CHNG 4 NH GI H THNG KIM SOT

CHƯƠNG 4. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4. 1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ 4. 2 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ 4. 3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

4. 1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được 4 mục tiêu sau: 1. Bảo vệ tài sản của đơn vị 2. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin 3. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý 4. Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

4. 2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB 4. 2. 1 Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ

4. 2. 1 Môi trường kiểm soát 1. Đặc thù về quản lý - Đặc thù về quản lý nói tới quan điểm trong điều hành của các nhà quản lý - Quan điểm của nhà quản lý ảnh hưởng trực tiếp tới chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát.

4. 2. 1 Môi trường kiểm soát 2. Cơ cấu tổ chức hợp lý -> việc ban hành quyết định, triển khai quyết định, kiểm tra giám sát việc thực hiện quyết định sẽ được thực hiện một cách thống nhất, xuyên suốt từ trên xuống dưới -> ngăn ngừa các hành vi sai phạm.

4. 2. 1 Môi trường kiểm soát 3. Chính sách nhân sự Đội ngũ nhân viên là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát bởi họ là chủ thể thực hiện mọi thủ tục kiểm soát 4. Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch và dự toán: kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi, … đặc biệt kế hoạch tài chính là những nhân tố của môi trường kiểm soát. Lập và thực hiện tốt kế hoạch và dự toán sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu.

4. 2. 1 Môi trường kiểm soát 5. Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong ban lãnh đạo cao nhất của đơn vị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Nhiệm vụ của ủy ban kiểm soát: -Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty -Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ -Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính -Dung hòa những bấy đồng giữa ban giám đốc và những KTV bên ngoài

4. 2. 1 Môi trường kiểm soát 6. Môi trường bên ngoài Các nhân tố bên ngoài đơn vị tuy không thuộc sự quản lý của nhà quản lý nhưng có tác động lớn đến thái độ, phong cách điều hành của nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài gồm: sự kiểm soát của các quan chức nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…

4. 2. 2 Hệ thống kế toán -Hệ thống kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. -Quá trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của DN -Hoạt động kế toán với chức năng thông tin và kiểm tra sẽ nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của đơn vị. -Hệ thống kế toán hoạt động hữu hiệu sẽ thực hiện được các mục tiêu kiểm soát: tính có thật, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, tính kịp thời, quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác.

4. 2. 3 Các thủ tục kiểm soát Các nguyên tắc xây dựng các thủ tục kiểm soát: Nguyên tắc phân công phân nhiệm: công việc cần phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Tác dụng của việc phân công phân nhiệm là tạo ra sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: cần có sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan

4. 2. 3 Các thủ tục kiểm soát Các nguyên tắc xây dựng các thủ tục kiểm soát: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Ủy quyền là việc trao quyền của nhà quản lý cho các cấp dưới giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn tốt theo 1 trong 2 loại phê chuẩn: + Sự phê chuẩn chung: xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các nhân viên cấp dưới tuân thủ. + Sự phê chuẩn cụ thể: được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.

4. 2. 4 Bộ phận kiểm toán nội bộ -Khái niệm: bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết kế trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. -Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu lực của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ.

4. 2. 4 Bộ phận kiểm toán nội bộ Các nguyên tắc khi thiết kế bộ phận kiểm toán nội bộ: -Về tổ chức: bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động độc lập với phòng kế toán và các hoạt động được kiểm tra. -Về nhân sự: phải tuyển chọn đội ngũ nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành.

4. 3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Mục đích của việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ: - Xác minh tính hiện hữu của kiểm soát nội bộ - Làm cơ sở cho việc xác định các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ của đơn vị.

4. 3. 1 Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên giấy tờ làm việc -Mục đích: + Xác định xem BCTC có kiểm toán được hay không? + Nhận diện, đánh giá sai phạm tiềm tàng + Đánh giá rủi ro kiểm soát + Có kế hoạch thiết kế các khảo sát thích hợp - Thu thập hiểu biết về hệ thống KSNB trên 2 mặt: + Việc thiết kế HT KSNB: thiết kế về qui chế kiểm soát và thiết kế về bộ máy kiểm toán + Xem xét tính hiệu lực và hoạt động liên tục của HT KSNB - Tìm hiểu về HT KSNB được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán

4. 3. 1 Thu thập hiểu biết … Các phương pháp tiếp cận để thu thập hiểu biết về HTKSNB: -Tiếp cận theo khoản mục -Tiếp cận theo chu trình

4. 3. 1 Thu thập hiểu biết … Các phương pháp áp dụng khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ: -Dựa vào kinh nghiệm trước đây của KTV với khách hàng -Thẩm vấn nhân viên của công ty khách hàng -Xem xét sổ tay về thủ tục, chế độ của công ty khách hàng -Kiểm tra các chứng từ và sổ sách đã hoàn tất -Quan sát hoạt động

4. 3. 1 Thu thập hiểu biết … Mô tả hệ thống KSNB: 1. Lập bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ - Các câu hỏi trong bảng được thiết kế dựa trên các mục tiêu chi tiết của hệ thống KSNB - Câu hỏi thường là câu hỏi đóng. Các câu trả lời “không” sẽ cho thấy nhược điểm của HT KSNB - Ưu điểm: tiến hành nhanh chóng, không bị bỏ sót vấn đề quan trọng - Nhược điểm: không phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp; độ chính xác của câu trả lời phụ thuộc vào sự trung thực, hiểu biết và thiện chí của người được phỏng vấn.

4. 3. 1 Thu thập hiểu biết … Mô tả hệ thống KSNB: 2. Vẽ các lưu đồ: -Lưu đồ là các hình vẽ biểu thị hệ thống thông tin kế toán và các hoạt động kiểm soát có liên quan bằng những ký hiệu đã quy ước. -Ưu điểm: + Có thể nhìn khái quát về toàn bộ hệ thống -> dễ nhận diện ra những thiếu sót của từng thủ tục. + Cho thấy mối quan hệ giữa các bộ phận, giữa các chứng từ, sổ sách, …; -Nhược điểm: mô tả lưu đồ mất nhiều thời gian

4. 3. 1 Thu thập hiểu biết … Mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ: 3. Bảng tường thuật: -Bảng tường thuật là sự mô tả bằng văn bản về HT KSNB của khách hàng. Bảng tường thuật thường trình bày về các điểm sau: + Nguồn gốc của mọi chứng từ và sổ sách trong ĐV + Tất cả các quá trình đã xảy ra + Sự luân chuyển mọi chứng từ sổ sách trong hệ thống + Nêu rõ các hoạt động kiểm soát cần thiết kế để giúp cho quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát -Ưu điểm: Đánh giá chi tiết về hệ thống KSNB -Nhược điểm: Tốn kém thời gian

4. 3. 2 Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho các khoản mục trên BCTC -Rủi ro kiểm soát được đánh giá thông qua những hiểu biết về HT KSNB. -Rủi ro kiểm soát được đánh giá riêng rẽ cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu theo 4 bước sau: + Nhận diện các mục tiêu kiểm soát + Nhận diện các quá trình kiểm soát đặc thù + Nhận diện và đánh giá các nhược điểm của HT KSNB + Đánh giá rủi ro kiểm soát

4. 3 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát - Mục đích: thu thập bằng chứng về sự hữu hiệu của các quy chế và thủ tục kiểm soát để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản. -Thu thập bằng chứng về tính hữu hiệu của HT KSNB hướng tới 2 mặt: + Về thiết kế: HT KSNB có được thiết kế để ngăn ngừa, phát hiện, sửa chữa các sai phạm + Về vận hành: HTKSNB có tồn tại và hoạt động liên tục? - Có 2 trường hợp xảy ra khi thực hiện thử nghiệm kiểm soát: thủ tục kiểm soát để lại dấu vết và không để lại dấu vết.

4. 4 Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ -Từ các thông tin đã thu thập và căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá về một hệ thống KSNB tốt, KTV lập bảng đánh giá về HT KSNB của đơn vị được kiểm toán. -Các nội dung của bảng đánh giá: + Các mục tiêu của KSNB đối với từng khoản mục hay chu trình + Các thông tin mô tả thực trạng KSNB + Bản chất và tính hệ trọng của các rủi ro tương ứng + Nguyên tắc thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát + Đánh giá về KSNB đối với các khoản mục hoặc chu trình