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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Contatos: 4009 -5172 Residecoadm. hu@ufjf. edu. br Residência de Economia e Administração do Hospital Universitário da UFJF – HU/UFJF

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PROGRAMA: 1) CONCEITOS DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 2) PLANEJAMENTO PÚBLICO X PLANEJAMENTO PRIVADO 3) FERRAMENTAS DE PLANEJAMENTO 4) GRÁFICOS DE PLANEJAMENTO E CONTROLE 5) O PLANO DIRETOR

PLANEJAR Planejar é organizar uma atividade de forma consciente para se atingir um objetivo da melhor maneira possível. O Planejamento Estratégico (PE) é uma técnica de organização que procura definir qual a melhor maneira (estratégia) de se atingir um objetivo.

POR QUE PLANEJAR? Para assegurar que o futuro seja considerado: entender as implicações futuras de decisões presentes, prepararse para o inevitável, controlar o controlável; Para controlar: minimizar ou eliminar as influências de mercado;

Para ser racional: a tomada de decisão formalizada é uma forma superior de administração; Para coordenar suas atividades: decompondo uma estratégia em intenções atribuíveis a cada parte da organização, garantimos que o trabalho global será feito.

“Preparar-se para o inevitável, prevenindo o indesejável e controlando o que for controlável” (Peter Drucker). Em resumo, o tempo dedicado ao planejamento é vital para evitar problemas na fase de execução. O objetivo central do planejamento é minimizar a necessidade de revisões durante a execução.

PLANEJAMENTO Planejamento é um processo contínuo e dinâmico que consiste em um conjunto de ações intencionais, integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente.

Essas ações devem ser identificadas de modo a permitir que elas sejam executadas de forma adequada e considerando aspectos como o prazo, custos, qualidade, segurança, desempenho e outras condicionantes.

NÃO ESTABELEÇA PRAZOS AUDACIOSOS DEMAIS Prazo é prazo !

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O Planejamento: Determina o propósito organizacional; Delimita os domínios de atuação; Verifica a capacidade de resposta da organização às mudanças do ambiente externo; Alinha os objetivos dos setores com a missão da organização; Define um caminho a ser seguido para que os objetivos sejam alcançados.

- Pode dizer-me que caminho devo tomar? - Isto depende do lugar para onde você quer ir. (Respondeu com muito propósito o gato) - Não tenho destino certo. - Neste caso qualquer caminho serve. (“Alice no País da Maravilhas” - Lewis Carrol)

ESTRATÉGIA A palavra estratégia tem sua origem no grego, e significa “arte do general”, referindo-se às habilidades dos militares em comandar e definir as ações das tropas, designando o caminho da vitória em uma guerra. São encontrados registros de estratégia desde o século IV A. C. , quando o livro “A Arte da Guerra” foi escrito por Sun Tzu. “Vídeo: Tropa de Elite”

“Estratégia é o conjunto de meios (recursos) que uma organização utiliza para alcançar seus objetivos” (Fernando Serra) É um plano: direção, guia, curso de ação para o futuro; É um padrão: consistência em comportamento ao longo do tempo; É posição: definição de determinados produtos/serviços em determinados mercados.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO (PE) A idéia de estratégia foi agregada à administração e ao conceito de planejamento sobretudo nas últimas décadas, como forma de lidar com a acirrada competitividade das empresas no mercado.

No campo teórico, o planejamento estratégico surgiu em oposição ao planejamento tradicional, que efetuava planos fixos, determinados. Esses se mostraram ineficientes, ao tentar apreender a realidade de um único ponto de vista. Surgiu nos anos 50, na América, inicialmente como um exercício orçamentário. Na década de 60 já havia se instalado nas grandes organizações como planejamento estratégico, de fato. Porém, o conceito já existe há muito tempo.

Em um ambiente econômico de constantes mudanças, a concepção estratégica do planejamento se inseriu no contexto da abertura dos mercados e no aumento da competitividade econômica. O relativismo e a visão sistêmica foram incorporados ao planejamento, que passou a ter como premissa uma constante readaptação, baseada na análise dos ambientes interno e externo.

DEFINIÇÕES Não há um conceito único para PE “Um futuro desejado para a organização e os meios mais eficazes para alcançá-los” (Ackoff) "Planejamento Estratégico é o processo pelo qual os membros e líderes de uma organização, visualizam o futuro e desenvolvem os procedimentos e operações necessários para atingir este futuro“ (Cláudia Dantas Silva)

CONDIÇÕES PARA O PLANEJAMENTO Consciência de sua necessidade; Decisão pela sua utilização; Envolvimento efetivo da Direção; Clima propício; Informações relevantes planejamento; Participação organizada. para o

Para o desenvolvimento de um plano estratégico, existem diversas metodologias, muitas delas de grande repercussão e aplicação na atualidade, como: Análise SWOT As 5 Forças competitivas de Porter (técnicas de análise de estratégia competitiva) PEE – Planejamento Estratégico Empresarial (Projeto Estratégico) Metodologia do PES – Planejamento Estratégico Situacional (diferencial: planos de gestão pública)

Não há uma metodologia específica para direcionar a construção de um planejamento estratégico, no entanto, todos os tipos de planejamento possuem necessariamente alguns elementos em comum.

FASES DO PE Fase de preparação: - conhecimento do sistema como um todo; - determinação dos objetivos e prazos; - estabelecimento de prioridades; - seleção dos recursos disponíveis; Fase de desenvolvimento: - desenvolvimento do programa; - aprovação; - execução; Fase de aperfeiçoamento: - avaliação(controle e supervisão); - replanejamento.

SÍNTESE DAS ETAPAS DE UM PE: VALORES MISSÃO e NEGÓCIO ANÁLISE AMBIENTAL VISÃO ESTRATÉGICA QUESTÕES/DIRETRIZES ESTRATÉGICAS AÇÕES ESTRATÉGICAS (plano de ação)

Portanto, nota-se que o planejamento estratégico pode ser considerado como o processo pelo qual líderes de uma organização visualizam um contexto futuro e desenvolvem procedimentos e operações necessárias para atingir um objetivo. Delimita os domínios de atuação da Instituição. Engaja todos os níveis da Instituição para a consecução dos fins maiores.

BENEFÍCIOS Agiliza decisões; Melhora a comunicação; Aumenta a capacidade gerencial para tomar decisões; Promove maior consciência coletiva; Proporciona uma visão de conjunto; Maior delegação; Direção única para todos; Orienta programas de Qualidade;

Melhor relacionamento da organização com o ambiente externo; Permite controle apropriado; Produtos e serviços entregues conforme requisitos exigidos pelo cliente; Melhor coordenação das interfaces do projeto; Possibilita resolução antecipada de problemas e conflitos; Propicia um grau mais elevado de acertividade nas tomadas de decisão.

PLANEJAMENTO NO SETOR PRIVADO Usado para alcançar objetivos de interesse privado Atende a demandas manifestadas no mercado Pode fazer tudo que a lei não proíbe

PLANEJAMENTO NO SETOR PÚBLICO Voltado para a solução dos problemas da sociedade, de interesse da maioria, que não encontram solução nas forças do mercado Sujeito a prescrições constitucionais e legais

DIFERENÇAS NA IMPLEMENTAÇÃO DO PE: PÚBLICO X PRIVADO Os princípios para implementação de um planejamento estratégico em empresas privadas e instituições públicas são praticamente idênticos, pois ambos tem que analisar seu ambiente interno e externo, formular uma missão, verificar seus objetivos, desenvolver planos e projetos para execução, controlar e avaliar a execução do planejamento.

Mas não há como negar que existem algumas diferenças específicas entre as empresas privadas e as instituições públicas que certamente influenciam a formulação, aplicação e controle do planejamento estratégico. As diferenças estruturais básicas (propriedade, custeio, ramo de atuação) são significativas no momento de se apresentar um planejamento estratégico, pois as instituições públicas possuem missão e objetivos diversos.

As empresas privadas visam o lucro e o crescimento no mercado em que atuam X As instituições públicas visam a prestação de um serviço com o objetivo do bem comum da população

O PE tem o objetivo de trazer benefícios a empresas privadas e instituições públicas de igual forma, mesmo com todas as suas diferenças conceituais. Muito embora existam situações mais favoráveis ou maleáveis para a implantação do PE em empresas privadas, sua implantação em instituições públicas é plenamente possível. Vídeo: PE - SUS

MISSÃO É a razão de ser da empresa, o motivo pela qual ela existe (seu objetivo maior); Focalizada, detalhada, positiva e inspiradora; Serve para orientar a tomada de decisões, definir objetivos e auxiliar na escolha das decisões estratégicas. Deve responder às questões: Que necessidades de nossos clientes nossos produtos/serviços procuram satisfazer? O que nossos clientes mais valorizam em relação a produtos/serviços/atendimento?

MISSÃO “ As empresas precisam compreender claramente sua missão para dar significado ao trabalho e, assim, atrair, motivar e reter os melhores talentos”. (Jim Collins) “ Uma empresa não é definida pelo seu nome ou estatuto. É definida pela sua missão. Somente uma definição clara da missão da organização possibilita ter objetivos claros e realísticos”. (Peter Drucker)

Alguns exemplos de Missão: “Criar um mundo onde todos possam ser criança” Disney World “Prestar assistência de excelência e referência com responsabilidade social, formar recursos humanos e gerar conhecimento, atuando decisivamente na transformação de realidades e no desenvolvimento pleno da cidadania” - HCPA “Formar Recursos Humanos, gerar conhecimentos e prestar assistência de qualidade na área de saúde à comunidade e região. ” HU/UFJF

VISÃO Projeção de oportunidades futuras e concentração de esforços em busca de um objetivo; Definição do objetivo principal; Revista periodicamente; Factível com a realidade da empresa; Compromisso da organização com ela mesma;

Declaração da direção que a empresa pretende seguir, ou um quadro do que ela pretende ser; Deve ser compartilhada pela Direção e pelos colaboradores; É preciso desenvolver uma cultura de atuação para os resultados da empresa.

Deve responder a perguntas como: Qual o objetivo? Quando? Onde a empresa quer chegar? Exemplos: “Ser um referencial público de alta confiabilidade em saúde” – HCPA “O HU deverá, nos próximos dois anos, ter autonomia na rede de serviços de saúde, como centro de referência para o desenvolvimento regional, formando e reciclando RH, consolidando a pesquisa e prestando assistência humanizada à clientela da região, com qualidade e resolubilidade. HU/UFJF

Diferenças entre Missão e Visão MISSÃO Inclui o Negócio. VISÃO É o que “sonha” no Negócio. É a “partida”. É “aonde vamos”. É a “Carteira de Identidade” da empresa. É o “Passaporte” para o futuro. Identifica “quem somos”. Projeta “quem desejamos ser”. Dá o rumo para a empresa. Energiza a empresa. É orientadora. É inspiradora. Foco do presente para o futuro. Focalizado no futuro. Vocação para a “eternidade”. É mutável conforme os desafios.

Valores Os valores de uma empresa são a base de sua administração; Pautam a ação da organização junto a sociedade, colaboradores e fornecedores. O Mc. Donald´s compactou sua Mc. Filosofia em 4 letras: Q (qualidade), S (serviço), L (limpeza) e V (valor).

Valores do HCPA: Respeito à pessoa; Competência técnica; Trabalho em equipe; Comprometimento institucional; Austeridade (é um valor na gestão do patrimônio público com integridade e honestidade); Responsabilidade social.

Negócio É a segmentação do serviço/produto oferecido; O benefício que o produto/serviço oferece; Domínio de atuação (identificação de concorrentes). Exemplos: “Assistência, Ensino e Pesquisa em saúde” (HCPA). “Assistência, Ensino Pesquisa e área na saúde de para o desenvolvimento da região. ” HU/UFJF

O resultado de um planejamento é o plano. Plano = "um curso predeterminado de ação sobre um período específico", que apresenta "a previsão, a programação e a coordenação de uma sequência lógica de eventos, os quais, se aplicados com sucesso, deverão conduzir ao alcance dos objetivos que os comandam“.

Existem quatro tipos de planos: Os relacionados com métodos, denominados procedimentos; Os relacionados com dinheiro, denominados orçamentos; Os relacionados com tempo, denominados programas; Os relacionados comportamentos, denominados normas ou regulamentos.

DIRETRIZES Diretriz é uma linha, orientação de um caminho. Diretrizes estratégicas são os temas fundamentais para se atingir a visão. Constituem, portanto, a trilha orientadora das prioridades para cada área do negócio, com vistas ao cumprimento da missão e visão institucionais.

OBJETIVOS E METAS Objetivo é o que se pretende atingir em um determinado prazo. Ex. : ampliar a capacidade com 120 leitos até 2012; Metas são partes menores de um objetivo. Ex. : a partir de 2009, aumentar 30 leitos por ano. Vídeo PE do SUS

ANÁLISE AMBIENTAL “Se conhecemos o inimigo e a nós mesmos, não precisamos temer o resultado de uma centena de combates. Se nos conhecemos, mas não o inimigo, para cada vitória sofreremos uma derrota. Se não conhecemos a nós mesmos e aos inimigos, sucumbiremos em todas as batalhas” Sun Tzu, em “A Arte da Guerra”

É o processo de identificação de oportunidades, ameaças, forças e fraquezas que afetam a organização no cumprimento da sua missão. Análise externa X análise interna. Definição do cenário no qual a organização está inserida: Onde estamos? Quem são os melhores? O que estamos fazendo?

MATRIZ FOFA OU MATRIZ SWOT F orças S trenghts O portunidades W eaknesses F raquezas O pportunities A meaças T hreats

Desenvolvida na escola de negócios de Harvard na década de 70. Ferramenta de gestão utilizada por empresas como parte do planejamento estratégico (análise de ambientes). Conhecimento e avaliação do ambiente, da concorrência e de si mesmo.

AMBIENTE EXTERNO Fora do controle da organização. Passível de monitoramento. Aproveitar oportunidades (forma ágil e eficiente). Evitar ameaças.

A organização que identificar e agir com antecedência: Tira melhor proveito das oportunidades; Terá menos das ameaças. Análise externa: variáveis demográficas; econômicas; socioculturais; político-legais; tecnológicas; naturais; dentre outras.

Oportunidades: São as forças externas à organização, que a influenciam positivamente apesar de não se ter controle sobre elas. Devem ser aproveitadas para contribuir no alcance dos objetivos. Muitas vezes podem vir através de algum aspecto econômico novo, ações políticas do governo… Vídeo: Cometa

OPORTUNIDADES • Novos talentos no mercado • Envelhecimento da população • Rápido crescimento do mercado • Novas tecnologias • Vigilância sanitária • Mudança nos hábitos • Grande procura pelo SUS • Mudanças Climáticas • Localização

Ameaças: São as forças externas à organização, que não sofrem sua influência e que pesam negativamente para sua empresa. Elas podem prejudicar o alcance dos objetivos. Devem ser constantemente monitoradas pelos gestores, pois, muitas vezes, podem apresentar um risco muito maior que a capacidade de retorno. Além disso, podem se tornar oportunidades.

AMEAÇAS • Terceirização • Concorrência • Não liberação do SUS • Redução dos preços • Recessão (para Hosp. Privados) • Mudanças das necessidades dos usuários • Novas Tecnologias • Captação de recursos

AMBIENTE INTERNO Pode ser controlado. Resultado das estratégias definidas pelos próprios membros da organização. Ponto forte: deve ser ressaltado ao máximo. Ponto fraco: a organização deve agir para controlá-lo ou minimizá-lo.

Análise interna Variáveis: Produtos e serviços Promoção SIG e TI Estrutura organizacional Recursos Humanos Imagem Institucional Recursos Financeiros Outros

Forças / Pontos Fortes: Características internas, que indicam o que deve ser potencializado e aproveitado para atingir os objetivos. A força descreve quais as competências mais fortes da sua empresa, aquelas que estão sobre sua influência. Com estas respostas você consegue desenvolver esta parte da análise, sempre lembrando que quanto maior a vantagem competitiva que uma força lhe traz, mais importante ela é dentro da análise.

Uma forma de encontrá-las é utilizando as seguintes perguntas: O que você faz bem? O que sua empresa tem de melhor e está sob seu comando? Quais são os recursos que você tem? O que possui melhor que seus concorrentes? O que faz os clientes voltarem à sua empresa?

FORÇAS • Referência para tratamento de certas doenças • Equipamentos de primeira geração • Perspectiva de crescimento • Assistência de qualidade • Capacitação profissional • Imagem • Visão da liderança • Ambiente de trabalho • Diversas fontes de recursos

Fraquezas / Pontos Fracos: Características internas, que indicam deficiências da organização. Devem ser corrigidas. As fraquezas são as competências que estão sobre sua influência mas que, de alguma forma, atrapalham e/ou não geram vantagem competitiva. As fraquezas devem ser bem estudadas e mensuradas, pois muitas vezes é possível revertê-las em forças. Uma pequena parte das causas costuma causar a maior parte dos problemas.

Você pode encontrá-las fazendo as seguintes perguntas: Meus funcionários são capacitados para suas funções? Onde eu deveria melhorar minha empresa? Por que meus clientes escolhem os concorrentes? Quais são as deficiências dos meus colaboradores? Por que os clientes não voltam depois de uma compra?

FRAQUEZAS • Procedimentos mal remunerados • Falta de mão-de-obra qualificada • Nº reduzido de recursos humanos • Falta de infra-estrutura (demanda) • Não capacitação de pessoal • Falta de manutenção de equipamentos • Desorganização (gestão: processos informais, falta de padronização) • Alguns setores não implementados

Ferramentas para levantar pontos fortes e fracos: Pesquisa de clima organizacional; Benchmarking com concorrentes; Caixa de sugestões; Avaliação de desempenho; Café com direção; Pesquisa de Satisfação.

IMPORTANTE! Os conceitos SWOT não devem ser considerados termos absolutos: Uma oportunidade também pode ser uma ameaça Um ponto forte pode ser um ponto fraco em um outro contexto

FATORES INTERNOS Pontos Fortes/ Forças Vantagens internas da organização em relação aos objetivos Pontos Fracos/ Fraquezas Desvantagens internas da organização em relação aos objetivos Oportunidades Aspectos positivos do ambiente que envolve a organização com potencial de trazer-lhe vantagens Ameaças Aspectos negativos do ambiente que envolve a organização com potencial para comprometer as vantagens que ela possui. FATORES EXTERNOS

RESULTADOS DA MATRIZ SWOT

PLANO DE AÇÃO Descreve como colocar em prática o planejamento estratégico. Apresenta as etapas para a implementação das medidas de ação de uma estratégia. Conscientiza as pessoas encarregadas do problema ou tarefa. Define autoridade e responsabilidade dos envolvidos no processo. Monitora os resultados.

PE: Recaptulando. . . Missão Visão Valores Negócio Análise Ambiental: Interna Externa Diretrizes Estratégias Ações

PLANO de AÇÃO - 5 W 2 H Ferramenta utilizada para se conhecer os processos, o que significa conhecer como os produtos/serviços são planejados, produzidos e entregues. Formulário para execução e controle de tarefas. São atribuídas as responsabilidades e determinado como o trabalho deverá ser realizado, assim como o departamento, motivo e prazo para conclusão com os custos envolvidos.

1 - What (O QUE será feito) 2 - Who (QUEM fará) 3 - When (QUANDO será feito) 4 - Where (ONDE será feito) 5 - Why (POR QUE será feito) 1 - How (COMO será feito) 2 - How Much (QUANTO custará)

O que? O que faremos? Como? De que forma seremos mais eficientes? Onde? Em que local a ação se realizará? Por que? Quais os motivos que motivaram tal ação? Quem? Quais os responsáveis por sua realização? Quando? Em que momento a ação será executada? Quanto? Qual o valor do recurso necessário?

Exemplo: Montar um plano de treinamento para 30 colaboradores de uma empresa. Tema: “A importância do uso dos EPI’s”.

CICLO PDCA Idealizado por Shewharte e, mais tarde, aplicado por Deming em conceitos de qualidade em trabalhos no Japão. Nasceu no escopo da tecnologia TQC (Total Quality Control) como uma ferramenta que melhor representava o ciclo de gerenciamento de atividades, processos ou sistemas.

Deve ser de domínio de todos os membros da organização Eficácia “Sequência de atividades que são percorridas de maneira cíclica para melhorar atividades (Slack)”. Tal metodologia não existe sem a definição de uma meta a ser atingida.

P = Planejar D = Dirigir/Fazer C = Controlar A = Agir

Evolução do conceito, vinculando-se à idéia de que, uma organização, encarregada de atingir um determinado objetivo, necessita planejar e controlar as atividades a ela relacionadas. As normas ISO 9000 descrevem o PDCA como parte integrante de seu Sistema de Gestão da Qualidade.

APLICAÇÃO Pode ser feita tanto para planejamento e execução de trabalhos simples quanto complexos. Resolução de problemas crônicos ou críticos, que prejudicam o desempenho do serviço/projeto (Gerenciamento de Rotinas). Estabelecimento de metas de melhoria advindas tanto da alta administração quanto de pessoas diretamente ligadas ao setor operacional (Melhoria Contínua).

1 - Identificação do Problema 2 - Observação 8 - Evolução 1 8 7 - Adequação Ve 6 6 - Verificação Pl an e ir g A 7 2 A P C D rif ica r 3 - Análise 3 ja r 4 4 – Plano de Ação r a t u c e Ex 5 5 - Execução

INDICADORES Medem aspectos qualitativos e/ou quantitativos relativos ao meio ambiente, à estrutura, aos processos e aos resultados. Instrumento de mensuração e monitoramento para o gerenciamento, avaliação e planejamento das ações. Contribuem na tomada de decisão.

PLANEJAMENTO EM SAÚDE

PLANO DIRETOR Ferramenta de gestão que reflete a importância do planejamento estratégico.

- ATIVIDADE EM GRUPO - SUGESTÕES BIBLIOGRÁFICAS: 1 - FISCHMANN, ADALBERTO AMÉRICO, E ALMEIDA, MARTINHO ISNARD RIBEIRO DE. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA PRÁTICA. SÃO PAULO, ATLAS, 1991. 2 - OLIVEIRA, DJALMA DE PINHO REBOUÇAS DE. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: CONCEITOS, METODOLOGIA E PRÁTICAS. SÃO PAULO, ATLAS, 1991.

PARA REFLETIR. . . “Para se criar uma organização bem-sucedida ou de alto desempenho, não existem fórmulas prontas, cada organização deve criar suas próprias regras e buscar alternativas dentro do contexto da própria organização, ou seja, inovar, sendo para isso necessário conhecimento e contínuo aprendizado, visto que uma organização de sucesso é aquela que está em constante aperfeiçoamento e se ajusta às mudanças. ” (Dallabona e Dirksen)

Muito obrigado! Contato: residecoadm. hu@ufjf. edu. br