MANAJEMEN PENGELOLAAN PROYEK PERANGKAT SISTEM LUNAK INFORMASI IF

MANAJEMEN PENGELOLAAN PROYEK PERANGKAT SISTEM LUNAK INFORMASI IF 015 IF 020 © 2009 Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur Jl. Ciledug Raya Petukangan Utara Jakarta Selatan 12260 Website: http: //fti. bl. ac. id Email: sekretariat_fti@bl. ac. id FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 1

PERTEMUAN - 2 LAHIRNYA PROYEK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 2

BAHASAN § Sistem Informasi dalam organisasi § Proyek sebagai sarana strategi organisasi § Lahirnya proyek internal § Proyek eksternal FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 3

SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 4

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN (M. Porter) P R O S E S P E N D U K U N G U T A M A INFRASTRUKTUR PERUSAHAAN MANAJEMEN SDM PENGEMBANGAN TEKNOLOGI PEMBELIAN SUMBER DAYA KEUNGGULAN BERSAING LOGISTIK MASUK OPERASI KELUAR (INBOUND LOGISTICS) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI PEMASAR- LAYANAN AN DAN PELANGPENJUAL- GAN OUT-BOUND AN LOGISTICS MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 5

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN dan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA P R O S E S P E N D U K U N G U T A M A KOORDINASI ADMINISTRATIF DAN LAYANAN BANTUAN SIS: SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA KOLABORATIF MANAJEMEN SDM SIS: INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK KARYAWAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SIS: EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING) BERBANTUAN KOMPUTER, DENGAN PARTNER PEMBELIAN SUMBER DAYA SIS: E-COMMERCE DENGAN PEMASOK LOGISTIK OPERASI MASUK (INBOUND LOGISTICS) LOGISTIK KELUAR OUTBOUND LOGISTICS PEMASARAN DAN PENJUALAN SIS: ON-LINE AUTOCOMPUTER INTERACP. O. S. AND TIVE MATED J. I. T. AIDED ORDER WAREFLEXIBLE TARGETED PROCESS- MARHOUSING MANUFACTURING KETING SYSTEM FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS LAYANAN PELANGGAN KEUNGGULAN BERSAING SIS: CRM 6

PROYEK SEBAGAI SARANA STRATEGI ORGANISASI VISI – MISI - KEBIJAKAN TUJUAN STRATEGI ORGANISASI STRATEGI FUNGSI LAIN STRATEGI TI-SI PORTOFOLIO TI-SI PROGRAM TI-SI PROYEK TI-SI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 Strategi TI-SI mendukung strategi organisasi Portfolio: Sekumpulan rencana proyek pendukung strategi, baik yg sudah berlangsung maupun yg belum dibiayai Program: Sekumpulan proyek yg pengelolaannya dikoordinasi agar menguntungkan PPSI-IF 020 3 SKS 7

LAHIRNYA PROYEK INTERNAL Pemicu 1: Proyek sudah ada dalam rencana pengembangan TI-SI, dan sudah sampai pada saat pelaksanaannya Pemicu 2: Pada salah satu unit kerja ada kebutuhan dukungan TI-SI yang sifatnya mendesak FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 8

Proyek yang sudah direncanakan Urutan kegiatan: § Menyusun tinjauan kelayakan, dari aspek: § Biaya § Operasional § Waktu § Legal § Persetujuan pelaksanaan § Penunjukan Manajer Proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 9

Proyek yang dipicu kebutuhan mendesak Urutan kegiatan: 1. Pimpinan unit kerja menyatakan kebutuhan kepada manajer TI/SI 2. Manajer TI/SI menunjuk analis sistem untuk melakukan diskusi dengan manajer unit 3. Manajer unit (dibantu analis sistem) menyusun proposal yang a. l. menunjukkan kelayakan: - Biaya - Operasional - Waktu - Legal 4. Persetujuan pelaksanaan 5. Penunjukan Manajer Proyek (biasanya analis sistem di atas) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 10

KEDUDUKAN PROYEK INTERNAL DALAM ORGANISASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 11

ORGANISASI FUNGSIONAL Proyek ditangani lewat koordinasi manajer fungsional DIREKTUR PELAKSANA (CHIEF EXECUTIVE) MANAJER FUNGSIONAL KOORDINASI PROYEK MANAJER FUNGSIONAL STAF STAF STAF FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 12

ORGANISASI PROYEK Proyek ditangani lewat koordinasi manajer proyek DIREKTUR PELAKSANA (CEO) MANAJER PROYEK KOORDINASI PROYEK MANAJER PROYEK STAF STAF STAF FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 13

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL STAF STAF STAF KOORDINASI PROYEK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 14

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS SEIMBANG DIREKTUR PELAKSANA (CEO) MANAJER FUNGSIONAL STAF STAF MANAJER PROY STAF FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS KOORDINASI PROYEK 15

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUAT DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL MANAJER PROYEK STAF MAN. PROYEK KOORDINASI PROYEK B FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI KOORDINASI PROYEK A MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 16

PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROYEK Karakteristik proyek Otoritas % Personil organisasi yg full time di proyek Tipe organisasi Fungsional Tak ada s. d rendah Matriks lemah Terbatas Matriks seimbang Matriks kuat Proyek Rendah s. d Sedang s. d Tinggi s. d sedang penuh tinggi - 0 – 25 % 15% – 60% 50 % – 95 % 85 % -100 % Peran manajer proyek Tdk penuh Waktu Penuh waktu Sebutan manajer proyek Koord. / Pimpinan proyek Manajer proyek/ program Penuh waktu Penuh 17 waktu Staf admi. Tdk penuh FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI nistrasi waktu Tdk penuh MPPL-IF 015 3 SKS waktu PPSI-IF 020 waktu

PROPOSAL UNTUK PROYEK INTERNAL § Usulan formal pembangunan S. I untuk memenuhi kebutuhan unit kerja dalam menjalankan fungsinya mendukung tercapainya tujuan organisasi § Proposal mendefinisikan: o Apa yang akan dilakukan o Kebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhi o Bagaimana hasil proyek akan mendukung strategi § Memuat business case awal § Format sebaiknya baku, menggunakan template FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 18

Contoh Template Proposal Internal 1. Nama Proyek: 2. Tanggal pengajuan: 3. Pengusul / sponsor dengan cara untuk kontak: 4. Persetujuan: (yang menyetujui dan tgl persetujuan) 5. Masalah bisnis atau kebutuhan (yang perlu solusi) 6. Tujuan dan sasaran proyek serta kaitannya dengan strategi dan sasaran organisasi 7. Solusi yang diusulkan: (alternatif solusi, dan penjelasan dasar pemilihan solusi yang diusulkan jadi proyek) 8. Hasil yang diharapkan: (dampak /outcome proyek) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 19

Contoh 1 Muatan BUSINESS CASE Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian, Unit pengusul, Manajer proyek) 1. Latar Belakang 2. Tujuan Bisnis 3. Keadaan sekarang dan permasalahannya 4. Asumsi dan Kendala 5. Analisis alternatif dan rekomendasi 6. Kebutuhan (persyaratan) proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 20

Contoh 1 Muatan BUSINESS CASE 7. Estimasi anggaran dan analisis finansial 8. Estimasi jadwal 9. Resiko proyek Lampiran: Analisis finansial FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 21

Contoh 2 Muatan BUSINESS CASE 1. Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian, Unit pengusul, Manajer proyek) 2. Nomor revisi dokumen: 3. Manfaat dan Biaya: 4. Biaya / Sumberdaya: (biaya pembangunan dan operasi per tahun dg asumsi perhitungannya) Ø Dikelompokkan atas biaya P/K; P/L; Pelatihan; ATK; Jasa konsultansi; dll, FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 22

Contoh Muatan BUSINESS CASE (lanj) 5. Sumber Pendanaan 6. Resiko Ø Faktor resiko Ø Strategi mitigasi 7. Alasan organisasi untuk melaksanakan proyek (justification) 8. Catatan Tambahan Ø Memuat daftar lampiran sesuai keperluannya FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 23

TUGAS 1 § Bentuklah kelompok tugas § Tentukan proyek perangkat lunak atau sistem informasi yang akan digarap selama satu semester § Buatlah Business Case sesuai template file 01 Business Case (lampiran tidak perlu dibuat, akan dijelaskan kemudian) § Setiap pengumpulan tugas, lampiri dengan informasi pengerjaan tugas FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 24

TUGAS 1 (lanj) Contoh INFORMASI PENGERJAAN BUSINESS CASE NO TUGAS NAMA NIM 1 Latar Belakang Ali 999999 2 Tujuan Bisnis Diani 8888888 3 Keadaan sekarang Lia 7777 4 Dst 5 Dst FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 25

PROYEK PEMERINTAH Proyek TI/SI pemerintah diatur dengan: Keppres No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahan-perubahannya. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 26

PROYEK PEMERINTAH (lanj) Perubahan- perubahan terhadap Keppres No. 80 tahun 2003 1. Keppres No. 61 tahun 2004 2. Keppres No. 32 tahun 2005 (Perubahan ke-2) 3. PP No. 70 tahun 2005 (Perubahan ke-3) 4. PP No. 8 tahun 2006 (Perubahan ke-4) 5. PP No. 79 tahun 2006 (Perubahan ke-5) 6. PP No. 85 tahun 2006 (Perubahan ke-6) 7. PP No. 95 tahun 2006 (Perubahan ke-7) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 27

PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT UNTUK PEKERJAAN TI/SI DILAKUKAN PEMBERI PEKERJAAN DILAKUKAN KONSULTAN Pengumuman penawaran pekerjaan di media Mendaftarkan sebagai peserta, Menyerahkan Dokumen Prakualifikasi Menyiapkan dokumen pelelangan dasar penilaian: KAK, RKS, HPS Seleksi Prakualifikasi, menghasilkan Daftar Pendek Konsultan yang berhak mengikuti seleksi proposal Menyelenggarakan aanwijzing Penilaian Proposal admin dan teknis; Pembukaan proposal biaya; penentuan pemenang FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI Menerima dokumen pelelangan (KAK) dan undangan penjelasan (aanwijzing) Menyusun dan menyerahkan • Proposal administrasi • Proposal Teknis • Proposal Biaya PPSI-IF 020 3 SKS PENANDATANGANANMPPL-IF 015 PERJANJIAN KERJA SAMA (KONTRAK) 28

DOKUMEN TERKAIT PENGADAAN § KAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms of Reference) § RKS: Rencana Kerja dan Syarat § HPS: Harga Perkiraan Sendiri FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 29

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) TERMS OF REFERENCE (TOR) KAK memuat pedoman untuk menyusun proposal 1. Latar Belakang 2. Maksud dan Tujuan 3. Sasaran 4. Nama dan organisasi pejabat pembuat komitmen 5. Sumber pendanaan 6. Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas penunjang, serta alih pengetahuan 7. Jangka waktu pelaksanaan 8. Tenaga ahli 9. Keluaran 10. Laporan FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 30

RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS) 1. Umum 2. Addendum Dokumen Seleksi 3. Penyusunan, Penyampaian, dan Pembukaan Dokumen Penawaran 4. Kriteria dan Tata Cara Penilaian Dokumen Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi , Evaluasi Teknis, ) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 31

HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) § Disiapkan instansi pemerintah pemberi pekerjaan § Merupakan dasar penilaian layak tidaknya biaya yang diusulkan konsultan § Menggunakan patokan biaya (misalnya yang diterbitkan INKINDO), bervariasi sesuai indeks daerah. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 32

TUGAS 2 § Buatlah Kerangka Acuan Kerja (KAK) dengan menggunakan template yang disediakan. § Lihat contoh KAK pada file KAK Aplikasi HCnet FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 33

CONTOH MUATAN USULAN TEKNIS A. B. C. D. E. F. PENDAHULUAN PENGALAMAN PERUSAHAAN PEMAHAMAN KAK TANGGAPAN TERHADAP KAK APRESIASI INOVASI PENDEKATAN DAN METODOLOGI G. RENCANA KERJA H. JADUAL PELAKSANAAN PEKERJAAN I. TENAGA AHLI DAN TANGGUNG JAWABNYA FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 J. JADUAL PENUGASAN TENAGA AHLI K. ORGANISASI PELAKSANAAN PEKERJAAN L. LAPORAN M. STAF PENDUKUNG N. FASILITAS PENDUKUNG O. PENUTUP LAMPIRAN : 1. DOKUMEN PENDUKUNG 2. DAFTAR RIWAYAT HIDUP & KELENGKAPANNYA 3. LAIN-LAIN PPSI-IF 020 3 SKS 34

TUGAS 3 (kelompok) § Dengan menggunakan template yang disediakan, buatlah proposal pengembangan perangkat lunak aplikasi. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 35

SAMPAI JUMPA FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 36