TAKLIMAT LEAN LEADERSHIP KEPADA PEGAWAI KANAN UNIVERSITI PUTRA

TAKLIMAT “LEAN LEADERSHIP” KEPADA PEGAWAI KANAN UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA ANJURAN PEJABAT PENDAFTAR DENGAN KERJASAMA PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA (MPC) 26 JUN 2014

KEPIMPINAN DALAM PENGURUSAN LEAN PERANAN MPC DALAM PENGURUSAN LEAN Oleh : Nik Mustafa Raja Salleh Pengarah Bahagian Inovasi Enterpris Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) TINGKATKAN PRODUKTIVITI , KURANGKAN PEMBAZIRAN Transformation. Innovation. Partnership

Impak Ke Arah Peningkatan Produktiviti dan Daya Saing Impak Tinggi terhadap Produktiviti dan Daya Saing & Produktiviti Penandaarasan & Amalan Terbaik Productiviti & Peningkatan Kecekapan Penyelidikan & Pembangunan Sistem 1990 Pengurusan Latihan dan Khidmat Nasihat 1960 2005 2010 - 2015 2000 1995 6. 5% Pertumbuhan KDNK Pertumbuhan Produktiviti of 4. 6% 12. 8% Pertumbuhan Pelaboran Swasta

HALA TUJU 1. Inovasi Enterpris (EI) • Meningkatkan kapasiti inovasi syarikat dengan mewujud dan melaksanakan ekosistem yang memberi penekanan terhadap keseluruhan rantaian nilai inovasi. 4. Daya Saing Global (GC) • Membangunkan pengetahuan makro ekonomi di peringkat nasional dan global berasaskan daya saing Malaysia. • Memperluaskan fokus kepada kajian penandaarasaan di peringkat negeri serta membantu dalam penandaarasan antarabangsa bagi semakan peraturan. 2. Pengurusan Pengetahuan (KM) GTP 1 ETP 2 • Mewujudkan pangkalan pengurusan 5. Semakan Peraturan (RR) pengetahuan serta menyediakan laporan Memantau, mengkaji semula, menilai dan maklumat berkaitan produktiviti, dan menyediakan cadangan untuk inovasi dan kualiti. menambahbaik polisi dan peraturan sedia ada serta peraturan baru untuk meningkatkan produktiviti dan inovasi. 3 3. Kecemerlangan Perniagaan (BE) • Menilai dan mengiktiraf amalan pengurusan • cemerlang syarikat dan memaparkan syarikat contoh sebagai pencetus daya saing melalui perkongsian terbaik. • Menetapkan dan menambahbaikkan standard/piawaian inovasi melalui rangka “health check”. RMK 10 Membantu jawatankuasa sedia ada bagi memudahkan urusan perniagaan 4 5 Pemacu Produktiviti & Inovasi Berimpak Tinggi

INOVASI ENTERPRIS (EI) SISTEM INOVASI ENTERPRIS (Seksyen Pengurusan Lean -2013) PEMBANGUNAN BUDAYA INOVASI • SISTEM PENGURUSAN INOVASI • SISTEM PENGUKURAN PRESTASI • SISTEM PENGURUSAN KUALITI • SISTEM PENAMBAHBAIKAN PROSES • KONVENSYEN • SEMINAR PROMOSI DAN PERKONGSIAN • PROGRAM PERUBAHAN MINDA BUDAYA (Culture) KEUPAYAAN (capacity) PROGRAM PENINGKATAN PRODUKTIVITI DAN INOVASI (Latihan) RAKAN KONGSI INOVASI • PROGRAM KOLABORASI • PROGRAM NETWORKING Connectivity TRANSFORMATION KEBOLEHAN (Capability) INNOVATION • KECEKAPAN PROSES • KUALITI MENINGKATKAN INOVASI • KREATIVITI DAN INOVASI • KECERMELANGAN PRESTASI PARTNERSHIP 5

PKPA Bilangan 1 Tahun 2002 GARISPANDUAN SEMAKAN SEMULA PROSEDUR DAN PROSES KERJA DI AGENSI KERAJAAN Jabatan Perdana Menteri Jun 2002 Transformation. Inovation. Partnership

APA ITU ‘LEAN’? ‘Lean’ merujuk kepada koleksi prinsip dan kaedah-kaedah yang memberi tumpuan kepada mengenalpasti dan menghapuskan aktiviti yang tidak memberi nilai tambah (Pembaziran Kerja) kepada pelanggan dalam mana-mana proses James Womack, Daniel Jones, and Daniel Roos coined the term “lean” in their 1990 book The Machine that Changed the World to describe the manufacturing paradigm (often referred to as the Toyota Production System) developed by the Toyota Motor Company based on principles pioneered by Henry Ford. 7

Lean … Samada perkhidmatan atau perkilangan; • • • Dimana kerja dilakukan, pembaziran akan berlaku dan perlu dihapuskan …. . Buat lebih (kepada pelanggan) dengan sumber yang terhad … cuba menghapuskan ‘complexity’ … Mengurangkan inventori and WIP … Mengikut kehendak pelanggan ( pull instead of push) … Melakukan dengan cepat -hapuskan ‘masa menunggu’ Kurangkan ‘defect’, ‘motion’, pengangkutan Mengurangkan kos … Meningkatkan keupayaan pekerja Adalah bukan untuk menghapuskan pekerja

Mengapa Berhijrah ke ‘Lean’… Cabaran (Makro): – Permintaan pelanggan yang sentiasa meningkat – Sumber kewangan dan tabungan yang terhad – Kos yang meningkat – Cabaran dalam mengendalikan projek – Menambahbaik dalam mengurus aliran proses – Persaingan yang hebat – Sumber-sumber yang terhad

The Cornerstone of Lean Asas kepada dua falasafah : 1. Penambahbaikan Berterusan – Menghapuskan Pembaziran (MUDA, MURI) 2. Hormat Warga (HANSEI) (respect for people)

Lean House Single Piece Flow Lean System KANBAN Efficient use of: Just-In. Time Pull System TAKT Time § People § Improve process capability § Equipment § Minimize variation § Material § Manage abnormality Built-in Quality (Jidoka) POKA YOKE § Space Workload Leveling (Heijunka) SMED Stable & Standardized Processes Visual Management System VSM Standardize Work 5 S Multi Skills Workers Transformation. Inovation. Partnership HEIJUNKA Level Schedule Visual Control Page 11

5 PRINSIP PEMIKIRAN LEAN 1) Value (Nilai): Menentukan Nilai dari perspektif Pelanggan; 2) ‘Pemetaan Aliran Kenalpasti langkah-langkah diambil untuk menyampaikan perkhidmatan. Proses‘: 3) Aliran Nilai: Mengurangkan Pembaziran dan memendekkan putaran masa; 4) ‘ Customer Pull’ : Mempastikan hanya perkhidmatan yang benar -benar diperlukan oleh pelanggan melalui Aliran nilai (Just in time delivery) 5) ‘Purse Perfection’ Mempastikan pembaziran tidak berulang Dan sentiasa melakukan ‘kaizen’ Adapted from “Lean Thinking” by James P. Womack and Daniel T. Jones © 2005 Department of Labor

APA ITU PEMBAZIRAN ? • Sebarang aktiviti yang menambah kos (extra resources) tetapi tidak kepada nilai tambah. • Menggunakan lebih sumber (Masa, wang, ruang) dari yang diperlukan untuk menghasilakn produk dan perkhidmatan. • “Pure Waste” : Aktiviti yang mesti dihapuskan tanpa memberi kesan kepada pelanggan. • “Incidental Waste” (Business Requirement / Value Enabler / Necessary Non-Value Add): Aktiviti yang perlu dilakukan dalam operasi tetapi tidak memberi nilai PEMBAZIRAN MUDA – dibahagikan kepada 7+ 1 jenis. “UNEVENNESS” MURA – consists of all resources that are wasted when quality cannot be predicted (testing, inspection, rework, returns, unscheduled travel, etc. ). OVERBURDEN/OVERDOING MURI – unnecessary or unreasonable overburdening of people, equipment or systems.

Pemikiran Lean : 3 M Lean menggunakan ‘set of tools’ yang membantu dalam mengenalpasti dan menghapuskan : • Pembaziran – ‘waste’ (MUDA), • Ketidakseimbangan – ‘unevenness’ (MURA) dan; • terlalu banyak tugasan- ‘overburden’ (MURI) Lean Transformation. Inovation. Partnership

Typical Timeline 3 M (MUDA/MURI) Non-Value Added Leadtime Typically, only less than 10 - 15% of total time spent on a product or service is adding value.

Famous’ 7+1 jenis Pembaziran (Muda) 1. Kecacatan & Ulang-buat 7. Pergerakan 2. Pengeluran Berlebihan 6. Inventori 8. Bakat & Salah Guna Sumber 3. Menunggu 4. Proses Berlebihan 5. Pengangkutan

LEAN : SUCCESS PROJECT

PEMBENTANG & TAJUK PROJEK BIL ORGANISASI TAJUK PROJEK 1. 2. 3. 4. Majlis Perbandaran Kuantan (Kump. 1) Ui. TM Jengka, Pahang Kobelco & Material Copper Tube S/B Pejabat Kesihatan Putrajaya (Kump. 1) Proses Pengurusan Aduan Pokok Pemusatan Maklumat Aktiviti Ui. TM Pahang Speed-up IC Tube Drawing Machine Masa Menunggu Pesakit Luar Di Klinik Kesihatan Putrajaya Presint 9. 5. Pejabat Daerah & Tanah, Kuantan 6. Burnmark Industries Sdn Bhd Mengatasi Kelewatan Proses Pembangunan Tanah untuk Kelulusan Pentadbir Tanah Daerah Kaizen Assy Line 7. Tenaga Prisma Manufacturing S/B Lean Management – Value Stream Mapping 8. Kuantan Specialist Hospital 9. Pejabat Kesihatan Putrajaya (Kump. 2) 10. Universiti Teknologi Mara, Shah Alam Gauze Hilang atau tidak cukup dikira semasa pembedahan dijalankan di OT. Mengurangkan tempoh mendapatkan temujanji pergigian di Klinik Kesihatan Putrajaya Presint 9 Kelewatan Pelajar Pasca Siswazah mendapatkan Surat Pengesahan Pendaftaran Pelajar Bagi tujuan Pengeluaran Pendidikan KWSP 11. Autojack Sdn Bhd LPS – Autojack 12. Majlis Perbandaran Kuantan (Kump. 2) Penyerahan ‘Verification Order’ kepada Perbadanan Pengurusan Pepejal & Pembersihan Awam (PPSPPA) Transformation. Inovation. Partnership

PROJEK LEAN DI PUSAT KESIHATAN, PUTRAJAYA Tajuk : Masa menunggu pesakit luar

PROJEK LEAN DI UITM, SHAH ALAM TAJUK : KELEWATAN PELAJAR PASCA SISWAZAH MENDAPATKAN SURAT PENGESAHAN PENDAFTARAN PELAJAR BAGI TUJUAN PENGELUARAN PENDIDIKAN KWSP.

PROJEK LEAN DI UITM, PAHANG

PROJEK LEAN DI BURNMARK INDUSTRIES

1 Malaysia Lean Awareness Roadmap 22 Sept 2011 § § § Round Table Discussion (RTD) Mo. U Lean Curriculum Development To. T /Capacity Building Study Mission (Japan & U. Kingdom) Lean Summit Lean Culture Way of Life Launch Lean Launch & Lean Pilot Test § Co. E Lean (MPC WPT) § Awareness Programme § Promotional Activities Lean Enterprise Lean System & Strategic Government Wide Lean Planning § Recognition- Lean Champion & Organisation § § Project Engagement Lean Ho. W Best Practices Collobration Launching of Lean Transformation in Government (MPC , MAMPU , JPA INTAN) § Lean Portal 30 April 2013 § Lean Database Jun 2013 § Just Lean Bulletin July 2013 § Kobetsu–Kaizen § (Focus Improvement) § § Healthcare § ( Outpatient & Lab ) § Manufacturing § Education § Government ( Local Council) Lean Creanova Asia Lean Summit Awards IETEX / ASQ Convention Align with National Agenda -Productivity Yokoten Lean Co. P (Community of Practices) -Economic -Social -Technology -Environment -Legal ‘Tingkatkan Produktiviti, Kurangkan Pembaziran’ 2011 Lean EIIP (2013) = 38 Lean Project = 161 2012 2013 2014 2015 Onwards Mo. U = 14 To. T Internal = 35 Study Mission = 9 Lean Expert = 30 CD = 12 RTD = 6 To. T External = 8 Lean Ho. W Lean Recognition = 22 Seminar = 15 = 8

1. Wilayah Pantai Timur – Pusat Kecemerlangan Lean 9. PENGIKTIRAFAN LEAN 2. ‘Lean Database ’ 8. LEAN Ho. W (DALAM & LUAR NEGARA ) Tudy AKITIVITI LEAN MPC 7. EIIP LEAN ( Latihan & Pembangunan Sistem ) 3. SEMINAR PENGURUSAN LEAN 4. SESI ENGGAGEMENT (ceramah, taklimat, lawatan) 6. BULETIN ‘JUST LEAN’ 5. RTD PENGURUSAN LEAN Transformation. Inovation. Partnership

Aktiviti Pengurusan Lean MPC 2013 -2014 2013 KPI 2014 Aktiviti Bil Pesesrta Organisasi Seminar, & Bengkel Kesedaran 15 2622 Taklimat Lean 41 2, 765 Aktiviti Bil Seminar, Bengkel Perkongsian 20 Taklimat 130 Program Latihan 13 Mo. U 7 Round Table Disscussion 4 6 85 Lean Ho. W (Luar Negara) 8 144 75 Lean Ho. W (Dalam Negara) - 161 – projek Kaizen EIIP 75 912 Program Latihan 14 112 418 Mo. U 9 - 9 Round Table Disscussion Lean Ho. W (Luar Negara) 3 7 Lean Ho. W (Dalam Negara) 9 EIIP 35 112 20 25

Organisasi Terlibat Dengan EIIP Pengurusan Lean 2014 -2015 Bilangan EIIP Organisasi 2014 2015 Catatan 1 PPV MITI 20 20 SME Bumiputera 2 FMM 10 20 3 SME Corp 10 30 Sehingga tahun 2016 (SME) 4 MITB 20 20 Industri Perabut (SME) 5 EIIP MPC 40 - Pendidikan: UPM, UIAM, IKM Phg, KTPM PJ & KTPM Kuching 6 Biasa 30 30 Jumlah 130 120 Jun 2014: 82

Pendekatan MPC #1 1. Pengurusan Lean satu topik yang besar - Apa yang ingin MPC sampaikan sebagai “Pencetus” 2. Budaya mengambil masa bertahun-tahun untuk dibentuk - Toyota mengambil masa 60 - 70 tahun (from WWII) dengan apa yang kejayaan ada sekarang. 3. EIIP Lean MPC memperuntukkan 6 bulan ; • Menyediakan kesedaran Pemikiran lean • Pendedahan asas mengenai beberapa Kaedah & alat Lean yang mustahak. • Menyediakan platfom untuk bergerak dengan lebih jauh. 4. Organisasi yang melaksanakan lean dengan pelaksanaan projek bimbingan MPC adalah secara ‘kecilan”, “ringkas” dan boleh diuruskan dalam jangka masa 5 -6 bulan. 5. “Yokoten” dan perluaskan usaha tambahbaik proses supaya lebih besar dan lebih berfaedah.

Pendekatan MPC #2 1. Mudah, ringkas dan berkesan 2. Keutamaan organisasi mengamalkan 5 S. 3. Hasrat membawa projek lean ke Persada Dunia melalui Platfom “Team Excellence” – Wilayah & Kebangsaan dan IETEX, ICQCC, ASQ 4. Fokus kepada semua sektor (perkhidmatan, kerajaan dan perkilangan). 5. Bersama ‘MPC Partner’ melaksanakan Lean Transformation. Inovation. Partnership

Lean LEAN HEALTH CHECK Business Diagnostic (Lean Metric) Roadmap PHASE 1: LEAN MINDSET • Lean Mindset Change • Lean Concept (Muda, Muri) PHASE 2: CAPACITY & CAPABILITY BUILDING Lean Project Deployment PHASE 3: CONNECTIVITY Post Assessment EXIT ASSESSMENT Recognition (Lean Champion & Lean Organisation) Process Metric §Time §Cost §Quality §Output §Process Organisational Metrics: §Lean Deployment §Morale Metrics • Top Management Awareness • Train on Trainer s(To. T) • Lean Champion • Lean Awareness Program • Local & International Best Practices Exposure • Lean Team Initiators (LTI) • Hands-on Workshop • Process Mapping Tools & Techniques § VSM / Standardize Work/ Swim Lane • Lean Process Improvement § Kaizen § Gemba § PDCA / ADRI (Current State & Future State) • Yokoten/ Best Practices Sharing • Lean Co. P Associates • Publicatons (Just Lean) • Case Study Lean Crea. Nova (Project Based Award and Sharing) Asia Lean Summit Awards ( APIC TE ) Policy Review IETEX / ASQ Convention LEAN CULTURE DEVELOPMENT (LEAN THINKING)

PELAKSANAAN EIIP PENGURUSAN LEAN Kaedah Pendekatan adalah seperti berikut; 1. Bina Kesedaran mengenai Pengurusan Lean. 2. Bengkel dalam Asas dan Prinsip Lean 3. Semakan keatas Produk dan Perkhidmatan yang Ada. 4. Kenalpasti Produk/Proses untuk ditambahbaik. 5. Bina Pasukan (Guidance/Steering/Leader & Members) 6. Pemetaan Aliran Nilai Semasa (Map Current Value Stream) 7. Pemetaan Aliran Nilai yang Ideal (optional) 8. Pemetaan Aliran Nilai Akan Datang (Map Future Value Stream) 9. Kenalpasti “Kaizen Blitz” (Improvement Areas) 10. Menjalankan Aktiviti Kaizen 11. Membina Rancangan Pelaksanaan Penambahbaikan 12. Memantau pelaksanaan dan Hasil (track result) 13. Laporan dan Persembahan Hasil

Contoh : PERANCANGAN PELAKSANAAN PEMBANGUNAN SISTEM EIIP PENGURUSAN LEAN (tertaklok kepada perubahan dan Persetujuan Syarikat) Modul Perkara 1 Lean Healthcheck (pre –assessment) 2 Taklimat Untuk Pengurusan 3 Perjumpaan Dgn K Kum & Lawatan 1 (GENBA) 4 Bengkel VSM 5 Bengkel ‘ Lean Tools & Techniques’ 6 Lawatan Perundingan - Latihan ‘Hands-On’ 7 Penilaian Projek (post Assessment) 8 Pengiktrafan dan Penilaian lean Fasa 1 2. 5 mday Fasa 2 9 Manday ( 4 latihan & 5 lawatan) Fasa 3 0. 5 day 26 Mei 26 Jun 27 Mei 18 Jun 23 -24 Jun 25 & 27 Jun Law 2 ( Jul ) Law 3 (Og) Law 4 (Og) Law 5 (Sep) P’sempr ojek (Okt) (Nov) Akan ditentukan Catatan

Cadangan Projek Lean UPM (selepas Genba & Bengkel VSM ) 1. 2. 3. 4. Proses Penyediaan Jadual Waktu (Akademik) Proses Permohonan Cuti Belajar (Pendaftar) Proses Perolehan dan Pembayaran (Bendahari) Proses Khidmat Penyelenggaraan Bangunan (Penyelengaraan) 5. Proses Penghantaran Tesis pelajar (siswazah) Transformation. Inovation. Partnership

PROGRAM/OBJEKTIF KANDUNGAN Program Pembangunan Sistem EIIPPESERTA Pengurusan Lean. Penilaian Pengurusan Pelaksanaan Menilai status Lean Healthcheck (Modul 1) Kesedaran Lean (Modul 2) kefahaman dan Pelaksanaan Lean (sebelum) Taklimat Pengurusan Mengenai Pelaksanaan LEAN Bengkel Kesedaran Kepimpinan dalam Pelaksanaan EIIP Pengurusan Lean (Lean Assessment) dan Kordinator - Peranan Pengurusan dalam LEAN - Faedah Pelaksanaan LEAN - Kesedaran Lean -Pengenalan dan Falsafah Lean -Definisi Lean -Lean Roadmap -Pemetaan Aliran Proses -Kaedah/Alat Lean -Simulasi Pemetan Proses Pengurusan Staf MASA 6 Jam (1 hari) 2 Jam Pengurusan 2 Hari / dan 1 mlm Pengurusan Pertengahan

Program Pembangunan Sistem EIIP Pengurusan Lean PROGRAM Lawatan 1 – (Modul 3) GENBA KANDUNGAN - Taklimat/ Pengenalan Projek Lean • Meyemak keadaan semasa keatas -Lawatan ke organisasi dan Produk dan proses Perkhidmatan yang Ada. - Pengenalan dan Asas • Kenalpasti Pengurusan Lean Produk/Proses untuk ditambahbaik - Penyediaan Bengkel dan VSM ‘ Things to do’ – proses untuk ditambahbaik PESERTA MASA Ketua Bahagian terlibat , 1 hari ‘Lean Champion ’ Warga terpilih

Program Pembangunan Sistem EIIP Pengurusan Lean PROGRAM KANDUNGAN Bengkel VSM • Menghasilkan - Teori VSM - Kenalpasti Jenis : Perkhidmatan/ keseluruhan (Modul 4) Proses & Pelanggan - Penerangan tentang aktviti Nilai Tambah(VA) & Bukan Nilai Tambah (NVA) - Langkah-langkap perlaksanaan VSM – Current State VSM - Kenalpasti aktiviti VA, NVA dan VE - Process Streamlining • Memahami - LEAN Metrik konsep - Kaizen Blitz (Penambahbaikkan) permintaan, - Process Mapping – Future State aliran dan VSM ‘levelling’ dalam proses - Persembahan Kumpulan proses dalam mempercepat kan, koordinasi dan mengekalkan usaha lean PESERTA Ketua projek Ahli-ahli Kumpulan Koordiator MASA 2 hari

Program Pembangunan Sistem EIIP Pengurusan Lean PROGRAM KANDUNGAN Bengkel Memberi • Lean Thinking Mengenai – penerangan Alat. Memahami konsep pembaziran Alat-alat Lean serta • Konsep mengenai Pull System kaedah yang Perlaksanaan Kanban (Modul 5) sesuai digunakan • Kanban Design, Signals and Sizing semasa projek Kajian Kes Transformasi PUSH penambahbaikkan kepada PULL • A 3 Report : A Lean Problem Solving and Reporting Process • Penulisan A 3 report • Lean Tools/Technique Mistake Proofing (Poka Yoke), Standardized Work TRIZ & Kaizen Event PESERTA Ketua projek Ahli-ahli Kumpulan MASA 2 hari

Program Pembangunan Sistem EIIP PROGRAM Pengurusan. KANDUNGAN Lean Intervensi (Modul 6) PESERTA Bimbingan 2 – Semakan Current State Dan Lean Metrik Bimbingan – Latihan ‘handson’ mengenai projek-projek yang dijalankan Bimbingan 3 – Semakan Current Ketua State/Metrik (data) dan Kaizen Blitz projek MASA 1 hari Bimbingan 4 – Semakan Kaizen dan Ahli-ahli Future State Kumpulan 1 hari Bimbingan 5 – Semakan Kaizen dan Penulisan Laporan A 3 Laporan Impak pelaksanaan 1 hari Bimbingan : Membantu Penyediaan Pengurusan Laporan Akhir Pencapaian Projek & Ahli 1 hari

Program Pembangunan Sistem EIIP Pengurusan Lean PROGRAM KANDUNGAN Penilaian Lean dan Perlaksanaan Penilaian Impak Lean (Post -Lean “Exit (Berdasarkan kepada Assessment) Assessment” Metrik Lean ) Pengiktirafan Lean - Audit Penilaian Pengiktirafan Lean sebagai “organisasi Lean” PESERTA MASA Pengurusan, Kordinator & Ahli 1 hari Pengurusan & 1 hari Kordinator

TOP-DOWN COMMITMENT BOTTOM-UP INVOLMENT LEARNING & SHARING FAKTOR KEJAYAAN LEAN LONG -TERM GOAL REWARD & RECOGNITION CONTINUOUS IMPROVEMENT 40

Peranan Pengurusan Ke Arah Pelaksanaan Lean 1. Komitmen pengurusan - Kepimpinan dengan contoh – Genba (turun padang), masa & struktur operasi Pengurusan Lean 2. Letakkan sasaran pencapaian KPI & Halatuju Lean (polisi !) 3. Nilai pencapaian dan lakukan penambaikan berterusan 4. Bina kesedaran pekerja –aktiviti pembaziran adalah ‘tidak ada nilai”- aktiviti berterusan… 5. Kuatkuasa perubahan – terus mencari projek-projek lean yang baru Pengurusan , Pengurusan Pertengahan & ‘Champion’ 1. Refleksi –evolusi “pemikiran lean” - Laksanakan teknik ‘customer-driven waste reduction’

Peranan Pengurusan Ke Arah Pelaksanaan Lean 2. Kenalpasti dan faham proses yang mahu ‘dileankan’- melihat proses sebagai ‘big picture’ 3. Beri peluang untuk dapatkan pengetahuan – “Training” dan “retraining “ 4. Lihat dan hayati organisasi yang berjaya mengamalkan lean –’seeing is beleiving’ 5. Nilaikan pencapaian dan lakukan penambaikan berterusan 6. Libatkan pembekal & pelanggan supaya juga memahami lean “MATLAMAT LEAN ADALAH BUDAYA ORGANISASI DAN BUKANNYA SATU PROJEK”

2. Kos - Penjimatan kos - penjimatan kos pekerja - kos per pengeluaran/ perkhidmatan Impak LEAN Kepada Organisasi melalui Projek Lean 5. Proses - Bilangan step dalam sesuatu proses - Added-value ‘step’ - Keputusan - ‘Delay ‘ (lewat !) 3. Output - pengeluran - ‘backlog’ - Kerja dalam proses - stok /inventori 4. Kualiti Perkhidmatan - Kepuasan Pelanggan - Ulang-buat (rework/redo) - Peratus siap perkhidmatan Transformation. Inovation. Partnership

Impak Keseluruhan Prestasi Pencapaian Prestasi Produktiviti : Berjaya kekalkan tahap kelestarian eko sistem perniagaan - Kecekapan Proses: (PE) > 1 (Keuntungan) - Kadar Kerosakan: 2 % - 5 % - Penghantaran Menepati Masa mencapai 90%- 95% - Kepuasan Pelanggan mencapai > 75 % - Penjimatan Kos Prestasi Lain: - Pekerja (budaya, pendedahan, komunikasi, latihan, job enrichment dll) - Keselamatan & Persekitaran Kerja - ‘Outreach “…. . Transformation. Inovation. Partnership

Halangan Pelaksanaan • ‘Jargon word’ dan menakutkan • Pra pemikiran - Tidak boleh dilaksanakan di sektor kerajaan & perkhidmatan • Pengurusan kurang fokus kepada operasi – kurang keseimbangan • Meletak sasaran yang tidak realistik • Susah untuk bertukar ‘mindset’ dan budaya • Kurang sokongan pengurusan – ‘buy-in’ • Kurang komitmen pengurusan dan komunikasi • ‘follow through’ yang kurang mantap – proses tidak dipantau • Tiada ‘sense of urgency’ Source: Adapted from Karen Martin & Associates, “Building a Lean Enterprise: Navigating the Common Obstacles to Success, ” . Webinar Presentation, 13 May 2010, www. slideshare. net/Karen. Martin 2/building-a-lean-enterprise

Terima Kasih Malaysia Productivity Corporation, Lorong Produktiviti, Jalan Sultan 46200 Petaling Jaya Selangor. Tel: 603 - 7955 7266 Fax: 603 - 7957 8068 email: nikmustafa@mpc. gov. my 019 -2231000 Facebook: MPC’s Lean Portal Lean MPC: www. leanmpc. com

PEMBENTANG & TAJUK PROJEK BIL ORGANISASI TAJUK PROJEK 1. 2. 3. 4. Majlis Perbandaran Kuantan (Kump. 1) Ui. TM Jengka, Pahang Kobelco & Material Copper Tube S/B Pejabat Kesihatan Putrajaya (Kump. 1) Proses Pengurusan Aduan Pokok Pemusatan Maklumat Aktiviti Ui. TM Pahang Speed-up IC Tube Drawing Machine Masa Menunggu Pesakit Luar Di Klinik Kesihatan Putrajaya Presint 9. 5. Pejabat Daerah & Tanah, Kuantan 6. Burnmark Industries Sdn Bhd Mengatasi Kelewatan Proses Pembangunan Tanah untuk Kelulusan Pentadbir Tanah Daerah Kaizen Assy Line 7. Tenaga Prisma Manufacturing S/B Lean Management – Value Stream Mapping 8. Kuantan Specialist Hospital 9. Pejabat Kesihatan Putrajaya (Kump. 2) 10. Universiti Teknologi Mara, Shah Alam Gauze Hilang atau tidak cukup dikira semasa pembedahan dijalankan di OT. Mengurangkan tempoh mendapatkan temujanji pergigian di Klinik Kesihatan Putrajaya Presint 9 Kelewatan Pelajar Pasca Siswazah mendapatkan Surat Pengesahan Pendaftaran Pelajar Bagi tujuan Pengeluaran Pendidikan KWSP 11. Autojack Sdn Bhd LPS – Autojack 12. Majlis Perbandaran Kuantan (Kump. 2) Penyerahan ‘Verification Order’ kepada Perbadanan Pengurusan Pepejal & Pembersihan Awam (PPSPPA) Transformation. Inovation. Partnership

Kriteria Amalan Pengurusan Lean (Contoh : Lean Healthcheck) Kriteria Perkara 1 Sokongan Pengurusan 8 2 Budaya 9 Pengeluaran /Aliran Maklumat Ruangan Pengeluaran/ Susunatur Kemudahan ( Plant / Facility Layout) 3 5 S 10 Standard Kerja (Standardize Work) 4 “Value Stream Mapping (VSM)” 11 Rekabentuk Proses dan Produk Lean 5 Pengurangan “Setup” 12 Sokongan Perakaunan Untuk Lean 6 “Total Productive Maintenance” 13 7 “Pull Systems” 14 Rangkaian Perolehan (Supply Chain) Penambahbaikan Berterusan

(7) PENGIKTIRAFAN PENGAMAL ‘LEAN’ - Peringkat Organisasi Ke arah mempersijilkan organisasi yang mengamalkan ‘lean, Kriteria pengiktirafan ‘Lean’: Bahagian 1 : ‘Lean Culture Assesment’ Bahagian 2: ‘Lean Projects Assessment’ Penilaian ‘Pilot’ sedang dilakukan untuk 18 organisasi Sijil pengiktirafan bagi 9 organisasi dianugerahkan pada 2013 & 14 organisasi tahun 2014. (25 Jun) Transformation. Inovation. Partnership

Keputusan Lean Health Check UPM Transformation. Inovation. Partnership