PENGADAAN BARANGJASA PROGRAM KERJA AUDIT PKA KERTAS KERJA

PENGADAAN BARANG/JASA PROGRAM KERJA AUDIT (PKA), KERTAS KERJA AUDIT (KKA) DAN KERTAS DATA AUDIT (KDA) A. DASAR HUKUM o o o Perpres No. 54 Tahun 20110 dan Perubahannya Perpres No. 16 Tahun 2018 Permenpan No. 220 Tahun 2008 Permenpan No. 19 Tahun 2009 Permenpan No. 42 Tahun 2011 Permenpan No. 35 Tahun 2012

B. PENGERTIAN PKA q Program Kerja Peneriksaan/Audit (PKP/A) Merupakan acuan/arah pelaksanaan tugas Anggota Tim dan alat kendali/kontrol atas pelaksanaan pemeriksaan/audit di lapangan baik oleh Ketua Tim (KT), Pengendali Teknis (PT) maupun Pengendali Mutu (PT) didalamnya menjabarkan secara rinci setiap tahapan/langkah pemeriksaan/audit mengenai tujuan yang akan dicapai, langkah – langkah akan dilakukan, siapa melaksanakan apa, pengalokasian waktu (orang/jam) dan simpulan dari hasil setiap langkah/tahapan pemeriksaan/audit, serta menjajikan imformasi atas jumlah KKP/A yang dihasilkan/dibuat oleh anggota tim. PKP/A dibuat dan ditandatangani oleh Ketua Tim dan Pengendali Teknis (PT) setelah dilakukan reviu.

q Kertas Kerja Pemeriksaan/Audit (KKP/A) Merupakan catatan yang dibuat oleh Anggota Tim, atas informasi terhadap setiap langkah – langkah sebagaimana yang ada di PKP/A yang telah dilakukan oleh setiap Anggota Tim KKP/A direviu dan di paraf oleh Ketua Tim (KT) dan Pengendali Teknis (PT), kesimpulan dari setiap KKP/A apabila dalam kesimpulan ada permasalahan, maka kesimpulan tersebut akan dituangkan secara rinci dan lengkap pada KDT/A. KKP/A merupakan dokumen hasil pelaksanaan tugas Anggota Tim dan untuk bahan pendukung pembuatan KDA , selanjutnya disimpan oleh masing – masing Anggota TIM.

q Kertas Data Temuan/Audit (KDT/A) Merupakan informasi secara rinci dan lengkap terkait dengan permasalahan yang ditemukan pada waktu pelaksanaan pemeriksaan/audit, sebagaimana yang telah disimpulkan dalam KKP/A KDT/A : Memuat informasi yang mencakup permasalahan (kode Temuan/Masalah), Uraian permasalahan, Kriteria yang dilanggar, penyebabnya dan Akibat yang ditimbulkan, Rekomendasi, dan Tanggapan dari Auditi (5 W+1 H) KDT/A dibuat oleh Ketua Tim dibantu Anggota Tim dengan bahan dukungan dari KKP/A anggota Tim, KDT/A ditandatangani oleh Pimpinan Satker, KT dan PT setelah direviu. KDT/A sebagai bahan pembuatan BAP/A, Bahan Expose dan pembuatan LHP/A, selanjutnya KDT/A merupakan dokumen Tim. KDT/A juga sebagai lampiran dari BAP/A.

C. LINGKUP DAN RUMUSAN PROGRAM KERJA AUDIT (PKA) PENGADAAN BARANG DAN JASA I. PENGELOLA (SDM) A. PA/KPA, PPK, Pejabat Pengadaan, Pokja Pemilihan, Agen pengadaan, Pj. PHP/PPHP dan Penyelenggara Swakelola harus didukung dengan dasar pelaksanaan penugasan. B. PA/KPA, PPK, Pejabat Pengadaan, Pokja Pemilihan, Agen Pengadaan, Pj. PHP/PPHP dan Penyelenggara Swakelola harus memenuhi persyaratan sebagaimana ketentuan yang berlaku. C. PA / KPA, PPK, Pejabat Pengadaan, Pokja Pemilihan, Agen Pengadaan, Pj. PHP / PPHP dan Penyelenggara Swakelola harus melaksanakan tugas sesuai dengan kewenangannya. (Memastikan/Meyakinkan : Dokumen, Informasi, Teliti/Cermati, Uji)

II. PERENCANAAN A. PA/KPA harus menyusun dan menetapkan rencana penganggaran pengadaan barang/jasa, B. Perencanaan pengadaan harus mencakup identifikasi kebutuhan, penetapan barang/jasa, cara pengadaan, jadwal, dan anggaran Pengadaan Barang/Jasa. (Memastikan/Meyakinkan : Dokumen, Informasi. Teliti/Cermati, Uji)

v Dokumen terkait Penyelenggara Swakelola, dokumen Penetapan Rencana Kegiatan dokumen Persiapan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia oleh PPK meliputi: v HPS, rancangan kontrak, spesifikasi teknis/KAK; dan/atau uang muka, jaminan pelaksanaan, jaminan pemeliharaan, sertifikat garansi, dan/atau penyesuaian harga, harus ditetapkan dan harus ditetapkan oleh pejabat yang kompeten. (Memastikan/Meyakinkan : Dokumen, Informasi. Teliti/Cermati, Uji)

v Rencana penganggaran yang disusun oleh PA/KPA, harus mencakup biaya barang/jasa itu sendiri, biaya pendukung dan biaya administrasi yang diperlukan untuk proses pengadaan. (Memastikan/Meyakinkan : Dokumen, Informasi. Teliti/Cermati, Uji)

v Pemaketan pengadaan barang/jasa, harus memperhatikan wajib memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri dan perluasan kesempatan bagi Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil; v Pemaketan pengadaan Barang/Jasa tidak boleh mengarah untuk menyatukan atau memusatkan beberapa paket Pengadaan Barang/Jasa yang tersebar di beberapa lokasi/daerah yang menurut sifat pekerjaan dan tingkat efisiensinya seharusnya dilakukan di beberapa lokasi/daerah masing -masing; v Pemaketan pengadaan Barang/Jasa tidak boleh mengarah untuk menyatukan beberapa paket Pengadaan Barang/Jasa yang menurut sifat dan jenis pekerjaannya harus dipisahkan; v Pemaketan pengadaan Barang/Jasa tidak boleh mengarah untuk menyatukan beberapa paket Pengadaan Barang/Jasa yang besaran nilainya seharusnya dilakukan oleh usaha kecil; dan/atau v Pemaketan pengadaan Barang/Jasa tidak boleh mengarah untuk memecah Pengadaan Barang/Jasa menjadi beberapa paket dengan maksud menghindari Tender/Seleksi. v RUP harus disusun dan diumumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

III. PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/JASA q Sasaran kegiatan, Penyelenggara Swakelola, rencana kegiatan, jadwal pelaksanaan, dan RAB, harus ditetapkan oleh pejabat yang kompeten (Swakelola). q Dokumen terkait Rencana Kegiatan dokumen Persiapan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia oleh PPK meliputi : H P S, Rancangan kontrak, Spesifikasi teknis/KAK, Uang muka, Jaminan uang muka, jaminan pelaksanaan, jaminan pemeliharaan, Sertifikat garansi dan/atau penyesuaian harga, harus ditetapkan oleh pejabat yang kompeten. (Memastikan/Meyakinkan : Dokumen, Informasi. Teliti/Cermati, Uji)

q. Sasaran kegiatan, Penyelenggara Swakelola, rencana kegiatan, jadwal pelaksanaan, dan RAB , H P S, Rancangan kontrak, Spesifikasi teknis/KAK, Uang muka, Jaminan uang muka, jaminan pelaksanaan, jaminan pemeliharaan, Sertifikat garansi dan/atau penyesuaian harga, harus sepenuhnya mengacu pada ketentuan yang berlaku. (Memastikan/Meyakinkan : Dokumen, Informasi. Teliti/Cermati, Uji)

IV. DOKUMEN KONTRAK DAN DOKUMEN PENDUKUNG Dokumen Kontrak dan dokumen Pendukungnya harus sepenuhnya mengacu kepada ketentuan yang berlaku. V. PEMBERIAN UANG MUKA Pemberian Uang Muka harus sepenuhnya mengacu kepada ketentuan yang berlaku. VI. JAMINAN PENGADAAN BARANG/JASA Jaminan Pengadaan Barang/Jasa harus sepenuhnya mengacu kepada ketentuan yang berlaku. (Memastikan/Meyakinkan : Dokumen, Teliti/Cermati dan Uji)

VII. PENYESUAIAN HARGA Penyesuaian Harga Pengadaan Barang/Jasa harus sepenuhnya mengacu kepada ketentuan yang berlaku. VIII. METODE PEMILIHAN PENYEDIA BARANG / PEKERJAAN KONTRUKSI / JASA LAINNYA Metode Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya, harus sepenuhnya mengacu kepada ketentuan yang berlaku. IX. METODE EVALUASI PENAWARAN PENYEDIA BARANG/PEKERJAAN KONSTRUKSI/JASA LAINNYA Metode Evaluasi Penawaran Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya, harus sepenuhnya mengacu kepada ketentuan yang berlaku. (Memastikan/Meyakinkan : Dokumen, Informasi. Teliti/Cermati, Uji)

X. METODE PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN Metode Penyampaian Dokumen Penawaran dari Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya, harus sepenuhnya mengacu kepada ketentuan yang berlaku. XI. METODE PEMILIHAN PENYEDIA JASA KONSULTASI Metode Pemilihan Penyedia Jasa Konsultasi, harus sepenuhnya mengacu kepada ketentuan yang berlaku. XII. METODE EVALUASI PENAWARAN PENYEDIA JASA KONSULTASI Metode Evaluasi Penawaran Jasa Konsultasi, harus sepenuhnya mengacu kepada ketentuan yang berlaku. (Memastikan/Meyakinkan : Dokumen, Informasi. Teliti/Cermati, Uji, simpulkan)

XIII. METODE PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN Metode Penyampaian Dokumen Penawaran dari Penyedia Jasa Konsultasi, harus sepenuhnya mengacu kepada ketentuan yang berlaku. XIV. KUALIFIKASI (EVALUASI KOMPETENSI) Kualifikasi baik dengan pascakualifikasi atau prakualifikasi, harus sepenuhnya mengacu kepada ketentuan yang berlaku. XV. JADWAL PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA Jadwal Pemilihan Penyedia Barang/Jasa harus sesuai dengan Kompleksitas Pekerjaan dan harus sepenuhnya mengacu kepada ketentuan yang berlaku. (Memastikan/Meyakinkan : Dokumen, Informasi. Teliti/Cermati, Uji, simpulkan)

XVI. PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI SWAKELOLA Pelaksanaan Pengadaan barang/Jasa melalui Swakelola, harus sepenuhnya mengacu kepada ketentuan yang berlaku. XVII. PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PENYEDIA Pelaksanaan melalui Tender/Seleksi Ø Pelaksanaan Tender/Seleksi harus melalui tahapan – tahapan sebagaimana ketentuan yang berlaku 1. Pelaksanaan Kualifikasi; 2. Pengumuman dan/atau Undangan; 3. Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Pemilihan; 4. Pemberian Penjelasan; 5. Penyampaian Dokumen Penawaran; 6. Evaluasi Dokumen Penawaran; 7. Penetapan dan Pengumuman Pemenang; 8. Sanggah (sanggah Banding Pekerjaan Konstruksi) (Memastikan/Meyakinkan : Dokumen, Informasi. Teliti/Cermati, Uji, simpulkan)

Ø Setiap tahapan Pelaksanaan Tender/Seleksi, harus dilaksanakan dengan sepenuhnya mengacu pada ketentuan yang berlaku. (Memastikan/Meyakinkan : Dokumen, Informasi. Teliti/Cermati, Uji, simpulkan)

XVIII. TENDER/SELEKSI GAGAL Adanya Tender/Seleksi Gagal harus diambil langkah – langkah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. XIX. PELAKSANAAN KONTRAK Pelaksanaan Kontrak harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan. Pelaksanaan Kontrak, meliputi: 1. Penetapan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ); 2. Penandatanganan Kontrak; 3. Pemberian uang muka; 4. Pembayaran prestasi pekerjaan; 5. Perubahan Kontrak; 6. Penyesuaian harga; 7. Penghentian Kontrak atau Berakhirnya Kontrak; 8. Pemutusan Kontrak; 9. Serah Terima Hasil Pekerjaan; dan/atau 10. Penanganan Keadaan Kahar. (Memastikan/Meyakinkan : Dokumen, Informasi. Teliti/Cermati, Uji, simpulkan)

XX, CEK FISIK ü Hasil pengadaan Barang/Jasa, harus diterima tepat waktu, tepat jumlah, tepat sasaran dalam kondisi baik/lengkap sesuai spek; ü Hasil pengadaan barang/jasa tidak boleh terjadi adanya kemahalan harga ü Hasil pengadaan barang/jasa tidak boleh terjadi adanya kelebihan / kekurangan pembayaran kepada penyedia barang/jasa ü Hasil pengadaan untuk dimanfaatkan, disimpan dilakukan perawatan secara optimal. ü Hasil pengadaan Barang/Jasa harus dicatat seluruhnya sebagai BMN/Barang Habis Pakai. (Memastikan/Meyakinkan : Dokumen, Informasi. Teliti/Cermati, Uji, simpulkan)

PENUANGAN PADA (PROGRAM KERJA AUDIT (PKA) A. TUJUAN AUDIT 1. Tujuan Umum a. Ketaatan/kepatuhan terhadap Peraturan Perundang-undangan yang berlaku; b. Dilaksanakan secara efisien, efektif, transparan, terbuka bersaing dan adil; c. Dipertanggungjawabkan secara tertib dan akuntabel; d. Diadministrasikan secara tertib; e. Didistribusikan sesuai dengan usulan kebutuhan dimanfaatkan secara optimal; f. Sistem Pengendalian Intern. 2. Tujuan Setiap Unsur yang Diaudit 3. Dalam penuangan Tujuan “Memastikan/Meyakinkan bahwa” Audit selalu diawali dengan kalimat

B. LANGKAH KERJA Untuk Langkah Kerja, selalu diawali dengan kalimat : 1. Dapatkan 2. Lakukan 3. Bandingkan 4. Teliti/cermati/Uji 5. Buat Simpulan

C. PENGISIAN FORMAT PKA

NAMA UNIT KERJA SIMBUL/LAMBANG ALAMAT Nama Satker : Tahun/Masa Audit : PROGRAM KERJA AUDIT (PKA) UNIT SASARAN AUDIT TAHUN ANGGARAN 20 YY

A. Pendahuluan Peran dan Tugas Satker dan manfaatnya secara khusus untuk lingkup intern dan Masyarakat secara umum. Dasar OTK Nomor dan tanggal serta uraian singkat tentang tugas utamanya dan Program Audit yang akan dilaksanakan B. Tujuan Audit C. Ruang Lingkup Audit 1. NO RENCANA URAIAN OLEH . . , . . . 20 YY Ketua Tim Direviu Pengendali Teknis (PT) NIP. WAKTU REALISASI NIP. WAKTU NO. KKA

1. Kolom Uraian Diisi mengenai Tujuan Audit dari setiap unsur yang diaudit dan Langkah Kerja Audit (Hasil langkah kerjanya) 2. Kolom Rencana (Oleh dan Waktu) Diisi Nama yang diberi tugas dan Alokasi Waktunya (Jam) 3. Kolom Realisasi (Oleh dan Waktu) Diisi Realisasi Nama yang melaksanakan tugas dan Realisasi Waktunya 4. Kolom KKA Nomor (Kertas Kerja Audit) Diisi Nomor KKA dari setiap unsur yang diaudit. Waktunya

5. Pengisian/Penghitungan Alokasi Waktu dari setiap unsur yang Diaudit a. Jam kerja efektif per harinya : 6, 5 jam b. Total hari penugasan X 6, 5 jam : total jam penugasan c. Total jam penugasan – (Total jam keberangkatan/kepulangan + total jam untuk Entre Meeting dan Exit Meeting) : total jam kerja efektif Audit. d. Total jam kerja efektif adalah total jam kerja efektif untuk setiap Anggota Tim (AT) dan Ketua Tim (KT) e. Total jam kerja efektif setiap Anggota Tim (AT) di alokasikan/dibagi ke setiap unsur yang diaudit yang menjadi tugas Anggota Tim (AT) bersangkutan f. Total jam kerja efektif Ketua Tim (KT) dialokasikan/dibagi ke seluruh unsur yang diaudi dan keseluruh Anggota Timnya. g. Total jam kerja efektif Pengendali Teknis (PT) dan Pengendali Mutu (PM) menyesuaikan dengan alokasi Hari penugasan (PM/PT Hari penugasannya bisa penuh bisa juga tidak), PM/PT membuat catatan/resume terhadap apa yang telah dilaksanakan di lapangan sesuai dengan tugas perannya.

6. Contoh Pengalokasian Waktu (jam) Penugasan a. Susunan Tim ( 4 Anggota, KT, PT dan PM (setiap AT ditugasi untuk mengaudit 4/5 unsur kegiatan) b. Surat Tugas 10 Hari : 10 X 6, 5 jam (sabtu/minggu lembur) : 65 jam c. Berangkat/Pulang : 10 jam Entre Meeting/Exit Meeting : 5 jam -----: 15 jam -------Jam kerja efektif Audit : 50 jam

7. Pengalokasian jam kerja efektif Audit a. Anggota Tim “ SS” 1) kegiatan A 2) kegiatan B 3) kegiatan C 4) kegiatan D 5) kegiatan E Total b. Anggota Tim “ SE” 1) kegiatan A 2) kegiatan B 3) kegiatan C 4) kegiatan D 5) kegiatan E Total : : : 5 jam 10 jam -----: 50 jam : 5 jam : 10 jam : 15 jam -----: 50 jam Ketua Tim : 2, 5 jam : 2, 5 jam : 2, 5 jam ------------: 12, 5 jam

c. Anggota Tim “ZZ” 1) kegiatan A 2) kegiatan B 3) kegiatan C 4) kegiatan D 5) kegiatan E Total b. Anggota Tim “ SE” 1) kegiatan A 2) kegiatan B 3) kegiatan C 4) kegiatan D 5) kegiatan E Total : 5 jam : 25 jam : 10 jam -----: 50 jam : 5 jam : 10 jam : 5 jam : 20 jam -----: 50 jam Jumlah jam kerja efektif audit ketua Tim Ketua Tim : 2, 5 jam : 2, 5 jam : 2, 5 jam ------------: 12, 5 jam ------: 50 jam

q Kertas Kerja Pemeriksaan/Audit (KKP/A) Merupakan catatan yang dibuat oleh Anggota Tim, atas informasi terhadap setiap langkah – langkah sebagaimana yang ada di PKP/A yang telah dilakukan oleh setiap Anggota Tim KKP/A direviu dan di paraf oleh Ketua Tim (KT) dan Pengendali Teknis (PT), kesimpulan dari setiap KKP/A apabila dalam kesimpulan ada permasalahan, maka kesimpulan tersebut akan dituangkan secara rinci dan lengkap pada KDT/A. KKP/A merupakan dokumen hasil pelaksanaan tugas Anggota Tim dan untuk bahan pendukung pembuatan KDA , selanjutnya disimpan oleh masing – masing Anggota TIM.

NAMA SATKER ALAMAT KERTAS KERJA AUDIT (KKA) KEGIATAN Nama Obrik : A Program : BCD YY KKA No. Ref. PKA Disusun oleh Anggota Tim Periode Audit : TA 20 YY Waktu Audit : 26 Agustus s. d 4 September 20 YY Tanggal Paraf Direview oleh Ketua Tim Tanggal Paraf Direview oleh Pengendali Teknis : KKA 01 : PKA 01 : ‘ SS” : 1 September 20 YY : . . . . : ‘RR’ : 1 September 20 YY : . . . . Tanggal : ‘KD’ : . 2 September 20 YY Paraf : . . . .

Tujuan Audit : Unsur kegiatan yang diaudit sesuai PKA. Langkah Audit: Dapatkan (Telah didapatkan. . . (tuangkan hasilnya) /Tidak didapatkan): Lakukan Telah dilakukan. . . dengan hasil (tuangkan) Teliti, cermati dan uji Telah diteliti/dicermati dan diuji terkait. . . dengan hasil (tuangkan) Buat Simpulan Berdasarkan data yang didapatkan dan telah dilakukan. . . . . , serta setelah diteliti/dicermati dan diuji maka dapat diambil kesimpulan bahwa. . . . .

q Kertas Data Temuan/Audit (KDT/A) Merupakan informasi secara rinci dan lengkap terkait dengan permasalahan yang ditemukan pada waktu pelaksanaan pemeriksaan/audit, sebagaimana yang telah disimpulkan dalam KKP/A KDT/A : Memuat informasi yang mencakup permasalahan (kode Temuan/Masalah), Uraian permasalahan, Kriteria yang dilanggar, penyebabnya dan Akibat yang ditimbulkan, Rekomendasi, dan Tanggapan dari Auditi (5 W+1 H) KDT/A dibuat oleh Ketua Tim dibantu Anggota Tim dengan bahan dukungan dari KKP/A anggota Tim, KDT/A ditandatangani oleh Pimpinan Satker, KT dan PT setelah direviu. KDT/A sebagai bahan pembuatan BAP/A, Bahan Expose dan pembuatan LHP/A, selanjutnya KDT/A merupakan dokumen Tim. KDT/A juga sebagai lampiran dari BAP/A.

KERTAS DATA AUDIT (KDA) Provinsi Satuan Kerja Sasaran Audit : : : X FS BCD Tanggal Auditor : : 26 Agustus s. d 4 September 20 YY “SS” atau “RR” Kode Temuan: (Permenpan No. 42 Tahun 2011) Masalah: Sampaikan secara singkat tetapi jelas a. Uraian: Uraian secara rinci, lengkap dan jelas berkaitan dengan permasalahan yang ditemukan Kriteria yang dilanggar, Sebab yang paling hakiki, Akibat yang ditimbulkan b. Simpulan: Rangkuman secara singkat dari Uraian c. Rekomendasi: Ditujukan kepada Pimpinan, arahnya kepada siapa/harus apa, dibuat sejelas mungkin dan bisa ditindaklanjuti, Siapa yang harus memantau tindak lanjut rekomendasi. d. Tanggapan: Mengetaui/Menyetujui Ttd/Nama/NIP Reviu PT Ttd/Nama/NIP . . . , . . . . 20 YY Ketua Tim Ttd/Nama/NIP

TERIMA KASIH SUKSES SELALU