UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA PRREITORIA DE ADMINISTRAO

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO DEPARTAMENTO DE GESTÃO PATRIMONIAL

Seja bem-vindo(a)! Eu sou o Guardião do Patrimônio, e estarei contigo nesse inventário. Neste material, abordamos de forma objetiva os procedimentos gerais para o inventário 2017 da UFSC. Sugerimos ficar atento aos prazos de cumprimento das tarefas, os quais destacamos neste material. Este tutorial contempla três manuais, que são: Manual de Procedimentos Gerais: contém os procedimentos gerais relacionados ao inventário 2017 da UFSC, tais como cronograma, informações sobre as comissões, aspectos legais, forma de encaminhamento da documentação do inventário, dentre outros. Manual de Atualização de Espaço Físico e Uso do SIEF: cuida-se de evidenciar o passo-a-passo para realização da atualização dos ambientes no sistema SIEF. É atividade essencial para que a fase posterior de coleta e lançamento dos dados de inventário tenha sucesso; Manual de Coleta e Lançamento de Dados no SIP: trata das etapas relacionadas à coleta e lançamento de dados no sistema SIP, ou seja, do inventário propriamente dito. Também consta neste tutorial um contexto normativo, que aborda questões sobre o inventário e as responsabilidades na gestão de bens públicos. Boa leitura! Prox

Clique no manual de apoio desejado: Manual de Procedimentos Gerais Manual de Atualização do Espaço Físico e Uso do SIEF Manual de Coleta e Lançamento de Dados no SIP

ACESSO RÁPIDO – MANUAL DE PROCEDIMENTOS GERAIS O INVENTÁRIO ANUAL DE BENS MÓVEIS O SIEF A PORTARIA Nº. 7/GR/2007 E OS APS INVENTÁRIOS ANTERIORES EM NÚMEROS CRONOGRAMA DE ATIVIDADES PROCESSOS ADMINISTRATIVOS RELAÇÃO DE GRANDES SECCIONAIS NOMEAÇÃO DAS COMISSÕES PREPARAÇÃO DO MATERIAL CONTEXTO LEGISLATIVO Ante Prox

O INVENTÁRIO ANUAL DE BENS MÓVEIS O inventário anual de bens móveis é obrigação de toda Unidade Gestora. A Instrução Normativa SEDAP/PR nº. 205/88 define o inventário anual como aquele “destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício – constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício” (art. 8. 1, a). O inventário deve ser utilizado como instrumento de informação e de controle da correta localização dos bens móveis, bem como do seu estado de conservação. Ele permite que possamos fazer a conciliação da real situação dos bens móveis com as informações que estão registradas no sistema de controle. Assim, inconsistências como localização equivocada, bens não encontrados, estado de conservação alterado etc. , devem ser corrigidas a partir das informações coletadas pelas comissões de inventário. O ciclo deste ano terá sua etapa de coleta e lançamento de dados realizada entre os dias 18 de setembro e 3 de novembro de 2017 e contará com a participação de toda Universidade. Fique atento aos prazos do cronograma! Consulte a Instrução Normativa SEDAP/PR nº. 205/88, clicando na figura. Prox SEDAP/PR - Secretaria de Administração Pública da Presidência da República.

O SIEF é um sistema informatizado utilizado pela UFSC para controle da ocupação dos espaços físicos. A atualização dos ambientes nesse sistema está a cargo dos agentes patrimoniais seccionais. Qualquer alteração física dos ambientes deve ser atualizada no SIEF. Isso inclui transferir bens sempre que for necessário. Esse trabalho é realizado durante todo o ano. Caso os dados estiverem desatualizados, é necessário: • Efetuar um levantamento dos espaços/ ambientes, previamente ao inventário dos bens; • Atualizar os dados no SIEF, com base no levantamento efetuado; • Proceder às transferências dos bens no sistema SIP, inativando, ao final, os ambientes desatualizados que não contiverem mais bens registrados. Essa atividade é de responsabilidade de cada agente patrimonial seccional, cuja designação é obrigação do agente patrimonial nato, conforme Portaria Normativa nº 7/GR/2007. Uma boa gestão patrimonial depende dessa atividade. A atualização dos ambientes no SIEF é atividade prévia e necessária para que a fase posterior de coleta e lançamento dos dados de inventário tenha sucesso. Consulte a Portaria Normativa nº 7/GR/2007, clicando na figura. Ante SIEF - Sistema Integrado de Espaço Físico. UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina. Prox SIP – Sistema de Informações Patrimoniais

A PORTARIA Nº. 7/GR/2007 E OS AGENTES PATRIMONIAIS De acordo com a Portaria 7/GR/2007, os Diretores das Unidades Acadêmicas e Administrativas, bem como os Pró-Reitores e Secretários são agentes patrimoniais natos (art. 7º e 14). Nessa condição, eles são considerados responsáveis pela gestão dos bens móveis localizados em suas unidades de atuação (Centros de Ensino, Secretarias, Pró-Reitorias, Departamentos etc. ), podendo delegar aos agentes patrimoniais seccionais, por meio de portaria, as atividades de controle e movimentação desses bens. Dentre as atividades sob responsabilidade do agente patrimonial nato está a realização do inventário físico anual em sua unidade. Para o levantamento físico dos bens permanentes deverá ser constituída comissão interna às unidades como previsto no art. 157: “O inventário anual dos bens móveis permanentes de cada seccional de patrimônio será conduzido por comissão interna de inventário constituída pelos respectivos agentes patrimoniais natos”. A comissão de inventário deverá ser formada pelo agente patrimonial seccional, que a presidirá, e por outros servidores lotados na unidade para que seja possível sua realização. Ante Prox

INVENTÁRIOS ANTERIORES EM NÚMEROS ALGUNS DADOS 356. 251 342. 339 336. 714 48, 67% 38, 06% 2014 38, 05% 2015 Bens registrados 2016 Em 2014 a UFSC contava com 336. 714 itens registrados, com 128. 161 itens inventariados, correspondendo a 38, 06% do total. Já em 31 de dezembro de 2015, a UFSC possuía em seu patrimônio mobiliário permanente 349. 995 itens registrados. Ao término do inventário, no dia 30 de novembro de 2015, a UFSC possuía 342. 339 itens de bens móveis permanentes registrados em seu patrimônio. Desse total, foram inventariados 130. 250 itens, representando 38, 05% do total. E, no ano de 2016, a Universidade possuía 356. 251 bens ativos, dos quais 173. 384 itens foram inventariados. Bens coletados Ante UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina. Prox

CRONOGRAMA DE ATIVIDADES Ações Prazos Diagnóstico do inventário de 2016 e reuniões para ajustes do sistema SIP para o inventário de 2017. * Até 20/04/2017 Realização de ajustes no sistema SIP, testes e implementação das correções. * Até 08/09/2017 Elaboração e divulgação de materiais de apoio (manuais, planilhas etc. ). * Até 21/07/2017 Designação das comissões de inventário e envio das portarias ao DGP. De 01/07/2017 a 15/07/2017 Período específico para atualização de ambientes (ocupação física) no sistema SIEF. De 21/07/2017 a 13/09/2017 Período reservado para capacitações em pequenas turmas, no DGP, conforme agendamento. De 15/08/2017 a 15/09/2017 Último dia para encaminhar os Termos de Transferência pendentes ao DGP. Até 31/08/2017 Liberação dos perfis de acesso para os membros das comissões (agentes patrimoniais já possuem acesso). * De 11/09/2017 a 15/09/2017 Coleta e lançamento de dados do inventário no SIP. De 18/09/2017 a 03/11/2017 Encaminhamento das planilhas Excel por e-mail. De 06/11/2017 a 17/11/2017 Período para envio do Questionário de Avaliação, de preenchimento facultativo. De 06/11/2017 a 24/11/2017 Prazo final para encaminhamento dos relatórios ou justificativas e relatório da comissão, via processo. De 04/12/2017 a 15/12/2017 Encerramento do ciclo e publicação dos dados. * Até 31/01/2018 * Atividades que não envolvem diretamente as comissões de inventário. Estão relacionadas a trabalhos do DGP e outros setores da Universidade eventualmente envolvidos. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais. DGP – Departamento de Gestão Patrimonial. Prox SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico

Sempre que necessário, o DGP encaminhará comunicados via Memorando Circular, que também serão disponibilizados na página do Departamento, Menu Inventário UFSC 2017 (dgp. proad. ufsc. br). Tenha sempre em mãos o cronograma de atividades do Importante! inventário para não perder os prazos. Além disso, o cronograma auxilia no planejamento das atividades e no bom andamento dos trabalhos. Considerando as atividades pós-inventário, os prazos do cronograma são improrrogáveis. Ante DGP – Departamento de Gestão Patrimonial. UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina. Prox

PROCESSOS ADMINISTRATIVOS DO INVENTÁRIO A formalização dos trabalhos realizados durante o Inventário UFSC 2017 será feita por processo digital, que será aberto pelo DGP e encaminhado aos responsáveis pelos centros de ensino/campi, pró-reitorias e secretarias. Não será aceita outra forma de encaminhamento dos documentos de trabalho do inventário, em virtude da necessidade de padronizar a documentação. Esses processos serão encaminhados pelo DGP no início do mês de dezembro/2017, e deverão ser retornados com a documentação requerida no período de 04/12/2017 a 15/12/2017. Os documentos necessários constarão em uma lista nos processos, bem como estão mencionados nesse manual. A lista de unidades inventariantes será publicada na página do inventário na internet (dgp. proad. ufsc. br), bem como consta nesse manual. Acesse: dgp. proad. ufsc. br clicando na figura Ante UFSC - Universidade Federal de Santa Catarina. DGP – Departamento de Gestão Patrimonial. Prox

RELAÇÃO DE GRANDES SECCIONAIS Centro Araranguá Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis Centro Blumenau Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas Centro Curitibanos Pró-Reitoria de Extensão Centro Joinville Pró-Reitoria de Graduação Centro de Ciências Agrárias Pró-Reitoria de Pesquisa Centro de Ciências Biológicas Pró-Reitoria de Pós-Graduação Centro de Ciências da Educação Reitoria Centro de Ciências Físicas e Matemáticas Secretaria de Ações Afirmativas e Diversidade Centro de Ciências Jurídicas Secretaria de Aperfeiçoamento Institucional Centro de Ciências da Saúde Secretaria de Cultura e Arte Centro de Comunicação e Expressão Secretaria de Desportos Centro de Desportos Secretaria de Educação a Distância Centro de Filosofia e Ciências Humanas Secretaria de Inovação Centro Socioeconômico Secretaria de Obras, Manutenção e Meio Ambiente Centro Tecnológico Secretaria de Planejamento e Orçamento Hospital Universitário Secretaria de Relações Internacionais Procuradoria Federal/UFSC Secretaria de Segurança Física e Patrimonial Pró-Reitoria de Administração Ante Prox

Converse com o destinatário do processo (agente patrimonial nato) para tratar do encaminhamento dos documentos produzidos no inventário de sua unidade, durante a etapa de geração e assinatura dos relatórios, de acordo com os prazos do cronograma. O processo conterá a relação de documentos obrigatórios. Não serão abertos processos individualizados para os departamentos acadêmicos e administrativos. A documentação gerada por esses setores deverá ser inserida no processo geral de sua unidade, devendo este ser encaminhado ao DGP no prazo previsto no cronograma, de forma consolidada. Fique atento às comunicações enviadas por e-mail e Memorando Circular (via SPA). Também acesse com frequência a página do inventário 2017 (dgp. proad. ufsc. br), que conterá todas as informações atualizadas para o seu trabalho. DGP – Departamento de Gestão Patrimonial. SPA – Sistema de Processos Administrativos. Clique na figura.

A partir deste ano, os atendimentos sobre assuntos do inventário serão realizados via portal de chamados. Com as demandas organizadas, será possível encaminhar as respostas e soluções em menor tempo! Acesse a página do inventário (dgp. proad. ufsc. br) e saiba mais como encaminhar as demandas. Ante Prox

NOMEAÇÃO DAS COMISSÕES Para a realização do inventário em sua seccional de patrimônio, o agente patrimonial nato deve formar comissões de inventário, compostas cada uma por três servidores, dentre eles o agente patrimonial seccional que a presidirá. A constituição das comissões deve ser feita por meio de portaria emitida pelo agente patrimonial nato e publicada no Boletim Oficial da UFSC. Na página do inventário (dgp. proad. ufsc. br) será disponibilizado um modelo de portaria. Exemplo 1 O CED poderá nomear comissões, por exemplo, para cada um dos setores abaixo: • Centro de Ciências da Educação; • Núcleo de Desenvolvimento Infantil; • Colégio de Aplicação; • Departamento de Metodologia e Ensino; • Departamento de Estudos Especializados em Educação; • Departamento de Ciências da Informação. Exemplo 2 A PRODEGESP poderá nomear comissões, por exemplo, para cada um dos setores abaixo: • Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas; • Departamento de Atenção à Saúde; • Departamento de Administração de Pessoal; • Departamento de Desenvolvimento de Pessoas. Ante UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina. CED – Centro de Ciências da Educação. Prox PRODEGESP – Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas.

As designações devem ser realizadas no período de 01/07/2017 a 15/07/2017, bem como o envio das respectivas portarias ao DGP. As portarias assinadas devem ser digitalizadas e encaminhadas ao e-mail: inventario. dgp@contato. ufsc. br. Não é necessário enviá-las fisicamente. Ao final do inventário, elas deverão ser inseridas no respectivo processo de inventário, que também será digital. As comissões, conforme conveniência, poderão ser auxiliadas por outros servidores e estagiários, dependendo da demanda, limitada a atuação destes às tarefas vinculadas à coleta de dados (não terão acesso, por exemplo, aos sistemas e nem poderão assinar documentos cuja responsabilidade seja da comissão e/ ou do agente patrimonial nato). Os membros das comissões deverão ter acesso irrestrito aos ambientes sujeitos ao levantamento patrimonial, conforme estabelece o art. 161 da Portaria Normativa nº 7/GR/2007. Havendo recusa, solicita-se comunicar o DGP, em documento com relato circunstanciado, assinado pelos membros da comissão (preferencialemente testemunhas da recusa). Deve ser digitalizado e encaminhado para o e-mail: inventario. dgp@contato. ufsc. br. Sempre que as condições ambientais demandarem acompanhamento de responsável (por exemplo, laboratórios em que estejam sendo executadas pesquisas), sugerimos combinar horário para efetuar os trabalhos, solicitando acompanhamento de agente responsável pelo local. O acesso aos ambientes ora mencionados inclui a verificação de bens que porventura estejam guardados em gavetas, armários ou outros locais e móveis cujo acesso esteja sujeito a controle por chaves ou outro mecanismo de segurança, observando-se os casos específicos regidos por normas de segurança superiores. Ante DGP – Departamento de Gestão Patrimonial. Prox

As comissões podem ser auxiliadas por servidores e estagiários, para tarefas de coleta de dados. Isso não transfere a eles a responsabilidade pelos resultados. Os membros das comissões também devem ter acesso irrestrito aos locais a serem inventariados. Ante Prox

PREPARAÇÃO DO MATERIAL Formadas as comissões, o próximo passo é preparar e separar o material a ser utilizado durante o inventário. Abaixo, apresentamos uma sugestão do material que poderá ser utilizado durante o inventário: • • Planilhas para a coleta dos dados bens – modelo disponível na página do inventário (dgp. proad. ufsc. br); Canetas – uma para cada membro da comissão; Pranchetas – uma para cada membro da comissão; Câmera fotográfica para registrar a identificação de bens de difícil acesso (uso de zoom), por exemplo, unidade interna de condicionador de ar tipo split, roteadores wireless de teto etc; • Smartphone, tablet, notebook ou leitor de código de barras, para efetuar coleta e registros nos casos em que o uso desses equipamentos for vantajoso para o serviço. Essas sugestões não limitam a escolha de outros meios que porventura forem aplicáveis. As restrições são limitadas, no entanto, à forma de apresentação dos dados ao DGP, que devem seguir o exposto neste Manual de Procedimentos Gerais e nos manuais específicos, quando for o caso (principalmente Manual de Coleta e Lançamento de Dados no SIP – ver mais adiante). Ante DGP – Departamento de Gestão Patrimonial. SIP – Sistema de Informações Patrimoniais. Prox

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CONTEXTO LEGAL O inventário físico anual dos bens móveis da Universidade pode ser entendido como um instrumento de controle que possibilita a verificação da existência física dos bens móveis. Além disso, permite registrar a localização correta dos itens, atualizando inconsistências eventualmente existentes. Dentre as finalidades do inventário, podem ser citadas como principais a apuração dos resultados do exercício, o controle e a prestação de contas dos responsáveis, bem como o atendimento de exigências de ordem legal. Em relação à exigência legal, rege a matéria a Lei Federal nº 4. 320/1964, que assim determina: Art. 96. O levantamento geral dos bens móveis e imóveis terá por base o inventário analítico de cada unidade administrativa e os elementos da escrituração sintética na contabilidade. Já a Instrução Normativa SEDAP/PR n° 205/1988 conceitua o inventário, dispondo que: 8. Inventário físico é o instrumento de controle para a verificação dos saldos de estoques nos almoxarifados e depósitos, e dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no órgão ou entidade [. . . ]. Internamente, rege a matéria a Portaria Normativa nº 7/GR/2007. Essa norma estabelece os procedimentos para a gestão dos bens móveis permanentes integrantes do patrimônio mobiliário da UFSC, e define as responsabilidades de seus servidores pela sua execução. Segundo o artigo 155, poderão ser realizados os seguintes tipos de inventário em relação ao acervo mobiliário da Universidade: Ante SEDAP/PR – Secretaria de Administração Pública da Presidência da República. UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina. Prox

I – o anual: é aquele destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais existentes por ocasião do encerramento de cada exercício, sendo constituído do inventário anterior e das movimentações patrimoniais ocorridas durante o exercício [. . . ] No que se refere à execução do inventário, a citada Portaria Normativa prevê a forma descentralizada, de modo a observar-se o princípio da segregação de funções. Transcrevemos os seguintes dispositivos: Art. 157. O inventário anual dos bens móveis permanentes de cada seccional de patrimônio será conduzido por comissão interna de inventário constituída pelos respectivos agentes patrimoniais natos. Art. 158. A comissão interna de inventário será integrada pelo agente patrimonial seccional e pelos agentes patrimoniais setoriais, se houver, e/ ou por servidores lotados na respectiva seccional de patrimônio, sob a presidência do primeiro. Parágrafo único. O presidente da comissão interna de inventário poderá solicitar o auxílio de técnicos ou servidores conhecedores dos bens, a fim de facilitar a sua localização e identificação. Art. 159. O agente patrimonial nato, em razão do volume, das dificuldades na localização dos respectivos bens e das peculiaridades da carga patrimonial, poderá constituir subcomissões internas de inventário físico para agilizar o processo. Conforme previsto nesses artigos, as comissões de inventário devem ser constituídas por ato do agente patrimonial nato. Essa formalização ocorre por meio de portaria, conforme mencionado neste manual. Além disso, o agente patrimonial seccional integrará a comissão, presidindo-a. Além do quantitativo mínimo recomendado de 3 servidores por comissão, pode contar com apoio de outros servidores, sob a forma de subcomissões, de acordo com o volume e complexidade do controle patrimonial em sua unidade. Ante Prox

Não havendo designação de agente patrimonial seccional, deve ser providenciada sua designação portaria, com antecedência suficiente à nomeação das comissões e à realização do inventário, como prevê a Portaria Normativa nº 7/GR/2007. Transcrevemos, na íntegra, os artigos que tratam dessa atribuição: Art. 14. O dirigente de cada seccional de patrimônio [. . . ], na condição de agente patrimonial nato, será o responsável pela gestão patrimonial mobiliária dos bens móveis permanentes integrados ao seu patrimônio. [. . . ] Art. 17. Para o desempenho de atividades de gestão patrimonial, o agente patrimonial nato deverá indicar ao Pró-Reitor de Orçamento, Administração e Finanças um servidor para atuar como agente patrimonial seccional junto à respectiva seccional de patrimônio. § 1º A indicação a que se refere este artigo deverá recair preferencialmente em servidor técnico-administrativo ocupante do cargo de Assistente em Administração ou de Auxiliar em Administração ou designado para o exercício de função gratificada. [. . ] § 3º Somente poderá ser agente patrimonial seccinoal o servidor efetivo ou o servidor público que se encontrar em exercício na Universidade mediante cessão ou lotação provisória. § 4º Nos casos de impedimento ou de inexistência de agente patrimonial seccional em razão das características da seccional de patrimônio, as suas competências serão exercidas pelo agente patrimonial nato. Art. 18. A substituição de agente patrimonial seccional deverá ser comunicada formalmente ao Pró-Reitor de Orçamento, Administração e Finanças pelo respectivo agente patrimonial nato, com a indicação do respectivo substituto. Ante Prox

Reforçando o exposto no Art. 17, § 4º, o art. 172 versa que: Art. 172. Na falta de agente patrimonial seccional, o agente patrimonial nato deverá praticar todos os atos de gestão e controle patrimonial previstos nesta portaria normativa em relação aos bens sob sua responsabilidade. Cumpre frisar que, pelo fato de a Portaria Normativa ter sido emitida em 2007, a expressão “Pró-Reitor de Orçamento, Administração e Finanças” corresponde, na atual estrutura universitária, ao cargo de Pró-Reitor de Administração. Também é importante respaldar a atuação das comissões, no sentido de seu direito ao acesso às dependências a serem inventariadas. Conforme exposto em parte específica neste manual, recomenda-se o prévio agendamento nos locais em que seja prudente ou necessário o acompanhamento por responsável do local (por exemplo, laboratórios em que pesquisas estejam sendo realizadas). Nesse sentido, a Portaria Normativa nº 7/GR/2007: Art. 161. Os membros das comissões de inventário, devidamente identificados, deverão ter livre acesso aos diversos setores das seccionais de patrimônio onde se encontrem ou possam ser encontrados bens pertencentes ao patrimônio da Universidade, desde que previamente agendada a inspeção no local. Parágrafo único. A negativa do agente patrimonial delegado em permitir a abertura do local ou a realização do inventário acarretará a responsabilização funcional por meio de sindicância, observado o devido processo legal. Recomenda-se sempre o diálogo e agendamento nos casos necessários, desde que não inviabilize a realização das atividades de inventário no prazo estabelecido. Ante Prox

Cumpre mencionar que os agentes patrimoniais delegados (conforme mencionado no parágrafo único do art. 161) correspondem a: Art. 15. [. . . ] servidores que, em razão do exercício de função administrativa, do uso individual ou coletivo e/ ou da localização desses bens, receberão a carga patrimonial na condição de agentes patrimoniais delegados. Consideramos prudente, ainda, citar alguns dispositivos normativos que regem a responsabilidade perante a guarda, conservação e uso dos bens públicos. A Portaria Normativa supracitada menciona que: Art. 167. O servidor público é responsável pelo dano que, por ação ou omissão, causar a qualquer bem móvel permanente de propriedade da Universidade ou de terceiros sob sua guarda. Art. 168. Todo servidor que tiver conhecimento de fatos ou indícios de extravio, danos ou uso indevido, por qualquer forma, de bens patrimoniais da Universidade tem o dever de comunicar a sua ocorrência ao agente patrimonial nato, sob pena de ser responsabilizado por negligência, omissão ou conivência. Art. 169. Havendo fundados indícios de responsabilidade de servidor por descumprimento das presentes normas que resulte em dano ao patrimônio mobiliário da Universidade, o Reitor determinará a imediata apuração dos fatos mediante sindicância, obsevado o devido processo legal. Art. 170. O disposto nos artigos 166, 167 e 168 aplica-se, no que couber, aos usuários ou permissionários que transitoriamente utilizem bens móveis permanentes integrantes do patrimônio da Universidade. Ante Prox

Além disso, normas superiores estabelecem a responsabilidade em matéria de patrimônio público. Vejamos os principais dispositivos, iniciando pela Costituição Federal de 1988, art. 70, parágrafo único, acrescentado pela Emenda Constitucional nº 19/1998: Art. 70. [. . . ] Parágrafo único. Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária. Já no art. 71, versa a CF/88 que: Art. 71. O controle externo, a cargo do Congresso Nacional, será exercido com o auxílio do Tribunal de Contas da União, ao qual compete: [. . . ] II – julgar as contas dos administradores e demais responsáveis por dinheiros, bens e valores públicos da administração direta e indireta, incluídas as fundações e sociedades instituídas e mantidas pelo Poder Público federal, e as contas daqueles que derem causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte prejuízo ao erário público; [. . . ] VIII – aplicar aos responsáveis, em caso de ilegalidade de despesa ou irregularidade de contas, as sanções previstas em lei, que estabelecerá, entre outras cominações, multa proporcional ao dano causado ao erário; Ante Prox

Também a já citada Lei Federal nº 4. 320/1964 fixa que: Art. 75. O controle da execução orçamentária compreenderá: [. . . ] II – a fidelidade funcional dos agentes da administração, responsáveis por bens e valores públicos; [. . . ] Art. 78. Além da prestação ou tomada de contas anual, quando instituída em lei, ou por fim de gestão, poderá haver, a qualquer tempo, levantamento, prestação ou tomada de contas de todos os responsáveis por bens ou valores públicos. A Lei nº 8. 429/1992 (LIA), que dispõe sobre as sansões aplicáveis aos agentes públicos nos casos de enriquecimento ilícito, estabelece um rol de ações que sujeitam os responsáveis às sansões que ela estabelece. Dentre as principais, destacamos: Art. 9º Constitui ato de improbidade administrativa importando enriquecimento ilícito [. . . ]: [. . . ] XI – incorporar, por qualquer forma, ao seu patrimônio bens, rendas, verbas ou valores integrantes do acervo patrimonial das entidades mencionadas no art. 1º desta lei; XII – usar, em proveito próprio, bens, rendas, verbas ou valores integrantes do acervo patrimonial das entidades mencionadas no art. 1º desta lei. [. . . ] Art. 10. Constitui ato de improbidade administrativa que causa lesão ao erário qualquer ação ou omissão, dolosa ou culposa, que enseje perda patrimonial, desvio, apropriação, malbaratamento ou dilapidação dos bens ou haveres das entidades referidas no art. 1º desta lei, e notadamente: [. . . ] X – agir negligentemente na arrecadação de tributo ou renda, bem como no que diz respeito à conservação do patrimônio público; Ante LIA – Lei de Improbidade Administrativa. Prox

Também discorre que a facilitação ou concorrência, por qualquer forma, para que ocorra a incorporação ao patrimônio particular de pessoa fisica ou jurídica, de bens sem a observância das formalidades legais ou regulamentares, bem como a concorrência ou permissão para que essas pessoas privadas utilizem bens sem o devido processo legal caracterizam prejuízo ao erário, sujeito a sansões previstas na LIA (art. 10, XVI e XVII). As penas variam conforme a extensão do dano causado, assim como o proveito patrimonial obtido pelo agente (art. 12, Parágrafo único). As sansões podem ser cumuladas, compreendendo ressarcimento integral do dano, perda dos bens acrescidos ilegalmente ao patrimônio particular, perda da função pública, suspensão dos direitos políticos e multa civil, além de outras sansões penais, civis e administrativas (art. 12). Importante citar a Lei nº 8. 112/1993, aplicável aos servidores públicos civis da União, das autarquias e das fundações públicas federais. Citamos os principais dispositivos que regem a matéria: Art. 116. São deveres do servidor: [. . . ] zelar pela economia do material e a conservação do patrimônio público; [. . . ] Art. 117. Ao servidor é proibido: [. . . ] II – retirar, sem prévia anuência da autoridade competente, qualquer documento ou objeto da repartição; [. . . ] IV – opor resistência injustificada ao andamento de documento e processo ou execução de serviço; [. . . ] XVI – utilizar pessoal ou recursos materiais da repartição em serviços ou atividades particulares; LIA – Lei de Improbidade Administrativa. Ante Prox

Para finalizar, cabe mencionar alguns artigos do Decreto-Lei nº 2. 848/1940 (CPP). Citam-se os seguintes crimes, que podem sujeitar o responsável à reclusão ou detenção, cumulativamente ou não com multa: Peculato Art. 312 – Apropriar-se o funcionário público de dinheiro, valor ou qualquer outro bem móvel, público ou particular, de que tem a posse em razão do cargo, ou desviálo, em proveito próprio ou alheio. [. . . ] Inserção de dados falsos em sistema de informações Art. 313 -A. Inserir ou facilitar, o funcionário autorizado, a inserção de dados falsos, alterar ou excluir indevidamente dados corretos nos sistemas informatizados ou bancos de dados da Administração Pública com o fim de obter vantagem indevida para si ou para outrem ou para causar dano. Ante CPP – Código de Processo Penal.

ACESSO RÁPIDO MANUAL DE ATUALIZAÇÃO DE ESPAÇO FÍSICO E USO DO SIEF ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO DE ESPAÇO FÍSICO INSTRUÇÕES PARA CADASTRO NO SISTEMA SIEF PROCEDIMENTOS COMUNS PARA ATUALIZAÇÃO E PARA CADASTRO NO SIEF PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS PARA ALTERAÇÃO DE AMBIENTES NO SIEF PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS PARA CRIAÇÃO DE NOVOS AMBIENTES GLOSSÁRIO Ante Prox

ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO DE ESPAÇO FÍSICO Iniciamos este Manual reforçando que: A atualização dos ambientes no SIEF é atividade prévia e necessária para que a fase posterior de coleta e lançamento dos dados de inventário tenha sucesso. Boa leitura! Prox

ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO DE ESPAÇO FÍSICO Para o gerenciamento dos espaços físicos onde os bens móveis estão localizados, a UFSC utiliza o sistema informatizado SIEF. Somente o agente patrimonial seccional possui acesso a esse sistema. Caso não conseguir acessálo, deve-se entrar em contato com a Se. TIC. Antes de iniciar a verificação dos bens (etapa de coleta e lançamento de dados) é preciso confirmar se as informações dos espaços físicos estão atualizadas no SIEF para que a localização dos bens seja informada de maneira correta. Para isso, o agente patrimonial seccional deverá verificar se todos os ambientes cadastrados no sistema ainda existem e também se foram criados novos espaços físicos. É comum a necessidade de cadastramento e/ ou de inativação de ambientes no SIEF após a instalação ou a remoção de paredes divisórias. Portanto, é preciso verificar se os ambientes estão corretamente cadastrados. Também é importante averiguar se é necessário cadastrar um espaço físico externo onde alguns bens, como bancos e lixeiras com tombamento, câmeras de vigilância e outros equipamentos podem estar instalados. Ante UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina. SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico. Se. TIC – Superintendência de Governança Eletrônica Prox

A atualização de ambientes e setores é pré-requisito para a realização do inventário. Sem essa prévia atividade, é provável a ocorrência de problemas na hora de lançar os dados no SIP. Os sistemas SIEF e SIP são interligados e, depois de aberto o inventário no sistema SIP, as alterações porventura efetuadas no SIEF não serão refletidas no SIP para fins de lançamento dos dados de inventário. Para o inventário deste ano, foi reservada uma etapa para a atualização dos ambientes no SIEF (veja o cronograma). Independentemente deste prazo, o acesso ao SIEF para os agentes patrimoniais seccionais está disponível o ano todo, e esse trabalho de atualização pode (deve) ser antecipado, evitando-se acumular trabalho para o período de inventário anual. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais. SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico. Prox

INSTRUÇÕES PARA CADASTRO NO SISTEMA SIEF Como dito, a atualização de ambientes precede ao levantamento físico dos bens. Desse modo, é necessário verificar quais ambientes já estão atualizados na unidade e quais ainda permanecem pendentes de atualização ou cadastro. Esse trabalho deve ser efetuado sempre que houver alterações ou criação de novo ambiente ou setor. O sistema utilizado para o registro dos ambientes é o SIEF (http: //sief. sistemas. ufsc. br), e deverá ser utilizado pelo agente patrimonial seccional. Assim, a execução de algumas tarefas poderá ser necessária nesta etapa: • Atualização dos registros de ambientes das edificações da Unidade, já existentes no sistema (mudanças de descrição, vinculação a um departamento, alteração de nomenclatura); • Criação de novos ambientes que já existem fisicamente, mas que ainda não estão cadastrados no sistema SIEF; • Inativação de ambientes já inexistentes fisicamente, desde que não possuam bens ainda cadastrados nesses ambientes (neste caso, os bens devem ser previamente transferidos por meio do sistema SIP para os novos locais correspondentes, para posterior inativação do ambiente no SIEF – atividade do agente patrimonial seccional). Ante SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico. SIP – Sistema de Informações Patrimoniais. Prox

Para os locais que já existem fisicamente com o nome padronizado afixado na sala, mas não existentes no sistema, é necessário registrar as informações relativas a ele no SIEF e vincular ao setor correspondente. Já para os locais físicos que estão sem nenhuma nomenclatura afixada ou definida, deverão ser nomeados os ambientes e afixados os seus nomes nas portas. Sugere-se adotar a padronização de ambientes conforme modelo que consta no Manual de Padronização de Ambientes, disponível no site do DGP: dgp. proad. ufsc. br. Importante! Os nomes adotados para os ambientes no SIEF e que, consequentemente, aparecerão no SIP, devem corresponder aos nomes afixados nos ambientes físicos de forma padronizada. Consulte o Manual de Padronização de Ambientes, clicando na figura. Ante SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico. DGP – Departamento de Gestão Patrimonial. SIP – Sistema de Informações Patrimoniais. Prox

PROCEDIMENTOS COMUNS PARA ATUALIZAÇÃO E PARA CADASTRO NO SIEF Apresentam-se nessa parte do manual os procedimentos comuns para atualização de dados para ambientes já cadastrados no sistema SIEF e também para o cadastramento de novos ambientes. Em seguida, à parte, são apresentados os procedimentos específicos para atualização de dados de ambientes já cadastrados, bem como as ações próprias para a criação de novos ambientes no sistema SIEF. Com o perfil liberado para uso do sistema, deve-se acessar a página do SIEF (sief. sistemas. ufsc. br), utilizando preferencialmente os navegadores Internet Explorer ou Mozilla Firefox , e efetuar o login com o Id. UFSC. Acesse: sief. sistemas. ufsc. br clicando na figura Ante SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico. Prox

Efetuado o login com seu Id. UFSC, aparecerá a seguinte tela inicial do sistema: Ante Prox

Ao clicar na opção do Menu “Espaço Físico”, selecione a opção “Ambientes”. Ante Prox

Surgirá a tela para consulta de ambientes. Ante Prox

Nesta tela selecione o “Município”, o “Campus” e o “Centro”. Caso seu perfil seja “Administrador de Espaço Físico da Edificação”, selecione também a “Edificação” para a qual possui acesso liberado para realizar inclusões e/ou alterações, e clique no botão. Ante Prox

A pesquisa resulta os ambientes vinculados aos parâmetros informados. A presença do ícone em forma de lápis , na coluna “Editar”, é o indicativo de que o servidor possui acesso para alterações ou inclusões, e serve para acessar a tela de edição de cada um dos ambientes listados. Ante Prox

PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS PARA ALTERAÇÃO DE AMBIENTES NO SIEF Para alterações de ambientes que já estão cadastrados no sistema SIEF, na tela de consulta, clique no ícone em forma de lápis correspondente ao ambiente que se deseja alterar. Surgirá uma tela semelhante à seguinte: Ante SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico. Prox

Perceba que na parte superior desta tela há várias abas; contudo, a aba inicial “Dados básicos” é a única que necessita ser trabalhada neste momento. Nesta tela, é possível alterar o pavimento, caso o ambiente tenha mudado de andar, bem como alterar o código e o nome do ambiente, lembrando que o “Código” e o “Nome” dos ambientes devem corresponder aos nomes afixados nos ambientes físicos. É permitido também informar alocação de turma, a capacidade de pessoas, se o ambiente está ativo ou inativo e, ainda, o tipo de ambiente (se trata-se de uma sala de departamento ou de uma sala de aula, por exemplo). Ao clicar nos botões em forma de ponto de interrogação abrem-se caixas de texto com algumas orientações adicionais para preenchimento dos campos. Ante Prox

No campo “Depto/Setor”, por meio da lupa lateral , é possível realizar a vinculação do ambiente com outro setor, caso aquele a que esteja atualmente vinculado esteja incorreto. É importante ressaltar que somente quando os ambientes cadastrados são vinculados ao respectivo setor no SIEF (por exemplo, ODT/CCS, RU/PRAE, PROGRAD/UFSC, etc. ) tais ambientes estarão disponíveis no SIP. Sem esse vínculo, o SIP não detecta a criação ou a alteração de um ambiente. Ante SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico. SIP – Sistema de Informações Patrimoniais. Prox

Depois de realizar as alterações ou cadastros necessários, é preciso clicar no botão que as alterações sejam gravadas. para IMPORTANTE! Os campos assinalados com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório. Ante Prox

PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS PARA CRIAÇÃO DE NOVOS AMBIENTES Já para inclusões de novos ambientes no sistema SIEF, utilizaremos como exemplo a edificação do DGP/PROAD, conforme tela abaixo. No primeiro pavimento do prédio há quatro ambientes cadastrados. Vamos supor que seja necessária a criação de mais um ambiente nessa edificação (cadastro de novo ambiente). Para tanto, na tela de consulta, é necessário clicar no ícone em forma de lápis para abrir a interface de edição. Neste caso, para fins de exemplo, utilizaremos o ambiente apresentado na última linha da consulta, codificado como DGP – 19 – Sala de Reunião, pois o ambiente queremos criar é o DGP – 20 – Sala de Arquivo e Almoxarifado. Ante SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico. Prox

Não há como excluir ambientes criados, por isso é Após certificar-se de que não há outra sala com o mesmo código, pode-se proceder à criação do ambiente (nomes diferentes para os ambientes também ajudam muito a evitar possíveis confusões como, por exemplo, nomes repetidos). importante prestar muita atenção nessa fase. Apenas será possível editar ou inativar ambientes existentes no SIEF, mas não haverá possibilidade de excluí-los caso haja transferências de bens para esses ambientes. Ante SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico. Prox

Existem duas possibilidades para efetuar a inclusão de novos ambientes: “clonar” dados de um ambiente já cadastrado, ou criando um “novo” ambiente. Veja as opções destacadas na tela abaixo, no lado direito superior. Ante Prox

Na opção “clonar”, as informações básicas são mantidas, sendo necessário apenas informar o “código” e o “nome” do novo ambiente. No entanto, caso seja necessário, deve-se alterar também as demais informações, para atualizálas. Veja a tela seguinte. Ante Prox

Já na opção “novo”, todos os dados devem ser informados. Observe na tela seguinte que todos os campos apareceram em branco, para preenchimento. Ante Prox

Outra forma de criar um novo ambiente é efetuando a consulta dos locais (conforme visto anteriormente na parte que trata dos procedimentos comuns para atualização e cadastro), e selecionar a opção “Novo ambiente”, na aba “Ações”. Ante Prox

Tendo em vista que ao clicar em “clonar” as informações básicas são mantidas (o que não exclui a possibilidade de, se necessário, serem alteradas), e que ao clicar em “novo” todos os dados devem ser informados, sugerimos o uso da opção “clonar”. Voltando ao exemplo, para criar a sala DGP – 20 – Sala de Arquivo e Almoxarifado, observe na tela abaixo o preenchimento que foi efetuado. Ante Prox

Ao clicar em “clonar”, as informações básicas são mantidas, sendo necessário apenas informar o “código” e “nome” do novo ambiente. Para os demais campos, é possível alterar os dados quanto à capacidade de pessoas no ambiente e o tipo de ambiente, por exemplo. No caso de cadastro de ambiente novo, também é necessário vincular o ambiente ao correspondente “Depto/Setor”, para que o cadastro tenha efeito no sistema SIP para fins de inventário. No campo “Depto/Setor”, por meio da lupa lateral , é possível realizar a vinculação do ambiente ao respectivo setor. Somente quando os ambientes cadastrados são vinculados ao respectivo setor no SIEF (por exemplo, ODT/CCS, RU/PRAE, PROGRAD/UFSC etc. ) tais ambientes estarão disponíveis no SIP. Sem esse vínculo, o SIP não detecta a criação de um ambiente. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais. SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico. Prox

É necessário clicar no botão salvar para que os dados informados sejam gravados pelo sistema. Após salvar, o ambiente estará criado. Ao efetuar nova consulta, o ambiente aparecerá na lista de resultados, conforme a tela abaixo, e automaticamente será vinculado ao sistema SIP. A atualização dos ambientes no sistema SIEF para fins do Inventário UFSC 2017 deve ser feita até 13/9/2017. Preste atenção ao quadro. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais. SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico. Prox UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina.

GLOSSÁRIO • Agente Patrimonial Seccional: servidor designado por meio de portaria para atuar descentralizadamente na gestão patrimonial de departamentos, centros de ensino, unidades administrativas etc. O Agente Patrimonial Seccional atuará na realização do inventário, em comissão constituída também por outros servidores. • Ambiente: campo do sistema SIEF que faz referência ao espaço físico (ambiente real). A descrição do campo ambiente, no SIEF, deve corresponder exatamente ao espaço físico respectivo. Para cada espaço físico, um ambiente. • Espaço Físico: local existente fisicamente e que contempla ou possa contemplar alocação de bens. Pode ser representado por salas administrativas, salas de aula, salas de estudo, laboratórios, depósitos, áreas externas etc. • Id. UFSC: Identidade UFSC própria de cada servidor, composta por uma identidade identificadora particular (CPF, matrícula SIAPE, e-mail, nome etc. ) e uma senha. É de uso particular e será utilizado pelo próprio titular para acessar os sistemas SIP e SIEF, após estar habilitado. • Sistema de Informações Patrimoniais (SIP): sistema informatizado em ambiente web utilizado para o controle patrimonial da UFSC, e que contempla módulo próprio para lançamento dos dados coletados no inventário. • Sistema Integrado de Espaço Físico (SIEF): ambiente web integrado ao sistema SIP destinado ao cadastro de edificações, setores e ambientes. É utilizado para cadastro, alteração de cadastro e inativação de ambientes. Ante

ACESSO RÁPIDO – MANUAL DE COLETA E LANÇAMENTO INVENTÁRIO DE BENS PERMANENTES LEVANTAMENTO DA LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS BENS LANÇAMENTO DOS DADOS NO SIP ENVIO DOS RELATÓRIOS AO DGP Ante Prox

INVENTÁRIO DE BENS PERMANENTES Atualizados os ambientes no SIEF, começa o inventário dos bens móveis permanentes. A etapa de coleta e lançamento de dados do inventário 2017 da UFSC ocorrerá de 18/09/2017 a 03/11/2017. Para esta etapa, é necessária a prévia atualização dos ambientes e setores no SIEF, cujo prazo é até 13/09/2017, conforme cronograma. Neste período, todos os bens móveis permanentes existentes devem ser verificados e lançados no SIP. Caso desprovidos de identificação, deverão ser informados em planilha específica, conforme modelo disponibilizado no site do inventário (dgp. proad. ufsc. br). Para melhor organização do trabalho, recomendamos que as tarefas desse período sejam subdivididas em: • Levantamento físico dos bens e de sua localização; • Lançamento dos dados bens no SIP. Prox SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico. UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina. SIP – Sistema de Informações Patrimoniais

LEVANTAMENTO DA LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS BENS Em cada um dos ambientes a ser inventariado, os bens deverão ser localizados fisicamente e seu número de tombamento, descrição e estado de conservação deverão ser registrados em documento próprio. Esse documento pode ser tanto o “Formulário de Coleta Física” (formato. doc) quanto o “Relatório de Materiais por Imóvel” (gerado via SIP, em formato. pdf), este para ser utilizado como checklist. Já os bens que não possuem identificação de tombamento deverão ser verificados e registrados na “Planilha de Bens Sem Identificação”. Os arquivos do formulário e da planilha serão disponibilizados na página do inventário na internet (dgp. proad. ufsc. br). Neste primeiro momento não será necessária a utilização do SIP para lançamento dos dados. Trata-se de efetuar o levantamento patrimonial “a campo”, para só depois utilizar o sistema. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais Prox

Caso a comissão opte pelo levantamento dos bens utilizando o “Formulário de Coleta Física” (RECOMENDADO), ele deverá ser preenchido conforme modelo abaixo. Os dados da edificação, setor e ambiente deverão ser preenchidos manualmente, bem como os bens encontrados neste local. O detalhamento do material poderá ser registrado no formulário apenas com uma descrição simples do bem, para posterior comparação com os dados apresentados pelo SIP durante os lançamentos do inventário. Este “Formulário de Coleta Física” servirá de base, junto com o “Relatório de Materiais por Imóvel” (gerado no SIP), para lançamento dos dados no sistema. O “Formulário de Coleta Física” é de uso da comissão para auxiliar na coleta física dos bens. É apenas um modelo proposto, e não deve ser enviado ao DGP. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais DGP – Departamento de Gestão Patrimonial Prox

Para bens identificados, utilize o “Formulário de Coleta Física”, isoladamente ou em conjunto com o “Relatório de Materiais por Imóvel” gerado via SIP. Já para bens sem identificação, os dados devem ser lançados na “Planilha de Bens Sem Identificação”. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais Prox

Outro meio de efetuar a conferência dos bens é tomar por base a listagem de bens por local. Esse documento, em forma de relatório, deve ser emitido previamente através do SIP. Para isso, é necessário acessar o sistema SIP na internet (acesso. egestao. ufsc. br), utilizando o navegador Internet Explorer. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais Prox

Para acessar o SIP, utilize o navegador Internet Explorer Preste atenção! Somente terá habilitação para acessar o SIP quem for membro de comissão, designado em portaria no prazo do cronograma. O acesso ao sistema será liberado entre 11/09/2017 e 15/09/2017, e ficará disponível até o final do período oficial do inventário. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais Prox

Uma vez acessado o site, é preciso efetuar o login no sistema, utilizando-se o Id. UFSC. Ante Prox

Efetuado o login, aparecerá a seguinte tela inicial. Ante Prox

Essa tela inicial corresponde ao sistema SOLAR, que engloba, além de outros módulos, o SIP e o SPA. Para utilizar o SIP, selecione “Patrimônio Bens Móveis”, no seletor “Módulo do Sistema”, conforme tela abaixo. Observe que, ao selecionar o sistema SIP (Patrimônio – Bens Móveis), a lista de funcionalidades, logo abaixo do seletor, é atualizada. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais SPA – Sistema de Processos Administrativos Prox

Uma vez acessado o módulo “Patrimônio – Bens Móveis”, para a emissão do relatório de bens por ambiente deve-se selecionar a guia “Consultas e Relatórios” e aba “Materiais por Imóvel”. Nesta tela deverão ser informados os parâmetros de consulta: edificação, setor e ambiente a ser inventariado. Ante Prox

Além disso, deve-se informar no campo “Tipo”, a opção “Todos” e então deve-se clicar em para obter o relatório. Mas atenção!: é possível emitir relatórios distintos selecionando, no campo “Situação”, a opção “Ativo” e, posteriormente, gerar outro relatório com a opção “Não encontrado”; ou, então, como forma alternativa, selecionar no campo “Situação” a opção “Todos”, porém, desconsiderando-se no relatório gerado os bens que estiverem com status de baixado. Ainda, é possível gerar o relatório para que apresente a indicação do servidor responsável pelos bens. Veja a parte destacada na tela abaixo. Uma vez selecionados os parâmetros de consulta, clique no botão visualizar para gerar o relatório, que será disponibilizado no modelo demonstrado na imagem seguinte. Ante Prox

Ante Prox

O padrão do sistema (SIP) para o lançamento dos bens no inventário, como se verá adiante, é por ambiente. Portanto, na hora de realizar o levantamento físico, o mais interessante é anotar o que consta em cada sala/ambiente considerando a estrutura da Unidade (Edificação/Setor/Ambiente). Estas informações devem ser armazenadas de forma a possibilitar seu lançamento no sistema na próxima etapa. Todos os bens encontrados sem número de identificação de tombamento (tinta, plaqueta ou código de barras) devem ser anotados na “Planilha de Bens Sem Identificação”, com todos os detalhes do bem (descrição completa, número de série, modelo, cor, tamanho, localização, responsável, estado de conservação, etc. ) para envio ao DGP junto dos relatórios de inventário. A planilha será disponibilizada na página do inventário na internet (dgp. proad. ufsc. br). Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais DGP – Departamento de Gestão Patrimonial. Prox

Veja abaixo o modelo da “Planilha de Bens Sem Identificação”, para o preenchimento dos bens sem tombamento. As planilhas devem ser encaminhadas de modo conjunto, em um único arquivo Excel, conforme mostra a tela ao lado. Importante! Ante Prox

A descrição do que deve ser informado em cada coluna da planilha está descrito sob a forma de nota/comentário nos títulos de cada coluna, na própria planilha. A planilha é fornecida na forma de arquivo. xls, devendo ser utilizada com o programa Excel versão 2003 ou superior. Ao final do inventário, no período de 06/11/2017 a 17/11/2017, essa planilha deverá ser enviada para o e-mail: inventario. dgp@contato. ufsc. br. O estado de conservação dos bens deverá ser informado conforme a classificação a seguir: • Em uso: Quando o bem está em perfeitas condições de uso; • Ocioso: Quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado; • Recuperável: Quando sua recuperação for possível e orçar, no âmbito, a no máximo cinquenta por cento de seu valor de mercado; • Antieconômico: Quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo; • Irrecuperável: Quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação. Ante Prox

Havendo dúvida quanto ao estado de conservação, assinale “em uso” ou “ocioso”, conforme estiver sendo utilizado ou não em seu setor. Veja o que você vai precisar para a coleta da numeração. Ante Prox

Para melhor realização dos trabalhos, seguem algumas dicas para a coleta física dos bens: Inicie pela porta/entrada do ambiente e verifique primeiro os bens alocados próximo às paredes, sempre no mesmo sentido (horário ou anti-horário). Depois, verifique os bens que estão no centro da sala. Esse procedimento ajuda a garantir que todos os bens serão coletados. Siga um roteiro linear para a coleta da numeração. Efetue o inventário sala após sala, evitando deixar lacunas. Caso contrário, poderá correr o risco de esquecer-se de inventariar bens em determinados ambientes. Se necessário, mantenha uma agenda dos locais em que o acesso não foi possível de imediato. Dessa forma, reduz-se o risco de não inventariar determinados ambientes, bem como mantém-se o trabalho em dia conforme o cronograma. Ante Prox

Anote a cor do bem para auxiliar na identificação futura. Observe se não há bens dentro de outros (armários, gavetas, etc. ). É comum que bens pequenos, como laptops, câmeras, etc. estejam guardados dentro de armários ou gavetas. A comissão deve ter acesso para verificação desses locais; Observe paredes e tetos, onde possam estar alocados bens, como extintores, condicionadores de ar, obras de arte (paredes) e pontos de acesso de rede sem fio (tetos); Lembre-se de verificar ambientes externos (pátios e jardins), pois pode haver bens alocados nesses locais, tais como bancos de jardim e lixeiras tombadas; além desses, recomenda-se verificar depósitos, almoxarifados que possam conter equipamentos de natureza permanente, garagens, salas de armazenamento de materiais em geral, dentre outros; Ante Prox

As comissões poderão adotar metodologia alternativa, conforme julgarem ser mais eficaz para o serviço. Durante alguns anos a UFSC tombou alguns materiais de consumo. Por isso, é comum encontrar materiais como grampeadores, tesouras, bandejas de expediente etc. , com identificação de tombamento. Nesse sentido, orienta-se coletar a numeração patrimonial dos itens que contêm identificação. Os itens que tiverem numeração, uma vez coletados, devem ser lançados no sistema SIP. No entanto, materiais de consumo que não tiverem identificação não precisam ser informados na planilha. Somente bens permanentes devem ser coletados e informados na “Planilha de Bens Sem Identificação”. Para auxiliar, a Portaria STN nº. 448/2002 define “bem de consumo” como sendo aquele que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos (por exemplo, combustíveis, medicamentos, cola etc. ). Consulte a Portaria STN nº. 448/2012, clicando na figura. Ante UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina SIP – Sistema de Informações Patrimoniais Prox STN – Secretaria do Tesouro Nacional

Também são considerados materiais de consumo aqueles que apresentarem pelo menos uma das características abaixo: • Quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos (Ex. : lápis, sabão, lâminas, etc. ); • Quando sua estrutura esteja sujeita a modificação, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade (Ex. : lâmpadas, papel, vidraria de laboratório, etc. ); • Quando sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal de uso (Ex. : fósforos, filmes de raios-X, meios de cultura, etc. ); • Quando destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do principal (Ex. : memórias de computador, pneus, peças de reposição, etc. ); e • Quando adquirido para fim de transformação (Ex. : borracha, couro, matérias-primas em geral, etc. ). Ante Prox

Para dirimir eventuais dúvidas, disponibilizamos na página do inventário (dgp. proad. ufsc. br) a relação de elementos de despesa, classificada segundo sua natureza jurídica: bens de natureza permanente (código 44. 90. 52) e materiais de consumo (código 33. 90. 30). Havendo dúvidas, recorra às tabelas. Despesas 33. 90. 30 Despesas 44. 90. 52 Consulte a classificação da despesa, clicando nas figuras. Fique atento aos prazos do cronograma: As atividades de coleta e de lançamento de dados no SIP ocorrem no período de 18/09/2017 a 03/11/2017. Os perfis de acesso ao sistema serão liberados no período de 11/09/2017 a 15/09/2017. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais Prox

Tendo em vista que o sistema SIP estará bloqueado para transferências patrimoniais no período do inventário, recomenda-se: • Evitar transferências patrimoniais durante o período de inventário, efetuando-as somente nos casos em que a movimentação seja imprescindível; • Caso necessária a transferência patrimonial durante o período de inventário, utilizar o formulário “Termo de Transferência Inventário 2017”, disponível na página do inventário (dgp. proad. ufsc. br). Os procedimentos de como funcionará a movimentação nesse período constam do próprio formulário, que terá validade somente para os casos coincidentes excepcionalmente com o período de inventário patrimonial. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais Prox

LANÇAMENTO DOS DADOS NO SIP Com os dados em mãos, pode-se efetuar o seu lançamento no SIP para os bens com numeração identificada. Já para bens sem numeração patrimonial, deve-se utilizar a “Planilha de Bens Sem Identificação”, conforme visto anteriormente. Para bens com numeração identificada, é necessário acessar o módulo de inventário do SIP pelo seguinte caminho: Módulo do Sistema: Patrimônio – Bens Móveis > Inventário Manual. A tela seguinte ficará disponível. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais Prox

Nesta seção deverão ser realizados os lançamentos dos bens permanentes de cada ambiente, setor e edificação, assim como o seu estado de conservação. Vejamos detalhadamente como proceder. Para iniciar o lançamento dos dados de inventário, deve-se informar, no campo “número”, o número do inventário e clicar no botão. O inventário solicitado será apresentado no quadro “Resultado da Consulta”. Para exemplo, cadastramos um inventário sob número 22/2016. O próximo passo é clicar no ícone sob forma de lápis , ao lado direito das informações consultadas, para abrir a tela de edição. Ante Prox

Uma vez aberta a edição, deverão ser selecionados a edificação, o setor e o ambiente em que deva ser informada a numeração patrimonial dos bens encontrados durante o levantamento físico. Pode-se selecionar primeiramente a Edificação e depois o Setor, ou vice-versa. Ante Prox

Fique atento à seleção da Edificação, setor e ambiente correspondente à sua unidade de atuação. Tendo em vista que neste ano o inventário será unificado no sistema SIP, ou seja, uma única numeração para todos (haja vista os parâmetros de desenvolvimento do sistema), todas as edificações, setores e ambientes da UFSC estarão disponíveis na lista – mas é preciso trabalhar somente aqueles correspondentes à sua área de atuação. Não esqueça! Fique atento à seleção da edificação, setor e ambiente para o correto lançamento dos dados. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina Prox

Após o preenchimento dos dados deve-se clicar no botão. Na mesma tela, serão elencados todos os grupos de materiais atualmente registrados no SIP para o ambiente informado, e que devem ser atualizados nesta etapa. Veja a tela abaixo. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais Prox

A partir deste momento devem ser informados se os itens foram encontrados ou não, e qual seu estado de conservação. Para cada item com situação essa atualização deve ser efetuada, com base no levantamento físico realizado. Quando o trabalho estiver concluído, a situação será alterada para. São dois os procedimentos que devem ser realizados (tanto faz a ordem, conforme melhor for para as comissões): • Um deles compreende adicionar itens no ambiente selecionado, itens estes que não constam da relação atual de bens registrados no ambiente, setor e edificação selecionados. Recomenda-se executar essa etapa primeiro; • O outro procedimento consiste em acessar item a item (os materiais estão agrupados por tipo de material), clicando no ícone em forma de lápis e atualizando seu status. Ante Prox

Vejamos como proceder em cada caso. Primeiramente, para adicionar materiais, na tela inicial de consulta, clique no botão . Ante Prox

Ao clicar em imagem abaixo. , abrirá a tela para adição de itens ao ambiente selecionado, conforme Ante Prox

Selecione um dos tipos de numeração (código de barras, patrimônio/ plaqueta, número de controle ou número tinta), conforme cada caso, e informe o número correspondente e clique em. Para um melhor resultado, procure sempre digitar o número patrimonial na primeira coluna. Em alguns casos, o segundo campo pode apresentar problema na adição (não mostra resultado da busca). Ante Prox

Somente utilize a segunda coluna juntamente com a primeira, caso houver necessidade de digitar uma sequência numérica de tombamento. Mas atenção!: deve ser uma sequência numérica sem nenhum intervalo. Ao adicionar o material, o sistema apresentará uma linha de edição, para informar o estado de conservação do bem encontrado. Ante Prox

Não é necessário informar nenhum dado no campo “Material”; o sistema preencherá esse campo automaticamente. Por definição, ao adicionar materiais, o sistema já preencherá o campo “Localizado” como “Sim”. O estado de conservação também já deverá aparecer preenchido conforme o que já estiver cadastrado no sistema, podendo este campo ser alterado neste lançamento. Quando o lançamento estiver concluído, o campo “Situação” mostrará o ícone. Caso ocorrer erro na digitação e for necessário excluir o item adicionado, nessa mesma tela clique no botão , confirme a operação, clique no botão e, na tela que surgir, clique novamente em para informar a numeração correta. Ante Prox

Para cada lançamento realizado, corretamente ou com exclusão de item adicionado incorretamente, é necessário clicar no botão para que um novo material possa ser lançado. Importante! Utilize o botão “Voltar” do sistema. Evite retornar telas utilizando o botão de retorno do navegador. Ante Prox

Para os bens listados, havendo itens assinalados com o status , é necessário acessar cada um deles, através do ícone sob forma de lápis e informar a situação de cada bem. Ante Prox

Assim sendo, na tela que surgir, deve-se confirmar se o bem foi ou não localizado no ambiente selecionado, informando “sim” ou “não”, e qual o seu atual estado de conservação. Ainda, quando não houver cadastro de número de série, é possível informá-lo nesse momento, caso tiver em mãos a numeração serial. Veja a tela abaixo. Ante Prox

Sempre que os dados forem atualizados no sistema, o item aparecerá com a situação tela de pesquisa, clique no botão , no canto inferior direito da tela. . Para retornar à Ante Prox

À medida que os bens forem atualizados, por grupo de materiais, o status será alterado para concluído, indicado pelo símbolo. Para avançar no sistema para o próximo ambiente, basta clicar no ícone ao lado direito do campo “Ambiente”, na forma de lupa , selecionar o ambiente que deva ser atualizado, clicar em “Selecionar” e em seguida. Caso tiver bens já registrados nesse local, o sistema listará os itens. Ante Prox

Uma vez concluídos todos os ambientes, verifique a necessidade de atualizar ambientes vinculados a outros setores e/ou edificações que façam parte de sua área de atuação. Verifique também se existem mais páginas/ telas que precisam ser consultadas, conforme imagem abaixo. Ante Prox

Quando todos os bens lançados em todos os ambientes da respectiva unidade inventariante estiverem com o ícone verde , o inventário estará concluído, devendo-se encaminhar a documentação conforme prazo do cronograma. Importante! No sistema SIP, somente serão lançados os bens que possuem identificação numérica. Bens sem identificação deverão ser informados na “Planilha de Bens Sem Identificação”. O período para coleta e lançamento será de 18/09/2017 a 03/11/2017. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais Prox

Durante o inventário, será possível emitir um relatório analítico para acompanhamento dos trabalhos. Para tanto, acesse o módulo do sistema Patrimônio – Bens Móveis >> Inventário >> Relatório analítico. Veja na tela abaixo. Ante Prox

Informe nos campos obrigatórios o número do inventário, o setor e a edificação para gerar o relatório analítico. Para maior detalhamento, é possível ainda selecionar os ambientes individualizadamente, bem como a situação dos bens (todos, encontrado, não encontrado ou não inventariado). Clique em para gerar o relatório. Ante Prox

ENVIO DOS RELATÓRIOS AO DGP Superado o período de coleta e lançamento de dados no SIP, o sistema será encerrado para novos lançamentos. No período de 04/12/2017 a 15/12/2017 deverão ser gerados os relatórios de inventário, organizados os papéis de trabalho e encaminhados ao DGP de forma consolidada pelos agentes patrimoniais natos, que receberam o processo digital. Vejamos quais são esses documentos e de que forma devem ser encaminhados. • A documentação do inventário deve ser inserida no processo digital encaminhado à unidade, iniciando pelas portarias que designaram as comissões dessa unidade; • Para fins de encaminhamento ao DGP, os relatórios devem vir consolidados. Assim, por exemplo, os inventários departamentos da PROAD (DGP, DPC, DCOM etc. ) não devem ser encaminhados ao DGP de forma fragmentada; será gerado um relatório geral da unidade (no exemplo, da PROAD). Será um relatório sintético, que já constará no processo. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais DGP – Departamento de Gestão Patrimonial Prox

O agente patrimonial nato que possuir assinatura eletrônica poderá assinar os relatórios diretamente no processo. No entanto, se não tiver assinatura eletrônica, os relatórios deverão ser impressos, assinados, digitalizados e inseridos no processo. As vias físicas não precisam ser enviadas ao DGP. Clique na figura. As planilhas de bens sem identificação devem ser salvas em formato PDF e também inseridas no processo. Os arquivos em Excel, em seu formato editável, devem ser enviados para o email inventario. dgp@contato. ufsc. br para que possam ser trabalhados posteriormente. Solicita-se que, no corpo do e-mail, sejam mencionados o setor inventariado ao qual corresponde a planilha, o número da portaria que designa a comissão de inventário e o número do processo digital. DGP – Departamento de Gestão Patrimonial

A partir deste ano, cada comissão precisa encaminhar ao agente patrimonial nato, para incluir no processo, um relatório das atividades executadas. O modelo do relatório será divulgado na página do inventário na internet. dgp. proad. ufsc. br Ante Prox

Em caso de não conclusão ou não realização do inventário, ou de inventário realizado parcialmente, também será necessário instruir o processo com uma peça (pode ser memorando), assinado pelo agente patrimonial nato, contendo as justificativas julgadas necessárias. Documentos enviados fora do processo – à exceção da planilha Excel dos bens sem identificação – não serão considerados para fins de prestação de contas aos órgãos de controle. Havendo necessidade, o DGP retornará o processo para correções ou acréscimos de documentos faltantes, sem extensão de prazo. É importante ressaltar que, a partir do lançamento dos dados no sistema, a comissão interna de inventário do setor torna-se responsável pelos dados informados, uma vez que o sistema gerará a movimentação dos bens para as localizações informadas. Não haverá, porém, mudança de responsabilidade por carga patrimonial (trata-se de atualizar a localização dos bens). O processo deverá ser retornado até o dia 15/12/2017 para o setor DINV/DGP/PROAD, sem destinatário específico. Ante DGP – Departamento de Gestão Patrimonial Prox

Enviar o processo digital para DINV/DGP/PROAD até 15/12/2017 Término do prazo de lançamento dos dados no SIP Este esquema resume o rito de encaminhamento dos papéis de trabalho. Inserir portarias das comissões no processo digital Assinar relatório sintético que será enviado no processo, de forma consolidada. Salvar planilhas de bens sem tombamento em PDF e inserir no processo, e enviar as planilhas no formato editável Excel para o email do inventário. Inserir no processo digital o memorando com justificativas, se aplicável Inserir no processo o relatório das comissões que atuaram na grande seccional. Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais Prox

Veja no quadro seguinte a relação das unidades inventariantes que receberão o processo digital: Centro Araranguá Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis Centro Blumenau Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas Centro Curitibanos Pró-Reitoria de Extensão Centro Joinville Pró-Reitoria de Graduação Centro de Ciências Agrárias Pró-Reitoria de Pesquisa Centro de Ciências Biológicas Pró-Reitoria de Pós-Graduação Centro de Ciências da Educação Reitoria Centro de Ciências Físicas e Matemáticas Secretaria de Ações Afirmativas e Diversidade Centro de Ciências Jurídicas Secretaria de Aperfeiçoamento Institucional Centro de Ciências da Saúde Secretaria de Cultura e Arte Centro de Comunicação e Expressão Secretaria de Desportos Centro de Desportos Secretaria de Educação a Distância Centro de Filosofia e Ciências Humanas Secretaria de Inovação Centro Socioeconômico Secretaria de Obras, Manutenção e Meio Ambiente Centro Tecnológico Secretaria de Planejamento e Orçamento Hospital Universitário Secretaria de Relações Internacionais Procuradoria Federal/UFSC Secretaria de Segurança Física e Patrimonial Pró-Reitoria de Administração Ante Prox

Finalizamos aqui nossa leitura! Um bom trabalho a todos(as)! E lembre-se: Cuidar do patrimônio público é responsabilidade e dever de todos”! Ante Prox

INÍCIO SAIR UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO DEPARTAMENTO DE GESTÃO PATRIMONIAL