Di Sampaikan Oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri
Di Sampaikan Oleh : Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri Terengganu
KANDUNGAN TAKLIMAT • e. SPKB: ü Sejarah e. SPKB ü Ciri-ciri e. SPKB ü Faedah e. SPKB ü Pelaksanaan e. SPKB ü Penambahbaikan e. SPKB
Sejarah e. SPKB ü Fasa 1 - e. SPKB dibanggunkan tahun 2000 ü Fasa 2 - Pada 2001 rollout pada 6 SAD dan 10 PTJ dan integration dengan 4 buah bank. ü Fasa 3 – Pada tahun 2002 hingga 2005 penggunaan sepenuhnya e. SPKB dan pembangunan sistem e. Terimaan dan e. Makalum ü Fasa 4 – Rollout pada 6 AGO iaitu Perlis, Kedah, Terengganu, Kelantan, Pahang dan Pulau Pinang.
JADUAL PELAKSANAAN FASA BILANGAN PTJ BIL. PEJABAT PERAKAUNAN BILANGAN BANK (mulai 6 Oktober 2000) 4 1 1 Fasa 2 10 6 4 Fasa 3 521 26 5 (mulai 2 Januari 2002) (Lembah Kelang) Pelaksanaan Menyeluruh 2330 - - Fasa 1 (mulai 1 April 2001)
7 APLIKASI FLAGSHIP KORIDOR RAYA MULTIMEDIA (MSC) LATARBELAKANG Kerajaan telah mengenalpasti tujuh aplikasi peneraju untuk dilaksanakan bagi mencapai objektif Koridor Raya Multimedia (MSC). 7. Borderless Marketing MSC 1. Electronic Government MSC 5. R&D cluster 4. Tele. Health 3. Smart School
APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK (9) Electronic Services (EServices) (8) E-Perolehan (EP) Citizen Centred Government (1) Electronic Labour Exchange (ELX) (2) e. SPKB (7) Generic Office Environment (GOE) (6) ESYARIAH (3) Human Resource Management Information System (HRMIS) (5) Sistem Pemantauan (4) E-COURTS (E-Kehakiman) Projek (SPP II)
OBJEKTIF KERAJAAN ELEKTRONIK MEMBINA SEMULA KERAJAAN UNTUK MEMPELOPORI NEGARA KEARAH ERA TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN MULTIMEDIA PEMANGKIN KEPADA PENCAPAIAN MSC MENAMBAHBAIK ALIRAN DAN PROSESAN MAKLUMAT UNTUK MENINGKATKAN KUALITI DAN TEMPOH MEMBUAT KEPUTUSAN KEATAS POLISI, KOORDINASI DAN PENGUATKUASAAN MENAMBAHBAIK OPERASI DALAMAN KERAJAAN DAN PERKHIDMATAN KEPADA RAKYAT( KUALITI, INTERAKSI DAN CAPAIAN KEPADA DATA)
APAKAH SISTEM e. SPKB? • • • SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWAN ELEKTRONIK SATU SISTEM PERAKAUNAN VOT BERKOMPUTER UNTUK MENGAWAL BELANJAWAN SISTEM UNTUK MENGHUBUNGKAN EMPAT DARI ENAM APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK YANG MEMERLUKAN PEMBAYARAN DAN PERAKAUNAN IAITU : • • • e. TREASURY – KEM. KEWANGAN • e. SPKB • e. Perolehan e. SERVICES – KEM. PENGANGKUTAN & KESIHATAN HRMIS (HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM) - JPA PROJECT MONITORING SYSTEM (PMS) - ICU GOE (GENERIC OFFICE ENVIRONMENT) - MAMPU ELX (ELECTRONIC LABOUR EXCHANGE) – KEM. SUMBER MANUSIA
• Modul utama projek integrasi aplikasi kerajaan elektronik dengan sistem legasi Jabatan Akauntan Negara (Projek EG-AG) • Modul Projek EG-AG - e. SPKB - LFEP - BASFE
TUJUAN e. SPKB DIBANGUNKAN UNTUK MENGHUBUNGKAN EMPAT DARI ENAM APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK YANG MEMERLUKAN PEMBAYARAN DAN PERAKAUNAN
PROJEK INTEGRASI EG-AG (ELECTRONIC GOVERNMENT-ACCOUNTANT GENERAL) 4 APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK PERLU DIHUBUNGKAIT DENGAN SISTEM LEGASI JANM UNTUK TUJUAN BAYARAN DAN PERAKAUNAN E-SERVICES E-PEROLEHAN HRMIS PMS
e. SPKB BERINTEGRASI DENGAN : • APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK • SISTEM LEGASI JABATAN AKAUNTAN NEGARA • SISTEM BANK PERDAGANGAN
Ciri - Ciri Sistem e. SPKB • Penyediaan dokumen kewangan melibatkan tiga peringkat iaitu sedia, perakuan I dan perakuan II • Pengemaskinian buku vot dan penyesuaian akaun secara elektronik termasuk bagi perbelanjaan pukal dan gaji • Waran peruntukan, baucar bayaran, penyata pemungut, baucar jurnal, pesanan tempatan, waran perjalanan udara dan kontrak dihantar secara online ke pejabat perakaunan.
• Hardcopy dokumen kewangan dokumen sokongan disimpan di PTJ. Penyemakan dan kelulusan di pejabat perakaunan dilakukan secara elektronik • Pembayaran boleh dibuat samada melalui cek atau secara EFT • Rekod-rekod jabatan seperti daftar bil dan buku vot tidak perlu diselenggara secara manual tetapi akan dijana secara automatik melalui sistem • Laporan-laporan harian, bulanan, jadual dan pilihan boleh dicetak mengikut keperluan dan bila-bila masa • Setiap tindakan yang diambil akan direkod secara auto dalam maklumat pengesahan • Membuat kawalan dokumen dengan mengambil kira prosedur kewangan yang berkuatkuasa • Kedudukan baki peruntukan diketahui pada bila-bila masa
• Ketepatan data kewangan dalam akaun kerajaan lebih terjamin kerana data yang berpunca dari e. SPKB atau aplikasi EG lain tidak perlu diinput semula oleh pejabat perakaunan • Pengantaramukaan dengan aplikasi Kerajaan Elektronik yang melibatkan pembayaran dan perakaunan • Penggunaan kad pintar dalam sistem mengetatkan lagi kawalan kewangan kerajaan • Dokumen kewangan yang dijana/dicetak melalui sistem sah digunapakai dalam menggantikan dokumen manual contohnya pesanan tempatan, waran perjalanan udara, penyata pemungut, waran peruntukan, baucar jurnal, baucar bayaran dan sebagainya.
FAEDAH e. SPKB • Bayaran dipercepatkan • Kedudukan baki peruntukan diketahui bila-bila masa • Penggunaan kad pintar dalam sistem mengetatkan lagi kawalan kewangan kerajaan • Ketepatan data kewangan dalam akaun kerajaan lebih terjamin kerana data yang berpunca dari e. SPKB atau aplikasi-aplikasi EG lain tidak perlu diinput semula oleh Pejabat Pembayar • Penyesuaian akaun automatik
SKOP KAWALAN e. SPKB Kawalan Kewangan dan Akaun • Perlembagaan • Akta • Arahan • Pekeliling & • Surat Pekeliling Kawalan Data • DCS • Kod Bank • Non DCS Kawalan Dokumen • Keaslian • Status Prosesan • Simpanan • Jejak Audit • Laporan bercetak Kawalan Capaian • ID • Katalaluan • Kad Pintar • Kod Peranan/ • Tahap Capaian • Firewall
PERANAN PEJABAT PERAKAUNAN • Sebagai Pentadbir Sistem e. SPKB 1) Menyelenggarakan ID pengguna di PTJ 2) Memastikan KOD Amanah CDC diwujudkan 3) Memastikan Kod Bank 81 telah diwujudkan di GFMAS 4) Memastikan Kod Amanah diwujudkan oleh BPOPA EFT telah
PERANAN PEJABAT PERAKAUNAN • Sebagai Unit Helpdesk 1) Menjadi rujukan utama PTJ bagi sebarang isu oleh PTJ 2) Memaklumkan PTJ tentang makluman terkini e. SPKB. 3) Merekodkan semua permasalahan yang timbul dan memberi maklumbalas kepada pertanyaan
PERANAN PEJABAT PERAKAUNAN • Sebagai Petugas Naziran Menjalankan tugas naziran di PTJ bagi mempastikan PTJ mematuhi arahan dan panduan yang di keluarkan bagi laksana e. SPKB
e. SPKB
Modul-Modul Sistem e. SPKB dibahagikan kepada 10 modul seperti : -
Modul Penyelenggaraan
Modul Waran Peruntukan
Modul Pesanan
Modul Baucer Bayaran
Modul Baucer Jurnal
Modul Penyata Pemungut
Modul e. Perolahan
Modul Perubahan Gaji
Modul Laporan
Modul Laporan Harian
Modul Laporan Bulanan
Modul Laporan Pilihan
Modul Laporan Pejabat Perakaunan
Modul Laporan Jadual
Modul Pertanyaan
Pertanyaan Baki Kemaskini
Maklumat Pembayaran CDC
Pertanyaan Status Dokumen
Pertanyaan Status Pemprosesan Bayaran
Prosedur Pengguna 1. Prosedur Pengguna yang menggariskan tanggungjawab pengguna dalam membuat permohonan kad pintar kepada syarikat yang dilantik dan capaian ke dalam sistem e. SPKB kepada Pejabat Perakaunan masing. 2. Prosedur Penyelenggaraan Sistem – Mewujudkan nombor rujukan dokumen kewangan yang dihantar ke GFMAS, Nota Minta. – Mewujudkan maklumat mengenai individu/ pembekal dan mengemaskini maklumat apabila berlaku pertukaran maklumat. – mengemaskini buku vot e. SPKB bagi PTJ yang melaksanakan e. SPKB bukan pada awal tahun dan menyelaraskan bagi urusniaga yang telah diambilkira secara manual di sistem GFMAS.
3. Prosedur Waran Peruntukan menerangkan tanggungjawab PTJ dalam menyediakan waran peruntukan kepada PTJ di bawah Pejabat Perakaunan yang sama atau lain. 4. Prosedur Baucar Bayaran menerangkan secara terperinci setiap peringkat yang perlu dipatuhi sehingga peringkat terakhir baucar bayaran. 5. Prosedur Baucar Jurnal menerangkan tanggungjawab PTJ dalam menyediakan pelarasan dalaman PTJ ataupun kepada PTJ luar tetapi di bawah Pejabat Perakaunan yang sama. 6. Prosedur Penyata Pemungut menerangkan tanggungjawab PTJ dalam menyediakan penyata pemungut untuk kegunaan bank dan Pejabat Perakaunan.
7. Prosedur Penutupan Akhir Tahun menerangkan tanggungjawab PTJ dalam membawa tanggungan belum selesai ke tahun kewangan yang baru. 8. Prosedur Perakuan I dan II menerangkan proses perakuan dokumen kewangan e. SPKB yang terbahagi kepada peringkat Perakuan I dan Perakuan II baucar bayaran dan baucar jurnal perlulah terdiri daripada pegawai yang berbeza manakala bagi lain-lain dokumen pegawai yang sama boleh menjalankan tugas perakuan I dan II secara serentak. 9. Prosedur Penyelenggaraan Dokumen Kewangan dan Laporan e. SPKB menerangkan tanggungjawab PTJ dalam memastikan aspek kawalan dalaman PTJ dalam keadaan teratur.
PENAMBAHBAIKAN e. SPKB
Modul Penyelenggaraan • Pengwujudan No. rujukan dokumen secara auto bagi tahun kewangan baru. • Setiap dokumen kewangan akan diberi abjad rujukan yang berbeza seperti berikut: Dokumen Kewangan Abjad Waran Peruntukan W Baucar Bayaran B Baucar Jurnal J Penyata Pemungut P • Sub modul ini dimansuhkan
Modul Penyelenggaraan • Pengwujudan No. Siri Semasa secara auto setiap tahun kewangan baru bagi Pesanan Tempatan, Waran Udara dan Kontrak kecuali Nota Minta. • Setiap dokumen akan diberi abjad rujukan yang berbeza seperti berikut: Dokumen Nombor Sementara Nombor Tetap Pesanan Tempatan PP P Waran Udara W U Kontrak KK K
Sub Modul Bukan DCS – No. Siri Semasa Hanya No. Siri Semasa bagi Nota Minta perlu diwujudkan secara manual
Modul Penyelenggaraan Sub Modul Maklumat Penerima Bayaran Perseorangan dan Pembekal • Perkataan No. Tel Bimbit dan Emel dibirukan – Perlu diisi sekiranya ada maklumat bagi tujuan e. Maklum. • Sub modul Pembekal – medan kod kontrak dipinda ke skrin berasingan
Sub Modul Maklumat Penerima Bayaran Perseorangan No. Tel Bimbit , E-mel dan Aktif dibirukan
Sub Modul Bukan DCS - Pembekal Skrin Kod Kontrak
Modul Baucar Bayaran Sub Modul Baucar Bayaran Dengan Pesanan • Waran Udara Pukal dan Bukan Pukal – hanya 2 kod jenis (objek) pukal sahaja dibenarkan dalam satu waran – sistem checking • Baucar Bayaran Kontrak (e. Perolehan online) Senarai semak bagi item no. 6 (inbois yang telah diperakui) dan no. 8 (butir akaun bank yang sah) ditanda secara auto; dan medan catatan boleh diisi.
Sub Modul Daftar Bayaran e. P Pelarasan Debit/Kredit dan Nota Diskaun
Sub Modul Baucar Bayaran e. P Butang Ubah dan Simpan tidak diaktifkan (dim) bagi transaksi online
Sub Modul Baucar Bayaran e. P Butang potongan CDC diwujudkan selepas proses Simpan
Modul Perubahan Gaji • Medan Tangga Gaji akan dipaparkan secara auto TIADASKL sekiranya kod tangga gaji 90 dipilih. • Penambahan kod pendapatan bagi Elaun Wilayah – Kod 1601 (Elaun sebulan), Kod 0013 (Elaun). • Medan Pusat Pembayaran mandatori di semua sub modul. • Transaksi AKB bagi Perubahan Gaji – penetapan tempoh AKB.
Modul Waran Peruntukan • Waran bernilai kosong perlu disediakan secara berasingan dengan waran yang mempunyai nilai – sistem checking • Sub modul Waran Peruntukan Dibatalkan – butang Hapus bil dan Ubah tidak diaktifkan (Dim)
Modul Laporan • BV 346 (Laporan Kelewatan Bil Pembekal) ditukar kepada BV 347 • BV 346 (Laporan Kedudukan Bil Tertunggak) diwujudkan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2010 – Laporan Baru • BV 642 (Laporan Kelewatan Bayaran Bil Peringkat Pejabat Perakaunan) – Laporan Baru • BV 141 (Laporan Senarai Pengguna Mengikut Jabatan dan PTJ) – dipaparkan amaun had kuasa berbelanja • BV 400 (Laporan Perubahan Gaji) – Dipaparkan sebab tindakan
SEKIAN TERIMA KASIH
- Slides: 59