Capacitacin por competencias Desarrollando competencias y desplegando el

Capacitación por competencias Desarrollando competencias y desplegando el talento oculto de los colaboradores 1

Las empresas excelentes, las que se orientan a la calidad total y viven dedicadas a servir cada vez mejor a sus clientes, invierten fuertes recursos económicos en mantener a su fuerza laboral • bien informada • adecuadamente preparada para los cambios • estimulada, motivada • culta en relación a sus servicios y a sus productos • abierta al aprendizaje • dispuesta a crecer, madurar y mejorar siempre • Compenetrada con la cultura y el espíritu de la compañía 2

Contenido 1. La capacitación 2. Un modelo de capacitación por competencias 3. Diagnóstico de necesidades de capacitación 4. Principales métodos de aprendizaje de competencias 5. Evaluación de los resultados de la capacitación Capítulo 5 - Alles 3

Gestión de Recursos Humanos por Competencias Atracción, selección e incorporación GESTIÓN INTEGRAL POR COMPETENCIAS Desarrollo y planes de sucesión Análisis y descripción de puestos DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE RECURSOS HUMANOS Remuneraciones y beneficios Capacitación y entrenamiento Evaluación de desempeño Dirección estratégica de Recursos Humanos: Gestión por competencias, Alles Martha Alicia, Ediciones Granica 2007 4

1. La capacitación • Es el conjunto de actividades de enseñanzaaprendizaje en temas relacionados con un mejor desempeño en el puesto específico. • Se encarga de hacer que los trabajadores cubran la brecha entre lo que saben, son capaces de hacer y lo que desean hacer, y lo que explícitamente establece el perfil del puesto. • Ayuda a desarrollar competencias y rasgos de personalidad (madurez). 5

• La capacitación en competencias involucra no sólo conocimientos sino cambios de conducta, no basta conocer, sino hay que actuar, demostrar con comportamientos en la práctica la existencia de las competencias estipuladas en el puesto. • Por todo esto, se le prefiere llamar “Desarrollo de competencias”. 6

Desarrollo de competencias = capacitación por competencias “Son las acciones tendientes a alcanzar el grado de madurez o perfección deseado en función del puesto de trabajo que la persona ocupa en el presente o se prevé que ocupará más adelante. . . Por lo tanto, cuando se habla de desarrollo de competencias se hace referencia a una serie de actividades que se realizan con el propósito de mejorar la performance o el desempeño en una competencia en particular. ” Martha Alles 7

¿ Q u é e s d e s a r r o l l o d e c o m p e te n c i a s ? D (Grado que se tiene de la competencia) Después de la capacitación Antes de la capacitación (Grado que se debe tener de la competencia) B Diversas acciones – durante un tiempo - para llevar una competencia de un grado menor a uno mayor 8

Ejemplo de plan de desarrollo de una competencia 9

DESARROLLO DE COMPETENCIAS: METODOLOGIAS Atracción, selección e incorporación Análisis y descripción de puestos Desarrollo y planes de sucesión DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE RECURSOS HUMANOS Capacitación Remuneraciones y y entrenamiento beneficios Evaluación de desempeño Desarrollo y planes de sucesión Capacitación y entrenamiento • Assessment de candidatos • Rotación de puestos • Asignación a comités y nuevos proyectos • Coaching / mentoring • Estudio de casos • Juegos gerenciales • Seminarios • Outdoor training • Autodesarrollo (dirigido por la organización). Codesarollo. Counseling 10

PRINCIPIOS DE LA CAPACITACIÓN POR COMPETENCIAS • Acercar al capacitando lo más posible al nivel esperado de rendimiento de su puesto de trabajo • Integrar la teoría con la práctica, propiciando el desarrollo de actitudes y valores en la formación • El desarrollo de las competencias se adquiere en diversos escenarios • El aprendizaje no es sólo grupal, también está personalizado, centrado en las necesidades propias de cada colaborador • Utiliza además de expositores, coaches, tutores y mentores como inductores de aprendizaje. 11

Análisis del puesto Los resultados, metas y el estándar de desempeño de cada puesto sirven para evaluar las brechas o cumplimientos del desempeño de cada individuo. 12

Propuesta de capacitación para el puesto “Docente universitario” • Competencias técnicas - Enseñar a adolescentes Planificar los contenidos Comunicarse efectivamente Trabajar en equipo Investigar Resumir, sintetizar Pensamiento analítico Iniciativa Creatividad Empatía Manejo de las TICS Liderar tipo coaching Escribir artículos y libros Aconsejar, brindar tutoría • Areas de Capacitación Pedagogía de adultos Planeación educativa Comunicación Equipos de alto desempeño Metodología científica Redacción científica Solución de problemas Toma de decisiones Pensamiento lateral (Creatividad) Inteligencia emocional Manejo a nivel avanzado de MS Office • Creación de páginas web • Teatro, dramatización • Técnicas de evaluación • • • 13

Para capacitar hay que considerar…. 1. ¿ La causa real de este problema es la falta de capacitación? El objetivo de la formación es mejorar o eliminar los problemas de rendimiento. Por ello hay que encontrar las causas de las deficiencias en el rendimiento, para determinar que su solución está en la capacitación. 2. ¿ Qué queremos lograr? Para que un plan de capacitación tenga éxito debe tener objetivos claros y realistas, lo que se expresará en los contenidos del programa. 14

Requisitos para desarrollar competencias 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. El colaborador debe tener la competencia. Las competencias no se acrecientan de la noche a la mañana. Capacitar es un proceso constante y reiterativo. Para capacitarse hay que aprender a aprender. El desarrollo de competencias es una competencia (apertura al aprendizaje). Desarrollar competencias es madurar. Las competencias actitudinales hay que reforzarlas con recompensas. 15

Requisitos para una capacitación efectiva en competencias 1. El colaborador debe tener la competencia “Los entrenamientos sobre Atención al Cliente son eficaces cuando las personas tienen la competencia Orientación al Cliente. Si ésta estuviese en el grado que se denomina “No desarrollada” – o sea, la competencia por debajo de su nivel mínimose le podrá dar a esa persona toda la capacitación disponible y sólo se logrará una “sonrisa de plástico” Martha Alles 16

2. Las competencias no se acrecientan de la noche a la mañana Desarrollar competencias requiere una paciente labor de aprendizaje, práctica y seguimiento constante, no basta con seguir un curso de liderazgo para hacerse líder, uno se hace líder liderando, influyendo en otros, experimentando, probando mediante ensayo y error. ¿Qué competencias deben desarrollar los dentistas de niños? 17

3. La capacitación en competencias es un proceso constante y reiterativo Al involucrar un cambio de conducta duradero, debe hacerse mediante programas que comprendan eventos de refuerzo y reafirmación, que estén vinculados a actividades que constantemente se organicen para jamás olvidar un principio o una actitud distintiva propia de la empresa. 18

4. Para desarrollar competencias hay que aprender a aprender Hay una estrecha relación entre una competencia y la manera de desarrollarla. Experimentar por ejemplo, “Relaciones humanas” será resultado de un conjunto de eventos en los cuales la persona debe establecer lazos, conocer gente, aprender nombres y direcciones, recordar caras, jugar con otros, etc. Cada competencia demanda una metodología de aprendizaje adhoc, una manera de ejercitarla y probarla. 19

5. El desarrollo de competencias es una competencia (apertura al aprendizaje) Es una actitud que debe adoptar todo trabajador en la empresa por crecer, demostrar una motivación personal por ser mejor, por vencer sus defectos y limitaciones. Es el “auto desarrollo” o afán de superación, aspiración por el crecimiento personal, inquietud por la mejora continua. Está asociada a la capacidad y a la disposición por aprender, a la apertura a nuevas metas y desafíos. 20

6. Desarrollar competencias es madurar • Consiste en adquirir nuevos patrones de conducta, pensar antes de actuar, tener criterio y poseer unos claros principios éticos. • La edad cronológica debe corresponder a la edad mental o psicológica. • Jóvenes, adultos y mayores todos debemos seguir creciendo. 21

7. Las competencias actitudinales hay que reforzarlas con recompensas (motivación extrínseca) La pasión, el despliega de energía y entusiasmo, el compromiso y la responsabilidad deben premiarse y difundirse como modelo de comportamiento. Los trabajadores de alto desempeño más exitosos deben convertirse en ejemplo a seguir por sus compañeros. 22

2. Un modelo de Capacitación por Competencias Consiste en una secuencia lógica de pasos o actividades tendientes a conseguir los resultados esperados. 23

Tres estrategias de la Capacitación en competencias (Tipos de aprendizaje) Pensar Tener criterio Nombrar Conocer Enlistar 1. Aspecto cognitivo Conocimientos, conceptos, información C O M P E T E N C I A Actitudes, hábitos, costumbres, 2. Aspecto Actitudinal valores Sentimientos Emociones Reacciones Destrezas, habilidades, capacidades 3. Aspecto operativo Coordinación psico motora Manejar, operar, armar Elaborar, preparar 24

Tres grandes objetivos de la capacitación por competencias 1) COGNITIVO Finalidad Verbos en infinitivo que lo expresan Competencias Metodología 2) ACTITUDINAL 3) OPERATIVO Desarrolla procesos mentales como razonar, pensar rápido, identificar y nombrar. Desarrolla emociones, sentimientos y conductas intensas. Refuerza valores y buenas costumbres. Desarrolla la habilidad manual y viso motora: agiliza la coordinación entre los sentidos, el cerebro y las extremidades, con escaso margen de error. Conceptualizar Enlistar Identificar Enumerar Explicar Enseñar Nombrar Motivarse Apasionarse Entusiasmarse Dedicarse Ser vehemente Valor Reaccionar Armar /desarmar Manejar, conducir Arreglar Aplicar, utilizar Preparar, hacer Construir Elaborar Sensatez Criterio Capacidad para decidir Creatividad Capacidad analítica Empatía Simpatía Inteligencia emocional Etica, integridad Sensibilidad social Dominio Destreza Virtud Ejecución impecable Capacidad psicomotriz fina E-learning Auto aprendizaje Cursos en aula Conferencias Simposios Seminarios Debates Talleres vivenciales Out door training Role play Dinámicas grupales Video foros Coaching Mentoring Laboratorios Talleres Simulador Rotación de puestos Entrenamiento en el puesto Aprendizaje vestibular Aprendizaje vicario

2. Proceso para aplicar un Plan de Capacitación Diagnóstico de Necesidades Detección de necesidades: • Estrategias del negocio • Cambios tecnológicos y administrativos • Plan quinquenal de Desarrollo • Descripción de puestos • Evaluación del Diseño del Plan de Capacitación Jerarquización de necesidades • Urgencias institucionales • Objetivos específicos por área • Presupuesto • Cronograma de actividades • Metodologías • Métodos de evaluación • Infraestructura Implementaci ón de Actividades Evaluación de Resultados Cursos, talleres y programas Registro y estadísticas • Facilidades y requerimientos • Evaluación en el aula • Expositores internos y externos • Evaluación en el puesto • Convenios consultoras o instituciones educativas • Seguimiento y control de la calidad pedagógica • Convocatoria y seguimiento de participantes • Corrección de errores y defectos • Feedback a expositores y 26

Modelo de un sistema de Capacitación Fase 4: Evaluación Fase 3: Implementación Fase 2: Diseño Fase 1: Evaluación de necesidades ____ • Análisis de la organización • Análisis de puestos y tareas • Análisis de las personas ________ • Objetivos instruccionales • Elaboración del plan • Principios de aprendizaje • Presupuesto ________ • Métodos “en el puesto” • Métodos de aula • E learning • Métodos tutoriales, etc. ________ • Reacciones • Aprendizaje • Cambio de conducta • Resultados en la productividad y en el balance final • Mediciones, ratios Feedback para reajustes y correcciones 27

MEJORAR EL RENDIMIENTO La Capacitación es capaz de : LEVANTAR la motivación HACER CRECER EL POTENCIAL DE la EMPRESA Incrementar los niveles de conocimientos y la tecnología Preparar para el cambio 28

El plan de capacitación va de la mano con los otros subsistemas de recursos humanos 29

3. Diagnóstico de necesidades de capacitación ¿Cómo y en qué capacitar? ¿A quiénes 30

Metodología de diagnóstico de necesidades de capacitación Cómo determinar reales necesidades de formación a nivel de a) Toda la empresa b) Las áreas principales c) Los puestos o cargos a) - A nivel de toda la empresa Core competences (competencias generales) Clima organizacional Planes estratégicos y metas para el año Necesidades y provisión de personal para el año Encuesta anual de Evaluación de los Recursos Humanos 31

2. A nivel de áreas b. A nivel de las áreas principales • Analizar los flujos de procesos y tareas en cada unidad organizativa (Mapeo de procesos) • Identificar los puntos críticos de control • Ubicar las zonas más propensas a errores y a riesgos • Establecer los cambios a realizarse en el año en el área • Establecer los puntos del procesos que aportan mayor valor agregado o se concentra mayor tecnología. 32

3. A nivel de puestos y personas c. A nivel de los puestos • Revisar la descripción y las especificaciones del puesto por competencias • Revisar el perfil del mismo (conocimientos, habilidades y capacidades necesarios para ejecutar las actividades) • Evaluar el desempeño, observar eventos críticos • Establecer quiénes sí necesitan y quiénes no necesitan la capacitación 33

• Capacitación a Gerentes y personal de la Alta Dirección Liderazgo Visión estratégica Etica Toma de decisiones Empowerment Iniciativa • Capacitación a Empleados Trabajo de calidad Trabajo en equipo Pericia técnica Orientación al cliente Manejo de TICs Pericia técnica • Capacitación a Funcionarios, especialistas y supervisores Comunicación efectiva Liderazgo situacional Empatía Orientación al cliente Coaching Pensamiento analítico Pericia técnica Trabajo de calidad Trabajo en equipo Atención al detalle Vigor, estamina • Capacitación a Obreros 34

Indicadores negativos n n n n n Tasa de ausentismo, impuntualidad Tasa de errores Baja productividad Número de quejas y reclamos de clientes / de proveedores Retrasos en plazos de entrega Accidentes, daño físico Conflictos, problemas, entredichos Pobres relaciones humanas Competencia interpersonal destructiva Malos hábitos Ignorancia, desconocimiento No saber estudiar No asistir a la capacitación Creencias erróneas Insatisfacción, desánimo de los trabajadores Sindicalismo agresivo, anti empresa Desorientación de clientes y proveedores 35

4. Principales métodos de desarrollo de competencias Metodologías más eficaces utilizadas en las empresas líderes que trabajan por competencias. 36

Efecto de la enseñanza, los resultados conductuales, operativos y emocionales expresados en nuevas y mejores conductas. Metodología del aprendizaje adulto Andragogía: la técnica de enseñar con efectividad a los adultos No basta con enseñar, hay que asegurarse de que se aprendió efectivamente. 37

La Capacitación toma en cuenta el estamento ocupacional o laboral al que se pertenece y se vincula a las competencias específicas o técnicas de cada puesto o familia de puestos Alta Dirección: Gerentes, Ejecutivos Niveles expertos Mandos medios: supervisores Niveles iniciales Técnicos, profesionales Empleados / Obreros calificados ____________ Obreros no calificados 38

A. En función del lugar donde se realice: 1) En el trabajo. 2) Fuera del trabajo 1. CAPACITACION EN EL PUESTO DE TRABAJO: Es la que se realiza en su Puesto, bajo la tutela de un trabajador experimentado. • Rotación de Puestos : permite adquirir experiencia en una serie de puestos. • Aprendizaje : para oficios especializados como “aprendiz” el nuevo empleado bajo la tutoría de un “maestro”. • Prácticas : permite aprender los puestos de una entidad, facilita conocer de modo real el mundo del trabajo. 39

Capacitación en el puesto de Trabajo : VENTAJAS • Le ahorra a la empresa el buscar fuera del entorno empresarial , para formar y contratar formación externa Son los más capaces los que dan la formación. • Lo que se aprende se aplicará directamente al Puesto de trabajo. DESVENTAJAS Problemas cuando los nuevos provocan algún malestar al cliente. Daños en los equipos por Ser inexpertos. Puede ser que los Forman no sepan transmitir 40

2. Formación fuera del lugar del Trabajo: Los cursos, eventos, simulación y representación de papeles en el Aula. VENTAJAS: • Proporcionan períodos de estudios sin interrupciones. • El aula es más adecuada para aprender y grabar conocimientos. • Evita las interrupciones. DESVENTAJAS: • El aula no es el lugar de trabajo. • Puede que lo que se aprende no se de exactamente en el Puesto de trabajo. • Si los participantes no lo toman en serio. 41

B. EN FUNCION DE LOS MEDIOS DE ENSEÑANZA: • Diapositivas y Videos: facilita el diálogo • Computadoras: mezcla imágenes, movimiento, gráficos, etc. • Simulaciones : son situaciones que replican las exigencias de un puesto de trabajo. Ex: juego de negocios. • Realidad Virtual : replica el entorno real del trabajo. (e-learning, blended learning) • Enseñanza en aula: exposición, talleres o conferencias en aula. 42

c. En función del número de capacitados 1. Capacitación masiva y grupal - Cursos y talleres en aula - Conferencias - Mesas redondas - Foros, seminarios, simposios, etc. 1. Capacitación personalizada - Co desarrollo (tutoría, padrinos, coaching, mentoring, counselling, etc. ) 43

Desarrollar los Talentos Estrategias de capacitación Entrenamiento en el puesto de Trabajo E-Learning Entrenamiento formal en una aula Auto estudio (acceso a una base de conocimmientos actualizada Participación en Proyectos Intercambio con ambiente externo Incentivar las iniciativas de las personas en desarrollo Rotación de posiciones Oportunidad de contribuir generando buenas ideas Compartiendo los conocimientos y experiencias Acceso a sistemas de información 44

5. Evaluación de los resultados de la Capacitación Consiste en las actividades para medir antes , durante y después los efectos y el impacto efectivo de la capacitación en : a) Los participantes (incremento de sus competencias) b) Los resultados de cada puesto (metas y objetivos) c) La cultura general de la compañía 45

EVALUACIóN Su objetivo es medir la efectividad de todo el plan de capacitación. Puede medirse en términos monetarios o no monetarios. El criterio que se utilice para evaluar un curso debe reflejar las necesidades para las que se diseñó. Debe establecerse el costo- beneficio generado por el programa. 3 niveles de evaluación: Al instructor y al contenido Conducta de entrada y salida de los participantes Evaluar las competencias (habilidades y conocimientos) en el puesto. 46

La evaluación está ligada al diagnóstico • La evaluación de los resultados de la capacitación es un mecanismo de retro información: cuando los resultados esperados no se logran, se puede volver a empezar en el punto del sistema donde se generó la actividad. 47

Indicadores de logros después de la capacitación • Alta productividad • Alta calidad del trabajo • Cartas de felicitación de clientes y de proveedores • Clima agradable de trabajo • Atención más rápida, efectiva al cliente • Unión, cohesión entre las personas • Rápido manejo de nuevas máquinas, nueva tecnología • Aceptación de los cambios en los procesos y procedimientos • Cooperación en la expansión del área, reorganización • Conocimiento de nuevos productos y servicios • Personal nuevo, recién incorporado generando alta productividad • Aceptación del cambio • Práctica de nuevos valores • Cada colaborador cambia, madura, mejora 48