MANAJEMEN PROYEK Pengantar Definisi dan Konsep Manajemen Proyek

MANAJEMEN PROYEK Pengantar Definisi dan Konsep Manajemen Proyek

Komponen Penilaian Komponen Utama: • Kuis (10%) • Tugas Besar – Microsoft Project (20%) • Ujian Tengah Semester (30%) • Ujian Akhir Semester (40%) Komponen Tambahan: • Kehadiran

Arti Proyek • Proyek diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumber daya terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang telah ditentukan. • Ciri pokok proyek: – Memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir – Dalam proses mencapai tujuan diatas telah ditentukan jumlah biaya, jadwal pelaksanaan serta kriteria mutu – Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas – Non-rutin, tidak terus menerus. Proyek yang satu memiliki perbedaan dari yang lain.

Tujuan dan Kendala Proyek Biaya I Anggaran Jadwal I Waktu Mutu I Kinerja

Tujuan dan Kendala Proyek • Anggaran: proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. • Jadwal: proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. • Mutu: produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Ketiga batasan tersebut bersifat tarik-menarik. Dari segi teknis, ukuran keberhasilan proyek dikaitkan dengan sejauh mana ketiga sasaran tersebut dapat dipenuhi. Tambahan tolok ukur sukses: • Apakah tujuan proyek terpenuhi (cakupan) • Apakah tidak ada kerusakan, baik pada tim maupun hubungan (sumberdaya)

Kegiatan Proyek vs Kegiatan Operasional KEGIATAN PROYEK KEGIATAN OPERASIONAL 1. Bersifat dinamis 1. Bersifat rutin 2. Berlangsung dalam kurun waktu terbatas (siklus proyek relatif pendek) 2. Berlangsung terus-menerus dalam jangka panjang 3. Dalam kurun waktu tersebut intensitas kegiatan berubah-ubah naik turun 3. Intensitas kegiatan relatif sama/mendatar 4. Kegiatan harus diselesaikan dengan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan 4. Batasan tidak setajam seperti proyek, diatur dalam anggaran tahunan 5. Terdiri dari bermacam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu 5. Tidak terlalu banyak macam kegiatan 6. Pada tahap awal karena banyak faktor yang belum menentu, sulit memperkirakan berapa biaya dan waktu yang sesungguhnya diperlukan untuk penyelesaian proyek 6. Karena sudah rutin, maka relatif mudah menyusun anggaran dan jadwal kegiatan 7. Agar penggunaan sumber daya efisien perlu adanya arus kerja horizontal di samping vertikal

Kompleksitas Proyek Jam - Orang Ukuran ($ juta) Sistem Pengendalian Kantor Pusat (ribu) Lapangan (ribu) Biaya Jadwal 4 – 40 24 – 240 PC Bagan Blok Medium 11 – 75 40 – 200 240 – 1200 PC CPM Besar 80 – 200 – 500 1200 – 3000 Main Frame CPM Computerized Super 250 – 600 500 – 900 3000 – 6000 Main Frame CPM Main Frame 1600 - 4000 10000 - 24000 Main Frame CPM untuk tiap subkontrak Kecil 1 – 10 Mega 1000 - 3000

Macam Proyek • • Proyek Engineering-Konstruksi Proyek Engineering-Manufaktur Proyek Penelitian dan Pengembangan Proyek Pelayanan Manajemen Proyek Kapital Proyek Radio-Telekomunikasi Proyek Konservasi Biodiversity

Tahapan Proyek Engineering-Konstruksi (E-K) 1, 2, 3, 4, 5 Kelayakan 6, 8, 9, 11 Pemantapan 7, 12, 13 Desain-Engineering 10 14 Pengadaan 15, 16 Konstruksi 17, 18 Uji coba 19, 20 Penutupan Proyek KONSEPTUAL PP/DEFINISI IMPLEMENTASI TERMINASI

Tahapan Proyek Kegiatan Utama Proyek Engineering Konstruksi Konseptual PP/definisi Implementasi Terminasi 1. Perumusan gagasan 2. Kerangka acuan 3. Studi kelayakan 4. Indikasi dimensi lingkup proyek 5. Indikasi biaya dan jadwal 6. Pendalaman berbagai aspek persoalan 7. Desain-engineering dan pengembangan 8. Pembuatan jadwal induk dan anggaran, menentukan kelanjutan investasi 9. Penyusunan strategi penyelengaraan dan rencana pemakaian sumber daya 10. Pembelian dini 11. Penyiapan perangkat dan peserta 12. Desain-engineering 19. Start-up terinci 20. Demobili 13. Pembuatan sasi spesifikasi dan laporan kriteria penutup an 14. Pembelian material dan peralatan 15. Pabrikasi dan konstruksi 16. Inspeksi mutu 17. Uji coba kemampuan 18. Mechanical completion

Tahapan Proyek Engineering-Manufaktur (E-M) Konseptual Definisi Jenis Kegiatan Desain dan Engineering Pengembangan dan Integrasi Sistem Manufaktur dan Produksi Perakitan dan Instalasi

Tahapan Proyek Kegiatan Utama Proyek Penelitian dan Pengembangan Konseptual PP/definisi • Melihat • Menjabarkan kesempatan dan lingkup merumuskan kerja/kegiatan gagasan • Memperdalam • Meletakkan dasar evaluasi studi kelayakan • Melakukan desain lingkup kerja, engineering jadwal, dan pendahuluan perkiraan biaya Implementasi • • Terminasi Mengadakan • material dan peralatan • Melakukan pilot test Menganalisis hasilnya Melaksanakan “test penuh” dan menganalisis hasilnya Membuat laporan akhir Mengedarkan laporan akhir untuk mendapatkan tanggapan

Mengenal Kegiatan Proyek Pengadaan Material • Pembelian Mengusahakan dan meyakinkan tersedianya material pada waktu, jumlah, kualitas, dan harga yang tepat. • Pengendalian Inventory Tersedianya inventory yang cukup dan seimbang untuk material, suku cadang dengan investasi yang minimal. Untuk proyek industri pada waktu penyelesaian umumnya termasuk penyediaan tahun pertama suku cadang. • Pemantauan produksi Program dan pelaksanaan pemantauan jadwal dan mutu produksi. Bila perlu kunjungan ke tempat-tempat fasilitas produksi untuk inspeksi. • Angkutan Pemilihan kurir, merundingkan biaya transportasi, dan mendapatkan biaya dan jadwal terbaik. • Handling dan penyimpanan Menerima penyerahan material, diangkut ke gudang atau langsung ke area untuk dipasang. Mencatat keluar-masuk inventory dan melaporkan material tersisa pada akhir proyek.

Mengenal Kegiatan Proyek Konstruksi • Membangun fasilitas sementara (jalan darurat, camp buruh, komunikasi) • Persiapan lokasi • Saluran drainase • Struktur penyangga • Memasang peralatan di atas pondasi • Membuat gedung permanen, ruang kontrol, kantor, bengkel, gudang • Tangki penimbunan dan pelabuhan

Siklus Proyek vs Siklus Sistem Kegiatan Proyek TAHAP KONSEPTUAL PERENCANAAN DESAIN KONSTRUKSI SIKLUS PROYEK SIKLUS SISTEM OPERASI BERHENTI

Konsep Manajemen • Manajemen klasik/manajemen fungsional menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan (P-O-L-C). • Pemikiran sistem pemikiran yang memandang segala sesuatu dari wawasan totalitas, terutama dalam analisis sistem, sistem engineering, dan sistem manajemen • Pendekatan kontigensi/situasional bahwa tidak terdapat pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk mengelola setiap macam kegiatan, situasi dapat berubah setiap waktu

Konsep Manajemen Proyek MANAJEMEN KLASIK MANAJEMEN PROYEK PENDEKATAN SISTEM PENDEKATAN KONTIGENSI DISIPLIN LAIN

Konsep Manajemen Proyek Perkembangan yang mendorong digunakannya Manajemen Proyek: • Makin banyak dan besarnya proyek-proyek baik dalam lingkup maupun jenis kegiatan • Pemilik ingin mendapatkan hasil akhir proyek yang terbaik dengan harga yang paling menarik • Pelaksana berebut mendapatkan proyek siapa yang paling efisien dapat mengajukan harga terendah • Dicari cara-cara pengelolaan proyek yang efektif dan efisien • Manajemen proyek diterapkan secara intensif kira-kira tahun 1940 (MANHATTAN PROJECT – proyek pembuatan bom atom pertama)

Konsep Manajemen Proyek Fungsi manajemen proyek adalah merencanakan (planning), mengorganisir (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling) sumber daya perusahaan untuk melaksanakan suatu kegiatan jangka pendek dengan sasaran yang telah ditentukan secara spesifik.

Perilaku dan Pengelolaan Proyek Perilaku Kegiatan Proyek • Pengelolaan dan Tanggapan Bersifat dinamis, • cepat tanggap atas adanya perubahan intensitas dan jenis • Metode pemantauan dan pengendlaian kegiatan berubah dalam harus sensitif waktu relatif singkat • Perencanaan dan pengendalian terpadu • Non rutin dengan • Perhatian khusus oleh tim sasaran jelas dalam berdedikasi di bawah pimpro waktu terbatas yang • Kegiatan bermacam- • Agar pemakaian sumber daya efisien dari macam meliputi segi perusahaan, perlu pemakaian berbagai keahlian bersama, digunakan organisasi matriks • Bersifat multikompleks • Penanggung jawab tunggal, penekanan (melibatkan banyak pada koordinasi dan integrasi, organisasi) pendekatan sistem pada implementasi

Perilaku dan Pengelolaan Proyek Perilaku Kegiatan Proyek Pengelolaan dan Tanggapan • Kegiatan berlangsung • Pendekatan pragmatis, digunakan sekali dengan resiko analisis sistem dalam perencanaan relatif tinggi • Pelaksanaan kegiatan • Untuk memperkecil hambatan birokrasi, oleh banyak pihak, diciptakan arus kegiatan dan komunikasi bidang, atau organisasi horisontal • Organisasi peserta • Bersifat joint venture proyek terkadang • Pendekatan manajemen sistem memiliki sasaran yang berbeda

Manajemen Fungsional vs Manajemen Proyek Manajemen Fungsional Perilaku Proyek Merencanakan -Non-rutin -Sekali lewat Manajemen Proyek - Kompleks - Erat terkait - Management by exception - Jaringan kerja - Pragmatis Mengorganisir -Banyak peserta dan ragam kerja -Waktu pendek dan sementara -Matriks -Horizontal -Koordinasi Staffing -Bersifat sementara dan waktu pendek -Jenjang karir -Sumber luar yang siap -Pelatihan - Integrasi - Vertikal

Manajemen Fungsional vs Manajemen Proyek Manajemen Fungsional Perilaku Proyek Manajemen Proyek Memimpin -Bukan komando tunggal -Tenaga ahli -Kurang otoritas -Kurang sasaran motivasi - Penanggung jawab tunggal - Expert dan reference power - Gaya partisipasi Mengendalikan -Sekali lewat -Erat terkait -Berubah cepat, dinamis -Deteksi sensitif -Peramalan -Erat dengan perencanaan

Kapan Manajemen Proyek Digunakan? • • Ukuran besarnya kegiatan Kegiatan Bersifat Ad-Hoc Menyangkut reputasi perusahaan Saling keterkaitan dan ketergantungan