TAKLIMAT PENGURUSAN PERAKAUNAN AMANAH UNIVERSITI DISAMPAIKAN OLEH PUAN

TAKLIMAT PENGURUSAN PERAKAUNAN AMANAH UNIVERSITI DISAMPAIKAN OLEH: PUAN NUR ASRIATI BINTI JASMI KETUA PENOLONG BENDAHARI BAHAGIAN KEWANGAN PERAKAUNAN PEJABAT BURSAR 10 SEPTEMBER 2020 Dewan Kuliah (DKEP-1), Blok C, Sekolah Ekonomi Dan Pengurusan

SKOP q. PENGENALAN ü Definisi ü Polisi ü Punca Kuasa q. JAWATANKUASA TERLIBAT q. KATEGORI AKAUN AMANAH q. PENGENDALIAN AKAUN AMANAH q. ISU-ISU AUDIT AKAUN AMANAH q. SOAL JAWAB AKAUN AMANAH

PENGENALAN WP 10. 4 : Tatacara Pengurusan Akaun Amanah bermaksud Akaun Amanah yang ditubuhkan di bawah Seksyen 9, Akta Tatacara Kewangan 1967 “Perbendaharaan boleh menubuhkan akaun-akaun amanah tertentu sebagaimana yang disifatkan perlu bagi memperakaunkan sumbangan dan terimaan daripada mana-mana orang-perseorangan atau organisasi bagi sesuatu maksud atau tujuan tertentu” Akta Universiti dan Kolej 1971, Perlembagaan Universiti 4. (1) ‘Universiti hendaklah mempunyai kuasa yang berikut: (p) membuat kontrak dan menubuhkan apa-apa tabung amanah sebagaimana yang dikehendaki bagi maksud Universiti dan melantik pekerja Universiti bagi maksud itu;

POLISI Universiti boleh menerima harta, wang atau dana daripada pihak luar bagi tujuan tertentu dan adalah menjadi tanggungjawab Universiti juga bagi memastikan pemberian atau sumbangan berkenaan digunakan ditadbir mengikut maksud yang telah ditentukan serta diakaunkan secara berasingan. Universiti juga boleh mengenakan caj perkhidmatan ke atas akaun-akaun amanah bagi membantu Universiti menampung kos LPU 26/15, 14 September 2002 -kos pentadbirannya. Buku Peraturan Kewangan dan Perakaunan

PUNCA KUASA Ø Seksyen 9, Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61) Ø Akta Universiti dan Kolej 1971, Perlembagaan Universiti 4. (1) ‘Universiti hendaklah mempunyai kuasa yang berikut: (p) membuat kontrak dan menubuhkan apa-apa tabung amanah sebagaimana yang dikehendaki bagi maksud Universiti dan melantik pekerja Universiti bagi maksud itu; Ø Bahagian V, Seksyen 48(1) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 48. (1) Lembaga boleh bagi pihak Universiti mendapatkan dana bagi aktiviti akademik dan penyelidikan Universiti dan menerima sebagai pemberian, hadiah, pemberian berwasiat, subsidi, legasi atau selainnya, harta atau wang bagi membantu kewangan Universiti atas apa-apa syarat sebagaimana yang ditetapkan olehnya.

KATEGORI AKAUN AMANAH BIL SIRI AKAUN AMANAH TUJUAN 1. 61 xxxxx Aktiviti yang telah diluluskan oleh pihak berkuasa Universiti. 2. 62 xxxxx Terimaan untuk aktiviti seperti berikut : Ø sumbangan Kerajaan Negeri untuk kemudahan pinjaman/pendahuluan pelajar; Ø sumbangan atau tajaan pelajar antarabangsa; Ø aktiviti/program penjanaan yang dijalankan oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ); CONTOH 6101900 Akaun Amanah Garden Center University 6202600 Tabung Pusingan Negeri Kedah 6282526 Akaun Amanah Biasiswa NATP-2 : Md Ekhlasur 6238500 Akaun Amanah Hadiah FEP 6243300 Akaun Amanah Perkhidmatan Makmal Sains dan Teknologi Perkayuan

KATEGORI AKAUN AMANAH BIL SIRI AKAUN AMANAH TUJUAN CONTOH 6240200 Akaun Amanah Hasil Taman Pertanian Universiti Ø Endowmen; Ø Program akademik yang melibatkan struktur yuran selain daripada yuran asas dan yuran pelajaran. 6233222 Akaun Amanah JINM ITAFo. S 6238200 Akaun Amanah Dana Endowmen Tan Sri Syed Azman 6239300 Akaun Amanah Dana Endowmen Prof. Dr. Muzafar 6242100 Akaun Amanah Master Pendidikan Bahasa Melayu (*) Pejabat Bursar akan menetapkan sub-kod akaun amanah bergantung kepada kesesuaian bagi setiap aktiviti yang telah dikenalpasti dari masa ke semasa.

KATEGORI AKAUN AMANAH BIL SIRI AKAUN AMANAH TUJUAN CONTOH 3. 63 xxxxx Terimaan untuk projek penyelidikan daripada Agensi kerajaan, swasta dan antarabangsa tidak termasuk pembukaan akaun projek yang diuruskan oleh Pusat Pengurusan Penyelidikan (RMC) 6300207 Akaun Amanah Malaysian Saving and Investment Behavior 4. 64 xxxxx 5. 65 xxxxx 6300264 Akaun Amanah Tekanan Kerja dan Kesejahteraan Psiko-Sosio. Emosi Terimaan untuk aktiviti bengkel, 6440300 kursus, seminar dan koferensi Akaun Amanah Kursus EMTECH yang dilaksanakan oleh PTJ 6442800 Akaun Amanah Tendon Workshop Terimaan untuk aktiviti pelajar 6590500 Akaun Amanah Kolegiat Kolej Kelima 6550600 Akaun Amanah The Great Serdang Debating

KATEGORI AKAUN AMANAH BIL SIRI AKAUN AMANAH TUJUAN 6. 66 xxxxx Keputusan Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK) ke 36 pada 24 Julai 1986 melalui Minit 36. 03 meluluskan cadangan pembukaan dan penggunaan akaun khas utama diwujudkan supaya baki tidak aktif daripada akaun-akaun selain projek pegawai akademik dipindahkan ke akaun khas utama. CONTOH 6600100 Akaun Amanah Khas HEP 6600800 Akaun Amanah Kejuruteraan Khas Fakulti

KATEGORI AKAUN AMANAH BIL SIRI AKAUN AMANAH 7. 67 xxxxx 8. 68 xxxxx TUJUAN Terimaan untuk projek perundingan. Walau bagaimanapun projek perundingan baharu diuruskan oleh anak syarikat Universiti Putra Malaysia (UPM). Akaun Amanah Perumahan CONTOH 6712300 Joint Research MPPIB and UPM 6710600 Road Safety Research Centre 6801500 Akaun Amanah Pelajar Perumahan 6801600 Akaun Amanah Perumahan Staf

STATUS AKAUN AMANAH MENGIKUT KATEGORI

BILANGAN AKAUN AMANAH KATEGORI AKTIF TIDAK AKTIF TAMAT TEMPOH JUMLAH KESELURUHAN 61 2 4 0 6 62 542 898 14 1, 454 63 195 755 30 980 64 111 147 5 263 65 73 123 0 196 66 61 7 0 68 67 18 51 0 69 68 6 9 0 15 JUMLAH 1, 008 1, 994 49 3, 051 BAKI NEGATIF 2 2

JAWATANKUASA DI BAWAH PENGURUSAN AKAUN AMANAH SEKSYEN KEWANGAN AKAUN AMANAH JAWATANKUASA PENGURUSAN AKAUN AMANAH UNIVERSITI JAWATANKUASA PEMEGANG AMANAH PTJ PEMEGANG AMANAH

FUNGSI SEKSYEN KEWANGAN AKAUN AMANAH q Sebagai urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Akaun Amanah Universiti; q Menguruskan permohonan pembukaan akaun amanah dan juga pindaan surat ikatan amanah; q Mengemaskini maklumat akaun amanah di dalam sistem kewangan UPM; q Menyedia, mencetak dan mengemukakan laporan akaun amanah siri 6 xxxxx melalui sistem kewangan UPM mengikut keperluan atau permintaan pemohon/PTJ; q Mewujudkan kombinasi kod projek di dalam sistem kewangan UPM; q Menyediakan minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Akaun Amanah Universiti; q Membuat pemantauan berkala terhadap q tempoh akaun amanah q Baki akaun amanah q Mengemukakan Daftar Format Pengesahan Status Akaun Amanah (DF 03/AKN) kepada semua PTJ setiap dua (2) kali setahun; dan q Memberi khidmat nasihat berkaitan pengurusan akaun amanah

SEKSYEN KEWANGAN AKAUN AMANAH KETUA SEKSYEN UAN JULIANA MAHMOOD Penolong Bendahari (W 41) CIK JURINA JUMAIN Penolong Akauntan (W 29) 15

FUNGSI JAWATANKUASA PENGURUSAN AKAUN AMANAH UNIVERSITI q Memperakukan permohonan pembukaan akaun amanah q Mengambil maklum permohonan untuk menambah/menukar tujuan pembukaan atau perbelanjaan akaun amanah yang sedia ada; q Mengambil maklum permohonan untuk menukar nama Pemegang Amanah atau ahli JPAPTJ; q Memperakukan permohonan untuk memindahkan baki suatu akaun amanah yang tidak aktif ke akaun amanah yang lain; q Memperaku dan mengambil maklum permohonan perlanjutan tempoh akaun amanah; q Memperaku dan mengambil maklum permohonan pertukaran tajuk akaun amanah sedia ada; q Memperaku dan mengambil maklum penutupan akaun amanah; dan/atau q Menentukan kategori akaun amanah yang bersesuaian mengikut aktiviti.

JAWATANKUASA PENGURUSAN AKAUN AMANAH UNIVERSITI q Memperakukan permohonan pembukaan akaun amanah q Mengambil maklum permohonan untuk menambah/menukar tujuan pembukaan atau perbelanjaan akaun amanah yang sedia ada; q Mengambil maklum permohonan untuk menukar nama Pemegang Amanah atau ahli JPAPTJ; q Memperakukan permohonan untuk memindahkan baki suatu akaun amanah yang tidak aktif ke akaun amanah yang lain; q Memperaku dan mengambil maklum permohonan perlanjutan tempoh akaun amanah; q Memperaku dan mengambil maklum permohonan pertukaran tajuk akaun amanah sedia ada; q Memperaku dan mengambil maklum penutupan akaun amanah; dan/atau q Menentukan kategori akaun amanah yang bersesuaian mengikut aktiviti.

AHLI JAWATANKUASA ORGANIZATIONAL CHART PENGURUSAN AKAUN AMANAH UNIVERSITI PENGERUSI PUAN NUR ASRIATI JASMI Ketua Penolong Bendahari SETIAUSAHA PUAN JULIANA MAHMOOD URUSETIA CIK JURINA JUMAIN Penolong Bendahari Penolong Akauntan AHLI PUAN HAFIZAH MISRAN AHLI PUAN NORIZAH HASAN Ketua Penolong Bendahari AHLI PUAN NORUNIZA MAHMUD Penolong Bendahari Kanan AHLI PUAN ‘ITRAH HAYATI ABDUL RAHIM AHLI PUAN JUNAIDA ADAN Penolong Bendahari Kanan AHLI ENCIK SHAHARUDIN MOHAMAD ALI Penolong Bendahari Kanan

FUNGSI JAWATANKUASA PEMEGANG AMANAH PTJ Dianggotai oleh sekurang-kurangnya tiga (3) orang staf UPM (bertaraf tetap) Memutuskan dasar dan tatacara berhubung dengan penerimaan dan penggunaan wang di dalam akaun amanah adalah selaras dengan tujuan penubuhan yang dinyatakan di dalam Surat Ikatan Amanah; Memastikan semua laporan dan penyata berhubung dengan akaun amanah berkenaan disedia dan dikemukakan sebagaimana yang ditetapkan dalam Surat Ikatan Amanah; Meluluskan anggaran perbelanjaan tahunan dan anggaran perbelanjaan tambahan akaun amanah;

JAWATANKUASA PEMEGANG AMANAH PTJ Memastikan bahawa penerimaan, perolehan dan perbelanjaan akaun amanah dibuat mengikut peraturan kewangan dan prosedur yang ditetapkan; Menentukan jika berkaitan, jumlah pelaburan untuk ditadbirkan oleh Bursar Universiti; Memastikan akaun amanah berkenaan sentiasa berbaki kredit dan tidak terlebih dikeluarkan semasa meluluskan perbelanjaan; Memastikan bahawa peruntukan dalam akaun amanah mencukupi sebelum meluluskan apa-apa perbelanjaan; Memastikan Mesyuarat Jawatankuasa Pemegang Amanah diadakan dua (2) kali setahun.

CARTA ORGANISASI ORGANIZATIONAL CHART JAWATANKUASA PEMEGANG AMANAH PTJ PENGERUSI KETUA PTJ TIMBALAN PENGERUSI KETUA PTJ PEMEGANG AMANAH AHLI SETIAUSAHA

PEMEGANG AMANAH Mengawal dan Mengurus Akaun Amanah mengikut terma-terma yang terkandung dalam Surat Ikatan Amanah, terma lain yang telah ditetapkan oleh Penaja, apa-apa terma lain yang ditetapkan oleh Universiti serta peraturan kewangan yang dikeluarkan oleh Bursar dari semasa ke semasa; Selaku Pegawai Pengawal atau oleh seorang pegawai yang dilantik olehnya atau Jawatankuasa Pemegang Amanah secara bertulis untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab sebagai Pegawai Pengawal bagi pihak dan atas namanya; Memperaku semua dokumen perbelanjaan daripada akaun amanah; Memastikan tidak berlaku terlebih pengeluaran daripada akaun amanah ini dan sentiasa berbaki kredit. Sekiranya akaun amanah berbaki debit, Pemegang Amanah bertanggungjawab untuk mendapatkan sumber kewangan bagi menampung baki debit berkenaan; Bertanggungjawab untuk memastikan semua aktivitinya termasuk cadangan belanjawan mendapat kelulusan.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH PERMOHONAN PEMBUKAAN AKAUN AMANAH BAHARU & PINDAAN SURAT IKATAN AKAUN AMANAH PELAKSANAAN AKAUN AMANAH PEMANTAUAN AKAUN AMANAH PENUTUPAN AKAUN AMANAH

PROSES PERMOHONAN PEMBUKAAN AKAUN AMANAH 1 Lengkapkan Surat Permohonan Pembukaan Akaun Amanah (SOK/KEW/BR 042/AKN) 2 Pastikan Lampiran B dilengkapkan dan Lampiran C (bagi akaun amanah penyelidikan) telah ditandatangani oleh Pengarah RMC 3 Lampirkan dokumen-dokumen sokongan berkaitan: • Kertas Cadangan Projek/Program, dan/atau • Minit Kelulusan JPU/JKTK (Kadar)/Mesyuarat Pengurusan/Senat/Kementerian, dan/atau • Perjanjian yang telah lengkap ditandatangan oleh Naib Canselor dan pihak agensi (bagi akaun amanah berpenaja), dan/atau • Takwim/Perancangan Aktiviti/Milestone, dan/atau • Surat Tawaran daripada pihak penaja. 4 Hantar SOK/KEW/BR 042/AKN ke Seksyen Kewangan Akaun Amanah 5 Dapatkan keratan jawapan permohonan pembukaan akaun amanah (salinan PTJ) mber u s t uma Makl na dan da kaun a lanja lari perbe h perlu se n a a aman n perjanji n a a deng rat tawar su atau

PROSES PERMOHONAN PINDAAN SURAT IKATAN AMANAH Pertukaran Pemegang Amanah/ ahli JPAPTJ? Menambah /Menukar Tujuan Perbelanjaan Akaun Amanah Menambah /Menukar Tujuan Pembukaan Akaun Amanah Menukar Tajuk Akaun Ya Amanah Menukar PTJ Akaun Amanah Isi Daftar Format Pindaan Status Akaun Amanah (DF 02/AKN) *Lampirkan dokumen berkaitan Hantar ke Seksyen Akaun Amanah untuk dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Akaun Amanah Universiti

KELULUSAN PEMBUKAAN/PINDAAN AKAUN AMANAH/ Permohonan Pembukaan Akaun Amanah dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Akaun Amanah Universiti yang diadakan dua (2) bulan sekali Jawatankuasa Pengurusan Akaun Amanah Universiti Memperakukan untuk Kelulusan Bursar bagi permohonan pembukaan akaun amanah Sekiranya Jawatankuasa Pengurusan Akaun Amanah Universiti tidak memperakukan kelulusan permohonan pembukaan akaun amanah/pindaan surat ikatan amanah, makluman akan diberikan berdasarkan petikan minit Petikan Minit disalinkan kepada PTJ untuk makluman Surat Ikatan disimpan di Seksyen Kewangan Akaun Amanah, Pejabat Bursar dan salinan lembut disimpan di dalam Google Drive dan akan dikemukakan sekiranya terdapat permintaan

PEMANTAUAN AKAUN AMANAH Pemegang Amanah dan Jawatankuasa Pemegang Amanah PTJ (JPAPTJ) perlu mengadakan Mesyuarat dua (2) kali setahun; Agenda Mesyuarat JPAPTJ : (i) (ii) Perancangan perbelanjaan dan belanjawan akaun amanah; Pembentangan laporan terimaan dan perbelanjaan akaun amanah sedia ada agar akaun amanah tidak defisit; Perancangan dan status aktiviti akaun amanah; dan Semakan terhadap maklumat di dalam Surat Ikatan Akaun Amanah adalah sama dengan memorandum perjanjian/memorandum persefahaman/minit kelulusan. Penyelenggaraan Rekod dan Fail Akaun Amanah ü Pemegang Amanah bertanggungjawab untuk memastikan semua minit dan dokumen berkaitan yang terkini difailkan di dalam fail akaun amanah. Semakan status akaun amanah akan dihantar menggunakan Daftar Format Pengesahan Status Akaun Amanah (DF 03/AKN) dua (2) kali setahun.

PEMANTAUAN TEMPOH AKAUN AMANAH Telah Tamat Tempoh? Tidak Teruskan penggunaan akaun amanah sehingga tamat tempoh Tamat Ya Perlu Pelanjutan Tempoh? Tidak Tutup Akaun Amanah Isi Daftar Format Pengesahan Status Akaun Amanah (DF 03/AKN) Ya Akaun Amanah Berpenaja? Tidak Lampirkan takwim/perancangan aktiviti dan/atau anggaran perbelanjaan (sekiranya berkaitan) Ya Lampirkan surat/emel pengesahan daripada penaja untuk pelanjutan tempoh beserta perjanjian tambahan Isi Daftar Format Pindaan Status Akaun Amanah (DF 02/AKN) Hantar ke Seksyen Akaun Amanah untuk dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Akaun Amanah Universiti

PENUTUPAN AKAUN AMANAH Akaun Amanah ini hendaklah ditutup mengikut peraturan Kewangan Universiti apabila Tujuan akaun amanah ini telah tercapai Akaun amanah ini telah tidak diperlukan lagi Akaun amanah telah tidak tekal dengan tujuan penubuhannya Enam (6) bulan selepas akaun didapati tidak aktif * apa-apa baki kepada akaun amanah ini, hendaklah dipindahkan ke Akaun Hasil Universiti atau mana-mana akaun yang telah ditetapkan oleh Universiti dari masa ke semasa.

ISU AUDIT AKAUN AMANAH This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-NC

AKAUN AMANAH BERBAKI NEGATIF (DEBIT) 2020 – terdapat tiga (3) akaun amanah berbaki negatif Tindakan: Potongan Gaji/Ditampung daripada akaun amanah yang sama kategori AKAUN AMANAH TIDAK DIKEMASKINI 49 akaun amanah masih aktif tetapi telah tamat tempoh dan belum dikemaskini PERJANJIAN AKAUN AMANAH - Terimaan dana daripada penaja tidak sepenuhnya diterima - Perjanjian tidak lengkap ditandatangan

PEROLEHAN AKAUN AMANAH - Prosedur perolehan tidak dipatuhi sepenuhnya Contoh: pembelian aset yang tidak dibenarkan / bayaran yang tidak dibenarkan oleh penaja TUJUAN AKAUN AMANAH - Pendapatan akaun amanah bercampur di dalam satu akaun amanah Contoh : Yuran Bengkel/Kursus dimasukkan ke dalam Akaun Amanah Penjanaan Pendapatan (Siri 62 xxxxx)

SOAL JAWAB AKAUN AMANAH SEBARANG PERTANYAAN/MAKLUMAT LANJUT SILA HUBUNGI: CIK JURINA JUMAIN (9769 6235/jurinaupm@upm. edu. my) PUAN JULIANA MAHMOOD (9769 3512/liana@upm. edu. my)