UNIVERSIDADE FEDERAL DE OURO PRETO PRREITORIA DE ADMINISTRAO

UNIVERSIDADE FEDERAL DE OURO PRETO PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO ARQUIVO CENTRAL PROJETO GESTÃO DOCUMENTAL RETROSPECTIVA 2011

PROJETOS 2011 Ø Arquivo Central Ø Assessoria de Comunicação Institucional Ø Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação Ø Escola de Farmácia Ø Área de Registro e Cadastro / CGP

ARQUIVO CENTRAL Ø Atividades Rotineiras l l Ø Recebimento, Conferência e Arquivamento de Doctos; Atendimento, Pesquisa e Empréstimo de Documentos; Higienização, Troca e Remanejamento de Caixas Levantamento, Identificação e Digitação de Doctos. Atividades por Demanda l l l Recolhimento de Caixas; Digitalização de Documentos; Inserção de folhas nos Processos; Descarte de Documentos; Consultoria de Arquivo.

ARQUIVO CENTRAL Ø OUTRAS ATIVIDADES l Levantamento do Acervo FEOP/CACOP para atender as informações solicitadas pelo Min. C. l Criação de Procedimento • GRD – Guia de Remessa de Documentos e o OS – Ordem de Serviço l Parcerias o PRACE: Programa de Bolsa de Incentivo ao : Desenvolvimento Acadêmico o CEAD: Estágio Curricular Supervisionado em Administração Pública (Acompanhamento)

ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL Ø Realizar Gestão Documental; Ø Realizar Back-Up das Informações; Ø Criar políticas de Seg. da Informação; Ø Adquirir ou substituir equipamentos; Ø Controlar trâmite dos Doctos e Eqptos (HD); Ø Descartar Doctos Obsoletos / Duplicados; Ø Designar responsável pela custódia Acervo

Escola de Farmácia O Museu da Farmácia solicitou ao Arquivo Central/PROAD à elaboração de proposta de projeto para o Arquivo Permanente da Escola de Farmácia (APEF); Ø Além de atender as necessidades da APEF, o projeto também têm a finalidade de supervisionar o estágio supervisionado em Museologia; Ø Foram apresentados o Plano de ação e o Cronograma para 2012; Ø Apesar dos esforços, o projeto foi adiado, pelo Museu da Farmácia. Ø

Área de Registro e Cadastro / CGP Ø Projeto iniciado em Março, com o objetivo de Digitalizar a documentação dos servidores da UFOP; Ø A metodologia têm como base o projeto de Assentamento Funcional Digital (AFD) do Ministério do Planejamento; Ø Até Dez/2011 foram Digitalizadas 80 pastas de servidores, o equivalente a mais de 7000 imagens.

ATENDIMENTO 2011 8. 639 documentos deram entrada no Arquivo Central 482 documentos foram emprestados

CLIENTES ATENDIDOS PROF CSU CAP PROAD 1077 1006 338 275 DCI ARC/CGP ADP/CGP APB/CGP 234 180 109 65 DECME TCE CPPD/CPPTA ICEB 25 15 7 5 APMP CGP IMPRENSA AUDITORIA 4 4 3 2 CEAD DEMAT DEMUL DEPRO 1 1 ENUT/DNCS GECON NCS PRACE 1 1 PRECAM REITORIA SOC SERV. APOSENTADO 1 1

IMPACTOS Ø Paralisação dos serviços devido à Greve; Ø Ausência de Espaço Físico (Galpão); Ø Falta de materiais (Caixas Arquivos); Ø Obsolescência dos equiptos (Computador) Ø Servidor limitado para armazenamento das imagens (Digitalização).

Valores Agregados Ø Preservação da Memória da Instituição; Ø Procedimentos de trabalho; Ø Agilidade no Atendimento; Ø Parcerias interna; Ø Tecnologia (mudança de suporte); Ø Otimização de Espaço Físico; Ø Mitigação de Riscos; Ø Capacitação aos Bolsistas e Estagiários.

Próximas Ações para 2012 Ø Área de Registro e Cadastro/CGP Ø Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD) Ø Museu da Farmácia (APEF) Ø Centro de Saúde/PRACE Ø Prefeitura Universitária (PRECAM) Ø Assessoria de Comunicação Institucional Ø Demandas interna e externa.

Equipe Ø Em 2011, tivemos 4 servidores, 6 bolsistas e 2 estagiários (Servidores) Arquivo Central / PROAD E-mail: arquivocentral@proad. ufop. br Telefone: (31) 3559 -1575 Relatório elaborado por: Zenóbio S. Júnior - Arquivista