UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS CURSO DE

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS CURSO DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICA: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. PRINCIPIOS Y FUNCIONES. INGRESOS Y SALIDAS DE DOCUMENTOS. LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS Lic. José Villa Córdova

Archivística – ¿Qué es? El término archivística como ciencia de los archivos se utiliza en España desde hace solo unas décadas. Cartilla de organización de archivos de Antonio Matilla Tascón (1960, 5 -6) compartiendo contenido con otros conceptos como archivonomía o archivología ha ido adquiriendo hegemonía en la bibliografía española en Hispanoamérica sigue utilizándose el de archivología -Manual de archivología hispanoamericana Aurelio Tanodi (Argentina) -Introducción a la archivología: Guía de estudio M. Vázquez Murillo

Archivística – Ciencia, Disciplina, Técnica ? ¿Podemos considerar la archivística como una ciencia? Eduardo Núñez Fernández Organización y gestión de archivos (1999, 24) En cuanto a materia archivística distinguió tres grupos J. R. Cruz Mundet, en el libro Administración y documentos de archivos. Textos fundamentales (2011 a, 16) sigue afirmando que es una "ciencia en formación". los que la consideran como una disciplina con unos principios y técnicas específicas para el tratamiento y la organización de archivos (Tanodi en 1960, etc. ) El segundo, los que manifiestan que es una ciencia aún en fase de formación (Cruz Mundet en 1994, etc. ) Los que creen que como ciencia ya consolidada posee unos principios y un método riguroso y contrastable (Antonio Matilla Tascón, Elio Lodolini, Antonia Heredia Herrera, entre otros. )

Concepción de Archivística La archivística sistematización de las técnicas (Siglo XVIII) no se difundieron sus principios y sus métodos hasta el siglo XIX (a pesar de la escritura) es una ciencia empezó a difundir sus fundamentos teóricos en el siglo XIX Muller, Feith y Fruin, titulado Handleiding voor het ordenen en beschreijven van Archieven, aparecido en 1898 ESPAÑA Disertación sobre Archivos y reglas de su coordinación El Archivo cronológico-topográfico. Instrucción de archiveros, método fácil, sencillo y de poco coste para el arreglo de los archivos. Facundo Porras Huidobro , Madrid 1830, Froilán Troche y Zúñiga - Santiago de Compostela 1828

Concepción de Archivística – SIGLO XIX La archivística ESCUELAS École des chartes 1821 La Escuela de Diplomática española 1856 ciencia auxiliar de la Historia. La apertura de los archivos a la investigación

Concepción de Archivística – SIGLO XX La archivís tica Fijando su objeto (1) Se consolida Desvincula de su apego a los archivos históricos Estableciendo sus métodos Normalizando su terminología valoración del proceso documental (2) Recibe Influencia (3) el tipo de usuarios papel de los archiveros demostrando principios Universales para todo el proceso documental archivos de oficina, centrales administrativos, intermedios e históricos Vicenta Cortés : los archivos son antes gestión que cultura (4) Apertura de los Archivos De (5) servicio a los ciudadanos Administración. privilegio de unos pocos a Se deja Postura historicista derecho de todos Se adopta organización y descripción de los fondos documentales

Concepción de Archivística – SIGLO XXI práctico. teórico Historia Objeto ámbito de actuación método principios, archivística integrada normas terminología; conjunto de técnicas procedim ientos organización, conservación difusión archivero con formación integral derecho administrativo, la historia, la paleografía y diplomática, la informática, las tecnologías de la información, la lingüística, el marketing documentos interdisciplinariedad renovación documentos electrónicos el protagonismo de las funciones y procesos información

Archivo - Concepto Dictionary of archival terminology disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y de su función Diccionario de terminología archivística MCU – España (1993, 18). disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc. ) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos Consejo Internacional de Archivos en 1984 Archivística general - A. Heredia 1987, Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, sus principios de conservación y organización, y los medios para su utilización Lenguaje y vocabulario archivístico - A. Heredia - 2011 ciencia de los documentos de archivo y de los Archivos como custodios de aquellos y como sistemas responsables de su gestión, así como de la metodología aplicada a unos y a otros y cuyo objetivo es potenciar el uso y servicio de los documentos y de los Archivos Diccionario de archivística – J Cruz Mundet - 2011 1. Ciencia de los archivos; 2. Conjunto de conocimientos y de métodos para el tratamiento de los documentos y de los archivos; y 3. Ciencia emergente cuyo objeto son los documentos y los archivos, archivos cuya finalidad es almacenar información y hacerla recuperable para su uso, y cuyo método se articula en torno a las normas archivísticas. ciencia archicéntrica hacia una ciencia docucéntrica.

Objeto y Finalidad Antonia Heredia objeto ciencia archivos documentos archivero Finalidad la organización de los fondos documentales con vistas a su posterior utilización Servicio : documentos e información productores ciudadanos. participa Desde su creación Eduardo Núñez

Principios Procedencia Respeto al orden natural pueden agruparse aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede y en este fondo en su lugar de origen OFICINA FONDO Este principio determina la estructura del fondo y su orden natural, natural y queda representado en el cuadro de clasificación ciclo vital de los documentos un documento tiene una vida similar a un organismo biológico nace (fase de producción) vive (fase de mantenimiento y uso) muere (fase de expurgo) sucesiva custodia y uso de los documentos en distintos archivos

ciclo vital de los documentos (2) veinticinco o treinta años archivo de oficina Conservación definitiva valoración selección. Con la e-administración las edades documentales se reducen a dos, una de producción o administrativa y otra de custodia CUSTODIA PRODUCCIÓN El reconocimiento del ciclo vital de los documentos implica la necesidad de la unidad y de la continuidad del tratamiento archivístico desde su producción hasta su eliminación o conservación permanente.

Diferencias y similitudes con otras ciencias de la documentación SIMILITUDES ciencias de la documentación Gestión de documentos: documentos Satisfacer Necesidades Difusión de la información: ARCHIVÍSTICA BIBLIOTECONOMÍA instrumentos ágiles y precisos DOCUMENTACIÓN Reproducción y almacenamiento de información : utilización de las nuevas tecnologías conservación, instalación, restauración uso de soportes documentales comunes DIFERENCIAS métodos Origen de los documentos características de los docu. normas que utilizan en su descripción tipo de usuarios tipo de usuario condiciones arquitectónicas de sus instalaciones normas que regulan el acceso

Diferencias y similitudes con otras ciencias de la documentación documentos de archivo son originales, únicos, y se producen de forma natural y seriada, pues son el resultado documental de la actividad y organización de personas e instituciones a lo largo del tiempo Los libros y revistas conservados en las bibliotecas no son únicos (dependen del volumen de la tirada), ni originales (están impresos) ni se producen de forma natural y seriada, pues ingresan merced a compras, permutas o donaciones. A los centros de documentación sólo les preocupa la información que contienen los documentos de archivo, los libros y las revistas.

Archivo El concepto de archivo ha sido objeto de muchas definiciones Fermín Abella (1877) Vicenta Cortés (1982 ) Manual de Archivos Municipales (pág. 19) Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español no sólo la reunión o conjunto de papeles, documentos, libros y registros de una oficina, corporación o casa particular cuando están metódicamente ordenados, sino el lugar en que se conservan y custodian para que sirvan de consulta conjunto organizado de documentos que prestan servicio y también del lugar en el que se conservan "conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución, pública o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, fecha los cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio e información, por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores no solo es un conjunto de documentos "conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Se entienden también por archivos las instituciones donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos se ha utilizado el término archivo para definir un conjunto organizado de documentos, el lugar donde se conservan y la institución que los gestiona. El término correcto es repositorios, depósitos o centros de archivo

Archivo El concepto de archivo ha sido objeto de muchas definiciones Real Decreto 1708/2011 Antonia Heredia 2011 por el que se establece el Sistema Español de Archivos 1) continente; 2) contenido; 3) institución; 4) sistema; y 5) registro de información. 1) El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas; y 2) Las entidades, que de acuerdo con las normas internacionales de descripción archivística, comprenden instituciones, personas y familias, que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos. Institución o sistema responsable de las funciones integradas en la gestión de documentos y en la administración de Archivos de una organización Archivo institución que conserva, trata y sirve los documentos de archivo que guarda archivo contenido documental del Archivo, identificado con todos los documentos conservados en él, ya sea de un solo fondo o varios fondo documental conjunto orgánico de documentos procedente de una institución, colectivo o persona, testimonio y prueba de su respectiva gestión

Archivo J. R. Cruz Mundet 2011 Diccionario de archivística archivo Esta identificación de archivo con el sistema responsable de la gestión documental de una organización gana cada día más adeptos pero, como hemos indicado, es un término que puede tener variados significados dependiendo de cada autor. sistema corporativo de gestión que contribuye de manera efectiva mediante una metodología propia a la definición de los procesos de producción administrativa, garantizando la correcta creación de los documentos, su tratamiento, conservación, acceso y comunicación Fines de los archivos T. Schellenberg recoger, conservar y servir los documentos recoger conservar servir

Funciones de los Archivos conjunto de intervenciones archivísticas realizadas desde la producción de los documentos hasta después de decidida su conservación permanente. gestión documental Sirve para todos los documentos a lo largo de toda la red de archivos, desde los de oficina hasta los históricos la gestión de documentos abarca desde la fase de diseño de los tipos de documentos que se van a producir en el sistema hasta la fase de conservación permanente de los seleccionados para ello. Eduardo Núñez Fernández organi zación, descri pción produ cción identifi cación, GESTIÓN DOCUMEN TAL difusi ón conse rvació n, valora ción selecc ión elimin ación, administración de archivos identifica como institución o sistema responsable de las funciones integradas en la gestión de documentos Gestión Documental conjunto organizado de documentos (contenido documental de un archivo )

administración de archivos política archivística organización responsable de la aplicación de la Dirección, Planificación a través de la Control Diccionario de terminología archivística español - 1995 de los programas establecidos Medios Archivos sistema o institución marco normativo regulador Joaquín Llansó, (2006, 17). Recursos humanos y materiales presupuestos pago de la nómina del personal del Archivo compra, renovación o mantenimiento de las instalaciones, equipos y mobiliario fines funciones programa de actuación archivística clasificación selección ordenación descripción valoración informatización formación de usuarios

1) Elaboración de textos legales, reglamentarios y normativos 2) Normalización de formularios principales manifestaciones de la administración de archivos Antonia Heredia 3) Aprobación de tablas de valoración y calendarios de conservación; 4) Adquisición de documentos 5) Integración de Archivos en el Sistema 6) Control de Archivos 7) Implantación de aplicaciones informáticas 8) Distribución de recursos económicos y humanos 9) Planificación de acceso a los puestos de trabajo y a la formación 10) Equipamiento y mantenimiento de instalaciones 11) Planes de reproducción y de restauración 12) Integración en planes de gestión de calidad 13) Planificación y distribución de subvenciones

El Archivero técnicos de archivo El tipo de personal que trabaja en un Archivo depende de variadas circunstancias personal especializado personal administrativo O. Gallego recoge custodia selecciona archivero profesional la documentación producida y recibida por un ente u organismo público o privado como resultado testimonial de su propia actividad organiza analiza planificar describe organizar informa certifica dirigir elabora informes asesora a los usuarios personal auxiliar o subalterno

El Archivero auxiliar o subalterno, o como queramos denominarlo, podemos incluir, entre otros, a los porteros, vigilantes, ordenanzas y limpiadores. El personal administrativo suele encargarse del mecanografiado, del control de préstamos, del registro de correspondencia y de otras tareas similares

Clases de archivos Antonia Heredia (1987, 69 -70) Por su productor: Por la función básica de la persona o institución productora de la que dependan Por el número de fondos que conservan archivos públicos y archivos privados Públicos: Archivos judiciales, militares, legislativos , etc Privados: personales, nobiliarios, Eclesiásticos, empresas, etc singulares o únicos, y múltiples

Clases de archivos Por el ámbito territorial (Arch. Públicos) locales, provinciales, regionales y nacionales Por la administración de la que dependan Arch. de la admi. local, autonómica y central o estatal. Por la edad de los documentos archivos de oficina, archivos centrales administrativos, archivos intermedios y archivos históricos Por su finalidad archivos administrativos e históricos

Documento de archivo concepto muy polivalente "documento" diccionarios más utilizados del español T. Schellenberg doctrina, enseñanza, diploma, carta, relación, testimonio escrito, comunicación, conocimiento, cosa testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información no todos los documentos, como es obvio, son documentos de archivo.

Documento de archivo la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico natural toda expresión en lenguaje convencional y cualquier otra expresión gráfica sonora imagen recogida en cualquier tipo de soporte material soportes informáticos Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones

Documento de archivo Diccionario de terminología archivística (1993, 32) testimonio material hecho acto Realizado por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de acuerdo con unas características ejercicio de sus funciones de tipo material formal

Documento de archivo Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística - junio de 2012 unidad de información mínima grabada en cualquier soporte producida por un agente en el ejercicio de sus funciones que constituye el testimonio material de una o varias acciones o hechos (de naturaleza jurídica o no)

Documento de archivo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, México - 2004 aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades Reglamento General de Archivos de Colombia 1994 registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

Documento de archivo Lenguaje y vocabulario archivísticos (2011, 9193). A. Heredia tiene contenido (tema), Un documento de archivo tiene estructura formal (tipología) Es producido en un contexto (órgano productor, funciones y actividades de ese órgano). unidad básica de cualquier agrupación documental y también como la unidad de descripción menor. El documento de archivo se caracteriza por su integridad su fiabilidad su naturalidad producción inexcusable su objetividad su autenticidad un documento de archivo se produce, no se crea

Unidades documentales simples y compuestas El documento de archivo contexto archivístico unidad documental simple unidades documentales compuestas Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística fondo unidad documental elemento básico constituido por de un(a) grupo de fondos colección un documento de archivo (unidad documental simple) serie o por varios que formen una unidad documental compuesta"

Unidades documentales simples y compuestas unidad documental compuesta" integrada por unidad de información varias unidades documentales interrelacionadas por un asunto común, producida por uno o varios agentes en el ejercicio de sus funciones, que constituye el testimonio material de una actividad/proceso varias actividades/procesos

Unidades documentales simples y compuestas Las unidades documentales simples son el resultado de un solo acto (una actio y una conscriptio), Las unidades documentales compuestas surgen de un proceso complejo formado por distintos actos encaminados a la resolución de un asunto expedientes La casi totalidad producidas en la las instituciones unidades compuestas de las series actualidad por públicas son documentales registros DOSSIERS No tiene cabida En act. pública

Los expedientes historia Los expedientes en España tuvo una primera regulación general en la Ley de Bases de 19 de octubre de 1889 exigió la formación en cada ministerio de reglamentos de procedimiento administrativo estos documentos compuestos surgieron con la formación del Estado Moderno (escasos antecedentes en la Edad Media) y por influencia de la administración de justicia. Heloisa L. Bellotto “conjunto de documentos de tipologías diferentes cuya reunión es obligatoria para que se llegue a la consecución de un acto administrativo” Norma ISAD (G), vers. española - 2000 la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto Olga Gallego Archivos de Oficina 2003 - folleto pueden clasificarse tomando como base la diversidad de organismos encargados de su tramitación

Los expedientes - Clasificación 1. Según los organismos encargados de su tramitación legislativos administrativos judiciales militares gubernativos 2. Según el tipo de procedimiento seguido general específico 3. Según el Ministerio de Cultura de España sometidos a procedimiento Archivos de Oficina Ministerio de Cultura española - 2003 los no reglados aquellos que materializan cualquier actividad de una oficina, sin que pretendan la resolución administrativa de un asunto efectos de estadística, constancia o información

Los expedientes - Clasificación expedientes de conocimiento expedientes de información o consultivos expedientes de resolución son aquellos que no exigen un trámite especial y han de surtir efecto en las respectivas dependencias con fines estadísticos, de constancia o archivo (por ejemplo, los expedientes de investigadores de un archivo). tienen por objeto suministrar o solicitar estudios y propuestas referentes a la materia de que se trate, iniciados por encargo de la superioridad o a iniciativa de la propia oficina. Estos expedientes pueden formar parte de unos trámites superiores que suelen terminar en una resolución son aquellos que, por disposiciones legales reguladoras del procedimiento, deben dar lugar a la adopción de un acuerdo o decisión fundamentada. Entre esos expedientes resolutivos, los de carácter judicial son los que tienen un procedimiento más riguroso.

Los expedientes - Contenido Un expediente Está compuesto por documentos conforme avanza el procedimiento Q se producen Q se incorporan sucesivamente están protegidos por la carpetilla o guarda exterior que los contiene y agrupa. En el exterior de esa carpetilla, como si de la cubierta de un libro se tratara, debe figurar el extracto o resumen que le identifica y describe y, también, a veces, aprovechando el reverso de esa cubierta la relación de contenido o breve descripción de cada uno de los documentos que le integran con su fecha y número de orden. Pero esto último es cada vez menos habitual.

Los expedientes - Contenido Los documentos que forman un expediente recibidos (originales) van acompañados de producidos (borradores, minutas y copias) otros utilizados para impulsar la tramitación (decretos, notas marginales…) y por ello se distinguen los documentos originales los documentos no originales los documentos marginales por su contenido se diferencian documentos esenciales documentos de enlace (informes, resoluciones. . . ) (oficios de remisión, notas internas. . . ) por su procedimiento documentos de iniciación documentos de instrucción documentos de terminación.

Los expedientes - Contenido las instancias o solicitudes Isabel Seco (1994, 127) documentos básicos de un expediente los informes las actas los oficios En un expediente administrativo tipología documental es muy amplia y variada ejemplo, entre los oficios F. González Navarro distinguía las comunicaciones, las notificaciones, los requerimientos, los emplazamientos y las citaciones. La denominación y contenido de estos documentos varía según cada país

Los expedientes - Contenido No es el momento de hacer un análisis de los tipos documentales concretos que pueden encontrarse formando parte de un expediente. Los más utilizados actualmente en España han sido básicamente analizados, incluyendo su estructura, en el libro Manual de Documentos Administrativos - Ministerio de Administraciones Públicas español (1993) ha sido objeto de varias reediciones, no siempre es fácil su clara identificación súplica dado que la práctica administrativa introduce elementos de confusión, y no sólo por cambios en las denominaciones. Así con las palabras "súplica", "pedimento", "petición", "instancia", o "solicitud" es posible que nos estemos refiriendo al mismo tipo documental. pedimento instancia petición solicitud

Los expedientes - Contenido En cuanto al contenido que debe figurar en el En México la identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos: extracto o resumen que identifica cada expediente no existe tampoco uniformidad. I. Unidad administrativa; II. Fondo; III. Sección; IV. Serie; V. Número de expediente o clasificador (el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes); VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente; Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, (2004) VII. Asunto (resumen o descripción del expediente); VIII. Valores documentales; ). IX. Vigencia documental; X. Número de hojas útiles al cierre del expediente (número total de hojas contenidas en el expediente

Los expedientes - Contenido I. Unidad administrativa; II. Fondo; III. Sección; IV. Serie; VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente; VIII. Valores documentales; ). V. Número de expediente o clasificador (el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes); VII. Asunto (resumen o descripción del expediente); IX. Vigencia documental; X. Número de hojas útiles al cierre del expediente (número total de hojas contenidas en el expediente

Los expedientes - Contenido El ayuntamiento de Barcelona En ellas se señala que Cubierta debía contemplarse la siguiente información: elaboró unas normas para la tramitación de expedientes en 1994. Nombre del Ayuntamiento Fecha de inicio del expediente Número de registro de entrada del documento de inicio del expediente Nombre del órgano gestor (encargado de su trámite o instrucción según la normativa orgánica vigente), Nombre de la Unidad, Área y Ámbito (o instancias análogas) donde el órgano gestor se encuadra Número de hojas que forman el expediente una vez se haya concluido el asunto administrativo que lo ha generado Asunto objeto del expediente, Fecha de finalización del expediente todos los expedientes debían ir numerados, en la parte superior derecha de la cubierta, El número expresaría el orden sucesivo de apertura de los expedientes dentro de cada órgano competente para tramitarlos Código del Archivo (en su día)

Los expedientes - Contenido 2002 / 1998 La numeración se compondría como norma general de dos partes: la que expresa el orden de apertura y la que indica el año en que se abre, ambas separadas con una barra. El número de identificación figuraría en la cubierta del expediente y en los dictámenes y propuestas que se elevasen a los órganos de gobierno para su resolución. También se consignaría en las notificaciones, las comunicaciones y los oficios que se formulen en relación con el expediente, y en los informes, dictámenes, comparecencias y en otros documentos que se hayan de incorporar.

Los Registros en forma de libro o de cuaderno Son documentos compuestos donde se asientan, uno detrás de otro, los documentos otorgados o recibidos por una persona o entidad con fines jurídicoadministrativos o fiscales Diccionario de terminología archivística (1993, 46) cuatro acepciones de este concepto Es el instrumento resultante de una acción administrativa en el que se materializa el acto de registrar, normalmente en forma de volumen, y que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas Si los expedientes están formados por un “conjunto de documentos de tipologías diferentes”, los registros son unidades documentales compuestas formadas por documentos de la misma tipología.

Los Registros Olga Gallego Domínguez propuesta de cuadro de clasificación de fondos de ayuntamiento, publicada en 1996 Mesa de Trabajo de Archivos Municipales los registros se usan en cualquier actividad que requiera la anotación sistemática con numeración progresiva o en orden alfabético de personas que dependan de una institución o que se relacionan con ella (registros de soldados, de detenidos, padrones, matrículas fiscales, etc. ), o de la documentación enviada o recibida. "conjunto de documentos, referidos a asuntos diversos, ordenados cronológicamente y dispuestos en forma de libro, por ejemplo, libros de actas, libros de caja. . . )", también aplicaron este concepto a todos aquellos documentos que contengan información repetitiva que afecte a muchas personas o bienes, vaya o no encuadernada, como hojas sueltas (nóminas) o fichas (tarjetas de racionamiento), aunque su ordenación no tenga que ser exclusivamente cronológica.

Los Registros Pueden ser voluntarios u obligatorios registros administrativos o copiadores Según su naturaleza documentos expedidos o recibidos por una institución o persona, de forma más o menos abreviada registros jurídico-administrativos registros-acta en los que se registran actos realizados de hechos voluntarios (casamientos, contratos, poderes, etc. ) o actos registrados de hechos naturales (nacimientos, defunciones, etc. ). Manuel Romero Tallafigo (2005, 130) prefiere la distinción entre registros de “memoria” que copian a texto completo cartas y cédulas expedidas, y registros de “función” que reflejan las labores burocráticas de inicio, tramitación, instrucción, resolución y comunicación de expedientes. Los registros administrativos tienen como principales funciones servir de prueba, de seguridad y de publicidad.

Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) Norma ISAD(G), en la versión española del año 2000 fondo, subfondo, serie, subserie, unidad documental compuesta y unidad documental simple Todos esos niveles podían incluir otros niveles intermedios si se consideraban necesarios "sección" y "subsección" Dejaban así de utilizarse en España los términos de "sección" y "subsección" para identificar las agrupaciones documentales existentes dentro de un fondo, aunque éstos se siguieron utilizando en países de habla hispana como refleja el Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística, elaborado en el año 2004, por el Archivo General de la Nación de México. Al igual en el Manual de Organización de Fondos Acumulados publicado por el Archivo General de la Nación de Colombia, en 2004, se recogen como divisiones de un fondo las de sección, subsección, serie y subserie.

Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) El problema es que, como ha expresado Javier Barbadillo (2007, 35 -36), no parece existir un método exacto que permita decidir cuándo puede considerarse que los documentos acumulados por una entidad administrativa constituyen un fondo y cuándo, tan sólo, un subfondo, división o sección de un fondo. una entidad administrativa puede considerarse como entidad productora de un fondo si posee, al menos, atribuciones directivas sobre su ámbito de competencia.

Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) Duchein Una forma de evitar el problema del nivel administrativo de las entidades productoras de fondos consiste en admitir la existencia de una jerarquía de fondos en el caso de las organizaciones complejas. tanto los conjuntos documentales de las entidades principales como los que producen las entidades subordinadas pueden ser considerados fondos. grupos de entidades, fondos emparentados, fondos principales, fondos secundarios o subordinados. Pero este tema sigue abierto

Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) Es la principal agrupaciones documentales dentro de cualquier fondo funcionales tanto si utilizamos criterios La serie documental orgánicos mixtos unidad básica de cualquier fondo a efectos de organización. (01) conjunto de documentos producido de manera continuada en el tiempo como resultado de una misma actividad y regulada por una norma de procedimiento (02) documentos que teniendo la misma procedencia permanecen unidos porque forman parte de un sistema archivado reconocible, porque son resultado de la misma actividad, o porque poseen un formato similar y pertenecen a una función particular – CRUZ MUNDET un grupo de documentos, documentos expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad específica” - T. Schellenberg sucesión o conjunto de documentos testimonio continuado de una actividad que son producidos por uno o más agentes responsables de esa actividad - Antonia Heredia (2011, 166)

Diccionario de terminología archivística (1993, 49) Norma ISAD(G) Javier Barbadillo un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización "conjunto de documentos de la misma procedencia que son el resultado de una misma actividad

Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) La serie documental es un conjunto de documentos 1 de la misma procedencia 2 producidos en el ejercicio de una determinada actividad 3 en un período de tiempo concreto 4 y con características tipológicas propias y distintivas 5 puede estar conformada por agrupaciones de bandos o edictos de un alcalde unidades documentales simples unidades documentales compuestas expedientes de multas de tráfico, causas criminales

Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) La serie documental (multar por infracciones de tráfico, juzgar delitos penales Es esa actividad específica cuyo reflejo documental sigue una tramitación concreta una tramitación específica lo que permite identificarla diferenciarla Todos los documentos que la conforman tienen notables similitudes en cuanto a su contenido su denominación específica suele venir asignada por el propio legislador su estructura su productor viene recogida en la norma en la que se basa su tramitación

Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) La serie documental existen series documentales que no están reguladas por el derecho administrativo o por cualquier norma concreta pero que son fácilmente reconocibles e identificables, como ocurre con los diarios personales de los archivos privados. Un fondo puede estar constituido por unas pocas series o por miles (como ocurre con los municipales). Su número variará dependiendo de la complejidad organizativa y competencial del órgano productor o agente, utilizando la terminología de la CNEDA. AGENTE: la institución, familia o persona responsable o involucrada en la creación, producción, gestión documental, etc. de documentos de archivo

Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) La serie documental El tipo documental un conjunto determinado de documentos, que existen, que son reales, que tienen fecha, productor y contenido, un elemento utilizado para la identificación y clasificación de dichos documentos, y para su denominación. Un tipo no es un documento, no es una cosa ni un grupo de cosas un productor una actividad concreta, repetirse en el tiempo, formaría la serie vinculado a un conjunto de criterios que sirven para caracterizar y diferenciar a la unidad documental El tipo documental no deja de ser un modelo teórico que refleja una determinada estructura formal del documento

Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) Diccionario de terminología archivística del Ministerio de Cultura español (1993, 49 -50) La serie documental (Clasificación) Cerrada desaparición del sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por la norma de procedimiento abierta, sujeto productor que continúa en el ejercicio de sus actividades administrativas complementaria respondiendo a trámites administrativos diferentes, contribuyen todas a la realización de un mismo objetivo, resultando así una información complementaria, caso de los expedientes de contratación y los proyectos técnicos. paralela. materializan actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestión económica, gestión de personal) y que, en consecuencia, son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen este cometido, como ocurre con los expedientes de aprobación de gasto. otras denominaciones, tales como series antecedentes, series relacionadas, series precedentes, series descendentes, series duplicadas, etc. , especialmente en los modelos de análisis de series utilizados en los estudios de valoración y selección de documentos. También ha habido propuestas de diferenciar la series distinguiendo entre las series genéricas y las series específicas explicando que una serie de carácter general o genérica puede ser desarrollada en otras más específicas, dependiendo de la mayor o menor complejidad de la organización.

Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) La Subserie 1. ajeno a la tradición archivística española, 2. No a la europea. 3. Aparece por primera vez en la versión del año 2000 de la Norma ISAD(G), al igual que el de subfondo. 4. En la NEDA, de diciembre de 2005, la subserie adquiere plena validez, pero, como sabemos, se desestima el uso de subfondo. Lenguaje y vocabulario archivísticos (2011, 91 -93). A. Heredia J. R. Cruz Mundet (2006, 198) conjunto de unidades documentales dentro de una serie, agrupadas en razón de modalidades de la actividad que testimonia la serie, en razón de destinatarios o de beneficiarios de dicha actividad o en razón de criterios geográficos