ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA PERALATAN KANTOR Peralatan kantor

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

PERALATAN KANTOR Peralatan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang sesuai dengan yang diharapkan secara efektif dan efisien. Perbekalan kantor adalah semua fasilitas /barang yang ada dalam kantor baik langsung atau tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan yang diharapkan.

JENIS-JENIS PERBEKALAN KANTOR Perabot Kantor Barang/benda kantor yang berfungsi penunjang thd pekerjaan kantor, misalnya: meja, kursi, almari arsip, rak dll 2. Peralatan /perlengkapan kantor barang yang dipergunakan untuk menghasilkan pekerjaan kantor. misalnya: kertas, karbon, tinta printer, perforator, numbering machine dll 1.

3. Mesin-mesin kantor segala mesin yang digunakan untuk menghasilkan pekerjaan kantor yang hasilnya lebih cepat dan baik misalnya: komputer, foto copy, faximile, printer dll 4. Pesawat Kantor Mesin kantor yang berfungsi untuk mengadakan komunikasi Misalnya telephon, handphone, answering machine telephon dll 5. Interior Kantor barang/ fasilitas kantor yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor agar bersih, nyaman dan serasi misalnya : bunga, foto, gambar, akuarium dll.

KEGUNAAN PERBEKALAN KANTOR Menunjang aktifitas pekerjaan kantor b. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor c. Memperoleh hasil yang lebih maksimal , bail dan memuaskan d. Sebagai aset dan perlengkapan kantor a.

PENGADAAN PERBEKALAN KANTOR Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan perbekalan selalu diawali dengan perencaan kebutuhan perbekalan , rencana biaya, keadaan inventaris pada tahun sebelumnya dan memperhitungkan pegawai yang ada. Rencana dibuat 1 tahun anggaran bersamaan disusun rencana biaya : pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penginventarisan, pemeliharaan.

PERENCANAAN PERBEKALAN KANTOR a. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan b. Menentukan jenis, kuantitas, kualitas barang c. Mengadakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang tersedia d. Menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional e. Menyimpan dan memlihara perbekalan kantor f. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor g. Menghapus perlengkapan seseuai prosedur yang berlaku

MESIN-MESIN KANTOR Penggunaan mesin-mesin kantor memiliki keuntungan sbb : 1. Mempercepat proses penyelesaian pekerjaan kantor 2. Menghemat tenaga dan pikiran 3. Meningkatkan ketelitian dan mutu hasil pekerjaan 4. Mempertinggi hasil pekerjaan 5. Adanya keseragaman bentuk, ukuran dan hasil pekerjaan 6. Memberikan informasi lebih cepat dan banyak

Perlengkapan/ Peralatan kantor terdiri dari 2 jenis yaitu : 1. Perlengkapan yang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan 1 kali pakai contoh : kertas, karbon, master risograph dl 2. Perlengkapan yang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat dipakai lebih 1 kali contoh : perforator, stapler dll

MEMILIH MESIN KANTOR Dalam memilih mesin kantor perlu diperhatikan sbb : 1. Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan 2. Mesin harus dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan 3. Mesin harus praktis dan fleksibel 4. Mesin dapat menghemat biaya pelaksanaan pekerjaan 5. Kualitas mesin harus baik 6. Mudah dalam pemeliharaan 7. Mudah dalam pengoperasian’ 8. Mesin dapat meningkatkan produktifitas hasil kerja

MACAM-MACAM FUNGSI MESIN KANTOR 1, Mesin yang berfungsi sebagai alat komunikasi misal. Aiphone, telephone, HP, faximile 2. Mesin yang berfungsi untuk menggadakan / pengganda misal, fotocopy, mesin stensil , risograph, printer dll 3. Mesin yang berfungsi untuk merekam misal, tape recorder , dictaphone dll 4. Mesin yang digunakan untuk alat bantu presentasi misal, OHP, LCD, LAPTOP / PC, Flash disk 5. Mesin yang digunakan untuk menghancurkan dokumen misal, shreeder

PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN PERBEKALAN A. Penyimpanan perbekalan kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja/petugas guang untuk menampung hasil pengadaan barang. B. Pemeliharaan perbekalan kantor adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik atau siap pakai C. Laporan perbekalan kantor adalah kegiatan melaporkan keadaan barang/ perbekalan kantor

MANFAAT PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ALAT KANTOR 1. Barang-barang akan terpelihara dengan baik 2. Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu dekat 3. Menghidari kehilangan 4. Menghindari penyimpanan yang tidak teratur 5. Dengan terpeliharanya alat akan menghasilkan pekerjaan yang baik

CARA PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN BARANG KANTOR 1. Selalu membersihkan barang secara teratur setelah digunakan dan pisahkan dengan barang yang rusak 2. Selalu memperbaiki barang yang rusak 3. Memperhatikan cara penyimpanan yang baik dan benar 4. Selalu menyimpan kembali barang-barang yang telah digunakan pada tempat semula 5. Selalu menggunakan barang sesuai petunjuk

TATA CARA PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN MESIN KANTOR 1. Pencatatan dan penomeran mesin kantor 2. Penyusunan jadwal perawatan 3. Aktivitas perawatan dan perbaikan dilakukan oleh petugas sendiri 4. Menentukan jangka waktu atau usia mesin kantor dan penggantian dengan mesin baru

PERALATAN AWET PAKAI 1. Pelubang kertas (perforator) 2. Penjepret kertas (Stapler) 3. Pembuka surat (letter openers) 4. Gunting (shears) 5. Cap tanggalan (band dater) 6. Peti uang (brankas) 7. Tancapan surat (spindle file) 8. Bantalan stempel (Stam pad) 9. Kotak tempat surat masuk/keluar (letter try in out) 10. Lemari arsip (filling cabinet)

INVENTARIS PERALATAN KANTOR Pengadministrasian barang inventaris dicatat dalam : 1. Buku induk barang inventaris 2. Buku golongan inventaris 3. Buku catatan non inventaris Tujuan inventarisasi adalah : a. Penertiban administrasi barang b. Penghematan uang kantor c. Bahan informasi untuk menghitung kekayaan kantor d. Mempermudah pengendalian/pengawasan barang

LAPORAN PERBEKALAN 1. Pertanggung jawaban 2. Informasi mengenai persediaan barang yang ada dan mutasi barang selama periode tertentu 3. Pengendalian persediaan 4. Bahan pengambilan keputusan

PERENCANAAN PERBEKALAN BARANG Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan Menentukan jenis, kuantitas dan kwalitas perbekalan kantor yang diperlukan Mengadakan pebekalan sesuai dengan anggaran yang disediakan Menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor Menghapus perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku

LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN PERBEKALAN KANTOR Membuat DPB (Daftar Permintaan Barang) ke gudang Memeriksa persediaan barang digudang Penandatanganan kebendahara untuk pembelian barang Persetujuan pimpinan Diserahkan kelogistik untuk pembelian barang Sebelum barang diterima barang diperiksa dan diuji (kuantitas dan kualitas barang) kalau sudah cocok barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang Barang disimpan digudangan di distribusikan kebagian yang membutuhkan

PENDISTRIBUSIAN PERBEKALAN KANTOR Pengeluaran harus berdasarkan pada surat/bon permitaan atau surat perintah dari atasan Meneliti kuantitas dan spesifikasi barang yang akan dikeluarkan Meneliti dan memeriksa barang untuk memenuhi permintaan Mecatat mutasi barang pada kaartu barang Mencatat pengeluaran barang pada buku pengeluaran dan persediaan barang Membuat berita acara penyerahan barang dari gudang kepemesan Menyerahkan barang berikut dokumennya Membuat laporan kepada atasan

TATA CARA PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN • Pencatatan dan penomoran mesin-mesin kantor • Penyusunan jadwal perawatan • Aktivitas perawatan dan perbaikan dilkukan oleh petugas sendiri atau diborongkan pada perusahaan lain • Menentukan jangka waktu atau usia mesin kantor dan penggatiannya dengan mesin yang baru

A. B. C. D. E. F. G. Bentuk Bentuk garis atau lini fungsional garis dan staf dan fungsional lini dan funsional lini, fungsional dan staf komite

Apa Tujuan Perumusan Organisasi. . . ? ? ? �Pedoman Arah Organisasi itu bergerak �Landsan Organisasi �Penentu macam Aktifitas �Penentu Program, Prosedur, Koordinasi, Intregrasi, Simplikasi, Sinkronasi, dan Mekanisasi. �Rumusan Organisasi. . . ? ? ?

Prinsip Dasar Pengorganisasian Kantor A. B. C. D. E. F. G. H. I. Perumusan tujuan atau sasaran dengan jelas Pembagian Kerja Delegasi Kekuasaan Rentang Kekuasaan Kesatuan perintah dan tanggung jawab Koordinasi Asas Fungsional Asas Akordion Asas Keluwesan

Organisasi dan Tata Kerja Organisasi dan tata kerja (Organization and Methods/O&M) merupakan sekelompok teknik-teknik untuk mencapai atau meningkatkan efisiensi pekerjaan kantor (office work). O&M adalah suatu fungsi spesialisasi (orang-orang yang di didik dan di latih secara khusus) untuk mengusahakan efisiensi prosedur-prosedur pekerjaan dan pengendalian operasi suatu organisasi kantor. Tujuan O&M adalah untuk meningkatkan efisiensi ketatausahaan atau administrasi di kantor atau instansi tertentu sehingga anggaran operasional dapat ditekan dan hasilnya tetap optimal.

“SEKIAN” YA ……. SUDAHLAH