. 4 Mendefinisikan kebutuhan kepemilikan server 1. 3 Mendefinisikan fungsi spesifik 1. 4 Mendefinisikan resiko dan pendekatan manajemen resiko 1. 5 Menyusun rencana proyek 1. 6 Penjelasan kepada tim pengembangan web 2. 0 Desain situs web 3. 0 Membangun (konstruksi) situs web 4. 0 Penggunaan 5. 0 Dukungan MPPL IF 015 3 SKS 28

DISKUSI TUGAS § Buatlah WBS untuk proyek anda. Entrikan pada MS Project / perangkat lunak yang anda gunakan. § Sederhanakan WBS anda untuk memudahkan penyusunan anggaran MPPL IF 015 3 SKS 29

KUIS AKHIR SESI Jelaskan dengan kalimat anda sendiri secara singkat, apa yang dimaksud dengan: 1. Proyek 2. Kendala proyek 3. Cakupan proyek MPPL IF 015 3 SKS 30

MPPL IF 015 3 SKS 31