Administrasi Perkantoran Modern Office Administration DEFINISI MANAGEMENT PERKANTORAN

Administrasi Perkantoran Modern Office Administration

DEFINISI MANAGEMENT PERKANTORAN Menurut Edwin Robinson Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran Menurut The Liang Gie Manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, mengendalikan, menyelenggarakan secara tertib suatu kegiatan (office work) Modern Office Administration

Manajemen perkantoran menurut George R Terry Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu Modern Office Administration

Pengertian manajemen perkantoran menurut Littlefield & Peterson : Istilah manajemen perkantoran akan dipakai dalam arti luas; ini dianggap meliputi manajemen mengenai pekerjaan perkantoran di manapun dan oleh siapapun dilakukan Modern Office Administration

manajemen perkantoran menurut Arthur Grager • Manajemen Perkantoran merupakan fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi Modern Office Administration

Sumber daya kantor yang dimanfaatkan untuk mencapai tujuan : • • Personalia kantor Permodalan atau uang Perlengkapan dan perbekalan Mesin-mesin kantor Metode kerja Waktu kerja Tempat kerja Modern Office Administration

Macam pekerjaan kantor menurut George R. Terry 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Mengetik Menghitung Memeriksa Menyimpan warkat Menelepon Menggandakan Mengirim surat Lain-lain Modern Office Administration

1. Planning (Perencanaan) 2. Organizing (Pengorganisasian) 3. Actuating (Penggerakan) 4. Controlling (Pengawasan) Modern Office Administration

Yang Digunakan Dalam Menajemen Untuk Mencapai Tujuan : 1. Man 2. Money 3. Material 4. Machines 5. Methods 6. Market Modern Office Administration

Apa yang Anda ketahui tentang Kantor ? ! Modern Office Administration

Perkataan kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” yang bisa diartikan sebagai : Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo : 1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis. 2. Markas, atau ruang (kompleks) dimana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas – aktivitas pokoknya. 3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi, 4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan. Modern Office Administration

Sedang pengertian kantor dalam bahasa Inggris “Office” yang bisa diartikan sebagai : l Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo : 1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function). 2. Markas atau ruang dimana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government, department, etc). 3. Jasa pelayanan (service, kind help). 4. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place, building, rooms, of business and clerical work). Modern Office Administration

Kantor Di Indonesia sendiri pengertian kantor diartikan sebagai tempat, atau ruangan, dan proses kegiatan penanganan data/ informasi. Simpulan : a. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyampaian data / informasi. b. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian / penyampaian data / informasi. c. Sarana Pemusatan Kegiatan Bersifat Administratif atau manajerial Modern Office Administration

K A N T O R TEMPAT RUANGA N (STATIS) Ø PENGUMPULAN Ø PENCATATAN Ø PENGOLAHAN Ø PENYIMPANAN PROSES KEGIATA N (DINAMIS) SARANA (FUNGSIO NAL) Ø PENDISTRIBUSI AN Ø PENYAMPAIAN DATA/INFORMA SI PEMUSATAN KEGIATAN ADMINISTRA TIF/MANAJER IAL/ FASILITATIF Modern Office Administration SASARAN UTAMA KEGIATAN PERKANTORAN PENANGANA N DATA / INFORMASI FUNGSI 2 MANAJ.

MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR 1. Tulis Menulis a. Surat Menyurat b. Arsip c. Pendiktean d. Pelatinan e. Pengetikan f. Pengoreksian g. Penandatangan h. Penghitungan i. Pembuatan Laporan 2. Bukan Tulis Menulis a. Penggandaan b. Tata Ruang Kantor c. Tata Lingkungan Kantor d. Pelayanan Tamu e. Pelayanan Telepon Modern Office Administration

Neitbits dlm Megatrend 2000 Kantor tidak mesti pada tempat yg tetap, rumah bisa jadi kantor jika dilengkapi perangkat komputer yg terhubung dalam dunia maya (internet) Modern Office Administration

Ciri² Perkantoran Modern 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mempunyai bangunan dan tata ruang yang baik Mengunakan alat dan perlengkapan tepat Pegawai melaksanakan tugas secara profesional dan disiplin Cara berfikir pegawai modern Menggunakan biaya secara efisien Tata laksana demokratis dan produktif Keuntungan Sistem Komputer 1. 2. 3. 4. 5. Kecepatan Kecermatan Handal Keterkinian komunikasi Pemrosesan data cepat dan akurat Modern Office Administration

ORGANISASI ADALAH “SETIAP BENTUK PERSEKUTUAN DUA ORANG ATAU LEBIH YG BEKERJASAMA UTK MENCAPAI TUJUAN YANG TELAH DITENTUKAN DAN TERIKAT SECARA FORMAL DALAM SUATU SUSUNAN HIERARKHIS”. Modern Office Administration

Beberapa pengertian organisasi Menurut para ahli • Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama • James D Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama Modern Office Administration

• Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. • Sthepen P Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan Modern Office Administration

Unsur-unsur Organisasi 1. 2. 3. 4. 5. KELOMPOK ORANG KERJASAMA TUJUAN KETERIKATAN FORMAL SUSUNAN HIERARKHI Modern Office Administration

Organisasi dapat dilihat dari dua segi • Organisasi sebagai wadah • Secara sederhana, organisasi adalah suatu kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat dengan peraturan yang ada itu sebabnya organisasi dikatakan sebagai wadah • Organisasi sebagai proses • yaitu organisasi sebagai suatu sistem proses interaksi antara orang-orang yang bekerjasama, baik formal maupun informal. Modern Office Administration

ciri organisasi yg baik 1. Terdapat tujuan yang jelas, tanpa adanya tujuan yang jelas pelaksanaan tugas tidak akan mempunyai arah 2. Tujuan organsiasi dipahami oleh seluruh anggota apabila anggota tidak atau kurang paham akan tujan organisasi, partisipasi dari anggota akan sulit dilaksanakan Modern Office Administration

3. Tujuan organisasi harus dapat diterima oleh anggota, apabila tujuan orgranissi tidak atau kurang dapat diterima anggota, rasa keterikatan anggota akan hilang sehingga anggota sulit untuk digerakkan 4. Pembagian tugas yang seimbang agar tidak menumbulkan frustasi 5. Struktur organisasi disederhanakan sesuai dengan beban tugas organisasi Modern Office Administration

Tugas pokok sering juga disebut dengan tugas substantif yaitu : tugas – tugas yang mengenai tujuan dari organisasi itu sendiri. Tugas penunjang adalah : tugas – tugas yang bersifat membantu, melayani, memudahkan & melancarkan tugas pokok, serta tugas – tugas pimpinan. Modern Office Administration

1. 2. 3. 4. 5. PRINSIP KERJA EFEKTIF BY LEFFINGWELL Perencanaan What job, how, when, where, how faster finished the job Jadwal tentukan jadwal, selaraskan dg jadwal lain, laksanakan walau sulit Pelaksanaan scr trampil, teliti, cepat, tanpa upaya yg tak perlu, tanpa keterlambatan yg tak perlu Ukuran kualitas, kuantitas, sesuai potensi anda, prestasi masa lalu, prestasi organisasi lain Imbalan uang, kondisi kerja yg baik, kesehatan, kebahagiaan, pengembangan diri Modern Office Administration

DEFINISI DATA 1. Menurut The Liang Gie Data adalah hal peristiwa kenyataan yang berisi pengertian untuk dasar menyusun keterangan pembuatan kesimpulan dan keputusan 2. Menurut Gorden Data adalah bahan mentah/bahan baku informasi yakni sekelompok lambang tidak acak yang menunjukan jumlah tindakan sesuatu dsb. ) 3. Menurut Webster’s Fakta-fakta - bisa tabel, grafik, statistik dari mana kesimpulan dapat ditarik) Modern Office Administration

n DEFINISI INFORMASI Informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti untuk pimpinan dalam pengambilan keputusan Kegunaan Informasi tergantung pada a. Tujuan Penerima b. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data c. Waktu d. Ruang dan Tempat e. Bentuk dan bidang yg perlu perhatian f. Semantik, hubungan kata dan arti yg diinginkan (sudah jelaskah, sesuai tujuan, tepat sasaran? ) Modern Office Administration

FUNGSI KANTOR Menurut : Mills & Standingford 1. 2. 3. 4. 5. Menerima informasi, misal : surat, telepon, laporan, faktur Merekam Informasi a. Informasi disimpan untuk memenuhi kebutuhan pimpinan guna perencanaan dan pengendalian b. Hasil negosiasi, transaksi Mengatur Informasi a. Memberi informasi untuk pimpinan b. Penyiapan laporan Memberi Informasi Misal : Instruktur, laporan perkembangan Melindungi Informasi Melindungi hasil rekaman, mengamankan uang di bank Modern Office Administration

EFISIENSI PERKANTORAN MODERN 1. FIKIRAN mencapai cara termudah: jangan mempersulit diri 2. TENAGA mencapai cara teringan: otomatisasi perkantoran 3. WAKTU mencapai cara tersingkat: rencanakan kegiatan dg sebaik-baiknya 4. RUANG mencapai cara terdekat: letakkan barang penting dekat 2 & buang barang tak berguna 5. BENDA mencapai cara termurah: tetapi jangan beli barang yang cepat rusak Modern Office Administration