Manajemen Perkantoran Modern Oleh Drs PETRUS RESI M

Manajemen Perkantoran Modern Oleh : Drs. PETRUS RESI, M. Si PP Kamis, 13 September 2012 pada Diklat Prajabatan Gol III Kabupaten Karanganyar Pukul 07. 30 s. d. 18. 00 WIB BADAN DIKLAT PROVINSI JAWA TENGAH PRAJAB III - MANAJEMEN TAHUN 2012 PERKANTORAN MODERN

Drs. PETRUS RESI, M. Si Ende-Flores-NTT, 14 April 1955 Widyaiswara Madya Penmbina Utama Muda/IV C Sarjana Administrasi Negara FIA Unibraw Malang 1983, S 2 SP UKSW Salatiga 2004 Istri 1 anak 2 (laki-laki) CPNS 1986 s. d. Eselon II di Kota Salatiga Pelaksana Tugas Kasubbag Ortala 1988 Kasubbag Ortala 1989 Kabag Organisasi 1993 Kabag Sungram 1999 Kabag AP-3 2001 Kakan Inkom 2003 Kadin Kop dan UKM 2008 Kadisperindagkop dan UMKM 200 SAW 2011 Widyaiswara Juni 2011 Jl. Sadewa II/2 Perumnas Mapagan Ungaran 08122802631 PRAJAB III - MANAJEMEN Email : petrus. resi@yahoo. co. id PERKANTORAN MODERN

TPU Setelah pembelajaran selesai, peserta mampu menerapkan manajemen perkantoran modern di unit kerjanya dengan baik dan benar PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

TPK : Peserta Diharapkan Mampu 1. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern 2. Menguraikan pelaksanaan manajemen perkantoran modern 3. Menerapkan teknik-teknik korespondensi dengan baik dan benar 4. Menerapkan teknik mengarsipkan surat dengan baik dan benar 5. Menyelenggarakan rapat dinas dengan baik dan benar 6. Mempraktikkan tata cara pembuatan laporan dengan baik dan benar 7. Menjelaskan teknologi informasi untuk perkantoran modern PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

MEMAHAMI MAKNA MANAJEMEN PERKANTORAN 5 wekawe

TEORI MANAJEMEN Dr. Ermaya Suradinata M`anajemen adalah Suatu Proses Kegiatan Melalui Kegiatan Orang Lain Sesuai Kemampuan dan Keterampilan Untuk Mencapai Tujuan Yang Telah Ditetapkan GR. Terry Dalam Bukunya “Principles of Management” Mengemukakan : Manajemen adalah Pencapaian Tujuan Yang Telah Ditetapkan Melalui / Bersama Orang Lain 6 wekawe

1. Planning (Perencanaan) 2. Organizing (Pengorganisasian) 3. Actuating (Penggerakan) 4. Controlling (Pengawasan) 7 wekawe

Yang Digunakan Dalam Menajemen Untuk Mencapai Tujuan : 1. Man 2. Money 3. Material 4. Machines 5. Methode 6. Market 8 wekawe

PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Apa yang Anda ketahui tentang Kantor ? ! PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Pengertian Kantor ini tidak baik, masa proposal sudah disampaikan sebulan yang lalu sampai saat ini belum dijawab Memang tidak mudah untuk bertemu dengan dia, kita harus minta waktu terlebih dahulu beberapa hari sebelumnya, PRAJAB III - MANAJEMEN ia orang kantor. PERKANTORAN MODERN

Pengertian Kantor Lalu, apakah saya bisa bertemu dengan pemilik kantor ini…. ? ! Sebaiknya Bapak datang lagi sekitar pukul 3 siang, Sekarang Bapak Kepala sedang tidak ada. PRAJAB di kantor III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Alaah…. . urusan kantor koq Pak…. tidak untuk tamasya…. Semuanya juga dibiayai kantor…. ck…ck…ck…. Katanya mau pergi keluar negri dek…. PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN Pengertian Kantor

Yaa……… Tapi rumah ini bukan milik kita… ini hanya fasilitas kantor lho Bu…. . !! Waah……… rumahnya bagus Pak…. . !! PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Namanya juga kantornya orang-orang penting…… Waahh…. . kantornya bagus Pak… besar, bertingkat lagi… PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Bapak dari kantor Pos ya…. Kereeen…. Ada surat dari Kantor Pertanian Semarang Dek… PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Perkataan kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” yang bisa diartikan sebagai : Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo : 1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis. 2. Markas, atau ruang (kompleks) dimana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas – aktivitas pokoknya. 3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi, 4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan. PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Sedang pengertian kantor dalam bahasa Inggris “Office” yang bisa diartikan sebagai : Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo : 1. Kewajiban, tugas, fugsi (duty, task, function). 2. Jabatan (tenure of official position). 3. Markas atau ruang dimana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government, department, etc). 4. Jasa pelayanan (service, kind help). 5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan – urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, and duties). 6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place, building, rooms, of business and clerical work). PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Kantor Di Indonesia sendiri pengertian kantor diartikan sebagai tempat, atau ruangan, dan proses kegiatan penanganan data / informasi. Simpulan : a. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyampaian data / informasi. b. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian / penyampaian data / informasi. c. Sarana Pemusatan Kegiatan Bersifat Administratif atau manajerial PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

K A N T O R TEMPAT RUANGA N (STATIS) Ø PENGUMPULAN Ø PENCATATAN Ø PENGOLAHAN Ø PENYIMPANAN PROSES KEGIATA N (DINAMIS) SARANA (FUNGSIO NAL) Ø PENDISTRIBUSI AN Ø PENYAMPAIAN DATA/INFORMA SI PEMUSATAN KEGIATAN ADMINISTRA TIF/MANAJER IAL/ FASILITATIF PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN SASARAN UTAMA KEGIATAN PERKANTORAN PENANGANA N DATA / INFORMASI FUNGSI 2 MANAJ. 6 M + 1 T

MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR 1. Tulis Menulis a. Surat Menyurat b. Arsip c. Pendiktean d. Pelatinan e. Pengetikan f. Pengoreksian g. Penandatangan h. Penghitungan i. Pembuatan Laporan 2. Bukan Tulis Menulis a. Penggandaan b. Tata Ruang Kantor c. Tata Lingkungan Kantor d. Pelayanan Tamu e. Pelayanan Telepon PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

DEFINISI MANAGEMENT PERKANTORAN 1. Menurut Athur Grager Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi 2. Menurut Edwin Robinson Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran 3. Menurut The Liang Gie Manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, mengendalikan, menyelenggarakan secara tertib suatu kegiatan (office work) PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Neitbits dlm Megatrend 2000 Kantor tidak mesti pada tempat yg tetap, rumah bisa jadi kantor jika dilengkapi perangkat komputer yg terhubung dalam dunia maya (internet) PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Ciri² Perkantoran Modern 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mempunyai bangunan dan tata ruang yang baik Mengunakan alat dan perlengkapan tepat Pegawai melaksanakan tugas secara profesional dan disiplin Cara berfikir pegawai modern Menggunakan biaya secara efisien Tata laksana demokratis dan produktif Keuntungan Sistem Komputer 1. 2. 3. 4. 5. Kecepatan Kecermatan Handal Keterkinian komunikasi Pemrosesan data cepat dan akurat PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

ORGANISASI ADALAH “SETIAP BENTUK PERSEKUTUAN DUA ORANG ATAU LEBIH YG BEKERJASAMA UTK MENCAPAI TUJUAN YANG TELAH DITENTUKAN DAN TERIKAT SECARA FORMAL DALAM SUATU SUSUNAN HIERARKHIS”. 1. 2. 3. 4. 5. KELOMPOK ORANG KERJASAMA TUJUAN KETERIKATAN FORMAL SUSUNAN HIERARKHI PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Tugas pokok sering juga disebut dengan tugas substantif yaitu : tugas – tugas yang mengenai tujuan dari organisasi itu sendiri. Tugas penunjang adalah : tugas – tugas yang bersifat membantu, melayani, memudahkan & melancarkan tugas pokok, serta tugas – tugas pimpinan. PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

1. 2. 3. 4. 5. PRINSIP KERJA EFEKTIF BY LEFFINGWELL Perencanaan What job, how, when, where, how faster finished the job Jadwal tentukan jadwal, selaraskan dg jadwal lain, laksanakan walau sulit Pelaksanaan scr trampil, teliti, cepat, tanpa upaya yg tak perlu, tanpa keterlambatan yg tak perlu Ukuran kualitas, kuantitas, sesuai potensi anda, prestasi masa lalu, prestasi organisasi lain Imbalan uang, kondisi kerja yg baik, kesehatan, kebahagiaan, pengembangan diri PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

DEFINISI DATA 1. Menurut The Liang Gie Data adalah hal peristiwa kenyataan yang berisi pengertian untuk dasar menyusun keterangan pembuatan kesimpulan dan keputusan 2. Menurut Gorden Data adalah bahan mentah/bahan baku informasi yakni sekelompok lambang tidak acak yang menunjukan jumlah tindakan sesuatu dsb. ) 3. Menurut Webster’s Fakta-fakta - bisa tabel, grafik, statistik dari mana kesimpulan dapat ditarik) PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

n DEFINISI INFORMASI Informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti untuk pimpinan dalam pengambilan keputusan Kegunaan Informasi tergantung pada a. Tujuan Penerima b. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data c. Waktu d. Ruang dan Tempat e. Bentuk dan bidang yg perlu perhatian f. Semantik, hubungan kata dan arti yg diinginkan (sudah jelaskah, sesuai tujuan, tepat sasaran? ) PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

FUNGSI KANTOR Menurut : Mills & Standingford 1. 2. 3. 4. 5. Menerima informasi, misal : surat, telepon, laporan, faktur Merekam Informasi a. Informasi disimpan untuk memenuhi kebutuhan pimpinan guna perencanaan dan pengendalian b. Hasil negosiasi, transaksi Mengatur Informasi a. Memberi informasi untuk pimpinan b. Penyiapan laporan Memberi Informasi Misal : Instruktur, laporan perkembangan Melindungi Informasi Melindungi hasil rekaman, mengamankan uang di bank PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

EFISIENSI PERKANTORAN MODERN 1. FIKIRAN mencapai cara termudah: jangan mempersulit diri 2. TENAGA mencapai cara teringan: otomatisasi perkantoran 3. WAKTU mencapai cara tersingkat: rencanakan kegiatan dg sebaik-baiknya 4. RUANG mencapai cara terdekat: letakkan barang penting dekat 2 & buang barang tak berguna 5. BENDA mencapai cara termurah: tetapi jangan beli barang yang cepat rusak PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

TOPIK DISKUSI I. MEMBACA KORAN, MAIN GAME DAN NGOBROL PADA JAM KANTOR II. LINGKUNGAN KERJA YANG TIDAK KONDUSIF III. TIDAK ADANYA KETELADANAN PIMPINAN IV. PERILAKU TIDAK JUJUR, KORUPSI DAN PENYALAHGUNAAN WEWENANG PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

PRESENTASI PENYAJI KELOMPOK VII KELOMPOK III KELOMPOK V PEMBAHAS KELOMPOK VIII KELOMPOK VI KELOMPOK IV PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Fungsi Surat Dinas A. Umum Alat komunikasi tertulis untuk sampaikan informasi B. Khusus n Wakil penulis berhadapan dengan penerima surat n Alat pengingat ( Arsip ) n Pedoman kerja ( SK, Surat Instruksi ) n Bukti Tertulis ( Perjanjian ) n Alat bukti ( Perkembangan instansi ) PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

TEKNIK-TEKNIK KORESPONDENSI Definisi Surat Menurut Zaenal Arifin l Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari pihak satu (org, instansi) kepada pihak kedua l Surat adalah kertas yang berisi bahan komunikasi tertulis dari seseorang kepada orang lain PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Syarat Surat Dinas Yang Baik • Format Menarik & sesuai ketentuan • Bahasa Jelas, Ringkas, Tegas, Padat, Lengkap, Tepat, Sopan • Harus bercirikan formal or Kedinasan • Penggunaan Bahasa Indonesia Baku PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

n SYARAT PENULIS SURAT Menguasai : 1. Materi komunikasi 2. Bahasa 3. Pemikiran penerima surat 4. Posisi dalam hubungan kerja penulis dan pembaca 5. Tehnik korespondensi n LANGKAH PENULISAN SURAT 1. Penegasan tujuan penulisan surat Pengumpulan data / informasi Perkiraan tentang pembaca Penysunan konsep Penyelesaian 2. 3. 4. 5. PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

BAGIAN - BAGIAN SURAT 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Kepala surat Tanggal surat No surat Sifat surat Lampiran Hal Alamat 8. Kalimat pembuka 9. Isi surat 10. Kalimat penutup 11. Nama jabatan 12. Nama, NIP, tanda tangan 13. Tembusan 14. Initial PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Bagian surat Contoh surat 1 3 5 2 4 7 6 8 9 10 13 14 12 11 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Bagian surat Kepala surat Tanggal surat Nomor surat Sifat surat Lampiran Hal /perihal Alamat dalam Kalimat pembuka Isi surat Kalimat penutup Nama Jabatan Nip /tanda tangan/cap Tembusan initial PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Jenis-Jenis Surat Dinas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Surat Undangan Surat Pengantar Surat Pemberitahuan Surat Permohonan Bantuan Surat Keterangan Surat Tugas Surat Edaran Surat Pernyataan Surat Pengumuman Surat Peringatan Surat Ucapan Terima Kasih Surat Permohonan Izin Surat Pemberian Izin Surat Perintah Kerja 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. Surat Perjanjian Kerja Surat Keputusan Surat Pengusulan Surat Susulan Surat Kuasa Surat Panggilan Surat Berita Acara Surat Laporan Surat Rekomendasi Surat Penunjukan Surat Pemberi Bantuan PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

TEKNIK MENGARSIP SURAT (FILING) ¡ DEFINISI ARSIP Naskah informasi yang dibuat dan diterima lembaga negara / swasta dalam bentuk tunggal / kelompok untuk kegiatan administrasi TUJUAN ARSIP 1. Sebagai referensi 2. Memberikan data / informasi pada pimpinan untuk pengambilan keputusan 3. Memberi Keterangan Vital, misal bukti hukum PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

MACAMARSIP MACAM ARSIP STATIS ARSIP DINAMIS Tidak dipergunakan secara langsung dlm penyelenggaraan Administrasi Langsung dipergunakan dlm penyelenggaraan Administrasi Arsip In. Aktif Arsip Aktif Frekwensi penggunaannya mulai menurun Dipergunakan langsung dan terus menerus PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

NILAI GUNA ARSIP (ALFRED) 1. 2. 3. 4. 5. 6. Administrative Value KTP, Paspor, STNK, SIM, Kartu ASKES, Kartu Keluarga Legal Value Akte Notaris, A. Kelahiran, SK Pangkat, SK Jabatan, BPKB Fiscal Value Buku Tabungan Bank, Kartu ATM, Akte Tanah, BPKB, Slip Tagihan Research Value Buku Orasi Ilmiah, Skripsi, Makalah, Modul Diklat Educational Value Ijazah, Sertifikat Training Documentary Value PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN Foto Perkawinan, Foto Wisuda, Foto Kejuaraan, VCD MODERN

§ SIKLUS ARSIP 1. Tahap penciptaan a. b. c. 2. Tahap pemanfaatan a. b. 3. 4. 5. Sebagai media informasi untuk perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan Arsip Eksternal (surat, laporan) diluar kendali organisasi Arsip Internal ( terkendali ) Arsip dinamis aktif Arsip dnamis inaktif frekuensi penggunaannya tinggi frekuansi jarang Tahap penyimpanan To file and to find Tahap pemindahan Pemindahan dari dinamis aktif ke dinamis inaktif Tahap pemusnahan a. b. Dibuang ke tempat sampah Menggunakan mesin PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

GEJALA SISTEM KEARSIPAN KURANG EFEKTIF a. b. c. d. Sulit mencari arsip yg diperlukan Hilangnya arsip penting Kondisi “Banjir Arsip” Ruang Kantor Tersita untuk menyimpan arsip DEFINISI FILING Proses klasifikasi, mengatur dan menyimpan arsip agar mudah ditemukan jika dibutuhkan PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

5 Sistem Filling 1. 2. 3. 4. 5. Sistem Alphabetis a. Arsip bedasarkan abjad ( a, b, c. . ) misal : surat, formulir, laporan b. Diklasifikasikan berdasar nama perusahaan, orang, instansi, tempat, barang Sistem filing subjek Masalah² dikelompokan jadi satu subjek. misal : kepegawaian ( cuti, kenaikan pangkat/kuangan/gaji, lumpsum ) Sistem nomor Arsip berdasarkan kode nomor dengan sebagai pengganti nama orang / instansi Sistem geografis Arsip berdasarkan daerah wilayah / geografis Sistem kronologis a. Arsip disusun menurut tanggal masukl dan keluar b. Surat masuk yang terakhir ditempatkan paling depan PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

PERALATAN FILING 1. Filing cabinet ( Almari arsip ) 2. 3. a. Daya tampung 5. 000 kertas disusun vertikal berderet kebelakang b. Perlu ruangan untuk memindahkan keluar masuknya arsip surat Guide Sebagai petunjuk dan pemisah Folder a. Tempat untuk menempatkan arsip dalam file b. Berwujud lembaran berlipat tanpa daun penutup PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

PENYIMPANAN (FILING) ARSIP Pemeriksaan arsip a. b. 1. 3. Mengindeks a. b. Menentukan nama apa / subjek apa surat disimpan Sistem abjad nama pengirim Sistem numerik angka, dsb Memberi tanda a. b. 4. Diperiksa apakah sudah ada instruksi untukk disimpan ( realse mark, file, simpan ). Surat yang masih dalam proses jangan disimpan. Pengkodean dengan memberi tanda garis dengan warna pada kata lengkap Surat mudah disortir Mensortir Arsip Mengelompokan surat untuk disimpan 5. Menyimpan arsip di filing cabinet PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

PENEMUAN ARSIP (RETRIEVAL) 1. Peminjam Mengisi Formulir: - nama peminjam - nomor arsip - tanggal harus kembali - pengesahan petugas 2. Menaruh Kartu Subsitusi (Out Guide / Out Folder) a. Identifikasi arsip sedang dipinjam b. Penyimpanan mudah 3. Sekretaris tanggung jawab terhadap arsip, berwenang simpan + ambil arsip 4. Tindak lanjut menagih + mengingatkan PRAJAB III - MANAJEMEN pada peminjam PERKANTORAN MODERN

Rasio Penemuan = Jumlah arsip ditemukan Jumlah arsip Arsip dicari Arsip ditemukan Ratio penemuan a. > 99, 5 % b. 97 % - 99, 5% c. < 97 % = 60 = 56 = 97, 7 % = arsip disimpan baik = arsip kondisi memuaskan = arsip perlu dibenahi PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN x 100%

PENYUSUTAN ARSIP 1. Dasar Pemindahan Arsip Dilakukan setelah arsip inaktif (1 tahun arsip jarang dipakai). Ada Jadwal Retensi Arsip 2. Cara Pemindahan: a. Pemindahan Kontinue Selesai digunakan, arsip dipindahkan jadi arsip inaktif. Mis : kantor pengacara, arsitek, proyek b. Pemindahan Periodik Arsip dipindahkan setelah 1 periode tertentu PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

3. Pemusnahan Arsip diperhatikan = a. Arsip tidak penting Setelah selesai + tidak berguna bagi pimpinan sebaiknya dimusnahkan mis : pengumuman, undangan b. Arsip Yang Membantu Berguna untuk kelancaran kegiatan organisasi, misal: bukti pembayaran, disimpan s/d 1 tahun. c. Arsip Penting Berguna untuk kelangsungan usaha misal: data laporan keuangan d. Arsip Vital Menentukan exsistensi organisasi, tidak dapat dimusnahkan misal : SK ttg struktur organisasi, laporan keuangan, hak cipta, rekam medik (arsip pasien), berkas, peserta, mahasiswa, murid Pemusnahan Arsip PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Contoh Jadwal Retensi Arsip GOL. ARSIP UMUR ARSIP JENIS ARSIP KET. AKTIF INAKTIF 1. Akte Pendirian Perusahaan - - abadi 2. Daftar Saham - - abadi 3. Akta Tanah - - abadi 4. SK. Pengangkatan - - abadi 1. Pertanggungjawaban Keuangan 5 th 25 th musnah 2. Cek Bekas 5 th 25 th musnah 3. Surat Perjanjian Sesuai keperluan musnah Membantu 1. Laporan tahunan 2 th 10 th musnah 2. Neraca 2 th 10 th musnah Tidak Penting 1. 1 bulan - musnah Vital Penting Pengumuman 2. Undangan PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

XVI. PENYIAPAN DAN PELAYANAN RAPAT Rapat: . Bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka, diselenggarakan oleh banyak organisasi. . Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok. . Media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat. . Komunikasi kelompok secara resmi. . Pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi. . Pertemuan para anggota organisasi / para pegawai untuk membahas kepentingan organisasi. PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Langkah-Langkah Penyiapan Rapat l Mempersiapkan Ruangan l Membuat Daftar Acara l Membuat Undangan l Mempersiapkan Bahan Rapat l Mempersiapkan Peralatan Rapat l Membuat Catatan Rapat l Mengirimkan Catatan Hasil Rapat l Melakukan Pekerjaan Tindak Lanjut PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Mempersiapkan Bahan Rapat l Acara atau Agenda Rapat l Hasil Rapat yg Lalu l Kertas Kerja yg akan dibahas l Bahan Referensi Rapat (peraturan 2) l Bahan 2 bagi peserta Rapat PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Mempersiapkan Peralatan Rapat l Papan Tulis dan Spidol l Flip Chart l OHP or LCD Proyektor and Laptop l Blok Note dan pulpen bagi peserta l Tape Recorder untuk merekam jalannya rapat PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Notulen / risalah rapat Ditandatangani Ketua rapat Catatan singkat tentang pembicaraan • • • Ringkas, jelas & tegas. Ditulis pokoknya saja. Dibuat oleh seorang penulis yang cakap/mampu. Susunan notulen rapat : a Judul Notulen. a Waktu dan tempat serta jam (mulai & selesai). a Pemimpin (ketua dan sekretaris). a Jumlah yang diundang: Hadir : Tidak hadir : a Acara rapat (sebut secara berurutan). a Jalannya rapat. (Acara I sampai dengan penutup, termasuk keputusan rapat). a Tempat, tanggal, bulan dan tahun. a Pembuat notulen (Sekretaris). a Pengesahan notulen. PRAJAB oleh IIIketua. - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

1. Menurut E. Zainal Arifin, laporan adalah “bentuk penyajian fakta tentang suatu kegiatan”. 2. Menurut Prajudi Atmosudirdjo, laporan adalah “setiap tulisan yg berisi hasil pengolahan data-informasi”. 3. Menurut Charles E. Redfield, laporan adalah “segenap hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain, disebut juga komunikasi adm. (administrative communication)”. PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Peranan Laporan dalam Administrative Communication sangat strategis, sebagai : 1. 2. 3. 4. 5. Pertanggungjawaban & pengawasan / pengendalian Penyampaian informasi Bahan pengambilan keputusan Alat pembina kerjasama Alat pengembang cakrawala wawasan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Harus benar dan obyektif Harus jelas dan cermat Harus langsung mengenai sasaran Harus lengkap Harus tegas dan konsisten Harus diusahakan secepat-cepatnya Harus tepat penerimanya PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

SYARAT LAPORAN YG BAIK BENAR & OBYEKTIF n. Didukung data lengkap, akurat, sahih tdk kadaluarsa. n. Analisis sec. Obyektif. n. Mudah dimengerti. n. Mengacu pada tuj lap. JELAS n. Kalimat sederhana n. Gunakan istilah pop. n. Tata bhs & ejaan benar n. Gunakan klmt logis yg bukan ungkapan TEGAS & KONSISTEN n. Tdk ada kontroversi n. Ket. Tdk ber ubah 2 n. Gaya tulisan stabil. LANGSUNG SASARAN TEPAT WAKTU Lap singkat, tepat, n. Pimp terima lap padat, jelas & langs waktunya mengenai sasaran. n. Lap dpt mencpai tuj. n. Perencanaan tepat TEPAT PENERIMA n. Diterima ol yg berkep n. Tdk slh alamat/kirim PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN LENGKAP n. Mrp resume singkat n. Tdk timbulkan mslh n. Sertai data penunjang (Statistik, gambar, skema, bagan dll. )

Ada bermacam - macam teknik penyajian data, yaitu diantaranya adalah sebagai berikut : Bentuk Bagan : Bagan. Organisasi, Bagan. Proses, Bagan. Arus, rbandingan, Bagan Pohon. Bentuk Grafik : Grafik Garis, Grafik Lajur, & Grafik Lingkaran. Bentuk Tabel : Variabel (untuk memudahkan analisis). Bentuk Matematik : Statistik(metodenyamean, median, & mode). Ada beberapa bentuk cara penyajian dari laporan tertulis, yaitu sebagai berikut : Bentuk Memo / Nota Bentuk Surat Bentuk Memograf Bentuk Matriks Bentuk Buku PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

1. Menetapkan perihal (subyek), & judul laporan 2. Mengumpulkan data dan fakta 3. Evaluasi data 4. Pengolahan data 5. Memberi kode / menandai data 6. Tabulasi 7. Membuat kerangka laporan 1. 2. 3. 4. 5. Pendahuluan Batang tubuh Kesimpulan, saran & rangkuman Daftar pustaka Lampiran PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Pendahuluan 1. Memperkenalkan seluruh isi scr sepintas 2. Latar Belakang Persoalan/masalah 3. Menerangkan motivasi dan tujuan dr pembuat dlm menyusun laporan. 4. Pendekatan dan Sistematika Laporan scr ringkas 5. Mengemukakan harapan. 6. Prinsipnya mengajak pembaca untuk terus membaca isinya PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Batang Tubuh 1. Jumlah Bab Tergantung Pada Kebutuhan 2. Menyajikan Dasar Teori Pembuatan Laporan. Bisa juga Merupakan Hasil-Hasil Pada Tahun Yang Lalu 3. Menyajikan Materi dan Metode Yang Dipergunakan Dalam Menyusun Laporan 4. Menyajikan Data dan Fakta Yang Ditemukan di Lapangan. 5. Lebih Baik Ditambahkan Hasil Analisis Data beserta Pembahasannya PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Kesimpulan. • Kesimpulan adalah proses penyimpulan yg didasarkan atas data/fakta yg sdh di analisis dan menghasilkan pembuktian/penilai an thd masalah yg diteliti. PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Saran-Saran • Langkah yg akan dijalankan terkait dgn pemecahan masalah • Sifatnya Harus Dinamis & Logis • Dapat berasal dr yg disajikan maupun diluar hal tsb. PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Daftar Pustaka Disusun menurut abjad latin dg : 1. Sumber sbg acuan, ditulis secara leng kap, pengarang, judul buku, penerbit, ko ta, tahun penerbitan. 2. Sumber berupa surt kabar, nama sk, tg terbit, kolom beritanya. 3. Dokumen/surat Kep lengkap nama, no. tanggalnya. 4. Contoh: Munandar. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Grasindo, Jakarta. PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Lampiran. 1. Merupakan data pendukung uraian isi laporan. 2. Berupa : Peraturan per uu an, surat, bagan, diagram, tabel, gambar, poto, denah, daftar, peta, dan lain. PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PERKANTORAN MODERN DEFINISI SISTEM INFORMASI 1. Gordon B. Davis Integrasi manusia & mesin guna menyajikan informasi yg dibutuhkan untuk pengambilan keputusan 2. Mc. Leod Turban & Watherbe Sekelompok komponen yg mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu 3. Teknologi Informasi Merupakan Sub Sistem dr Sistem Informasi 4. TI bagian dr seluruh komponen yg berhubungan dgn data/informasi via komputer. Mis: LAN, Homepage, Multimedia dll. PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Pengembangan E-Goverment Customers Government C 2 C G 2 G G 2 C Customers Government B 2 C G 2 B Business PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

PENTINGNYA INFORMASI BAGI PIMPINAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Kerja Jalur Birokrasi menjadi semakin ringkas Memperluas akses thd pihak lain Memudahkan kontrol/pengawasan langsung pada bawahan Melakukan evaluasi setiap saat untuk perencanaan ke depan Memberikan Keputusan yg lebih pasti PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

JENIS-JENIS APLIKASI TI PADA PERKANTORAN MODERN 1. Spread Sheets a. Software untuk pekerjaan kantor dgn penggunaan baris dan kolom b. Misal : Lotus, symphony, Excel 2. Word Processing a. Software untuk pekerjaan kantor ketik mengetik b. Misal : Word for Windows, Chi Writer, Linux 3. Desktop Publishing a. Software untuk pekerjaan kantor yg terkait pembuatan desain dan grafik b. Misal : Power Point, Photo Shop, Correl Draw 4. Communication a. Software untuk pekerjaan kantor yg berhubungan dg komunikasi antar komputer b. Misal : LAN, Internet, Winpop, E-mail PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

MANFAAT TI BERBASIS INTERNET 1. 2. 3. 4. Dapat saling tukar informasi Dapat Mengetahui perkembangan terkini Dapat download informasi Dapat mengurangi penggunaan kertas yg bertumpuk PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Manfaat TI Terhadap Kantor Keuntungan: 1. Penangan informasi cepat 2. Pekerjaan rutin beralih ke mesin 3. Perbaikan kesalahan pekerjaan menjadi mudah 4. Penghematan biaya gaji karena pegawai terbatas 5. Penghematan biaya tak usaha karena penyimpanan data disk lebih praktis 6. Untuk pengambilan keputusan, data cepat diperoleh 7. Produktivitas kerja meningkat Kerugian : 1. Masalah kesehatan akibat radiasi komputer 2. Kehilangan kontak personal karena serba mesin 3. Perubahan dari manual ke elektronic butuh waktu 4. Pegawai jadi “machine minders”(pemelihara mesin) PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

DAMPAK TI KARYAWAN A. 1. 2. 3. Keuntungan Mendorong untk belajar Menghilangkan kejenuhan Mempermudah dan mempercepat Informasi 4. Mempermudah memperbaiki kesalahan 5. Berkesempatan untuk berinovasi PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

B. Kerugian 1. Cenderung karyawan machine minded 2. Radiasi komputer 3. Kehilangan kontak pesonal 4. Implikasi terhadap pemberi kerja 5. Perlu waktu 6. Menimbulkan kecemburuan karyawan PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Trima Kasih atas perhatiannya…. Mohon Ma’af Yang Sebesar-besarnya end PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Materi Diskusi 1. a. Apa yang harus anda lakukan saat menerima surat masuk ? (tatacara mengawal surat masuk) b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat mengawal surat masuk ? 2. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak mengirimkan surat ? (tatacara mengawal surat keluar) b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat mengawal surat keluar ? 3. a. Apa yang harus anda lakukan agar arsip mudah ditemukan ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat melakukan kegiatan pengarsipan sehingga menyebabkan arsip susah ditemukan ? PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

4. a. Apa yang harus anda lakukan saat melakukan penyusutan arsip ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat melakukan penyusutan arsip sehingga menyebabkan kondisi “banjir arsip” atau hilangnya arsip yang masih dibutuhkan ? 5. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak menyusun surat dinas ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyusun surat dinas ? 6. a. Apa manfaat teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesulitan apa yang seringkali terjadi dalam memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran di unit kerja Saudara ? PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

7. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyusun Laporan ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyusun laporan ? 8. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyelenggarakan sebuah rapat resmi ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyelenggarakan kegiatan rapat ? 9. a. Apa saja manfaat teknologi komunikasi (telephon) dalam kegiatan perkantoran modern ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat memanfaatkan telephon di tempat kerja ? PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Materi UNTUK Diskusi 1. a. Apa yang harus anda lakukan saat menerima surat masuk ? (tatacara mengawal surat masuk) b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali PNS saat mengawal surat masuk ? 2. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak mengirimkan surat ? (tatacara mengawal surat keluar) b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat mengawal surat keluar ? 3. a. Apa yang harus anda lakukan agar arsip mudah ditemukan ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat melakukan kegiatan pengarsipan sehingga menyebabkan arsip susah ditemukan ? 4. a. Apa yang harus anda lakukan saat melakukan penyusutan arsip ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali PNS saat melakukan penyusutan arsip sehingga kondisi “banjir arsip” atau hilangnya arsip yang masih dibutuhkan ? 5. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak menyusun surat dinas ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyusun surat dinas ? 6. a. Apa manfaat teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesulitan apa yang seringkali terjadi dalam memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran di unit kerja Saudara ? 7. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyusun Laporan ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyusun laporan ? 8. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyelenggarakan sebuah rapat resmi ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyelenggarakan kegiatan rapat ? PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

PESTA PERTANYAAN 1. Tata cara pengiriman surat (Bab IV) 2. Tata cara pengelolaan arsip (Bab V) 3. Tata cara rapat dinas (Bab VI) 4. Tata cara pembuatan laporan (Bab VII) 5. Teknologi informasi dalam pemerintahan (Bab VIII) PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

PESTA PERTANYAAN 25. Jelaskan perbedaan antara penanganan informasi yang dilakukan pada masa lalu dan teknik penanganan informasi pada masa sekarang ! PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN