Verksamhetsanalys informationskartlggning Mittuniversitetet Processer verksamhetsanalys och information Processer

Verksamhetsanalys & informationskartläggning Mittuniversitetet

Processer, verksamhetsanalys och information • Processer och processkartläggning • Verksamhetsanalys och informationskartläggning • Informationsstyrning • Syfte: kontextualisera sin egen verksamhet i ett bredare sammanhang och se ev gemensamma intressen/behov Mittuniversitetet

Informationskartläggning och verksamhet • Informationskartläggning gör att man får koll på sin information • Grunden för informationssäkerhet är att ha koll på den information man har och att det finns processer för att ta hand om den på bra sätt • Relaterar information till verksamhet och verksamhetens mål och intressenter • En bild av verksamhetens processer ger också en bild av verksamheten • Är bra underlag för att utvärdera och förbättra verksamheten • Verksamhetsutveckling inkluderar ofta processkartläggningar Mittuniversitetet

Processer • Sätt att beskriva en verksamhet • Har tydlig början och slut • Innehåller ett antal aktiviteter • Ska leverera/resultera i något till någon • Horisontell • Genererar information Mittuniversitetet

Exempel process Mittuniversitetet

Processkartläggning • Kartläggning och redovisning av processer – visualiserar verksamheten. Skapa förståelse för hur olika delar samverkar i en större helhet, vem som är mottagare och vad riktningen är. • Visar vad som ska göras, för vem, vilka aktiviteter • Vilken dokumentation/informationsflöden som ingår i processerna, och andra resurser • Visar hur man ska uppnå verksamhetens mål • Arbetssätt Mittuniversitetet

Vad påverkar vad som dokumenteras? Verksamhetens behov, lagstiftning, ISO 9000, ISO 14000 etc Krav på dokumenthantering Uttrycks i ISO 15489 Kompletteras med bla ISO 23081, ISO 30300 ISO 9000 – Kvalitetsledning ISO 14000 – Miljöledning ISO 15489 – Dokumenthantering ISO 23081 – Metadata ISO 30300 – Ledningssystem för verksamhetsinformation Mittuniversitetet Specifikationer och tillämpningar, t ex standarder som Moreq

ISO 15489 Dokumentation – Dokumenthantering (Records Management) Del 1 • Termer och definitioner • Krav på dokumenthantering • Skapa och fånga records som bevis för verksamhet och som informationstillgång • Säkerställa kvalitet hos handlingar; autenticitet, tillförlitlighet, Integritet och användbarhet • Policy, rutiner och metoder Del 2 • Införandeprocesser, beskrivning dokumenthanteringsprocesser, Teknisk specifikation, riktlinjer, Mittuniversitetet

Records requirements • Verksamhetsbehov • Juridiska och regelmässiga krav • Samhällsbehov Mittuniversitetet

Analys i enlighet med ISO 15489: 2 (steg A-C)

Utformning och införande av dokumenthanteringssystem ISO 15489: 2 • Preliminär utredning (A) • Analys av verksamheten (B) • Identifiering av dokumentationskrav © • Bedömning av befintliga system (D) • Strategier för att uppfylla dokumentationskrav (E) • Utformning av dokumenthanteringssystem (F) • Införande av dokumenthanteringssystem (G) • Granskning, utvärdering (H) Mittuniversitetet

A: Verksamhetsbeskrivning Gör en utredning som fångar: • Organisationens roll och syfte/mål • Dess struktur • Dess legala, affärsmässiga och politiska miljö Kritiska faktorer i samband med dokumenthantering • Syfte är att få en bild av verksamheten för att relatera informationen till den, verksamhetens olika delar, vad informationshanteringen ska stödja etc. Mittuniversitetet

För detta steg kan behövas: • Tillgång till interna källor såsom årsrapporter, organisations- och verksamhetsplaner • Tillgång till externa källor såsom lagstiftning, standarder etc • Tillgång till personal med god kunskap om organisationen och god analytisk förmåga, tex konsulter Mittuniversitetet

Organisationens mål • Mål behövs för att ha en riktning och för att man ska kunna åstadkomma något • Olika typer av mål, tex: visionsmål, ekonomiska mål, verksamhetsmässiga mål, individuella och kollektiva mål mm • Ofta övergripande, strategiska och operativa mål Mittuniversitetet

Verksamhetsidé • Vad/vem organisationen är till för • Inom vilket område organisationen verkar • I vilken riktning organisationen ska utvecklas • Efter vilka principer organisationen ska skötas Mittuniversitetet

Vision & Mission Vision: Ett möjligt önskvärt framtida tillstånd Ledarens roll viktig, personifierar ofta visionerna Mission: ett ”ädelt” syfte, en uppgift att fylla - Visar organisationens långsiktiga riktning - Fungerar som vägvisare och rättesnöre för medlemmar/personal - ger identitet och mening åt medlemmar/personal - framtidsinriktad (vad man ska uppnå) Mittuniversitetet

Intressenter • Vilka intressenter har organisationen, dess verksamhet och information? • Internt och externt Mittuniversitetet

B: Analysera verksamhetens processer Gör en verksamhetsanalys som dokumenterar verksamhet/processer, aktiviteter och transaktioner Analysen kan resultera i: • En beskrivning av organisationens verksamhet och processer • Ett verksamhetsbaserat klassifikationsschema som åskådliggör det hierarkiska förhållandet mellan funktioner/processer, aktiviteter och transaktioner • En karta över organisationens verksamhetsprocesser som visar i vilka moment dokument upprättas eller tas emot Mittuniversitetet

För detta steg behöver du tex: • Samla information från dokumentation, tex processbeskrivningar och organisationsscheman, intervjuer • Analysera det arbete som utförs i den valda verksamheten • Identifiera och dokumentera verksamhet, processer, aktiviteter och transaktioner Mittuniversitetet

För analysen behöver du identifiera: • Organisationens mål och strategier • Organisationens olika verksamhetsområden • De processer och aktiviteter som ingår i verksamheten Mittuniversitetet

Olika typer av processer Kärnprocesser • Verksamheter där organisationen levererar varor eller tjänster till sina ”kunder”, dvs där organisationen uträttar det som den är till för • Kan också kallas huvudprocesser Mittuniversitetet

Olika typer av processer Ledningsprocesser • Leda och styra verksamheten • Målstyrning, kvalitetsutveckling, planering och uppföljning mm • Ledningen främjar de värdeskapande kärnprocesserna och är på så vis en stödprocess, men pga dess strategiska natur hanteras den som särskild processtyp Mittuniversitetet

Olika typer av processer Stödprocesser • Verksamheter i de administrativa och tekniska funktioner som krävs för att kundprocesserna ska fortgå • Hit hör de funktioner som hanterar organisationens resurser – ekonomi, IT, personal, lokaler, administrativa funktioner, dokumenthantering Mittuniversitetet

Analys av processer • Förhållandet mellan processer och verksamhetskontext • Förhållandet mellan processer och regler som styr deras utförande • En hierarkisk nedbrytning av processerna i deras ingående beståndsdelar • Det sekventiella beroendet mellan processer och mellan enskilda transaktioner • Contextual, functional (verksamhet) och sequential (process) analysis Mittuniversitetet

Kontextuell analys (Contextual analysis) • Lagstiftning • Standarder • Etiska koder • Samhällskrav • Policys • Interna regelverk och rutiner Definierar uppdrag Mittuniversitetet

Verksamhetsanalys (functional analysis) • Identifiera organisationens mål och strategier • Bestäm verksamhetsområden/funktioner • Identifiera processer som utgör funktionerna • Analysera ingående aktiviteter/delar i processerna Top-down analysis Ger en helhetsbild av verksamheten Mittuniversitetet

Process analys (Sequential analysis) • Identifiera följden av aktiviteten/transaktionen som ingår i en process • Identifiera och analysera ev variationer • Bestäm regelverk/verksamhetskrav som ligger till grund för aktiviteterna • Identifiera samband med andra processer och system Kronologisk sekvens av ingående steg i en process Aktivitetsnivå Den nivå som genererar information, koppling handling – aktivitet/transaktion Mittuniversitetet

”nivåer” • Verksamhetsområde • Huvudprocess (aggregerade processer) • Process • Transaktion/Aktivitet Mittuniversitetet

• Processbeskrivning: Redovisar aktiviteter som tillsammans möjliggör leverans av vara eller tjänst. • Aktivitet: kan bestå av en eller flera händelser/transaktioner • Dokumentation (records) uppstår när aktiviteter/transaktioner behöver verifieras Mittuniversitetet

Processnivå Aktivitetsnivå Början Transaktionsnivå Händelse Aktivitet 1 Transaktion Beslut Händelse Transaktion Aktivitet 2 Transaktion Aktivitet 3 Slut Transaktion Händelse Transaktion Information Mittuniversitetet Information Dokument Information

C: Identifiera dokumentationsbehov • Vilken dokumentation finns i dagsläget i respektive process och aktivitet? Typer av records. Vilken information genererar olika aktiviteter? • Saknas någon dokumentation? Är det tillräckligt? • Bestäm vilken information som bör skapas i varje process och hur det ska dokumenteras • Bedöm dokumentationsbehov utifrån en noggrann analys av varje verksamhet/process, aktivitet och transaktion • Beakta risker som är förknippade med frånvaro av dokumentation Mittuniversitetet

Krav på dokumenthantering kan ställas från lagstiftare eller organisationens kontext, tex gällande: • Vid skapande av handlingar • Bevarande och gallring • Tillgänglighet • Innehåll • Form och struktur • Kvalitetsaspekter • Risker Mittuniversitetet

Värdering av information • Värdering vad som ska bevaras/gallras • Processen där organisationen identifierar krav för att bevara information • Beslut om vilken information som ska fångas/skapas • Beslut om hur länge den ska bevaras • Gallringsutredning • Bedömning utifrån analys av verksamhet och aktiviteter • Ev krav på ny dokumentation Mittuniversitetet

Potentiella användare • Verksamheten själv • Myndigheter • Medborgare, företag, entreprenörer • Medier/journalister • Skolor • Forskare • IT-system • mfl… Mittuniversitetet

Informationsstyrning Dokumenthanteringsplaner ett styrmedel • Styrdokument för hur arkivinformation/records ska hanteras • Sammanställning av de records som används i aktuell verksamhet • Anger tex: - typer av records - medium - förvaringsplats - bevarande/gallring & ev gallringsfrist - information om processer och aktiviteter • Redovisar informationen utifrån verksamhetens processer • Kan samordnas med informationssäkerhetsklassningen Mittuniversitetet