PENYESUAIAN AKAUN HASIL OLEH INSTITUT PERAKAUNAN NEGARA JABATAN

PENYESUAIAN AKAUN HASIL OLEH: INSTITUT PERAKAUNAN NEGARA JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA 1

KANDUNGAN PENGENALAN SEBAB PENYESUAIAN CARA MENYEDIAKAN PENYESUAIAN LATIHAMAL

PENGENALAN ARAHAN PERBENDAHARAAN 143 (b) Ê Ê Ê Pejabat Perakaunan akan menghantar tiap-tiap bulan laporan terperinci akaun vot, hasil dan amanah kepada Pegawai Pengawal atau wakilnya hendaklah menyesuaikan urusniaga di laporan terperinci dengan rekod perakaunannya dan menyediakan penyata penyesuaian untuk dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan Jika terdapat perbezaan, Pegawai Pengawal perlu mengambil tindakan dan membuat pelarasan yang sewajarnya.

LAPORAN TERPERINCI (flimsy) a) Adalah satu rekod yang disediakan oleh Pejabat Perakaunan yang menyenaraikan semua bayaran dan pungutan yang dibuat bagi pihak jabatan/ptj. b) Laporan Terperinci Perbelanjaan meliputi: C 230 – Laporan Perbelanjaan Vot Tanggungan C 231 – Laporan Perbelanjaan Vot Mengurus C 232 – Laporan Perbelanjaan Vot Pembangunan C 330 – Laporan Terperinci Hasil C 350 – Laporan Terperinci Amanah 1. 2. 3. 4. 5.

APA ITU PENYESUAIAN? Satu proses untuk menyemak ketepatan semua terimaan atau pungutan yang direkodkan di dalam sesuatu Laporan Terperinci Hasil (C 330) berbanding dengan Buku Tunai Cerakinan (Kew 249/248).

Apakah Itu Penyesuaian Akaun Hasil? Baki Buku Tunai Kew 249/248 Baki Flimsi Laporan C 330

TUJUAN PENYESUAIAN DILAKUKAN 1. Mengesahkan urusniaga hasil seperti yang ditunjukkan dalam Buku Tunai Cerakinan (Kew. 248/249) adalah sama seperti yang terdapat di dalam Laporan Terperinci Hasil (C 330) 2. Menyiasat sebab-sebab berlakunya perbezaan di antara Laporan Terperinci Hasil dengan Buku Tunai Cerakinan

3. Membantu Pejabat Pemungut melaporkan kepada pihak Pengurusan jika berlaku penyelewengan. 4. Melaporkan urusniaga tidak sah kepada Pejabat Perakaunan. 5. Membantu pihak Pengurusan untuk mendapat maklumat yang tepat mengenai kutipan hasil 6. Membantu Jabatan Akauntan Negara didalam Menyediakan Akaun Hasil Disatukan yang lengkap dan tepat.

7. Memastikan Maklumat/urusniaga yang terdapat di Buku Tunai sentiasa betul dan tepat. Membantu kerajaan dalam menyediakan anggaran belanjawan tahunan. Mengagihkan sumber yang diperolehi mengikut keutamaan dan kepentingan perkhidmatan

8. Memastikan pungutan yang dibuat diperakaunkan mengikut kod hasil yang betul. - Hasil Cukai Hasil Bukan Cukai Teriman Bukan Hasil - 60000 70000 80000 9. Membantu PTJ/PK menyedikan penyata hasil tahunan.

BILA PENYESUAIAN DILAKUKAN? Dilakukan setiap bulan sebaik sahaja Laporan Terperinci Hasil (C 330) diterima daripada Pejabat Perakauan atau selewatnya 14 hari daripada notis yang dikeluarkan oleh Pejabat Perakaunan. SPANM Bilangan 2 Tahun 1986

KENAPA BERLAKU PERBEZAAN? Masa catatan berbeza Catatan di Buku Tunai Cerakinan tidak terdapat dalam Laporan Terperinci Hasil Catatan di Laporan Terperinci Hasil tidak terdapat dalam Buku Tunai Cerakinan

Masa Catatan Berbeza Keadaan ini berlaku dimana kutipan diterima pada akhir bulan dicatat dalam Buku Tunai pada bulan kutipan dibuat tetapi: q ianya dibayar masuk bank pada bulan yang sama tetapi diperakaunkan pada bulan berikutnya. q ianya dibayar masuk dan diperakaunkan pada bulan berikutnya

Catatan di Buku Tunai Cerakinan tidak terdapat dalam Laporan Terperinci Hasil Keadaan ini berlaku disebabkan beberapa faktor antaranya: Cek tak laku Kesilapan PTJ/PK merekodkan urusniaga dalam buku tunai cerakinan Kelalaian PTJ/PK didalam membayar masuk bank

Catatan di Laporan Terperinci Hasil tidak terdapat dalam Buku Tunai Cerakinan Keadaan ini berlaku disebabkan beberapa faktor antaranya: o Bayaran dibuat oleh agensi lain secara EFT dan notis tidak disampaikan kepada PTJ/PK yang memungut. o Bayaran dibuat melalui potongan gaji o Kesilapan caj yang dibuat oleh Pejabat Perakaunan

Dokumen Penyesuaian 1. 2. 3. 4. 5. 6. Buku Tunai Cerakinan (Kew. 248/249) Laporan Terperinci Hasil (C 330) Penyata Pemungut Resit Rasmi Penyata Penyesuaian Terdahulu Format Penyata Penyesuaian

1. BUKU TUNAI Satu Rekod kewangan yang perlu disimpan oleh Pegawai Perakaunan mengikut AP 145(a) bertujuan untuk: v Untuk merekod semua terimaan yang diterima oleh PTJ/PK Pemungut sama ada untuk dikreditkan ke akaun Vot, Hasil, Amanah dan Deposit v Untuk memudahkan pelaporan kutipan mengikut pengkelasan kod vot/hasil/amanah/ deposit

1. BUKU TUNAI v Untuk memudahkan mengelaskan kutipan mengikut jumlah harian v Melaporkan jumlah kutipan mengikut bulan kutipan. Jenis buku tunai cerakinan: 1. Kew. 248 – Buku Tunai melebihi satu pengelasan kod hasil 2. Kew. 249 – Buku Tunai mempunyai satu kod pengelasan sahaja.

BAHAGIAN I 11/29/2020 BAHAGIAN II JANM BAHAGIAN III

2. Laporan Terperinci Hasil Laporan yang dikeluarkan oleh Pejabat Pembayar mengikut PTJ/PK Pemungut. Di keluarkan setiap bulan mengikut tempoh pungutan Juga dipanggil “Flimsy” / Laporan C 330 Menerangkan setiap kutipan yang dibayar masuk ke bank dan diperakaunkan oleh pejabat pembayar.

2. Laporan Terperinci Hasil Urusniaga hasil di senaraikan secara terperinci mengikut kod hasil dan tempoh pungutan Baki bersih kemaskini pada sesuatu tarikh adalah baki terkumpul dari awal tahun kutipan sehingga tarikh dilaporkan.

No. Laporan Tempoh Laporan Jab & PTJ Kod hasil Resit Perbendaharaan No. Pemungut Tempoh Pengutan Amaun Kredit Jumlah Kemaskini 22

3. Penyata Penyesuaian Sebelumnya Digunakan untuk menanda selesai urusniaga yang telah diselaraskan dalam Buku Tunai Digunakan untuk menanda selesai urusniaga yang telah diselaraskan oleh Pejabat Perakaunan Untuk membawa semua urusniaga yang belum diselaraskan kedalam penyata penyesuaian semasa.

CARA-CARA MENYEDIAKAN PENYESUAIAN HASIL Dapatkan Laporan Terperinci Hasil (Flimsi) daripada Pejabat Pembayar Semak jumlah bersih kemaskini di flimsy bersama Buku Tunai Cerakinan. Semakan dibuat mengikut setiap kod hasil Sekiranya baki adalah sama, hanya Sijil Pengesahan Akaun Hasil (Lampiran A) sahaja perlu disediakan dihantar.

SIJIL PENGESAHAN AKAUN HASIL SEHINGGA _______ Tahun _____ Nama dan Alamat Pejabat Pembayar Rujukan Tuan : Rujukan Kami : Tarikh : PENGESAHAN AKAUN HASIL KOD NO. _______ PADA AKHIR BULAN _____ TAHUN _____ (TAMBAHAN : _____)* BERJUMLAH RM ____ Saya mengesahkan bahawa jumlah akaun hasil mengikut salinan akaun lejer Pejabat Pembayar seperti tersebut di atas adalah Betul dan sama dengan jumlah yang dicatatkan dalam Buku Tunai Saya Berbeza dengan jumlah yang tercatit dalam Buku Tunai saya dan bersama ini saya lampirkan satu penyata Penyesuaian yang menerangkan perbezaan kedua-dua baki tersebut (Kotak berkenaan di tandakan X -----------------Nama Kementerian/Jabatan/Pejabat Dan Cop Rasmi Pemungut / * yang tidak berkenaan di potong

Sekiranya wujud perbezaan, Penyata Penyesuaian Hasil perlu disediakan iaitu Lampiran B beserta Senarai A, B, C, D (yang mana berkaitan) bersama Sijil Pengesahan Akaun Hasil. Penyata Penyesuaian Hasil tersebut perlu dihantar dalam tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan Laporan Terperinci Hasil

� a) b) c) d) e) f) DOKUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIAN HASIL Sijil Pengesahan Akaun Hasil Penyata Penyesuaian Hasil Senarai A – Penyata kredit di akaun PP yang tidak diambilkira oleh PTJ Senarai B – Penyata debit di BTC PTJ yang tidak diambilkira oleh PP Senarai C – Penyata debit di akaun PP yang tidak diambilkira oleh PTJ Senarai D – Penyata kredit di BTC PTJ yang tidak diambilkira oleh PP

FORMAT PENYESUAIAN HASIL 1. Sijil Pengesahan Akaun Hasil (Lampiran A) Pengesahan sama ada baki di Laporan Terperinci Hasil C 330 adalah sama seperti di Buku Tunai atau Berbeza 2. Penyata Penyesuaian Akaun Hasil (Lampiran B) Penyata yang menunjukkan perbezaan yang terlibat di antara Buku Tunai dan Laporan Terperinci Hasil C 330. Mengandungi Senarai A, B, C dan D sebagai lampiran. Tidak perlu disedikan jika tiada perbezaan Penyata Penyesuaian tidak perlu disedikan, sekiranya tiada pungutan untuk bulan tersebut

FORMAT PENYESUAIAN HASIL 1. Senarai A – Kredit di Pejabat Pembayar yang belum di ambilkira oleh Pemungut Hasil. • • 2. Jurnal gaji berkomputer Pindaan kredit daripada pembayar yang membayar terus ke dalam akaun bank Menerima mata wang asing Kesilapan di pihak bank/JANM Senarai B – Debit di Buku Tunai Pejabat Pemungut yang belu di ambilkira oleh Pejabat Pembayar • Jurnal Pelarasan bagi membetulkan Kesilapan oleh pihak JANM semasa menguncimasuk maklumat penyata pemungut

FORMAT PENYESUAIAN HASIL 3. Senarai C – Debit di Pejabat Pembayar yang belum di ambilkira oleh Pemungut Hasil. • • 4. Posting jurnal oleh pejabat pembayar Kesilapan di pihak bank/JANM Senarai D – Kredit di Buku Tunai Pejabat Pemungut yang belu di ambilkira oleh Pejabat Pembayar • • Penyata Pemungut yang belum dikemukakan oleh pihak bank kepada pejabat pembayar Terimaan yang belum dibankkan oleh pejabat pemungut Kesilapan di pihak bank/JANM Cek tak laku

CARTA ALIRAN PENYESUAIAN HASIL PEJABAT PEMUNGUT BUKU TUNAI (Kemw. 248/249) PEJABAT PERAKAUNAN LAPORAN C 330 Bandingkan Flimsi dgn Kew. 248/249) Tidak Ya Tandakan urusniaga persamaan di Kew. 248/249 dengan Flimsi Sediakan sijil perbezaan baki Sediakan Sijil Pengesahan Senaraikan urusniaga yang bebeza dalam Senarai A, B, C atau D Sediakan Lampiran B Pej. Perakauan Peg. Pengawal Fail Pemungut

LAMPIRAN A SIJIL PENGESAHAN AKAUN HASIL SEHINGGA _______ Tahun _____ Nama dan Alamat Pejabat Pembayar Rujukan Tuan : Rujukan Kami : Tarikh : PENGESAHAN AKAUN HASIL KOD NO. _______ PADA AKHIR BULAN _____ TAHUN _____ (TAMBAHAN : _____)* BERJUMLAH RM ____ Saya mengesahkan bahawa jumlah akaun hasil mengikut salinan akaun lejer Pejabat Pembayar seperti tersebut di atas adalah Betul dan sama dengan jumlah yang dicatatkan dalam Buku Tunai Saya Berbeza dengan jumlah yang tercatit dalam Buku Tunai saya dan bersama ini saya lampirkan satu penyata Penyesuaian yang menerangkan perbezaan kedua-dua baki tersebut (Kotak berkenaan di tandakan X ------------------Nama Kementerian/Jabatan/Pejabat Dan Cop Rasmi Pemungut / * yang tidak berkenaan di potong

Lampiran B PENYATA PENYESUAIAN AKAUN HASIL KOD HASIL _______ SEPERTI PADA _____ Jumlah Kemaskini Buku Tunai Pemungut Hasil Kredit RM ____ Tambah : Kredit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambil kira oleh Pemungut Hasil (Senarai A) RM ____ Debit di Buku Tunai Pemungut Hasil yang tiada diambil kira oleh Pejabat Pembayar (Senarai B) RM ____ Tolak : Debit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambil kira oleh Pemungut Hasil (Senarai C) RM ____ Kredit di Buku Tunai Pemungut Hasil yang tiada diambil kira oleh Pejabat Pembayar (Senarai D) RM ____ Jumlah Kemaskini Mengikut Akaun Pejabat Pembayar ----------------------( ) Nama Kementerian/Jabatan/Pejabat Dan Cop Rasmi Pemungut Hasil Kredit RM ____

SENARAI A KREDIT DI AKAUN PEJABAT PEMBAYAR YANG TIADA DIAMBILKIRA OLEH PEMUNGUT HASIL BAGI BULAN ______ TAHUN ____ Jabatan : PTJ. PK : Kod Hasil : BIL TARIKH NO. RUJ BUTIRAN AMAUN JUMLAH Tarikh : Tandatangan : Nama : Jawatan :

SENARAI B DEBIT DI BUKU TUNAI YANG TIADA DIAMBILKIRA OLEH PEJABAT PEMBAYAR BAGI BULAN ______ TAHUN ____ Jabatan : PTJ. PK : Kod Hasil : BIL TARIKH NO. RUJ BUTIRAN AMAUN JUMLAH Tarikh : Tandatangan : Nama : Jawatan :

SENARAI C DEBIT DI AKAUN PEJABAT PEMBAYAR YANG TIADA DIAMBILKIRA OLEH PEMUNGUT HASIL BAGI BULAN ______ TAHUN ____ Jabatan : PTJ. PK : Kod Hasil : BIL TARIKH NO. RUJ BUTIRAN AMAUN JUMLAH Tarikh : Tandatangan : Nama : Jawatan :

SENARAI D KREDIT DI BUKU TUNAI YANG TIADA DIAMBILKIRA OLEH PEJABAT PEMBAYAR BAGI BULAN ………. TAHUN ………. Jabatan : PTJ. PK : Kod Hasil : BIL TARIKH NO. RUJ BUTIRAN AMAUN JUMLAH Tarikh : Tandatangan : Nama : Jawatan :

Senarai D Penyata 38

SENARAI D KREDIT DI BUKU TUNAI YANG TIADA DIAMBILKIRA OLEH PEJABAT PEMBAYAR BAGI BULAN Januari. TAHUN 2002. Jabatan : PTJ. PK : Kod Hasil : 73999 BIL 1. 2. 3. 4. TARIKH 29/01/02 28/01/02 29/01/02 NO. RUJ A 006 A 014 A 015 A 016 BUTIRAN B Tunai Penyata AMAUN Penyata Pemungut 28. 00 3, 027. 05 1, 208. 50 316. 40 JUMLAH Tarikh : 4, 579. 95 Tandatangan : Nama : Jawatan :

Lampiran B PENYATA PENYESUAIAN AKAUN HASIL KOD HASIL 73999_ SEPERTI PADA _31 -01 -2002_ Jumlah Kemaskini Buku Tunai Pemungut Hasil Kredit 7, 458. 85 RM ____ Tambah : Kredit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambil kira oleh Pemungut Hasil (Senarai A berlampir) RM ____ Debit di Buku Tunai Pemungut Hasil yang tiada diambil kira oleh Pejabat Pembayar (Senarai B berlampir) RM ____ Tolak : Debit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambil kira oleh Pemungut Hasil (Senarai C berlampir) RM ____ Kredit di Buku Tunai Pemungut Hasil yang tiada diambil kira oleh Pejabat Pembayar (Senarai D berlampir) 4, 579. 95 RM ____ Jumlah Kemaskini Mengikut Akaun Pejabat Pembayar Kredit 2, 878. 90 RM ____ ----------------------( ) Nama Kementerian/Jabatan/Pejabat Dan Cop Rasmi Pemungut Hasil B Tunai Senarai D

PENYESUAIAN AKAUN HASIL MELALUI SISTEM e. T 41

Dokumen yang diperlukan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Laporan Terperinci Hasil (C 330) Buku Tunai (TK 100) – cetak ringkasan mengikut objek Laporan Akaun Hasil (TK 141) Sijil pengesahan akaun hasil (TK 190) Laporan penyesuaian akaun hasil (TK 191) Senarai A (TK 192) Senarai B (TK 193) Senarai C (TK 194) Senarai D (TK 195)

3. Bandingkan TK 100 dan TK 141

44

Tatacara penyediaan sijil pengesahan akaun hasil (TK 190) Bandingkan baki C 330 dengan TK 141. Jana dan cetak 190. Tandakan “x” di kotak samaada jumlah baki yang ditunjukkan betul atau berbeza dengan C 330. Jika TK 190 menunjukkan baki yang sama dengan C 330, PTJ mengemukakan TK 190 yang telah disahkan oleh ketua jabatan. Sekiranya TK 190 tidak sama dengan C 330, maka PTJ menyediakan PPH. Padanan antara TK 141 dan C 330 akan dibuat secara auto.

46

47

48

49

50

51

52

Tatacara memperakaunkan cek tak laku di sistem e. T 53

Tindakan pejabat pemungut 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Klik pada modul penyelenggaran sistem Klik pada sub modul jadula bukan dcspenyelerasan rekod Klik pada butang rekod baru. Pastikan medan berwarna merah diisi. No rujukan dokumen Pilih jenis urusniaga “ 13255 - cek tak laku Kunci masuk amaun cek tak laku dibahagian debit untuk melarasaskan baki asal. Klik butang simpan dan peraku II. 54

ISU-ISU LAIN Untuk makluman semua PTJ yang menggunakan sistem, Notis peringatan penghantaran Penyata penyesuaian, Status penghantaran Penyata penyesuaian dokumen lain yang berkaitan akan dibuletinkan ke sistem e. T dan e. SPKB oleh unit akaun. Oleh itu, minta kerjasama PTJ untuk menyemak buletin dari semasa ke semasa. PTJ dinasihatkan melaporkan segala masalah dan isu berkaitan sistem e. T melalui sistem Unicenter supaya tindakan pembetulan diambil. 55

ISU-ISU LAIN Peringatan mesra : Semua pengguna sistem e. T diingatkan menggunakan sistem ini dengan sepenuhnya mulai 01 Januari 2017. Semua PTJ memastikan penghantaran laporan terimaan menggunakan sistem e. T . Pengguna sistem e. T tidak digalakkan menggunakan format manual kecuali ada masalah sistem e. T. 56

Isu – isu penyediaan penyata penyesuaian akaun hasil melalui sistem e. T Isu Tindakan PTJ Penyediaan Penyata Penyesuaian Butiran di Pastikan PTJ nyatakan butiran yang lengkap Senarai A, B, C dan tepat seperti no penyata pemungut, tarikh dan D dan amaun. PP berstatus 3 PTJ log masalah di unicenter Sila nyatakan No PM (incident number), Tarikh, amaun dan Nombor penyata pemungut di senarai D supaya tindakan pembetulan diambil. Butiran yang diberi mesti lengkap dan tepat. Laporan salah Melaporkan melalui sistem Unicenter supaya PP hendaklah membuat pindaan secara tindakan pembetulan diambil. manual dengan menggariskan angka asal dengan satu garisan sahaja urusniaga tersebut dalam laporan TK 190 – TK 195 dan TK 141 berdasarkan AP 147 (ii) 57

Senarai semak bagi penyediaan penyata penyesuaian hasil Senarai Semak Sistem e. T Sistem e. SPKB PTJ Manual Surat rasmi dari PTJ dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan (Nyatakan dengan jelas bulan PP dan Kod hasil yang disertakan) Sijil pengesahan akaun hasil TK 190 Manual (amaun yang dijana mestilah sama dengan baki C 330) Laporan penyesuaian akaun TK 191 Manual hasil Jumlah mengikut “ Laporan Akau Hasil PTJ” – Rujuk baki TK 141 Jumlah mengikut “Buku Akaun Pejabat Perakunan” – Rujuk Baki C 330 TK 192 - TK 195, Senarai A- D TK 192 - TK 195 (Jika berkenaan) Senarai A, B , C dan D (Jika Berkenaan) Laporan akaun hasil Laporan flimsi C 330 TK 141 Sahaja Salinan buku tunai. 58

TERIMA KASIH