Arbetsstt och roller fr prioriterade processer inom Region

Arbetssätt och roller för prioriterade processer inom Region Östergötland 2014 -08 -25, Mårten Elfström Region Östergötland

Syfte • Att beskriva och besluta om arbetssätt och roller för prioriterade processer inom Region Östergötland. • Besluta om vilka processer som är prioriterade. Region Östergötland

Varför processledning? Vården blir alltmer komplex och modern vård kräver i ökad omfattning insatser från olika vårdaktörer. Det ställer allt högre krav på utformning, ledning och styrning av vårdprocesserna. Ett viktigt mål är att fokusera på patientens väg genom vården och att optimera denna så långt det är möjligt (flödeseffektivitet). Enbart optimering av de enskilda verksamheterna inom samma vårdprocess riskerar att leda till ineffektiva vårdflöden med minskad vårdkvalitet, onödigt långa ledtider och lägre patienttillfredställelse. Hämtat ifrån: Ledning och styrning av verksamhetsövergripande processer. 2013 -10 -17 Region Östergötland

Processorganisation Processägaren utses av regiondirektören för prioriterade regionövergripande processer Processägare Verksamhetschefer Processteam Region Östergötland Processledare Verksamhetsrepresentant er Processledning

Målområden för prioriterade processer Processledning verksamhetschefer Medborgare, Process, Medarbetare, Ekonomi Region Östergötland Vårdkvalitet Flödeseffektivitet Patientupplevelse

Struktur för processledning För att möjliggöra ett effektivt arbete och långsiktighet finns en gemensam struktur för prioriterade processer inom Region Östergötland som innehåller: • Förstudie och beslut om att prioritera en process • Arbetssätt, roller, resurser och andra förutsättningar under genomförandet • Beslut om att inte längre vara en prioriterad process. Region Östergötland

Beslut om att starta • En förstudie görs för att säkerställa att ”rätt” process blir prioriterad. • Beslut om att prioritera en process sker i HSLG. Processägare utses av Regiondirektören. • En beställning, med effektmål och förutsättningar, tas fram i dialog mellan Regiondirektören och utsedd processägare. • Beslutet, effektmål och val av processägare kommuniceras ut. • Lisa uppdateras med information om processen. Region Östergötland

Förutsättningar En prioriterad process har alltid: • en processägare • en processledare med avsatt tid • en processledning bestående av berörda verksamhetschefer. • en utvecklingsplan. • metodstöd av UPE vid uppstart, löpande och vid uppföljning. • en processdialog en gång per år med hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp. • en redovisning av status i delårsrapport 08. • företräde till stödjande resurser i dialog med Projekt och utredningsenheten på ledningsstaben. Region Östergötland

Utvecklingsplan 1. Processbeskrivning • Vad initierar den och var slutar den • Vilka enheter ingår 2. Styrkor / Svagheter 3. Målbild 4. Mål och utfall 5. Prioriterade förbättringsområden / Status 6. Roller / organisation / resurser Region Östergötland

Processägare Huvuduppgifter Syfte • Att säkerställa en kund-/patientorienterad och effektiv process avseende arbetssätt, roller och resurser. • Ansvar/befogenheter • • Ordförande i processledningen. Att sätta mål för processen. Att processen uppnår de uppsatta målen Att i samråd med övriga processledningsmedlemmar besluta om förändringar i arbetssätt, roller och resurser. Resurser för utvecklingsarbetet • • Tid – egen tid inom befattningen Pengar – kostnader för processledare och utvecklingsarbete fördelas på ingående centrum. Insatser som blir projekt hanteras i projektportföljen. Region Östergötland • • • Att i samverkan med övriga processledningssmedlemmar fastställa mål. Att beställa förbättringsarbete och efterfråga resultat. Att säkerställa resurser för utvecklingsarbetet. Att besluta om nya/förändrade arbetssätt, roller och resursfördelning. Att leda, inspirera och följa upp pågående arbete. Kommunicera och rapportera processens resultat Ägare till processgemensamma dokument Kompetens/egenskaper • • • Helhetssyn på processen och ingående verksamheter samt förståelse för kundbehov Förmåga att skapa konsensus Intresserad och mån om resultat Bra på sidledsansvar Kommunikativ förmåga

Processledningen Syfte Huvuduppgifter Att styra och leda utvecklingsarbetet i processen. • • Ansvar/befogenheter • • • Att ta fram mål och bestämmer viljeinriktning för processen. Att processen uppnår de uppsatta målen Att fatta beslut om och implementera förbättringar avseende arbetssätt, resurser och roller som berör flera enheter. Att vara ambassadör för processen Att besluta om utvecklingsplanen för processen Resurser • Tid – egen tid inom befattningen Region Östergötland • • Ta fram mål och fokus för processutveckling. Beställning och prioritering av fokusområden för kartläggning och analys utifrån mål. Att besluta om implementering av förbättringar som berör flera enheter. Att kommunicera förbättringar inom respektive enhet. Att utse deltagare i processteamen Kompetens / egenskaper • • Helhetssyn på processen och ingående verksamheter samt förståelse för kundbehov Förmåga att skapa konsensus Intresserad och mån om resultat Bra på sidledsansvar

Processledare Syfte Att på ett tydligt uppdrag av processägaren leda analys- och förbättringsarbete samt förvalta processen. Att leda processteamet/teamen i patientorienterat förbättringsarbete. Ansvar/befogenheter • • • Att utveckla effektiva arbetssätt och roller. Att stödja vid införande av nya arbetssätt/roller. Att en gång per år leda en analys av processen och föreslå förbättringsåtgärder. Att upprätthålla en kommunikationsplan för processen. Rätt avropa stödjande resurser. Resurser för utvecklingsarbete • 20 h/vecka för prioriterade regionövergripande processer. Region Östergötland Huvuduppgifter • • • Planera arbetet i processen i en utvecklingsplan. Definiera och kartlägga processen. Utvärdera och analysera processen i syfte att utveckla processen samt följa upp att den följs. Identifiera och föreslå vad som ska mätas i processen samt genomföra mätningar. Leda intern och extern benchmarking i processen. Vara remissinstans för verksamhetsstyrande dokument i processen. Vara remissinstans och kravställare på kompetens och IT-stöd till processen. Kommunicera hur processen ska fungera och fungerar. Kontaktperson för rapportering och uppföljning Egenskaper / kompetens • • • Starkt intresse för den verksamhet processen stödjer Drivande och analytisk, bra på sidledsansvar Kommunikativ förmåga Förståelse för patientbehov Kunnig inom förändringsledning

Processteam Huvuduppgifter • Syfte Att i en tvärfunktionell grupp analysera och förbättra en process. Gruppen består både av verksamhets- och förbättringskompetens. Ansvar/befogenheter • • Att använda tilldelade resurser (tid och pengar) till och skapa ett resultat i linje med uppsatta mål. Att ta initiativ till förbättringar av arbetssätt, roller och resurser. Resurser för utvecklingsarbete • Tid - efter behov beroende på komplexitet och utvecklingsbehov. Ingår som en del av eget/enhetens ordinarie arbete. Region Östergötland • • Under ledning av processledaren planera utvecklingsarbetet. Analysera arbetssätt, roller och resurser. Utveckla nya arbetssätt, förbättra roller samt förbättra resursanvändning. Stödja vid implementering av beslutade förbättringar. Följa upp och säkerställa effekt av genomförda förbättringar. Egenskaper / kompetens hos medlemmarna • • Förbättringskompetens Verksamhetskompetens Förståelse för kundbehov Bra på sidledsansvar Kommunikativ förmåga Innovativ förmåga Samarbetsförmåga

Regelbundna möten 1/1 Processledning Processledning 1/7 Region Östergötland Processdialog Processledning plus hälsooch sjukvårdens ledningsgrupp

Processmognad Hög nivå på struktur Fokusera på resultat Föredömligt Låg nivå på struktur Bygg struktur och fokusera på mål Fokusera på struktur Region Östergötland Låg nivå på mål och resultat Hög nivå på mål och resultat

Beslut om övergång till förvaltning • Hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp fattar beslut om att en process inte längre är prioriterad. Processen övergår därmed i förvaltning och tillförs inte längre prioritet och extra utvecklingsresurser. • Lisa uppdateras med information om att processen inte längre är prioriterad. Region Östergötland

Mer information finns här http: //lisa. lio. se/Startsida/Verksamheter/Halso--ochvardutvecklingscentrum/Utvecklings--ochpatientsakerhetsenheten 1/Enheten-forverksamhetsutveckling/Processledning/ Region Östergötland